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CASO DE ESTUDIO

Gestin de Materiales (MM) Caso de Estudio


Este caso de estudio explica un proceso de gestin de materiales integrado en detalle y por lo tanto promueve una comprensin completa de cada paso del proceso y la funcionalidad de SAP.

Producto
SAP ERP G.B.I. Release 6.04

MOTIVACION
Los requisitos de ingreso de datos en los ejercicios de manejo de materiales (MM 1 a 5 MM) se redujeron al mnimo, porque gran parte de los datos se almacenan en el sistema SAP. Estos datos almacenados, conocida como datos maestros, simplifica el procesamiento de las transacciones comerciales. En el proceso de adquisicin, hemos utilizado los datos maestros de proveedores, materiales (productos que compramos) para simplificar el proceso de adquisicin. En este caso de estudio, vamos a crear los datos maestros para un nuevo proveedor y una nueva buena negociacin.

PRE-REQUISITOS
Antes de utilizar este caso de estudio, usted debe estar familiarizado con la navegacin en el sistema SAP. Con el fin de trabajar con xito a travs de este caso de estudio, no es necesario haber finalizado los ejercicios MM (MM 1 a 5 MM). Sin embargo, se recomienda.

Nivel
De Licenciatura Graduado Principiante

Enfoque
Gestin de Materiales

NOTAS
Este caso de estudio utiliza el conjunto de datos Global Bike Inc. ( GBI ), que ha sido creado exclusivamente para SAP UA currcula global.

Autores
Bret Wagner Stefan Weidner

Version
2.11

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CASO DE ESTUDIO

Descripcin general del proceso


Objetivo de aprendizaje Comprender y realizar un ciclo de proceso de compra.
Tiempo 140 min

Escenario Para procesar un proceso de compra completo se llevar diferentes roles dentro de la empresa GBI, por ejemplo, agente de compras, almacn, trabajador, empleado de contabilidad. En general, usted va a trabajar en los departamentos de Gestin de Materiales (MM) y la Contabilidad Financiera (FI). Empleados involucrados Joyce Hausman (Administrador del Contrato) Sandeep Das (Supervisor de Almacenes) Sergey Petrov (Empleado de Almacn) Wilton Saban (Supervisor de Inventario) Alberto Conti (Tcnico ayudando de Office) Aura Maxwell (Comprador) Tatjana Karsova (Receiving Clerk) Silvia Cassano (Especialista en Cuentas por Pagar) Shuyuan Chen (Jefe de Contabilidad)
Proceso descripcin

Antes de iniciar el proceso de compra se crea un nuevo proveedor (Mid-West Supply) en Lincoln. A continuacin, se crea un nuevo registro maestro para una transaccin de mercadera (Lock Chain) en el sistema. Despus de comprobar el stock (entrada) va a iniciar el proceso de adquisicin mediante la creacin de una solicitud de pedido. Entonces, se genera una solicitud de cotizaciones y entrar en las cotizaciones de diferentes proveedores - incluyendo su nuevo proveedor. Despus de evaluar y aceptar la oferta de Mid-West Supply se crea una orden de compra referencia a la RFQ. Luego, se le recepciona la entrada de mercancas y verifica la recepcin fsica en stock. Despus de la creacin de dos facturas parciales usted fijar los pagos al proveedor y revisar las cuentas G / L. El grfico siguiente muestra el proceso completo (20 tareas).

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Crear Nuevo Acreedor (Proveedor)

Tarea Crear Nuevo Acreedor.

Tiempo 10 min

Breve Descripcin Utilice el fcil acceso del men SAP para crear un nuevo proveedor (MidWest Supply). Nombre (Posicin) Joyce Hausman (Administrador del Contrato)

Los proveedores se establecen tanto en la contabilidad y compras. El registro maestro de proveedores requiere tres vistas - general, contabilidad y compras a fin de activar la orden. Los proveedores pueden crearse centrados que todas las opiniones se generan al mismo tiempo o la responsabilidad pueden ser distribuidas a contabilidad y compras para la creacin y el mantenimiento de sus respectivas vistas. En este caso de estudio, creacin central se utilizar para introducir todos los datos necesarios. De esta manera, este registro de proveedores contendr toda la informacin necesaria para llevar a cabo transacciones comerciales. Para crear un nuevo proveedor, siga la ruta del men:
Logstica Gestin de Materiales Compras Datos Maestros Proveedor Central Crear (XK01)

Maestro de proveedores

Ruta del Menu

Esto producir la siguiente pantalla.

Dejar el campo Acreedor en blanco. El sistema generar un nuevo nmero. Introduzca US00 en Sociedad, US00 en Organizacin de compras, y KRED en Grupo de cuentas. A continuacin, haga clic en . En la pantalla Crear Acreedor: Selecciona Empresa en Tratamiento, introduzca Mid-West Supply en Nombre, y tu nmero (###) en Concepto bsq. En Calle introduzca 335 W Industrial Lake Dr, y en Cdigo postal introduzca 68516, y Lincoln en Pobl. Adems, especifique US (Pas) y NE (Regin). Como lenguaje de comunicacin elegir Espaol (ES). Comparar las entradas con la pantalla que se muestra a continuacin.
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US00 US00 KRED

Empresa Mid-West Supply ### 335 W Industrial Lake Dr 68528 LincoIn US NE Ingls

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A continuacin, haga clic en Pantalla de Control.

hasta que vea el Crear Acreedor:


