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DOCENTE
CARRERA Empresas
Licenciatura
en
Administracin
de
CICLO
I 2014
MATERIA
Administracin de Compras
Trabajo de Investigacin
Fecha
Abril 2014
GLADIS NOEMI PARADA DE REYES JOSE ARMANDO CCERES MONRROY HUGO EDGARDO AYALA AGUILAR ORSY NORBERTO LOPEZ VASQUEZ CONRADO ERNSTO BATRES OSTORGA
Pg.
prestaciones con los administradores y con empresas especializadas. Con el objetivo que dicho procedimiento se realice en forma clara, gil y oportuna, asegurando procedimientos idneos y equitativos.
las instituciones de la administracin pblica. Ante esta afirmacin de igual manera es de suma importancia los modos de procedimientos para realizar las compras, la forma de proceder en la interrogante Cules son los y si se apegan a
derecho las contrataciones de administracin publica aplicando este derecho a las contrataciones por medio de las famosas licitaciones publica?
No discriminacin Publicidad Libre Competencia Igualdad tica Transparencia Imparcialidad Probidad Centralizacin Normativa y Descentralizacin Operativa
La Unidades de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin Publica UACI realizan los procesos de adquisicin y contratacin de acuerdo con el marco legal vigente, haciendo uso racional de los recursos financieros asignados, logrando la efectividad, oportunidad y transparencia en los procesos. As como Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar las actividades en materia de adquisicin a fin de abastecer de los bienes y suministros demandados de acuerdo a los procedimientos que enmarca la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin Publica y otras leyes afines con el fin de observar las ventajas y errores cometidos en los diferentes procesos.
Por polticas de la empresa la revelacin de los nombres, las cifras y cierta informacin que consideran importante de resguardar no sern
mencionadas en este proyecto. La decisin de la implementacin del proyecto de investigacin queda a discrecin de la Institucin Autnoma. El proyecto ser vlido en el periodo que este se realice con los datos proporcionados por la Institucin, debido a que puede ser modificada su normativa por el ejecutivo.
Es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio, tiempo y lugar pactado. Actualmente la palabra compras, se puede relacionar con los siguientes trminos: adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, control de inventarios y almacenes. La actividad de compras se considera tan antigua como las ventas mismas. Estas dos actividades son complementarias, pues no puede existir una sin la otra, sean estas nacionales o internacionales, de carcter industrial, comercial o de servicios. Las compras son bsicas para el progreso de toda empresa, sea esta pequea, mediana o grande, comprador y vendedor ponen especial inters en las negociaciones que realizan. Toda empresa dedicada a la produccin de satisfactores, comercializacin de los mismos, tiene necesariamente que proveerse en forma adecuada y contina de materias primas, mercancas u otros materiales para su correcto funcionamiento. En la actualidad, las compras deben considerarse como una funcin vital para el xito de cualquier empresa, sea esta industrial, comercial o de servicios. Las empresas deben considerar en su estructura organizacional como mnimo un Departamento de compras sobre el que recaigan precisamente estas funciones, cuyo objetivo ser adquirir las materias primas y los artculos indispensables para l fabricacin de los bienes a que se dedica, o bien de productos terminados para su venta o brindar los servicios adecuados. Es el rea de compras la que debe utilizar de la mejor manera posible los recursos monetarios de la empresa, pues es su responsabilidad obtener en esencia la mejor calidad, el mejor precio, las mejores condiciones de entrega y de pago. La funcin de compras es comnmente conocida como la funcin de adquirir, contemplando la necesidad, localizacin y seleccin de uno o ms proveedores, negociando el precio y otros trminos inherentes al insumo a comprar, asegurndose de su entrega a travs de un adecuado seguimiento.
En la actualidad, el trmino comprar ha ido evolucionando a adquirir, considerando una ampliacin a las opciones de comprar, sin embargo, considerando la costumbre en el uso del trmino comprar, ste se utilizar a lo largo del trabajo refirindonos indistintamente a compra o adquirir. Comprar es allegarnos de un bien o servicio en forma lcita, y compra es una de las formas en que podemos allegarnos de esos bienes pero tambin podemos hacerlo por arrendamiento, donacin, prstamo, etc. Es precisamente la habilidad de un profesional, el conocer las diferentes formas y modalidades de compra, considerando las circunstancias particulares de cada una de ellas como son: Insumo a comprar Volumen Peso Cantidad Fecha en que se requiere Unidad de medida Costo, etc.
