MS Project como Herramienta para la Gestin de Proyectos

Gua Prctica de Ejercicio

Descripcin breve
El curso pretende brindar los fundamentos bsicos para que el participante desarrolle las habilidades para administrar y gestionar proyectos utilizando como herramienta Microsoft Project.

Mario Tovar
mariortovar@gmail.com

Curso: MS Project como herramienta para la Gestin de Proyectos

Contenido
Introduccin a la Gua de Ejercicios Prcticos MS Project ......................................................... 2 Proyecto Planteado................................................................................................................................ 2 Objetivo del Proyecto ........................................................................................................................ 3 Alcance del Proyecto ........................................................................................................................ 3 Organigrama del Proyecto .............................................................................................................. 3 Estructura Desglosada de Trabajo (EDT) ....................................................................................... 4 Ejercicio N 1: Manejo de Tareas .................................................................................................... 5 Ejercicio N 2: Gestin de Recursos ................................................................................................ 6 Ejercicio N 3: Gestin de Costos .................................................................................................... 6 Ejercicio N 4: Apariencia de un Proyecto ................................................................................... 7 Ejercicio N 5: Seguimiento de un Proyecto ................................................................................ 7 Ejercicio N 6: Comunicacin del Plan.......................................................................................... 7 Ejercicio N 7: Planteamiento de Proyecto N 2 ............................................................................. 7

1 Autor: Mario Tovar

Curso: MS Project como herramienta para la Gestin de Proyectos

Introduccin a la Gua de Ejercicios Prcticos MS Project

Para la resolucin de los ejercicios planteados en la gua prctica del curso MS Project como herramienta para la Gestin de Proyectos, se deben considerar las siguientes premisas: Se realizar el planteamiento del Proyecto Migracin a Telefona IP en la empresa farmacutica No te voy a hacer Examen (NVHE). Con base a este proyecto, se realizarn los ejercicios del 1 al 6. Para la resolucin de los ejercicios, ser necesario asumir algunos supuestos del entorno y la cultura organizacional de la empresa NVHE. El participante del curso debe documentar aquellos aspectos que hayan sido asumidos, de forma tal, que el lector logr comprender los factores ambientales del proyecto. Las situaciones descritas en la gua, son de uso estrictamente acadmico.

Proyecto Planteado
No voy a hacer Examen (NVHE) es una empresa distribuidora de equipos mdicos, dedicada al cuidado de heridas y ostomas. Fue fundada en el ao 2000, con el propsito de brindar apoyo y mejorar la calidad de vida de sus pacientes. Es una empresa que tiene presencia en: Brasil, Chile, Colombia, Mjico, Repblica Dominicana y Venezuela. Durante los ltimos aos, NVHE ha gastado grandes sumas de dinero en pagos de facturas telefnicas, por el alto nmero de conferencias que son requeridas por la empresa para garantizar las metas de ventas regionales. Esto aunado a los costos inherente al mantenimiento de las centrales telefnicas de la organizacin, ha impulsado a la alta gerencia, a realizar inversiones en tecnologas que permitan mantener la comunicacin entre el personal de las distintas sedes regionales, sin incurrir en gastos recurrentes elevados. Para tal efecto, los especialistas de telefona han propuesto implantar Telefona IP en toda la organizacin. Esta tecnologa permite establecer comunicaciones e implementar herramientas colaborativas, a travs de los enlaces de Internet que posee la empresa, as como desincorporar las centrales telefnicas fsicas para reemplazarlas por servidores virtuales, optimizando el uso de los recursos de Data Center.
2 Autor: Mario Tovar

Curso: MS Project como herramienta para la Gestin de Proyectos

Objetivo del Proyecto

Realizar la migracin a Telefona IP en la empresa No voy a hacer Examen (NVHE), con el objeto de poner a la disposicin de los empleados de la organizacin servicios de telefona, teleconferencias, videoconferencia, telepresencia, entre otros.

