DOCUMENTO DE IDENTIFICACIN DE REQUERIMIENTOS

SISTEMA DE GESTIN DE RECURSOS HUMANOS

DESCRIPCION GENERAL El Sistema de Informacin de Gestin de Recursos Humanos deber entregarse instalado y funcionando en cada una de las oficinas de LA EMPRESA desde donde se requiera utilizarlo.

REQUERIMIENTOS GENERALES Sistema que deber asegurar la disponibilidad on-line de las aplicaciones y de los datos, con acceso a demanda, en cualquier momento y en cualquier lugar. Opera bajo SO UNIX, con motor de base de datos ORACLE. WEB-ENABLE. Totalmente implementado en idioma espaol en el ambiente de usuario final y de administracin. Cumplir 100% con la legislacin Peruana en materia contable y tributaria. Modular y parametrizable. Totalmente escalable no slo en el software aplicativo sino tambin en el motor de Base de Datos. Cuenta con herramientas de auditoria propias (aplicacin). Funciona bajo sus propias interfaces de presentacin (no requiere herramienta adicional o de terceros, como parte o complemento). Provee de informacin gerencial totalmente parametrizable, de naturaleza textual y grfica. Ofrece facilidades para la elaboracin de reportes (los usuarios pueden definirlos de acuerdo con sus necesidades). Cuenta con un mdulo exclusivo de administracin de la seguridad de acceso al sistema. Incluye controles propios (del aplicativo) que aseguran la integridad lgica de la informacin que procesa. Incluye habilidades de exportacin de datos, consultas e informes a html, power point, excel o word. Incluye esquemas confiables de recuperacin de informacin. Permite extraer posteriormente mediante herramientas de Data Warehousing, datos e informacin significativa. Interacta naturalmente con sistemas de mensajera electrnica, herramientas workflow o prestaciones similares incorporadas. Brinda alertas automticas para eventos crticos predefinidos. Permitir generar nuevos archivos planos de acuerdo a las necesidades del usuario. Portable en computadoras de cualquier marca, modelo o sistema operativo. Escalable a computadoras de cualquier configuracin o tamao dando todas las ventajas de arquitectura abierta. Debe manejar interbloqueos, alto flujo de peticiones, deshacer operaciones incorrectas o truncadas, etc. Debe contemplar un sistema de seguridad eficiente y confiable, que garantice la confidencialidad de la informacin; autenticacin de usuarios con la posibilidad de manejar certificados a nivel de cliente; permitiendo o restringiendo el acceso a la informacin del sistema incluso a nivel de datos. Debe brindar alertas automticas para eventos crticos predefinidos.

Deber brindar ayuda dinmica en lnea y sensitiva al contexto. Incorporar adems una funcin de ayuda que ser el manual electrnico de usuario. Deber centralizar, en forma lgica, la informacin de todas las reas involucradas con la administracin, permitiendo su anlisis controlado desde diferentes puntos de vista, segn la necesidad de cada rea. Deber evitar la duplicidad de trabajo, automatizar las labores repetitivas y agilizar las operaciones en general. Toda la informacin en el sistema debe actualizarse automticamente en todos los niveles debiendo existir una total integracin en todos los mdulos, permitiendo generar reportes en forma rpida, desde los niveles mas altos a los de detalle de transaccin que los originaron. El sistema deber contar con funciones que faciliten su uso. Los usuarios finales deben generar sus propios reportes sin requerir apoyo excesivo de la Unidad de Informtica. el sistema deber ser simple en su diseo de pantallas y reportes para que todos los usuarios se familiaricen rpidamente con l. El Sistema deber de contar con una herramienta de generacin de reportes orientada al usuario final. El sistema deber estar orientado a facilitar el trabajo, para lo cual deber tener herramientas para exportar hojas de clculo, simplificar el ingreso de datos, eliminar digitaciones tediosas y permitir al personal dedicar su tiempo a labores de anlisis en vez de labores de ejecucin. El sistema deber trabajar con varias monedas y varias localizaciones. Deber tener funciones para actualizar y ajustar los tipos de cambio. Todos los datos que se ingresen al sistema a modo de alta, baja o modificacin debern ser validados antes de registrarse, de acuerdo a la lgica de cada mdulo y un propsito especfico. El sistema deber estar orientado a cumplir fielmente actividades nacionales del Per. Por ello deber cumplir al 100% la legislacin local en materia contable, financiera y tributaria; aspecto que para la presente base representa la localizacin. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES Los Requerimientos Funcionales de los mdulos que componen el sistema son los siguientes: I. Administracin del Sistema Administracin de la seguridad de acceso Administracin de la configuracin del sistema Administracin de la auditoria del sistema II. Administracin de Recursos Humanos Administracin de la Organizacin Definir la Estructura Organizacional por distribucin orgnica - jerrquica y centros de costo, identificando categoras y cargos. Obtener el Organigrama de General de la Corporacin y de cada Unidad Organizativa con la posibilidad de efectuar los cambios que puedan realizarse en el futuro. Administrar Cuadros de asignacin de personal, posibilitando su modificacin, guardando la historia de los Cuadros Anteriores. Crear nuevos puestos de trabajo o modificar los existentes de acuerdo a los cambios que se generan en la estructura organizacional de LA EMPRESA. Controlar el nmero de ocupantes para los puestos dentro de cada unidad o centro de costo.