Objetivos de las compras Para mantener una posicin competitiva en el mercado y obtener beneficios satisfactorios, hay que gestionar materiales o productos al precio ms bajo que permitan las exigencias de calidad y servicio. Los objetivos fundamentales de toda compra pueden resumirse del modo siguiente: 1. Mantener la continuidad de abastecimiento. 2. Hacerlo con la inversin mnima en existencia. 3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilizacin de los materiales o productos. 4. Mantener los niveles de calidad de los materiales o productos, basndose en lo adecuado de los mismos para el uso a que se destinan. 5. Adquirir materiales o productos al precio ms bajo posible compatible con la calidad y el servicio requeridos.
6. Mantener la posicin competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo que a costos de material se refiere.
Estos acontecimientos motivaron a los directivos de empresas a que enfocaran la atencin directamente sobre los departamentos de compras, debido a que su funcin para obtener los artculos necesarios de los vendedores a precios realistas significaba diferencia entre el xito y el fracaso. A medida que avanzamos en el tiempo y en concordancia con la competencia en las economas globalizadas del siglo XXI, se hace ms evidente que las organizaciones deben tener una funcin de compras y manejo de materiales eficientes y efectivos si quieren competir exitosamente con empresas nacionales y extranjeras. El departamento o rea de compras tiene el potencial para desempear un papel clave en el desarrollo y en la operacin de una estrategia que lleve a una gran eficiencia y elevada competitividad, a travs de acciones tales como: Combatir la inflacin resistiendo el buscar precios controlados. Reducir significativamente la inversin monetaria en inventario de materiales a travs de la ptima planeacin y seleccin de proveedores. Incrementar el nivel de calidad y la consistencia del producto final o servicio prestado con el fin de que sea mejorada. Reducir el segmento de materiales vendidos al costo de los artculos. Realizar mejoras al producto y al proceso estimulando y facilitando una comunicacin abierta entre comprador y vendedor, de modo que haya un beneficio mutuo para ambas partes.
ptima entre conseguir el insumo necesario al mejor costo posible, considerando, los diversos proveedores, volmenes a comprar, etc. Una declaracin ms especfica de las metas generales de las compras podr incluir los siguientes nueve puntos: 1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operacin de la organizacin. 2. Conservar las inversiones y prdidas mnimas en el inventario. 3. Mantenimiento de estndares o controles de calidad adecuados. 4. Encontrar o desarrollar proveedores competentes. 5. Estandarizar, en lo que sea posible, los artculos comprados. 6. Compra de los artculos y servicios requeridos al precio final ms bajo posible. 7. Mejorar la posicin competitiva de la organizacin. 8. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con otros departamentos dentro de la organizacin. 9. Alcanzar los objetivos de compras al menor nivel posible de costos de administracin. Sin embargo, la funcin de compras tiene objetivos de carcter ms especfico, stos incluyen: Sin embargo, la funcin de compras tiene objetivos de carcter ms especfico, stos incluyen: La reduccin de costos u obtencin de utilidades. El objetivo de utilidades est implcito en el concepto de obtener materiales apropiados, al precio adecuado, en la cantidad apropiada, del vendedor conveniente y en el momento preciso. La adherencia al objetivo de utilidad como una meta y una motivacin, requiere prudencia al juzgar el mejor valor por el dinero gastado, pues existe un equilibrio lgico entre el precio y el valor de uso. El servicio. El objetivo del servicio de las compras es una necesidad reconocida. Para permitir a la organizacin operar eficientemente a largo
plazo, la funcin de compras puede operar a menos de la eficiencia mxima en corto plazo. El Departamento de Compras ocasionalmente deber estar listo para dar servicio aunque esto represente una compra antieconmica. Compras tiene el objetivo primordial de apoyar el programa de operacin de la organizacin. A largo plazo la cooperacin entre los departamentos operativos y las actividades de compras pueden dar como resultado llevar al mximo la contribucin del Departamento de Compras a la consecucin del servicio y como consecuencia de las utilidades. Por otra parte, el servicio es slo una de las funciones de compras, rea que debe perseguir siempre el valor ptimo de los bienes y servicios que deben comprarse. Cuando el servicio debe tener prioridad, los precios pagados con exceso del valor ptimo deben ser fundamentados. Control de los compromisos financieros. Es imperativo que los miembros de la administracin conozcan exactamente y en todo momento que compromisos se han contrado y que tengan un control centralizado en la aceptacin de los mismos; ya que sin este, la estabilidad financiera de una compaa puede ser puesta en peligro fcilmente, por lo tanto, el Departamento de Compras debe mantener, necesariamente, reglas muy estrictas con respecto a la aceptacin de compromisos. Control de negociaciones y relaciones con proveedores. Es funcin inherente del Departamento de Compras mantener un control cuidadoso en las negociaciones y en las relaciones con los proveedores, por las siguientes razones: La efectividad de un negociador de un Departamento de Compras es bastante debilitada si no se le reconoce como la persona con quien se trata desde el comienzo mismo. Debe controlar todos los contactos con proveedores. Al negociar con los proveedores sobre el precio u otras condiciones, las revelaciones poco inteligentes pueden ser muy perjudiciales a los intereses
