20140310GuiaSupervisionBancaria 182918

Gua del Proceso de Supervisin Bancaria
Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras - Chile
Ao 2014
Gua del Proceso de Supervisin Bancaria - SBIF Chile
Materias I. II. INTRODUCCIN ............................................................................................................ 3 ENFOQUE DE SUPERVISIN ...................................................................................... 4 II.1 Principios exigidos a las entidades ......................................................................... 4 II.2 Pilares del enfoque de supervisin ........................................................................ 5 II.3 Pronunciamientos del Directorio .......................................................................... 6 II.4 Materias abordadas de acuerdo al Captulo 1-13 de la RAN ................................. 7 II.5 Calificaciones de las materias .............................................................................. 10 II.6 Categoras de Gestin y Solvencia ........................................................................ 11 III. PROCESO DE SUPERVISIN ..................................................................................... 12 III.1 Estructura de la Direccin de Supervisin ......................................................... 12 III.2 Planificacin anual de actividades ..................................................................... 14 III.3 Preparacin de visitas ......................................................................................... 15 III.3.1 Diagnstico Institucin Financiera .......................................................................... 15 III.3.2 Informacin requerida a la IFI ................................................................................. 16 III.3.3 Carta entrada visita .................................................................................................. 16 III.3.4 Reunin de entrada con gerente general .................................................................. 16 III.4 Desarrollo de las visitas .......................................................................................17 III.5 Seguimiento continuo (supervisin ongoing) .................................................... 18 Anexos ANEXO N1: Planificacin Anual de Actividades ...................................................... 20 ANEXO N2: Planificacin Anual con Actividades Extras ........................................ 21 ANEXO N3: Documento Tipo Diagnstico ........................................................... 22 ANEXO N4: Documento Tipo Informacin Requerida......................................... 29 ANEXO N5: Documento Tipo Carta de Entrada Visita ......................................... 30 ANEXO N6: Documento Tipo Informe Final ........................................................ 31 ANEXO N7: Documento Tipo Carta de Salida ...................................................... 33 ANEXO N8: Pautas Utilizadas para la Evaluacin de las Materias ......................... 36
Actualizado: 07/Marzo/2014
I.
INTRODUCCIN
El presente documento preparado por la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras (SBIF), tiene como propsito detallar los aspectos principales del proceso de supervisin de entidades bancarias, cuyo foco es evaluar la calidad de la gestin de los riesgos que asumen en el desarrollo de sus negocios. El enfoque de supervisin utilizado por la SBIF corresponde a una Supervisin Basada en Riesgos (SBR). Dicho enfoque se ha ido aplicando progresivamente durante los ltimos quince aos, alcanzando un grado de madurez desde hace alrededor de diez aos. A continuacin, se resea brevemente la evolucin del enfoque supervisor de la SBIF. En trminos generales, puede sealarse que la SBR corresponde a una fase superior del proceso de supervisin. En efecto, en fases tempranas, el enfoque de supervisin se orientaba a la verificacin del cumplimiento de las instrucciones consideradas en el marco normativo. Con tal motivo, las actividades realizadas por la Superintendencia se referan a revisar que las entidades dieran cumplimiento a las exigencias impuestas por el aludido marco el cual era altamente restrictivo. Dicho trabajo se realizaba de preferencia mediante la revisin de terreno a fin de cerciorarse que las entidades efectivamente dieran cumplimiento a las exigencias contempladas en el marco normativo. La principal forma de abordar el trabajo era mediante la verificacin del cumplimiento de una lista de aspectos especficos establecidos en dicho marco. (check-list) A contar de la dcada de los ochenta, la SBIF complementa este trabajo con la verificacin de la suficiencia de capital en los bancos. Esto requiere verificar que los activos y pasivos estn debidamente representados en los estados financieros. En particular, el marco normativo establece normas que los bancos deben seguir para ajustar el valor de los activos de manera que se refleje su real valor de recuperacin o realizacin. Dichos ajustes son las provisiones mnimas que deben constituirse y la Superintendencia tambin orienta su trabajo a revisar la adecuada valorizacin de los prstamos e inversiones realizados por los bancos. A contar de mediados de la dcada de los noventa la Superintendencia contina avanzando en materia de fiscalizacin, orientando el foco de la supervisin en la gestin de los bancos. Las tendencias internacionales de supervisin sealaban que era necesario revisar los procesos internos de gestin de los bancos, ya que los incumplimientos se originan en deficiencias en la gestin. En otras palabras, la supervisin deba orientarse a evaluar la gestin de los riesgos que asumen las entidades en el desarrollo de sus negocios, lo que como ya fue mencionado, se conoce como Supervisin Basada en Riesgos. As, el propio Acuerdo de Capital de Basilea establece el mbito del proceso de examen supervisor (Convergencia internacional de medidas y normas de capital. BIS, junio 2006).
La adecuada aplicacin de este enfoque requiere establecer pautas o criterios para desarrollar las acciones de supervisin, y contar con un personal altamente calificado a fin de que puedan aplicar fundadamente su juicio experto para las temticas sujetas a evaluacin. Lo anterior porque lo que interesa es evaluar si los administradores del banco tienen pleno conocimiento de los riesgos que asumen en sus negocios; si disponen de polticas y procedimientos que guen sus actividades y no estn expuestas a riesgos inadvertidos; si realizan un adecuado monitoreo de la marcha de la entidad y si los sistemas de control interno son idneos. Todo ello considerando el volumen y complejidad de los negocios abordados.
II.
ENFOQUE DE SUPERVISIN
II.1 Principios exigidos a las entidades

