Direccin General de Presupuesto Nacional Ministerio de Hacienda de Costa Rica Planificacin Estratgica y Construccin de Indicadores de Desempeo en el Sector Pblico

de Costa Rica

Lineamientos metodolgicos para la construccin de indicadores de desempeo

Roberto Jimnez M. Consultor ILPES/CEPAL rjimenez@movistar.cl

QU SON LOS INDICADORES?

Indicadores de Desempeo
Es una herramienta que entrega informacin cuantitativa respecto del logro o resultado de los objetivos de la institucin, cubriendo aspectos cuantitativos o cualitativos

Para qu sirve esta informacin?

TOMAR DECISIONES
3

Indicadores de Desempeo

Que indica o sirve para indicar Latn = Indicare = Mostrar o significar algo, con indicios y seales

Desempeo: capacidad de una institucin para gestionar adecuadamente sus recursos y dar cumplimiento a los objetivos y metas establecidos
4

UN INDICADOR ES UNA SEAL, UN AVISO, QUE NOS ENTREGA INFORMACIN

SE RELACIONA DIRECTAMENTE Y SIEMPRE CON UN OBJETIVO

Aumentar nivel de escolaridad del pas

Aos promedio de escolaridad por habitante del pas

 Son herramientas de gestin que proveen un valor de referencia a partir del cual se puede establecer una comparacin entre las metas planeadas y el desempeo logrado Un indicador de desempeo es una herramienta que entrega informacin cuantitativa respecto del logro o resultado de los objetivos de la institucin

Los indicadores de desempeo son medidas que describen cun bien se estn desarrollando los objetivos de una institucin, a qu costo y con qu nivel de calidad.

 En un sistema de cuenta pblica orientada a resultados, se requiere datos sobre un conjunto de indicadores diferentes, que reflejan la informacin requerida para distintos niveles de toma de decisiones. Los legisladores y los Directores requieren informacin estratgica sobre la gestin de la institucin (resultados finales e impacto), mientras que los Gerentes de Divisiones, Departamentos o Programas y sus staff requieren detalles sobre la provisin de insumos, las actividades, los productos finales y resultados intermedios

 La idea de incorporar indicadores y metas de desempeo al proceso presupuestario es disponer de informacin sobre los niveles de cumplimiento de los objetivos planteados y resultados esperados de cada institucin y enriquecer el anlisis en la formulacin del presupuesto y su discusin en el Congreso. Los indicadores y sus metas se presentan como informacin complementaria al Proyecto de Ley de Presupuestos, y una vez aprobado ste, las metas se vinculan con el seguimiento (monitoreo) de la ejecucin.

PRESUPUESTO NACIONAL
Recursos Bienes y Servicios Beneficiarios
(resultados: Intermedio - final)

INSTITUCIN
Presupuesto ($) Resultados
(desde punto de vista de los beneficiarios)

Insumos / Procesos

Produccin (Q)

Indicadores

Indicadores Productos
-Cobertura y focalizacin -Oportunidad

Indicadores
Misin y Objetivos Estratgicos
-Intermedio

Actividades
-Programas de trabajo
-Programacin -Ejecucin de recursos

-Carctersticas de Bs. y Ss. -Costos

-Final

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Cadena de produccin y resultado esperado

Alimentacin Consultas

Productos (finales)

Propsito (Resultado Intermedio)

Vacunacin Controles

Atencin mdica

Actividades (productos intermedios)

Actividades Actividades Recursos e Insumos

Fin (Resultado Final)

Actividades

Actividades

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Objetivos alineados
Objetivos (prioridades) de Gobierno
Agregacin de mediciones

Secretaras

O B J E T I V O S

Secretaras

Secretaras

Secretaras
I N D I C A D O R E S

Entidades

Entidades

Programa

Programa

Operacionalizacin de objetivos
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Entidades

Secretaras

Secretaras

Secretaras

Secretaras

Entidades

Entidades

Entidades

Divisin Divisin Divisin

Objetivos

Resultados esperados
Indicadores

Dpto.

Dpto.

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MBITOS DE MEDICIN
Proceso (Actividades - productos intermedios):
Actividades vinculadas a la produccin de bienes y servicios. Corresponden a las necesarias para generar los productos finales de la institucin: procedimientos de compra licitaciones procesos tecnolgicos administracin financiera etc.

- Porcentaje del presupuesto ejercido - Porcentaje de compras de insumos efectuadas dentro del tiempo programado
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MBITOS DE MEDICIN
Producto (productos finales):
Bienes y/o servicios pblicos producidos o entregados por la institucin para cumplir con su misin. Est dirigido al beneficiario final, o en algunos casos, intermedio.

- Porcentaje de alumnos que reciben la beca oportunamente - Tiempo promedio de entrega de subsidios para la vivienda - Metros cuadrados construidos promedio por vivienda entregada

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MBITOS DE MEDICIN
Resultado intermedio:
Es el resultado directo a lograr en la poblacin objetivo dado el uso de los productos finales.