de la compaa. Se solicita a los otros departamentos restringir sus discusiones con los proveedores, a las especificaciones y a la ejecucin, y dejar las negociaciones de precios al Departamento de Compras. Es ms factible que los proveedores traten sobre una base confidencial con una organizacin controlada firmemente. En muchas industrias existen relativamente pocas firmas altamente competitivas. El progreso tecnolgico puede ser ms rpido. La ventaja de llegar primero con lo mejor puede significar la diferencia entre el xito y el fracaso. El Departamento de Compras es el encargado de la supervisin y el control de las negociaciones con los proveedores, con el fin de minimizar la posibilidad de dar a conocer la informacin en forma poco hbil. Las relaciones efectivas con los proveedores son necesarias para lograr la seguridad del abastecimiento y proteger la buena reputacin de la compaa.
2.1.3 Importancia
La misin general consistir en obtener del exterior a la empresa, los materiales, productos y/o servicios que necesite para su funcionamiento, en las cantidades y plazos establecidos, con los niveles de calidad necesarios y al menor precio que permita el mercado. Los objetivos sern vlidos para cualquier tipo de empresa ya sea de tipo industrial o comercial, en funcin de la estrategia competitiva de cada empresa se pondr al acento en los aspectos cualitativos o cuantitativos. Por ejemplo, la empresa que desarrolle su actividad en un mercado maduro (muchos competidores y poca diversificacin) tendr que poner el nfasis en la obtencin de unos precios mnimos, por el contrario la empresa innovadora que no surge esta presin sobre los precios, centrara sus preocupaciones en la investigacin, preocupndose en la obtencin de informacin sobre el comportamiento de nuevos materiales, nuevas tecnologas, etc.
El fin concreto de la gestin de compras consistir en cubrir (satisfacer) las necesidades de la empresa con elementos exteriores a la misma, maximizando el valor del dinero invertido (criterio econmico) pero este objetivo de corto plazo(inmediato) debe ser compatible con la contribucin de compras en armona con el resto de los Departamentos para lograr los objetivos de la empresa, bien sean coyunturales (mejora del beneficio) o estratgicos(mejora de la posicin competitiva). Funcin de compras
Reduccin de costos u obtencin de utilidades Servicio Control de compromisos financieros Control de negociaciones y relaciones
Capacidad de almacenamiento Sistema de produccin Mantenimiento de equipo Limpieza de las fbricas Consumos de oficina Tomando en cuenta lo anterior, la funcin de abastecimiento programar las entregas de insumos de acuerdo a las necesidades previamente establecidas por los departamentos o reas solicitantes.
c. Negociacin con los proveedores d. Colocacin de rdenes de compra. (La orden de compra es un documento o formulario que inicia el procedimiento administrativo de compras, al adjudicar aun proveedor dicha operacin) e. Seguimiento y activacin de rdenes de compra. Se refiere alproceso por el cual, una vez emitida la orden de compra, se sigue la produccin y entrega del producto o servicio adquirido a fin de que cumpla con los requisitos de calidad y tiempos. f. Recepcin de efectos comprados g. Almacenaje y registro h. Entrega de los insumos para su utilizacin al sector que originalmente los requiri. Autor.- Instituto de Enseanza Privada Yapey Economa y Gestin de las Organizaciones Tecnologas de Gestin
II. Compra o adquisicin: Actividad que tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y econmicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en elmomento oportuno y al precio total ms conveniente. Autor.- Crous Alyail Colegio Universitario de Administracin y Mercadeo de Venezuela
III. Compras: Proceso de localizacin y seleccin de proveedores, adquisicin de productos (materias primas, componentes o artculos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, as como el
acompaamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas. Autor.- Jos Luis Benaque Definiciones de compras
Sucede cuando se desea adquirir artculos, materiales, o servicios de costo estable, de elementos importantes y particulares para la entidad, en los se pueden obtener descuentos por el volumen, escogiendo de un alto nmero de proveedores.