Alcance del Proyecto

Con el objeto de realizar la migracin a TIP, el proyecto contempla:
Realizacin del diseo de la solucin Instalacin y Puesta en servicio de los componentes tecnolgico que soportan la solucin. Certificacin de Funcionalidad. Migracin de 13 Sedes a Nivel Nacional en Venezuela

Nota: Es importante destacar que dentro del alcance del proyecto, no est contemplada la migracin a telefona IP de la sedes Regionales (Brasil, Chile, Colombia, Mjico y Repblica Dominicana)

Organigrama del Proyecto

Gte. del Proyecto Mario Tovar

Lder Tcnico de Telefona Carlos Prez

Lder Tcnico de Interconectividad Andreina Ramones

Lder Tcnico de Soporte en Campo Jos Luis Vivas

Lder Tcnico de seguridad de la Informacin Andres Mauco

Lder Trcnico de Infraestructura Distribuida Gabriela Arias

Especilista de Telefona Gabriel Padilla

Especilista de Interconectividad Isabel Medina

Tcnico de Soporte en Campo Yolanda Castro

Especialista de Seguridad Alvaro Vergara

Especialista de Servidores Fedor Fernandez

3 Autor: Mario Tovar

Curso: MS Project como herramienta para la Gestin de Proyectos

Estructura Desglosada de Trabajo (EDT)

El EDT o WBS (por sus siglas en ingls Work Breakdown Structure) es una estructura que facilita la programacin de las tareas de un proyecto, agrupando y estableciendo un orden secuencial para cada una de ellas. A continuacin se presenta el EDT del ejercicio planteado
Migracin a Telefona IP en NVHE

Fase Inicio

Fase de Planificacin

Fase de Ejecucin

Cierre

Elboracin de la Documentacin del Proyecto

Diseo de la solucin

Implantacin

Elaboracin de documentos de Cierres

Revisi de Documento de Definicin

Elaboracin de Gantt Definitivo

Instalacin de Componentes de la Solucin

Realizacin de Laboratorio

Realizacin de Piloto de Migracin

Rollout de migracin Telefona IP

Site Survey en Sedes Administrativas Nacionales

Instalacin de Serivdores

Migracin Sede Ppal

Migracin Sedes Aministrativas

Instalacin de Call Manager

Anoategui

Instalacin de Gateways

Miranda

Lara

Aragua

Monagas

Tchira

Nueva Esparta

Zulia

Bolvar

4 Autor: Mario Tovar

Curso: MS Project como herramienta para la Gestin de Proyectos

Ejercicio N 1: Manejo de Tareas

Basado en el EDT propuesto, elabore un diagrama de Gantt y establezca la programacin de las tareas descritas. Nota: La duracin de las actividades ser establecida por usted, utilizando como herramienta su juicio experto.
(Tiempo 15 min)

Una vez culminada la actividad responda:

1. Cul es la duracin total del Proyecto? Fecha de Inicio: Fecha Fin: Duracin: 2. Qu porcentaje del proyecto es destinado a cada una de las fases del ciclo

de vida de proyecto?
Inicio: Planificacin: Ejecucin: Cierre: 3. Incluya los Hitos que considere necesario en base a los entregables que debe tener el proyecto. Una vez culminado, realice una lista con todos los Hitos del proyecto:

(Tiempo 10 min)

5 Autor: Mario Tovar

Curso: MS Project como herramienta para la Gestin de Proyectos

Ejercicio N 2: Gestin de Recursos

Complete los siguientes pasos:
A. Con base al organigrama del proyecto de Migracin a Telefona IP en NVHE, cargue en la hoja de recursos el equipo de proyecto. B. Realice la asignacin de recursos a todas las tareas del Gantt. (asuma los supuestos que sean necesarios para completar la asignacin).
(Tiempo 10 min)

Responda el cuestionario:
1. Existe algn recurso(s) sobreasignado(s)?. En caso de ser afirmativa la respuesta, realice los ajustes necesarios para evitar la sobreasignacin de recursos.
(Tiempo 5 min)

2. El Lder de Telefona del proyecto solo podr dedicarse 4 horas diarias al proyecto Migracin a Telefona IP en NVHE debido a compromisos con otros proyectos. Ajuste su disponibilidad y garantice que no exista sobreasignacin de recursos. Una vez culminado los ajustes, Hubo afectacin en la fecha fin del proyecto?
(Tiempo 5 min)

Ejercicio N 3: Gestin de Costos

Asigne el costo de los recursos del proyecto con base a los siguientes honorarios:
A. B. C. D. Gerente de Proyecto: 125 VEF/Hora Lderes de reas: 100 VEF/Hora Especialistas: 75 VEF/Hora Tcnicos: 40 VEF/Hora

Nota: En caso de ser necesario incluir algn costo adicional, considrelo en el costo fijo de la tarea.
(Tiempo 5 min)

Responda:
1. Cul es el costo del Proyecto? 2. Cul es la fase del proyecto ms costosa?