Es la aportacin especfica a la solucin de un problema o necesidad.

- Porcentaje de profesoras indgenas asesoradas que aplican prcticas pedaggicas mejoradas con el enfoque de la Educacin Intercultural Bilinge

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MBITOS DE MEDICIN
Resultados finales o impacto:
Contribucin a la solucin de un problema o necesidad

Complejidad de medir Impacto o Resultado Final: un programa o institucin por lo general contribuye a alcanzar un resultado final y se complementa con la accin de otros programas e instituciones.

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MBITOS DE MEDICIN
Resultados finales (impacto):

Cmo identificar el Impacto de nuestra institucin?

El impacto no se produce inmediatamente y medirlo requiere de un anlisis ms profundo, de la definicin de un conjunto de indicadores y otros instrumentos complementarios como las evaluaciones de impacto. - Tasa de crecimiento del Sector de Tecnologas de la Informacin (TI)

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DIMENSIONES DEL DESEMPEO

Eficacia:

Mide el grado de cumplimiento de los objetivos de la institucin.

En qu medida est cumpliendo con sus objetivos

No considera necesariamente los recursos asignados para ello

- Porcentaje de becas entregadas en relacin a las programadas
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DIMENSIONES DEL DESEMPEO

Eficiencia:

Mide la relacin entre los productos finales generados con respecto a los insumos o recursos utilizados. Alcanzar un cierto nivel de produccin utilizando el mnimo de recursos posibles. Aproximaciones a este concepto: productividad media de los distintos factores de produccin (nivel de actividad y recursos utilizados) costos de produccin (costos medios, costos unitarios gastos administrativos en relacin al gasto total)

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DIMENSIONES DEL DESEMPEO

Economa: Mide la capacidad institucional para generar o movilizar adecuadamente los recursos financieros - Ingresos propios generados - Presupuesto ejercido

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DIMENSIONES DEL DESEMPEO

Calidad (eficacia): Mide los atributos, capacidades o caractersticas que deben tener los bienes y servicios para satisfacer las necesidades de los usuarios.

- Grado de satisfaccin de usuarios - Tiempo de respuesta a requerimientos de los beneficiarios

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AMBITOS DE MEDICIN
PROCESOS PRODUCTO FIN Y PROPSITO (resultados)

D I M E N S I O N E S

EFICACIA EFICIENCIA

ECONOMA CALIDAD

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6. Pirmide de indicadores y reportes

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Matriz de indicadores

PROCESO

PRODUCTO

RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL

EFICACIA

EFICIENCIA

ECONOMIA

CALIDAD

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Pirmide de indicadores y reportes

Indicadores:

Deben generar informacin relevante para quien toma decisiones Deben cubrir toda la institucin Deben ser especficos para las decisiones de cada jefatura o directivo Deben medir los aspectos relevantes de cada rea Deben ser un nmero manejable Reportes:
Orientados a las necesidades de cada destinatario Deben ser informes ejecutivos, de fcil lectura e interpretacin Periodicidad adecuada para cada destinatario
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Algunos ejemplos de Indicadores en el mbito de los Procesos:

Porcentaje de ejecucin del presupuesto Porcentaje de gasto en Recursos Humanos respecto de gasto total Porcentaje de gasto corriente respecto de gasto total

Porcentaje de productos entregados respecto de lo programado Porcentaje de compras de insumos efectuadas dentro del tiempo programado
Porcentaje de licitaciones adjudicadas respecto de licitaciones totales Porcentaje de ingresos propios percibidos respecto de los programados Porcentaje de subsidios asignados

Porcentaje de familias pobres catastradas

Porcentaje de normas de aviacin actualizadas

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mbito de los Procesos productivos (Ejemplos para Actividades Centrales)

Definir aquellos procesos que son claves para la generacin de los productos (bienes y/o servicios):

procedimientos de compra

Adquisicin de insumos contratacin de empresas proveedoras Licitaciones

Externalizacin de servicios - subcontratacin de empresas que proveen los productos procesos tecnolgicos

Implementacin de servicios por internet - procesos para generar productos

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Algunos ejemplos de indicadores en el mbito de los Productos:

Porcentaje de familias sin vivienda que reciben aportes del Estado Porcentaje de familias pobres sin vivienda que reciben aporte del Estado respecto del total de familias sin vivienda que reciben aporte del Estado

Tiempo promedio de entrega de subsidios para la vivienda Metros de cuadrados construidos promedio por vivienda entregada Porcentaje de condominios construidos que cuentan con infraestructura social (lugares para reuniones, parques, plazas, juegos para nios)
Porcentaje de familias que manifiestan satisfaccin con la vivienda entregada

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mbito de los Productos:

Bienes y/o servicios proporcionados directamente a los usuarios:

