Procedimientos Control de Documentos y Registros PR Mec 01

FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE ESTUDIOS PROFESIONALES Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
Cdigo: PR-MEC-01 Versin: 02 Fecha: 18-07-2012 Pgina: 2 de 28
TABLA DE CONTENIDO
1 Datos de identificacin
PAGINA 3 3 3 3 4
1,1 Nombre del procedimiento 1,2 Objetivo 1,3 Alcance 1,4 Responsable del procedimiento 1,5 Relacin con otros macroprocesos procesos o subprocesos
4 1,6 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Numeral (es) de la norma (NTC ISO 9001 2008) a los que aplica el procedimiento. Introduccin general Justificacin Condiciones Generales Responsabilidades norma a los que aplica Descripcin de las actividades la Definiciones Recursos Registros Referencias normativas Revisin aprobacin y modificacin Anexos
4 4 5 6-8 9-10 11-16 17-18 19-20 20 21 21 22-28
1.DATOS DE IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 Nombre procedimiento del

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Establecer los parmetros para la creacin, edicin, revisin, aprobacin, modificacin, anulacin distribucin y difusin de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad en la FCECEP Definir los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros. Definir las actividades para la identificacin distribucin de los documentos de origen externo. y
1.2 Objetivo
Este procedimiento aplica para todos los documentos y registros que se generan del Sistema Gestin de la Calidad.
1.3 Alcance
Caracterizaciones Documentos Formatos Instructivos Manuales Mapa de proceso Procedimientos Reglamentos Acuerdos institucionales Aplica para los siguientes documentos de origen externo. Marco legal Norma ISO 9001 vigente Polticas y lineamientos orden municipal, departamental , nacional e internacional
1.4 Responsable Procedimiento
del
Direccion de Calidad
1.5 Relacin con otros macro procesos, procesos o Subprocesos. 1.6 Numeral (es) de la Norma a los que aplica el procedimiento
Todos los procesos del Sistema Gestin de la calidad de la FCECEP 4.2. Requisitos de la documentacin 4.2.1 Generalidades 4.2.3. Control de documentacin 4.2.4 Control de los registros
2. INTRODUCION GENERAL
NTC ISO 9001:2008 Requisito 4.2.3 Control de los documentos Los documentos requeridos por el sistema de gestin de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en 4.2.4.
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:
a) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin, b) Revisar y actualizar los documentos cuando nuevamente, c) Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisin actual de los documentos, d) Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso, e) Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables, sea necesario y aprobarlos
f) Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribucin, y g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn. NTC ISO 9001:2008 Requisito
4.2.4 Control de los registros
Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz del sistema de gestin de la calidad. Los registros deben permanecer legibles, fcilmente identificables y recuperables. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros
3. JUSTIFICACION
La NTC ISO 9001:2008 requiere que el Sistema Gestin de la Calidad, este documentado, (ver numerales 4.2, 4.2.3 y 4.2.4) por tal motivo el proceso de mejoramiento continuo, en articulacin con el subproceso de calidad ha generado el presente procedimiento para la administracin de los documentos y registros del sistema por proceso, el cual contiene las directrices, lineamientos y criterios de gestin que ayudaran a los lideres en la organizacin, control y seguimiento de la documentacin.. A continuacin encontrara en el desarrollo del procedimiento datos de Identificacin, relacin con otros procesos del sistema, numerales a los cuales
aplica, descripcin de las actividades, definiciones, recursos, registros, referencias normativas y los formatos a utilizar.
