INDICE

TITULO 01 INTRODUCCION. 01 CAPITULO I Distribucin y Manejo Actualizado Del Manual Del SCI...03 1.1 Distribucin del Manual Interno del SCI.03 1.2 Mejoramiento y Actualizacin del Manual del SCI.04 CAPITULO II 2.1 Breve Descripcin De La Estructura Y De Las Actividades 2.2 Panorama General de la Cooperativa y sus Unidades de Produccin.05 CAPITULO III Manejo De Riesgos.. 3.1 Evaluacin Bsica de Riesgos CAPITULO IV Normas Orgnicas Internas.. 4.1 Alcance de la Certificacin 4.2 Norma Orgnica Interna. CAPITULO V Control De Unidades De Produccin Y Procedimientos De Aprobacin. 5.1 Registro de Nuevos Productores.. 5.2 Inspecciones Internas 5.3 Estimacin del Rendimiento.. 5.4 Procedimientos de Aprobacin Interna 5.5 No Cumplimiento y Sanciones 5.6 Documentacin del SCI. CAPITULO VI Organizacin Y Personal Del SCI. 6.1 Organigrama.

6.2 El Coordinador de Productos Orgnicos 6.3 Inspector Interno.. 6.4 Personal Para Aprobacin de Productos Orgnicos.. 6.5 Oficial de Campo (Extensionista, Asesor de Campo) 6.6 Conflicto de Inters.. VII CAPACITACIN 7.1 Capacitacin del Personal del SCI.. 7.2 Capacitacin de los Productores.. CAPITULO VIII Compra, Manejo, Procesamiento Y Exportacin 8.1 Procedimientos para la Compra 8.2 Procedimientos de Manejo y Almacenamiento. 8.3 Procesamiento Orgnico en la Corporacin Caf Per Sac 8.4 Exportaciones organicas.. 8.5 Personal de Compra, Manejo y Procesamiento.. 8.5.1 Personal de compra, manejo y procesamiento.. IX Inspeccin Externa y Certificacin..

Elaborado por: B/ING. JOSE ANGEL GARCIA CORDOVA Resp. Departamento de Produccion y Certificacin

INTRODUCCION Qu es un SCI? El manual del SCI es una herramienta fundamental para el proceso de Certificacin el cual se utiliza para informar a los actores de toda la organizacin Cooperativa de las funciones y facultades de cada unidad que conforma el SCI. El manual del SCI se elabora teniendo como base el reglamento interno del programa orgnico y los estndares de produccin que cumple nuestra Cooperativa, este documento es muy importante por que cubre la necesidad de mantenerse actualizado a los cambios del entorno en un mundo competitivo a fin de propiciar que los funcionarios y trabajadores que participan en la gestin Cooperativa interacten y propicien sinergias en un contexto sistematizado en el marco de las normas de produccin vigentes, asegurando la calidad del caf y del cacao en todo el proceso que comprende desde la siembra hasta el mercado consumidor. El presente documento contiene la estructura, los objetivos, funciones, lneas de autoridad y responsabilidad, de las diferentes unidades orgnicas que componen la estructura organizacional de la Cooperativa para dar mayor operatividad, eficiencia y competitividad al desarrollo de las actividades que conciernen a la produccin orgnica y el cuidado del medio ambiente. Definicin de IFOAM: Un Sistema de Control Interno (SCI) es un sistema de garanta de calidad documentado, que permite a la agencia certificadora externa delegar la inspeccin anual de los miembros individuales de una organizacin, a una unidad o cuerpo identificado dentro del operador certificado. En la prctica esto significa que un grupo de productores es responsable de controlar que todos los miembros del grupo certificado cumplen con las reglas de la produccin orgnica segn procedimientos establecidos. Entonces, la agencia certificadora principalmente se limita a evaluar si el Sistema de Control Interno funciona bien y si es eficiente. La evaluacin se realiza mediante una inspeccin del sistema de documentacin del SCI, las calificaciones del personal y la re inspeccin de algunos de los productores. Este manual describe en detalle este sistema de garanta de calidad. Algunos de los requerimientos formales (documentacin y procedimientos claramente definidos) son exigencias de las regulaciones orgnicas que siempre incluyen requerimientos de control adicionalmente a los requerimientos de produccin.

MANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA COOPERATIVA AGRARIA CAFETALERA SATIPO LTDA (MANUAL DEL SCI) - 2009 CAPITULO I.- DISTRIBUCIN Y MANEJO ACTUALIZADO DEL MANUAL DEL SCI 1.2 Distribucin del Manual Interno del SCI El manual del SCI debe distribuirse a: Gerencia General Directivos Miembros del Comit de control Interno Inspectores internos Profesional de campo (extensionistas) y Socios Lideres involucrados en Produccin Orgnica. Secretaria Responsables de contabilidad Responsables de acopio: procedimientos y formularios de compra. Procesador contratado Corporacin Caf Per SAC y Negrisa SAC. Copias del documento completo deben archivarse en el Departamento de Produccin y Certificacin para que los productores que lo quisieran puedan consultarlos y otros interesados e involucrados en el DPC. 1.3 Mejoramiento y Actualizacin del Manual del SCI El SCI debe ser actualizado cuando haga falta (por ejemplo, si las normas de certificacin cambian o si los procedimientos no funcionan bien). Por lo menos una vez al ao antes del inicio de la nueva temporada de caf en febrero se revisa el SCI y se modifica cuando requiere de cambios (se registra una nueva versin del documento cada ao, por ejemplo, Versin 2008.

El manual del SCI slo puede cambiarse con la aprobacin del Coordinador del SIC, Responsable del DPC, Presidente, Gerente general y directivos del CCI. El Coordinador del SCI es responsable de distribuir los procedimientos y formularios actualizados a todas las reas por lo menos una vez al ao. Es responsabilidad del Coordinador del SCI que todo el personal relevante sea notificado de qu secciones han cambiado. CAPITULO II.BREVE DESCRIPCIN DE LA ESTRUCTURA Y DE LAS ACTIVIDADES

2.1 Panorama General de la Cooperativa y sus Unidades de Produccin Razn Social Ubicacin Coordinador del SCI N de Productores Direccin : COOPERATIVA AGRARIA CAFETALERA SATIPO LTDA. : Departamento de Junn, Provincia de Satipo : Jos Angel Garca Crdova : 337 : Jr. Manuel Prado N 433

Distribucin de Comits por Sectores y Grupos de trabajo en el mbito de la Provincia de Satipo.

N 1 2 3 4

COMITES Villa Victoria Huahuari Vista Alegre Cana Edn

ECAS Villa Victoria Huahuari Vista Alegre Piriari Cana Edn Paraso Toncama

5 6

Rio Venado Satipo

Rio Venado Pueblo Libre de Azope Rio Santa

2.1.1 Informacin General Los Productores Socios e integrantes del DPC de La Cooperativa tienen de 5 a 7 hectreas de caf. El rea promedio de plantacin de este cultivar es de 6,5 hectreas por productor. La parcela ms pequea tiene 1 hectrea de caf cultivado y la ms grande 12 has. Generalmente los productores del Comit de Rio Venado, Huahuari, Villa Victoria tienden a ser ms bien pequeos, mientras que las fincas ms grandes estn localizadas en el Comit de Vista Alegre y Cana edn pertenecientes al valle de Santa Cruz. La mayora de los productores cultivan entre 0.25 y 1.0 hectrea de cultivos para autoconsumo (maz, yuca y pltanos), as mismo cran animales como gallinas y cuyes en su mayora, se encuentra en algunas fincas tambin pavos patos, ovinos cerdos y vacunos pero en menor cuanta. Tradicionalmente el caf se produce en la regin sin agroqumicos. Los productores usan como fertilizante compost a partir de la pulpa de caf, residuos de cocina, ceniza y del estircol producido por sus propios animales as mismo algunos de ellos utilizan insumos externos como Roca Fosfrica, Guano de isla y Dolomita. Las parcelas son manejadas principalmente por miembros de las familias con la ayuda de trabajadores temporales durante la cosecha. Los productores venden la mayor parte de su caf a la Cooperativa, pero tambin venden a los comercializadores locales. 2.2 Panorama de la Compra, Manejo y Exportaciones El Caf es cosechado por el productor, procesado en hmedo en su parcela y secado sobre tendales y tarimas respectivamente. Despus el caf es llevado en sacos de polipropileno al centro de Acopio. El Caf es comprado por la Cooperativa en el local de acopio centralizado. En el

centro de acopio, primeramente se realiza el control de calidad y se almacena, si el producto est seco al 12%, si el producto no esta seco existen reas de secado disponibles, donde inmediatamente se trasladan despus de su recepcin al local de almacenamiento. Desde este lugar todo el caf es transportado a la planta de procesamiento Corporacin de Productores Caf Per SAC Y NEGRISA para su procesamiento en seco. Despus de ser procesado el caf es empacado en sacos de yute finales de exportacin y enviado directamente al almacn dnde se guarda hasta su exportacin. Desde el momento de la compra del caf al productor hasta su exportacin el caf pertenece a la Cooperativa. CAPITULO III MANEJO DE RIESGOS 3.1 Evaluacin Bsica de Riesgos Evaluacin de riesgos del producto orgnico. (Ver Anexo I.)

