INFORME DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE SUPERMERCADO PERUANOS SA PLAZA VEA HUANCAYO AUDITORIA 2013

I.- AMBIENTE DE CONTROL 1.1 PRINCIPIOS Y VALORES 1 FORTALEZAS a) Los directivos facilitan la generacin de espacios para que los funcionarios participen en la interiorizacin de los principios y valores institucionales. b) Los principios y valores institucionales han sido difundidos a travs de los diferentes medios de comunicacin de la entidad. 2 DEBILIDAD a) No existe coherencia en el contenido de la carta de valores de la entidad, con su funcin constitucional, su misin y su visin. b) Los principios y valores establecidos en la entidad, no se manifiestan en el ambiente organizacional 3 ACCIONES DE MEJORA a) Debe existir coherencia en el contenido de la carta de valores de la entidad, con su funcin constitucional, su misin y su visin. b) Los principios y valores establecidos en la entidad, deben manifestarse en el ambiente organizacional. 1.2 DESARROLLO DE TALENTO HUMANO 1 FORTALEZAS a) El autocontrol facilita los procesos de planeacin, seguimiento y evaluacin de la gestin de su dependencia. b) Los funcionarios comparten el criterio que el control interno contribuye al cabal cumplimiento de sus funciones. c) Los programas de capacitacin que se desarrollan, tienen relacin con los objetivos y funciones misionales de la entidad. d) Existen en la entidad polticas orientadas al proceso de seleccin, induccin, reinduccin, formacin, capacitacin, compensacin y evaluacin de los funcionarios.

1.3 ESTILO DE DIRECCION (COMPROMISO Y RESPALDO DEL NIVEL DIRECTIVO) 1 FORTALEZAS a) El representante legal de la entidad est comprometido con el desarrollo, funcionamiento y mejoramiento continuo del sistema de control interno. b) Tanto jefes como funcionarios participan en las actividades que se realizan para el desarrollo y fortalecimiento del sistema de control interno c) Se percibe y se asume el compromiso de la alta direccin con el sistema de control interno.

2 DEBILIDAD a) El nivel directivo no apoya las acciones tendientes al desarrollo y evaluacin del sistema de control interno.

3. ACCIONES DE MEJORA a) El nivel directivo debe apoyar las acciones tendientes al desarrollo y evaluacin del sistema de control interno.

II DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 2.1 PRINCIPIOS Y VALORES 1 FORTALEZAS a) La entidad posee un plan estratgico adoptado mediante acto administrativo. b) Los procesos y procedimientos estn directamente relacionados con los objetivos institucionales. 2 DEBILIDADES a) Los macroprocesos, procesos, subprocesos que se desarrollan en la entidad, no tienen coherencia con los propsitos consignados en el mandato constitucional. b) No existe armona entre el objetivo de los procesos y el conjunto de planes y programas que rigen en la entidad.

3. ACCIONES DE MEJORA a) Los macroprocesos, procesos, subprocesos que se desarrollan en la entidad, deben tener coherencia con los propsitos consignados en el mandato constitucional. b) debe existir armona entre el objetivo de los procesos y el conjunto de planes y programas que rigen en la entidad. 2.2 MODELO DE OPERACIN

1 FORTALEZAS a) En la entidad tiene debidamente identificados los macroprocesos y procesos de sus reas misionales y de apoyo. b) Los macroprocesos, procesos, subprocesos que se desarrollan en la entidad, tienen coherencia con los propsitos consignados en el mandato constitucional. c) Los procesos y procedimientos estn directamente relacionados con los objetivos institucionales. 2 DEBILIDAD a) No existe armona entre el objetivo de los procesos y el conjunto de planes y programas que rigen en la entidad. 3 ACCIONES DE MEJORA a) Debe existir armona entre el objetivo de los procesos y el conjunto de planes y programas que rigen en la entidad. 2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

1 FORTALEZAS a) La estructura organizacional permite atender los cambios internos y externos que se presentan. b) La estructura organizacional facilita el cumplimiento de la funcin y los objetivos contenidos en los planes y programas de la entidad. c) La entidad cuenta con manual de requisitos para el ejercicio de los cargos d) Se percibe y se asume el compromiso de la alta direccin para la adaptabilidad de la estructura organizacional a los cambios y requerimientos del entorno.