4. CONDICIONES GENERALES a) Cada lder de proceso es responsable de mantener actualizada y disponible la informacin mediante el monitoreo permanente de los listados maestros de documentos y registros en articulacin con la direccin de calidad., Numeral 4.2.3 NTC ISO 9001 Control de documentos, literal a y b b) Los documentos del Sistema Gestin de la Calidad, deben elaborarse en forma clara, precisa y coherente. para la eficiente utilizacin de los mismos y estos deben redactarse en tiempo infinitivo, (Ejemplo: hacer, establecer, medir, planear, organizar, ejecutar, dirigir, revisar, verificar, etc...), Numeral 4.2.3 NTC ISO 9001 Control de documentos, literal e. c) Los documentos se establecen para su estricto cumplimiento, por lo tanto deben ser de fcil acceso para el personal involucrado con el mismo. Numeral 4.2.3 NTC ISO 9001 Control de documentos, literal e. d) Los documentos y registros del Sistema de Gestin de la Calidad deben diligenciarse en forma electrnica o manualmente con lapicero de tinta negra y letra legible, sin tachones ni enmendaduras que alteren la integridad del documento. Numeral 4.2.3 NTC ISO 9001 Control de documentos, literal a, b, c, d y e. e) Los documentos que se generan en el Sistema Gestin de la Calidad, no deben ser alterados en su forma, codificacin y versin. f) Los registros del Sistema Gestin de calidad, se deben conservar en tal forma que se puedan consultar con facilidad en los puntos de uso. g) Los registros y documentos fsicos sern guardados en lugares libres de: humedad, roedores, situaciones que provoquen su deterioro, y donde se controle su manipulacin h) Todo documento de carcter interno de la FCECEP debe contener lo siguiente:
Encabezado
FUNDACIN CENTRO COLOMBIANO DE ESTUDIOS PROFESIONALES Aqu comienzan a ser realidad tus sueos NOMBRE DOCUMENTO
Cdigo: XX-YYY-ZZZ Versin: Fecha: DD-MM-AAAA
Ttulo o nombre del documento : determina el tipo de documento y su nombre; por ejemplo manual de calidad, procedimiento control de documentos, registro de asistencia. Cdigo: La Codificacin del Sistema de Gestin de Calidad obedece a la siguiente estructura: XX YYY ZZZ; en donde: XX= Describe el tipo del documento (procedimiento, formato u otro) y son:
TIPOS DE DOCUMENTOS
CODIFICACION XX = MN
MANUALES
PROCESOS
XX = PC
PROCEDIMIENTOS
XX = PR
INSTRUCTIVOS
XX = IN
FORMATOS
XX = FR
DOCUMENTOS
XX = DC
REGLAMENTOS
XX = RG
BOLETIN INSTITUCIONAL
XX = BI
YYY= Describe el proceso al cual pertenece el documento. No 1 2 3 4 PROCESO GESTION DE LA DIRECCION GESTION ACADEMICA MEJORAMIENTO CONTINUO ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO PRESTACION DEL SERVICIO ACADEMICO GESTION DE RECURSOS GESTION DEL TALENTO HUMANO BIENESTAR INSTITUCIONAL GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SECRETARIA GENERAL - JURIDICO CODIFICACION YYY- GED YYY- GEA YYY- MEC YYY- ARC
YYY- PSA
6 7 8 9
YYY- GER YYY - GTH YYY- BIE YYY-GAF
10
YYY- SGJ
11
CONTRALORIA, REVISORIA Y AUDITORIA
YYY-CRA
ZZ= Consecutivo, se refiere al orden de generacin de los documentos por proceso y tipo. Este cdigo es asignado por la
Direccin de Calidad y no debe ser modificado bajo ninguna circunstancia. En la ltima pgina de los documentos se ubicar un pie de pgina con la siguiente informacin, para su debida aprobacin
ASPECTO Elaboro Reviso Aprob
CARGO
FIRMA
5. RESPONSABILIDADES DIRECCION DE CALIDAD a) Elaborar y mantener actualizado el listado maestro para el control de los documentos y registros de acuerdo con la informacin recibida de los lderes de los procesos, incluyendo los documentos externos. b) Asegurar el completo diligenciamiento del formato Creacin o modificacin (Ver Anexo No.1). c) Verificar la aplicacin y control de los documentos a travs de las auditoras internas de calidad. d) Asegurarse de prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos en caso de que se guarden por alguna razn. LIDER OPERATIVO (Responsable de elaboracin del documento ) a) Funcionario interno que tenga las competencias necesarias para el diseo del documento.
b) Elabora los documentos asignados acorde con las instrucciones dadas por el lder de Autoridad o responsabilidad del proceso. c) Realiza los cambios en los documentos de acuerdo con las notas y/o informacin sugerida por el lder de Autoridad o responsabilidad del proceso LDER RESPONSABLE (Responsable del ciclo documental, edicin, revisin, aprobacin y distribucin) a) Detecta la necesidad de crear, modificar o anular documentos e informar al lder de autoridad y a la direccin de Calidad sobre esta situacin. b) Supervisa o ejecuta el ciclo documental (edicin, revisin, aprobacin, distribucin) de los documentos bajo su responsabilidad. c) Define las personas a quien se les distribuir el documento y realizar su distribucin, en articulacin con la direccin de calidad. d) Provee entrenamiento a las personas que participan en el proceso sobre el documento y su aplicacin. e) Verifica que el contenido de los documentos asignados, sea coherente con la realizacin de los procesos a los cuales hace referencia y la necesidad de realizar los ajustes correspondientes f) Verifica la aplicacin del documento. g) Asegurarse de prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos en caso de que se guarden por alguna razn. h) Informa a la direccin de calidad sobre cambios realizados a los documentos. i) Reinicia el ciclo documental en caso de que no cumpla con algn objetivo previsto j) Mantener actualizada la matriz de requisitos legales y la de indicadores. . LDER DE AUTORIDAD (Responsable de que se cumplan los requisitos de la norma, en relacin con la administracin de la documentacin. a) Aprueba los documentos generados dentro del proceso. b) Realizar seguimiento y control a los documentos de su proceso. c) Solucionar las problemticas que se presenten en el ciclo documental, que no puedan ser resueltas por el lder responsable u operativo.
d) Garantizar que la documentacin se encuentre de manera permanente en los puntos de uso, de acuerdo con los listados maestro de documentos y registros.
6. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
1. CREACION, MODIFICACION, REVISION, APROBACION, CODIFICACION, DISTRIBUCION Y DOCUMENTOS OBSOLETOS.
RESPONSABLE (S)
Los pasos que se deben seguir durante la elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos son los siguientes: 1.1 Elabora la propuesta de la modificacin o nuevo Lder Responsable y Operativo documento. 1.2 Solicita a la Direccin de calidad el formato de Lder Responsable y Creacin o modificacin de documentos (Ver anexo Operativo No 1 FR-MEC-01) para su diligenciamiento. 1.3 Diligencia el formato de solicitud Creacin o Lder Responsable y modificacin de documentos y lo entrega al lder de Operativo Autoridad para su debida aprobacin 1.4 Aprueba la solicitud de Creacin o modificacin de documentos y lo entrega a la Direccin de calidad a Lder de Autoridad travs del lidere operativo 1.5 Verifica el completo diligenciamiento del formato de Direccin de Calidad solicitud Creacin o modificacin de documentos, 1.6 Realiza los ajustes en caso de considerarlo necesario Direccin de Calidad y procede con la codificacin del documento
1.7 Una vez codificado el documento, se incluye en la Direccin de Calidad caracterizacin y listado maestro de documentos, y Lder de segn con la funcin que este cumpla dentro del Responsabilidad proceso. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: El Listado maestro de documentos se genera por proceso y contiene la siguiente presentacin: (Ver anexo No. 3 FR-MEC-03)
No.: Se debe escribir el nmero consecutivo de documentos generados. Cdigo del documento: Describe el cdigo del documento de acuerdo con el numeral 6. Versin: Se debe escribir el nmero de cambios o actualizaciones que ha tenido el documento. Nombre del documento: Se refiere al nombre o ttulo del documento. Tipo de documento: Se refiere a la clase de documento si es formato Tipo de distribucin: Se refiere al medio en que fue distribuido el documento, ya sea impreso (fsico) o en medio magntico. Fecha de aprobacin: (Versin Vigente) corresponde a la fecha en que los documentos fueron aprobados. Copias distribuidas a: En este campo de deben marcar los procesos que tiene copias controladas de los diferentes documentos.
1.8 Se realiza la distribucin a travs del correo electrnico Lder de autoridad o a los lderes del proceso dejando registro en el Responsabilidad formato distribucin de documentos (Ver anexo No. 2 Direccin de calidad FR-MEC-02), 1.9 Define a que personas que participan en el proceso se Lder Responsable les distribuir el documento, dejando registro en el Direccin de Calidad formato distribucin de documentos (Ver anexo No. 2 FR-MEC-02). 1.10 La distribucin controlada de documentos en fsico Lder Responsable se realizara con sello de copia controlada, cuando sea Direccin de Calidad en forma electrnica ser en formato PDF para su debido uso. 1.11 Asegurarse de recoger las copias que quedan Lder Responsable obsoletas. Direccin de Calidad
ACTIVIDADES 2. CONTROL DE LOS REGISTROS: Se han establecido y se mantienen los registros necesarios para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz del sistema de gestin de calidad. El control de los registros se realiza de acuerdo con el listado maestro de registros del Sistema de Gestin de Calidad (Ver anexo No. 4 FR-MEC-04), incluyendo los siguientes elementos: Identificacin del Registro: Se debe escribir aqu el nmero consecutivo.
RESPONSABLE (S)
Versin: se refiere al nmero de veces que ha sido modificado Nombre del registro: Se refiere al nombre o ttulo del registro. Responsable del diligenciamiento y/o administracin: Se debe aclarar quin es el responsable por la recoleccin y almacenamiento del registro y se especifica en funcin del cargo. Almacenamiento Proteccin: Se debe definir el lugar donde se archivan los registros, y debe indicar: o Lugar de almacenamiento (oficina o archivador)