CAPITULO IV NORMAS ORGNICAS INTERNAS 4.1 Alcance de la Certificacin La Cooperativa Agraria Cafetalera Satipo Ltda., est trabajando de acuerdo a los siguientes reglamentos: - Reglamento tcnico para productos orgnicos D.S. N 004-2006. - Reglamento 834/2007 y 889/2008 de la UE (todos los productores del DPC) - Norma USDA NOP (todos los productores del DPC) - Normas FLO (todos los productores del DPC) - Normas C.A.F.. PRACTICES

4.2 Norma Orgnica Interna El DPC cuenta con un Reglamento interno de produccin orgnica y cafs especiales todos los Productores y trabajadores de la Cooperativa tienen que conocer este documento ya que estamos involucrados en la produccin orgnica. En este reglamento se contempla derechos, obligaciones compromisos y sanciones aprobados en reunin general de Productores Orgnicos. CAPITULO V CONTROL DE UNIDADES PROCEDIMIENTOS DE APROBACIN 5.1 Registro de Nuevos Productores Cada Nuevo productor que desee registrarse como un productor orgnico primeramente debe Asociarse a la Cooperativa y por voluntad propia inscribirse al DPC, antes debe haber recibido una orientacin sobre agricultura Orgnica y haya decidido producir orgnicamente. Una vez inscrito en el DPC el Productor ser visitado por el extensionista a cargo de la Zona. Durante esta visita el extensionista realiza las siguientes acciones: Explicar de los requerimientos y obligaciones que tiene que cumplir para convertirse en un productor orgnico. Debe visitar todas las parcelas del productor nuevo. El Extensionista de campo asiste al productor con el llenado del Formulario de Ingreso. El Extensionista de campo dibuja un croquis simple de la finca del productor incluyendo una indicacin general de los cultivos, riesgos potenciales de contaminacin externa, reas de caf en produccin, caf plantada, produccin y ordenamiento de finca, etc. El productor debe firmar dos copias del contrato con la Cooperativa, una vez completada la documentacin, la informacin es procesada en la DE PRODUCCIN Y

oficina del Departamento de Produccin y Certificacin de la siguiente manera: El formulario de registro de nuevos productores es filtrado por el Responsable del DPC y el estatus de conversin se determina segn la norma orgnica interna (Reglamento del Comit de Control interno). Una vez aceptado el productor recibe un nmero de cdigo nuevo. Este nmero se marca en todos los documentos que hacen referencia al mismo. El nuevo productor es incluido en el mapa general de Socios de la Organizacin con su cdigo respectivo. La informacin del nuevo productor es incorporada a la lista de productores registrados pero en conversin. El contrato es verificado por el responsable del SIC y una copia del mismo es devuelta al productor. 5.2 Inspecciones Internas La inspeccin interna de la Cooperativa ocurre antes de la cosecha de caf. El inspector interno verifica las plantaciones de caf, si todos los campos han sido registrados correctamente y si se han aadido nuevas parcelas. Verifica las medidas usadas en los cultivos y si los controles para las semillas, plagas, malezas y fertilizantes corresponden con las normas internas. Verifica si las medidas para frenar la erosin han sido adoptadas y si existe algn riesgo de contaminacin desde los campos aledaos. Tambin verifica si el productor mantiene cultivos convencionales. En este caso, se asegura si el productor sigue usando productos convencionales. Verifica si los campos donde se mantienen cultivos convencionales por parte de los colindantes o vecinos estn claramente separados de las plantaciones de caf orgnico y si los cultivos para autoabastecimiento se cultivan en plantaciones jvenes de caf. En caso de hallarse desviaciones a la norma interna, se anotan las situaciones en el formulario de inspeccin para las unidades de

produccin. El inspector interno verifica las cantidades que han sido vendidas durante el ltimo ao y registra la estimacin del rendimiento para la cosecha actual. Inspecciona los cuartos donde se almacenan los insumos externos y el caf cosechado. Tambin inspecciona los procedimientos y el proceso hmedo de caf. Toda la informacin se documenta en el formulario (Ficha de inspeccin Interna), este documento de campo debe ser firmado por el inspector interno y el productor (los productores que son analfabetos confirman su conformidad con su huella dactilar o firma). Al terminar la inspeccin, tiene lugar una discusin final donde las desviaciones y las medidas correctivas necesarias son explicadas. 5.3 Estimacin del Rendimiento La estimacin de la produccin de los Socios de la Cooperativa se realiza un mes antes de la cosecha primeramente por el extensionista con participacin del propietario con la finalidad de realizar bien los clculos de produccin de la totalidad de la finca y luego por el inspector interno. Los datos son primero registrados en el formulario de inspeccin interno y despus entregados al Coordinador del SCI, el que elabora la lista de compra aprobada (estimados de produccin) que es entregada al oficial de compras (Acopiador). 5.4 Procedimientos de Aprobacin Interna Al finalizar la inspeccin interna de los Asociados, los formularios de inspeccin (Fichas de Inspeccin) se informan al Coordinador del SIC, el informa al Comit de Certificacin de Productos Orgnicos (Comit de Control Interno), quien revisa los resultados. El Comit verifica si los productores han cumplido con las condiciones de los ltimos aos y las nuevas establecidas por el inspector interno. Decide para cada productor si va a ser aprobado o sancionado y determina las condiciones y duracin de la sancin. Las condiciones y sanciones son