La tendencia y prctica internacional en aspectos de supervisin bancaria no slo se sustentan en la fiscalizacin y revisin que realizan las entidades supervisoras, sino que tambin, y cada vez con mayor nfasis, en el desarrollo por parte de las propias entidades fiscalizadas de procesos de administracin de riesgos que les permitan identificarlos, medirlos, mitigarlos o eliminarlos y monitorearlos como parte de la aplicacin de sanas prcticas de administracin de negocios y de mercado. La adecuada implementacin de sanas prcticas de gestin permite conformar un ambiente slido y bien integrado sobre el cual desarrollar el negocio bancario, donde cada integrante de la organizacin asume las funciones y responsabilidades que le corresponde, sirviendo de apoyo y complemento a la mantencin de un apropiado ambiente de control. Enmarcado en lo anterior, la labor de fiscalizacin busca verificar que la entidad satisfaga como mnimo lo siguiente: i. Tener una estructura corporativa y organizacional clara y transparente, tanto para los integrantes de la institucin como para externos, de acuerdo a su tamao y nivel de operaciones. Las lneas de reporte y asignacin de responsabilidades y atribuciones dentro de la organizacin son claras, precisas, bien definidas, transparentes, coherentes y obligatorias, evitando reas opacas que daen la habilidad de la administracin para conducir los negocios en forma prudente. El personal entiende y adhiere a esas polticas y procedimientos y existen reportes que atienden a la promocin y verificacin del cumplimiento de las actividades correspondientes.
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ii.
iii. iv.
La funcin de administracin de riesgos se organiza de forma que facilita la implementacin de polticas de riesgos y su gestin. Las responsabilidades de la administracin estn claramente definidas y formalizadas en documentos, incluyendo objetivos de negocio, estrategias, perfil de riesgos y polticas necesarias para lograr esos objetivos. Estos documentos han sido aprobados por la instancia de ms alto nivel, el Directorio. La administracin asegura que las estrategias y polticas son comunicadas a todo el personal relevante de la organizacin. La administracin revisa sistemtica y regularmente las estrategias y polticas para administrar los riesgos de la institucin.
v. vi.
vii. La administracin desarrolla y mantiene un slido sistema de control interno asegurando la efectividad y eficiencia de las operaciones, un adecuado control de riesgos, prudente manejo de los negocios, credibilidad de la informacin financiera y no financiera reportada o divulgada tanto interna como externa y, cumplimiento de leyes, regulaciones y polticas y procedimientos institucionales. viii. La administracin asegura que el sistema de control interno provea una adecuada segregacin de funciones en orden a prevenir conflictos de intereses. ix. La administracin promueve la aplicacin de altos estndares ticos y profesionales y una efectiva cultura de control interno. Existe un sistema de control interno, y confiable sistema de informacin, que cubre todas las actividades significativas de la institucin.
Tal como se puede desprender de lo anterior, el enfoque de supervisin utilizado por la SBIF puede ser aplicable a cualquier entidad sujeta a supervisin, considerando las particularidades de cada institucin y los riesgos que presente.
II.2 Pilares del enfoque de supervisin

