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AJUDA PROGRAMA DE VALIDAO E ASSINATURA ATO COTEPE 09/08 E ALTERAES

APRESENTAO DO PROGRAMA .......................................................................................... 2 Apresentao .................................................................................................................. 2 O que h no programa ................................................................................................... 3 Diagramas de utilizao................................................................................................. 4 ESPECIFICAES TCNICAS.................................................................................................. 5 Instalao e desinstalao do programa ....................................................................... 5 Orientaes gerais.......................................................................................................... 5 Ambiente tecnolgico ..................................................................................................... 6 MENUS DO PROGRAMA ........................................................................................................ 7 Menu Escriturao Fiscal .............................................................................................. 7 Menu Contribuinte........................................................................................................ 13 Menu Tabelas................................................................................................................14 Menu Cpia de Segurana ........................................................................................... 14 Menu Configuraes .................................................................................................... 17 Menu Sobre................................................................................................................... 18 BARRA DE FERRAMENTAS.................................................................................................. 19 TECLAS DE ATALHO ........................................................................................................... 19 BOTES ............................................................................................................................. 20 UTILIZANDO O PROGRAMA VALIDADOR ............................................................................ 21 Visualizao de Relatrios ou Escriturao ................................................................ 21

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PROGRAMA DE VALIDAO E ASSINATURA DA EFD


Apresentao do programa
Apresentao
A Escriturao Fiscal Digital - EFD, instituda pelo Convnio ICMS n 143, de 15 de dezembro de 2006, publicado no DOU, de 20 de dezembro de 2006, deve ser apresentada pelas pessoas jurdicas e fsicas (produtores rurais), contribuintes do ICMS e/ou IPI. A obrigatoriedade no se aplica s microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo SIMPLES NACIONAL. O Programa de Validao e Assinatura (PVA) da EFD possibilita: importao de dados, a partir da gerao de um arquivo de acordo com a descrio de leiaute estabelecida em Ato COTEPE; digitao; correo de erros; visualizao da escriturao; impresso de relatrios; assinatura digital; gravao do arquivo para entrega, via Internet, ao ambiente nacional. O programa efetua, ainda, as validaes de estrutura do arquivo e de contedo de campos, bem como da consistncia dos dados. As informaes esto agrupadas em blocos, registros e campos que contm os dados de documentos fiscais, registros de apurao e demais informaes econmico-fiscais, obedecendo s especificaes tcnicas que constam do Manual de Orientao anexo ao Ato COTEPE. As regras de validao podem ser alteradas, includas ou excludas a qualquer tempo, sem prvio aviso, visto que as mesmas tm por nica finalidade a verificao da integridade do arquivo. Aps a gravao, a EFD dever ser transmitida via Internet. Para tanto, o declarante deve buscar, no endereo eletrnico das Administraes Tributrias, a verso atualizada do programa Receitanet Sped (download) e instal-la em seu computador. Para a transmisso da EFD, obrigatria a assinatura digital da declarao, mediante a utilizao de certificado digital vlido, podendo ser utilizado: o e-CNPJ (verificao somente dos oitos primeiros caracteres); e-CPF do representante legal da empresa perante a Receita Federal do Brasil (RFB) ou procurao eletrnica.

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O que h no programa
O PVA possui um conjunto de telas com navegao interativa, permitindo uma viso completa da EFD, possibilitando a escolha da seqncia de preenchimento ou consulta por meio dessas telas, que podem ser abertas para maior detalhamento. O PVA possibilita tambm a importao de dados, total ou parcial, em meio magntico, para posterior complemento por digitao. O PVA no executa a juno de arquivos parciais de um mesmo perodo. Por exemplo: importao do arquivo contendo a base de dados das notas fiscais de entradas e, posteriormente, a importao das sadas realizadas por meio de cupons emitidos por ECF. Aps a primeira importao, a EFD pode ser complementada ou corrigida mediante digitao. O PVA sugere automaticamente a atualizao das tabelas. Aps a validao de contedo, o PVA sugere a transmisso, se o programa Receitanet Sped, com a verso especfica para os arquivos SPED, estiver instalado. Por fim, o PVA possui diversos relatrios para acompanhamento do preenchimento e correo da escriturao, alm de relatrios de visualizao que exibem os dados em formato semelhante ao dos livros fiscais em papel.

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Diagramas de utilizao
Digitao de um arquivo da EFD Cadastrar contribuinte

Cadastrar Bloco 0 Criar EFD

registros

Editar registros

Verificar pendncias

Gerar arquivo para entrega Assinar Transmitir EFD Recibo da Transmisso Importao de um arquivo EFD Importar EFD Verificar Pendncias Editar registros Gerar arquivo para entrega Assinar Transmitir Recibo da transmisso

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Especificaes tcnicas
Instalao e desinstalao do programa
Pr-condio para a instalao: antes de instalar o Programa de Validao e Assinatura (PVA), necessrio que j esteja instalada a mquina virtual Java (JVM) da Sun Microsystems (J2SE), verso 5.0 ou superior. Para mais informaes, consulte o stio da Sun Microsystems (http://www.sun.com). Instalao do PVA: recomendvel verificar a possvel presena de vrus no equipamento antes da instalao. Fechar todos os aplicativos, as protees de tela e a barra de atalho do Office que podem interferir na instalao. Para a instalao, execute os seguintes passos: 1) No menu Iniciar, clicar em Executar e, em seguida, digitar o endereo para onde foi baixado o programa validador.exe. 2) Seguir as instrues do programa de instalao. A instalao pode tambm ser feita dando um clique duplo no arquivo e seguindo as instrues apresentadas. Desinstalao do PVA : Para a desinstalao, o usurio deve: 1) Clicar em Iniciar -> Todos os Programas -> Programas SPED -> SPED FISCAL X.X -> Desinstalar (onde X.X, indica a verso do PVA). 2) Seguir as instrues do programa de desinstalao. Para instalao ou desinstalao, opcionalmente, poder ser utilizada a funo Adicionar ou Remover Programas do Windows.

