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REDACTAR DOCUMENTOS EMPRESARIALES

ndice

1. TPOS DE DOCUMENTOS............................................................................ 1
2. LA OPNN DE LOS LECTORES ................................................................ 2
Estructura ....................................................................................................... 3
Legibilidad....................................................................................................... 3
Objetividad...................................................................................................... 3
Autosuficiencia................................................................................................ 4
3. REDACTAR EL PRMER BORRADOR.......................................................... 6
4. ORDENAR LA NFORMACN...................................................................... 7
5. CONSTRUR PRRAFOS ............................................................................. 8
Cmo se ordena la informacin en el prrafo?............................................. 8
Argumente sus afirmaciones .......................................................................... 9
Cmo se conectan las oraciones en el prrafo?......................................... 10
6. LA FRASE EFCAZ ...................................................................................... 15
7. REDACTAR NFORMES.............................................................................. 15
Estructura bsica del informe ....................................................................... 16
8. REDACTAR PROYECTOS.......................................................................... 24
Estructura bsica del proyecto...................................................................... 25
9. REDACTAR MEMORAS............................................................................. 30
Estructura bsica.......................................................................................... 30
Plan de trabajo para redactar una memoria.................................................. 32
10. REVSE SU TRABAJO............................................................................... 35



1. TIPOS DE DOCUMENTOS

nforme: recoge informacin, la analiza y propone soluciones para orientar una
actuacin.

Proyecto: describe y planifica las tareas y acciones que llevarn a conseguir un
objetivo, ya sea crear una empresa, ofrecer un nuevo servicio o llevar a cabo
una idea.

Memoria: expone la relacin de actividades, gastos, etc., realizados por un
organismo en un determinado perodo de tiempo. Las memorias siempre se
realizan a posteriori.



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2. LA OPININ DE LOS LECTORES

Algunas crticas frecuentes a un escrito son:

- "Este informe carece de estructura
- "Faltan argumentos
- "La representacin grfica de los datos no es clara
- "No consigo entender la idea principal
- "Demasiado telegrfico Explquese ms!
- "Esto no es lo que le ped!

En muchos casos, los documentos no consiguen superar el primer
obstculo: dejarse leer. Una vez rechazado el trabajo, poco importa ya si la
idea inicial era interesante y oportuna ..., En todo caso, no lo pareca.

Pero cmo debe ser un documento para conseguir la aceptacin de
sus lectores? qu aspectos del escrito conviene revisar?. Las condiciones de
un escrito para ser ledo con facilidad son:

- Estructura

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- Legibilidad
- Objetividad.
- Autosuficiencia

Estructura

La comprensin de los escritos se apoya en gran medida en la
costumbre. Cada tipo de comunicacin cuenta con unos esquemas
consolidados y conocidos por el lector. Se imagina una receta de cocina
redactada como una noticia de prensa? Despus de la sorpresa inicial, el lector
difcilmente podra acceder a la informacin. La estructura de un escrito debe
guiar los pasos del lector y en ningn caso confundirle.

La estructura asegura que el escrito cumple su funcin, sea dar
instrucciones para preparar un plato, informar de un hecho o relatar una
historia.

Un escrito bien estructurado Un escrito maI estructurado

- Presenta pocas ideas pero bien
desarrolladas,
- la estructura "salta a la vista,
- la informacin avanza de manera
lgica,
- respeta las convenciones del gnero
respecto a la forma y contenido,
- facilita varios puntos de acceso a la
lectura (ndice, sumario, epgrafes, ...)


- Presenta muchas ideas sin conexin
entre ellas,
- no se diferencian las partes del texto,
- resulta difcil seguir el hilo, hay saltos y
discontinuidad en la informacin,
- no respeta convenciones de forma y
contenido
- no incorpora puntos diferentes de
acceso a la lectura


LegibiIidad

Aptitud de un texto para ser ledo, entendido y recordado. Un texto se
aprecia cuando exige poco esfuerzo entenderlo. El desafo consiste en recoger
y seleccionar la informacin necesaria, organizarla y presentarla de manera
que el lector pueda acceder a ella con facilidad. Para obtener escritos legibles,
hay una norma bsica: colocarse en el lugar del lector.


