EL PRESUPUESTO Y LA ADMININSTRACION, SU RELACION CON LA AUDITORA

1. EL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de rganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir, la adecuacin de los medios. Por tanto, cabe decir que la administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar metas establecidas por la organizacin. El proceso administrativo esta conformado por cuatro funciones fundamentales que son las siguientes: Planeacin Organizacin Ejecucin Control

a) PLANEACIN: Fija el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios para orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempos y de nmeros necesarios para su realizacin. La Planeacin es decir por adelantado, qu hacer, cmo y cuando hacerlo, y quin ha de hacerlo; es un proceso intelectualmente exigente, requiere la determinacin de los cursos de accin y la fundamentacin de las decisiones, en los fines, conocimientos y estimaciones razonadas.

La tarea de la planeacin es exactamente: minimizacin del riesgo y el aprovechamiento de las oportunidades.

Importancia En la organizacin, la planificacin es el proceso de establecer metas y elegir los medios para alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber como organizar su personal ni sus recursos debidamente, quizs incluso ni siquiera tengan una idea clara de que deben organizar; sin un plan no pueden dirigir con confianza ni esperar que los dems le sigan. Sin un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuando ni donde se desvan del camino. El control se convierte en un ejercicio ftil. El reconocimiento de la influencia de la planeacin ayuda en mucho a aclarar los intentos de algunos estudiosos de la administracin para distinguir entre formular la poltica (fijar las guas para pensar en la toma de decisiones) y la administracin, o entre el director y el administrador o el supervisor.

Beneficios Con mucha frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de toda la organizacin. La planificacin es fundamental, ya que sta: Permite que la empresa este orientada al futuro. Facilita la coordinacin de decisiones. Resalta los objetivos organizacionales. Se determina anticipadamente qu recursos se van a necesitar para que la empresa opere eficientemente. Permite disear mtodos y procedimientos de operacin. Evita operaciones intiles y se logran mejores sistemas de trabajo. La planeacin es la etapa bsica del proceso administrativo: precede a la organizacin, direccin y control, y es su fundamento.

Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo. Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa. Propicia el desarrollo de la empresa. Reduce al mximo los riesgos. Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo. Todos los esfuerzos se dirigen hacia los resultados deseados y se logra una secuencia de esfuerzos efectivos. Se reduce al mnimo el trabajo no productivo. Se coordinan las actividades hacia el objetivo predeterminado. Los gastos totales se reducen al mnimo. Ayuda a realizar futuras posibilidades entre cursos alternativos. Gua el pensamiento administrativo. Ayuda a contestar la pregunta: QUE HACER SI.... Se elimina el trabajo a base de supuestos.

Limitaciones Dentro de las limitaciones de la planeacin podemos mencionar: La planeacin consume tiempo y dinero; sin embargo, esto no es sino una inversin cuya recuperacin y beneficios adicionales se producen por medio de resultados ms efectivos, econmicos y rpidos. Los buenos esfuerzos de planeacin no pueden apresurarse, se requiere tomar el tiempo necesario para reflexionar, localizar y analizar datos suficientes, para considerar posibles cursos de accin y para formular el plan en s. Debe balancearse el empleo de recursos dedicados a la planeacin, de tal manera que su costo no llegue a exceder as u verdadera utilidad. Dificultad para llegar a los datos precisos con relacin al futuro. La gente se interesa ms en el presente que en el futuro. La planeacin es costosa.

Propsito La planeacin reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia y fija los estndares para facilitar el control. La planeacin establece un esfuerzo coordinado, da direccin. Cuando todos los interesados saben a donde va la organizacin y con que deben contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en equipo. La falta de planeacin puede dar lugar a un zigzagueo y as evitar que una organizacin se mueva con eficiencia hacia sus objetivos. La planeacin reduce la incertidumbre. Tambin aclara la consecuencia de las acciones que se podran tomar en respuesta al cambio. La planeacin tambin reduce la superposicin y desperdicios de actividades. La coordinacin antes del hecho probablemente descubra desperdicios y redundancia. Adems cuando los medios y los fines estn claros, la ineficiencias son obvias. En resumen los propsitos son: Disminuir el riesgo del fracaso Evitar los errores y asegurar el xito de la empresa. Administrar con eficiencia los recursos de la empresa. Asegurar el xito en el futuro