III ADMINISTRACION DEL RIESGO 3.1 CONTEXTO ESTRATGICO 1 FORTALEZA a) La entidad ha adoptado la metodologa de administracin de riesgos y sta hace parte del sistema de control interno. 2 DEBILIDAD a) Los funcionarios no identifican los riesgos asociados a los procesos o procedimientos que se desarrollan en la dependencia. b) En la dependencia no se tienen identificados las fortalezas y debilidades en la definicin de los planes y programas que adelantan. c) Los funcionarios no son conscientes de las posibles consecuencias que se pueden derivar por no saber administrar los riesgos. 3 ACCIONES DE MEJORA a) Los funcionarios deben identificar los riesgos asociados a los procesos o procedimientos que se desarrollan en la dependencia. b) En la dependencia se debe tener identificados las fortalezas y debilidades en la definicin de los planes y programas que adelantan. c) Los funcionarios deben ser conscientes de las posibles consecuencias que se pueden derivar por no saber administrar los riesgos.

3.2 IDENTIFICACION DE RIESGO 1 FORTALEZAS a) Existe una identificacin precisa de los efectos de cada riesgo en los procesos que adelanta la dependencia.

2 DEBILIDADES a) En la entidad no se ha aplicado la metodologa de identificacin de riesgos en los macroprocesos, procesos y actividades que conforman el modelo de operacin. b) No se ha realizado una descripcin de los riesgos que afectan los macroprocesos, procesos y actividades que conforman el modelo de operacin de la entidad. c) Los funcionarios no son conocedores de la necesidad de adoptar un plan de manejo de riesgos en la entidad.

3 ACCIONES DE MEJORA a) En la entidad se debe aplicar la metodologa de identificacin de riesgos en los macroprocesos, procesos y actividades que conforman el modelo de operacin. b) Se debe realizar una descripcin de los riesgos que afectan los macroprocesos, procesos y actividades que conforman el modelo de operacin de la entidad. c) Los funcionarios deben ser conocedores de la necesidad de adoptar un plan de manejo de riesgos en la entidad.

3.3 ANALISIS DE RIESGO 1 FORTALEZAS a) En la dependencia se hace seguimiento al plan de manejo de riesgos y se aplican los correctivos. b) La alta direccin a travs de los diferentes mecanismos establece medidas que mitigan los riesgos en la entidad. 2 DEBILIDADES a) Los funcionarios no cumplen con el deber de evaluar los riesgos y proponen las acciones de mejoramiento para disminuirlos. b) No se realiza seguimiento a la efectividad de los controles existentes para evitar los riesgos. 3 ACCIONES DE MEJORA a) Los funcionarios deben cumplir con el deber de evaluar los riesgos y proponen las acciones de mejoramiento para disminuirlos. b) Se debe realizar seguimiento a la efectividad de los controles existentes para evitar los riesgos. 3.4 POLITICAS DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS 1 DEBILIDAD a) no existe coherencia entre las polticas de administracin de riesgos con los lineamientos normativos que rigen la entidad. b) la entidad no tiene definido un plan para el manejo de los riesgos. c) la dependencia no conoce su plan de manejo del riesgo y efecta una revisin peridica.

d) los funcionarios no son conocedores de la necesidad de adoptar un plan de manejo de riesgos en la entidad. 2 ACCIONES DE MEJORA a) Debe existir coherencia entre las polticas de administracin de riesgos con los lineamientos normativos que rigen la entidad. b) La entidad debe tener definido un plan para el manejo de los riesgos. c) la dependencia debe conocer su plan de manejo del riesgo y efecta una revisin peridica. d) Los funcionarios deben ser conocedores de la necesidad de adoptar un plan de manejo de riesgos en la entidad.