Te escribo una carta larga porque no tengo tiempo de escribir una carta
corta.



Objetividad

Los escritos de gestin proporcionan datos y argumentos. A diferencia
de lo que sucede en la literatura, el objetivo no es transmitir sentimientos y
emociones, sino apreciaciones basadas en datos fiables. Si pretende resultar
convincente, debe evitar los juicios de valor y las afirmaciones gratuitas.

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Autosuficiencia

El texto debe "explicarse por s solo y proporcionar al lector la
informacin suficiente para descifrarlo. Lo ms probable es que, cuando un
lector se disponga a leer su escrito, usted no se encuentre cerca para aclarar
dudas, argumentar opiniones, aadir datos o definir conceptos. Para suplir esta
limitacin, el escrito debe anticiparse a las necesidades del lector y facilitar la
comprensin de las ideas complejas.


Veamos algunas preguntas acerca de los protagonistas de la
comunicacin:


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Pngase en eI Iugar deI Iector:

Si el lector del documento pertenece a su misma organizacin, aproveche esta
circunstancia para sondear sus necesidades o, si lo cree conveniente, consultarle
directamente. En el caso de escribir para un lector externo, esta consultora no ser
posible. Deber hacer un esfuerzo y construirse un "retrato robot. magine qu
conocimientos posee sobre la materia, qu le interesa en especial, su edad, ideologa,
extraccin social y cultural, etc.





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3. REDACTAR EL PRIMER BORRADOR

Parece ser que el proceso de escritura es diferente en cada individuo y
no se puede hablar de una nica manera vlida de poner en el papel las ideas
e informaciones.

Hay personas que escriben con abundancia, de manera que producen
varios borradores antes de llegar al texto definitivo.


"Empiezo escribiendo a chorro, sin saber exactamente hacia dnde me dirijo: exploro
el tema desde diferentes ngulos, me permito todas las digresiones que se me
ocurren. Paso un buen rato escribiendo sin parar. No me exijo correccin, tan slo
procuro anotar todo lo que se me ocurre y dejarme llevar por el flujo de ideas. Cuando
releo el texto despus de un tiempo, me parece desordenado, inconexo. Pero me
sirve para empezar. Suelo hacer muchos borradores antes de quedar satisfecho, de
manera que el texto final poco tiene que ver con aquel primer borrador.


Otras personas practican la escritura planificada o intensiva. Antes de ponerse
a escribir, disean un esquema o un guin provisional en el que van ordenando
sus ideas.


Antes de escribir un informe, confecciono una lista con los puntos principales que
podra contener. Se trata, en principio, de un esquema inicial que podo a poco ir
ampliando. ste ser el tronco del escrito, que se ir ramificando a medida que
profundice en los puntos clave. En una segunda etapa, empiezo a desarrollar uno a
uno los apartados. Despus, reviso lo que he anotado. Me gusta dejar reposar este

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borrador y retomarlo al da siguiente. Slo as consigo tomar distancia con lo que he
escrito y mejorarlo.


Sin caer en un exceso de planificacin, disponer de un esquema o guin
con los puntos principales que abordar el escrito evitar perderse en
digresiones intiles. Entre la improvisacin y la planificacin, existe una va
intermedia que suele dar buenos resultados. Consiste en organizar los puntos
principales en un guin provisional y, despus, desarrollarlos de manera
extensiva.


4. ORDENAR LA INFORMACIN

Organizar la informacin consiste en establecer una jerarqua entre las
ideas y decidir el orden en que se expondrn al lector.

Orden deductivo: parte de la idea principal para llegar a las
explicaciones, datos y pruebas de apoyo.

- De lo ms importante a lo menos importante.
- De lo general a lo especfico.
- Del concepto a la aplicacin.
- Del problema a la solucin.

Este orden es propio de escritos o prrafos que pretenden informar,
como la noticia de prensa, el informe, la memoria o el proyecto. La informacin
se ordena de manera jerrquica.

Orden inductivo: parte de los hechos y datos particulares hasta llegar a
una conclusin donde se expresa la idea esencial.