Principios Precisin: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor precisin posible. Flexibilidad: Es dejar un margen para los posibles cambios que se pudieran dar, tanto buenos como malos. Unidad de Direccin: Para cada objetivo se sigue un curso de accin definido, adecuadamente coordinado con los dems objetivos y con sus cursos de accin correspondientes. De tal manera que aunque dentro de una empresa se estn realizando simultneamente varios planes, todos

ellos deben estar integrados y coordinados de tal manera, que bien pueda decirse que existe un solo plan general. Consistencia: Todo plan deber estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interacten en conjunto, logrando as una coordinacin entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos. Rentabilidad: Todo plan deber lograr una relacin favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos ltimos y el valor de los resultados que se obtendrn en la forma ms cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos. Participacin: Todo plan deber tratar de conseguir la participacin de las personas que habrn de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento.

Elementos A los elementos de la planeacin, tambin se les llama tipos de planes y segn stos, toda operacin debe tener un propsito o meta. Propsitos: Son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social. La investigacin: Aplicada a la planeacin la investigacin consiste en la determinacin de todos los factores que influyen en el logro de los propsitos, as como de los medios ptimos para conseguirlos. Objetivos: Representa los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente. Estrategia: Son cursos de accin general o alternativas que muestran la direccin y el empleo general de los recursos y esfuerzos, las lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas. Polticas: Son guas para orientar la accin; son criterios lineamientos y no se sancionan.

Presupuestos: Es el plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresando en trminos econmicos, junto con la comprobacin subsecuente de las realizaciones de dicho plan.

Pronsticos: Es prever las cosas que pudieran suceder. Programas: Los programas son los planes mismos; pero en los cuales no solo se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente se hace referencia al tiempo requerido para realizar cada de una de sus partes.

Pasos en la planeacin Esencialmente todos los pasos en cualquier tipo de planeacin son: i. Deteccin de las oportunidades: aunque precede la planeacin real y, por lo tanto, no es estrictamente parte del proceso de planeacin, la deteccin de las oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de organizacin, es el verdadero punto de partida de la planeacin. Pre limita las posibles oportunidades futuras y verla con claridad y de manera compleja, saber donde se encuentra los puntos dbiles y fuertes, comprender que problema se desean resolver y porque, as como saber lo que se espera ganar. ii. Establecimiento de objetivos. El segundo paso de la planeacin consiste en establecer objetivos para toda la empresa y despus para cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse tanto para a corto plazo, como largo. Los objetivos especifican los resultados esperados y sealan los puntos finales de lo que se debe hacer, a que habr de darse prioridad y que se debe lograr con la red de estrategias, polticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas. iii. Desarrollo de premisas. El tercer paso lgico de la planeacin es establecer, difundir obtener consenso para utilizar premisas criticas de la planeacin tales como pronsticos, las polticas bsicas y los planes ya existente en la compaa. Estn son suposicin sobre el ambiente en el que plan a de ejecutarse.

iv.

Determinacin de curso alternativo de accin. Consiste en buscar cursos alternativos de accin, en particular aquellos que no resultan inmediatamente evidentes. Pocas veces hay un plan para el que no existan alternativas razonables y con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser la mejor.

v.

Evaluacin de cursos alternativos de accin. Despus de buscar los cursos alternativos y examinar sus puntos fuertes y dbiles el paso siguiente es evaluarlos, ponderando a la luz de las premisas y metas previamente fijas. Quizs un curso parezca ser el mas lucrativo, pero puede ser que requiera un gran desembolso de efectivo y que sea de lenta recuperacin; otro puede parecer menos rentable pero quizs representa un riesgo menor; otro quizs se adapte a los objetivos de largo plazo de la compaa.

vi.

Seleccin de un curso de accin. Este es el punto en el cual se adopta un plan, el punto real de la toma de decisiones.

vii.