registradas en el formulario de inspeccin (Ficha de inspeccin Interna) de productores. Los resultados de las reuniones son resumidos en la lista de productores aprobados y sancionados. Adicionalmente, existe un protocolo corto de cada reunin del Comit de Aprobacin. 5.5 No Cumplimiento y Sanciones Si un productor de la Cooperativa viola las normas internas, las sanciones apropiadas y las medidas correctivas son determinadas segn lo estipulado en la lista de sanciones del Reglamento del Comit de Control interno. Los productores sancionados no pueden vender sus productos a la Cooperativa como orgnico durante el periodo en que son sancionados. Las razones para la sancin y el tiempo de duracin de las mismas son anotadas en la lista de productores sancionados y el Acopiador es informado de la situacin. 5.6 Documentacin del SCI Los documentos de cada productor de la Cooperativa se mantienen en los archivos individuales de cada unidad de produccin. Los archivos de las unidades de produccin son guardados en la oficina del Departamento de Produccin y Certificacin. Los archivos de las unidades de produccin de cada productor contienen los documentos establecidos durante el proceso de registro como croquis de localizacin de la finca, croquis de finca indicando las parcelas de caf y otros productos que maneja el productor, fichas de informacin bsica, historial de campo, contrato anual del productor, ficha de inspeccin interna, copias de resumen de entrega de cafe pergamino. Los documentos anuales de cada Productor se guardan en un file anualmente por 5 aos aproximadamente de ah se archivan en el deposito de documentos central de la Cooperativa. Los datos de todos los productores como Cdigo de productor, Sector al que

pertenece, rea total de la finca, rea de caf, rea de caf plantada, cantidad de plantas por ha, fecha de registro de ingreso, fecha de ultima inspeccin interna, Normas que cumple, estimado de produccin y los resultados del control interno se resumen en la lista de productores as mismo se adjunta la lista de productores sancionados. Adicionalmente, un pequeo cuaderno es distribuido a los productores. All registran las actividades realizadas en sus parcelas como son siembra, cosecha, fertilizacin, deshierbe, control de plagas y venta, a continuacin se hace mencin de las hojas de registro: Registro labores culturales diarias del, registro de cosecha diaria del cultivo de caf, registro de cosecha y venta anual, registro de labores culturales diarias del fundo, registro de semillas, registro de compostera, registro de limpieza de equipos y herramientas, registro de compra de herramientas e insumos, registro de cosecha de otros productos, registro de reforestacin, registro de transportes, registro de aplicacin de productos veterinarios, registro de visitas tcnicas, registro de inspecciones y registro de parcelas del fundo. Cuando el asesor o el inspector interno visita al productor, anota en este cuaderno la fecha y el resultado de la visita. Si el extensionista encuentra que cierta actividad, cantidad, etc. no ha sido registrado por el productor, l ingresa la informacin en el cuaderno aadiendo sus iniciales a la informacin registrada. CAPITULO VI ORGANIZACIN Y PERSONAL DEL SCI El SCI debe garantizar que el personal responsable de implementar los procedimientos es suficiente y que est calificado. En los siguientes captulos se describen los cargos; obviamente los nombres de los mismos as como la divisin de responsabilidades entre los individuos que ocupan estos cargos.