- De lo particular a lo general.
- De lo concreto a lo abstracto.
- De lo simple a lo complejo.
- Cronolgico.
- Hechos conclusin.

Este orden, propio de las narraciones, se utiliza para detallar hechos en
los informes tcnicos o jurdicos.

Estructura mixta: integra en el mismo escrito el orden deductivo y el
inductivo. Expone al principio la idea bsica y la retoma al final, en el apartado
dedicado a conclusiones.


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5. CONSTRUIR PRRAFOS

La divisin del escrito en un nmero de prrafos adecuado sugiere una
lectura gil y amena. A primera vista, un documento organizado en prrafos
separados por un espacio en blanco parece ms fcil y cmodo de leer que un
texto monoltico. Sin embargo, los prrafos no desempean nicamente una
funcin esttica. Sirven, sobre todo, para mostrar la estructura del escrito: cada
uno de ellos desarrolla una idea clave del guin, de manera que, prrafo a
prrafo, el discurso se ordena de manera lgica.

Un informe breve, por ejemplo, se puede organizar en tan slo tres
prrafos: uno para describir la situacin, otro para analizar las causas y el
ltimo para presentar soluciones. En cambio, es habitual que un informe
extenso conste de varios captulos y cada captulo, a su vez, de diversos
apartados o prrafos. En concreto, la introduccin de un informe de
investigacin destina un prrafo a cada aspecto: presentar el marco, explicar
los antecedentes, exponer la metodologa, anticipar las conclusiones, etc.
Los prrafos funcionan como verdaderos bloques de construccin del
escrito: permiten al lector orientarse en la lectura y al autor ordenar las ideas.

Cmo se ordena Ia informacin en eI prrafo?

Como estructura independiente, cada prrafo contiene una serie de
frases que desarrollan una misma idea. En general, los prrafos informativos o
expositivos explican la idea central al principio y despus la amplan mediante
un conjunto de frases de apoyo. De esta manera, la estructura del prrafo

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reproduce a pequea escala la estructura bsica del texto: introduccin,
desarrollo y conclusin.


EjempIo:

Los bancos empiezan a considerar a las compaas de telecomunicaciones como
clientes de alto riesgo. Los principales motivos son: la elevada deuda, la crisis burstil
y las dudas que despiertan los nuevos retos tecnolgicos. En consecuencia, las
entidades financieras han realizado un recorte drstico en los prstamos a ese sector.


Argumente sus afirmaciones

Una afirmacin sin datos que la sustenten es una afirmacin sin razones
de peso, una afirmacin gratuita. Por ejemplo, la afirmacin "El reciclaje
representa un nuevo concepto de produccin ser una opinin mientras no la
sustente algn argumento: los resultados de una encuesta, la declaracin de
un experto en la materia, etc.
La estructura de un prrafo argumentativo es la siguiente:

AFRMACN o tesis. Formulacin de la opinin.
PRUEBA que apoye la afirmacin.
CONCLUSN consecuencia lgica del razonamiento.


EjempIo:

El reciclaje representa un nuevo concepto de produccin. Se trata de algo ms que el
tratamiento de residuos. El mundo empresarial empieza a rendirse ante la nueva tica
ecolgica y el prestigio del reciclaje. Por ejemplo, la compaa estadounidense Home
& World est especializada en accesorios para el hogar y el jardn respetuosos con el
medio ambiente. Los materiales que utiliza provienen de fuentes recuperadas, como
el vidrio reciclado, partes de bicicletas y recortes de tela.


Tipos de argumentacin:

- El resultado de una encuesta,
- La descripcin detallada de una situacin,
- La referencia a una autoridad en la materia,
- ejemplos y casos concretos que ilustran una afirmacin general.

Recuerde que los argumentos son intentos de apoyar ciertas opiniones
con razones. Un escrito convincente debe ofrecer razones que sustenten las
afirmaciones del autor.


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Cmo se conectan Ias oraciones en eI prrafo?

