INTRODUCCION A LAS FORMULAS Escribir frmulas en Excel es relativamente fcil: basta escribir en cualquier celda el signo igual ("=")

y a continuacin una expresin (secuencia de caracteres) compuesta de constantes, referencias, operadores y funciones...

Pero, qu es una expresin?. Es una secuencia coherente de caracteres con un significado concreto que Excel convierte en un resultado como la obtencin de un dato o el valor de un clculo simple o complejo. En la expresin de una frmula pueden aparecer constantes, operadores, referencias, parntesis, llaves y funciones.
Constantes, referencias, operadores, funciones, etc.?

En este artculo pretendemos abordar estos elementos presentes en la mayora de las frmulas de Excel...
ESCRIBIR FORMULAS

Como vemos en la imagen siguiente para para obtener una suma (como si fuera una calculadora) basta seguir la secuencia siguiente:

- seleccionar la celda B2 - escribir el signo igual "=" de comienzo de frmula - la constante 5 - el operador aritmtico + - la constante 7 - presionar enter

CONSTANTES

Lo primero que debemos saber es que no todas las celdas de una hoja de Excel tienen que contener una frmula. Una celda de Excel puede estar vaca o contener una frmula o una constante. Diferenciar esto es esencial. Una constante es un valor o dato fijo que se mantiene permanente en el proceso y en el tiempo. Cada constante se escribe en una celda distinta (tambin dentro de una frmula) pudiendo formar largas lista de datos sobre los que realizamos los clculos con frmulas. La imagen siguiente ilustra lo dicho: Las celdas B2 y C2 muestran el mismo valor, pero se han obtenido de diferente manera.

La celdas B2 contiene la constante 12 que se ha escrito directamente sobre la celda sin utilizar el signo "=". La celda C2 contiene como primer carcter el signo "=" lo que advierte a Excel sobre el comienzo de una frmula. La expresin de la frmula contiene dos constantes y el operador + (suma). Es evidente que la frmula es sintcticamente correcta, pero de escaso valor semntico, porque siempre suma 5 y 7 con el mismo resultado. No obstante valga de ejemplo... En la imagen siguiente vemos otro ejemplo: B2 contiene una constante de texto. Obtenemos, en C2, el mismo texto pero en maysculas mediante la funcin MAYUSC

Las constantes pueden aparecer en las frmulas o solas en distintas celdas. Recordemos que en una hoja disponemos de decenas de miles de celdas vacas...

Hay constantes de distintos tipos como ves en la imagen siguiente...

El tipo de constante determina la posible operacin o clculo. Por ejemplo no podemos sumar la celda A2 y A3 porque son dos constantes de distinto tipo y carece de sentido sumar un texto con un nmero...
FORMULAS

Todas las frmulas tiene que comenzar con el signo "=" de comienzo de frmula obligatorio para todas sin excepcin. Cuando una celda comienza con el signo igual, Excel interpreta que a continuacin del signo igual se escribir una expresin vlida al menos sintcticamente. Aunque son pocos los caracteres necesarios para escribir la expresin de unas frmulas, stos tienen que ser sintctica y semnticamente correctos para no obtener un error. Esto significa que hay que cumplir unas reglas sintcticas de escritura (por ejemplo el cierre de un parntesis de apertura, el punto y coma como separador de parmetros, etc.) para obtener una frmula (=expresin) correcta. Incluso podemos obtener frmulas cuya expresin es sintcticamente correctas pero semnticamente sin valor porque no se produce el clculo que buscbamos o produce un resultado sin ninguna utilidad en la vida real... La expresiones de las frmulas pueden realizar los clculos ms diversos. Pueden ser muy bsicas o muy elaboradas. Veamos un ejemplo: en la imagen siguiente vemos tres constantes en las celdas A2, A3 y A4. Sobre estas constantes realizamos los siguientes clculos:

En la celda B2 obtenemos el texto de A2 en maysculas mediante la funcin MAYUSC y la referencia relativa A2 con parntesis de apertura y cierre obligatorios. En B3 obtenemos el 5% del valor de A3 mediante una referencia a la celda A3, dos constantes y los operadores aritmticos * (multiplicacin) y / (divisin). En B4 utilizamos tres funciones. B4 puede obtener la edad de Luis Garca cuya fecha de nacimiento se encuentra en la constante de la celda A4, sepa el lector que se obtiene con la funcin HOY que devuelve la fecha actual del sistema (por ejemplo 31/12/2008), de la cual extraemos el ao como nmero con la funcin AO (anidando a HOY) y al cual restamos con el operador - el ao de la fecha de nacimiento obtenido tambin con la funcin AO y la referencia A4. Observese la apertura y cierre (compensacin) de parntesis y el anidamiento de la funcin HOY como parmetro de la primera funcin AO.
SINTAXIS GENERAL DE UNA FORMULA

La sintaxis general ha quedado expuesta en la lneas de arriba: el signo "=" es el primer signo que debemos escribir obligatoriamente como comienzo de frmula. La expresin puede contener una serie de elementos que pasamos a comentar mediante los ejemplos que siguen...