12-3456###

En la pantalla Crear Acreedor: Pantalla de Control, en el grupo de campo de informacin fiscal introducir 12-3456### en Identificacin fiscal 2 no olvide sustituir ### por su nmero. Confirme la entrada y tome la siguiente pantalla (Crear Acreedor : Las transacciones de pago ) haciendo clic en o dos veces. En la pantalla Crear Acreedor: Gestin de cuenta Contable financiera, introducir en Cuenta Asociada. Cuenta 300000. Luego haga click en o . En la pantalla Crear Acreedor: Pagos Contables Financieros, Introduzca en Condicin de Pagos 0001, y selecciona Verif. Fra. dob. Luego haga clic en o . En la pantalla Crear Acreedor: Correspondencia Contable Financiera, introduzca su nombre en Resp.acreedor. Luego haga clic en o . En la pantalla Crear Acreedor: Datos de Compras, introduzca USD en Moneda de pedido y 0001 en Trminos de pago. Luego haga clic en o . No hay datos que se introducirn en el Crear Acreedor: Pantalla de funciones asociadas. Haga clic en para guardar el registro maestro de los proveedores. El sistema asignar automticamente un nmero nico para su proveedor. Haga clic en el icono de salida para volver a la pantalla del Menu SAP.

300000

0001 Verif.fra.dob.

su nombre

USD 0001

Numero Acreedor maestro

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Crear Maestro de Materiales para Mercadera

Tarea Crear Maestro de Materiales para mercadera

Tiempo 15 min

Breve Descripcin Utilice el men SAP Easy Access para crear un registro maestro de materiales por la cadena en el canal de distribucin mayorista. Nombre (Posicin) Sandeep Das (Supervisor de Almacenes)

Para crear un material en el maestro, siga la ruta del men:


Logstica Gestin de Materiales Maestro de Materiales Material Creacin (Especial) Mercadera (MMH1)

Ruta del Menu

Esto producir la siguiente pantalla.

En el campo Material, introduzca CHLO1### (reemplazar ### por su nmero) y selecciona Qumico en Ramo. Luego haga clic en o presiona enter. En la siguiente pantalla, seleccione las siguientes vistas haciendo clic en la lnea en frente de las filas respectivas: - Datos Base 1 - Ventas: Datos Org. ventas 1 - Ventas : Datos Org. ventas 2 - Ventas: Datos Centro/gral - Compras - Planif. necesidades 1 - Planif. necesidades 2 - Planif. necesidades 3 - Dat.gral.ce./ Almacenamiento 1 - Contabilidad 1 .

CHLO1### Qumico

Tambin, seleccione Crear vistas marcadas. Luego, haga clic en

DatosBase 1 Ventas:Datos org.ventas 1 Ventas:Datos org.ventas 2 Ventas:Datos Centro/gral Compras Planif.necesidades 1 Planif.necesidades 2 Planif.necesidades 3 General Plant Data / St. 1 Contabilidad 1 Crear vistas marcadas

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En la pantalla Niveles de Organizacin, Introduce en Centro MI00 (DC Miami), Almacn TG00 (Trading Goods), Organiz.Ventas. UE00 (US West), y Canal distrib. WH (Wholesale). Comparar con la pantalla que se muestra a continuacin. Luego, clic en .

MI00 TG00 UE00 WH

En el tab Datos base 1, introduzca Chain Lock en la descripcin (campo de texto al costado del nmero de materiales). En el campo unidad de medida base, utilice la ayuda F4 para buscar y seleccionar Cada Una (C/A). En el campo grupo de artculos, selecciona UTIL (Utilities). En campo Sector, elegir AS (Accesorios). En el campo de Peso Bruto y en el de Peso Neto, introduzca 65 y seleccione como unidad de Peso Onza (OZ). Luego presionar enter o click en .

Datos Base 1 Chain Lock EA UTIL AS 65 65 OZ

En tab Ventas: Datos org.Ventas 1, en el campo Centro Suministrador utilizer el F4 para


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Sales: sales org. 1 MI00

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CASO DE ESTUDIO que nos ayude a encontrar y seleccionar el centro Miami (MI00). En la seccin Datos de Impuestos, en la columna Clasificacin fiscal (campo editable = campo de color blanco) selecionar Exempt (0) para las tres tipos de impuesto. Click en . En la siguiente pantalla, ingresar en el campo Cantidad de Escala 1 y en Importe colocar 69.00. Compare sus registros con la siguiente pantalla, luego click en para retornar a la vista Ventas: Datos org. Ventas 1. Luego, presionar Enter o click on .
0 0 0 1 69.00

En tab Ventas: Datos org. Ventas 2, elegir en el campo Gr.estadstica mat. 1 (Material A). Luego presionar Enter. En tab Ventas: Datos centro/gral., en el campo Verif. disponibilidad ingresar 02 (Necesidad Individual) y usar el F4 para elegir en el campo Gr Transp. 0001 (En palets) y en el campo GrupoCarga seleccionar 0002 (Handcart). Luego presionar Enter En tab Compras, seleccionar en el campo Grupo de Compras N00 (North America). Luego presionar Enter En tab planif. necesidades 1, seleccionar en el campo Caract.planif.nec. PD (Planificacin.nec.determinista), en el campo Planif.necesidades seleccionar 000, en el campo Tam.lote planif.nec. seleccionar EX (Clculo del tamao de lote exacto) y en el campoTamao lote mnimo ingresar 10. Luego presionar Enter. En tab planif. necesidades 2, ingresar en el campo Plazo entrega prev. 6 (das) y en el campo Clave de horizonte seleccionar 001. Luego presionar Enter. En tab planif. necesidades 3, verificar si en el campo Verif.disponibilidad contiene el valor de 02. Luego presionar Enter. Se saltar a la vista Dat.GralCe/Almacenam1 y luego presionar Enter. En tab Contabilidad 1, verificar que en el campo de Categoria valoracin 3100 (Mercadera), ingresar en el campo Precio variable 33.50. Luego, haga click en para guardar el material.