o Medio (papel Magntico) o Mtodo (folder a-z carpeta) Recuperacin: Indizacin (Cronolgica, Numrica, alfabtica): Se debe describir claramente la forma como se encuentran ordenados los registros, ya sea por nombre, fecha, numeracin, proceso, codificacin, particular u otra. Acceso (Cargo(s)): Se deben describir aqu las restricciones, si las hay, los responsables por la autorizacin o los cargos que tienen acceso a los registros. Disposicin final de los registros : Si, el documento es fsico se debe diligenciar el listado maestro de registros, identificando el motivo de la eliminacin, fecha y hora.
Documentos obsoletos: Los documentos obsoletos no tienen vigencia porque se han generado nuevas versiones mejoradas y por lo tanto deben ser claramente identificados, para ello se establecer una carpeta OBSOLETOS por cada uno de los procesos existentes en la institucin cuando sean de forma magntico, en caso de ser fsicos se destruan teniendo en cuenta el punto Control de Registros colocando el sello de obsoletos para su utilizacin.
2.1 Los documentos obsoletos que se quieran guardar en fsico se les colocara el sello de "obsoleto", para su Lder Responsable almacenamiento, en caso de ser electrnico se cortara Direccin de Calidad y se pegara en la carpeta de obsoletos ubicada en el servidor institucional. 2.2 Para la dar de baja un documento se diligencia el formato Creacin o modificacin de documentos en la Lder Responsable casilla dar de baja, seguidamente contina con el Direccin de Calidad diligenciamiento del formato, una vez aprobado por el lder de autoridad, se enva a la Direccin de calidad para la exclusin del listado maestro de documentos internos. 2.3 Una vez diligenciada y aprobada la solicitud de la anulacin del documento, se informa al personal o Lder Responsable proceso afectado directa o indirectamente, a travs de Y Operativo correo electrnico el motivo de la anulacin
o
Tiempo de Retencin (periodo acadmico, 2, 3, 5 hasta 100 aos, permanente): Se indica el tiempo durante el cual se conservaran los registros. Disposicin final: (Incineracin, rasgado y Acta, No aplica) Observacin: Frente al estado del registro o a la revisin desarrollada.
ACTIVIDADES 3. DOCUMENTOS EXTERNOS: Los documentos externos no poseen los distintivos que identifican a los documentos del Sistema de Gestin de Calidad, estos documentos se registran en el listado maestro de documentos externos (Ver anexo No. 6 FR-MEC-06), Para su control se regirn por las siguientes pautas:
RESPONSABLE (S)
El Marco Legal se registra y actualiza en la Lder Responsable Matriz de requisitos Legales. (Ver anexo No. 8 Direccin de Calidad FR-MEC-21), Cada vez que se reciba una nueva versin del documento, el lder responsable debe informar a Lder Responsable la Direccin de calidad para ser incluido en el Direccin de Calidad listado maestro de documentos externos, para asegurar su distribucin y control de obsoletos (se desecha la versin anterior).
ACTIVIDADES
RESPONSABLE (S)
4. COPIAS DE SEGURIDAD DEL S.G.C.: Con el objeto Lder del proceso de preservar los documentos del Sistema de Gestin de Gestin de Recursos Calidad, estos se almacenaran en medio magnticos en el Direccin de Calidad servidor institucional y su preservacin se asegurara mediante back up.
7. DEFINICIONES
a) ALMACENAMIENTO: Accin de recopilar y organizar los registros segn un criterio definido, desde los procesos donde se originan. b) BOLETIN INSTITUCIONAL: Es un tipo de documento utilizado para la difusin de la informacin que se genera en la Institucin. c) DISPOSICIN: Accin por realizar cuando se ha cumplido el tiempo de retencin del registro como "documento activo". d) DOCUMENTO OBSOLETO: Es aquel documento que por su cambio de versin, deja de pertenecer al Sistema gestin de calidad. e) DOCUMENTO: Diploma, carta, memorandos, guas, instructivos u otro escrito que ilustra acerca de algn hecho. Cualquier otra cosa que sirve para ilustrar o comprobar algo. f) DOCUMENTOS CONTROLADOS: Son aquellos documentos que su distribucin y actualizacin deben ser registradas en el listado maestro de documentos y registros. g) DOCUMENTOS EXTERNOS: Son aquellos documentos sobre los cuales la Institucin no tiene capacidad de creacin o modificacin alguna, es decir, que vienen controlados y la organizacin aprueba su uso mediante su inclusin en la documentacin del Sistema Gestin de la Calidad. h) DOCUMENTOS INTERNOS: Son aquellos documentos que se generan al interior de la Institucin tales como: Manual de calidad, Procedimientos, Formatos, Guas, Instructivos, memorandos. i) DOCUMENTOS NO CONTROLADOS: Son aquellos documentos de carcter perecedero que no requieren actualizacin permanente. FORMATO: Documento utilizado para registrar los datos requeridos por el Sistema gestin de la calidad.
