Fundamentos de administracin Unidad 2. Proceso administrativo Evidencia.

Desarrollar el proceso administrativo de una empresa

A lo largo de tu unidad has revisado los conceptos ms importantes del Proceso Administrativo en las Organizaciones. En la unidad anterior estableciste el tipo y tamao de empresa que quieres implementar. Ahora, una vez ms, tendrs que ponerte el chaleco de empresario y determinar el proceso administrativo de tu empresa. Para debers desarrollar cuidadosamente los siguientes puntos. Determina la misin, visin, premisas, propsitos, objetivos (generales, tcticos y operacionales), estrategias, polticas (generales, tcticos y operacionales), reglas, programas, presupuesto y procedimiento principal.

MISIN: Ser una empresa enfocada a satisfacer las necesidades de comunicacin mvil del mercado Regional y Nacional a travs de la comercializacin de productos derivados de Telefona Celular; teniendo como meta buscar un desarrollo econmico constante para los empleados de la empresa. VISIN: Direccionar el esfuerzo de nuestra gente para Impulsar a la empresa al liderazgo de las Telecomunicaciones Inalmbricas. PREMISAS: Una de las premisas de la empresa es la de utilizar los recursos tecnolgicos necesarios para contar con una buena infraestructura para poder ser una empresa competitiva y con ello lograr ser el ms grande subdistribuidor de telefona celular en la regin 8 y tratando de entrar a competir a nivel nacional. Los sistemas de informacin con los que cuenta la empresa, estn enlazados la mayor parte del da, con los servicios principales que ofrecen las lneas que representamos, y poder ofrecer los mismos a nuestros clientes. PROPOSITOS: En esta empresa nos comprometemos con nuestros clientes y personal de la empresa a:

SERVICIO: Otorgar un trato a nuestro cliente que nos haga diferentes por su oportunidad, calidad y eficiencia. DESARROLLO HUMANO: Lograr la permanencia del elemento principal de la organizacin mediante la bsqueda constante de un buen ambiente de trabajo y de una satisfaccin econmica permanente. TRABAJO EN EQUIPO: Tener metas comunes y sentirnos custodios del patrimonio de nuestra empresa, marcan la diferencia con nuestro compromiso y estilo de trabajo.

OBJETIVOS: Tenemos como principales objetivos: OBJETIVOS GENERALES: Introducir un programa de aseguramiento de actividades para la empresa, donde los Departamentos se definan sus actividades y los enlaces que existan entre ellos. Crear programas de motivacin y superacin personal, as como actividades de recreacin para mantener un buen tambin de trabajo y desempeo laboral del personal.

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OBJETIVOS TACTICOS: Ampliar el mercado en un 10% a nivel nacional dentro de los prximos 2 aos. Tener una tasa de crecimiento del 10% despus del primer ao.

OBJETIVOS OPERACIONALES: Crear un sistema de comunicacin entre todas las reas bajo la norma. Incrementar y mantener las ventas en el primer ao en funcionamiento.

ESTRATEGIAS: Promocionar sus productos a travs de ferias en las cuales den a conocer a los clientes, la buena imagen y servicio que ofrecen sus productos. Tener presencia y abrir mercado para la compra y venta de telefona en toda la Republica Mexicana mediante planes de penetracin al mercado utilizando las redes sociales y una pgina de internet. Abrir por lo menos una sucursal en el cada plaza comercial, tomando en cuenta que son puntos estratgicos en los que no se requiere pagar un servicio de mensajera, as mismo sucursales en el interior del estado y en toda la Regin 8 (Yucatn, Campeche, Quintana Roo, Tabasco y Chiapas) donde los servicios de mensajera que se requiere estn al alcance del presupuesto y brinden un buen servicio. Hacer juntas con cada Jefe de Departamento, para entregar sus reportes de actividades que desempee cada uno y as desarrollar el programa en base a las actividades que se tengan e introducirlo a la empresa. Instalar e implementar un sistema que contengan mdulos funcionales y tecnologa de punta para control de inventario, facturacin y contabilidad. POLITICAS: POLITICAS GENERALES: Contratar personal que radique en los Estados donde se establezcan puntos de venta para desempear sus funciones dentro de los mismos. Cada Jefe de Departamento, tendr la labor de hacer el reporte de actividades que desempee su rea, y tendr 72 horas para hacer entrega de su reporte.