Referencias relativas a celdas y rangos:

Para referirnos al valor de una celda desde una frmula, simplemente escribimos la letra de la columna y el nmero de fila como puede verse en la imagen siguiente...

Para referirnos a un rango de celdas escribimos la primera y la ltima celda del rango separadas por dos puntos como se ve en la imagen superior. Observe el lector que la frmula de la celda B4 es incorrecta, puesto que definimos un rango de celdas pero no indicamos que hay que hacer con ellas: sumarlas, multiplicarlas,...? Los rangos de celdas deben tratarse con funciones o de manera matricial que se ver en otro artculo...

Coma(,) punto y coma(;) dos puntos(:)

El carcter coma (,) slo debe utilizarse para indicar la parte decimal de las constantes numricas. Las celdas A1 a A5 contienen constantes numricas con decimales. En una constante de texto puede aparecer numerosas veces:...

El punto y coma es un separador de parmetros o enumerador. La frmula de B2 y B3 obtienen el mismo resultado. B2 suma directamente el rango, pero B3 suma el rango A1:A3 ms A4 ms A5 como ves en la imagen superior. Observe el lector el punto y coma como carcter separador obligatorio. La celda B4 contiene una frmula con una funcin que tiene dos parmetros separados por punto y coma. El primer parmetro indica el rango donde hay que contar. El segundo parmetro indica la condicin a cumplir para que el valor se cuente.. Los dos puntos se utilizan para indicar rangos. El rango C8:D11 contiene 8 celdas.

El carcter porcentaje: %
El carcter porcentaje puede aparecer en una frmula a la derecha de una constante o de una referencia como se puede ver en la imagen inferior. El valor se convierte en tanto por ciento.

La frmula de la celda B4 calcula el 5% de la celda A2 y le suma B2. La constante 5 aparece con el carcter porcentaje con lo cual Excel multiplica la celda A2 por 5 y divide por 100... La celda C4 resta el transporte (B2) de la venta (A2) y calcula el porcentaje que aparece en C2...

Operadores aritmticos y parntesis: + - * / ^ ( )

Los operadores aritmticos nos permiten realizar las operaciones bsicas de suma, resta, multiplicacin, divisin y potencia. Podemos operar con referencias, constantes y funciones. En el ejemplo siguiente operamos con dos constantes numricas en las celdas (referencias) A2 y A3...

Cuando la expresin contiene varios operadores se produce un orden de prioridad, por ejemplo la multiplicacin (*) es prioritaria sobre la suma (+). Veamos el ejemplo de la imagen siguiente:

La celda C3 contiene una frmula que calcula el 12% de IVA de tres cantidades (constantes) en A3, A4 y A5. Obsrvese que esta celdas se han agrupado con parntesis para que Excel no aplica la prioridad de * sobre +. De no hacer as, Excel multiplicara A5 con B3 obteniendo 1,56 al que sumaramos A3 (7) y A4 (12) que dara 20,56 que no es un resultado correcto. En el caso de que dos operadores tengan la misma prioridad (* y /) se resuelve de izquierda a derecha...

Observe el lector que en el ejemplo de la imagen superior no utilizamos el parntesis porque Excel realiza las operaciones en el orden deseado. Si encerramos entre parntesis las celdas B2 y C2 (B2+C2), obtenemos un resultado absurdo, aunque sintcticamente sea correcta la frmula...

Constantes
Las constantes tambin pueden aparecer en las frmulas pero deben escribirse segn el tipo de constante. En la imagen siguiente vemos tres constantes (en color rojo) en tres frmulas...

B2 utiliza la referencia A2 que contiene 5%. Este se multiplica por la constante 1500. Obtenemos el 5% de 1500. La constante numrica se escribe tal cual. Slo pueden utilizarse los dgitos y la coma como carcter para nmeros decimales. B3 simplemente obtiene los 4 caracteres primeros por la izquierda de la constante que aparece en la frmula. La constante debe escribirse entre comilla tal y como aparece en la imagen de arriba... En B4 utilizamos una constante de tipo fecha que tambin se escribe entre comillas. Obtenemos el da de la semana (Jueves) de la fecha escrita como constante mediante la funcin DIASEM y formato dddd