2.1.8.15.1 Licitaciones
Tambin denominada concurso pblico o contrato del Sector Pblico y Privado) es el procedimiento administrativo para la adquisicin de suministros, realizacin de servicios o ejecucin de obras que celebren los entes, organismos y entidades que forman parte del Sector Pblico.
los abastecimientos, los cuales son los siguientes: calidad, cantidad, precio, financiamientos y servicio.
2.1.9.1 Calidad
La calidad de un producto no indica que este hecho del mejor material, el que un artculo sea de calidad lo que implica es que ese artculo satisfaga la necesidad que una persona tenga. Entre las peculiaridades elementales a considerar, se encuentran las siguientes: propiedades, volumen, tamao, tamao, etc. Consideraciones de calidad Existen ciertas situaciones de la calidad de los materiales, artculos o servicios, las cuales son: conveniencia, disponibilidad, costo, sistematizacin y control de calidad. 1) Conveniencia: Determinar cul es la calidad adecuada mnima aceptable. Es difcil, ya que no se puede medir, en general, por ser relativo a cada comprador, pues lo que es pertinente para uno puede no serlo para otro. 2) Disponibilidad: Significa, adems de conseguir el material, el artculo o el servicio que se desea, tambin adquirirlos con facilidad en condiciones de conveniencia, dentro de un periodo razonable y viendo diversos proveedores. 3) Costo: El Departamento de Compras o su Encargado, debe ser responsable de conseguir los precios mnimos, con la calidad deseada sin descuidar el servicio, ni financiamiento. 4) Sistematizacin: Incluye la conjugacin de los artculos, condiciones de calidad, ventajas que deben proporcionar los proveedores y los costos ms bajos; para tomar decisiones.
5) Control de Calidad: Se refiere a revisar que los artculos, los materiales, o los servicios, sean adquiridos de acuerdo a los requisitos solicitados, especificaciones y considerar ciertos parmetros determinados.
2.1.9.2 Cantidad
La cantidad se relaciona con el tiempo en que deben de comprarse los materiales, con el que se deben de buscar, y con el volumen econmicamente justificable, tanto al comprar como en almacenar. La compra de la cantidad correcta en el pedido est regulada por: Tipo de artculos. Tiempo de entrega. Necesidad del pedido. Precio unitario del material o servicio. Promedio de compras del inventario. Emisin de pedidos. Costo de transaccin. Perodo de compra. Mantenimiento del inventario (mximo y mnimo).
precios especiales, lo que puede dar lugar a precisar parte de la eficiencia de los responsables.
2.1.9.4 Financiamiento
Es el conjunto de recursos monetarios financieros para llevar a cabo una actividad econmica, con la caracterstica de que generalmente se trata de sumas tomadas a prstamo que complementan los recursos propios. Recursos financieros que el gobierno obtiene para cubrir un dficit presupuestario. El financiamiento se contrata dentro o fuera del pas a travs de crditos, emprstitos y otras obligaciones derivadas de la suscripcin o emisin de ttulos de crdito o cualquier otro documento pagadero a plazo.
2.1.9.5 Servicio
Un servicio es el conjunto de actividades que lleva a cabo internamente una empresa por ejemplo para poder responder y satisfacer las necesidades de un cliente. Es un bien pero se diferencia de este porque siempre se consume en el momento en que es prestado.
comprador, permite minimizar el costo de los materiales y aumenta la capacidad de responder a las emergencias. Establecer y mantener buenas relaciones con los proveedores: mantener buenas relaciones con el proveedor ayuda en la evolucin de una imagen favorable en los crculos empresariales. Estas relaciones son beneficiosas para el comprador en trminos de cambiar o negociar un precio razonable y poder tener un trato preferencial de material en caso de escasez de materiales, etc Conseguir la mxima integracin con otros departamentos de la empresa: La funcin de compra est relacionada con el departamento de produccin, en relacin a las especificaciones y el flujo de material, al departamento de ingeniera para la compra de herramientas, equipos y mquinas, al departamento de marketing por los pronsticos de ventas y su impacto sobre la compra de materiales, al departamento financiero para el propsito de mantener los niveles de materiales adecuados y estimar el capital de trabajo requerido, al departamento de personal para una correcta dotacin de personal y al desarrollo de los departamento de compra y mantenimiento para una buena relacin con los proveedores. Formar y desarrollar al personal: el departamento de compras est compuesto por diversos tipos de personas. La empresa debe tratar de potenciar su fuerza de trabajo mediante la capacitacin. Mantener un registro de datos eficiente y presentar informes de gestin: Este procesamiento de datos e informes debe ser normalizado o estandarizado, de modo que el mantenimiento de registros pueda ser facilitado. La presentacin de informes peridicos de gestin de las actividades de compra, justifica la existencia independiente del departamento.