Definir los requerimientos de los usuarios

Establecer las caractersticas de los productos

- Caractersticas tcnicas del producto
- Tiempo de entrega a los usuarios

- Cobertura (todos los nios y nias del pas)

- Focalizacin (nios y nias en situacin riesgo social) - Grado de satisfaccin de los usuarios

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mbito de los Resultados: Resultados intermedios

Cambio en el comportamiento de los beneficiarios una vez que han recibido los bienes y/o servicios. La entrega de los bienes y/o servicios a los usuarios supone que conduce a la Obtencin de los resultados finales. Constituye una aproximacin a los resultados finales
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Algunos ejemplos de indicadores en el mbito de Resultados Intermedios:

Porcentaje de subsidios de vivienda efectivamente pagados respecto del total de subsidios otorgados Porcentaje de trabajadores sin calificacin que egresan de un programa de capacitacin tcnica Porcentaje de participantes egresados de programa antidrogas con actitud crtica hacia la droga Porcentaje de empresas que no cumplen la normativa laboral

Porcentaje de familias pobres que inician una actividad empresarial con apoyo del Estado Porcentaje de alumnos egresados de una carrera tcnica
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Resultados Finales o Impacto:

Resultados a nivel de fin de los bienes y servcios entregados, significan un mejoramiento en las condiciones objetivas de la poblacin objetivo.
Complejidad de medir Impacto o Resultado Final:
un programas pblico contribuye a alcanzar un fin (resultado final)

se complementa con la accin de otros programas

Cmo identificar el Impacto de nuestro programa?

el impacto no se produce inmediatamente es difcil medirlo con un indicador (mejoramiento de la calidad de vida)

por lo general no se dispone de informacin de punto de partida (lnea base)

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Indicador de resultado final o impacto

Porcentaje de trabajadores sin calificacin egresados de un programa de capacitacin que consiguen un empleo permanente Porcentaje de personas que no reinciden despus de participar en programa antidrogas Tasa de accidentes de aviacin Porcentaje de familias que superan la lnea de pobreza Tasa de variacin de delitos Porcentaje de empresas que cumplen la normativa laboral Tasa de incidencia de la poliomielitis Tasa de obesidad infantil Porcentaje de das sin suministros elctrico a la poblacin Tasa de suspensin de servicios de internet Porcentaje de reclamos solucionados de usuarios de servicios de telefona
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Algunos ejemplos de indicadores de focalizacin:

Porcentaje de la poblacin en situacin de pobreza que recibe subsidio para agua potable
Porcentaje de nios en situacin de pobreza que reciben beca estudiantil Porcentaje de adultos mayores que reciben complemento alimenticio contra la desnutricin Porcentaje de deportistas que acceden a programas de alto rendimiento Porcentaje de comunas de alto riesgo cubiertas por programas especiales antidelincuencia

Finalmente, tambin en eficacia se mide al cumplimiento de programas de trabajo: Porcentaje de capacitaciones de funcionarios en relacin a lo programado
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INDICADORES
Indicadores Estratgicos:

De resultado final o impacto (Fin)

Indicadores de Gestin (responsabilidad directa de la institucin): De resultado intermedio Asociados a Productos finales Asociados a Actividades

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PASOS PARA LA CONSTRUCCIN Y USO DE INDICADORES DE DESEMPEO

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PASOS
1. Establecer las Definiciones Estratgicas

2. Establecer las reas de Desempeo a medir 3. Proponer Indicadores para cada rea de desempeo 4. Validar tcnicamente de indicadores propuestos 5. Construir las Frmulas para cada indicador 6. Establecer Fuentes de Informacin, Medios de Verificacin y definir Indicadores factibles de medir
7. Establecer Lnea base, Metas y Supuestos 8. Establecer Frecuencia de medicin (seguimiento) 9. Monitorear y Evaluar los Resultados 10. Informar los Resultados
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PASO 1:

Establecer las Definiciones Estratgicas

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Las Definiciones Estratgicas son el referente para la medicin del desempeo

Cimientos de un sistema de informacin de gestin

Misin Objetivos estratgicos

Productos finales

Actividades (productos intermedios)

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PASO 2:

Establecer las reas de Desempeo a medir

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De las Definiciones estratgicas extraer las reas de desempeo que deben ser medidas.