Orientaes gerais
Equipamentos com caractersticas que no atendam aos requisitos mnimos descritos nos tpicos Hardware e Software do menu Ajuda podem estar sujeitos a erros aleatrios e/ou lentido na execuo do programa. O sistema salva os dados digitados de forma automtica, no existindo boto especfico para tal opo. Se ocorrer preenchimento indevido ou for inserido indevidamente um registro, o mesmo deve ser excludo, atravs do cone prprio. O no preenchimento de um campo, cujo contedo esteja indicado como obrigatrio, ser indicado pelo sinal disposto direita do campo. A informao de campo obrigatrio indica que o preenchimento desse campo ser sempre obrigatrio, o que no quer dizer, em nenhuma hiptese, que o preenchimento dos demais campos esteja dispensado. Sempre que houver informao para o campo, o mesmo dever ser preenchido, evitando desta forma, a entrega de arquivos de substituio futuramente, se exigida. Para os campos obrigatrios, durante a digitao, a verificao de seu contedo efetuada em tempo real, isto , simplesmente ao passar para o outro campo. Na ocorrncia de erro de contedo, o sinal permanece visvel direita do campo. Na edio de um registro, para o preenchimento de campos que constam do cadastro do contribuinte ou da EFD importada, clique no boto (hint: Pesquisar) e ser disponibilizada a pesquisa no cadastro ou na escriturao fiscal do contribuinte existente no perodo.

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Para obter ajuda sobre o erro, sempre que aparecer o sinal , basta dar um clique neste sinal e uma mensagem aparecer, descrevendo o motivo do erro. O combo-box de Cdigo de Municpio permite a seleo por meio de pesquisa pela primeira letra do municpio, aps a abertura da caixa. Caso o combo-box no abra as opes, acesse o menu Atualizar Tabelas. Enquanto o PVA estiver no modo em edio (utilizando a funo Criar ou Importar e editar) e forem efetuadas quaisquer alteraes, para que estas sejam refletidas na visualizao dos relatrios, clicar no cone da barra de ferramentas localizada na parte superior dos mesmos (aba Relatrios). Para navegao entre os campos do registro, utilize a tecla <TAB>. Caso a digitao seja interrompida, para recome-la, utilize a opo Abrir Escriturao Fiscal do menu Escriturao Fiscal. Todos os blocos e registros referentes ao perfil de enquadramento da empresa sero disponibilizados para edio e/ou alterao. No ser admitido arquivo complementar para uma EFD transmitida, devendo sempre o arquivo de substituio ser apresentado integralmente. Verificar prazos e condies para substituio estabelecidos pela UF de sua circunscrio. Devero ser apresentados todos os registros, inclusive o bloco E de apurao, visto que o programa no efetua clculos, ou seja, no preenche automaticamente os campos dos registros de apurao. Ao executar a funo Verificar Pendncias de Escriturao Fiscal, o programa informa os valores calculados dos dbitos e crditos, podendo os mesmos, a critrio do contribuinte, ser informados no Bloco E. Os registros no disponibilizados para edio ou alterao, tais como - registros de abertura e fechamento de blocos, registros de controle (bloco 9) - sero preenchidos automaticamente pelo programa, quando for gerado um arquivo para entrega.

Ambiente tecnolgico
A seguir, so descritos os requisitos mnimos de hardware e software para a execuo do PVA. Hardware 1. Processador PENTIUM ou superior; 2. Velocidade (clock interno) de 3.0 Ghz ; 3. Memria RAM de 1 GB; 4. Espao disponvel em disco rgido relativo ao tamanho dos arquivos de escriturao; 5. Monitor VGA, configurao para 800 x 600 pixels e, no mnimo, 256 cores; 6. Placa de vdeo com 32 MB de memria; 7. Mouse padro; Software - Requisitos: 1) Linux ou Windows 2000, XP ou superior com acesso Internet; 2) Programa Java instalado(JVM);

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3) Receitanet Sped para transmisso do arquivo. O declarante deve buscar no endereo http://www.receita.fazenda.gov.br uma verso atualizada desse programa (download) e instal-la em seu computador.

Menus do programa
O PVA apresenta os seguintes menus: 1. Escriturao Fiscal 2. Contribuinte 3. Tabelas 4. Cpias de Segurana 5. Configuraes 6. Sobre.