La supervisin realizada por la Superintendencia a las entidades bancarias, en cada una de las materias identificadas en el captulo 1-13 de la Recopilacin Actualizada de Normas (RAN), est fundamentada en 4 pilares que guan la revisin, a saber: i. Gobierno y supervisin Este pilar est referido al rol del Directorio y de los comits de la institucin. Es importante que la mxima autoridad promueva y apruebe formalmente polticas de cada una de las materias evaluadas, reciba peridicamente informacin de
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gestin que le permita tomar conocimiento de los riesgos a los que est expuesta la entidad y evale la aplicacin y cumplimiento de las polticas previamente aprobadas. En cuanto a los comits, los directores miembros deben participar por ejemplo en los comits de riesgo, revisando y proponiendo al Directorio para su aprobacin, las polticas que conforman el marco de gestin de riesgo del banco, as como en la toma de decisiones conforme con la estrategia de negocios de la entidad. Asimismo, estas instancias deben informarse peridicamente de la evolucin de los riesgos de las materias tratadas. ii. Marco de gestin del riesgo En este pilar es importante la definicin de polticas y procedimientos formales aprobados por el Directorio, los que deben estar permanentemente actualizados y difundidos, adecuadamente compendiados, y haber sido debidamente implementados. Adems, el alcance de las polticas y procedimientos definidos debe ser consistente con el volumen y complejidad de los negocios, como tambin con el nivel de riesgo que desea asumir la institucin. iii. Medicin y monitoreo continuo del riesgo Son de relevancia (a) la cuantificacin de riesgos, donde se revisa si la entidad posee metodologas para su evaluacin, si estn sustentadas y documentadas, si son revisadas peridicamente y si estn acordes al volumen y complejidad de los negocios de la institucin; (b) el seguimiento oportuno del riesgo, que est relacionado con que la entidad cuente con alertas tempranas que permitan detectar riesgos, y en los casos que corresponda, que existan lmites que acoten los riesgos relevantes y que cuenten con los debidos anlisis y fundamentos para ello; que las alertas sean permanentemente evaluadas, y sean controladas oportuna e independientemente de acuerdo a los procedimientos establecidos y, (c) el sistema de informacin de riesgo, que involucra la estructura de reportes de gestin, la que debe responder a las necesidades de los distintos niveles de la organizacin y, cumplir con criterios de independencia, oportunidad y calidad. iv. Revisin independiente Se evala la funcin de auditora interna, la que debe ser independiente, contando con personal capacitado. Sus revisiones deben tener una adecuada cobertura y profundidad, su enfoque de anlisis debe considerar aspectos de riesgo as como evaluar el cumplimiento de la normativa y polticas internas, teniendo una opinin reconocida y validada por los distintos niveles de la organizacin y disponer de las herramientas tecnolgicas adecuadas para el desarrollo de sus labores.
II.3 Pronunciamientos del Directorio

El Directorio como principal rgano de la administracin de la sociedad debe pronunciarse, al menos una vez al ao, respecto a la autoevaluacin de gestin preparada por la alta administracin. A su vez, debe tomar conocimiento del resultado de la evaluacin realizada por la Superintendencia, la que debe ser leda en sesin de Directorio e informar a este Organismo acerca de las medidas que se
adoptarn para solucionar las deficiencias sealadas. Y tambin, debe pronunciarse de la suficiencia de provisiones de la entidad.
II.4 Materias abordadas de acuerdo al Captulo 1-13 de la RAN