Nos hacemos las siguientes preguntas: Con qu objetivos de los objetivos de Gobierno y de la Secretara est alineada la institucin? Con cules se tiene ms relacin?
Cules de estos objetivos se quieren medir? Cules son los principales aspectos que deben ser medidos? Qu mbitos deben ser medidos? Qu dimensiones deben ser medidos? Quin utilizar la informacin? Qu decisiones tomar?
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Ejemplo:

Misin MINAET: Contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de las y los habitantes del pas mediante la promocin del manejo, conservacin y desarrollo sostenible de los elementos, bienes, servicios y recursos ambientales y naturales del pas, cuya gestin corresponda al Ministerio de Ambiente, Energa y Telecomunicaciones (MINAET) por disposicin legal o convenio internacional, garantizando la necesaria y plena armona entre las actividades de desarrollo nacional y el respeto por la naturaleza y la consolidacin jurdica de los derechos ciudadanos en esta materia.
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LISTA DE FACTORES CRTICOS

Definiciones estratgicas reas de desempeo

Misin

Objetivos estratgicos

Productos finales
Actividades (productos intermedios)
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MINISTERIO DEL AMBIENTE, ENERGA Y TELECOMUNICACIONES

MISIN: Contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de las y loshabitantes del pas mediante la promocin del manejo, conservacin y desarrollo sostenible de los elementos, bienes, servicios yrecursos ambientales y naturales del pas, cuya gestin corresponda al Ministerio de Ambiente, Energa yTelecomunicaciones (MINAET) por disposicin legal o convenio internacional, garantizando la necesaria y plena armona entre lasactividades de desarrollo nacional y el respeto por la naturaleza y la consolidacin jurdica de losderechos ciudadanos en estamateria. Para estos efectos el MINAET ejerce la rectora a travs del Ministro en materia del ambiente, energa y telecomunicaciones, coordina la participacin de las dems entidades pblicas y privadas en la generacin e implementacin de polticas, estrategias y acciones orientadas al cumplimiento de los objetivosnacionales e internacionales, y propicia la participacin amplia y responsable de los diferentes sectores de la sociedad civil.

45

PRIORIDADES INSTITUCIONALES: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Ejecucin del Plan Nacional de la Gestin Integrada del Recurso Hdrico. Ejecucin de las acciones prioritarias de la Estrategia de Conservacin, Uso y Manejo de la Biodiversidad. Impulso de una Agenda Ambiental Integral que p ermita el posicionamiento internacional de Costa Rica como pas lder en Conservacin de la Naturaleza. Colaboracin con el programa de Paz con la Naturaleza, en la realizacin de una serie de eventos peridicos en la que participarn diferentes entidadespblicas y privadas. Promocin e incorporacin de prcticas productivas, que permitan el uso racional y la conservacin de los Recursos Naturales. Ejecucin del Programa de Calidad Ambiental, dirigido al establecimiento de normas para la recuperacin de la calidad del ambiente. Implementacin del Plan Nacional de Cambio Climtico que permita mitigar los Gases de Efecto Invernadero. Ejecucin del Programa de Modernizacin del MINAET y de las dems instituciones del Sector. Ejecucin del Programa de ordenamie nto territorial. Realizacin de un programa de mejora tecnolgica. Desarrollo de un Programa de Eficiencia Energtica. Desarrollo de la industria de biocombustibles. Implementacin del Plan Nacional de Gestin Integrada del Subsector Geolgico Minero. Desarrollo y mejoramiento de la prestacin de los servicios de telecomunicaciones.

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OBJETIVOS ESTRATEGICOS INSTITUCIONALES: Hacer posible la gestin integrada y sostenible del Recurso Hdrico, dentro de un marco legal e institucional renovado. Fomentar la conservacin de la diversidad biolgica, la utilizacin sostenible de sus componentes y la participacin justa y equitativa en los beneficios que se deriven de la utilizacin de los recursos genticos, mediante un adecuado acceso a esos recurso s y una transferencia apropiada de las tecnologas pertinentes. Fortalecer el uso sostenible de los recursos forestales en terrenos privados, superar las limitaciones actuales en la poltica de pago de servicios ambientales y reducir gradualmente los incen dios forestales causados por el ser humano. Detener el proceso de deterioro de los recursos costeros y marinos y poner en marcha un modelo sostenible para su utilizacin. Incrementar la efectividad de la poltica de proteccin de reas silvestres protegida s. Coadyuvar con el fortalecimiento de la educacin para el desarrollo sostenible y una vida saludable y contribuir a que los estudiantes adquieran el conocimiento, la sensibilidad, los valores y las competencias necesarias para defender y garantizar una convivencia armoniosa y responsable con los otros y con la naturaleza. Garantizar el cumplimiento de estrategias, planes y programas institucionales sobre la base de compromisos internacionales establecidos. Situar a Costa Rica como potencia moral en materi a ambiental y promover iniciativas de paz con la naturaleza y los bienes globales atendiendo varios frentes: cambio climtico, biodiversidad, conservacin y proteccin del bosque, recursos hdricos y recursos marinos. Lograr un equilibrio entre la producci n competitiva, la produccin familiar y el ambiente. Establecer normas para la recuperacin de la calidad del ambiente.