j)
k) IDENTIFICACIN: Accin que permite reconocer los registros de calidad y relacionarlos con un proceso del Sistema de Gestin de la Calidad.
l)
INSTRUCTIVO: Es un documento que explica como se debe realizar una tarea con un alto nivel de detalle. Ej.: Explicacin para diligenciar un formato.
m) LISTADO MAESTRO DE CONTROL DE DOCUMENTOS : Relacin de documentos que aplican en los procesos Institucionales, debidamente identificados y clasificados. n) MANUAL DE CALIDAD: Es un documento que enuncia la poltica de calidad y que describe el Sistema Gestin de la Calidad de la FCECEP. o) MANUAL: Es un documento tcnico de un determinado sistema que intenta dar asistencia paso a paso a sus usuarios, frente a una necesidad interna de la organizacin. p) PROCEDIMIENTO: Manera especificada de realizar una actividad. Documentos que tiene el mtodo, los pasos o serie de operaciones con que se pretende obtener un resultado.
q) PROCESOS; Actividad que utiliza recursos y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados. r) PROTECCIN: Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los registros de calidad. s) RECUPERACIN: Conjunto de medidas establecidas para recuperar los registros de calidad y para permitir su consulta solamente a los procesos autorizados. t) REGISTRO DE ACCESO RESTRINGIDO: Registro disponible para consulta slo por el proceso autorizada.
u) REGISTRO DE LIBRE ACCESO: Registro disponible para consulta de todos los empleados de la Institucin. v) REGISTRO: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas. w) REGLAMENTO: Documento que comprende las polticas y normas de la institucin que rigen a los integrantes de la misma, por ejemplo: reglamento interno de trabajo, reglamento de biblioteca, estatuto docente etc. x) SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD: Es la estructura organizacional, los procedimientos, manuales, procesos, proyectos, objetivos de calidad, poltica, y
los recursos necesarios para implementar la administracin del Sistema de Gestin de la calidad. y) TIEMPO DE RETENCIN: Tiempo durante el cual se almacenan los registros de calidad.
8. RECURSOS (En trminos de personal, formacin equipos y materiales)
RECURSO HUMANO Perfil profesional y competencia Grado de utilizacin (Dedicacin laboral en horas)
1. Profesional en Ciencias Econmicas o Ingenieras, con capacitacin en temas relacionados con la calidad, con experiencia 1 ao en administracin e implementacin de sistemas de gestin.
45 Horas Semanales
RECURSOS FISICOS Grado de utilizacin en horas, jornadas o periodos acadmicos
Tipo y caractersticas
1. Oficina debidamente equipada
45 horas Semanales
RECURSOS EQUIPOS Y MATERIALES Tipo y caractersticas Grado de utilizacin en horas, jornadas o periodos acadmicos 45 horas semanales
1. Servidor para el almacenamiento de la informacin del sistema,
2. Memorias USB por proceso
45 horas semanales
3. Estanteras, archivadores, papelera, folders.
Az,
45 horas semanales
9. REGISTROS (Los registros relacionados con las actividades descritas en el procedimiento)
No. 1
CODIGO
NOMBRE DEL REGISTRO CREACIN O ACTUALIZACIN DE DOCUMENTOS DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS LISTADO MAESTRO DOCUMENTOS INTERNOS LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
FR-MEC-001 2 3 FR-MEC-002
FR-MEC-003 FR-MEC-004
5 FR-MEC-006 6 FR-MEC-007
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS CONTROL DE CAMBIOS
Nota: Estos registros deben quedar en el listado maestro de registros y/o de documentos. 10. REFERENCIAS NORMATIVAS
NTC ISO 9001:2008.Norma tcnica colombiana. GTC 200:2011. Gua para la implementacin de la Norma ISO 9001 en establecimientos educativos GTC ISO /TR 10013:2002. Directrices para la documentacin del Sistema Gestin de la Calidad 11. REVISON APROBACIN Y MODIFICACIN
PROCESO DE APROBACIN Elabor Revis Aprob
CARGO
FIRMA
Directora de Calidad Representante de la Direccin Rector
12. ANEXOS (formatos, fotos, tablas, grficos, diagramas de flujo y formularios)
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE ESTUDIOS PROFESIONALES Aqu Com ienzan a ser realidad tus sueos
Creacin o actualizacin de documentos