Sales: sales org. 2 1

Sales: General/Plant 02 0001 0002 Purchasing N00

MRP1 PD 000 EX 10

MRP 2 6 001 MRP 3 02

Accounting 1 3100 33.50

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CASO DE ESTUDIO Haga clic en el icono de salida para volver a la pantalla del Menu SAP.

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Extender un Material en el Maestro para Mercadera

Tarea Extender un material en el maestro de materiales.

Time 10 min

Breve Descripcin Copiar la vista de Ventas en el maestro de materiales para nuevos movimientos de mercaderia desde el centro de Miami hacia San Diego para su mantenimiento en diferentes condiciones. Name (Position) Sergey Petrov (Warehouse Employee)

Para crear una nueva vista para un movimiento de mercadera, seguir la siguiente ruta del men:
Logistica Gestin de Materiales Maestro de Materiales Material Creacin especial Mercadera (MMH1)

Menu path

Ingresar tu nmero de material CHLO1### (nuevamente, reemplazar ### con los tres digitos) en el campo de Material. En la seccion: Modelo, ingresar el material CHLO1### en el campo Material. Luego, presiona Enter. En la ventana de Seleccin de Vistas, seleccionar las 3 Vistas de Ventas, asegurarse que el indicador Crear vistas marcadas estn con check, y click en . En la ventan Niveles de Organizacin, seleccionar en el campo Centro SD00, en el campo Organiz.ventas seleccionar UW00 y en el campo Canal distrib. elegir WH. En la parte derecha de la ventana, encontrar Modelo y seleccionar en el campo Centro MI00, en el campo Organiz.ventas UE00 y en el campo Canal distrib. WH. Luego presionar Enter, compare sus ingresos de datos con la pantalla siguiente:

CHLO1### CHLO1###

3 Sales views Create vistas marcadas

SD00 UW00 WH

MI00 UE00 WH

El sistema muestra la vista de Ventas: Org. ventas 1. Note que las caractersticas de las ventas han sido copiadas desde las vistas creadas por canal
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CASO DE ESTUDIO de distribucin. El sistema muestra un mensaje indicando que el material ya existe y est siendo ampliado.

En datos generales, reemplazar en el campo Centro suministrador MI00 por SD00 (DC San Diego). Luego, click en . Ingresar en la columna Cantidad de escala el valor de 1 y en Importe 65.00. Click en y presionar el botn grabar . Haga clic en el icono de salida para volver a la pantalla del Menu SAP.

Sales: sales org. 1 SD00 1 65.00

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Visualizar Lista de necesidades y Stocks

Tarea Visualizar la lista de necesidades y stocks.

Time 5 min

Breve Description Display and review the stock/requirements list for your chain lock on hand balance and the demand that exists against this product. The report should show that there is no stock and therefore nothing is available for use at this time. Name (Position) Wilton Saban (Inventory Supervisor)

The stock/requirements list is a dynamic list and, therefore, changes whenever a transaction occurs using the given material. To display the stock/requirements list, follow the menu path:
Logstica Gestin de Materiales Gestin de stocks Entorno Stock Lista nec./stocks actual (MD04)

Stock/requirements list

Menu path

This will produce the following screen.

In the Material field, enter the number of your new chain lock trading good CHLO1### (replace ### with your number) and Plant MI00. Then click on . Your stock/requirements list should look similar to the screen below.

CHLO1### MI00

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Crear Solicitud de Pedido

Task Crear una solicitud de pedido.

Time 5 min

Short Description Sales management has informed the purchasing department of a promotional campaign that will commence in 3 months to introduce the new chain locks. Create a purchase requisition for 200 of your locks so that it may be placed out for bid so that a vendor can be chosen to fill the expected needs associated with this sales campaign. Name (Position) Wilton Saban (Inventory Supervisor)

Para crear una solicitud de pedido, seguir la siguiente ruta del men:
Logistica Gestin de Materiales Compras Solicitud de Pedido Crear (ME51N)

Menu path

Esta ruta muestra la siguiente pantalla:

Seleccionar

y expander la seccion Cabecera de la solicitud de pedido.

En la pestaa Textos, escribir en la seccin Nota de Cabecera: Global Bike Inc, is formally requesting quotations for the following material. Quotes will be accepted until [1st day of the next month].

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Seleccionar

y expander la seccin Resumen de posiciones.


CHLO1### 200 3 months from today MI00 TG00 N00

Ingresar el material CHLO1### (reemplazar ### con el nmero asignado en la creacin del material) y colocar en Cantidad 200. Seleccionar en Fe.entrega el da que corresponde a 3 meses despus de hoy. Luego, ingresar en Centro MI00, Almacn TG00, y GCp. N00. Despues click en compare your screen with the one below.

Luego, click en para guardar la solicitud de pedido generado. El sistema generar un cdigo nico del nmero de documento generado.

Purchase requisition document number

Haga clic en el icono

de salida para volver a la pantalla del Menu SAP.

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Visualizar Lista de necesidades y Stocks

Task Visualizar la lista de necesidades y stock nuevamente.