IV ACTIVIDADES DE CONTROL 4.1 ACTIVIDADES DE CONTROL 1 FORTALEZAS a) Los procesos y procedimientos que desarrolla la dependencia se ejecutan de acuerdo al manual de procedimientos b) Los procesos y procedimientos establecidos cuentan con puntos de control que faciliten mejores resultados. 2 DEBILIDAD a) Los procesos y procedimientos no cuentan con indicadores de gestin que permitan evaluar la gestin. b) Los indicadores de gestin diseados no son revisados peridicamente y adaptados a los cambios que se presentan en la entidad. 3 ACCIONES D EMEJORA a) Los procesos y procedimientos deben contar con indicadores de gestin que permitan evaluar la gestin. b) Los indicadores de gestin diseados deben ser revisados peridicamente y adaptados a los cambios que se presentan en la entidad.

V COMPONENTES DE INFORMACIN 5.1 COMPONENTES DE INFORMACIN 1 FORTALEZAS a) La entidad tiene definidas polticas para el manejo y suministro de la informacin. b) La informacin generada por su dependencia, es oportuna y confiable, de tal manera que le contribuye en la toma de decisiones. 2 DEBILIDADES a) La entidad no cuenta con una dependencia responsable de recibir, manejar y dar respuestas a las quejas y reclamos formuladas por los usuarios o la comunidad. b) La entidad no cuenta con sistemas de informacin que garantizan la calidad, exactitud y oportunidad de la informacin. 3 ACCIONES DE MEJORA a) La entidad debe contar con una dependencia responsable de recibir, manejar y dar respuestas a las quejas y reclamos formuladas por los usuarios o la comunidad. b) La entidad debe contar con sistemas de informacin que garantizan la calidad, exactitud y oportunidad de la informacin.

VI COMPONENTE DE COMUNICACIN PBLICA 6.1 COMPONENTE DE COMUNICACIN PBLICA 1 FORTALEZA a) La entidad informa sobre sus procesos de contratacin, gestin misional y de apoyo, lo cual facilita la veedura ciudadana. b) En la entidad estn definidos los responsables del suministro de informacin a los diferentes medios de comunicacin externos. 2 DEBILIDAD a) No se suministra a travs de la pgina web de la entidad, la informacin de inters general para la ciudadana.

b) No se percibe ni se asume el compromiso de la alta direccin para la adaptabilidad de la estructura organizacional a los cambios y requerimientos del entorno. 3 ACCIONES DE MEJORA a) Se debe suministrar a travs de la pgina web de la entidad, la informacin de inters general para la ciudadana. b) Se debe percibir y asumir el compromiso de la alta direccin para la adaptabilidad de la estructura organizacional a los cambios y requerimientos del entorno. VII AUTOEVALUACIN 7.1 AUTOEVALUACION DE CONTROL 1 FORTALEZA a) La entidad ha implementado mecanismo o instrumentos de control que fortalecen la prctica del autocontrol por parte de sus funcionarios. b) La dependencia evala la efectividad de los controles establecidos.

2 DEBILIDAD a) Los funcionarios no proponen puntos de control para mejorar los resultados de su gestin. b) Los funcionarios de la dependencia no reconocen y ni aceptan que el autocontrol es importante para el cumplimiento de sus funciones. 3 ACCIONES DE MEJORA a) Los funcionarios deben proponer puntos de control para mejorar los resultados de su gestin. b) Los funcionarios de la dependencia deben reconocer y aceptar que el autocontrol es importante para el cumplimiento de sus funciones.

VIII EVALUACIN INDEPENDIENTE 8.1 EVALUACION INDEPENDIENTE 1 FORTALEZA a) La entidad evala en cada vigencia su sistema de control interno, de acuerdo a los parmetros establecidos por el departamento administrativo de la funcin pblica. 2 DEBILIDADES a) La entidad no tiene conformado el comit de coordinacin del sistema de control interno mediante acto administrativo. b) Los funcionarios no reconocen la importancia de la evaluacin del sistema de control interno para mejorar la gestin institucional. c) La entidad no ha implementado acciones para fortalecer el sistema de control interno. 3 ACCIONES DE MEJORA a) La entidad debe tener conformado el comit de coordinacin del sistema de control interno mediante acto administrativo. b) Los funcionarios deben reconocer la importancia de la evaluacin del sistema de control interno para mejorar la gestin institucional. c) La entidad debe implementar acciones para fortalecer el sistema de control interno.

