MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS IDENTIFICACIN DEL CARGO TITULO DEL CARGO: DEPARTAMENTO: CARGO JEFE INMEDIATO: NUMERO CARGOS

IGUALES:

SECRETARA GENERAL GERENCIA GERENTE GENERAL NICO

OBJETIVO DEL CARGO Realizar actividades relacionadas con la correspondencia interna y externa, archivo, atencin al publico, fax y conmutador de la empresa. De igual manera, trascripcin de actas, cartas y/o memorandos, y en general todas aquellas labores de secretariado, teniendo en cuenta las disposiciones de la Gerencia. REQUISITOS DEL CARGO EDAD Debe tener mnimo 24 aos o mximo 45 aos.

EDUCACIN Para el desarrollo del cargo se requiere acreditar estudios tcnicos en Secretariado Ejecutivo o su equivalente. Adems, tener conocimientos bsicos y actualizados en Sistemas y Cooperativismo.

EXPERIENCIA De seis (6) meses en adelante en un cargo similar u otro donde haya desarrollado habilidades en el manejo de Sistemas y Contabilidad, y actividades varias de oficina.

ENTRENAMIENTO Para conocer y desempear satisfactoriamente el cargo se requiere mnimo dos (2) meses de entrenamiento en el puesto de trabajo, bajo la supervisin de Recursos Humanos.

FUNCIONES ESPECFICAS DEL CARGO 1. Atender a los socios y pblico en general dando la informacin requerida. 2. Atender el conmutador y fax de la empresa. 3. Recibir y radicar la correspondencia y distribuirla a los diferentes departamentos y/o secciones. 4. Redactar y transcribir correspondencia sencilla de la Gerencia. 5. Transcribir las actas del Concejo de Administracin. Coordinar eventos como la Asamblea de Socios. 6. Tramitar el ingreso de nuevos socios en la empresa de acuerdo con los requisitos, reglamentos internos, disposiciones de la Gerencia y Concejo de Administracin. 7. Presentar al Concejo de Administracin los documentos exigidos para el estudio del ingreso de un socio nuevo, as como la correspondencia con destino a este organismo. 8. Realizar la vinculacin y desvinculacin de los vehculos, previa autorizacin del Gerente. As mismo, llevar el proceso de traspaso de buses. 9. Actualizar las Tarjetas de Operacin de los buses y pasar listado de revisin de sus vencimientos. 10. Elaborar y entregar los carnets a los nuevos socios. 11. Llevar el archivo de la Gerencia, la informacin general de todos los buses y dems documentos. 12. Manejar y responsabilizarse de la Caja Menor de acuerdo con las instrucciones de la Gerencia. 13. Solicitar los reembolsos a Caja Menor. 14. Revisar peridicamente las necesidades de tiles y equipos de oficina de cada departamento y/o seccin. Presentar solicitud de estos materiales al Gerente para su visto bueno. 15. Realizar los pedidos de tiles, papelera y equipos de oficina; responder por la adecuada distribucin de los mismos. 16. Velar por la limpieza, presentacin de la oficina, mantenimiento y conservacin de los equipos a su cargo. 17. Las dems funciones asignadas por el jefe inmediato.

RESPONSABILIDADES DEL CARGO POR DINEROS Responde por los dineros representados en efectivo de la Caja Menor. Una mala disposicin de los mismos conlleva a desajustes en el rea financiera de la empresa. POR REGISTROS E INFORMES Responde por la veracidad de la informacin de los registros de cartas y dems documentos que elabora e informes sobre el manejo de los dineros de la Caja Menor, as como la de los datos confidenciales acerca del movimiento financiero y operativo de la empresa. Un mal manejo de estos informes, puede ocasionar problemas administrativos, financieros y operativos en la empresa.

POR MAQUINAS Y/O EQUIPOS Responde individualmente por los equipos que maneje. Un mal uso de los mismos conlleva a posibles daos y por lo tanto origina gastos adicionales para la empresa y atraso en el desarrollo de sus actividades. Es la nica persona autorizada para manejar la Caja Menor. POR MATERIALES Responde por los materiales e implementos de su oficina. Un mal manejo de los mismos genera desperdicios y por ende ocasiona gastos adicionales para la empresa. EXIGENCIAS DEL CARGO ESFUERZO FSICO Y MENTAL En el desempeo de sus funciones se exige un esfuerzo fsico normal y se requiere buena atencin y concentracin para el eficiente desarrollo de las mismas. ESFUERZO VISUAL Y AUDITIVO Para el desempeo de sus funciones se requiere de un esfuerzo visual y auditivo normal y constante. CONDICIONES DE TRABAJO AMBIENTALES La labor de oficina cuenta con iluminacin, ventilacin, ruido, espacio, orden y aseo en condiciones buenas. RELACIONES INTERPERSONALES En el desarrollo de sus funciones se relaciona con compaeros de trabajo, socios y personal externo a la empresa. Un mal manejo de estas relaciones puede ocasionar perjuicios en su trabajo y deterioro de la imagen de la compaa. JORNADA DE TRABAJO Deber cumplir cuando menos con la jornada ordinaria de trabajo, establecido en el contrato de trabajo. RIESGOS PROFESIONALES Y SEGURIDAD Existe un mnimo riesgo de adquirir enfermedades profesionales y sufrir accidentes de trabajo.