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A IMPORTNCIA DA GEST O DE ESCOPO PARA UMA BOA GESTO DO PROJETO EM MICRO E PEQUENAS EMPRESAS

Murilo Citadin Graduado em Engenharia de Produo Mecnica pela Universidade Federal de Santa Catarina - UFSC

RESUMO As pequenas empresas tem se depara do com a necessidade de se profissionalizar e oferecer servios com mais qualidade e confiabilidade, com o risco de estagnarem ou mesmo fecharem suas atividades em virtude de uma concorrncia mais preparada. Alinhada a isso, a busca por capacitao t A Gesto de Projetos , como ferramenta muitos emp resrios. em sido uma das principais estratgias d est as empresas no intuito de ganharem mercado. para garantir a excelncia nos resultados dos projetos e a satisfao dos clientes est sendo adotada com frequncia por

Palavras -chave: Gesto de Projetos, Gesto de Escopo, EAP, Avano Fsico e

Stakeholders.

INTRODUO
De acordo com o Sebrae -Nacional, existiam no Brasil, at dezembro de 2012 cerca de 7,1 milhes de empresas cadas tradas, destas 99 % correspondiam a micro e pequenas empresas (MPEs). Os pequenos negcios (formais e informais) somam mais de dois teros das ocupaes do setor privado. Tambm segundo o Sebrae , a taxa de mortalidade de empresas com at dois anos de existncia tem cado nos ltimos anos, passando de 26,4 % em 2005 para 24,4 % em 2007 . O Sebrae aponta que este avano est em sintonia com a melhora nas legislaes a 1

favor das MPEs e ao processo de capacitao dos empregados e empreendedores brasileiros. Verifica-se, portanto, u ma tendncia de aprimoramento da capacidade dos empreendedores administrarem seus negcios, mesmo que pequenos os mais lucrativos. Este um proc esso contnuo, de longo prazo, e confiabilidade ao negcio e incrementa a economia. Uma ferramenta que tem sido amplamente difun dida no mbito empresarial a Gesto de P rojetos . Esta ferramenta u tiliza de conhecimentos, habilidades e tcnicas para conduzir de maneira eficiente e eficaz um projeto do incio ao fim. Trata -se de uma habilidade estratgica para que a organizao possa melhor competir no mercado. A Gesto de P rojetos aplica -se tanto para grandes empreendimentos, onde cita-se a construo de uma usina hidreltrica de grande porte, como para servios que envolvem na sua maioria processos e procedimentos. adotam com sucesso a Gesto de P negcios. Ser abordada no decorrer deste artigo uma das etapas mais importantes scopo sucesso cessrias a serem da G esto de Projetos, a Gesto de Escopo. A partir da Gesto de E consegue -se, basicamente, visualizar todas as tarefas ne seja alcanado. executadas ao longo do projeto , de maneira cronolgica, para que seu Grandes em presas j rojetos, por outro lado, a maioria das pequenas , tornando que agrega valor

empresas ainda no enxerg a nesta ferramenta uma forma de alavancar seus

1. A GESTO DE PROJETOS EM MICRO E PEQUENAS EMPRESAS


Um estudo realizado por pesquisadores da instituio de ensino Ibmec de

So Paulo e do Sebrae -So Paulo estudou quase 2 mil empresas abertas e registradas na Junta Comercial do Estado de So Paulo (Jucesp) entre os anos de 1999 e 2003, em busca de evidncias dos principais motivos que justificam a alta mortalidade das empresas nascentes . Dentre el es, destaca -se o fato de , uma ainda que Do 2 empresa ser planejada em perodo superior a um ano aumentam as chances de sobrevivncia em relao aquelas com at seis meses. O estudo cita

conjunto de prticas gerenciais adotadas pelos empreendedores, o aprove

itamento

de oportunidades, a antecipao de acontecimentos, a preparao para enfrentar os problemas antes que eles aconteam, a busca intensa por informaes que auxiliem na tomada de decises e demonstraram o cumprimento pers istente dos objetivos
O estudo

ser significativamente relevante s nas chances de sobrevivncia,

sobretudo a capacidade de se adequar ao mercado rapidamente.