i. Administracin del riesgo de crdito y gestin global del proceso de crdito La evaluacin comprende el examen de la gestin del riesgo y de los procesos involucrados. Interesa en esta revisin la compatibilidad entre las polticas y procedimientos establecidos por la entidad, respecto al volumen y complejidad de sus operaciones, su estrategia comercial y nivel de riesgo deseado. Asimismo, se analizan las polticas y el involucramiento del Directorio en su aprobacin y supervisin de su cumplimiento. Se revisa la correcta segregacin de funciones, los mecanismos de deteccin, acotamiento y reconocimiento oportuno del riesgo de crdito y la suficiencia de provisiones. Tambin se evala la efectividad de las auditoras internas en la materia. ii. Gestin del riesgo financiero y operaciones de tesorera Se evala el manejo de los riesgos de liquidez y precio, y la gestin de las operaciones de tesorera financiera en general. El examen se centra en los elementos claves que aseguran una adecuada identificacin, cuantificacin, limitacin y control de los riesgos. Particularmente importante es el alcance de las polticas y la participacin del Directorio y de la administracin en la aprobacin de las mismas, eficacia de los lmites que acotan los riesgos, la administracin del riesgo financiero, la efectividad de los sistemas de vigilancia, los mtodos de ingeniera financiera utilizados y la fortaleza de los controles operativos. Se revisan tambin la separacin funcional entre las reas tomadoras de riesgo, de seguimiento o control y de operacin, la compatibilidad entre las tcnicas de administracin de riesgo utilizadas y el nivel y complejidad de las operaciones que se realizan; la calidad de la informacin tanto estratgica como operativa; y, la efectividad de las auditoras internas. iii. Administracin del riesgo operacional En esta materia se considera como marco referencial la definicin de riesgo operacional propuesta por el Comit de Basilea, lo que se entiende como el riesgo de prdidas resultantes de una falta de adecuacin o de una falla de los procesos del personal y de los sistemas internos o bien por causa de acontecimientos externos. En este sentido, se evala el rol asumido por el Directorio y la alta administracin en la estrategia a utilizar en la administracin de este riesgo, entendiendo que ste es de una categora distinta a los riesgos tradicionales. Adems, se observa la compatibilidad entre las polticas y procedimientos establecidos por la entidad, como tambin la manera en que se han establecido las polticas y la forma en que la direccin de la institucin participa en su aprobacin y supervisa su cumplimiento. Asimismo, se revisa la funcin independiente de auditora interna, verificando la cobertura y profundidad de sus revisiones y la adopcin oportuna de medidas correctivas por parte de las unidades auditadas.
iv. Administracin de los riesgos de exposiciones en el exterior y control sobre las inversiones en sociedades La evaluacin abarca el control sobre las sucursales y operaciones en el exterior, filiales y sociedades de apoyo al giro, ubicadas en el pas o en el extranjero. Al respecto, interesa la suficiencia y efectividad del control ejercido por la matriz, por lo que se espera un control permanente de las entidades, acorde con las peculiaridades del entorno en que ellas se desenvuelven y su grado de autonoma, que permita el seguimiento de su marcha y una reaccin oportuna frente a factores perturbadores. Asimismo, con respecto a las operaciones con el exterior, adquiere relevancia especial el manejo del riesgo legal, por lo que se examinan los procedimientos para verificar que se opera con un conocimiento fundado y oportuno de efectos contractuales. Igualmente, la evaluacin busca asegurarse de la eficacia de las auditoras internas. v. Administracin de la estrategia de negocios y gestin del capital La evaluacin comprende el proceso global de diseo, formulacin y seguimiento de la estrategia de negocios, como tambin la elaboracin y control de los planes desarrollados por la entidad. Asimismo, se analiza la manera en que las condiciones generales del entorno y de la entidad, especialmente en lo relativo a necesidades de capital, han sido incorporadas en la definicin de lineamientos estratgicos. Igualmente, se revisa la relacin entre los niveles de capital mantenidos por la institucin y su estrategia de negocios, ya que el mero cumplimiento de los requisitos mnimos de capital establecidos en la ley no refleja necesariamente una gestin razonada de los requerimientos de capital idneos a la estrategia de negocios adoptada. vi. Gestin de la calidad de atencin a los usuarios y transparencia de informacin En esta materia se evala la existencia de polticas y procedimientos que consideren la adecuada atencin de sus clientes, la administracin de controversias y la entrega de informacin al pblico con los cobros que afectan a los productos y servicios ofrecidos por la institucin. Adems, se comprueba la funcin independiente de auditora, una adecuada cobertura y profundidad de las revisiones y la adopcin oportuna de medidas correctivas por parte de las reas auditadas. vii. Prevencin del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo La revisin abarca el anlisis del rol que desempea el Directorio sobre las actividades de prevencin de lavado de activos y del financiamiento del terrorismo, as como tambin la existencia de un marco de polticas y procedimientos, los que deben ser acordes al tamao y complejidad de las operaciones de la entidad y sus filiales. Se evala si los procedimientos sobre conozca a su cliente son eficaces, la presencia de un oficial de cumplimiento, la existencia de un cdigo de conducta interno, el funcionamiento de un sistema de deteccin de operaciones inusuales y de una funcin de auditora independiente, responsable de evaluar peridicamente el cumplimiento de las polticas y procedimientos.
viii. Gestin de la funcin de auditora interna y rol del comit de auditora Un adecuado gobierno corporativo incluye como aspecto fundamental la funcin de auditora y el rol que ejerce el comit de auditora. Una funcin de auditora para que sea slida, debe entregar una opinin independiente respecto de la calidad de los sistemas de control interno y del cumplimiento de las polticas y procedimientos, de manera de identificar, medir y controlar razonablemente los riesgos presentes y potenciales que pueden existir. En cuanto a la independencia y eficacia de sus funciones, es indispensable el compromiso del Directorio y de la alta administracin de la organizacin, a travs de la entrega de un marco de accin general, de una estructura jerrquica adecuada y de la validacin apropiada de las observaciones levantadas y de las acciones efectuadas para superarlas. Dicho nivel de compromiso tambin debe manifestarse a travs del comit de auditora, instancia responsable de entregar apoyo al Directorio en la evaluacin constante de la calidad de los sistemas de control interno, el reforzamiento de la funcin de auditora interna y la vinculacin y coordinacin con los auditores externos. En Anexo N8 se encuentran las pautas utilizadas para la evaluacin de las materias indicadas anteriormente. En trminos esquemticos las materias de evaluacin comprendidas en la normativa se pueden resumir de acuerdo a lo siguiente: Administracin del riesgo de crdito y gestin global del proceso de crdito Seguimiento Oportuno de los Riesgos Gestin del riesgo financiero y operaciones de tesorera Administracin del riesgo operacional Administracin de los riesgos de exposiciones en el exterior y control sobre las inversiones en sociedades
Capacidad para Enfrentar Escenarios de Contingencia
Administracin de la estrategia de negocios y gestin del capital Gestin de la calidad de atencin a los usuarios y transparencia
Control Interno
Prevencin del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo Gestin de la funcin de auditora interna y rol del comit de auditora
II.5 Calificaciones de las materias