47

Mejorar la calidad del aire, particularmente en el Gran rea Metropolitana, a efecto que cumpla con los estndares internacionales y la proteccin de la salud de los habitantes. Aprovechar las nuevas oportunidades de los mercados voluntarios para los servicios que ofrecen las reas protegidas tanto pblicas como privadas. Reformar la institucionalidad del Sector Ambiente, Energa yTelecomunicaciones, de manera que se evite la desarticulacin, los traslapes y los vacos de competencias y que estos sean sustituidos por una efectiva rectora sectorial que comprenda a todos los entes pblicos del sector, incluyendo a instituciones emble mticas como el Instituto Costarricense de Electricidad, Acueductos y Alcantarillados y la Refinadora Costarricense de Petrleo. Lograr mejoras en reas crticas de servicio a la ciudadana y a la actividad econmica del pas a cargo de dependencias del Poder Ejecutivo para agilizar, simplificar y elevar la calidad de dichos servicios. Reforzar la accin institucional del Poder Ejecutivo mediante el fortalecimiento de las rectoras en el Poder Ejecutivo y en el Ministerio de Planificacin. Ordenar y regular el uso del territorio de manera que se detenga el proceso de degradacin de los suelos. Ampliar la calidad de generacin de energa en operacin, a partir de fuentes renovables, as como la capacidad de almacenamiento de combustibles y ampliar las lneasde transmisin y distribucin de energa. Reducir la dependencia de combustibles importados y aprovechar mejor las fuentes de energa renovables del pas, as como llegar a producir el 100% de electricidad del pas a partir de estas fuentes de energa. Implementar el programa nacionalde biocombustibles. Aprovechar el recurso minero para cubrir las necesidades humanas sustentablemente. Desarrollar un sistema nacional de telecomunicaciones internacionalmente competitivo en trminos de calidad, variedad y precio de los servicios ofrecidos, que opere bajo un marco de regulacin moderno y siente las bases para potenciar un nuevo modelo de desarrollo de la sociedad de informacin y conocimiento, con una visin inclusiva, universal, solidaria y competitivainternacionalmente.

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PASO 3:

Proponer Indicadores para cada rea de desempeo

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Para cada rea se deben definir los indicadores ms relevantes

Definiciones estratgicas reas de desempeo Indicadores

Misin

Objetivos estratgicos

Productos finales
Actividades (productos intermedios)
50

PASO 4:

Validar tcnicamente los Indicadores propuestos

51

Cada indicador propuesto debe ser validado tcnicamente, segn los siguientes criterios:

Pertinencia: medir lo correcto No hay dudas respecto de qu se est midiendo? Relevancia: debe reflejar una dimensin importante del logro del objetivo. No medirlo todo. Permite verificar el logro del objetivo en un aspecto sustantivo? Costo razonable: la informacin necesaria para generar el indicador debe estar disponible a un costo razonable El beneficio de la informacin es mayor que el costo de obtenerla?
52

Confiabilidad: datos suficientes y demostrables

Independencia: medir lo controlable Los resultados dependen de la entidad? Integracin: si hay ms de un indicador para medir el desempeo de un objetivo, debe proveer informacin adicional en comparacin con los otros indicadores propuestos (integracin de dimensiones)

Mide aspectos no considerados en los dems indicadores? Homogeneidad: medidas equivalentes Permiten la comparacin con otras entidades o estndares?
53

Paso 4: Validar los Indicadores

Indicadores Relevancia Pertinencia Costo razonable Integracin Independencia Homogeneidad Confiabilidad

1.

2.

No

54

PASO 5:

Construir las Frmulas para cada indicador

55

Para cada indicador validado se debe definir la frmula de clculo

Definiciones estratgicas
reas de desempeo Indicadores Frmulas

Misin

Objetivos estratgicos

Productos finales Actividades (productos intermedios)

56

Construccin de Frmulas
Nombre del indicador

Variables que intervienen

Frmula del indicador

57

Nombre del Indicador

El nombre del indicador debe ser: Autoexplicativo
Contextualizado

Por ejemplo: Porcentaje de solicitudes respondidas Es autoexplicativo y contextualizado?

58

Nombre del Indicador

Porcentaje de solicitudes respondidas En la Oficina Principal de la institucin En el pas

En un mes En un ao Respecto de las solicitudes presentadas

Etc.

59

Nombre del Indicador

Nombre del indicador

Qu o cul es la medicin.universo a considerar (contexto)

% de solicitudes respondidas

respecto de las solicitudes ingresadas

60

Nombre del Indicador

Indica la relacin

Porcentaje de solicitudes respondidas respecto de las solicitudes ingresadas

Variables

Variable 1: solicitudes respondidas Variable 2: solicitudes ingresadas

Numerador Denominador

Ingresadas

Respondidas

61

Frmula de clculo
Frmula:

Numerador Denominador

* 100

Total de solicitudes respondidas en el ao t Total de solicitudes ingresadas en el ao t

* 100

62

Frmula de clculo
Tipos de frmulas ms usadas Porcentaje (proporciones) Tasa de variacin