Tabla de Responsabilidades:

Posicin (cargo)

Nombre

Responsabilidades -Supervisar todo el SCI -Asignar recursos oportunos -Hacer contratos con el personal involucrado en la produccin orgnica. -Coordinar la comercializacin e Informar antes de realizar ventas del producto orgnico certificado al jefe del SIC. -Realizar el Control del producto certificado en planta de proceso, embarque y realizar la transaccin comercial del mismo. -Comercializar el caf Certificado Coordinar estrechamente con Gerencia antes de realizar ventas. -Informar antes de realizar ventas del producto orgnico certificado al Gerente General y jefe del SIC. -Verificar e informar sobre el cumplimiento de responsabilidades de los personajes involucrados en el SIC. -Promover la actualizacin del SIC. -Nombrar personal especializado para las inspecciones internas y coordinar con los mismos. -Supervisar los Oficiales de Campo (extensionistas) -Desarrollar y gestionar la Implementacin del Control Interno. -Comunicarse con la Agencia Certificadora para la certificacin anual. -Preparar la Documentacin de produccin, desarrollar los cuestionarios para la certificacin y documentos que requiera la certificadora de caf y cacao Orgnico, y cafs especiales. -Realizar un informe anual de Certificacion de caf y cacao. -Manejar un Software, que permita obtener una sola informacin desde el acopio. -Mantener la documentacin contable como de Acopio y comercializacin contable del Producto certificado debidamente veras y objetiva, sobre todo durante la la Inspeccin externa. -Coordinar estrechamente con el rea de acopio, rea tcnica sobre la documentacin, envo del producto certificado, llegada a proceso y comercializacin teniendo en cuenta los criterios de certificacin. -Coordinar en caso de inconvenientes con el DPC y Jefe del SIC. -Registrar e integrar Socios al DPC productores. -Mantener la documentacin completa del productor (Unidad productiva) para la Certificacin. -Apoyo a los inspectores internos durante la inspeccin. -Extensin agrcola y monitoreo de cumplimiento de Normas en campo, as tambin de los registros. Inspector Interno Oficial de Documentacin Varios

Gerente

Zacaras Cristbal
Carhuamaca

Asistente

-Llevar acabo las inspecciones al 100% de productores y el SIC. -Realizar informes -Administrar los dossier generados en el SCI -Compilar datos e informes para la Agencia Certificadora. -Apoyo logstico al jefe del SIC. -Asegurar que slo productos orgnicos son comprados como orgnicos. -Limpiar almacenes y evitar contaminacin. -Firmar recibos de producto orgnico, asegurar que los almacenes sean limpiadas. -Asegurar que el acopio siga las normas orgnicas internas de la CAC Satipo Ltda. -Coordinar estrechamente con Gerencia, Contabilidad, DPC. -Mantener la documentacin de Acopio del producto orgnico, N de lotes, registros de limpieza y transporte, lotes enviados del Producto certificado debidamente veras y objetiva. -Asegurar que el producto orgnico de la CAC SATIPO LTDA, sea tratado como tal durante la recepcin, procesado y almacenaje. -Limpiar almacenes y lneas de proceso y evitar contaminaciones del producto certificado. -Asegurar que los almacenes y las lneas de proceso sean limpiadas. -Asegurar que el procesado siga las normas Orgnicas internas con las que Trabaja la CAC SATIPO LTDA. -Implementar el SIC con materiales, equipos, personal y otras necesidades que se presenten en el desarrollo de las actividades oportunamente. -Apoyar en el control de responsabilidades del SIC. -Gestionar y desarrollar capacitaciones referentes a Certificacin, cumplimiento de Normas vigentes en las diferentes reas involucrar al Comit de Educacin en esta actividad.

Comerciali zacin

Acuerdo

Responsable de Acopio

Angel Pardo Agreda (Caf Orgnico) Victor (Cacao Orgnico)

Jefe del SIC

Jos A. Garca Crdova

Gerente de Procesado Corporacin CAF PERU SAC. NEGRISA SAC.

Varios

Contabilidad

Edgar Amador Aquino

Directivos Consejo de Ad. y Consejo de Vigilancia.

Varios

Extensioni stas

Varios

6.2 El Coordinador de Productos Orgnicos o jefe del SIC. El Coordinador del SCI es responsable de coordinar el SCI, organizar las inspecciones internas, coordinar con el equipo de campo y el personal de aprobacin y ser la persona contacto con la agencia certificadora. El Coordinador del SCI es crucial para el sistema. Esta persona es responsable de garantizar que el SCI se ejecuta. Organiza el servicio de extensin e inspeccin interna (quin inspecciona dnde y cundo), se asegura que el personal tiene todo los recursos disponibles para realizar las inspecciones o la extensin (por ejemplo, medios de transporte, etc.), se asegura que todos los productores sean realmente inspeccionados y que todos los nuevos productores se registren correctamente. Supervisa las capacitaciones para el personal, coordina todos los aspectos relevantes con el certificador, etc. 6.3 Inspector Interno El inspector interno de la Cooperativa es contratado por el personal del SIC, adems de una declaracin de conflicto de inters. Es responsable de realizar las siguientes tareas: Revisa la documentacin actualizada de los productores en sus diferentes estados de conversin. Revisan las bitcoras o registro de los productores. Realiza la inspeccin de cada parcela por lo menos una vez al ao. Realiza visitas regulares a las estaciones de acopio durante la cosecha para garantizar que los procedimientos establecidos en el SCI se cumplen. El inspector interno mantiene un diario donde registra sus actividades diarias, las observaciones que hace en campo, as como los nombres y cdigos de los productores que ha visitado. Entrega todos sus informes de inspeccin al Jefe del SIC e informa de cualquier duda, comportamiento fraudulento, desviacin u observacin relevante.