De acuerdo a la revisin que haga esta Superintendencia, se procede a calificar cada una de las materias evaluadas segn la siguiente escala: i. En cumplimiento total: La entidad cumple integralmente con las mejores prcticas y aplicacin de sanos principios que caracterizan una adecuada gestin. No existen deficiencias apreciables. ii. En cumplimiento material: La entidad cumple en forma significativa con las mejores prcticas y aplicacin de sanos principios que caracterizan una adecuada gestin. Aun cuando se identifican algunas debilidades en procesos especficos de alguna funcin, ellas se pueden considerar menores y no requieren esfuerzos importantes por parte del banco para superarlas. iii. En cumplimiento aceptable: La entidad cumple satisfactoriamente con las mejores prcticas y aplicacin de sanos principios que caracterizan una adecuada gestin. Se identifican algunas debilidades en procesos especficos de ciertas funciones, las cuales deben ser corregidas oportunamente para evitar un deterioro paulatino de la solidez del banco. La solucin de tales debilidades se considera necesaria. iv. En cumplimiento insatisfactorio: La entidad no cumple en forma razonable con las mejores prcticas y aplicacin de sanos principios que caracterizan una adecuada gestin. Se identifican debilidades en los procesos que componen diversas funciones, entre las que se encuentran algunas relevantes. La correccin de estas debilidades debe ser efectuada con la mayor prontitud. v. En incumplimiento: La entidad incumple materialmente con las mejores prcticas y aplicacin de sanos principios que caracterizan una adecuada gestin. La solucin de tales debilidades se considera indispensable.
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II.6 Categoras de Gestin y Solvencia

La Superintendencia efecta, al menos una vez al ao, una evaluacin a las instituciones bancarias fiscalizadas, luego de lo cual asigna un nivel de gestin y uno de solvencia. Posteriormente de acuerdo a estas calificaciones, se otorga una categora al banco. Considerando la calificacin de las materias antes sealadas, as como otros mltiples elementos tanto de carcter cuantitativo como cualitativo, se procede a definir la categora de gestin de los bancos, que se definen como siguen: Nivel A: Nivel B: Bancos no clasificados en los niveles B o C. Instituciones que reflejan debilidades relacionadas con los controles internos, sistemas de informacin para la toma de decisiones, seguimiento oportuno de los riesgos, clasificacin privada de riesgo y capacidad para enfrentar escenarios de contingencia. Las debilidades de que se trate deben ser corregidas durante el perodo que preceda al de la prxima calificacin, para evitar un deterioro paulatino de la solidez del banco. Tambin deben considerarse las sanciones aplicadas a la empresa, salvo las que se encuentren con reclamacin pendiente. Instituciones que presenten deficiencias significativas en alguno de los factores sealados en el Nivel anterior, cuya correccin debe ser efectuada con la mayor prontitud para evitar un menoscabo relevante en su estabilidad.
Nivel C:
A su vez, existen tres niveles de solvencia, los que se determinan segn la relacin que registren los bancos entre su patrimonio efectivo, deducidas las prdidas acumuladas en el ejercicio, y la suma de los activos ponderados por riesgo neto de las provisiones exigidas. Corresponde el Nivel A de solvencia, cuando esa relacin sea igual o superior al 10%; el Nivel B, cuando esa relacin sea igual o superior al 8% e inferior al 10%; y, el Nivel C, cuando tal relacin sea inferior al 8%. Luego de asignadas las clasificaciones de gestin y solvencia, Superintendencia asigna a los bancos una de las siguientes categoras: Categora I Categora II Categora III esta
Categora IV
Incluye a los bancos clasificados en nivel A de solvencia y nivel A de gestin. Incluye a los bancos clasificados en nivel A de solvencia y nivel B de gestin, en nivel B de solvencia y en nivel A de gestin, o en nivel B de solvencia y nivel B de gestin. Incluye a los bancos clasificados en nivel B de solvencia y por dos o ms veces consecutivas en nivel B de gestin. Asimismo, estarn en esta categora las instituciones que se encuentren clasificadas en nivel A o B de solvencia y en nivel C de gestin. Incluye a los bancos que se encuentren clasificados en nivel A o B de solvencia y, por dos o ms veces consecutivas, en nivel C de gestin.
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Categora V
Incluye a los bancos que se encuentren clasificados en nivel C de solvencia, cualquiera sea su nivel de gestin.
III.
PROCESO DE SUPERVISIN
III.1 Estructura de la Direccin de Supervisin

