Cdigo del Riesgo

Fecha

R001

8/6/2012

R002

8/6/2012

R003

8/6/2012

R004

8/6/2012

R005

8/6/2012

R006

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R007

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R008

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R009

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R010

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R011

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R012

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R013

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R014

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R015

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R016

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R017

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R018

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R019

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R020

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R021

8/6/2012

R022

8/6/2012

R023

8/6/2012

R024

8/6/2012

R025

8/6/2012

Impactados

Gerente del Proyecto

Director, Productor, Gerente de Proyecto

Director, Productor, Gerente de Proyecto

Director, Productor, Gerente de Proyecto

Gerente del Proyecto

Gerente General

Gerente del Proyecto, equipo de trabajo

Director, Productor, Gerente de Proyecto, equipo de trabajo

Director, Productor, Gerente de Proyecto, equipo de trabajo

Gerente del Proyecto

Gerente del Proyecto

Gerente del Proyecto, equipo de trabajo, actores, director, productor

Gerente del Proyecto, equipo de trabajo, actores, director, productor

Gerente del Proyecto

Gerente del Proyecto, equipo de trabajo, actores, director, productor

Gerente del Proyecto, equipo de trabajo, actores, director, productor

Gerente del Proyecto

Gerente General, Gerente del Proyecto

Gerente General, Gerente del Proyecto, comunidad

Director, Productor, Gerente de Proyecto

Gerente General, Gerente del Proyecto

Gerente del Proyecto, equipo de trabajo, actores, director, productor

Gerente General, Gerente del Proyecto

Gerente General

Gerente del proyecto

Riesgo

No contar con un flujo inicial de caja para asumir los gastos

Enfermedad o inasistencia de uno o varios de los actores

Durante la grabacin se puedan presentar problemas de orden publico

Perdida de informacin del video

Incumplir con los plazos de los entregables

Pago de multas por incumplimiento

Incumplimiento del cronograma

Enfermedad o inasistencia de uno o mas miembros del equipo de trabajo

La no aprobacin el Story board

Los actores de reconocimiento publico no quieran participar gratis en el video

Negacin de permiso para grabacin en exteriores

Las cmaras no estn optimas para la grabacin

las luces no sean las adecuadas para la grabacin en exteriores

Aumento en el costo de materiales

Cambios climticos los das de grabaciones en exteriores

Falta de energa en los set de grabacin

La no aceptacin del video por el supervisor del contrato

El valor del video sea mayor al presupuestado

Daos a propiedad publica o privada

Fallos en los equipos de la sala de edicin

Disminucin del costo de materiales

Adquisicin de experiencia para nuevos videos o campaas del Estado

Aprobacin inmediata del Story board

Experiencia del gerente del proyecto

Excepcin de cobros por la utilizacin de locaciones externas

Causa

Que el sponsor no desembolse el dinero

Diversas

Direccionamiento del video

Dao de equipos, error humano, robo

Retraso del cronograma

Incumplimiento del contrato

Negacin de permisos de grabacin, demora de aprobacin del story board, demora en elaboracin de libretos, falta de recursos, inasistencia de actores o miembros del equipo de trabajo, daos en equipos.

Diversas

Que este no sea congruente con la temtica que solicita el cliente

Diferencias entre actores y Ministerio del Interior (Falta de informacin)

No haber realizado los tramites adecuados para la solicitud de permisos.

Fallas tcnicas, falta de mantenimiento

Fallas tcnicas, falta de mantenimiento

Fluctuacin de moneda extranjera, aumento de precios por parte de los proveedores

Clima cambiante

Interrupciones en el fluido elctrico

Que la entrega del video se encuentre por fuera de la fecha pactada, el video no cumpla con las expectativas del cliente

Mala planeacin del presupuesto

Mal manejo de equipos, imprudencias y/o accidentes del equipo de trabajo

Fallas tcnicas, falta de mantenimiento

Fluctuacin de moneda extranjera, disminucin de precios por parte de los proveedores

Cumplimiento a satisfaccin del contrato

Que este sea congruente con la temtica que solicita el cliente

Perfil solicitado

Contrato de orden social con entidad publica

Efecto

Retraso del cronograma

Retraso del cronograma, retraso en la produccin del video.

Retraso del cronograma, retraso en la produccin del video.

No habra entregable, incumplimiento del contrato.

Incumplimiento del contrato

Disminucin del presupuesto de trabajo

Posible incumplimiento del contrato reajuste en las actividades

Retraso del cronograma, retraso en la produccin del video.