Formulacin de planes derivados. Pocas veces cuando se toma una decisin, la planeacin est completa, por lo cual se aconseja un sptimo paso, casi invariablemente se necesitan planes derivados para respaldar el plan bsico.

viii.

Expresin numrica de los planes a travs del presupuesto. Se debe presentar una expresin numrica convertida en presupuesto, si se preparan bien los presupuestos se convierten en un medio para sumar los diversos planes y fijar estndares importantes contra los que se puedan medir el avance de la planeacin.

b) ORGANIZACIN: Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional de los recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

Tipos de organizaciones Organizacin Formal: Es la estructura intencional de papeles en una empresa organizada formalmente. Cuando se dice que una organizacin es formal, no hay en ello nada inherentemente inflexible o demasiado limitante. Para que el gerente organice bien, la estructura debe proporcionar un ambiente en el cual el desempeo individual, tanto presente como futuro, contribuya con ms eficiencia a las metas del grupo. La organizacin formal debe ser flexible. Deber darse cabida a la discrecin para aprovechar los talentos creativos, y para el

reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en la ms formal de las organizaciones. Sin embargo el esfuerzo individual en una situacin de grupo debe canalizarse hacia metas del grupo y de la organizacin. Organizacin Informal: cualquier actividad personal conjunta sin un propsito consciente conjunto, an cuando contribuya a resultados conjuntos.

Propsito de la organizacin El propsito de la organizacin es contribuir a que los objetivos sean significativos y favorezcan la eficiencia organizacional, a continuacin se enumeran los primordiales: Principio de unidad de objeto, la estructura de una organizacin es eficaz si permite a los individuos contribuir a los objetivos de la empresa. Principio de eficiencia organizacional, una organizacin es eficiente si est estructurada para ayudar al logro de los objetivos de la empresa, con un mnimo de consecuencias a costos no buscados. Permitir la consecucin de los objetivos primordiales de la empresa lo ms eficientemente y con un mnimo esfuerzo. Eliminar duplicidad de trabajo. Establecer canales de comunicacin.

Representar la estructura oficial de la empresa.

Causa de la organizacin La causa fundamental de la estructura organizacional es la limitacin del tramo de control. Si no hubiese tal limitacin, podramos tener una empresa desorganizada con un solo gerente. Principio del tramo de control, cada puesto administrativo, tiene un lmite el nmero de personas que un individuo puede dirigir eficazmente, pero el nmero exacto depender del impacto de variables implcitas.

Estructura organizativa Cuando hablamos de estructura organizativa nos referimos a la estructura de la organizacin formal y no de la informal. La estructura organizacional generalmente se presenta en organigramas. Casi todas las compaas necesitan unidades o departamentos tanto de lnea como de asesora (staff). Los gerentes de lnea contribuyen directamente al logro de los objetivos y metas principales de la organizacin. Por lo tanto, se encuentran en la cadena de mando Es importante una estructura organizacional bien definida porque asigna autoridad y responsabilidades de desempeo en forma sistemtica.

Etapas i. Divisin del Trabajo: Separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y el mnimo esfuerzo. ii. Departamentalizacin: se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares o tiene una relacin lgica, para

ello se labora un organigrama donde mediante cuadros se representan los diferentes departamentos que integran la organizacin. iii. iv. Jerarquizacin: Especificar quien depende de quien en la organizacin. Coordinacin: establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integracin.

Factores que influyen en la estructura organizacional Existen factores internos y factores externos que influyen en la estructura organizacional. Factores internos: Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas contra toma de decisiones descentralizadas, con mayor delegacin de autoridad. Espacio de control (el nmero de empleados que reportan a un supervisor). Diversidad de productos y clase de operacin. Tamao de la organizacin. Caractersticas de los empleados (profesionistas, empleados de oficina, trabajadores)

Factores externos Tecnologa (cmo se transfieren los insumos a las salidas de produccin). Caractersticas del mercado (estabilidad, extensin, tipos de clientes). Dependencia del medio ambiente (competencia, restricciones legales, reglamentacin, proveedores y efectos del extranjero) La estructura de organizacin es fundamental para la planificacin y el control de utilidades porque tanto la planificacin como el control se relacionan directamente con la distribucin de autoridad y

responsabilidad dentro de toda la empresa. La distribucin se formaliza comnmente en la estructura de la organizacin.