La Direccin de Supervisin es la encargada de velar por el cumplimiento de las disposiciones legales y normativas, y por la evaluacin de gestin de riesgos de las instituciones bajo la fiscalizacin de la SBIF, a travs de la aplicacin on-site de un enfoque de supervisin basado en riesgos y con seguimiento permanente. Para estos efectos, su estructura organizacional es matricial, la que es liderada por su director, de quien dependen 6 jefes de departamento y 3 jefes de unidades. Los departamentos estn a cargo de la revisin on-site de las entidades bancarias fiscalizadas, filiales bancarias, sociedades de apoyo al giro y cooperativas de ahorro y crdito; evaluando las materias de gestin indicadas en el Captulo 1-13 de la RAN. Adicionalmente, las unidades son especialistas en riesgo de crdito, riesgo operacional y emisores de tarjetas no bancarios, en donde las dos primeras apoyan a los departamentos en las revisiones que involucran su mbito de especializacin. Los bancos y las cooperativas son revisadas on-site, a lo menos una vez al ao, apoyndose para esto en los analistas tanto de los propios departamentos como en personal de las unidades de riesgos especficos, cuando as se haya planificado, lo que se define normalmente en lnea con la complejidad y volumen de las operaciones realizadas por la institucin supervisada. Por su parte, las sociedades filiales, de apoyo al giro y otras entidades son fiscalizadas on site dependiendo del perfil de riesgo de cada una de ellas. En forma esquemtica y resumida, las labores de departamentos y unidades se traducen en las siguientes funciones:
Departamentos
En el proceso de supervisin interactan tres tipos de departamentos, departamentos enfocados en la supervisin de bancos; un departamento enfocado en la supervisin de entidades no bancarias (cooperativas, operadores de tarjetas y sociedades de apoyo al giro bancario); un departamento con especializacin en entidades cuyo principal negocio est centrado en las operaciones de tesorera. Planificar y ejecutar coordinadamente las visitas en terreno. Seguimiento permanente de la situacin de las entidades a cargo. Coordinar informacin y requerimientos hacia y desde las entidades a cargo. Participar en diversas actividades con entes internos y externos (capacitacin, presentaciones, grupos de trabajo, entre otras.). Apoyo en la generacin de normas y procedimientos internos.
Evaluar (asegurar) la calidad de la gestin efectuada por las instituciones sobre las materias indicadas en el Captulo 1-13 de la RAN. Esto implica tambin, difundir y asegurar el cumplimiento de los principios de gestin y de las buenas prcticas de mercado. Efectuar las revisiones necesarias tendientes a autorizar y/o tomar conocimiento de modelos internos de riesgo previo a su lanzamiento.
Unidades
Unidad de Riesgo de Crdito: Evaluacin y monitoreo del riesgo de crdito con un enfoque especializado en las metodologas de otorgamiento, seguimiento y determinacin de prdidas. Lo anterior, con el objeto de aportar una visin integral y comprensiva de la materia como parte de la evaluacin de gestin en las entidades supervisadas. Unidad de Riesgo Operacional: Supervisar la calidad de gestin de los riesgos operacionales que efectan las entidades financieras. Focos de atencin son aquellos relacionados con seguridad de la informacin, continuidad del negocio, la funcin de riesgo operacional y los riesgos asociados a la externalizacin de servicios. Adems, se evalan solicitudes de autorizacin que presentan las entidades supervisadas, para externalizar sus procesos tecnolgicos y/u operativos, tanto en el pas como en el exterior. Unidad de Emisores de Tarjetas de Crdito No Bancarias: Evaluacin y monitoreo de los riesgos relevantes, de acuerdo a la normativa especfica del Banco Central y de la Superintendencia. A modo de ejemplo, un foco de atencin relevante corresponde al riesgo de crdito, evalundose entre otros aspectos, las metodologas de otorgamiento, seguimiento y determinacin de prdidas.
A continuacin se presenta la estructura de la Direccin de Supervisin
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III.2 Planificacin anual de actividades

El proceso de planificacin de actividades de la Direccin de Supervisin, se realiza, habitualmente, entre los meses noviembre a diciembre de cada ao. En esta actividad participan todos los funcionarios de la Direccin, en distintas etapas. La planificacin anual de actividades se inicia al interior de los equipos de trabajo, en donde los analistas en conjunto con el Jefe de Supervisin, identifican las instituciones, el plazo en que se realizarn las revisiones, las materias1 que se incluirn en cada visita (considerando el ciclo de supervisin), y la participacin de las Unidades especializadas, en las materias que les compete. A continuacin se efectan reuniones de trabajo entre los Jefes de Supervisin, los Jefes de las Unidades y el Director, para acordar, definir y coordinar los antecedentes de cada planificacin (instituciones, plazos, participacin de unidades). Como resultado se genera una carta Gantt, con la planificacin anual de las visitas. Un ejemplo de ello, se muestra en Anexo N1. Adems, se definen las actividades adicionales que realizar la Direccin, por ejemplo,
Deacuerdoaaquellascontenidasenelcaptulo113delaRAN.
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capacitaciones, revisiones extras, entre otras. Un ejemplo de la planificacin con actividades extras por departamento, se presenta en Anexo N2. De igual forma, el Director plantea los proyectos estratgicos que se llevarn a cabo el prximo periodo en la Direccin de Supervisin, asignando responsables y plazos para su ejecucin. La planificacin de actividades y los proyectos estratgicos de la Direccin se presentan al Superintendente para su conformidad.
III.3 Preparacin de visitas

En las etapas de ejecucin del plan anual de visitas se procede a preparar de manera ms especfica, la revisin en terreno (on-site), lo cual requiere efectuar las siguientes actividades:
III.3.1 Diagnstico Institucin Financiera