DD Fecha de solicitud: Datos del solicitante Nombre Cargo Dependencia Informacin de la creacin o actualizacin del documento Procesos involucrados Tipo de documento NUEVO DOCUMENTO ACTUALIZACION DE DOCUMENTO MM AAAA
Cdigo: FR-MEC-01 Versin: 02 Fecha: 11-07-2017
DAR DE BAJA
Justificacin de la creacin, actualizacin u obsolescencia del documento
Descripcion de la solicitud
Firma del solicitante:
CONCEPTO DEL LIDER DE PROCESO
APROBADO
NEGADO
Observaciones del lder de proceso:
Firma del lder de proceso: Firma recibido Directora de Calidad
DD DD
MM MM
AAAA AAAA
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE ESTUDIOS PROFESIONALES Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS
Nombre del documento: CODIGO: DEVUELVE COPIA OBSOLETA? SI NO
PROCESO:
VERSION
FECHA
CARGO
FIRMA
FIRMA QUIEN RECIBE
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE ESTUDIOS PROFESIONALES Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS
Proceso:MEJORAMIENTO CONTINUO
TIPO DE DISTRIBUCIN
Fecha aprobacin (versin vigente)
COPIAS DISTRIBUIDAS A:
MEJORAMIENTO CONTINUO
G ACADEMICA
G RECURSOS
G DIRECCION
MATRICULAS
PREST DEL SERVICIO ACADEMICO
IMPRESO
No.
Cdigo del documento
Versin
Nombre del documento
Tipo de documento
DD
MM
AAAA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
GTH
PC
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE ESTUDIOS PROFESIONALES Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
Identificacion del Registro Version Nombre del documento Fecha Responsable del diligenciamiento y/o Administracion Almacenamiento Proteccin Recuperacion Tiempo de retencin
Disposicin final
Observacion
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE ESTUDIOS PROFESIONALES Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS
NOMBRE DEL DOCUMENTO
FECHA (Version)
RESPONSABLE DE CUSTODIA
DISTRIBUCION
FIRMA
FECHA
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE ESTUDIOS PROFESIONALES Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
NATURALEZA DEL CAMBIO
FECHA
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE ESTUDIOS PROFESIONALES Aqu comienzan a ser realidad tus sueos MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES
TIPO DE LEGISLACIN NOMBRE DEL DOCUMENTO ENTIDAD QUE EX PIDE EL DOCUMENTO FECHA DE EX PEDICIN TEMA O EJE CENTRAL DEL DOCUMENTO MEDIO DISPONIBLE
Cdigo: DC-MEC-021 Versin: 01 Fecha: 04-07-2012