Regularmente se verifica si los inspectores internos estn calificados para la tarea que realizan. Esto se hace acompandolos durante sus inspecciones y regularmente capacitndolos y organizando sesiones de trabajo conjunto. 6.4 Personal Para Aprobacin de Productos Orgnicos Los miembros del Comit de control Interno de Productos Orgnicos de la Cooperativa son elegidos por La asamblea general de Socios del Departamento de Produccin y Certificacin. Los miembros deben ser capacitados en la agricultura orgnica y conocer el reglamento interno. Los miembros son como sigue: El comit se rene una vez al ao, inmediatamente despus de la inspeccin interna y antes del acopio. Revisa los formularios de la inspeccin interna (Fichas de Inspeccin Interna) y decide la aprobacin o sancin de los productores. El comit documenta todas las decisiones y elabora la lista de los productores aprobados o sancionados. Informa los resultados de la inspeccin interna a los productores, el personal de acopio y a la agencia certificadora externa. 6.5 Oficial de Campo (Extensionista, Asesor de Campo) En cada comit hay un extensionista de campo permanente. Los extensionistas de campo visitan a los productores enseando sobre produccin orgnica realizando charlas de aprendizaje a travs de la metodologa de Escuelas de campo de agricultores organizando 1 reunin de aprendizaje por mes y seguidamente haciendo el monitoreo de cumplimiento de compromiso de actividades en campo para asegurar la mejora de cada unidad productiva asesorndolos sobre los mtodos de cultivo usados en sus parcelas. Los productores tambin pueden llamar a los extensionistas de campo y solicitar ayuda en caso de que surjan enfermedades o plagas. El extensionista de campo ayuda a actualiza los registros de los productores si no estn al da. El extensionista de campo

puede aprobar que los productores usen los insumos externos listados en el reglamento interno. Si durante una visita de asesoramiento encuentra un problema mayor debe informar al Coordinador del SCI. Los extensionistas de campo deben mantener un cuaderno para documentar sus visitas. En las parcelas firman los diarios de los productores y anotan en ellos el asesoramiento que han brindado. 6.6 Conflicto de Inters Los inspectores internos de la Cooperativa, el jefe del SIC, los miembros del Comit de Control Interno y el acopiador deben firmar una declaracin de conflicto de inters. El Coordinador de produccin orgnica es responsable de verificar que no hayan conflictos de inters, por ejemplo, que no se asignen tareas a personal que puede tener un conflicto de inters con esa actividad en particular (Por ejemplo, un inspector interno no puede inspeccionar su propia parcela o las de su familia).

capacitacin incluye inspecciones de campo por muestreo. El contenido de la capacitacin se documenta y se le adjunta la lista de participantes. 7.2 Capacitacin de los Productores. Todos los productores son visitados regularmente por los extensionistas de campo a fin de realizar sus capacitaciones. Estas visitas de asesoramiento quedan documentadas en los diarios de los productores y en el cuaderno de los extensionistas de campo. Los productores pueden contactar a su asesor de campo en cualquier momento ya sea para pedir ayuda o para solicitar asesoramiento. El asesoramiento es dado gratuitamente. Se planea crear un modelo de parcela orgnica en cada Comit para en el futuro realizar capacitaciones prcticas con todos los productores. CAPITULO VIII COMPRA, MANEJO, PROCESAMIENTO Y EXPORTACIN La organizacin que comercializa los productos orgnicos debe definir procedimientos para garantizar la integridad del producto certificado en todo momento (flujo de los productos) para prevenir que se mezclen las diferentes calidades (orgnica, en conversin y convencional) as como su contaminacin con agroqumicos durante la compra, almacenamiento, transporte y procesamiento.

VII CAPACITACIN El objetivo principal de la capacitacin es informar a los productores orgnicos y al personal del proyecto acerca de los aspectos ms relevantes de la produccin orgnica. Especialmente, concientizarlos acerca de los contenidos e implicaciones del reglamento interno para la agricultura orgnica.