primeiros anos de vida e que

conclui que no apenas um fator responsvel pelo fechamento das empresas nos o mesmo se refere ao s aspectos relacionados sobrevivncia e no ao sucesso dos negcios. V-se claramente que uma empresa ou projeto bem planejado e estruturado tem grandes chances de ser bem sucedido, apesar de outras variveis influenciarem neste processo. em micro e pequenas empresas Portanto , a ado o da prtica de Gesto de P rojetos est alinhada com a necessidade destas empresas rcado.

se desenvolverem e deve ser considerada uma ferramenta de grande importncia para sua viabilidade econmica e um diferencial competitivo no me De acordo com um estudo realizado pelo PMI os trs principa is benefcios alcanados com a Gesto de P Aumento do comprometimento com (Project Management rojetos so :

Instituto), instituto internacional para profissionais do Gerenciamento de Projetos,

objetivos e resultados; .

Disponibilidade de informao para tomada de deciso; Melhoria de qualidade nos resultados dos projetos

O estudo do PMI tambm apresenta os problemas que ocorrem com mais frequncia em um projeto, abaixo esto listado os trs Problemas de comunicao No cumprimento dos prazos Mudanas de escopo constante principais:

O Gerenciamento de um Projeto consiste no desenvolvimento de cinco etapas principais: iniciao, planejamento, execuo, controle e encerramento. Segundo o PMI um projeto definido como um con junto de atividades realizadas de 3 em grupo, destinadas a produzir um produto, servio ou resultado nico.

natureza temporria, com incio e fim determinado

, bem como um escopo e iplas geografias.

recursos previamente definidos. Uma equipe de projeto pode envolver pessoas de diferentes reas, muitas vezes de diferentes organizaes e mlt Um projeto bem sucedido quando so as partes interessadas atende as expectativas dos

stakehoders , que
clientes,

no projeto, tais como: investidores,

fornecedores, contratados, sociedade, dentre outros pelo resultado do projeto.

influenciados diretamente

1.1.

A Gesto de Escopo
O Gerenciamento de P rojetos composto em 9 reas do conhecimento,

descritas abaixo: Gerenciamento da Integrao ; Gerenciamento de Escopo Gerenciamento de Custos ; Gerenciamento de Qualidade ; Gerenciamento das Aquisio ; Gerenciamento de Recursos Humanos ; Gerenciamento das Comunicaes ; Gerenciamento de Risco ; Gerenciamento de Tempo . ;

Dentre as reas apresentadas acima ser Gerenciamento de

evidenciada neste artigo o Muitos projetos no

Escopo, por ser esta a rea responsvel por definir todas as no d valor a esta rea que a base da definido como a

atividades necessrias para que o projeto seja concludo. obtm xito porque a organizao existncia do projeto. De acordo com o Guia PMBOK 5 Edio, o escopo

soma dos produtos, servio s e resultados a serem fornecidos na forma de projeto.

Portanto, a Gesto do Escopo trata da defi no est includo no projeto.

nio e controle do que est e do que -se falta de

A maior parte dos problemas encontrados em um projeto deve um bom planejamento e controle do escopo. A falha no escopo, atrasos no incremento no desejado previsto, falta de recursos de

nesta fase provoca

cronograma, custos acima do projeto.

pessoal , qualidade abaixo da esperada, produtos que

no satisfazem o cliente e at mesmo o cancelamento do

1.2.

A importncia da EAP e do controle de avano fsico


A EAP (Estrutura Analtica do Projeto) consiste em uma tcnica integrante as e

do Gerenciamento de Escopo

que apresenta a

distribuio hierrquica de todas

entregas e trabalho s do projeto de forma a facilitar seu gerenciamento. O objetivo da EAP identificar todas as tarefas terminais a serem executadas no projeto serve como base para a maior pa rte do Gerenciamento do P rojeto .