Posible retaso del cronograma

Retraso en el cronograma, incumplimiento del contrato por parte del contratante (Ministerio del Interior)

Retraso en las actividades del cronograma

Demora en la produccin (Grabacin en exteriores e interiores)

Demora en la produccin (Grabacin en exteriores e interiores)

Aumento del presupuesto estimado, reduccin en el margen de utilidad

Demora en la produccin (Grabacin en exteriores)

Demora en la produccin (Grabacin en interiores)

El no pago del valor del contrato por parte del Ministerio del Interior, perdida total del presupuesto invertido.

Disminucin de la utilidad esperada

Multas, demandas, sanciones y dems situaciones que acarrean estos incidentes.

Demora en la postproduccin del video, retraso al cronograma.

Disminucin del presupuesto estimado, aumento en el margen de utilidad

poder licitar en contratos de mayor cuanta

Brindar un tiempo de holgura.

Buena gestin, planeacin y ejecucin del proyecto

Disminucin del costo y aumento de la ganancia

Posible tiempo de materializacin

Probabilidad Impacto

9/1/2012

9/11/2012

9/11/2012

10

9/19/2012

9/26/2012

9/26/2012

9/1/2012

10

9/1/2012

9/3/2012

9/3/2012

9/6/2012

9/11/2012

9/11/2012

9/11/2012

9/11/2012

9/11/2012

9/26/2012

9/26/2012

10

9/11/2012

9/19/2012

9/11/2012

9/26/2012

9/26/2012

9/3/2012

9/3/2012

Dueo del Riesgo

Respuesta Severidad

Acciones
20 das antes de iniciar el comienzo del proyecto, verificar el flujo de caja, si no se tiene el dinero suficiente, se debe recurrir a un crdito rotativo para poder iniciar las labores.

Gerente General

Mitigar

ALTA

Actores

Transferir

ALTA

Para este tipo de riesgo se deben tener en un segundo nivel un grupo de actores para que salgan a escena en cualquier momento, si ocurre una enfermedad o algn tipo de inasistencia de los titulares. Para esta labor durante el casting que se realice el 03/09/2012 hasta el 17/09/12 se hablaran con un grupo de actores para este tipo de casos y se tendrn los contactos para ser llamados en cualquier momento. De igual forma los dos das anteriores al comienzo del video se realizaran llamadas a los actores para garantizar su presencia y estado de salud.

Sociedad

Aceptar

ALTA

Director, Productor

Mitigar

ALTA

Durante las grabaciones se debe tener seguridad para que no exista ningn tipo de problema, en dado caso que esto ocurra se debe convocar a la polica para que permitan el correcto rodaje de escenas necesarias. Se debe realizar un backup cada 10 das despus de grabadas todas las escenas: - Primer backup el 29/09/2012 -Segundo backup 09/10/2012 -Tercer backup 19/10/2012 Una vez finalizado el proyecto se generara un backup en un medio electrnico para cuando el cliente lo necesite.

Director

Mitigar

ALTA

El director y el gerente de proyectos debe hacer un seguimiento durante las siguientes fechas de inicio al cronograma, con fin de verificar que no exista un retraso y que esto ocasione problemas con los entregables: - 1ra verificacin 29/09/2012 -2da verificacin 09/10/2012 -3ra verificacin 17/10/2012

Gerente del proyecto

Mitigar

ALTA

El riego disminuira con el seguimiento que realizara el gerente del proyecto junto con el director, si se entregan dentro de los 30 das el video.

Gerente del proyecto

Mitigar

MEDIA

El director y el gerente de proyectos debe hacer un seguimiento durante las siguientes fechas al comienzo del cronograma, con fin de verificar que no exista un retraso y que esto ocasione problemas y retrasos: - 1ra verificacin 29/09/2012 -2da verificacin 09/10/2012 -3ra verificacin 17/10/2012

Equipo de trabajo

Transferir

MEDIA

Los dos das anteriores al inicio del rodaje del video se deber contactar telefnicamente a cada uno de los miembros del equipo tcnico para garantizar su asistencia y estado de salud. Esta labor la realizara un outsorcing especialista en el campo con el fin que si existe alguna asistencia lo puedan remplazar rpidamente con otro recurso.

Supervisor del contrato

Mitigar

MEDIA

Se debe tener claro el objetivo del proyecto, para esto es muy importante que durante las grabaciones se invita a reuniones al supervisor del proyecto por parte del ministerio: - 1ra fecha de encuentro 25/09/2012 verificacin del story board -2da fecha 28/09/2012 de encuentro, correccin de las observaciones hechas por el supervisor. Con esto se garantiza que estn completamente de acuerdo con el entregable que se va a desarrollar.