Asignar las personas a cada puesto por centro de costo y controlar las vacantes por cada puesto. Seleccin de Personal Recepcionar los requerimientos de personal y/o el sustento de creacin de nuevos puestos, as como el desistimiento o postergacin del proceso de seleccin de personal. Consignar los datos del postulante aceptado: Datos Personales, Nombres y apellidos, Profesin, Experiencia laboral, Educacin del postulante, Puesto al que postula, Idiomas. Registrar el informe final de cada postulante. Obtener listados de postulantes clasificados por tipo de puestos. Practicantes Identificacin del tipo de prcticas y control de tiempo de prcticas por medio de topes Registro del requerimiento del rea y control de plazas de practicantes. Captura electrnica de los documentos requeridos a los practicantes. Calculo de gratificaciones y controles de faltas y tardanzas. Emisin del certificado de prcticas. Archivo personal del trabajador Datos del Trabajador.- Nombres y apellidos, tipos y nmeros de documentos de identidad (DNI, LE, CE, libreta militar, fuerza armada, pasaporte), fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, nacionalidad, sexo, estado civil, fecha de estado civil, domicilio (jirn calle, nmero, piso, distrito, provincia, departamento, referencia ), RUC, nmeros telefnicos, tipo y nmero de licencia de conducir, nmero de ESSALUD, datos del seguro privado, datos ONP, AFP, nmero de AFP, fecha de afiliacin, direccin electrnica, entre otros. Datos Bancarios, banco y cuenta para el depsito de las remuneraciones y la CTS. Tipo de Trabajador, Activo, pensionista etc. Datos Laborales en la institucin, relacionados con la posicin asignada (cargo, rea, categora), informacin salarial, fecha de ingreso, centro de costo. Capacitacin, mostrar la capacitacin de cada trabajador diferenciando la externa de la interna, con informacin de institucin educativa, especialidad, nivel, grado acadmico, ttulo, pas, ciudad, fecha, calificacin obtenida y costo (diferenciando entre el asumido por la institucin y el asumido por el trabajador). Habilidades y actitudes, identificando caractersticas especiales del trabajador (razonamiento lgico y matemtico, iniciativa, capacidad de aprendizaje, trabajo en equipo etc.). Experiencia, de cada empleado diferenciando la externa de la interna, registrando informacin de la empresa, perodo laboral, cargos desempeados. Captura electrnica de la imagen de los documentos, de certificados, partidas y otros, as como la fotografa del trabajador y su firma digital. Datos econmicos, prstamos, otros ingresos, activos propios (casa, automvil, otros.), otros egresos, otros, que faciliten la declaracin jurada de bienes. Mritos y demritos, registro de las acciones disciplinarias de amonestacin o premio enviadas al empleado, suspensin sin goce de haber, despido Experiencia Docente, registra de datos de la institucin, perodo y ctedra en las cuales realiz o realiza la docencia. Beneficios, registrar los beneficios a los cuales tiene derecho el empleado y sus dependientes, como por ejemplo seguros, clubes, prstamos, etc.