Menu Escriturao Fiscal

Itens do menu Escriturao Fiscal 1. Nova: permite que o usurio digite uma Escriturao Fiscal Digital (funo Criar) ou que faa a importao de uma EFD (funo Importar), validada ou no, assinada ou no e transmitida ou no. Caso o arquivo j tenha sido assinado e transmitido, o programa ir importar o arquivo somente para visualizao, no impedindo, porm, a sua alterao. Se for editado, o programa altera o estado da escriturao de Somente Visualizao para Em edio. Os controles de segurana sero alterados. i. Criar: permite ao usurio a digitao de toda a EFD do perodo. Esta opo tambm acessvel, por meio do cone ou tecla de atalho: <Ctrl> + <N>. Ao ser selecionada a opo Criar, o PVA lista todos os contribuintes, se cadastrados anteriormente no programa via digitao, para que seja selecionado o informante da EFD. Uma vez selecionado o Pgina 7 de 24

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informante do arquivo, de imediato, so disponibilizados para digitao os campos do registro 0000 (Abertura do Arquivo Digital e Identificao da entidade) para que sejam informados: o perodo de apurao (data inicial e final) correspondente escriturao; o perfil de apresentao (determinado pela UF) e a finalidade do arquivo (se original ou substituta). Aps preenchimento dos campos obrigatrios, ao pressionar o boto OK, o programa informa a mensagem: Escriturao criada com sucesso. Inicia-se, desta forma, a estruturao da EFD para aquela escriturao fiscal, abrindo (rvore, no quadro esquerda) os blocos para digitao. Observao: o PVA exibe um alerta, informando que os dados cadastrados por meio desta opo no sero utilizados em perodos posteriores. Caso necessite compartilhar essas informaes posteriormente, cadastre o contribuinte atravs do menu Contribuinte --> Cadastro de Contribuintes. Inicialmente, o programa mostra os registros de nvel 1 (Blocos) disponveis para a seleo do que se quer digitar ou complementar. Selecionando, com um clique, a opo Abertura, Identificao e Referncias, sero disponibilizados para digitao os registros de nvel 2 do Bloco 0. Selecionando com um clique a opo Documentos Fiscais I Mercadorias (ICMS/IPI), sero disponibilizados para digitao os registros de nvel 2 do Bloco C. Selecionando com um clique a opo Documentos Fiscais II Servios (ICMS), sero disponibilizados para digitao os registros de nvel 2 do Bloco D. Selecionando com um clique a opo Apurao do ICMS e IPI, sero disponibilizados para digitao os registros de nvel 2 do Bloco E. Selecionando com um clique a opo Inventrio Fsico, ser disponibilizado para digitao o registro de nvel 2 do Bloco H. Selecionando com um clique a opo Outras Informaes, sero disponibilizados para digitao os registros de nvel 2 do Bloco 1. Seguindo o que j foi descrito, de incio, aparecem os registros de nvel hierrquico superior. Em cada tela haver um acesso ao registro de hierarquia imediatamente superior. Para digitao de alguns registros de um nvel hierrquico inferior aos que aparecem de forma automtica, necessrio selecionar o registro de nvel hierrquico imediatamente superior e clicar no boto (hint: Inserir outras informaes). Para incluir outras informaes, clique uma vez sobre o cone e para selecionar, clique novamente sobre uma das opes disponveis. Ex.: no registro C100, para inserir dados adicionais de uma nota fiscal modelo 1: estando em modo edio e com o registro C100 e novamente selecionado na NF desejada, clique uma vez no cone sobre a opo Informao complementar da nota fiscal.

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Importar: permite a importao de um arquivo da EFD. A importao de um arquivo pode ser complementada por meio de digitao. Inicialmente, necessrio importar o arquivo para posterior edio, no sendo permitido o contrrio. Ao criar ou importar uma EFD, o validador verifica sempre se existe no banco de dados uma escriturao do contribuinte para o mesmo perodo. Caso exista, emite a mensagem: Escriturao j existe no banco de dados do sistema. Para importar/criar esta escriturao ser necessrio excluir a escriturao existente. Para a importao do arquivo da EFD, necessrio que a mesma no contenha nenhum erro de estrutura, ou seja, que o arquivo esteja estruturalmente completo, com todos os registros obrigatrios. Desta forma, o arquivo ser importado e estar pronto para a edio dos demais registros. A funo importar permite verificar a consistncia das informaes existentes no arquivo da Escriturao Fiscal Digital, importando e validando a estrutura do arquivo e o contedo dos campos. Para efetuar uma importao, siga os passos: a) A partir do menu Escriturao Fiscal, selecionar a opo Nova e a funo Importar. Ser apresentada a tela Importar Escriturao Fiscal para que seja indicada a localizao do arquivo da Escriturao que se deseja importar. A localizao pode ser efetuada pela digitao direta do caminho completo na caixa de texto Arquivo ou a utilizao da tecla para indicar a referida localizao; b) O usurio dever clicar no boto para iniciar a operao ou no boto para desistir. O programa no permite uma nova importao de um mesmo arquivo do mesmo perodo de apurao; c) Ser apresentada a tela de progresso da operao, permitindo que o usurio cancele a operao a qualquer momento, clicando no boto ; d) A validao de contedo no ser executada, enquanto forem detectados erros de estrutura. e) Caso o arquivo no apresente erros de estrutura, o programa apresenta a mensagem A importao foi concluda com xito. A escriturao no apresenta erros de estrutura. Deseja fazer a validao de contedo agora?. Se o usurio optar por no fazer a validao de contedo, a importao finalizada, devendo ser reiniciada com a opo Verificar Pendncias. Se o usurio