Ministerio del Interior

Transferir

MEDIA

Al realizar la convocatoria de actores a travs de un canal apoyo se debe recalcar que estos actores con reconocimiento publico se debe tener clara la informacin, que es un labor social y de comunicacin hacia las minoras. Es muy importante que se realice un documento contractual donde los actores serian castigados con el cobro de una multa si se niegan a participar en el video

Gerente del proyecto

Mitigar

MEDIA

El permiso debe encontrarse al da, ya que para la presentacin se tuvo que tener en cuenta para la licitacin, de igual forma diez das antes del comienzo de las grabaciones se debe tener el permiso aprobado, ya que de esto depende el comienzo de la grabacin.

Camargrafos

Mitigar

MEDIA

La accin a tomar es realizar un mantenimiento a las cmaras, esta labor se realizara al inicio de cada mes, esto garantiza que las cmaras se encontraran optimas para el comienzo de la labor.

Productor

Mitigar

MEDIA

El rea administrativa y tcnica debe ser la encargada de proveer las luces adecuadas que funcionen adecuadamente en el exterior. Para esta labor se realizara una prueba el 25/09/2012 en exteriores. Nos agruparemos con otras empresas del medio para poder negociar en bloque y obtener los materiales a un menor costo.

Proveedores

Mitigar

MEDIA

Mitigar

MEDIA

Los das anteriores al comienzo de la grabacin del video se tomaran en cuenta los pronsticos del IDEAM, esto nos dar una mayor seguridad durante las grabaciones, si por algn motivo el da esta lluvioso comenzaremos por las grabaciones en interiores dando una espera a que durante el da mejore el clima. Si el invierno continua se puede realizar la grabacin de los exteriores en un pueblo aledao a la ciudad de Bogot que no presente este clima

Mitigar

MEDIA

La planta de la empresa se le har unas pruebas de funcionamiento para evitar problemas de energa. Los das 20 y 21 de septiembre. Se debe verificar el suministro de gasolina y su funcionamiento.

Supervisor del contrato

Evitar

MEDIA

Se debe tener claro el objetivo del proyecto, para esto es muy importante que durante las grabaciones se invite a reuniones al supervisor del proyecto por parte del ministerio: - 1ra fecha de encuentro 25/09/2012 verificacin del story board -2da fecha 28/09/2012 de encuentro, correccin de las observaciones hechas por el supervisor. Con esto se garantiza que estn completamente de acuerdo con el entregable que se va a desarrollar.

Gerente del proyecto

Mitigar

MEDIA

Este riesgo se analizo antes, ya que al pasar la propuesta para la licitacin se tenia claro el valor del video. De igual forma se debe continuar con un seguimiento muy preciso de cada valor a pagar. Verificacin el 10/10/2012 y el 29/09/2012. Para este tipo de riesgo se debe tener un dinero dentro de la reserva desconocida para poder responder a riesgos ocasionados por la elaboracin del proyecto.

Equipo de trabajo

Mitigar

BAJA

Mitigar

BAJA

Para evitar este tipo de riesgos se deben realizar pruebas en los estudios con el fin que no se ocasionen problemas, las pruebas se realizaran el 20/09/2012. De igual forma se tendr otro estudio en segunda lnea o reserva. Se acepta el riesgo y la diferencia se incluye dentro de reservas o utilidades. Se acepta el riesgo y se puede agrandara ya que a travs de la referenciacion en el medio se pueden tener mayores contactos para nuevos proyectos. Se da mayor eficiencia y confianza al proyecto, ya que tengo mi objetivo claro y puedo tener mayor calidad en los siguientes niveles de produccin y postproduccin. Realizar una bsqueda del perfil solicitado para desempear este rol y se har la bsqueda dos meses antes de presentar la licitacin Realizar la gestin ante el ente regulador para que la notificacin sea entregada antes de presentar el story board.

Proveedores

Acepto

BAJA

Empresa

Aceptar y/o Agrandar

BAJA

Supervisor del contrato

Explotar

BAJA

Gerente general

Explotar

BAJA

Gerente del proyecto

Aceptar

BAJA

Responsable

Costo

Tiempo

Alarma
Flujo de caja inferior a 3 millones antes de iniciar el proyecto.

Contador de la empresa

300,000

2 das

Director

El ministerio suministra los actores y trabajan gratuitamente, este plan 15 das no tiene ningn costo al proyecto.

Inasistencia a la primera grabacin. No se tiene contacto telefnico con los actores.

Personal de seguridad

Pago de respaldo de seguridad a la polica $ 300.000

Presencia de personas que saboteen las primeras 10 grabaciones. Sobre todo exteriores.

rea de tecnologa

$ 120,000

3 horas

Presencia de virus en los equipos de la compaa.

