Un sistema de informacin puede definirse tcnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir

la informacin para apoyar la toma de decisiones y el control en una institucin Los sistemas de informacin se han ido convirtiendo con el tiempo, en otra rea funcional de la empresa, tal como la de contabilidad, finanzas, mercadeo, o produccin. En la actualidad toda organizacin exitosa se ha concientizado de la importancia del manejo de las tecnologas de informacin (TI) como elemento que brinda ventajas comparativas con respecto a la competencia. La empresa requiere informacin, entre otras cosas, para controlar sus actividades, tomar decisiones, crear nuevos productos y servicios, evaluar posibilidades de expansin, etc. Para producir la informacin requerida, los sistemas de informacin llevan a cabo 3 procesos: Alimentacin del sistema Procesamiento de los datos Salida de la informacin propiamente dicha.

En un sistema de informacion la generacion de reportes o informes es la funcion que se encarga de producir la informacin requerida por el usuario y de trasmitirla a los puntos o centros de informacin que la soliciten. Esta transmisin se puede efectuar mediante el movimiento fsico de los elementos de almacenamiento (papel, USB, y otros) o mediante la comunicacin de seales elctricas digitales o analgicas a dispositivos receptores (terminales, convertidores, estaciones remotas u otro computador). Los reportes que genera el sistema de informacin se clasifican en:

a) Reportes de Errores: Proporcionan informacin sobre los errores que ocurren y se detectan durante el procesamiento de transacciones. b) Reportes de Actividades: Proporcionan informacin sobre las actividades elementos de la organizacin. No estn orientados a la toma de decisiones. Por ejemplo. Listados de empleados, listados de inventarios de piezas, y otros. c) Reportes Regulares: Estn orientados a la toma de decisiones. Se preparan a intervalos definidos de tiempo y en un formato fijo, por lo que se pueden generar automticamente. d) Reporte de Excepcin: tiles para controlar situaciones anormales pues sealar la ocurrencia de condiciones "fuera de limite".Tienen un formato predefinido y se pueden generar automticamente bajo solicitud o cuando ocurra la condicin anormal. e) Reportes no Planeados: Requeridos eventualmente para la toma de decisiones. Se generan cuando se solicitan y pueden tener un formato predefinido.

f) Reportes Especiales: Requeridos generalmente una sola vez con fines de analizar situaciones o resolver problemas involucran el uso de modelos que respondan a interrogantes del tipo "que ocurre si" No tienen formato predefinido y pueden o no generarse automticamente. Los dos primeros reportes son producidos por los subsistemas de procesamiento de transacciones, mientras que los restantes los producen los subsistemas de procesamientos de informacin. La generacin de informes empresariales proporciona la informacin que las empresas necesitan para tomar decisiones en todos los departamentos y en todos los niveles. Es una parte esencial de la gestin del rendimiento empresarial. Como resultado, la generacin de informes empresariales es una de las principales prioridades para los usuarios de la empresa y los departamentos de TI. Los informes empresariales deben comunicar el rendimiento de la empresa de un modo que se pueda entender y controlar. Crear un contexto comn para la toma de decisiones en todos los departamentos y en todos los niveles. Sistemas de Reporting Los sistemas de reporting o de informes facilitan la distribucin de la informacin a todos los niveles dentro de la estructura organizacional, proveyendo a cada persona de la informacin que necesita. Una buena distribucin de la informacin es fundamental no slo desde el punto de vista operativo sino de la eficiencia y de la motivacin de las personas porque facilita la comunicacin sin interferencias de forma precisa y eficiente. Los sistemas de reporting ptimos son aquellos que estn personalizados para que cada persona tenga nicamente la informacin que necesita. sta ha de ser completa, concisa, actualizada y fiable al mismo tiempo. El proceso de generaci de informes La generacin de informes requiere partir de la reflexin para saber qu informacin se necesita, quien la necesita y con que periodicidad. Estas necesidades van a ir cambiando, y por lo tanto, el sistema de reporting ha de ser flexible, gil, dinmico y personalizable para poder adaptarse a los cambios que sean requeridos. Ventajas de tener un sistema de reporting La realizacin manual de los informes conlleva una serie de costes ocultos como:

Se destinan recursos humanos a realizar tareas montonas y repetitivas

Ocasionan errores en la informacin (lgicos ya que se manejan muchos datos) Se producen duplicidades o incongruencias en la informacin recibida Por no mencionar los costes fijos asociados al puesto de trabajo o que la persona que realiza este tipo de tareas suele ser cualificada. Entonces, cunto cuesta realmente la generacin manual de informes? Auditoras internas demuestran que las empresas consumen el 30% del tiempo de los equipos de administracin y comercial realizando informes (1,5 jornadas a la semana). Automatizar este proceso supone ahorros de miles de euros anuales (como demuestra este estudio). Las empresas que mantienen un nivel de rentabilidad sostenido en el tiempo son aquellas que han formulado sus objetivos estratgicos, tienen una cultura de mejora continua y de mejora de la productividad, y cuentan con la implicacin y la participacin de todas las personas que la integran.