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optar por continuar a validao, o programa executa a validao de contedo, apresentando ao final o relatrio - Pendncias da Validao - com a mensagem: A escriturao fiscal possui erros de validao. Corrija os erros e valide novamente, quando detectados erros de contedo ou advertncias, ou com a mensagem: A escriturao fiscal foi importada com sucesso, no caso do arquivo no apresentar erros. Aps a concluso da validao de estrutura do arquivo, ser exibida uma mensagem para a atualizao de tabelas externas. Ativando a opo Sempre atualizar a verso das tabelas antes de verificar pendncias, o PVA atualizar as tabelas externas automaticamente. Quando na validao forem constados erros ou advertncias, o relatrio poder ser salvo em planilhas do tipo Excel, bastando para isso o usurio clicar no boto , localizado na parte inferior do relatrio. Os campos dos registros, nos quais foram detectados os erros, podero ser acessados diretamente no relatrio de pendncias, bastando para isso clicar no link existente entre o campo e o registro considerado. O campo do registro desejado estar ressaltado com bordas vermelhas e disponvel para que a correo seja efetuada. Para retornar ao relatrio de pendncias, clique na aba Relatrios; f) Se a EFD for validada com sucesso (mensagem exibida: Deseja assinar a escriturao fiscal?), habilitada a funcionalidade: Assinatura com Certificado Digital - para posterior transmisso do arquivo. As advertncias no impedem a assinatura e transmisso do arquivo, enquanto os erros impedem a utilizao das demais funcionalidades do programa. Para correo de erros poder ser utilizada a funcionalidade EDITAR. 2. Abrir: permite ao usurio a visualizao de uma EFD importada ou a edio ou alterao da escriturao. Para visualizao da EFD, utilizando o PVA, necessrio que a mesma tenha sido importada, ainda que com erros de validao. Por meio do menu Escriturao Fiscal (ou pela tecla de atalho ou cone), clique na opo Abrir Escriturao Fiscal, selecionando o arquivo EFD. 3. Verificar Pendncias: permite ao usurio a verificao de pendncias de um arquivo digitado, em digitao ou importado. Aps preenchimento dos registros da EFD ou importao de um arquivo, necessrio que a EFD passe pelo processo de validao de seu contedo e, para isto, deve ser selecionada a opo Verificar Pendncias, opo do menu Escriturao Fiscal, ou o cone apropriado da barra de ferramentas. Se constatada a existncia de erros, o programa gera um relatrio de pendncias, demonstrando a linha do erro existente e criando um link para o Pgina 10 de 24

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registro que contm o erro para possibilitar a sua correo (o campo que contm o erro fica em destaque com as bordas em vermelho). Efetuada a correo do campo, para retornar ao relatrio de pendncias, clique na aba Relatrios e, em seguida Relatrio de Pendncias. Esse relatrio de erros poder ser salvo em arquivo compatvel com o programa Excel (tabela). Ser exibida uma mensagem para a atualizao de tabelas externas. Ativando a opo Sempre atualizar a verso das tabelas antes de verificar pendncias, o PVA atualizar as tabelas externas automaticamente. Caso a EFD seja validada com sucesso, esta ser disponibilizada para gerao de arquivo de entrega nos casos em que foi utilizada a digitao para a correo de erros. No caso de arquivo importado sem erros, no ser necessria a gerao de novo arquivo para entrega. A escriturao fiscal digitada ou o arquivo alterado com as funcionalidades do programa somente ser disponibilizado para assinatura aps gerao de um arquivo para entrega (Menu Escriturao Fiscal opo Gerar arquivo para entrega). 4. Gerar arquivos para entrega: permite ao usurio a gerao de arquivo no formato texto delimitado por |(pipe), a partir da edio ou alterao de uma escriturao fiscal. 5. Assinatura: A assinatura com certificado digital somente poder ser feita em arquivo validado com sucesso ainda que contenha advertncias, no permitindo a assinatura quando o arquivo contiver erros apontados durante a validao de contedo. i. Assinar: esta funo do PVA permite assinar o arquivo j validado com sucesso. No ser permitida a assinatura sem a importao ou digitao de dados utilizando o PVA. Para a assinatura vlida, ser necessria a utilizao de certificado digital, emitido por Autoridade Certificadora em conformidade com as regras da ICP-Brasil e com autorizao para assinar as Escrituraes Fiscais Digitais, podendo ser utilizado: o e-CNPJ (verificao somente dos oitos primeiros caracteres); e-CPF do representante legal da empresa perante a Receita Federal do Brasil (RFB) ou procurao eletrnica. No incio da transmisso, ser verificado se a assinatura do arquivo vlida, conforme cadastro de pessoas autorizadas a assinar pela empresa. Para assinar uma EFD, siga os passos: a) A partir do menu Escriturao Fiscal, ao selecionar a funo Assinar Escriturao Fiscal, ser apresentada a tela Assinar Escriturao com a lista das Escrituraes Fiscais existentes no banco de dados; b) O usurio dever selecionar na lista apresentada o arquivo que deseja assinar e clicar no boto para iniciar a operao ou no boto para desistir; c) Na tela seguinte Lista de Certificados, o usurio dever selecionar o certificado da pessoa que assinar o arquivo e clicar no boto para iniciar a operao ou no boto para desistir. Caso no existam certificados, ser exibida a mensagem: Nenhum Pgina 11 de 24

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certificado com as caractersticas necessrias foi encontrado; d) Para assinar a escriturao fiscal, o certificado precisa atender aos seguintes requisitos: ser A1 ou A3, pertencer para ICP-Brasil. Clique no boto prosseguir ou no boto para desistir; e) Ser exibida a tela para a digitao da senha do certificado; f) Ao final, ser apresentada a mensagem Escriturao assinada com sucesso. Para visualizar os dados do certificado digital da assinatura do arquivo, utilize a opo Abrir escriturao e, na aba Relatrios, a opo Assinatura. Excluir: esta opo permite excluir a assinatura da Escriturao Fiscal.