Razn o promedio ndices

63

1. Porcentajes (cobertura, focalizacin, etc.)

Razn entre dos variables con una misma unidad de medida

numerador
* 100

denominador

= X por ciento

Igual unidad de medida (personas, Km., solicitudes, etc. 64

Cobertura:
Porcentaje de cobertura en la atencin de adultos mayores (Total de adultos mayores atendidos / Total de adultos mayores del pas)*100
COBERTURA

Adultos Mayores del pas

Adultos Mayores atendidos

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Focalizacin:
Porcentaje de adultos mayores atendidos que se encuentran en situacin de extrema pobreza (Total de adultos mayores atendidos que se encuentran en situacin de extrema pobreza / Total de adultos mayores atendidos)*100
FOCALIZACIN

Adultos Mayores del pas

Adultos Mayores pobres

Adultos Mayores atendidos

66

2. Tasa de variacin

Razn entre una misma variable pero en periodos diferentes

variable ao t variable ao t-1
-1 * 100 =

variable ao t Variable ao t-1

variable ao t-1

* 100

= X por ciento

67

2. Tasa de variacin
Ejemplo:

Tasa de variacin de las exportaciones del pas

{(Total exportaciones ao t / Total exportaciones ao t-1) 1*100}*100

68

3. Razn o Promedio (tiempos promedio, costos promedio, etc)

Relacin entre dos variables con distinta unidad de medida

numerador denominador

= unidades promedio del numerador por cada unidad del denominador

69

3. Razn o Promedio (tiempos promedio, costos promedio, etc)

Ejemplo:

Tiempo promedio de tramitacin de solicitudes Tpo. Solicitud 1 + Tpo. Solicitud 2 + ..... + Tpo. Solicitud n Total de solicitudes tramitadas

Sumatoria de tiempos de tramitacin de cada solicitud / Total de solicitudes tramitadas = tiempo promedio por solicitud

70

3. Razn o Promedio (tiempos promedio, costos promedio, etc)

Ejemplo:

Promedio de alumnos por profesor de educacin media

Total de alumnos de educacin media en el ao Total de profesores de educacin media en el ao t = Alumnos promedio por profesor

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4. ndices
Permiten medir la evolucin de una variable en el tiempo, a partir de un valor base.

Ejemplo, ndice de Remuneraciones Promedio anual de remuneraciones ao base: 5.000 Promedio anual de remuneraciones ao t: 5.350

ndice ao base: (Valor ao base / valor ao base)*100 = (5.000 / 5.000)*100 = 100 ndice ao t: (Valor ao t/ valor ao base)*100 = (5.350 / 5.000)*100 = 107
72

4. ndices
Promedio anual de remuneraciones ao t+1: 5.885

ndice ao t+1: (Valor ao t+1/ valor ao base)*100

= (5.885 / 5.000)*100 = 117,7 Valor ndice: Ao t+1

Ao t

= 117,7
= 107,0

Ao base = 100,0

73

4. ndices

Promedio anual de remuneraciones ao n:

ndice ao n = (Valor ao n / valor ao base)*100

74

Desagregacin por Sexo

Porcentaje de personas pobres del pas

Distribucin de pobreza por sexo: (Total hombres pobres / Total personas pobres)*100 (Total mujeres pobres / Total personas pobres)*100

Porcentaje de pobreza segn sexo: (Hombres pobres / Total hombres)*100 (Mujeres pobres / Total mujeres)*100

75

Indicadores que permitan medir continuamente (ao a ao) variables relevantes en el cumplimiento de la misin y de inters para la ciudadana Tasa de escolaridad Porcentaje de recaudacin de impuestos Porcentaje de vas en buen estado Porcentaje de delitos contra la propiedad Porcentaje de plagas bajo control Porcentaje de fallos favorables Tiempo de respuesta
76

PASO 6:

Establecer Fuentes de Informacin, Medios de Verificacin y definir Indicadores Factibles de medir

77

Fuentes de Informacin
Para cada indicador, est disponible la informacin en mi institucin?

No

est en otra Entidad?

No

Se mide

el beneficio > costo de obtenerla?

No

Se busca una proxy

78

Fuentes de Informacin

Informacin contable-presupuestaria Estadsticas de produccin fsica, cargas de

trabajo del personal

Encuestas, estudios especiales Benchmarking, etc.

79

Medios de Verificacin
Para posteriormente verificar el cumplimiento de las metas Registros de la institucin Estadsticas oficiales
Encuestas (externas)

80

PASO 7:

Establecer lnea base, metas y Supuestos

81

Las Metas constituyen la expresin concreta y cuantificable de los logros que se planea alcanzar en el ao (u otro periodo de tiempo) con relacin a los objetivos previamente definidos.

Sentido de la Medicin: Ascendente (cobertura, focalizacin, etc.)