Un prrafo no es un amasijo de frases desconectadas sin relacin entre
ellas. Al contrario, un prrafo es un conjunto de oraciones que el escritor
ordena y conecta entre s mediante partculas de unin: los conectores. Se
trata de expresiones que se utilizan para indicar cmo se relacionan las ideas
entre s. En cierta manera, los conectores muestran el camino que sigue el
razonamiento del redactor y la lgica con que encadena las ideas. Utilizar
conectores consigue aumentar la claridad y la articulacin interna, tanto del
prrafo como del texto.


Texto sin y con conectores:

A) El enfriamiento econmico muestra sntomas de aceleracin. Los mercados de
valores se han hecho eco del progresivo deterioro de los resultados empresariales.
Las telecomunicaciones europeas y las grandes empresas estadounidenses han

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puesto las bolsas en situacin de alerta.

B) El enfriamiento econmico muestra sntomas de aceleracin, de manera que los
mercados de valores se han hecho eco del progresivo deterioro de los resultados
empresariales. Las telecomunicaciones europeas, primero, y las grandes empresas
estadounidenses, despus, han puesto las bolsas en situacin de alerta.


Sin las conexiones necesarias, el lector difcilmente podr entender
exactamente el significado del prrafo y mucho menos recordarlo. Como
vemos, los conectores actan como verdaderas seales de trfico que indican
al lector cmo interpretar el texto adecuadamente y, por este motivo, se
convierten en unos aliados indispensables para una redaccin eficaz.

Los conectores pueden servir tanto para unir oraciones como para
relacionar prrafos entre s.


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6. LA FRASE EFICAZ

Los prrafos estn constituidos por frases y stas, a su vez, por
palabras. Una frase es un conjunto de palabras que expresan una idea. La
frase eficaz es aquella que transmite la idea de la manera ms ntida posible.
Algunas de las caractersticas que la definen son: brevedad, orden y
economa (evitando incisos demasiado largos).


7. REDACTAR INFORMES

El informe de incidencias de un tcnico, el dictamen de un abogado, un
estudio de mercado ... Qu tienen en comn estos escritos? Pues que todos
ellos son informes. Lleve la etiqueta que lleve, el informe es una forma
organizada y objetiva de transmitir informacin til para resolver problemas.


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Tal como sealbamos en el primer captulo, como documentos de
gestin, los informes cumplen alguna de estas finalidades:

- informar acerca de un asunto,
- presentar los resultados de una investigacin,
- proponer soluciones a un problema.

Estructura bsica deI informe



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GUA SINTETIZADA DA INTRODUCCIN

Marco; xustificacin da investigacin; por qu do informe? qu situacin o xenera? para
responder a qu preguntas?

Obxectivos da investigacin; aportacins e beneficios do informe; ideas principais.

Responsables da elaboracin do informe.

Pblico a quen se dirixe; para qun pode ser de interese.

Antecedentes / historia do documento.

Metodoloxa utilizada para obter a informacin e fontes consultadas.

Definicins.

Anticipo de conclusins.

Explicar a estructura do traballo.



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A continuacin presentamos un informe, de manera parcial, a modo de
ejemplo.

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8. REDACTAR PROYECTOS

El proyecto empresarial es una gua para tomar decisiones y emprender
acciones futuras. Son ejemplos de proyectos una campaa publicitaria, el
lanzamiento de un nuevo producto, la construccin de un edificio, etc.

El proyecto es un documento en el que se detalla:

- lo que se desea conseguir: objetivos y beneficios
- el modo en que se conseguir: plan de trabajo
- los recursos necesarios para lograrlo: recursos materiales y humanos

El proyecto posee ciertas caractersticas que lo diferencian claramente
de otro tipo de documentos:

- Se encuentra encuadrado en una dimensin temporal, con fecha de
inicio y finalizacin. Si no se dispusiese de una fecha lmite concreta y el
proyecto se pudiera completar en cualquier momento, entonces no
estaramos delante de un proyecto, sino de un deseo, pretensin,
aspiracin, sueo o propsito.
- Pretende producir un resultado econmico, social o cultural claramente
definido.
- Requiere el aporte de personas, materiales y otros recursos
econmicos.
- mplica relacionar y encadenar temporalmente una serie de
actividades, de modo que una actividad lleve a la siguiente.