6. Transmitir: permite ao usurio a transmisso do arquivo assinado pelo contribuinte ou pelo seu representante legal para o ambiente nacional do SPED ou para a SEFAZ. O programa utiliza o Receitanet SPED, numa verso especfica para a EFD, ou outro transmissor, a ser disponibilizado por rgo oficial, para efetuar o envio da escriturao fiscal via Internet. O usurio dever fazer download e instalar a verso atualizada do Receitanet SPED, disponvel no endereo da Secretaria da Receita Federal do Brasil (http://www.receita.fazenda.gov.br) ou das Administraes Tributrias Estaduais. Somente poder ser transmitida a escriturao que estiver assinada com certificao digital vlida. Para transmitir um arquivo, siga os passos: a) A partir do menu Escriturao Fiscal, selecionar a funo Transmitir Escriturao Fiscal; Ser apresentada a tela Transmitir Escriturao com a lista das EFD existentes na base de dados do programa. b) O usurio dever selecionar o arquivo que deseja transmitir na lista apresentada e clicar no boto para iniciar a operao ou no boto para desistir. Ser apresentada a tela de progresso da operao. Aps o trmino da operao, ser exibida a mensagem: Este arquivo (CNPJ da empresa) foi transmitido com sucesso. O recibo de entrega via internet est disponvel no seu computador junto com o arquivo transmitido. Para imprimi-lo, acione a opo correspondente no programa. 7. Excluir: permite ao usurio a excluso de todos os dados referentes a um ou mais arquivos da EFD. Para excluso de vrias EFD do banco de dados, utilize a tecla <CTRL> e selecione mais de uma EFD com o mouse. Para a excluso de uma ou mais EFD, siga os passos: a) A partir do menu Escriturao Fiscal, selecionar a funo Excluir Escriturao Fiscal. Ser apresentada a tela Excluir

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b)

c)

Escriturao com a lista das escrituraes existentes na base de dados do sistema; O usurio dever selecionar uma ou mais escrituraes (para excluso mltipla de contribuintes, utilize a tecla <Ctrl> e para selecione as EFD) da lista apresentada e clicar no boto excluir a(s) escriturao(es) fiscal(is) ou no boto , o programa apresenta a para desistir. Aps clicar no boto tela de aviso, informando que a excluso da Escriturao Fiscal no implica excluso do arquivo original, apresentando as opes para excluir ou para desistir; Para desistir da operao, o usurio deve clicar no boto .

8. Consultar situao no SPED: permite ao usurio, quando conectado Internet, consultar a situao de escrituraes fiscais digitais na base de dados do servidor do SPED Fiscal em ambiente nacional. O sistema verificar a existncia do arquivo da escriturao fiscal selecionado no repositrio. Aps verificao, o sistema retorna com o resultado da pesquisa. 9. Visualizar Recibo da Transmisso: permite ao usurio a visualizao do recibo da EFD transmitida. Dever ser informada pelo usurio a localizao do arquivo relativo ao recibo de transmisso. 10. Sair: ao ser clicada a opo, o programa encerrado.

Menu Contribuinte
Deve ser utilizado para manuteno das informaes do contribuinte. Cabe lembrar que o cadastro se refere aos dados que podero ou no ser utilizados na criao ou alterao de uma Escriturao Fiscal do Contribuinte deste ou de outro perodo.

Itens do menu Contribuinte

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1. Cadastrar Contribuinte: Opo utilizada para cadastrar dados gerais de identificao do contribuinte, que podero ser usados para criao ou edio das escrituraes deste contribuinte. Devero ser preenchidas todas as informaes do contribuinte: nome empresarial, CNPJ ou CPF, cdigo de municpio, inscrio estadual, indicador de atividade (se industrial ou no) e inscries municipal e na SUFRAMA, quando houver. 2. Abrir Cadastro: opo utilizada para abrir e atualizar os dados de um contribuinte j cadastrado. Estas informaes destinam-se ao preenchimento de registros da EFD deste e de outros perodos e compem basicamente os dados necessrios previstos no Bloco 0 do leiaute. Podero ser cadastradas todas as tabelas do contribuinte, independente de serem aplicadas na EFD do perodo, uma vez que, ao gerar o arquivo para entrega, o PVA somente ir considerar os registros vinculados ao arquivo. Aps selecionada a opo Abrir Cadastro, escolha o contribuinte para o qual as informaes sero digitadas. O programa Validador abre a opo Contribuinte (clicar em Contribuinte e Dados do Contribuinte), ficando ento disponibilizados para preenchimento os registros do bloco 0 do leiaute previsto no Ato COTEPE prprio. Podero ser cadastradas nesses registros todas as informaes que sero utilizadas pelo estabelecimento nesta e nas demais escrituraes fiscais a serem apresentadas. Todos os dados do contribuinte cadastrados desta forma podero ser utilizados nas EFD de perodos posteriores ou serem transferidos para outra mquina do usurio (utilizar menu Cpia de Segurana opo Cadastro do contribuinte - Gerar e, para a restaurao, utilizar a opo Restaurar). Importante ressaltar que, se os dados forem cadastrados diretamente no preenchimento da EFD (Menu Escriturao Fiscal opo Nova funo Criar), os mesmos no sero transferidos para o cadastro, conseqentemente, no sero aproveitados em perodos posteriores. 3. Fechar Cadastro: opo utilizada para encerrar a digitao das informaes do contribuinte. 4. Excluir Cadastro: opo utilizada para excluso do cadastro de um contribuinte. A excluso do cadastro no exclui a(s) escriturao(es) fiscal(is) digitada(s).