De maneira prtica possvel com a EAP a visualizao de todos os pa cotes de trabalho a serem desenvolvidos e as respectivas atividades serem executadas para que o resultado do projeto possa ser alcanado com xito. A criao de uma EAP adequada tambm permite a estimativa de prazo, custo e recursos necessrios para a co ncluso do projeto , ou seja, facilita o controle do escopo. Uma forma eficaz de monitoramento e controle do escopo de projeto se d atravs do avano fsico. Atravs dele possvel do projeto um item que avaliar a evoluo do projeto atravs de indicadores de desempenho . Segund o (VARGAS, 2003), o avano fsico sempre envolver um nvel de subjetividade, pois a . Para que tar de uma forma de avaliar uma determinada atividade varia de pessoa para pessoa esta subjetividade seja reduzida, cada pacote de trabalho necessi fsico seja o mais fiel possvel com a realidade do projeto. Estas duas tcnicas apresentadas, alm de dar parmetros para que o controle do escopo seja bem sucedid o, demonstra para os investidores e clientes o profissionalismo com que a empresa administra seus projetos, transmitindo confiabilidade e segurana no fechamento de novos negcios. 5

avaliao especfica de um especialista da rea para que o percentual de avano

1.3.

Agregando valor

com a Gesto de Escopo

Tornou -se rotineiro e j se conside ra normal o fato de um servio ou entrega de uma pequena obra atrasar por dias, semanas ou meses principalmente, quando o contrato no contempla nus ao contratado no caso de atraso . Esta prtica observada principalmente quand em presas, sem planejamento, com capacitao dos funcionrios e do prprio proprietrio. estabelecidos e que, ao final, -se aqui , apenas como ervado o se trata de pequenas recursos e baixa quantidade limitada de ,

Difcil encontrar no mercado uma pequena empresa que tenha todas as etapas de um projeto definidas, bem como prazos cumpram -se rigorosamente da forma como planejados. Cita

exemplo , e que o prprio leitor provavelmente j vivenciou , a contratao de empresas para o projeto de moblia de um imvel, mas que pode ser obs em diversos outros segmentos. Frequentemente , encontram -se problemas -SP, o primeiro

relacionados principalmente prazos, qualidade dos produtos, qualidade da montagem e do no cumprimento do contrato. Segundo o Procon semestre de 2012 apresentou o total de 830 queixas de consumidores contra 1.

empresas de mveis (maioria mveis planejados) no estado de So Paulo, um aumento de 36 % em relao ao primeiro semestre de 201 Verifica-se, portanto, que os problemas observados no exemplo citado se referem , em sua maioria, a um mal ou no planejamento de projeto realizado. Ainda, a maior parte destas no conformidades poderi que ocorrem com mais frequnci a em um projeto, a ser evitada caso houvesse destes , dois deles esto e um Gerenciamento de E scopo apropriado . Na seo 1 foi citado os trs problemas relacion ados a rea de Gesto de Escopo (no cumprimento dos prazos mudanas de escopo constante), mostrando a importncia desta rea dentro do gerenciamento de Projetos. Dentre os principais benefcios da Gesto do Escopo de um projeto citados por (RODRIGUES, 2014) , listam-se: Leva ao conhecimento de toda a equipe do projeto e demais para cumprir seus objetivos; Auxilia no planejamento e na designao de responsabilidades; 6

stakeholders

(partes interessadas) quais so as principais entregas que o projeto dever realizar

Define o que est e o que no est no escopo do projeto, evitando assim, conflitos entre fornecedores, prestadores de servios, clientes, etc; Auxilia na criao de cronogramas e elaborao de custos;

Fornece uma representao grfica do escopo do projeto.