Time 5 min

Short Description Display and review the stock/requirements list for your chain locks on hand and the demand that exists against this product. Since we just created a purchase requisition for 200 of them, this event should be visible within the stock/requirements list with a date of roughly 3 months from today. Name (Position) Alberto Conti (Technical Office Assistant)

Para visualizar la lista de necesidades y stock, seguir la siguiente ruta del men:
Logstica Gestin de Materiales Gestin de stocks Entorno Stock Lista nec./stocks actual (MD04)

Menu path

If not already defaulted in, enter your Material CHLO1### and Plant MI00. Then click on . Your stock/requirements list should now look similar to the screen below.

CHLO1### MI00

Haga clic en el icono

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Crear Peticin de Oferta (RFQ)

Task Crear una peticin de oferta a partir de una solicitud de pedido.

Time 10 min

Short Description Create a separate request for quotation (RFQ) for several vendors. This process will be used to collect the necessary pricing, delivery, etc. information that is needed to support the selection of a vendor to fill the need for your chain locks. Name (Position) Alberto Conti (Technical Office Assistant)

Para crear una peticin de oferta ( RFQ ), seguir la siguiente ruta del men:
Logistica Gestin de Materiales Compras Pet.oferta/Oferta Peticin de oferta Crear (ME41)

Menu path

Esto produce la siguiente pantalla:

Seleccionar en Cl. Peticin oferta AN (peticin de oferta), colocar la fecha de hoy en el campo Fecha pet-oferta, y colocar el primer da del prximo mes en el campo Plazo de oferta.
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AN todays date 1st day of next month

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CASO DE ESTUDIO En el grupo Datos de Organizacin, seleccionar en el campo Organizacin compras US00 (GBI US) y en el campo Grupo de compras seleccionar N00 (North Amrica). En la seccin Datos de propuesta posiciones, seleccionar en el campo Centro MI00. Luego, seleccionar el cual muestra la siguiente pantalla:
US00 N00

MI00

Si el nmero de solicitud de pedido no aparece por defecto en el campo Sol. pedido, usar el F4 para encontrar el nmero de tu solicitud de pedido generado en el paso anterior. Luego, click en . En la pantalla Crear Peticin de oferta: Lista seleccin solicitudes de pedido, seleccionar en la columna Alm. (Almacn) TG00. Click en para seleccionar todos las posiciones. Luego, click en para obtener toda la informacin por posiciones que han sido ingresaos en el RFQ. En la pantalla Crear Peticin de oferta: Posicin 00010, click en para visualizar los datos de cabecera de la Peticin de oferta (RFQ). Ingresar RFQ1### en el campo Licitacin. Recuerde que debe reemplazar ### con los tres dgitos que estn utilizando en los ejercicios anteriores. Luego, comparar tus datos ingresados con la pantalla que se muestra a continuacin, click en para visualizar los resmenes de posicin.
TG00

RFQ1 ###

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En la pantalla Crear Peticin de oferta: Resumen de posiciones, revisar si la informacin de la posicin son los correctos. Luego, seleccionar para visualizar el domicilio del proveedor. En la pantalla Crear Peticin de oferta: Domicilio de proveedor, usar el F4 para encontrar el proveedor creado Mid-West Supply. Luego, click on el cual permite buscar todos los proveedores con la informacin correspondiente. Click en para guardar la peticin de oferta. Un mensaje de alerta aparecer solamente seleccionar Si para guardar la peticin de oferta ingresada El sistema SAP crear un nmero de documento nico de la peticin de oferta:
F4 ### Lincoln

Yes RFQ document number

Permanecer en la misma pantalla y repetir el ltimo paso para crear la misma peticin de pedido (RFQ) para los proveedores Dallas Bike Basics and Space Bike Composites. Con el fin de encontrar al proveedor, en el campo Proveedor utilizar el F4 nuevamente. Esta vez, vaya a la pestaa de Acreedores por pas/sociedad, introduzca en pas US y su nmero (# # #) en el campo de bsqueda. A continuacin, pulse Enter para mostrar el conjunto de los proveedores de los Estados Unidos (vase la lista ms abajo).

Dallas Bike Basics Spy Gear

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Doble-click en Dallas Bike Basics para seleccionarlo. Regresar para continuar con la creacin del RFQ: Pantalla cuenta del proveedor, presionar Enter y graba la segunda RFQ. Nuevamente, presionar Yes cuando sale el mensaje de warning (advertencia).

Yes

Repetir el mismo procedimiento para crear el tercer (para components de Space Bike) y grabarlo en el sistema.

Haga clic en el icono

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Actualizar Peticin de Oferta

Tarea Actualizar peticiones de oferta de proveedores.

Time 10 min

Short Description As we receive responses to our RFQs submitted to vendors, it is necessary to maintain their respective data in our procurement system so that a comparison can be made to support the vendor selection process. Name (Position) Alberto Conti (Technical Office Assistant)

To actualizar la peticin de oferta, seguir la siguiente ruta del men:


Logistica Gestin de Materiales Compras Pet.oferta/Oferta Oferta Actualizar(ME47)

Menu path

En el campo Peticin oferta, colocar el nmero RFQ que se haba obtenido en el paso anterior a partir de la pantalla actual. Oferta: Acceso. Luego click en o presionar Enter.

Luego desde la pantalla actual. Oferta : Resumen de posiciones, colocar en la columna Prc. Neto el valor de 32.00 USD. Luego click en para seleccionar todas las posiciones.

32.00

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CASO DE ESTUDIO Luego, click en para visualizar las condiciones adicionales. Aqu se puede detallar otros descuentos y aumentos que se incluye en la peticin de oferta. Para nuestro caso, seleccionar la informacin de 3 meses desde hoy.