Descendente (tiempos de respuesta, tasas de enfermedades, etc.) Qu es mejor como desempeo de la institucin?
82

Importancia de las metas para el seguimiento (monitoreo) y evaluacin

Medicin y evaluacin

Retroalimentacin Medidas correctivas

83

Evaluacin

La evaluacin es la comparacin de los resultados obtenidos con las metas establecidas. La evaluacin puede ocurrir durante el periodo de ejecucin (evaluacin contingente) o al finalizar dicho periodo (evaluacin ex post).

84

Retroalimentacin

Los resultados de las evaluaciones se comunican a los encargados de cada rea y a la Direccin, a fin de que estn informados respecto al grado de avance de las metas planteadas y, en caso de producirse desviaciones importantes respecto a lo programado, se acuerden las medidas correctivas que se adoptarn.

85

Medidas correctivas

Las medidas correctivas pueden consistir en cambios en las reas, cambio en las metas, nuevas asignaciones o recortes de los recursos presupuestarios, revisin de las tareas, etc.

86

Indicador y meta

El resultado de la medicin del indicador entrega un valor.

Este valor se compara con la meta establecida para el indicador.

La comparacin permite establecer un juicio respecto del desempeo de la institucin.

87

Ejemplo
Indicador: Porcentaje de gastos administrativos Valor del indicador: 15% Meta del indicador: 20%

Valor del indicador de institucin similar: 10% Juicios: Cumpl la meta. Estoy por sobre el valor de una institucin similar
88

Requisitos de las metas

Su establecimiento debe considerar diferentes parametros (desempeo histrico, programas similares, estndares) Deben ser posibles de cumplir por la institucin con los recursos financieros, humanos, fsicos y tecnolgicos disponibles
Su logro debe depender de la institucin (establecer supuestos)

89

Requisitos de las metas

Deben establecerse para ser cumplidas en un plazo determinado

Deben expresar claramente el mbito geogrfico que cubre

Deben ser conocidas y acordadas con los ejecutores de las distintas reas (establecer los responsables por el cumplimiento)

90

Para establecer la meta se deben considerar diferentes parmetros

Lnea base y desempeo histrico Desempeo de instituciones similares (benchmarking)

Estndares aplicados a normas tcnicas

91

Pasos para determinar una meta

Identificar la lnea base Existe? Se toma como referencia el actual desempeo

Se construye
No existe? Programas similares Estndar tcnico Meta Indicador % de alumnos Ao t 60%
92

egresados

Qu es la lnea base?

Dato que se tomar como inicio para establecer los valores futuros a alcanzar por el indicador, los que servirn para evaluar el grado de cumplimiento de las metas.
Para indicadores nuevos, podra suceder que no exista un valor base, por lo cual debe ser estimado.

Una vez realizada la primera medicin, se tomar como lnea de base el ltimo dato obtenido.

93

Dnde estamos ahora? Cmo hemos estado antes?

90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2004 2005 2006 2007 becas subsidios cr ditos

Cuan lejos queremos y podemos llegar?

94

Considerar el nivel de desempeo de las metas a nivel nacional / local El tiempo de respuesta de la entrega de los pasaportes ser el mismo en el pas, en el Estado o en una determinada Regin. Los kilmetros de vas reparadas sern un promedio nacional o en un tramo especfico.

95

Las metas deben tener asignados responsables por su cumplimiento a nivel de la organizacin Debe quedar claramente establecido cual es la Unidad, rea, Direccin, que es responsable por el cumplimiento de la meta, an cuando otras reas intervengan con produccin intermedia o final.

96

Problemas frecuentes cuando se establecen las metas

No existen o no se construyen los medios de verificacin Los supuestos no son pertinentes (se imputan aspectos que la institucin s controla)

La evaluacin (el juicio sobre el desempeo no es confiable)

Las metas estimulan un desempeo poco innovador y desafiante

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Problemas frecuentes cuando se establecen las metas

No existen datos disponibles para estimar la lnea base La institucin desconoce estndares de entidades similares

Riesgo se sobre o subvalorar la meta

No es posible evaluar respecto de las mejores prcticas (autocomplacencia) La meta no permite monitorear el avance hacia el cumplimiento del objetivo (y por lo tanto no se pueden tomar decisiones adecuadas)

Se desconoce la poblacin objetivo y potencial

98

Problemas frecuentes cuando se establecen las metas

Subvaloracion de las metas frente a un ambiente punitivo de la evaluacion

Escasa utilidad para la toma de decisiones y mejora de la gestin

Trampa de la medicin: se muestra como resultados (y se hace) solo lo que se puede medir Incentivos perversos (detenciones por delito, tiempos de resupuestas, etc.)

No es posible avanzar hacia la mejora de los resultados relevantes para la organizacin y por ende para la ciudadana
Resultados no esperados (detenciones arbitrarias, baja calidad de servicio, etc.)