POLITICAS TCTICAS: Se mantendr actualizado mediante cursos a todos los vendedores y gente que labore en la empresa, con cursos de ventas, en equipos telefnicos, de superacin y motivacin.

POLITICAS OPERACIONALES: Se solicitara el pago total de la mercanca contando 15 das hbiles a partir de la entrega de la mercanca a subdistribuidores y clientes de mayoreo. El Departamento de Sistemas tendr a su cargo la responsabilidad de actualizar los sistemas y darle mantenimiento al equipo por lo menos una vez al mes para garantizar un correcto funcionamiento en los equipos de computo

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REGLAS: Entre las reglas generales y principales se pueden mencionar: Cumplir con el horario establecido por las gerencias. No comer en horario laboral y en el area de trabajo. Consumir alimentos y bebidas en el area designada y lejos de los equipos de computo. No golpear o dar mal uso al equipo de computo. Si se presenta algn inconveniente, reportarlo a su jefe directo. Cualquier reporte, requisicin o solicitud se realizara via correo electrnico. Mantener limpio el rea de trabajo para la aceptacin del cliente. Al llenar formatos se usara letra de molde, legible y con tinta negra. A la entrega de producto cotejar inmediatamente y detalladamente los productos que se estn entregando o recibiendo, mediante el sistema y fsicamente. Solicitar permisos de 3 a 2 das con anticipacin del da requerido. Al tener tres faltas o entrar con una hora despus sin justificar se le sancionara econmicamente con descuento va nomina. Los empleados cuentan con el beneficio de precio especial con 10% de descuento en la compra de cualquier equipo Los empleados que no tengan ninguna sancin durante el ao, se le darn 2 das mas de vacaciones y un bono de $1000 independiente del aguinaldo.

PROGRAMAS: A continuacin se enlistan algunos de los programas de formacin que se impartirn para las todas las reas de la empresa: Administracin general. Formacin integral para mandos medios, Gestin y direccin de negocios, Toma de decisiones, tica y negocios, motivacin personal. Compras. Generar utilidades en base a reduccin de costos, estndares de calidad, planeacin estratgica de adquisicin de productos, relaciones pblicas, comercializacin. Almacn. Control de los bienes, control de mximos y mnimos, conciliaciones, coordinacin de actividades, motivacin personal. Mesa de Control. El proveedor debe impartir cursos de actualizacin para esta rea, motivacin personal. Ventas. Formacin integral en marketing y ventas, desarrollo de la gestin de ventas, entrenamiento para proceso de venta, comunicacin e influencia en ventas, inteligencia competitiva y comercializacin, servicio al cliente, motivacin personal. Contabilidad. Finanzas, control y gestin de contabilidad, finanzas corporativas, anlisis e interpretacin de estados contables, impuestos, regulacin bancaria, sistemas de costos, motivacin personal. Auditoria. Control de inventario, tica, auditoria global, procedimientos de auditora, mtodos de control, motivacin personal. Nomina. Desarrollo de competencias para gestin de personas, comunicacin, gestin de conflictos, gestin de recursos humanos, herramientas de negociacin, motivacin personal. Tesorera. Finanzas corporativas, administracin de carteras de inversiones, planificacin y control presupuestario, valuacin de activos financieros, motivacin personal. Sistemas. Arquitectura de sistemas, desarrollo de proyectos, anlisis y diseo de procesos, produccin y mantenimiento, motivacin personal.

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PRESUPUESTO: Comenzaremos con el presupuesto de ventas, que es la base a partir del cual se realizaran los dems, en este presupuesto pronosticamos nuestras futuras ventas en trminos monetarios, luego podemos continuar con el presupuesto de cobros, luego el presupuesto de produccin, presupuesto de compras, presupuesto de materia prima, pagos, gastos, deudas, etc., hasta terminar con el presupuesto de efectivo y el operativo. Proyectamos vender 100 unidades mensuales, que se incrementarn 10% cada mes. El precio de venta de cada producto es el resultado del precio de compra mas el 15% El 70% de las ventas es al contado y el saldo al crdito a 30 das. Las compras son equivalentes a las ventas. El 50% de las compras es al contado y el otro 50% crdito a 30 das. Se estiman los siguientes gastos administrativos mensuales (por punto de venta): Alquiler de local: $3500 Limpieza y mantenimiento: $2000 Servicios bsicos: $1500 Papelera: $300 Se estiman los siguientes gastos de ventas mensuales: Remuneracin del personal: $3000 Comisiones: %25 por equipo facturado. Fletes: $5000 Promocin y publicidad: $2000 Pago de impuestos correspondiente al 2% de la utilidad disponible. PROCEDIMIENTOS: Son planes por medio de los cuales se establecen un mtodo para el manejo de actividades futuras. Administracin general. Efectuar juntas peridicamente para elaborar planes y estrategias para un mejor control en inventarios, mejores servicios, ser pioneros en implementar algn proceso que ayude a mejorar el desempeo del personal, eficacia y calidad en servicio al cliente, tambin debern elaborar manuales para cada rea, documentaran informacin que pueda ser til en cada uno de los departamentos, etc. Compras. Realizaran cotizaciones para conseguir mejores precios, tiempo de entrega, disponibilidad, descuentos, das de crdito, etc. y posteriormente realizar rdenes de compra para pedir autorizacin para invertir capital que luego proporcione buenas ganancias. Almacn. Darn entrada al inventario a los equipos telefnicos, etiquetaran, trabajaran en conjunto con el rea de compras y ventas. Realizaran reportes de mximos y mnimos para pasar su requisicin al rea de compras y as adquirir producto de mayor demanda y de esta forma aumentar la proyeccin de ventas. Mesa de Control. Elaborar y distribuir tablas de precios especiales y equipos en promocin, realizar las activaciones a tiempo, elaborar reportes de lneas activadas.

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Ventas. Brindar un servicio amable y respetuoso a los clientes, cumplir con sus metas que se les asigne segn la zona en la que se encuentren, elaborar reporte de ventas, realizar depsitos bancarios a tiempo, realizar su solicitud de equipos con das de anticipacin, mantener contacto con el rea de compras y almacn para mantener un stock considerable de equipos, mandar documentacin a tiempo. Contabilidad. Mantener la contabilidad a tiempo, como mximo 1 mes de atraso, gestionar reportes de depsitos bancarios a cada sucursal, mantener informado a su jefe inmediato si se presenta alguna anomala. Auditoria. Controlar el flujo de inventario, verificar que la documentacin sea original, verificar movimientos fuera de lo normal que se presenten en puntos de ventas, almacn y compras, supervisar el cumplimiento de los procesos especificados para cada departamento. Nomina. Tener la nomina lista para transferir 3 das antes de la quincena, es encargada de abrir cuentas bancarias y tarjetas de debito para los empleados, preparar finiquitos cuando sea necesario, control de flujo monetario en cuestin de sueldos, ser el encargado de contratar personal, se encargara de llevar a los empleados dados de baja a las oficinas de conciliacin. Tesorera. Llevara la cartera de clientes de cuentas por pagar, realizara pagos a proveedores, controlara fechas de pagos a proveedores as como el cobro a subdistribuidores e informara al rea de contabilidad sobre todo los movimientos que realice, generara reporte diario de entradas y salidas de dinero. Sistemas. Mantener en buen estado el equipo de cmputo, realizar mantenimientos peridicos y calendarizados a todo equipo de cmputo, prever de informacin que los administrativos y el rea de auditora requieran, capacitara al personal nuevo en la utilizacin del sistema.

Elabora el organigrama y determina el nmero de empleados por puesto.

ORGANIGRAMA:

Direccin general

Gerencia comercial

Gerencia contable

Gerencia operaciones

Compras

Almacn

Ventas

Contabilidad

Nominas

Tesorera

Mesa de control

Auditoria

Sistemas

NMERO DE EMPLEADOS: Puesto Direccin general Nmero de empleados 1 Sueldo mensual individual 15000 Sueldo mensual total 15000

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Gerencia comercial Gerencia contable Gerencia operaciones Compras Almacn Ventas Contabilidad Nominas Tesorera Mesa de control Auditoria Sistemas Diligenciero 1 1 1 2 2 8 2 2 2 2 2 2 1 29 10000 10000 10000 6000 7000 3000 5000 5000 5000 5000 7000 7000 4000 10000 10000 10000 12000 14000 24000 10000 10000 10000 10000 14000 14000 4000 143000

Nota. El sueldo de los vendedores es mas comisiones.

En cuanto a la etapa de direccin determina las estrategias de motivacin a emplear, tipos de comunicacin, descripcin del tipo de autoridad y estilo de gerencia.
ESTRATEGIAS DE MOTIVACIN: Para que la motivacin del personal desencadene en productividad en la empresa utilizaremos algunos como: - Tratar a cada empleado como persona, acompaarlo en el desarrollo de su plan de vida. Brindarle flexibilidad en los horarios y permisos para cumplir con compromisos acadmicos o emergencias familiares. - Mejorar las condiciones laborales ofreciendo espacios de trabajo adecuados y fortalecer sus competencias. - Integracin emocional y mental de cada equipo de trabajo con la organizacin. Escuchar sus ideas y propuestas para que los empleados tengan la oportunidad de participar en la toma de decisiones. - Desarrollar sentido de compromiso. Este permite ver que el crecimiento de la organizacin influye directamente en la prosperidad personal. - Ofrecer reconocimientos a las personas cuando sea necesario. Ac se usa, entre otros, memorando de reconocimiento, permiso remunerado, bonificacin si el cumplimiento de objetivos financieros lo permite, detalles sencillos en fechas especiales. TIPOS DE MOTIVACIN:

Motivacin intrnseca: es debida a factores intrnsecos o del entendimiento personal del mundo. Se evidencia cuando el individuo realiza una actividad por el simple placer de realizarla, sin que nadie de manera obvia le de algn incentivo externo. Un buen ejemplo de motivacin intrnseca puede darse en los estudiantes, todo lo hacen por superacin personal y por buscar un mejor empleo, el beneficio es personal.

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Motivacin extrnseca: es debida a factores extrnsecos o incentivacin externa. Aparece cuando lo que atrae no es la accin que se realiza en s sino lo que se recibe a cambio de la actividad realizada. La motivacin extrnseca se ha utilizado para motivar a empleados mediante recompensas tangibles (pagos, promociones o castigos) y recompensas intangibles (elogio en pblico).
TIPOS DE COMUNICACIN: La comunicacin es un elemento de gran importancia de las relaciones humanas, el ser humano por naturaleza, necesita relacionarse con otras personas para poder satisfacer sus necesidades de afecto y socializacin, esto se logra a travs de diversos medios de comunicacin.

COMUNICACIN DESCENDENTE: Este tipo de comunicacin se presenta en los niveles jerrquicos altos y con direccin especfica hacia los niveles de jerarqua inferior. Los principales medios utilizados para el proceso de comunicacin estn va mando (instrucciones de forma oral al personal) se presenta: a travs de los discursos, reunin con el personal, va telefnica. En cuanto a la comunicacin va escrita los medios ms utilizados son: Memorndum, Reportes, entre muchas ms. Cartas, Informes, Manual de operaciones, Folletos,

COMUNICACIN ASCENDENTE: es contraria a la descendente en el hecho de que mientras la segunda es autoritaria, la primera (ascendente) se presenta en empresas cuyo ambiente y proceso de comunicacin permite la participacin de los empleados y mantiene polticas democrticas para la intervencin de los mismos. Los medios ms utilizados para la transmisin de la informacin de forma ascendente son: Reunin peridica, Entrevista personalizada, Crculo de Calidad, Va telefnica.

COMUNICACIN CRUZADA: Dentro de este tipo de flujo de comunicacin se considera a la informacin de direccin horizontal (aquella que se presenta entre niveles similares de jerarqua dentro de la organizacin) y el conocido flujo diagonal (el flujo diagonal se presenta cuando las partes que intervienen en el proceso de comunicacin forman parte de niveles jerrquicos diferentes y no establecen una relacin de dependencia entre ellas). DESCRIPCION DEL TIPO DE AUTORIDAD: Se pretende utilizar los siguientes tipos de autoridad:

Autoridad formal: La ejercern los jefes superiores sobre otras personas o subordinados. Autoridad operativa: No se ejerce directamente sobre las personas, sino ms bien da la facultad para decidir en torno a determinadas acciones. Autoridad tcnica: Existe en razn del prestigio y la capacidad que dan ciertos conocimientos, tericos o prcticos, que una persona posee en determinada materia. Es la autoridad del

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profesionista, del tcnico, o del experto, cuyas opiniones se admiten por reconocerles capacidad y pericia. Autoridad personal: Es aquella que poseen ciertas personas en razn de sus cualidades morales, sociales, psicolgicas que los hacen adquirir un ascendiente indiscutible sobre los dems (se conoce como liderato).
ESTILO DE GERENCIA: Seria de gran utilidad mezclar estilos de gerencia, tales como: Autocrtico: En el estilo autocrtico el gerente se reserva las siguientes funciones: selecciona las alternativas posibles de accin; evala las diferentes alternativas; decide cul alternativa se llevar a cabo; hace encargos a sus subordinados (define funciones y tareas); controla la accin (compara lo real con lo presupuestado). Consultivo: En el estilo consultivo la primera funcin es definir los objetivos y las metas (o los problemas), la realiza el gerente conjuntamente con sus subordinados, hacindolos participar con sus propias ideas, tambin realiza las siguientes funciones: seleccionar las alternativas, evaluarlas, elegir la mejor, hacer la ejecucin y controlar.

Deliberativo: En el estilo deliberativo, el gerente comparte y hace participativa las dos primeras funciones, esto es: definir los objetivos y metas, y seleccionar las posibles alternativas de accin a seguir. Resolutivo: En el estilo resolutivo, se ampla un poco ms la plataforma participativa, vindose en conjunto la definicin de metas y objetivos, la seleccin de las posibles alternativas de accin y la evaluacin de las mismas, pero el gerente se reserva para s, la decisin de elegir la alternativa mejor, realiza la ejecucin y controla la accin.

Democrtico: En el estilo democrtico hay una accin participativa de los subordinados en la mayora de las funciones. En conjunto se definen metas y objetivos, se seleccionan las alternativas posibles, se evalan las mismas y se decide conjuntamente cual es la alternativa mejor a seguir.

Participativo: En el estilo participativo propiamente tal, el gerente solamente se reserva el control, partiendo del principio, que el control est en funcin de la responsabilidad y por lo tanto no es delegable, as que en este estilo se resuelve en conjunto. La definicin de objetivos, la seleccin de alternativas de accin posibles, la evaluacin de ellas, la eleccin de la alternativa ptima y la asignacin de tareas. Colegiado: El estilo colegiado es donde las funciones se ejercen en conjunto, incluyendo el control, sin embargo este estilo de gerencia solamente es aplicable a algunos tipos de organizaciones, estructuras muy especiales, por ejemplo: una sociedad de profesionales donde cada uno aporta desde su especialidad y disciplina y nadie es jefe de nadie.

De la etapa de control define los controles a utilizar y las tcnicas de control a emplear.
CONTROLES: Son planes por medio de los cuales se establecen un mtodo para el manejo de actividades futuras: Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento.

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Medir resultados. Tomar medidas correctivas. Retroalimentacin. Algunos controles serian: Control de costos, inventarios, operaciones productivas, mantenimiento y tiempos de produccin. TECNICAS DE CONTROL: Podramos decir que el control se basa en la consecucin de las siguientes actividades: Equilibrio: A cada rea debe de proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte. El control, necesita ser oportuno, es decir, debe de aplicarse antes de que se efectu el error, de tal manera q sea posible tomar medidas correctivas con anticipacin. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente. El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratgicas requieren el control.

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