8.1 Procedimientos para la Compra En la Cooperativa las compras se realizan de la siguiente manera:

7.1 Capacitacin del Personal del SCI Todos los inspectores y extensionistas son capacitados una vez al ao (antes de la nueva temporada de control, usualmente en Marzo). La 1. La Cooperativa consta de 2 acopiadores uno de ellos especialmente dedicado al acopio de caf orgnico y otro al caf en conversin y no Certificado. El acopiador de caf Orgnico maneja una lista dada por el coordinador del SIC antes de iniciar el acopio, de tal manera

que el productor es clasificado como un productor orgnico o en conversin. La compra de los productos orgnicos se realiza en un local separado del no certificado. 2. El caf de los productores en conversin son comprados y comercializados como productos convencionales nicamente; por lo tanto, se encuentran separados visiblemente. 3. El acopiador confirma si la cantidad de producto orgnico entregada es lo justo de acuerdo a la lista y tolerancia de entrega. Para hacer esto, compara la cantidad entregada con la estimacin actual del cultivo, establecida por el Departamento de Produccin y Certificacin por lo menos una semana antes de la entrega. En caso de haber alguna duda acerca del producto, el mismo debe ser apartado hasta que el Coordinador del SIC aclare la situacin con el productor e indique si el producto debe o no ser ingresado al almacn central de productos orgnicos. 3. La cantidad de producto orgnico entregado se anota en el Registro de Compra indicando que es orgnico. Cuando se compra productos orgnicos, la informacin se registra en un cuaderno separado. 5. Se debe llenar la liquidacin de compra (recibo) de pago en efectivo. Las liquidaciones de compra deben sellarse con la palabra orgnico o en conversin efectivamente como corresponde el producto. 6. El productor recibe una copia de la liquidacin de compra y las otras copias se archivan en los archivos del: a) Acopiador de compras de la estacin respectiva. b) El rea de Contabilidad.

7. Los sacos de cada productor ORGNICO son etiquetados con la marca VERDE de la organizacin (con la palabra orgnico).

8.2 Procedimientos de Manejo y Almacenamiento El Socio transporta su caf al centro de Acopio de la Cooperativa en sus propios costales que deben estar bien cerrados. Despus de completar el procedimiento de compra, el caf se vaca dentro de los sacos de la Cooperativa los que deben marcarse con el nombre de la organizacin, el cdigo del Productor, al que pertenece, la altitud, el lugar y la calidad del producto. El acopiador tiene que etiquetar el producto de acuerdo al estado de conversin (orgnico, en conversin y convencional). El caf orgnico y en conversin se guarda en reas de almacenamiento diferentes, que estn identificadas por un letrero. El Caf de calidades diferentes se secan en reas separadas. Despus del secado, se vuelve a embolsar en costales marcados con el nombre de la organizacin y la calidad orgnica, el caf debe secarse para su almacenamiento al 12%. El caf es transportado en camiones hasta el almacn general. Los almacenes se barren con escobas y si es necesario se lavan con agua y jabn. Se usan trampas mecnicas contra las plagas, se hacen rumas separadas de las paredes para evitar el anidamiento de roedores y otras plagas, el acopiador tiene que manejar un registro de las actividades que se realizan dentro del acopio, as mismo un plan de control de plagas de almacn. El producto se enva a la planta de procesamiento en camiones alquilados. Para prevenir que los productos de diferentes calidades puedan mezclarse, el transporte de calidades diferentes se realiza en periodos diferentes. Antes de cada envo se debe verificar que los camiones estn limpios el acopiador tiene que manejar registros para este procedimiento.

8.3 Procesamiento Orgnico Cuando el caf de la Cooperativa Agraria Cafetalera Satipo Ltda. Ingresa a la planta de procesamiento por Ejemplo de la Corporacin Caf Per SAC o NEGRISA, la persona responsable verifica si las bolsas estn correctamente etiquetadas y cerradas y si la cantidad y calidad orgnica de las mismas corresponden con la informacin en el documento de entrega. El caf no procesado de calidades diferentes (orgnico, en transicin y Tradicional) se almacena en reas separadas, que son identificadas por medio de letreros. El Caf de calidades diferentes se procesa en tiempos diferentes. Antes de procesar el caf orgnico, la persona responsable del procesamiento se asegura de que las instalaciones hayan sido limpiadas con aire y cepillos. Despus del procesamiento, el caf oro se almacena en los sacos finales en las que ser exportado que deben estar marcadas con el nombre de la Cooperativa, la calidad orgnica y el nombre del certificador. El caf bruto de calidades diferentes se almacena en reas separadas, identificadas por letreros. La limpieza de todos los cuartos se realiza con escobas y si es necesario, con agua y jabn. Se usan trampas mecnicas contra las plagas. Las exportaciones son manejadas por la Cooperativa. El Gerente est a cargo de preparar toda la documentacin de exportacin. En todas las facturas y en la lista interna general para exportacin se debe indicar la calidad del producto. Durante la supervisin del cargado de las bolsas al camin para su transporte al puerto se debe verificar que todos los sacos de yute estn etiquetados correctamente. En cada consignacin para exportacin, el Gerente solicita al certificador un certificado de Exportacin (Certificado de Transaccion). 8.4 Exportaciones Orgnicas La exportacin de los productos orgnicos se realiza de acuerdo a las normas (Reglamento de la UE) y est sujeta a inspecciones por parte del certificador externo. Las bolsas para exportacin deben ser etiquetadas