SOPORTE QUE DEMUESTRE EL CUMPLIMIENTO
PROCESO QUE LE APLICA

Procedimientos Control de Documentos y Registros PR Mec 01

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FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE ESTUDIOS PROFESIONALES Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL

Cdigo: PR-MEC-01 Versin: 02 Fecha: 18-07-2012 Pgina: 2 de 28

4 4 5 6-8 9-10 11-16 17-18 19-20 20 21 21 22-28

Cdigo: PR-MEC-01 Versin: 02 Fecha: 18-07-2012 Pgina: 3 de 28

1.DATOS DE IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO 1.1 Nombre procedimiento del

Cdigo: PR-MEC-01 Versin: 02 Fecha: 18-07-2012 Pgina: 4 de 28

1.4 Responsable Procedimiento

Cdigo: PR-MEC-01 Versin: 02 Fecha: 18-07-2012 Pgina: 5 de 28

4.2.4 Control de los registros

Cdigo: PR-MEC-01 Versin: 02 Fecha: 18-07-2012 Pgina: 6 de 28

Cdigo: PR-MEC-01 Versin: 02 Fecha: 18-07-2012 Pgina: 7 de 28

Cdigo: XX-YYY-ZZZ Versin: Fecha: DD-MM-AAAA

Cdigo: PR-MEC-01 Versin: 02 Fecha: 18-07-2012 Pgina: 8 de 28

YYY- GER YYY - GTH YYY- BIE YYY-GAF

CONTRALORIA, REVISORIA Y AUDITORIA

Cdigo: PR-MEC-01 Versin: 02 Fecha: 18-07-2012 Pgina: 9 de 28

ASPECTO Elaboro Reviso Aprob

Cdigo: PR-MEC-01 Versin: 02 Fecha: 18-07-2012 Pgina: 10 de 28

Cdigo: PR-MEC-01 Versin: 02 Fecha: 18-07-2012 Pgina: 11 de 28

6. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

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8. RECURSOS (En trminos de personal, formacin equipos y materiales)

RECURSOS FISICOS Grado de utilizacin en horas, jornadas o periodos acadmicos

1. Oficina debidamente equipada

Cdigo: PR-MEC-01 Versin: 02 Fecha: 18-07-2012 Pgina: 20 de 28

1. Servidor para el almacenamiento de la informacin del sistema,

2. Memorias USB por proceso

3. Estanteras, archivadores, papelera, folders.

9. REGISTROS (Los registros relacionados con las actividades descritas en el procedimiento)

Cdigo: PR-MEC-01 Versin: 02 Fecha: 18-07-2012 Pgina: 21 de 28

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS CONTROL DE CAMBIOS

PROCESO DE APROBACIN Elabor Revis Aprob

Directora de Calidad Representante de la Direccin Rector

12. ANEXOS (formatos, fotos, tablas, grficos, diagramas de flujo y formularios)

Cdigo: PR-MEC-01 Versin: 02 Fecha: 18-07-2012 Pgina: 22 de 28

Creacin o actualizacin de documentos

Cdigo: FR-MEC-01 Versin: 02 Fecha: 11-07-2017

Justificacin de la creacin, actualizacin u obsolescencia del documento

Firma del solicitante:

CONCEPTO DEL LIDER DE PROCESO

Observaciones del lder de proceso:

Firma del lder de proceso: Firma recibido Directora de Calidad

Cdigo: PR-MEC-01 Versin: 02 Fecha: 18-07-2012 Pgina: 23 de 28

Cdigo: FR-MEC-02 Versin: 02 Fecha: 11-07-2012

FIRMA QUIEN RECIBE

Cdigo: PR-MEC-01 Versin: 02 Fecha: 18-07-2012 Pgina: 24 de 28

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