8.2 AUDITORIA EXTERNA 1 FORTALEZA a) Las recomendaciones efectuadas por la rgano de control institucional son tenidas en cuenta en su dependencia. 2 DEBILIDADES a) La entidad no tiene un rgano de control institucional de gestin, responsable de practicar la auditora interna. b) Las actividades de auditora interna realizadas por la rgano de control institucional no contribuyen al mejoramiento de la gestin institucional c) El rgano de control institucional no presenta el informe de control de gestin al rea auditada.

3 ACCIONES DE MEJORA a) La entidad debe tener una rgano de control institucional de gestin, responsable de practicar la auditora interna. b) Las actividades de auditora interna realizadas por la rgano de control institucional deben contribuir al mejoramiento de la gestin institucional c) El rgano de control institucional debe presentar el informe de control de gestin al rea auditada. IX COMPONENTES PLANES DE MEJORAMIENTO 9.1 PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 1 DEBILIDADES a) La entidad no tiene suscrito un plan de mejoramiento con los entes de control fiscal. b) No existe coherencia entre los objetivos de la entidad y el contenido del plan de mejoramiento institucional. c) La dependencia no hace parte del plan de mejoramiento institucional, ni cumple oportunamente con los compromisos adquiridos dentro del mismo d) La entidad no realiza seguimiento al cumplimiento del plan de mejoramiento institucional.

2 ACCIONES DE MEJORA a) La entidad debe tener suscrito un plan de mejoramiento con los entes de control fiscal. b) debe existir coherencia entre los objetivos de la entidad y el contenido del plan de mejoramiento institucional. c) La dependencia debe hacer parte del plan de mejoramiento institucional, y debe cumplir oportunamente con los compromisos adquiridos dentro del mismo d) La entidad debe realizar seguimiento al cumplimiento del plan de mejoramiento institucional. 9.2 PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL 1 DEBILIDAD a) La entidad no ha desarrollado proyectos con el fin de optimizar sus procesos.

b) Los funcionarios no conocen los diferentes proyectos de mejora de procesos que tiene la entidad. c) Los funcionarios no consideran que la optimizacin de los procesos contribuye al mejoramiento del servicio pblico. d) El plan de mejoramiento funcional, no es revisado y evaluado peridicamente. 2 ACCIONES DE MEJORA a) La entidad debe desarrollar proyectos con el fin de optimizar sus procesos. b) Los funcionarios deben conocer los diferentes proyectos de mejora de procesos que tiene la entidad. c) Los funcionarios deben considerar que la optimizacin de los procesos contribuye al mejoramiento del servicio pblico. d) El plan de mejoramiento funcional, debe ser revisado y evaluado peridicamente. X CONCLUSIONES a) El sistema de control interno instaurado en relacin al elemento de control principios y valores del componente ambiente de control del sub sistema de control estratgico, es satisfactorio por lo que los procedimientos mnimos a utilizarse en programa de auditoria sern principalmente de corte sustantivo y analtico y en menor grado procedimientos de cumplimiento. b) El sub sistema de control interno instaurando en relacin al elemento de control desarrollo del talento humano del componente ambiente de control de sub sistema de control estratgico, es satisfactorio por lo que los procedimientos mnimos a utilizarse en programa de auditoria sern principalmente de corte sustantivo y analticos y en menor grado procedimientos de cumplimiento. c) El sistema de control interno instaurado en relacin al elemento de control estilo de direccin de componente ambiente de control del sub sistema de control estratgico, es satisfactorio y cuenta solo con un punto dbil. d) El sistema de control interno instaurado en relacin al elemento de control planes y programas del componente direccionamiento del sub sistema de control estratgico, es satisfactorio, porque la entidad cumple en armona sus objetivos y planes. e) El sistema de control interno instaurado en relacin al elemento de control modelo de operacin del componente direccionamiento estratgico del sub sistema de control estratgico, es satisfactorio en la mayora de sus reas contando solo con una debilidad y esta es la no existencia de armona entre el objetivo de los procesos y el conjunto de planes y programas que rigen a la entidad.

f)