Menu Tabelas
Permite a atualizao das tabelas externas utilizadas pelo PVA, quando o equipamento est conectado Internet. Menu Tabelas -> Atualizar Tabela Para atualizar tabelas, utilize a opo conforme figura abaixo ou o atalho:

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Na opo Atualizao de Tabelas, caso o usurio queira que as atualizaes sejam realizadas automaticamente, marque a opo: Sempre atualizar a verso das tabelas antes de verificar as pendncias. Se as tabelas j se encontram atualizadas, um aviso ser exibido. Caso contrrio, uma lista de tabelas ser disponibilizada para atualizao. Podem ser selecionadas as que o contribuinte utilizar ou todas as tabelas desatualizadas. As tabelas sero atualizadas por solicitao do usurio atravs do menu Tabelas ou antes da validao de contedo. Caso o contribuinte no atualize as tabelas, a EFD ser recusada na transmisso, que dever ser realizada com as tabelas corretas.

Menu Cpia de Segurana


Permite a gerao e restaurao de cpia de segurana de contribuintes ou de escrituraes fiscais digitais. Menu Cpia de Segurana -> Escriturao fiscal Para criao de uma cpia de segurana da EFD de um contribuinte utilize a opo conforme figura abaixo ou o atalho:

Itens do menu Cpia de Segurana -> Escriturao Fiscal 1. Gerar: para criar uma cpia de segurana de uma EFD, siga os passos abaixo: i. A partir do menu Cpia de Segurana (ou cone ou tecla de atalho Ctrl + P), selecionar a opo Escriturao Fiscal - Gerar Cpia de Segurana; ii. Ser apresentada a tela Gerar Cpia de Segurana com a lista de escrituraes existentes no banco de dados do PVA, inclusive as EFD em edio; iii. O usurio dever selecionar a EFD que deseja gerar cpia de segurana e clicar no boto ou no boto para desistir da operao; iv. Em seguida, abrir-se- uma janela, possibilitando ao usurio escolher o local e o nome do arquivo de segurana a ser gerado. O arquivo gerado ter a extenso: .sped; v. O usurio dever informar o nome do arquivo e o local onde ser feita a cpia de segurana e clicar no boto . Aps a gravao ser apresentada uma tela de aviso com a mensagem: Cpia de segurana gravada com sucesso. 2. Restaurar: permite a restaurao das escrituraes fiscais por meio de um arquivo de cpia de segurana gravado pelo sistema. Para a gerao de cpia de segurana de uma escriturao fiscal, siga os passos abaixo: i. A partir do menu Cpia de Segurana - opo Escriturao Fiscal - selecionar a funo Restaurar;

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ii.

iii.

iv.

Ser apresentada a tela Restaurar Cpia de Segurana para o usurio selecionar o local e nome do arquivo a ser restaurado. O arquivo da Cpia de Segurana criada anteriormente possui a extenso .sped. Aps a seleo, clicar ; no boto Caso j tenha sido gerado um arquivo de EFD para entrega na Cpia de Segurana, ser solicitado ao usurio o nome e local do arquivo onde ser restaurada a EFD para posterior transmisso ao ambiente SPED. Aps a confirmao, clicar no boto ou no boto para desistir da operao; Aps a restaurao, o sistema exibe a mensagem Cpia de Segurana Restaurada com Sucesso. Caso a escriturao escolhida j exista na base de dados, o sistema mostra a seguinte mensagem Escriturao j existe no repositrio de dados do sistema. Para restaurar a cpia de segurana ser necessrio sobrescrever a escriturao existente. Deseja faz-lo?, indagando ao usurio se deseja ou no sobrescrever a escriturao existente. Caso confirme a operao, a restaurao da cpia de segurana ser iniciada e, ao final, apresentar a mensagem: Cpia de Segurana restaurada com sucesso. Caso contrrio, a operao ser abandonada.

Menu Cpia de Segurana -> Cadastro de Contribuintes Para criao de uma cpia de segurana do cadastro de um contribuinte, utilize a opo conforme figura abaixo ou o atalho:

Itens do menu Cpia de Segurana -> Cadastro de Contribuintes 1. Gerar Cpia de Segurana do Cadastro de Contribuintes: permite ao usurio a gerao de uma cpia de segurana das informaes do cadastro do contribuinte e de outras informaes existentes no sistema, exceto as escrituraes fiscais, para guarda ou transferncia para utilizao em outra mquina. Para gerar uma cpia de segurana dos dados de um contribuinte, siga os passos abaixo: i. A partir do menu Cpias de Segurana (ou cone ou tecla de atalho Ctrl + P), selecionar a opo Cadastro de Contribuintes - Gerar; ii. Ser apresentada a tela Gerar Cpia de Segurana com a lista de contribuintes existentes no banco de dados do PVA; iii. O usurio dever selecionar o Contribuinte do qual deseja gerar cpia de segurana e clicar no boto ou no boto para desistir da operao;

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Em seguida abrir-se- uma janela, possibilitando ao usurio escolher o local e o nome do arquivo de segurana a ser gerado. O arquivo gerado ter a extenso: .sped; v. O usurio dever informar o nome do arquivo e o local onde ser feita a cpia . Aps a gravao, ser apresentada uma de segurana e clicar no boto tela de aviso com a mensagem: Cpia de segurana gravada com sucesso. 2. Restaurar Cpia de Segurana: permite a restaurao dos cadastros de contribuintes por meio de um arquivo de cpia de segurana gravado anteriormente pelo sistema. Para restaurar uma cpia de segurana dos dados de um contribuinte, siga os passos abaixo: i. Ser apresentada a tela Restaurar Cpia de Segurana para o usurio selecionar o local e nome do arquivo a ser restaurado. O arquivo da Cpia de Segurana criada anteriormente possui a extenso .sped Aps a seleo, clicar no boto ; ii. Ser apresentada a tela Restaurar Cpia de Segurana para que o usurio confirme o arquivo a ser restaurado. Aps a confirmao, clicar no boto ou no boto para desistir da operao; iii. Aps a restaurao, o sistema exibe a mensagem Cpia de Segurana Restaurada com Sucesso. Caso os dados do contribuinte j existam na base de dados, o sistema alertar sobre a substituio dos dados existentes, indagando ao usurio se deseja ou no sobrescrever as informaes existentes. Caso confirme a operao, a restaurao da cpia de segurana ser iniciada e, ao final, apresentar a mensagem: Cpia de Segurana restaurada com sucesso. Caso contrrio, a operao ser abandonada.

iv.