Historial Mdico, informacin mdica relativa a cada empleado como es: Peso, estatura, tipo de sangre, padecimientos actuales, tratamientos, alergias, intervenciones quirrgicas, otros. Equipo asignado, para el control del activo fijo asignado a la custodia de cada empleado. Otra informacin, hobbies, premios ganados, publicaciones, mritos, deportes, cargos honorficos, otros. Familiares, datos de los dependientes del trabajador: nombre, apellido, sexo, parentesco, fecha de nacimiento, tipo y nmero de documento, seguro mdico, profesin, lugar de trabajo, estado civil, otros. Acceso por parte de trabajador a la informacin de su legajo personal, estado de cuenta corriente, historial de prestamos y solicitudes, historial y solicitud de vacaciones, licencias e historial de sus boletas de pago, seguimiento del calculo de los diferentes aportes y descuentos a su remuneracin. Administracin de retenciones judiciales, registrando el oficio de ejecucin judicial, datos de los beneficiarios, forma de pago de la retencin, banco de pago, nmero de cuenta, fecha de activacin, vencimiento y modalidad de retencin (suma fija o porcentaje) as como sobre el salario bruto, liquido, bonos, gratificaciones etc. Obtener informacin del archivo personal del trabajador, por cualquiera de los datos generados en las funcionalidades descritas. Acciones de Personal Registro de las solicitudes de movimiento de personal y su aprobacin o desaprobacin Actualizacin el registro histrico laboral del trabajador. por: Contratacin, Promocin, Rotacin, Transferencias, Destaques, Encargos, Cese y Reingreso. Variacin de la remuneracin del trabajador por el encargo de acuerdo con el tiempo de la encargatura y topes porcentuales sobre el puesto asumido. Registro del personal temporal para reemplazo de trabajadores por perodos determinados Administracin de contratos por tipos de contratos, periodo de vigencia, emisiones, control de vencimientos y renovaciones, indicando la categora, la remuneracin y la ubicacin fsica del trabajador. Capacitacin Determinacin del presupuesto de capacitacin sobre la ejecucin del ao anterior, complementado con requerimientos puntuales de las reas. Registro de los cursos disponibles, identificacin de cursos internos o externos e instructores. Registro de las solicitudes de cursos por las Gerencias interesadas, indicando el personal propuesto, solicitudes sujetas a aprobacin. Registro de la duracin del curso e identificacin de los horarios del curso, para generar las marcas automticas de permisos en Asistencia. Pagos por notas, registro de los niveles de notas a lograr para que la Institucin asuma el costo o parte del costo del curso, la diferencia se descuenta por Planilla o se genera un prstamo para su descuento por partes. Registro de las personas que asistirn al curso y las calificaciones logradas. Captura electrnica del certificado del curso Actualizacin del archivo personal de los trabajadores capacitados Prstamos

Identificar el tipo de prstamo, control de la asignacin del prstamo por la fecha de ingreso, tope mximo por tipo de prstamo y categora de personal. Determinar la capacidad de endeudamiento Gestionar prstamos personales: solicitud, diseo del plan de pagos, posibilidad de clculo de intereses, y liquidacin automtica del prstamo. Generar descuentos mensuales en la planilla de remuneraciones, con opciones para indicar cuotas extraordinarias. Reclculo automtico de los calendarios de amortizaciones, en caso de variacin de la tasa de inters, de la prima de los seguros de desgravamen hipotecario y de incendio, as como de la variacin del plazo de repago. Informacin para el Reporte Crediticio de Deudores (RCD) para su envo a la SBS. Opcin de garantas para la SBS. Generacin de cuadro de desembolsos y amortizaciones por mes, con saldos finales. Estadsticos de prstamos por mes y por ao. Informacin de los seguros de desgravamen hipotecario y de incendio para su envo a la compaa de seguros. Simulaciones de Calendarios de Pago. Opcin de pago a partir de cuotas triples ms. Estados de Cuenta individuales a una fecha determinada. Pagos histricos individuales. Opcin de liquidaciones de pago proyectadas. Opcin de liquidaciones de pago a una determinada fecha y su contabilizacin automtica por Tesorera luego de cancelada por Caja General. Contabilizacin automtica de desembolsos y amortizaciones. Bienestar Registro de la prima del seguro mdico familiar y parmetros de subvencin y descuento por tipo de familiar Relacin de establecimientos afiliados. Seguro x fallecimiento Asignaciones especiales de Seguro mdico internacional, vehculo y telefona mvil. Registrar el uso de del beneficio de Marcos y Lunas del trabajador y dependientes para tener en control del uso de los mismos. Evaluaciones Definir procesos de evaluacin asociados a un determinado ao, en el cual se define una frecuencia de evaluacin (mensual, trimestral, semestral, etc.). Definir los rubros a evaluar y los factores a aplicar en la evaluacin, determinando los puntajes para cada uno. Los factores generan matrices de evaluacin por categoras. Aplicar rangos de puntajes para cada calificacin de los factores a evaluarse; por ejemplo para lograr la calificacin A, se tienen que conseguir entre 90 y 100 puntos en la evaluacin. Registrar los puntajes obtenidos por cada persona evaluada para cada factor de evaluacin. Actualizar el legajo de personal con los resultados y obtener el cuadro de mritos, por categora. Control de Asistencias Interface con los marcadores de asistencia de la Entidad

