PROCEDIMIENTO DE GESTION

GESTION DE PROYECTOS

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FLUJO DE CAJA

1.

OBJETIVO
Presentar los conceptos bsicos para la elaboracin y anlisis del Flujo de Caja, como herramienta de gestin que permita: Buscar una estructura nanciera ptima para minimizar la cantidad de capital de trabajo requerida por el Proyecto, y Calcular el costo nanciero del mismo.

2.

DESARROLLO
El Flujo de Caja es una herramienta de la Gestin Financiera1 y de presupuestos. Indica como se va a comportar la liquidez en el periodo de tiempo que se est analizando y permite planicar el manejo de los requerimientos y de los excedentes de caja. Por medio del ujo de caja se puede calcular y administrar el capital de trabajo y el costo nanciero del Proyecto.

El manejo adecuado de un ujo de caja requiere conocimientos nancieros previos, los cuales escapan a los alcances del presente documento. Se ofrecern tan solo algunos conceptos bsicos necesarios para su entendimiento, correcta elaboracin y anlisis general. Para profundizar en el tema o solicitar asesoramiento, podr consultarse el documento Curso de Flujo de Caja adjunto a este procedimiento, o contactar con el rea de Finanzas.

2.1. Lineamientos Bsicos

Un ujo de caja puede entenderse como una serie de ingresos y egresos futuros distribuidos en el tiempo, como se muestra en la gura 01. Las echas hacia arriba indican los ingresos de dinero y las echas hacia abajo indican los egresos de dinero. Los ingresos estn asociados a las valorizaciones o venta y se obtienen del Cronograma Valorizado2. Los egresos estn asociados al consumo de los recursos o costo, y se obtienen de los Cronogramas de utilizacin de Mano de Obra, de Equipos, de Materiales, de Subcontratos y de los Costos Indirectos3, expresados en moneda.

Flujo de Caja = Ingresos Lquidos - Egresos Lquidos

Figura 01 Esquematizacin del Flujo de Caja

Es necesario aclarar lo siguiente: Los Cronogramas de Recursos registran los ingresos y egresos en el momento en que se generan. Es decir, reejan el hecho de que tanto la valorizacin como el consumo de los recursos se generan al ser ejecutada la actividad. Se relacionan con los conceptos de venta y costo4.

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procedimiento GYM.SGP.PG.48 Control Financiero procedimiento GYM.SGP.PG.14 Cronograma de Recursos procedimiento GYM.SGP.PG.14 Cronograma de Recursos procedimientos GYM.SGP.PG.30 Cierre Contable y GYM.SGP.PG.31 Control de Costos

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FLUJO DE CAJA

El Flujo de Caja registra en cambio los ingresos o egresos en el momento en que el dinero entra o sale de caja, es decir, en el momento en que se hace efectivo el cobro o pago de una factura5. El ingreso o salida de dinero se llama ujo. Se relaciona con el concepto de liquidez.

Normalmente ambos hechos no son simultneos y esto debe tenerse en cuenta al momento de elaborar el ujo de caja. Esto signica que los cronogramas de recursos, expresados en dinero, debern desfasarse a n que los ujos queden correctamente ubicados en el tiempo. Por ejemplo, es usual que los proveedores de equipos presenten sus facturas por los consumos de HM del mes para ser pagadas dentro de 30 das. Es decir, el egreso ocurre 30 das despus de ocurrido el costo. Los adelantos, amortizaciones y retenciones de dinero que puedan existir tambin deben ser reejados en el ujo de caja:

Figura 02 Manejo de adelantos y amortizaciones en el Flujo de Caja

2.2. Elaboracin del Flujo de Caja:

El Gerente de Proyecto, en coordinacin con el jefe de Ocina Tcnica y el administrador, ser el responsable de elaborar el ujo de caja como parte del Planeamiento del Proyecto y de mantenerlo actualizado, buscando obtener la estructura nanciera ms favorable posible en trminos de capital de trabajo. Los pasos para elaborar el Flujo de Caja se describen a continuacin. Todos los ujos deben incluir el IGV: Los ingresos se obtienen del Cronograma Valorizado. Para ubicar correctamente los ujos en el tiempo, se tomar en cuenta el plazo de cobro previsto y la existencia de adelantos, amortizaciones y retenciones. Los egresos se obtienen de los Cronogramas de Recursos (Mano de Obra, Materiales, Equipos, Subcontratas y Costos Indirectos) expresados en dinero. Para ubicar correctamente los ujos en el tiempo, se tomar en cuenta los plazos de pago previsto por cada rubro y la existencia de adelantos, amortizaciones y retenciones. Por ejemplo, la mano de obra se paga dentro del mismo mes, mientras que los subcontratos pueden pagarse a treinta das. El total de los egresos constituye el capital de trabajo, que es la cantidad de dinero que necesita el Proyecto para operar. Los ingresos y egresos registrados dentro del mismo mes se suman algebraicamente para obtener el ujo resultante del mes, el cual podr ser positivo o negativo. La sumatoria de las resultantes mensuales nos da el ujo acumulado mensual. Con ello se tiene la Posicin de Caja del Proyecto, calculada para cada mes. Durante los meses en que la posicin de caja sea negativa, el Proyecto deber nanciar ese dinero mediante un prstamo, el cual generar un costo nanciero mensual, asociado a una tasa de inters activa.

Ver procedimientos GYM.SGP.PG.30 Cierre Contable y GYM.SGP.PG.31 Control de Costos

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FLUJO DE CAJA

Durante los meses en que la posicin de caja sea positiva, el Proyecto podr obtener un ingreso nanciero mensual por ese excedente de dinero, asociado a una tasa de inters pasiva. La sumatoria de los costos e ingresos nancieros mensuales generados por la posicin de caja constituyen el Costo Financiero del Proyecto. El proceso se esquematiza en la gura 03.

Como resultado de la elaboracin del Flujo de Caja se obtiene el Capital de Trabajo Requerido y el Costo Financiero previsto del Proyecto, el cual ser considerado en el Presupuesto Meta6. El ujo de caja deber actualizarse cada vez que se produzca una variacin en el cronograma general7 o cuando se genere un imprevisto que cambie sustancialmente el costo nanciero del periodo analizado. El Proyecto podr actuar sobre el costo nanciero si logra mejorar su posicin de caja respecto de la planicada. Para ello deber trabajar sobre los tiempos en los que cobra y paga, con el criterio general de acercar los ingresos y alejar los egresos8. El objetivo es evitar la prdida del capital de trabajo y la consiguiente generacin de costos nancieros no previstos.

Figura 03 Esquematizacin del clculo de los Costos Financieros

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Ver procedimiento GYM.SGP.PG.15 Presupuesto Meta Ver procedimiento GYM.SGP.PG.13 Cronograma General Ver procedimiento GYM.SGP.PG.48 Control Financiero

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FLUJO DE CAJA

2.1. Matriz de Responsabilidades

GP 1. Elaborar y actualizar el ujo de caja. 2. Aprobar el ujo de caja. GP: Gerente de Proyecto OT: Ocina Tcnica Ad: Administracin OT Ad

3.

REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Documentos relacionados

GYM.SGP.PG.13 Cronograma General GYM.SGP.PG.14 Cronograma de Recursos GYM.SGP.PG.48 Control Financiero

3.2. Anexos
GYM.SGP.PG.16-A01 Flujo de Caja (ejemplo) GYM.SGP.PG.16-A02 Curso de Flujo de Caja Disponible en CD