Menu Configuraes
Esta opo permite alterar os parmetros pr-determinados do sistema e alterar sua configurao para que sejam efetuadas as atualizaes de tabelas de forma automtica, antes de executar a funcionalidade: Verificao de Pendncias. Menu Configuraes -> Configurar Aplicao A opo Configurar Aplicao mostrada na figura abaixo:

O PVA permite a configurao da quantidade de erros e advertncias a serem detectadas. O padro estabelecido 1000 (um mil) erros e advertncias , podendo ser alterado para o limite mximo de 5000 (cinco mil). Um erro, em certos casos, pode decorrer de outro erro. Desta forma, nem sempre o nmero de erros apresentado corresponde realidade. Para alterar o padro de erros estabelecido, siga os passos abaixo:

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1. A partir do menu Configuraes ou da tecla de atalho correspondente, selecionar a funo Configurar Aplicao. Ser apresentada a tela Configurao de Parmetros, com os parmetros referentes aos nmeros mximos de erros e de advertncias que determinam a interrupo da validao; para 2. Aps alterar o parmetro, o usurio dever clicar no boto salvar as alteraes no arquivo de configurao. Os novos parmetros sero considerados nas futuras validaes; 3. Se desejar sair da tela de configuraes sem alterar os parmetros, o usurio ; dever clicar no boto

Menu Sobre
Esta opo permite o acesso ao Ajuda do PVA e a visualizao da verso do PVA em uso e mostrada na figura abaixo:

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Barra de ferramentas
A barra de ferramentas est disposta horizontalmente logo abaixo da barra de menus e permite acessar rapidamente as seguintes funes do programa:

- Criar nova escriturao - Importar escriturao - Abrir escriturao - Verificar pendncias - Assinar escriturao - Excluir assinatura - Transmitir escriturao

- Consultar situao da escriturao - Gerar arquivo da escriturao - Excluir escriturao - Gerar cpia de segurana - Restaurar cpia de segurana - Sair do programa

Teclas de atalho
O PVA possibilita o acesso s funcionalidades tambm por meio de teclas de atalho, sem a necessidade de utilizao do mouse. As teclas de atalho esto disponveis para todas as funes existentes na barra de menus. Menu Escriturao Fiscal: Funo Criar Escriturao Fiscal Importar Escriturao Fiscal Abrir Escriturao Fiscal Verificar Pendncias Gerar arquivo para entrega Assinar Escriturao Fiscal Excluir Assinatura da Escriturao Fiscal Transmitir Escriturao Fiscal Consultar Situao da Escriturao Excluir Escriturao Fiscal Visualizar Recibo de Transmisso Sair Menu Contribuinte Funo Cadastrar contribuinte Abrir cadastro Fechar cadastro Excluir cadastro Tecla de atalho Ctrl + Shift + N Ctrl + Shift + A Ctrl + Shift + F Ctrl + Shift + E

Tecla de atalho Ctrl + N Ctrl + I Ctrl + A Ctrl + V Ctrl + G Ctrl + S Ctrl + X Ctrl + T Ctrl + C Ctrl + E Ctrl + R Alt + F4

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Menu Tabelas Funo Atualizar Tabelas Menu Cpia de Segurana Funo Gerar Cpia Segurana EFD Restaurar Cpia Segurana EFD Gerar cpia Segurana Cadastro Restaurar cpia Segurana Cadastro Menu Configuraes Funo Configurar aplicao Menu Sobre Funo Ajuda Sobre Tecla de atalho F1 Ctrl + O Tecla de atalho Ctrl + L Tecla de atalho Ctrl + P Ctrl + U Ctrl + Shift + P Ctrl + Shift + U Tecla de atalho Ctrl + Shift + Z

Botes
Para INSERIR REGISTROS, selecione o registro e clique no boto (hint: Inserir novo registro). Para excluir um registro, clique no boto (hint: excluir registro). A excluso de um registro pai exclui todos os registros filhos existentes. Ex.: excluir um registro C100 implica a excluso dos registros C170 e C190 respectivos. No sero excludos os registros do bloco 0. Para alteraes de contedo de campo, clique no campo ou na caixa de opes e efetue a alterao desejada. Para copiar dados previamente cadastrados do contribuinte , utilize o boto (hint: Copiar dados do cadastro do contribuinte). Para navegao entre os registros, utilize os botes: - Voltar ao primeiro registro; - Voltar um registro; - Avanar um registro; - Ir para o ltimo registro. Ao preencher os registros dos Blocos C e D, o PVA pode transferir alguns valores dos campos do registro para o registro analtico, bastando para isso clicar no boto (hint: Gerar Registros Analticos), localizado abaixo do ttulo do registro. O Validador prepara e Pgina 20 de 24

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transfere alguns valores para o registro analtico, porm, o usurio informado que: Ateno: Nem todos os campos do registro analtico sero gerados automaticamente, alguns campos do registro devero ser preenchidos manualmente. Ex.: o campo Valor da Operao dever ser preenchido manualmente.

Utilizando o programa Validador


O PVA ser utilizado pelo contribuinte para a gerao, validao, assinatura com certificado digital e transmisso para o ambiente SPED. No ser recepcionado o arquivo no validado pelo PVA oficial, bem como arquivo no assinado ou assinado por pessoa no autorizada. Aps a transmisso, essencial que o usurio aguarde o retorno do recibo de transmisso. No tero validade jurdica arquivos que contenham a EFD sem o respectivo recibo de transmisso.

Visualizao de Relatrios ou Escriturao


Depois de aberta a EFD, o PVA permite ao usurio selecionar as opes de visualizao de Relatrios ou Escriturao que se localizam no frame esquerdo do PVA, dispostos em duas abas. Aba Relatrios:

RELATRIOS: por meio dessa opo, o programa permite a visualizao, por relatrios pr-definidos, de informaes prestadas na EFD. 1. Relatrios - Dados da Escriturao: Nessa opo, o programa apresenta os dados da escriturao aberta, permitindo ao usurio a visualizao das seguintes informaes: contribuinte, CNPJ/CPF, inscrio estadual, perodo da

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escriturao, finalidade do arquivo (se original ou substituta), estado do arquivo (importada com erros, validada, assinada ou transmitida), localizao do arquivo e identificao do arquivo (hash). 2. Relatrios de Registros Fiscais Visualizar informaes da Escriturao: Nessa opo, o programa permite a visualizao: i. dos registros fiscais dos documentos: 1. entradas de mercadorias e aquisio de servios: corresponde ao Livro de Registro de Entradas. As informaes para a exibio no relatrio so extradas dos registros Pai de cada um dos documentos e registros filhos correspondentes. Ao final do relatrio, so apresentadas totalizaes dos valores de ICMS, ICMS Substituio Tributria e IPI, sumarizados na combinao CST_ICMS, CFOP e alquota de ICMS; 2. sadas de mercadorias e prestao de servios: corresponde ao Livro de Registro de Sadas. As informaes para a exibio no relatrio so extradas dos registros Pai de cada um dos documentos e registros filhos correspondentes. Ao final do relatrio, so apresentadas totalizaes dos valores de ICMS, ICMSST e IPI, sumarizados na combinao CST_ICMS, CFOP e alquota de ICMS; 3. dos registros fiscais da apurao do ICMS: o programa permite a visualizao dos registros fiscais de apurao do ICMS devido por Operaes Prprias, ou a apurao do ICMS devido por Substituio Tributria, ou se h saldo credor a transportar para o perodo subseqente. As informaes constantes da visualizao so originadas dos registros E100 e registros filhos, para ICMS Operaes Prprias, e registros E200 e registros filhos, para ICMS Substituio Tributria, respectivamente; ii. dos registros fiscais da apurao do IPI: podero ser visualizadas as consolidaes de valores por perodo de apurao (agrupadas na combinao CFOP + CST_IPI), apresentadas nos registros E500 e respectivos registros filhos, bem como os registros fiscais do IPI, por perodo de apurao, segundo informado no registro E520. 3. Relatrios Visualizar Pendncias: permite a visualizao das inconsistncias na escriturao fiscal apontadas durante o processo de validao da escriturao. Neste relatrio, quando o erro for de contedo, disponibilizado um link (no campo que contm o erro) diretamente para o registro pai que contm o erro, permitindo a sua correo pelo validador. Aps a correo e validao, necessrio gerar um arquivo para entrega. 4. Relatrios Visualizar Assinatura: permite visualizar informaes referentes assinatura digital aplicada ao arquivo da escriturao fiscal.

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5. Relatrios Visualizar Recibo da Transmisso: permite a visualizao de informaes do recibo de entrega do arquivo da escriturao fiscal, quando transmitida com sucesso. Aba Escriturao:

ESCRITURAO: Esta opo permite ao usurio visualizar cada um dos registros apresentados na EFD ou, selecionando o modo edio, alterar dados da EFD importada. Somente estaro disponveis para visualizao as opes referentes aos registros e informaes constantes do arquivo, ou seja, se o arquivo no contm dados de ECF, no ser possvel visualizar o Registro C400 e filhos, pois no existem no arquivo. 1. Opo Escriturao Abertura, Identificao e Referncias Nesta opo, podero ser visualizados todos os registros apresentados no Bloco 0; 2. Opo Escriturao Documentos fiscais I Mercadorias (ICMS/IPI) permite a visualizao dos registros apresentados no Bloco C, por documentos fiscais de entradas ou por documentos fiscais de sadas, possibilitando ainda a opo de tipo de documento fiscal apresentado e registros filhos informados; 3. Opo Escriturao Documentos fiscais II Servios (ICMS) permite a visualizao dos registros apresentados no Bloco D, por documentos fiscais de entradas ou por documentos fiscais de sadas, possibilitando ainda a opo de tipo de documento fiscal apresentado e registros filhos informados; 4. Opo Escriturao Apurao do ICMS e do IPI permite a visualizao dos registros apresentados no Bloco E, por perodo de apurao dos impostos: ICMS, ICMSST e IPI. Os registros filhos podero ser visualizados nessa opo.

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5. Opo Escriturao Inventrio fsico permite a visualizao dos dados informados no Bloco H e dos registros filhos. 6. Opo Escriturao Outras informaes - permite a visualizao dos dados informados no Bloco 1 e dos registros filhos.

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