3 months from today

Click en para regresar a la posicin seleccionada de la oferta. Luego, click en para grabar la actualizacin de la oferta del proveedor Mid-West Supply. El sistema actualizar los cambios de la primera peticin de oferta generada con el siguiente mensaje de confirmacin:

Repetir el procedimiento para las 2 peticiones de ofertas creadas anteriormente (RFQs). Asegrese de utilizar las ofertas generadas con el proveedor correcto. Actualizar con los siguientes precios: Dallas Bike Basics Spy Gear 36.50 USD 35.00 USD
Dallas Bike Basics 36.50 Spy Gear 35.00

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Comparacin precios ofertas

Tarea Evaluar precios de las peticiones de oferta.

Time 5 min

Breve Descripcin Generate a comparison list for the prices obtained from each of the vendors. The comparison list ranks the quotations by item from lowest to highest price. Name (Position) Wilton Saban (Inventory Supervisor)

Para comparar los precios de las ofertas, seguir la siguiente ruta del men:
Logistica Gestin de Materiales Compras Pet.oferta/Oferta Oferta Comparacin precios (ME49)

Menu path

Luego se presentar la siguiente pantalla:

Seleccionar en el campo Organizacin de compras US00, y en el campo Licitacin ingresar RFQ1### ingresar el rango de peticiones de oferta generado. Seleccionar Oferta de valor medio and Determinar el precio efectivo. Luego, seleccionar to ejecutar la comparacin de los precios mostrando la siguiente pantalla:

US00 RFQ1### Mean Value Quotation Determine Effective Price

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Haga clic en el icono

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Rechazar Oferta

Tarea Rechazar 2 de 3 ofertas generadas.

Time 5 min

Breve Descripcin The successful vendor (Mid-West Supply) has been selected using the criteria of lowest bidder. It is now necessary to notify the unsuccessful bidders that their quotation will not be accepted. This is accomplished by flagging those vendors needing to be notified. Name (Position) Wilton Saban (Inventory Supervisor)

Para rechazar las peticiones de ofertas, seguir la siguiente ruta del men:
Logistica Gestin de Materiales Compras Pet.oferta/Oferta Oferta Comparacin precios (ME49)

Menu path

Luego se presentar la siguiente pantalla:

Seleccionar US00 (GBI US) en el campo Organizacin de compras, y en el campo Licitacin ingresar RFQ1### (nmero correspondiente a RQF creado anteriormente). Seleccionar el casillero de Oferta de valor medio y Determinar el precio efectivo. Luego, seleccionar el botn para ejecutar la comparacin de precios de las ofertas. El resultado se mostrar en la siguiente pantalla:

US00 RFQ1### Mean Value Quotation Determine Effective Price

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CASO DE ESTUDIO

Determinar el proveedor que est ms alineado a los requerimientos del negocio con el bajo precio de las peticiones de oferta solicitadas. Para esto hacer, doble-click en el nmero de peticin de oferta de 36.50 USD. Esto mostrar la siguiente pantalla:

En la posicin, seleccionar R (Ind.comn Rechazo) para indicar el rechazo de la peticin de oferta. Click en . Nuevamente, presionar Yes cuando sale el mensaje de warning (advertencia). Repetir el procedimiento para la segunda peticin de oferta que ser rechazada (35.00 USD). Haga clic en el icono de salida para volver a la pantalla del Men SAP.

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Crear Pedido referenciando de una RFQ

Tarea Crear un pedido de compra con referencia a una peticin de oferta (RFQ).

Time 5 min

Breve Descripcin Create a PO by referencing the quotation received from the successful vendor. Reference is made to the successful quotation and the details are imported into a new PO. Name (Position) Aura Maxwell (Buyer)

Para crear un pedido de compra, seguir la siguiente ruta del men:


Logstica Gestin de Materiales Compras Pedido Crear Proveedor/centro suministrador conocido (ME21N)

Menu path

Si no se logra visualizar la pantalla de navegacin que se encuentra en el marco izquierdo de la pantalla, click en y se habilitar la seccin de variantes. Luego presionar el boton y seleccionar la variante Peticin de oferta como se muestra a continuacin:

Requests for quotations

En la siguiente pantalla, en el campo nmero de material usar el F4 para buscar el nmero de material creado en los pasos anteriores (chain lock trading good). Elegir el tab Material por tipo de material, seleccionar en el campo Tipo material HAWA (Trading Goods) y enter *### (e.g. *012 si tu numero iniciar con 012) en el campo Material. Luego, presiona Enter o click en .

Trading Goods

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CASO DE ESTUDIO

En la pantalla Documento de compras, seleccionar el material creado anteriormente chain lock (CHLO1###). En caso se tenga mayor informacin del material colocarlo en los campos que se muestran a continuacin y click en .

CHLO1###

Esta pantalla debe mostrar lo siguiente con los 3 RFQs creados anteriormente:

Click en (Modificar desglose) se puede definir y modificar los desgloses para presentar mayor informacin del RFQs. En la siguiente pantalla, seleccionar Nombre del proveedor de la columna que se encuentra en la derecha (Column Set) y click en para agregarlo en la columna de la izquierda (Criterios clas). Luego, seleccionar Nombre del proveedor que se encuentra en la columna de la izquierda (Criterios clas.) y click en para visualizar primero el nombre del proveedor, posterior a ello, el documento de compras.
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Vendor name

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CASO DE ESTUDIO Luego de confirmar los cambios, click en , se debera visualizar los cambios realizados donde se muestra el nombre del proveedor y luego el documento de compras. Click en la parte derecha del icono Seleccionar disposicin y elegir Modificar disposicin Seleccionar Material que se encuentra en la tabla de la derecha (Column Set) y click en para agregar en la seccin de columnas visualizadas. Luego de confirmar los cambios, click en se podr visualizar la siguiente pantalla: y expandir las tres carpetas mostradas y
Material

Click en la peticin de oferta que se desee referenciar (Mid-West Supply) y seleccionar para visualizar la informacin generada. Note: If you try and adopt one of the other quotations you will get a message that the quotation item is already rejected.