Direccin General: fijacin de polticas generales, procedimientos y anlisis de los cambios del entorno.
Produccin: informacin sobre plazos de entrega, costo de los insumos, calidad disponible.
Una empresa se organiza interiormente mediante la divisin de tareas, esa divisin se hace basndose en que existe:
Diversas funciones o servicios. Diversos emplazamientos o establecimientos. Diversas actividades econmicas externas o negocios.
Algunas funciones pueden centralizarse o bien descentralizarse con un criterio espacial o sectorial.
En una empresa grande con muchos establecimientos y que opere en diferentes sectores econmicos, la centralizacin absoluta de la funciones de compras seria no solo difcil, si no posiblemente ineficiente. Sin embargo, la dispersin total de la funcin tambin podra serlo al desaprovechar las economas de escala y hacer ms difcil el seguimiento de las directrices de la direccin general.
Centralizacin o Descentralizacin
Lo comn en grandes empresas es una poltica mixta de centralizacin descentralizacin, adoptando la prima o la segunda de las opciones segn los rasgos econmicos o fsicos de la compra: Pueden descentralizarse las compras que superen un determinado valor. Pueden centralizarse/descentralizarse ciertas clases de productos, segn su facilidad de localizacin, segn su aplicacin (materias primas, maquinaria, repuestos), segn su nacionalidad o la nacionalidad del suministrador, segn la procedencia de la necesidad (compra de stock, compra directa, nuevas inversiones). Cada empresa fijara unos criterios generales debidamente justificados; por ejemplo se podra decidir la centralizacin de: Las compras de ms de una cantidad fija de dinero. Los productos de consumo comn en ms de una dependencia. Las materias primas. Las importaciones. Tiene que tomar en cuenta que en cada caso se debe sopesar las ventajas y desventajas de optar por una de las dos alternativas.
trato continuo con fuentes externas a la compaa, de aqu que la conducta del personal de Compras deba estar libre de toda sospecha inmortal al realizar las adquisiciones, lo que le obliga a conducirse ticamente. Es decir, con: Honradez Integridad Equidad Probidad
Responsabilidad
Establecer polticas y normas que deban observarse en las adquisiciones y seleccin de proveedores. Establecer las bases para la estandarizacin de maquinaria y equipos. Vigilar el funcionamiento estricto de las adquisiciones. Evaluar los resultados obtenidos en la ejecucin del programa integral de las adquisiciones. Recomendar la rotacin o reorganizacin del comit a efecto de darle la debida transparencia a todas las compras de la empresa.
compradores, y entre la organizacin y proveedores, generando y almacenando el mnimo posible de documentacin escrita en el proceso. Objetivos Establecer criterios para tomar decisiones. Son una herramienta administrativa. Delimitan la responsabilidad de compras. Deben darse a conocer a todo el personal de Compras. Deben revisarse y actualizarse peridicamente.
Algunos ejemplos de polticas de compras Queda prohibido que los empleados acepten obsequios o gratificaciones. Todas las adquisiciones de la empresa debern ser realizadas por el Departamento de Compras. El Departamento de Compras se reserva el derecho exclusivo para objetar la calidad y el tipo de materiales, a fin de proteger los intereses de la empresa. Las requisiciones debern describir las especificaciones y la fecha en que se requieran los materiales. Todas las compras superiores a un milln de pesos debern estar autorizadas por el comit de compras de la empresa. Todas las importaciones de maquinaria y equipos debern ser autorizadas por el comit de compras.
Normalmente, en el manual de compras se deben considerar, entre otros, los siguientes puntos: Introduccin. ndice. Instructivo para su uso. Objetivos. Polticas. Organigrama de la Unidad Descripcin de puestos. Procedimientos. Diagramas de flujo. Formatos que se emplearn en compras.
necesita comprar una podadora. Entonces, se identifica la necesidad de realizar la compra de un producto, una podadora
El precio se determina de acuerdo a todas y cada una de las caractersticas del producto.