Gerente del proyecto $ 210,000

3 horas

Atraso de por lo menos un da en el cronograma

Gerente del proyecto $ 210,000

3 hora

atraso del video y atraso del entregable.

Gerente del proyecto $ 210,000

3 hora

Atraso de por lo menos un da en el cronograma

Director

$ 100,000

2 das

No se tenga contacto telefnica o confirmacin de asistencia

Director

2 das

En las reuniones con el representante del ministerio tenga muchas objeciones al proyecto

Gerente del Proyecto $ 100.00

1 da

Los actores comiencen a tener muchas inconformidades por el tema de dinero

Gerente del Proyecto $ 100,000

da

Administrativa

$ 300,000

da

Las cmaras en las pruebas anteriores a la grabacin no estn optimas

Director

$ 50,000

da

Las luces no se han las exigidas para la grabacin en exteriores

Gerente del Proyecto $ 100,000

2 das

EL aumento en la demanda de los materiales para grabacin.

Director

$ 2,000,000

5 das

Se encuentre lloviendo los das anteriores a grabacin en exteriores.

rea administrativa

$ 200,000

2 das

Que la planta no este funcionando o que no tenga gasolina.

Gerente del Proyecto $ 100,000 y Director

2 das

el representante del ministerio no asista a las reuniones planteadas para revisin de adelantos y objeciones.

Gerente del proyecto $ 150,000

2 das

El valor del video no este de acuerdo con lo planeado y salga nuevos gastos.

Gerente del proyecto $ 500,000

2 das

Durante las grabaciones ocurran daos

Tcnicos

$ 100,000

1 da

El estudio no este disponible o este fallando durante las ultimas utilizaciones.

Gerente del proyecto N.A

N.A

Gerente del proyecto N.A

N.A

Gerente del proyecto N.A y Director

N.A

Gerente general

N.A

N.A

Gerente del proyecto N.A

N.A

MATRIZ IMPACTO R021 R022 R023 R024 R025 R014 R015 R005 R019 R010 R011 R012 R013 R017 R003 R007 R006 R001 R018 R004 R020 R009 R016 R002 R008 Riesgos Positivos Disminucin del costo de materiales Adquisicin de experiencia para nuevos videos o campaas del Estado Aprobacin inmediata del story board Experiencia del gerente del proyecto Excepcin de cobros por la utilizacin de locaciones externas Riesgos Negativos Aumento en el costo de materiales Cambios climticos los das de grabaciones en exteriores Incumplir con los plazos de los entregables Daos a propiedad publica o privada Los actores de reconocimiento publico no quieran participar gratis en el video Negacin de permiso para grabacin en exteriores Las cmaras no estn optimas para la grabacin las luces no sean las adecuadas para la grabacin en exteriores La no aceptacin del video por el supervisor del contrato Durante la grabacin se puedan presentar problemas de orden publico Incumplimiento del cronograma Pago de multas por incumplimiento No contar con un flujo inicial de caja para asumir los gastos El valor del video sea mayor al presupuestado Perdida de informacin del video Fallos en los equipos de la sala de edicin La no aprobacin del story board Falta de energa en los set de grabacin Enfermedad o inasistencia de uno o varios de los actores Enfermedad o inasistencia de uno o mas miembros del equipo de trabajo

MATRIZ IMPACTO / PROBABILIDAD Probabilidad Impacto PTM 5 9 9/11/2012 8 9 9/26/2012 9 9 9/26/2012 8 9 9/3/2012 5 9 9/3/2012 5 5 3 2 2 3 4 3 3 5 1 2 3 1 2 1 5 6 5 5 8 7 9 4 9 8 7 7 7 10 10 9 9 10 9 6 5 4 9 6 9/11/2012 9/11/2012 9/26/2012 9/11/2012 9/3/2012 9/6/2012 9/11/2012 9/11/2012 9/26/2012 9/11/2012 9/1/2012 9/26/2012 9/1/2012 9/26/2012 9/19/2012 9/19/2012 9/3/2012 9/14/2012 9/11/2012 9/1/2012

Escala de Calificacin 1 Muy Bajo 2 3 Bajo 4 5 Moderado 6 7 Alto 8 9 Muy Alto 10 Muy Alta PROBABILIDAD Alta Moderada Baja Muy Baja Moderado Baja Baja Baja Baja Muy Baja Alta Moderado Moderado Baja Baja Baja Alta Moderado Moderado Moderado Baja Moderada IMPACTO

Reserva de riegos conocidos Reserva de riegos desconocidos (15 % del presupuesto) Presupuesto

4,750,000 $ 3,397,950 $ 22,653,000

Alta Alta Moderado Moderado Baja Alta IMPACTO

Alta Alta Alta Alta Moderado Muy Alta