Mid-West Supply

Verificar que el Sistema copie toda la informacin del nmero de material CHLO1###, Cantidad 200, 3 meses a partir de hoy como Fecha de Entrega, y el Precio Neto de 32.00 USD.

CHLO1### 200 3 months from today 32.00 USD

Si no se logra visualizar la informacin de la seccin Cabecera, abrir la seccin dando click en Cabecera. Verificar que el TAB Condiciones, se register el valor total de la orden de compra (6,400 USD). Si se no se logra visualizar la informacin de la seccin Detalle Posicin, abrir la seccin dando click en Detalle Posicin. Verificar que el TAB the Delivery Schedule tab, select the first line. Then, click on below the table to perform a schedule line split.
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Acknowledge the red error message by changing the Sched Qty. of the first line from 200 to 100. Then, enter the following data for the second line:
Delivery Date Sched Qty. Purchase Req. Requisn Item one week after the first delivery 100 same as previous line same as previous line

200 100

1 week after 1st delivery 100 same same

Then, click on

. Verify your item details with the screenshot below.

On the Material Data tab, select InfoUpdate. Then, find the following menu item in the system menu:
Purchase Order Save and Output

InfoUpdate

In the following screen, select Output Purchase Order (NEU), Medium Print output (1), Language English (EN) and select . In the Create Pur. Order :: Output screen, enter Logical destination LOCL, check indicator Print immediately.

Purchase Order Print output English LOCL Send immediately

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CASO DE ESTUDIO

Then, click on . Here, click on and select Send immediately (when saving the application) as Dispatch time. Go back and save your order with . The system will assign a unique purchase order document number. A similar document to the one shown below should be printed to your standard printer.

Send immediately (when saving the application)

Purchase order document number

Haga clic en el icono

de salida para volver a la pantalla del Menu SAP.

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CASO DE ESTUDIO

Visualizar Pedido

Task Review your purchase order. Name (Position) Aura Maxwell (Buyer)

Time 5 min

Short Description Now you want to display electronically what you have sent to your vendor.

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CASO DE ESTUDIO To display a purchase order, seguir la siguiente ruta del men:
Logstica Gestin de Materiales Compras Pedido Visualizar
Menu path

This will produce the following screen.

If the purchase order number from the previous step is not already displayed, click on (Other Purchase Order). In the following screen, enter (or find) your purchase order number in the Pur. order field, select Pur. order and click on . Then, click on to look at the electronic printout. It should be the document sent to your printer. Haga clic en el icono de salida para volver a la pantalla del Men SAP.

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Entrada de mercancas Pedido

Task Create a goods receipt for a purchase order.

Time 5 min

Short Description Receive into inventory the stock items ordered from Mid-West Supply in the previous task. A goods receipt document will be created referencing our purchase order thereby ensuring that we receive the products ordered within the timeframes requested and in quality condition. Goods on hand will be increased and an accounting document will be generated recognizing the value associated with these goods. Name (Position) Tatjana Karsova (Receiving Clerk)

To create a goods receipt for a purchase order, seguir la siguiente ruta del men:
Logistica Gestin de Materiales Gestin de stocks Movimiento de mercancias Entrada de mercancias Por pedido MIGO_GR-EM para pedido (MIGO)

Menu path

Make sure that Goods Receipt and Purchase Order are selected in the dropdown lists. Enter (or find) your PO number in the field next to them. Then, press Enter which will populate your PO data into the fields.

Goods Receipt Purchase Order your PO number

Change the Quantity from 200 to 100 (remember we requested two separate deliveries). If the line item in the item overview section is read only, click on at the bottom of the screen to close the item detail section. Then, check OK. SLoc (Storage location) Trading Goods should already be entered. Finally, click on or to post your goods receipt. The system will create a unique goods receipt document. Haga clic en el icono de salida para volver a la pantalla del Menu SAP.

100

OK Trading Goods

Goods receipt document number

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CASO DE ESTUDIO

Verificar fisicamente la mercaderia

Task Verify the physical receipt of goods.

Time 5 min

Short Description Review the current inventory information about your chain locks. The stock overview provides inventory information relative to this material for all organizational levels. Name (Position) Tatjana Karsova (Receiving Clerk)

To verify the receipt of goods, seguir la siguiente ruta del men:


Logistica Gestin de Materiales Gestin de stocks Entorno Stock Resumen de stocks

Menu path

Enter Material CHLO1### (replace ### with your number), Plant MI00, and Display version 1. Then, click on .

CHLO1## MI00 1

In the Unrestricted use column, the current inventory is displayed. Select the line with your plants stock and click on .

Note that there are 100 pieces on stock for unrestricted use and another 100 in on-order stock (still to be delivered to the Miami plant). Click on . Haga clic en el icono de salida para volver a la pantalla del Men SAP.

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CASO DE ESTUDIO

Crear factura para proveedor

Task Create an invoice receipt from your vendor.