2. Los iniciadores: Reconocen un problema y la necesidad de adquirir productos o servicios. 3. Los influenciadores: Son los que de forma directa o indirecta ejercen alguna influencia en el proceso de toma de decisiones. Son los tcnicos y los asesores. 4. Los compradores: Son los que tienen la responsabilidad formal de elegir a los proveedores y efectuar las compras. Son los directores de compra. 5. Los decisores: Son los que tienen el poder efectivo de elegir al proveedor y los productos o servicios que deben adquirirse. Son los miembros de la direccin en las compras importantes. 6. Los cancerberos: Son los que controlan los flujos de informacin pertinentes a la decisin de compra. 7. Usuario: es la persona o personas que consumen o utilizan el producto o servicio.
3.- Que entregue un trato cordial. Las empresas estn formadas por personas: lo importante, para una buena relacin con su proveedor, es que sean responsables, serviciales, informados y con experiencia en el tema. Que sean capaces de brindar informacin y opciones que satisfagan de la mejor forma las necesidades de su empresa.
4. Fiabilidad de la informacin. Aqu se valora la relacin administrativa con el proveedor: la calidad de sus ofertas, la fiabilidad de sus albaranes y facturas, el cumplimiento de plazos en la facturacin. 5. Competitividad. Nivel de precios. Este criterio tiene en cuenta la relacin entre el precio de los productos suministrados por el proveedor y su calidad, as como la comparacin entre el precio del proveedor y los del resto de proveedores. No se trata de valorar mejor al proveedor ms barato, sino a aquel que tenga una mejor relacin calidad-precio dentro del mercado. Una vez definidos los criterios que van a tenerse en cuenta a la hora de evaluar a los proveedores, es necesario darles un peso a cada uno de ellos, ya que no todos los criterios tienen la misma importancia para cada empresa. Una posible ponderacin sera la siguiente: Calidad suministros Fiabilidad suministros Flexibilidad proveedor Flexibilidad informacin Competitividad 50% 20% 20% 5% 5%
El siguiente paso es definir el sistema de evaluacin a utilizar para cada uno de los criterios: puntuacin de 0 a 10; puntuacin de 0 a 5; valoracin A, B, C, as como los casos en que se pone una puntuacin u otra. En el caso de calidad de los suministros, si se ha elegido un sistema de puntuacin de 0 a 5 habr que definir en qu casos se pone un 5, un 4, etc. Una posible escala de valoracin sera la siguiente:
el 20% de las cantidades suministradas. Finalmente hay que definir la frecuencia de evaluacin de los proveedores: trimestral, semestral, anual, as como las acciones a tomar en funcin del resultado obtenido, ya que la evaluacin tiene como fin conseguir que la empresa trabaje con los mejores suministradores. Un ejemplo de acciones a tomar es el siguiente: Proveedores con puntuacin 0. Inmediatamente dejan de ser proveedores homologados y, por tanto, no podrn suministrar ms productos a la empresa. Si desean volver a suministrar productos, debern pasar de nuevo el proceso de homologacin. Proveedores con puntuacin 1 2. Se notifica al proveedor que en un plazo de un mes deber entregar a la empresa un plan escrito y programado de acciones para corregir sus incumplimientos. Si en los dos meses siguientes el proveedor no puede demostrar que est realizando acciones para alcanzar un nivel satisfactorio, ser deshomologado y no podr suministrar ms productos.
incumplimientos que ha tenido, y se solicita un plan para corregirlos, anuncindole que en la prxima evaluacin deber mejorar sus resultados. Con este tipo de actuaciones, la empresa consigue: 1. Seleccionar a los mejores proveedores, eliminando aquellos que ofrecen peor calidad. 2. Los proveedores seleccionados mejoran progresivamente la calidad de sus suministros, su fiabilidad, flexibilidad y precios. La evaluacin realizada a cada proveedor debe quedar registrada en una ficha de evaluacin, en la que figuren los resultados obtenidos para cada uno de los criterios. Es conveniente tambin que en esa ficha figure la evolucin que ha tenido el proveedor en los ltimos perodos de evaluacin.
ANEXO No.1 Ficha de Evaluacin de Proveedores
Una vez seleccionados los proveedores de nuestro inters, puede resultar de gran utilidad tener otro fichero con datos referentes a proveedores alternativos ante posibles problemas con nuestros proveedores. As mismo, se habr de estar atento a posibles cambios en el sector de los proveedores. En ocasiones dichos cambios pueden suponer una amenaza para la empresa, por lo que el emprendedor ha de reaccionar con rapidez.
solicitndoles informacin: ya sea pidindosela directamente, por ejemplo, a sus vendedores, representantes, etc. (por ejemplo, podemos preguntarles sobre su experiencia, sus trabajos realizados, sus principales clientes, etc.). O pidindosela a travs de correo electrnico o una carta (por ejemplo, podemos pedirle informacin sobre sus precios, las caractersticas de sus productos, facilidades de pago, pedirle que nos enven catlogos, presupuestos, etc.).