El sistema de control interno instaurado en relacin al elemento de control estructura organizacional del componente direccionamiento estratgico del sub sistema de control estratgico, es satisfactorio, porque la entidad cumple en armona los objetivos y planes. g) El sistema de control interno instaurado en relacin al elemento de control estratgico del componente administracin del riesgo del sub sistema de contexto estratgico, es deficiente, en la mayor parte de sus puntos contando solo con una fortaleza: La entidad si adoptada la metodologa de administracin de riesgos . h) El sistema de control interno instaurado en relacin al elemento de control estratgico del componente identificacin de riesgos, es deficiente, porque no aplica metodologas de identificacin de riesgos en los macro procesos, procesos y actividades, no se ha descrito los riesgos, no hay identificacin de los efectos de riesgos. i) El sistema de control interno instaurado en relacin al elemento de control estratgico del componente anlisis de riesgo, es satisfactorio, porque si se efecta seguimientos de plan de manejo de riesgos y si se aplican correctivos, la alta gerencia si mitiga los riesgos en la entidad, si se evala los riesgos para mejorarlos y no si se realiza seguimiento a la efectividad del control existente. j) El sistema de control estratgico instaurado en relacin al elemento administracin del riesgo del componente administracin del riesgo, es deficiente, porque no son coherente las polticas de administracin y lineamiento normativos, no se tiene definido un plan para manejo de riesgos, no se conoce el plan de riesgos y los funcionarios no son conocedores del plan de riesgos. k) El sistema de control interno instaurado en relacin al componente de control ambiente de control del sub sistema de control de gestin es deficiente por lo que se utilizara procedimientos minuciosos en el programa de auditoria. l) El sistema de control interno instaurado en relacin al componente de control de informacin del sub sistema de control de gestin es deficiente ya que la entidad no cuenta con una dependencia responsable de recibir, manejar y dar respuestas a las quejas y reclamos formuladas por los usuarios o la comunidad, no cuenta con sistemas de informacin que garantizan la calidad, exactitud y oportunidad de la informacin, m) El sistema de control interno instaurado en relacin al componente de control de comunicacin pblica del sub sistema de control de gestin, es deficiente por lo que los procedimientos del programa de auditoria sern minuciosos y en mayor grado. n) El sistema de control interno instaurado en relacin al componente de control de comunicacin pblica del sub sistema de control de gestin, es deficiente por lo que los procedimientos del programa de auditoria sern minuciosos y en mayor grado.

o) El sistema de control interno instaurado en relacin al elemento de evaluacin independiente del sistema de control interno componente evaluacin independiente de sub sistema de control de evaluacin, es deficiente ya que los funcionarios no reconocen la importancia de la evaluacin del sistema de control interno para mejorar la gestin institucional y la entidad no ha implementado acciones para fortalecer el sistema de control interno. p) El sistema de control interno instaurado en relacin al elemento de auditoria interna del componente evaluacin independiente de sub sistema de control de evaluacin, es deficiente ya que la entidad no tiene un rgano de control institucional de gestin, responsable de practicar la auditora interna, las actividades de auditora interna realizadas por la rgano de control institucional no contribuyen al mejoramiento de la gestin institucional y las recomendaciones efectuadas por la rgano de control institucional no son tomadas en cuenta en su dependencia. q) El sistema de control interno instaurado en relacin al elemento de control plan de mejoramiento institucional del componente planes de mejoramiento del sub sistema de control de evaluacin es deficiente, ya que en todas sus reas podemos observar debilidades. r) El sistema de control interno instaurado en relacin al elemento de control plan de mejoramiento funcional del componente planes de mejoramiento del sub sistema de control de evaluacin, es deficiente por encontrar debilidades en todas sus reas. XI RECOMENDACIONES a) Disear un plan para que los funcionarios identifiquen oportunamente los riesgos que pueden generarse en los procedimientos que se desarrollan en la Empresa y propongan acciones de mejoramientos para disminuirlos. b) La Entidad debe contar con un rea de control institucional de gestin, responsable de practicar la auditora interna, esta deber estar por encima de la gerencia para poder tener independencia de criterio y dar siempre opiniones sin salvedades. c) La entidad debe desarrollar nuevos proyectos y estrategias para optimizar sus procesos. d) La Gerencia general debe tomar en cuenta siempre las recomendaciones efectuadas por el rgano de control institucional. e) Formular programa de contingencias ante desastres.