Definicin de horarios por da y por trabajador, excepciones de marcado por persona y categora, considerando tolerancia de entrada y hora mxima de ingreso por da. Opcin de edicin y aprobacin de marcas y regularizaciones Generacin de descuentos en planilla por faltas y tardanzas Licencias sin goce, con suspensin de derechos y obligaciones laborables, libera plaza para su reemplazo por el tiempo de la licencia; los das de licencia fraccin de mes se pagan en la planilla correspondiente. Licencias con goce, liberando la obligacin de asistir a laborar. Vacaciones Identificar los periodos vacacionales pendientes y los ya gozados por trabajador, generar el cronograma de vacaciones por centro de costos y procesar las reprogramaciones. Definir el tipo de vacaciones compensadas, normales, adelantadas y perdidas, control de los descansos fsicos. Compra de vacaciones y generacin de la orden de giro correspondiente. Estado de cuenta corriente de las vacaciones. Identificacin en la planilla del mes correspondiente el pago de vacaciones. Planillas Definir tipos de planillas, que puedan configurarse y procesarse en forma independiente, asignando conceptos de ingreso, egreso o aportacin y los trabajadores inmersos en cada planilla. Definir conceptos de ingreso, egreso o aportacin, incluidos los de AFP y EPS por medio de la definicin de frmulas matemticas y funciones preestablecidas. Asignar conceptos a los trabajadores y registrar conceptos de aplicacin eventual Registro de acumulados de los rubros aportables e imponibles por empleado. Ejecutar una Pre-Planilla, para verificar todos los movimientos ingresados antes de su ejecucin definitiva. Procesar planillas, de acuerdo a los conceptos parametrados y a los trabajadores incluidos, posibilitando el bloqueo o inclusin de conceptos de forma individual o grupal. Generar los acumulados de ganancias afectas al impuesto a la renta y la determinacin del mismo, en base a las escalas de aplicacin de la tasa del impuesto y a la proyeccin anual de remuneraciones regulares. Revertir la Planilla, para efectuar correcciones y reclculos Generar los archivos para depsitos en Bancos por remuneraciones y CTS. Emisin de formatos legales: PDT, archivos para AFPs, etc. Generacin de aumentos en forma individual, grupal o selectiva Control de los topes de ingresos por conceptos, de los diferentes trabajadores. Clculo de la retencin judicial. Clculo de la CTS, definiendo periodos de depsitos de CTS y la composicin de conceptos sobre los que se aplicar el clculo, considerando moneda nacional o extranjera, emitiendo la liquidacin de CTS para ser entregada al trabajador Tiempo de servicio, determinado por la diferencia entre la fecha de ingreso y el da en que se requiere, con posibilidad de parametrar descuentos de tiempo por las licencias sin goce, perodos no trabajados o acumulado de permisos y faltas. Determinaciones de bonificaciones de acuerdo al tiempo de servicios (5 aos, 15 aos)