El diagnstico de la institucin financiera (IFI) es una actividad que tiene como objetivo contar con una pre-evaluacin de la institucin, a fin de identificar su perfil de riesgo y por tanto establecer los focos de inters que sta pudiera presentar en cada una de las materias de gestin2, de acuerdo a los antecedentes disponibles por esta Superintendencia. Para la realizacin de esta actividad se evalan y/o consideran al menos los siguientes aspectos: Informes de visitas anteriores realizados por la Direccin de Supervisin. ltimas cartas con las conclusiones de las visitas, y respuestas dadas por la institucin a cada una de las observaciones de esta Superintendencia. Cumplimiento de los compromisos adquiridos en carta de respuesta de la IFI. Actas de Directorio. Hechos relevantes (comunicados por la institucin, noticias de prensa, entre otras). Anlisis de las principales cifras financieras de la institucin. Anlisis de los resultados obtenidos en los sistemas de monitoreo interno de riesgos de la Direccin de Supervisin (modelo de brechas, modelo de vintages, seguimiento de carteras, procesos de externalizacin de servicios, control de calces, exposiciones en el exterior, entre otros). Informacin de otras Direcciones de la Superintendencia. Informacin sobre el control de los archivos normativos que son enviados a este Organismo (encaje, reserva tcnica, mrgenes de liquidez, de riesgo de mercado, clasificacin de cartera, entre otros). Autoevaluacin de gestin de la entidad. Informe de la IFI emitido por las clasificadoras privadas de riesgo.
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DeacuerdoalocontempladoenelCaptulo113.
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Sanciones que ha enfrentado la IFI. Informacin relacionada con el seguimiento continuo de la institucin (reuniones con ejecutivos de la entidad, solicitudes por parte de la IFI, entre otros).
El diagnstico de la IFI contiene el anlisis de los principales focos de riesgo de las materias de gestin. Adems, incluye una descripcin de los antecedentes generales de la entidad, un anlisis de las principales fortalezas y debilidades, como tambin de las amenazas y oportunidades a las que se ve enfrentada, de acuerdo a la informacin disponible. Con el resultado del diagnstico, se definen la estrategia de supervisin y las materias o temas especficos a revisar, estableciendo el mbito de cada una de ellas. En Anexo N3 se presenta el esquema de diagnstico con la estrategia de supervisin.
III.3.2 Informacin requerida a la IFI

Antes de comenzar una vista on-site, se solicita a la IFI informacin con los antecedentes necesarios para llevar a cabo la evaluacin de gestin. Este requerimiento contiene, a modo de ejemplo, informacin general de la entidad (organigrama, comits, entre otros.), como tambin informacin especfica de cada materia a revisar (polticas, procedimientos, estructuras de las reas y sus funciones, entre otras.), segn sean las particularidades de cada banco. En algunos casos, tambin, se incorporan los temarios de las presentaciones que se solicitarn al banco, por cada materia a revisar. Ver en Anexo N4 la estructura de la informacin requerida. No obstante lo anterior, durante el desarrollo de la visita en terreno, se solicitan mayores antecedentes a las instituciones, ya sea para profundizar algunas materias, o por otros antecedentes que se han recogido, con posterioridad al Diagnstico.
III.3.3 Carta entrada visita

A travs del envo de una carta al gerente general de la IFI, se formaliza el inicio de la revisin a cada entidad. Ver estructura de la carta en Anexo N5.
III.3.4 Reunin de entrada con gerente general

Se solicita una reunin de entrada con el gerente general de la entidad, en lo posible, antes de comenzar la revisin en terreno. En esta reunin se dan a conocer los objetivos de la revisin, los temas a analizar, sus alcances y las fechas estimadas de permanencia en la institucin (inicio y salida).
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III.4 Desarrollo de las visitas