6 Autor: Mario Tovar

Curso: MS Project como herramienta para la Gestin de Proyectos

Ejercicio N 4: Apariencia de un Proyecto

Personalice la vista del diagrama de Gantt del Proyecto
(Tiempo 5 min)

Ejercicio N 5: Seguimiento de un Proyecto

Establezca la Lnea Base del Proyecto y de avance a las actividades
(Tiempo 5 min)

Ejercicio N 6: Comunicacin del Plan

Con base en los conocimientos adquiridos, responda: Qu Informes utilizara usted para reportar la salud de un proyecto?
(Tiempo 5 min)

Ejercicio N 7: Planteamiento de Proyecto N 2

Una empresa dedicada a la construccin es contratada por inversionista con el fin de realizar remodelaciones a un apartamento que acaba de adquirir. La compaa Pon en Prctica tus Conocimientos ha acordado iniciar el proyecto el 21 de abril de 2014. Para desarrollar el proyecto contar con:
Gerente de Proyecto: Usted. (100 VEF/Hora) Arquitecto: Mario Tovar (60 VEF/Hora) Dibujante: Roberto Benfele (40 VEF/Hora) Ingeniero Civil: Alma Dvila (60 VEF/Hora) Coordinador Administrativo: Jess Carrasquel (40 VEF/Hora) Obrero 1: Jos Prez (30 VEF/Hora) Obrero 2: Miguel Hernndez (30 VEF/Hora) Obrero 3: Luis Abreu (30 VEF/Hora)

Utilice su juicio experto y asuma los supuestos que sean requeridos para realizar el cronograma del proyecto, basado en la siguiente Estructura Desglosada de Trabajo:

7 Autor: Mario Tovar

Curso: MS Project como herramienta para la Gestin de Proyectos

Remodelacin de Apartamento Fase Inicio Elaboracin de Caso de Negocios Solicitud de Aprobacin de Presupuesto Eleboracin de Plan de Proyecto Fase de Planificacin Realizacin de Planos Elaboracin de Planos de Planta Elaboracin de Planos de Aguas Blancas y Negras Elaboracin de Diseo Definicin de Presupuesto Elaboracin de Plan de Procura Elaboracin de estructura de costos Clculo de Indicadores Financieros del Proyecto Estimacin de Recursos Definicin de Equipo de Trabajo Asignacin de Recursos Validacin de Disponibilidad de Recursos Eleboracin de Dieseo detallado Levantamineto de informacin Modelado en 3D de Remodelacin Realizacicn de Cmputos Mtricos Realizacin de Planos definitivos Fese de Procura Contratacin de Mano de Obra Elaboracin de SolPed Elaboracin de RFP Negociacin con Proveedores Elaboracin de Orden de Compra Procura de Materiales Elaboracin de SolPed Elaboracin de RFP Negociacin con Proveedores Elaboracin de Orden de Compra Redistribucin de Tuberas Aperturas de zanjas y bocas de visita Instacin de tuberas de Aguas blancas y negras Instacin de tuberas de Electricidad Fase de Ejecucin Encamisado de Paredes Colocacin de pisos Instalacin de accesorios Instalacin de ventanas Panormicas Instalacin de elementos decorativos Instalacin de luminarias Instalacin de Tomas elctricas Colocacin de Mobiliario Cierre

Definicin de Alcance

Planificacin de migracin Ejecucin de migracin

8 Autor: Mario Tovar

Curso: MS Project como herramienta para la Gestin de Proyectos

Una vez culminada la actividad responda:

1. Cul es la duracin total del Proyecto? Fecha de Inicio: Fecha Fin: Duracin: 2. Cul es el costo del Proyecto?

9 Autor: Mario Tovar