visitndolos: para obtener la informacin de los posibles proveedores podemos optar tambin por visitar sus empresas y observar, por ejemplo, el desempeo de su personal, su organizacin, su atencin al cliente, su infraestructura, etc.
buscando referencias: tambin podemos buscar referencias, por ejemplo, podemos averiguar quines son o han sido sus clientes, contactarlos y
consultarles por sus impresiones, opiniones o la satisfaccin que tienen con respecto al proveedor.
visitando sus pginas web: una forma rpida y sencilla de obtener informacin del potencial proveedor es visitando su pgina web, en donde adems de poder obtener la informacin que ellos incluyan en ella, podemos analizar su pgina para darnos una idea de la empresa, una pgina descuidada, es muy probable que signifique un negocio descuidado.
realizando pruebas: otra forma de obtener informacin del potencial proveedor, es ponerlo a prueba, por ejemplo, solicitndole una muestra, hacindole un pedido y evaluar si cumplen con los plazos, contratarlos para la produccin de una pequea cantidad de productos, etc.
Descripcin general Plazo para presentacin de las ofertas Condiciones generales Condiciones especficas (Jurdicas, Financieras y Tcnicas) Plizas y Garantas Hora y lugar de recepcin de propuestas
Cumplir con evaluaciones de acuerdo con los siguientes criterios: DE ACUERDO CON SU CLASIFICACIN, CAPACIDAD FINANCIERA, CALIDAD
responder a los requerimientos de sus clientes, en un mercado cada vez ms competitivo. Una de las estrategias que ha demostrado mayor efectividad y que apoya a eliminar barreras de entrada al mercado, es el Desarrollo de Proveedores o PDP. El concepto Desarrollo de Proveedores consiste en que una Gran Empresa, seleccione los Proveedores que le garanticen el tiempo, el costo y la calidad de los productos o servicios que le abastecen. Por lo tanto, se deben optimizar varios aspectos relevantes de la relacin, como la calidad de los productos, los precios y los tiempos de entrega. Desarrollo de Proveedores. Factores crticos:
Definir las caractersticas de los productos y servicios a adquirir. Determinar los criterios de evaluacin tanto de los Proveedores como de la Empresa, y la importancia relativa de cada uno de ellos.
Criterios a tener en cuenta con los Proveedores: Cumplimiento de temas legales y fiscales. Calidad del Producto-Servicio, precio competitivo. Tiempo de respuesta y de entrega del producto o servicio. Respuesta a requerimientos de mejora. Servicio de asesoramiento tcnico y de post venta. Capacidad logstica para las entregas. Capacidades comercial y financiera.
Criterios a tener en cuenta para la poltica de compra de la empresa: Comunicacin adecuada de las especificaciones de los productos-servicios. Plazos y formas de pago. Soporte tcnico y capacitacin a sus proveedores.
Medir la satisfaccin con los Proveedores actuales, realizar un anlisis respecto de las propuestas de provisin en el sector, y diagnosticar las capacidades del proveedor.
Proponer y aplicar un Plan de Mejora consensuado con el proveedor. Seguimiento y Auditora del Plan de Mejora. Seguimiento de los productos y servicios entregados por el proveedor. Alinear las estrategias de la empresa con la de los Proveedores.
C) Servicio Contestar las cartas prontamente. Expeditar, cuando sea posible, las pruebas de las muestras recibidas y rendir reportes rpidos a la entidad que present la muestra. D) Progresividad
Mantener una mente abierta, acerca de los mtodos nuevos y materiales ofrecidos. Estimular la elaboracin de pruebas o ensayos de materiales, que pueden ser de valor. Visitar, cuando sea necesario, las fuentes de aprovisionamiento y procurar informes acerca de la estabilidad y sus mtodos.
E) Amistad Es un plano apropiado, para ser estimulada entre comprador y vendedor, y que puede ser una gran ventaja ambas partes, pues tratar con amigos de negocios, cuando un artculo se requiere, es la manera ms rpida de encontrar lo adecuado y el mejor precio. F) Diversiones o Regalos de los Proveedores La aceptacin de regalos, distintos a las novedades publicitarias, se prohbe en todo momento, pues los empleados no deben obligarse con algn proveedor y no deben incluir transaccin alguna, por la cual puedan beneficiarse personalmente. G) Reciprocidad Las buenas relaciones, son un factor esencial en los negocios y un buen medio de desarrollarlas, es dar preferencia a aquellos que regresan a favor.