Ao contrrio do que se possa imaginar, o processo de levantamento de informaes e requisitos para a criao do escopo bem como o seu gerenciamento no de difcil realizao , no entanto , exige tempo, capacitao e experincia no mercado de atuao. Apesar disto, os benefcios so aparentes e logo nos primeiros meses de impl antao j se podem observar os resultados. Sem dvida um diferencial no mercado para as pequenas empresas e uma fe rramenta eficaz para alavancar seu negcio e prospectar clientes.

CONCLUSO
O aumento do nmero de MPEs no mercado brasileiro e nte no

consequentemente a crescente concorrncia tem impactado positivame planejadas e estruturadas com antecedncia e capacitao antes de abrir o prprio negcio, parecem estar diminuindo ano a ano. confiana e qualidade nos produtos

cenrio econmico . H uma tendncia de que as novas empresas esto sendo que os empresrios esto buscando visto que as taxas de mortalidades O fato que, com o aumento da

concorrncia entre as MPEs, os clientes tm buscado as empresas que passam e servios prestados . Nesta mesma corrente, o Gerenciamento de Projetos pode contribuir consideravelmente para o desenv olvimento e administrao sustentvel de uma empresa . compreensvel que as empresas avaliem esta ferramenta, em um o problemas. com uma primeiro momento, como perda de tempo pelo fato de no visualizarem os benefcios que podem ser obtidos e por viverem o dia a dia resolvend Problemas estes que, muito provavelmente, poderiam ser evitados Gesto de Escopo adequada.

O Gerenciamento de Projeto por envolver vrias reas do conhecimento oneroso pode demanda r um tempo considervel para sua implantao. en tanto, se consideramos a aplicao da Gesto do Escopo como rea independente, os benefcios podem ser observados cumprimento dos custos e prazos garantindo a satisfao dos de imediato . O sucesso de um projeto, mesmo que de pequena escala, est diretamente relacionado ao contratados e a qualidade do servio prestado,

No

stakeholders. Nesse sentido, a implementao das


desagradveis

tcnicas de Gesto de Escopo, como EAP e avano fsico, o caminho mais rpido para obteno dos resultados esperados sem que hajam surpresas no andamento do projeto. Finalmente, conclui -se que as metodologias propostas pelo PMI podem ser amplamente aplicadas pequenas empresas, desde que a organizao seja flexvel e tenha determinao para incorporar conh ecimentos especficos de gesto.

REFERNCIASBIBLIOGRFICA S
PMI - Brasil (Project Management Institute ) . O que gerenciamento de projetos. http://brasil.pmi.org/brazil/AboutUS/WhatIsProjectManagement.aspx

PMI, Project Management Institute (Editor). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide Fifth Edition) PMI, 2013.

PMI - Project Management Institute

Chapters Brasileiros, Estudo de

Benchmarking em Gerenciamento de Projetos, 2009.

VARGAS, Ricardo Viana. Valor Agregado em Projetos. 2 Ed. RJ: Brasport, 2003.

Souto, Izanere Silva -A importncia da gesto de projetos em pequenas e mdias empresas: um estudo de caso na Eletro Pedro Ltda Silva Souto. Paracatu, 2011. - Paracatu/MG. / Izanere

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SOMAGESTAO / IPOG, Apostila integrante da disciplina Elaborao de projetos utilizando MS -Project do curso de MBA em Gesto de Projetos em Engenharias e Arquitetura da SOMAGESTAO Consultoria em Gesto de Negcios Ltda. em parceria com o Instituto de Ps -Graduao (IPOG)

Rodrigues, Marcos Antnio de Aquino, Apostila integrante da disciplina Gesto de Escopo do curso de MBA em Gesto de Projetos em Engenharias e Arquitetura ano 2014, do o Instituto de Ps -Graduao (IPOG). 9

UOL Notcia veiculada no site da Uol, Cresce o nmero de queixas contra empresas de mveis planejados. http://consumidormoder no.uol.com.br/hot news/cresce -o-numero -de -queixas -contra -empresas -de -moveis-planejados

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