con el nombre de la organizacin, la calidad orgnica (orgnico o en transicin) y el nombre del certificador. Debe garantizarse que no existe riesgo de contaminacin, por ejemplo, por fumigaciones exigidas por los gobiernos. Dependiendo de las normas, ciertos documentos adicionales (Certificados de inspeccin de la UE) pueden ser necesarios en cada envo. Por favor tomar nota de que todos los productos comprados de diferentes organizaciones o proveedores y exportadores como productos orgnicos deben tener la certificacin de que son orgnicos y todos los proveedores deben ser conocidos por el certificador. Las exportaciones son manejadas por la organizacin AAA. El gerente de exportacin est a cargo de preparar toda la documentacin de exportacin. En todas las facturas y en la lista interna general para exportacin se debe indicar la calidad del producto. Durante la supervisin del cargado de las bolsas al camin para su transporte al Puerto se debe verificar que todas las bolsas estn etiquetadas correctamente. En cada consignacin para exportacin, el Gerente solicita al certificador un certificado de Exportacin (Certificado de Transaccin). 8.5 Personal de Compra, Manejo y Procesamiento El personal de Acopio esta sujeto a la estructura del proyecto del SIC, la compra la organiza el operador del SCI (por ejemplo, la cooperativa) o alguna otra empresa que coordina la compra con el operador del SCI. Por principio, el oficial de compra (Acopiador) responsable de adquirir el producto orgnico debe estar calificado y bien capacitado (por ejemplo, por lo menos una persona por centro de compra) ya que el proceso de compra es crucial para el control del flujo de productos orgnicos y los errores en la compra pueden tener un impacto tremendo en el proyecto orgnico (lotes enteros de productos orgnicos pueden ser desertificados porque contienen el producto de un solo productor no orgnico). El personal del rea de acopio tiene que estar involucrado en los

procedimientos de compra, el Acopiador debe garantizar que todos estn al tanto de los requerimientos y que los implementen correctamente. As mismo es responsabilidad velar por el almacenamiento del producto orgnico. Si hubiera una unidad de procesamiento operada por el operador del SCI la designacin especfica de un gerente que maneje el procesamiento de los productos orgnicos puede ser necesario. De lo contrario debe capacitarse al gerente de procesamiento especficamente en el manejo de productos orgnicos. Si el procesamiento de los productos orgnicos se realiza en contrato con otra empresa, esta empresa debe ser inspeccionada por el certificador orgnico y es responsable de que el procesamiento de los productos orgnicos ocurra de acuerdo a las reglas de manejo internas. Normalmente, esto se confirma mediante la firma de un contrato con la empresa procesadora. Puede ser buena idea que el operador del SCI enve un supervisor orgnico para que presencie el procesamiento de los productos orgnicos.

Con base en el resultado de la inspeccin, el certificador decide si la organizacin recibir el certificado que le permite exportar productos orgnicos o cules son las condiciones que tienen que cumplirse antes de que pueda emitir el certificado. En caso de requerirse medidas correctivas es importante que los procedimientos estn claros para garantizar que estos sean comunicados a las personas correctas y que adems sean implementados (usualmente el coordinador del proyecto coordina estos aspectos) a tiempo.

Satipo, 07 de Marzo del 2009.

B/ING. JOSE ANGEL GARCIA CORDOVA Resp. Departamento de Produccin y Certificacin

IX Inspeccin Externa y Certificacin Durante la inspeccin externa por el certificador orgnico, la efectividad del SCI ser evaluada. El inspector externo re inspecciona un cierto nmero de productores. El porcentaje de control externo ser determinado por el certificador sobre la base de un anlisis de riesgo. El inspector tambin puede llevar a cabo inspecciones de verificacin (witness audits), acompaa al inspector interno para evaluar su efectividad. El inspector externo compara sus observaciones con los documentos del inspector interno y evala si el SCI, durante las inspecciones internas y el servicio de extensin a los productores, cumplen con los requerimientos mnimos y si son suficientes para garantizar que la produccin orgnica cumple con las regulaciones externas.