Principios Principio del Objetivo: Todas las actividades establecidas en la organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa. Principio de la Especializacin: El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecucin de una sola actividad. Principio de la Jerarqua: Se deben de establecer centros de autoridad de los cuales emane la comunicacin necesaria, para lograr los planes en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una lnea clara e ininterrumpida, desde el ms alto ejecutivo, al nivel ms bajo. Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de autoridad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Unidad de Mando: Establece que al determinar un centro de autoridad y decisin para cada funcin, debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no debern reportar a ms de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenas de ms de dos jefes, solo conduce a la ineficiencia. Difusin: Las obligaciones de cada puesto deben publicarse y ponerse por escrito, a disposicin de todos los miembros de la empresa que tengan relacin con ellas. Amplitud o tramo de control: Hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo. La Coordinacin: Las unidades de una organizacin siempre debern de mantenerse en equilibrio. Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura

organizacional, requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

c) EJECUCIN: Ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la gua de los esfuerzos del grupo social a travs, de la motivacin, comunicacin y supervisin.

Etapas Las etapas de la organizacin consisten en: i. Toma de Decisiones: Es la eleccin del curso de accin entre varias alternativas. ii. Integracin: Con ella el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente

establecidas para ejecutar los planes iii. Motivacin: Por medio de ella se logra la ejecucin de trabajos tendiente a la obtencin de objetivos. iv. Comunicacin: Proceso a travs del cual se transmite y recibe informacin en un grupo social. v. Supervisin: Checar que las cosas se estn dando de una manera correcta.

Principios De la Armona del Objetivo o Coordinacin de inters: La direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos. Impersonalidad de Mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen como una necesidad de la organizacin para obtener ciertos resultados. De la Supervisin directa: Se refiere al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes. De la Va Jerrquica: Los canales de comunicacin deben de ser transmitidos a travs de los niveles jerrquicos correspondientes.

De la Resolucin del Conflicto: Es la necesidad de resolver los problemas que surjan desde el principio y no dejar que crezcan. Aprovechamiento del Conflicto: A veces con los problemas que se presentan, se visualizan nuevas estrategias y se saca provecho de los problemas.

d) CONTROL Es la evaluacin y medicin de la ejecucin de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

Etapas Las etapas del control consisten en: i. Establecimiento de Estndares: Representan el estado de ejecucin deseado, de hecho nos es ms que los objetivos definidos de la organizacin. ii. Medicin de Resultados: Es medir la ejecucin y los resultados, mediante la aplicacin de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estndares. iii. Correccin: La utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva para integrar las desviaciones con relacin a los estndares. iv. Retroalimentacin: Mediante ella la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. v. Control: Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y reflejar su eficacia.

Principios Equilibrio: Debe de haber un balance entre el control y la delegacin. De los Objetivos: El control existen en funcin de los objetivos, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos.

De la oportunidad: El control debe de ser oportuno, debe de aplicarse antes de que se presente el error. De las Desviaciones: Todas las desviaciones que se originen deben de analizarse detalladamente y saber porque surgieron, para que en un futuro no se vuelvan a presentar.

Costeabilidad: Se deben de justificar el costo, que este represente en dinero y tiempo, en relaciones con las ventajas reales que este aporte. De la Excepcin: El control debe de aplicarse a las actividades representativas, a fin de reducir costos y tiempo. De la Funcin Controlada: La funcin que realiza el control, no debe de estar involucrada con la actividad a controlar.

Las funciones Administrativas en un enfoque sistmico conforman el proceso administrativo; cuando se consideran aisladamente los elementos planificacin, Organizacin, Ejecucin y Control, son solo funciones administrativas; cuando se consideran estos cuatro elementos en un enfoque global de interaccin para alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo.