Informe Gerencial Informe gerencial es un sistema de informacin q interactan entre s, que cumple las necesidades tanto para la parte

de operaciones como la parte administrativa. Tambin se puede decir que es un conjunto de informacin extensa coordinada que transforman los datos en informacin en una variedad de forma para la mejora de la productividad de acuerdo al estilo y caractersticas de los administradores

IMPORTANCIA DE LA OBTENCIN DE LOS INFORMES. Para que se puedan tomar decisiones se necesita contar informacin confiable y oportuna. En muchas ocasiones, los responsables en proporcionarlos no los presentan a tiempo o estos no cubren con las expectativas, por lo tanto restan eficiencia a la labor del contralor, de manera que no puede utilizarlos para analizarlos, evaluarlos con respecto a lo planeado y proporcionar sugerencias que mejoren las operaciones del negocio. Los sistemas administrativos de informacin rpidamente se han vuelto indispensables para la planeacin de la toma de decisiones por parte del contralor, por lo que es indispensable que los que elaboran informes gerenciales comprendan como se debe disear, implementar y administrar esos sistemas de elaboracin de informes. El presente material presenta un lineamiento y las caractersticas indispensables que deben cubrir los informes gerenciales para que cumplan con su objetivo; ya que solamente con informacin precisa y oportuna, los contralores pueden dar el seguimiento a las metas y modificar sus planes dentro de la realidad. COMO PREPARAR INFORMES GERENCIALES Una buena comunicacin es muy importante para los administradores por dos razones: y La comunicacin es el proceso por el cual se cumplen las funciones administrativas de planeacin, organizacin, direccin y control. y La comunicacin es la actividad en la que los administradores dedican una abundante cantidad de tiempo. En el momento en el que vivimos, la administracin se torna cada vez mas difcil y sofisticada. En este ambiente los sistemas administrativos de informacin y en especial, los informes que se emiten en base a los mismos, juegan un papel muy importante ya que proporcionan los elementos que apoyan las principales decisiones que afectan el futuro de las empresas o entidades. Por esta razn, la funcin de elaborar informes gerenciales, cobra especial importancia en la administracin estratgica dentro de la organizacin. Es por eso que al elaborar informes gerenciales se deben observar los siguientes aspectos importantes. y Calidad de la informacin.

Cuanto ms exacta sea la informacin contenida en los informes mejor ser su calidad y los administradores podrn recurrir a ellos con ms confianza cuando tomen una decisin. y Oportunidad. Los informes deben estar disponibles para ser considerados por la persona indicada en el tiempo indicado para la accin apropiada. y Cantidad de informacin. Para que se puedan tomar decisiones acertadas y oportunas, es indispensable que los informes cuenten con suficiente informacin, cuidando de no saturarlos de datos irrelevantes e intiles, ya que pueden ocasionar que los informes se vuelvan confusos, provocando decisiones equivocadas. y Relevancia de la informacin. La informacin contenida en los informes debe contener los hechos que mejor permitan al usuario tomar decisiones en relacin a los objetivos que se persiguen, incluyendo hechos importantes que puedan afectar la decisin o el curso de accin adoptado. Para la presentacin de informes es importante considerar los siguientes puntos: y y y y y y y y y y y y y Adaptar el informe al destinatario. Adaptar el informe al organigrama. Mantener la cantidad de informes al mnimo. Elaborar informes oportunos. Utilizar informes de accin. Incluir solo datos esenciales. Emitir informes con anticipacin. Recalcar la responsabilidad. Estandarizar la presentacin, los formatos, etc. Simplificar y clarificar. Indicar comparaciones, proporciones y tendencias. Utilizar ayudas visuales. Controlar la distribucin.

Enfoque A medida que los organismos del gobierno, accionistas, acreedores y grupos de inters pblico reclaman mayor y ms detallada visibilidad de los negocios, los requerimientos de los informes son cada vez mayores, ya que deben contener todos los datos que proporcionen informacin clara y comprensible, que sirva para el propsito que fue creada y no desvirtu su fin ltimo, sea por el que fue solicitada o rendida, (la informacin). Los informes van desde comunicados de prensa de los informes anuales, en el caso de empresas que coticen en la Bolsa de Valores; hasta las declaraciones de impuestos,

anlisis de variaciones de precios, posicin de con respecto a la competencia, entre otros. Es importante mencionar que as como cada empresa, entidad o sistema de que se trate, difiere en operaciones, as mismo los informes que emite ya sea internos o externos sern de acuerdo a sus necesidades y considerando al destinatario y los fines que este persigue, sin obedecer a un modelo rgido. Los informes como se menciona en la parte anterior, pueden ser:
y y

Internos Externos

Informes externos: y Informes fiscales: para enterar a los respectivos organismos de gobierno federal, estatal y municipal, de sus operaciones con el fin de cumplir con las disposiciones normativas al respecto. y Informes reglamentarios: para los organismos del gobierno que controlan aspectos especficos de los negocios. Por ejemplo: Una empresa dedicada a la elaboracin y venta de alimentos, debe cumplir con ciertas disposiciones sanitarias y enterarlas a la SSA.(Secretaria de Salubridad y Asistencia). y Informes para inversionistas y acreedores: esta informacin a menudo se le conoce como informacin financiera, y presenta los resultados de la operacin de un negocio y la situacin de financiera en la que se encuentra despus de un periodo dado. Como se encuentra dentro de un informe externo aplica para las empresas que se encuentran entre el publico inversionista y para los informes que solicitan las instituciones bancarias al solicitar creditos. y Informacin al pblico en general: se enfoca a presentar los productos o servicios al consumidor o usuario, buscando captar su atencin y convertirlo el un cliente potencial; as mismo le presenta al publico en general diversas situaciones importantes que puedan ser de inters. Por ejemplo, las Compaas que venden combustible o energa lanzan campaas peridicas que destacan la disminucin de los recursos naturales conocidos y la necesidad de obtener utilidades para financiar la explotacin y la investigacin de nuevas opciones. Informes internos y Informes a los empleados: se da para que los empleados tengan conocimiento de situaciones que de su inters, como pueden ser el resultado anual de utilidades de la empresa con objeto de conocer su participacin en las mismas, tambin un informe de control de costos de produccin, sobre todo si estos influyen en su eficiencia laboral y les brindan algn incentivo, al hacerlo altamente productivo. Ej. En el caso de las maquiladoras por periodos les informan que tanta productividad ha logrado cada grupo

de trabajo o mini fbrica, y dependiendo de este resultado tanto de costo de la materia prima empleada y del tiempo empleado se incentiva al personal. y Informes administrativos: estos informes le sirven a los administradores para evaluar el resultado obtenido con las metas planeadas, sirven de apoyo para prever nuevamente el futuro en base a la situacin alcanzada al proporcionar hechos y pronsticos numricos tiles, y la oportunidad de ejecutar acciones de control correctivo.