B) Costo de transporte
ste, si no se incluye en el precio de la unidad entregada en el punto de consumo de Comprador, debe ser calculado con el peso de embarque cotizado, del punto de origen, y la tarifa de transporte apropiada.
C) Costo de instalacin
Es el costo de poner el bien comprado en uso, puede encontrarse que difiera materialmente entre las fuentes que cotizan, conforme se considera la instalacin y el ensamble.
D) Costo de preparacin
El costo de los accesorios, herramientas, datos, etc., es una variable en la poltica de cotizacin de los proveedores.
E) Costo de preparacin
stos raramente se incluyen en el precio del oferente, por lo que es conveniente, considerarlos para comparacin de precios.
F) Trminos de pago
En tanto que los descuentos por pronto pago, tiendan a seguir una norma dentro de una industria determinada, en el sentido contable, un descuento por pronto pago, no es una porcin del precio de un artculo.
G) Proteccin de precios
Lo cual se puede lograr, mediante contratos anticipados.
Competencia de Servicio: Indagar a aquellos que estn mejor capacitados, para entregar en todo momento y en las cantidades requeridas, as como para proporcionar mantenimiento, partes y
refacciones, garantas, etc., en el caso de maquinaria, equipo, y unidades de transporte. Localizacin Geogrfica: Ciertamente una o varias fuentes locales, deben ser el comienzo de la investigacin. El costo de un artculo de la calidad requerida en el punto de su uso, es un buen criterio de compra. Representacin de Ventas: Localizar a lo ms adecuados, en todos los aspectos. Condiciones de Reciprocidad: Esto es frecuentemente un factor que influye, tanto en la solicitud de cotizaciones, como en la decisin final de la compra.
A) Especificaciones y diseo
Deben considerarse para ello: la tabulacin de ofertas o la lista de verificacin, el estudio de los catlogos y la literatura de los concursantes, la discusin concienzuda de los aspectos de especificaciones, y el diseo con los representantes de ventas.
B) Reputacin
El grado de respeto que un producto tiene en el mercado, es una indicacin de su calidad y confiabilidad para el propsito requerido.
Cubrir obligaciones con: compaa, matrices, subsidiarias o afiliadas, clientes excepcionales grandes.
Captulo IV: Caso de estudio: (Nombre de lo que se investigar) 4.1 Antecedentes histricos 4.2 Misin 4.3 Visin 4.4 Valores 4.5 Polticas 4.6 Organigrama general 4.7 Sucursales (si tiene) 4.8 Proveedores 4.9 Descripcin del proceso actual de compras 4.10 Hechos relevantes a nivel empresa 4.11Desarrollo de la propuesta 4.12 Departamento de compras centralizado 4.13 Departamento de compras descentralizado 4.14 Departamento de compras mixto Conclusiones Referencias bibliogrficas Manual de contratacin de compras (Corferias Bogot Enero 19/11 GA-A-005
1) http://clubensayos.com/Negocios/Generalidades-De-Compras/287384.html 2) http://www.diclib.com/Recompra%20modificada/show/es/es_marketing/520 #.U1AzPFfF6PY#ixzz2zAxcxOAQ 3) http://reposital.cuaed.unam.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/656/1/1451. pdf 4) http://www4.ujaen.es/~emurgado/TEMA5.pdf 5) http://es.wikipedia.org/wiki/Licitaci%C3%B3n
6) http://clubensayos.com/Negocios/Principios-De-Compras-YAbastecimientos/584238.html 7) http://www.definicion.org/financiamiento 8) http://www.definicionabc.com/economia/servicio.php#ixzz2zBXWknJh 9) http://cubillos.info/objetivos-importancia-departamento-de-compras/ 10) http://www.califica.com.ec/noticias/las-compras-y-sus-relaciones-con-otrasareas-de-la-empresa.html#sthash.2uF8Hb34.dpuf 11) http://www.aysconsultores.com/elabora-tu-manual-de-compras/ 12) http://pyme.lavoztx.com/8-pasos-del-proceso-de-compra-de-unaorganizacin-de-negocios-4194.html 13) http://www.e-conomic.es/programa/glosario/definicion-proveedor 14) http://www.crecenegocios.com/busqueda-y-seleccion-de-proveedores/ 15) http://www.corferias.com/documentos/manual_comprasycontratacion_0120 11.pdf 16) http://jardininteligente.com/soluciones/desarrollo-de-proveedores/ 17) http://es.wikipedia.org/wiki/Relaciones_laborales