Time 5 min

Short Description Enter an invoice received from Mid-West Supply for 3,200.00 USD associated with the recent PO and goods receipts. This invoice will be posted to an existing G/L expense account in your Chart of Accounts and saved as an Accounts Payable to Mid-West Supply. The invoice is presented below in order to support you making the necessary journal entry.

Name (Position) Silvia Cassano (Accounts Payable Specialist)


SAP AG Pgina 34

CASO DE ESTUDIO To create an invoice receipt, seguir la siguiente ruta del men:
Logistica Gestin de materiales Verificacin de facturas logstica Entrada de documentos Aadir factura recibida (MIRO)
Menu path

This will produce the following screen.

Enter todays date as Invoice date using F4 and Enter. Check your Company Code US00. Enter the amount from the invoice above (3,200.00) in the Amount field and select XI as Tax Code (field next to Tax Amount). Then, type in INVOICE 00504-### as Text and click on . Enter (or find) your PO number in the middle of the screen (next to the dropdown field with Purchase Order/Scheduling Agreement) and press Enter.

todays date US00 3,200.00 XI INVOICE 00504-###

your PO number

Check the Booking OK check box in your line item. Use the button to see if the postings are correct.

Booking OK

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CASO DE ESTUDIO Finally, click on to post your invoice receipt. The system will generate a unique number for this document. Haga clic en el icono de salida para volver a la pantalla del Men SAP.
Invoice document number

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CASO DE ESTUDIO

Visualizar Pedido

Task Display the purchase order history.

Time 5 min

Short Description Review the status for the PO for chain locks. A PO history tab is created within the PO once a transaction has taken place against the order number to support this functionality. Name (Position) Wilton Saban (Inventory Supervisor)

To display the purchase order history, seguir la siguiente ruta del men:
Logistica Gestin de Materiales Compras Pedido Visualizar

Menu path

Your PO is displayed automatically. If not, click on (Other Purchase Order) and find your PO number. If the line item data is not yet displayed, open the section by clicking on Item Detail. On the Purchase Order History tab, review the activity that has taken place in reference to this purchase order. Click on your WE (Goods Receipt) material document number. This will bring you directly to the material document created when you did your goods receipt. On the Doc. info tab, select . You are now looking at the General Ledger posting that took place in the background when you saved your goods receipt. Click on twice to go back to your PO. On the Purchase Order History tab, click on your RE-L (Invoice Receipt) document number. This will bring you directly to the invoice document you just created when you did your invoice receipt. Select . You are now looking at the General Ledger posting that happened in the background when you saved your invoice receipt. Click on to go back to the invoice document. On the right side of the screen, click on (Line item list) to see that the invoice is still open, meaning that you have not paid the vendor. Haga clic tres veces en el icono Men SAP. de salida para volver a la pantalla del
RE-L WE

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CASO DE ESTUDIO

Entrada de mercancas Pedido

Task Create a goods receipt for a purchase order.

Time 5 min

Short Description Receive into inventory the remaining stock items ordered from Mid-West Supply in the prior step. A goods receipt document will be created referencing our purchase order thereby ensuring that we receive the products ordered within the timeframes requested and in quality condition. Goods on hand will be increased and an accounting document will be generated recognizing the value associated with these goods. Name (Position) Tatjana Karsova (Receiving Clerk)

To create a goods receipt for a purchase order, seguir la siguiente ruta del men:
Logistica Gestin de materiales Gestin de stocks Movimiento de mercancias Entrada de mercancias Por pedido MIRO_GR EM para pedido (MIGO)

Menu path

Make sure that Goods Receipt and Purchase Order are selected in the dropdown lists. Enter your PO number in the field next to them. Then, press Enter. The data of your purchase order should now be populated into the fields. The system should default in the remaining 100 pieces. If the line item in the item overview section is read only, click on at the bottom of the screen to close the item detail section. Then, check OK. SLoc (Storage location) Trading Goods should already be entered. Finally, click on or to post your goods receipt. The system will create a unique goods receipt document. Haga clic en el icono de salida para volver a la pantalla del Men SAP.

Goods Receipt Purchase Order Your PO number

100

OK Trading Goods

Goods receipt document number

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CASO DE ESTUDIO

Crear Factura para el proveedor

Task Create an invoice receipt from a vendor.

Time 5 min

Short Description Enter an invoice received from Mid-West Supply for 3,200.00 USD associated with the recent PO and goods receipts. This invoice will be posted to an existing G/L expense account in your Chart of Accounts and saved as an Accounts Payable to Mid-West Supply. It will be settled by issuing a check to Mid-West Supply at a later date. The invoice is presented below in order to support your making the necessary journal entry.

Name (Position) Silvia Cassano (Accounts Payable Specialist)

To create an invoice receipt, seguir la siguiente ruta del men:


Logistica Gestin de materiales Verificacin de facturas logistica Entrada de documentos Aadir factura recibida (MIRO)

Menu path

Analogous to the first invoice receipt, enter todays date as Invoice date using F4 and Enter. Check your Company Code US00. Enter the amount from the invoice above (3,200.00) in the Amount field and select XI as Tax Code. Then, type in INVOICE 00515-### as Text and click on . Enter your PO number in the middle of the screen (next to the drop-down field with Purchase Order/Scheduling Agreement) and press Enter. Check the Booking OK check box in your line item. Use the button to see if the postings are correct. Click on to post your invoice receipt. The system will generate a unique number for this document. Haga clic en el icono de salida para volver a la pantalla del Men SAP.

todays date US00 3,200.00 XI INVOICE 00515-###

your PO number

Booking OK

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CASO DE ESTUDIO

Contabilizar pagos para Proveedor

Task Post payments to a vendor.