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- Se ve sometido a influencias externas a la empresa, que provienen del
entorno sociocultural, poltico y econmico.
- Es un documento arriesgado. Su autor debe esforzarse en prever
situaciones y escenarios inexistentes todava, pero que espera que
sucedan en un futuro prximo.



Estructura bsica deI proyecto


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Para redactar apartados como el ndice, la introduccin y el resumen del
proyecto son vlidas las mismas recomendaciones que dbamos en el captulo
dedicado a los informes.


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Desde luego, si los proyectos no implicaran sucesos mltiples, no seran
proyectos, sino tareas aisladas. Describa cada actividad a desarrollar y divdala
en etapas clave. Una vez identificadas las etapas, asigne tareas y subtareas a
cada una de ellas (guese siempre por la sencillez y el sentido comn).

La forma ms eficaz y sencilla de describir tareas es el perfil, aunque no
se descarta la posibilidad de representarlas bajo la forma de diagrama de rbol.


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En el cronograma de un proyecto a cada una de las acciones que deban
realizarse, se les asignar un responsable y un plazo de tiempo para que se
lleve a trmino.

Actividad
a realizar
Responsable
Fecha
inicio
Fecha
fin
Ener Feb Marz Abr May Jun Jul Ag Sep Oct Nov Dic
..............
..............
..............
..............
..............
..............
..............
..............
..............


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9. REDACTAR MEMORIAS

La memoria presenta la relacin de las actividades llevadas a cabo por
un organismo durante un perodo de tiempo, normalmente un ao natural. En
otras palabras, la memoria enumera las acciones desarrolladas para conseguir
los objetivos, y en caso de no haberlos conseguido, identifica los obstculos
que llevaron al fracaso.

Su objetivo final es servir de recordatorio de acciones o hechos pasados
y facilitar al lector una visin detallada y una comprensin minuciosa del
funcionamiento y del papel que desarrolla el organismo.

Bancos, cajas de ahorro, hospitales o universidades elaboran
anualmente una memoria de gestin para hacer balance de sus actividades.
Algunos organismos, como las entidades sin nimo de lucro, estn obligadas a
redactarlas. La sociedad moderna exige transparencia a la gestin de las
instituciones pblicas y organismos. Por este motivo, la edicin de memorias
responde a la voluntad de un organismo de dar a conocer a la sociedad la
gestin realizada y el uso de los recursos econmicos que estn a su
disposicin.

Las memorias se basan en informacin procedente de la misma
organizacin. Para redactarlas, usted deber consultar toda la informacin
generada durante el perodo: informes, balances, memorias anteriores,
memorias parciales de otros departamentos, etc. La informacin recogida de
estas fuentes debe seleccionarse para que no resulte excesivamente repetitiva
o poco relevante.

Estructura bsica


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PIan de trabajo para redactar una memoria





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10. REVISE SU TRABAJO

Al comienzo decamos que la buena escritura no se consigue a la primera. Ni
siquiera a los escritores profesionales les resulta fcil construir buenas frases.
La redaccin eficaz es el resultado de revisar y volver a escribir diversos
borradores, porque transcribir al papel lo que queremos comunicar supone un
reto. Es natural que sea as, puesto que las ideas se presentan en nuestra
mente de manera desordenada y a menudo anrquica. En cambio, las frases y
las palabras deben escribirse de forma ordenada. De manera que el verdadero
secreto de escribir es reescribir.

Asegrese de que su escrito cumple estas condiciones:

1. Presenta una idea central evidente para el lector.
2. Se organiza en una estructura clara.
3. Ofrece diferentes accesos a la lectura: ndice, epgrafes, resmenes, etc.
4. Se basa en datos y argumentos procedentes de la realidad.
5. Evita emitir juicios de valor gratuitos.
6. Se organiza en prrafos, apartados, secciones o captulos.
7. Presenta variaciones tipogrficas.
8. Las frases son claras y breves.
9. El vocabulario es rico y concreto, a la vez que riguroso.
10. Evita los rodeos innecesarios y busca la economa lingistica.
11. Evita las muletillas y clichs.
12. Evita redacciones ambiguas.
13. Aporta la informacin necesaria.
14. Representa los datos en grficos y tablas.