99

Supuestos
Factores externos no controlables por la institucin: Tipo de cambio Ingresos esperados

Tarifas Nivel de demanda de los ciudadanos Aprobacin de procesos por entes externos
Flujo de recursos internacionales

Deben ser muy concretos y no generales

100

Supuestos

Comprometo X meta siempre y cuando se cumplan los siguientes supuestos:

Tipo de cambio no aumente ms de 10% La solicitudes de tramitacin no aumenten ms de 15%

101

Considerar los supuestos no controlables por la

institucin Variaciones del tipo de cambio, o de determinados precios pueden afectar niveles de ingresos esperados, tarifas, etc

Aplicable a recaudacin de ciertos tributos, crecimiento, etc.

Aplicable para la estimacin de indicadores de eficiencia que miden la relacin entre insumo (costos, mano de obra, etc) con los productos obtenidos.

102

Considerar los supuestos no controlables por la institucin

Licitaciones que escapan al control de la institucin, para lo cual se debe sealar que el producto o resultado prev que la licitacin estar resuelta en una fecha determinada.

Aplicable a metas relacionadas con porcentajes de planes de inversin concluidos, o a la implementacin de grandes proyectos, construcciones, etc

103

Considerar los supuestos no controlables por la institucin

Provisin de recursos internacionales. Aquellos proyectos que dependen de desembolsos de cooperacin o prstamos internacionales, debe sealarse la fecha prevista de su disponibilidad.
Situaciones de orden climtico que alteren el comportamiento de obras, actividades agrcolas, etc.

104

Considerar los supuestos no controlables por la

institucin

Resultados que dependen de variables polticas, tales como aprobacin de tratados de libre comercio, reformas fiscales, o de otro tipo. Resultados que dependen de acciones coordinadas con otras instituciones y que no exista el control para cambiar los cursos de accin de las otras entidades

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Ejemplos de algunos aspectos sobre los cuales establecer Supuestos

Situacin macroeconmica Beneficiarios usan los componentes adecuadamente Se cumplen las corresponsabilidades de otros actores Otros estados o entidades destinan los recursos para lo que est establecido El presupuesto es entregado al programa en el tiempo establecido

106

PASO 8:

Establecer Frecuencia de medicin (seguimiento)

107

Frecuencia
Depende de la disponibilidad de la informacin (Fuente de Informacin) y del nivel de los objetivos que se est midiendo

Misin Objetivos estratgicos Productos

Disminuye

Frecuencia

Aumenta Actividades
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Factores que inciden en la frecuencia de medicin de los indicadores

Las necesidades de uso de la informacin generada por los indicadores (proceso de toma de decisiones) Tiempo estimado en que se producirn los resultados del programa en los beneficiarios Disponibilidad de informacin cuando sta es obtenida o proporcionada por fuentes externas Compromisos de cuenta pblica o de informar resultados de la gestin (Secretara de Hacienda)

109

PASO 9:

Monitorear y Evaluar los Resultados

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Objetivos de la Evaluacin
Establecer el grado de cumplimiento de los objetivos y
metas comprometidos en el presupuesto.

Posibilitar una discusin ms fundamentada en el

proceso de asignacin de recursos presupuestarios, vinculando los resultados de la gestin presupuestaria

Rendicin de cuentas sobre los resultados de

produccin fsica de bienes y/o servicios, as como de las metas de gestin en trminos de eficiencia, eficacia, calidad y economa

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Usuarios de la Evaluacin

Gobierno y Secretarios (Ministros)

Entidades y Programas, para retroalimentar las decisiones y mejorar la gestin

Congreso

Los usuarios y los ciudadanos

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Evaluacin de los Resultados

Comparar valor del indicador al final del periodo y meta establecida Establecer No cumplimientos y Sobrecumplimientos (desviaciones) Anlizar las Causas de los resultados Proponer Recomendaciones para corregir las desviaciones Establecer Compromisos para implementar las recomendaciones Definir Plazos de cumplimiento de los compromisos Definir Responsables por el cumplimiento de compromisos Definir Programa de Seguimiento de compromisos

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Evaluacin de los Resultados

Indicadores Valor Indicador Meta % Cumplimiento Resultado(*) Causas del Resultado Recomendaciones Compromisos Plazos Responsables

(*): Indicadores Cumplidos, No Cumplidos o Sobrecumplidos

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PASO 10:

Informar los Resultados

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Informar los Resultados

Breve resea de la institucin Contexto de la medicin: qu se midi y qu no Recursos utilizados por la institucin Resultados de la gestin (logros y no logros) Principales causas de desviaciones de resultados Efectos de resultados negativos (en los ciudadanos, etc) Compromisos para el periodo siguiente

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Direccin General de Presupuesto Nacional Ministerio de Hacienda de Costa Rica Planificacin Estratgica y Construccin de Indicadores de Desempeo en el Sector Pblico de Costa Rica

Lineamientos metodolgicos para la construccin de indicadores de desempeo

Roberto Jimnez M. Consultor ILPES/CEPAL rjimenez@movistar.cl

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