Time 5 min

Short Description Issue a payment to your Mid-West Supply vendor to settle their entire Accounts Payable balance. Note that the amount due to them includes both of the invoices that you have previously entered. A journal entry is made to Accounts Payable for Mid-West Supply and to the bank checking account in the G/L. Name (Position) Silvia Cassano (Accounts Payable Specialist)

To post payments to a vendor, seguir la siguiente ruta del men:


Finanzas Gestin financiera Acreedores Contabilizacin Salida de pagos Contabilizar (F-53)

Menu path

In the Post Outgoing Payments: Header Data screen, enter (or select) todays date as Document Date. In the Bank data field group, enter Account 100000 (Bank Account), the amount you are going to pay (6400), and the Text INVOICES 00504-### & 00515-###. In the Open items selection field group, enter (or find) the vendor number for your Mid-West Supply vendor in the Account field (again, use City Lincoln and Search term ### in the F4 help). Verify your data with the screenshot below.

Todays date

100000 6,400.00 INVOICES

Mid-West Supply Lincoln ###

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CASO DE ESTUDIO Select . This will produce the following screen.

Invoices selected will be displayed in blue. At the bottom of the screen, you should see that the total amount has been fully assigned.

Click on to post payments to the Mid-West Supply. The system will create a unique vendor payment document number.

Vendor payment document number

Click on the exit icon screen.

and select YES to return to the SAP Easy Access

YES

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CASO DE ESTUDIO

Visualizar saldos de los proveedores

Task Display the vendor line items.

Time 5 min

Short Description Display and confirm the activity and associated balance for the Accounts Payable for Mid-West Supply. You should see both a credit and debit posting indicating the receipt of the two invoices and the issuance of a single payment to settle this balance due to MidWest Supply. Name (Position) Shuyuan Chen (Chief Accountant)

To display the vendor line items, seguir la siguiente ruta del men:
Finanzas Gestin Financiera Acreedores Cuenta Visualizar saldos (FK10N)

Menu path

Find or enter the number of your Mid-West Supply vendor (for your number ###) in the Vendor field, Company code US00, and the current year as Fiscal year. Then, click on . This will produce the following screen.

Mid-West Supply US00 current year

Review for open items. Double-click on the current periods balance to review the line items that make up the balance. Here, you can see which line items are open and which ones have been cleared. In your case, you should see a symbol. Haga clic tres veces en el icono Men SAP. de salida para volver a la pantalla del

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CASO DE ESTUDIO

Visualizar Pedido

Task Display the purchase order history.

Time 5 min

Short Description Review the status of POs for chain locks. The PO history tab is updated once a transaction has taken place against the order number. Name (Position) Wilton Saban (Inventory Supervisor)

To display the purchase order history, seguir la siguiente ruta del men:
Logistica Gestin de Materiales Compras Pedido Visualizar

Menu path

Your PO is displayed automatically. If not, click on (Other Purchase Order) and find your PO number. If the line item data is not yet displayed, open the section by clicking on Item Detail. On the Purchase Order History tab, review the activity that has taken place in reference to this purchase order. Click on the new WE (Goods Receipt) material document number you should now have two documents. This will bring you directly to the material document created when you did your goods receipt. On the Doc. info tab, select . You are now looking at the General Ledger posting that took place in the background when you saved your goods receipt. Click on twice to go back to your PO. On the Purchase Order History tab, click on the new RE-L (Invoice Receipt) document number you should now have two documents. This will bring you directly to the invoice document you just created when you did your invoice receipt. Select . You are now looking at the General Ledger posting that happened in the background when you saved your invoice receipt. Click on twice to go back to your PO. On the Delivery Schedule tab, review the line items that have had deliveries against them. Are there any line items left outstanding? Haga clic en el icono de salida para volver a la pantalla del Men SAP.
RE-L WE

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CASO DE ESTUDIO

Visualizacin de saldos por cuentas de mayor

Task Display/review the G/L account balances and the individual line items.

Time 5 min

Short Description Display and confirm by individual account number the activity and associated balances for several accounts in your G/L. Name (Position) Shuyuan Chen (Chief Accountant)

To display G/L account balances, seguir la siguiente ruta del men:


Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Cuenta Visualizar saldos (nuevo)

Menu path

Enter G/L account 100000 (Bank Account), Company code US00, and the current year as Fiscal year. Then, click on . A similar screen to the one below will appear (amounts might be different for you).

100000 US00 current year

Double-click on the cell for the current months balance (the first column indicates the SAP periods which are 12 month plus 1 special period). On the G/L Account Line Item Display G/L View screen, you can see all debits and credits toward GBIs bank account in the US in the current month.

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CASO DE ESTUDIO Note: Because all participants in your class (virtual GBI employees) are posting to the same US bank account, you need to find your postings in the overall list. In order to do so, take a look at the Text column and search for your ###, e.g. INVOICES 00504-000 and 00515-000 if your number is 000. Once you find your line item, you should also recognize the Document Number. Double-click on your line item to display details. When you scroll down, you should find your user name indicating that you have created the vendor payment document.

###

Click on and then choose Balance Display screen.

twice to go back to the G/L Account

Repeat the above procedure for the G/L account 300000 (Payables-Trade Accounts). In the list of documents, you should find your two invoices (INVOICE 00504-### and INVOICE 00515-###). Haga clic en el icono de salida para volver a la pantalla del Men SAP.

300000

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