Clculo de horas extras autorizadas, con bloqueo por categora y definicin de la tasa horaria y los factores de aplicacin del sobretiempo, generando el concepto valorizado correspondiente en la planilla. Determinacin del TIMA (total de ingresos en el ao), y control del tope de remuneraciones anuales. Exportar los resultados de los clculos de los bonos de gestin y de eficiencia a la planilla por medio de los conceptos correspondientes. Control de subsidios por la acumulacin de descansos mdicos en el ao de acuerdo al tope establecido por ley; seguimiento de los subsidios generados y su recuperacin de ESSALUD Reintegros, por pagos no efectuados o por altas posteriores a la emisin de la planilla por los das trabajados en el mes anterior. Liquidaciones, Incluir beneficios de ley como bonos, gratificaciones y utilidades, determinando el tiempo de servicio, calculando la remuneracin total, vacaciones truncas, CTS no pagadas alcuotas de gratificaciones, alcuotas de das trabajados e indemnizaciones por despido, vacaciones no gozadas y devolucin de 5ta categora descontada de ms; menos los aportes a AFP, seguros de sobrevivencia, amortizaciones y/o cancelaciones de prstamos, intereses de prstamos y cuotas de seguro mdico familiar e impuesto a la renta. Reportes en general Pre- planilla y Planilla de remuneraciones Hoja resumen de planilla Planilla de pago para el Ministerio de Trabajo Boletas de pago Planillas provisionales de AFP Reporte consolidado de pagos a las AFPs Consistencia de movimientos de planillas Cuadro resumen de pagos Cuadros de asignacin de personal (CAPs) Reportes de asientos contables (prstamos, pagos de CTS, remuneraciones, liquidaciones de beneficios sociales, seguros, obligaciones con terceros, bonos, provisiones, aportaciones del empleador, ESSALUD, ESSALUD vida, impuesto a la renta, IES). Pagos y descuentos por Conceptos remunerativos Pagos a la SUNAT Renta de quinta categora. Detalle de 5ta. Categora Clculo de renta de 5ta. Categora Certificado de remuneraciones y retenciones de quita categora para el personal. Certificados de Trabajo Depsitos de remuneraciones por entidad bancaria Cuadro de liquidaciones de pago CTS Liquidacin de CTS para los trabajadores Depsitos de CTS por entidad bancaria Base de clculo para el TIMA Onomsticos del personal Padrn de empleados Empleados por categora Clculo para la compensacin vacacional, asignacin vacacional y gratificaciones Estado de situacin de prstamos por tipo de prstamo

Capacidad de endeudamiento para prstamos Cronograma de pagos de prstamos Vacaciones pendientes Cronograma de vacaciones Liquidacin de beneficios sociales y otros Horas extraordinarias Asistencia (faltas y tardanzas) Constancia de pago de haberes, aportaciones y retenciones para cesados Declaracin jurada del empleador para bono de reconocimiento Altas y bajas Reportes de conceptos pagados/descontados, acumulados a la fecha. Reporte de planilla de remuneraciones por categora remuneracin mnima, mxima y promedio. Reporte de ejecucin de gasto de personal (cdigo, DNI, conceptos pagados y descontados, CTS, neto recibido). Reporte de poblacin laboral (personal y pensionistas), resultado del CAP, comparativo x aos guardar historia de los CAPS. Planilla de practicantes. Proyeccin de ingresos anuales para el TIM. Viajes nacionales e internacionales (Nmero de autorizacin, rea, persona, destino, fecha de salida, fecha de retorno, das efectivos, fecha de liquidacin, moneda, monto aprobado, monto gastado, monto devuelto a LA EMPRESA. Motivo del viaje), como producto del enlace con las funciones de Logstica referidas a viajes y viticos. Presupuesto del gasto integrado de personal, calculado sobre la planta actual ms la proyeccin del incremento (o decremento) de personal x categora (nmero de personas y sueldo promedio). Reporte de la situacin de los subsidios (generados y recuperados). Reporte de: padres, madres, hijos, aniversarios, quinquenios, cargos, para definir paquetes de bienestar (da del padre, de la madre, navidad, aniversario de la institucin). Listado Pliza Seguro de Vida, seguro mdico familiar y seguro de automvil. Reporte de provisiones por gratificaciones, bono y CTS. Consulta de remuneraciones histricas hasta 10 aos, emisin de constancias de pagos de haberes y descuentos (aos. Mes. Moneda, total de remuneracin, aportacin salud, aportacin a pensin). Ordenes de giro Todo egreso o pago debe generar una orden de giro, con sus respectivos asientos contables, las emitidas actualmente son las siguientes: Compensacin vacacional Asignacin vacacional Bono de productividad Pagos de impuestos SUNAT Pagos a las AFPs Planilla de remuneraciones Planilla de practicantes Planilla de jubilados (orden de gira para cada uno) Prstamos administrativos Seguros (mdico familiar, automvil particular, vida ley, seguro contra incendios por prstamos de vivienda, gravamen) Liquidacin de beneficios sociales. Pagos CTS.

Pago al Presidente del Directorio (tipo de planilla) Club BCR. Beneficiarios Judiciales. Uniforme