Una vez definidos y comunicados al banco los temas que sern abordados en la revisin, el equipo de supervisin designado inicia, en las dependencias del banco, la visita de inspeccin. Para la evaluacin de las materias de gestin, se llevan a cabo diversas actividades: Requerir presentaciones a la institucin. Las presentaciones solicitadas corresponden a diversos aspectos de las materias analizadas, que ayudan a tener una visin integral de stas. Analizar y comprobar la informacin entregada por la entidad. Reuniones de trabajo con ejecutivos de la entidad. Estas reuniones tienen por objetivo, profundizar en algunos tpicos de las materias y aclarar dudas respecto de la informacin entregada por la entidad. Reuniones de trabajo internas. Se realizan reuniones de coordinacin en el equipo de trabajo (conformado por el departamento a cargo de la entidad y unidades de apoyo) que est revisando la institucin, con el fin de monitorear el estado de avance y cobertura de cada tema. Reunin de salida con las reas correspondientes. Se efectan reuniones con cada uno de los gerentes responsables, con el fin de exponer detalladamente los aspectos observados en la revisin. En estas reuniones, la entidad tiene la posibilidad de argumentar respecto de las observaciones comunicadas. Informe de evaluacin. Una vez terminada la visita en terreno, se prepara un informe con las observaciones y conclusiones de cada materia revisada, y una propuesta de la evaluacin de gestin y solvencia que le corresponde a la entidad (para el caso de los bancos). Las conclusiones son revisadas y consensuadas con el Director de Supervisin. Ver estructura de informe en Anexo N6. Presentacin al comit de calificacin SBIF, en el caso de los bancos. Esta corresponde a una instancia interna donde se presenta a los miembros de este comit3 las conclusiones de cada materia revisada y la conclusin global de la entidad, lo que se traduce en las calificaciones definitivas de cada tema evaluado y en la categora de gestin de la IFI. Reunin de salida con el gerente general de la IFI. Instancia en la que se exponen los aspectos observados durante la revisin, como tambin las calificaciones de las materias revisadas. Carta de salida. Al final de cada visita en terreno se comunica al gerente general de la IFI las conclusiones de la visita, observaciones de las materias evaluadas, la calificacin de cada una y la categora de gestin de la institucin. Esta comunicacin debe ser puesta en conocimiento del Directorio de la entidad, rgano que adems debe aprobar planes de
Superintendente, Intendentes, Director de Estudios y Anlisis Financiero, Director de Supervisin, Jefes de Departamento de Estudios,AnlisisFinanciero,yJefesdelaDireccindeSupervisin.
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accin comprometidos, responsables y plazo de solucin de las observaciones. En Anexo N7 se presenta el documento tipo de esta carta. Gestin documental. La informacin fsica proporcionada por la IFI es resguardada en carpetas con acceso restringido, y aquella entregada en formato digital se almacena en el sistema de Digitalizacin de Proceso de Supervisin, el cual cuenta con perfiles especficos de acceso que permiten resguardar su confidencialidad.
III.5 Seguimiento continuo (supervisin ongoing)

Las actividades de seguimiento continuo de las IFIs tienen por objetivo conocer de manera oportuna y peridica la gestin de las entidades, independiente de la informacin recabada en las revisiones en terreno. Estas actividades se dividen en dos aspectos: i. Seguimiento de observaciones de la revisin en terreno. Se revisan los planes de accin, responsables y plazo de solucin que son comprometidos por la entidad, para luego verificar su cumplimiento. Dicha verificacin puede ser a travs de informacin enviada por la IFI, reuniones de trabajo o presentaciones, como tambin se incorpora la revisin de los antecedentes en la prxima visita. ii. Seguimiento general de la IFI. Para este tipo de seguimiento, los equipos de supervisin se apoyan en la informacin de los sistemas disponibles en este Organismo para revisar el cumplimiento de aspectos normativos. Adems, se revisan archivos de crditos, sanciones, informes de otras direcciones, entre otros. De igual forma, como parte de la evaluacin y seguimiento las instituciones pueden proveer informacin complementaria y, en caso de ser necesario, se mantienen reuniones de trabajo con la IFI para analizar situaciones que pudieran estar afectndola, o por noticias aparecidas en prensa. A continuacin se presenta en forma esquemtica el flujo del proceso de supervisin, descrito previamente:
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ANEXOS
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ANEXO N1: Planificacin Anual de Actividades
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ANEXO N2: Planificacin Anual con Actividades Extras
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ANEXO N3: Documento Tipo Diagnstico

I. ANTECEDENTES GENERALES DE LA INSTITUCIN. Identificacin: Nombre: Rut: Direccin de casa matriz: Telfono central: Direccin Web: Nmero de sucursales a xx/xx/xxxx: Nmero de empleados a xx/xx/xxxx: Descripcin del Banco: La institucin Estructura corporativa y propiedad: La institucin Directorio y administracin: Nombre XXXX XXXX XXXXX XXXXX XXXX Nombre XXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXXXX Accionistas: Accionistas XXXXXXXXX XXXXX TOTAL Participacin XX,X% XX,X% 100,0% Cargo en el Directorio Presidente Primer Vicepresidente Segundo Vicepresidente Director Director Cargo en el banco Gerente General Gerente Divisin rea de Negocio Gerente Divisin Riesgos Gerente Divisin reas de Apoyo Gerente de Finanzas Fiscal
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Evaluaciones clasificadoras de riesgo: En XX del XXXX la clasificadora XXX confirm para XXXX, la clasificacin XXX Anlisis FODA: Amenazas XXX Oportunidades XXX Fortalezas XXX Debilidades XXX Hechos relevantes: Rescatar los hechos trascendentes, tales como: cambios organizacionales o funcionales, cambios en la visin o enfoque comercial, nuevos productos y aumentos de capital, entre otros. Para esto es importante considerar: ltimas actas Comunicados de la Institucin Noticias de Prensa Otros Objetivos estratgicos: Estabilizar el riesgo de la cartera y lograr un ndice de eficiencia del orden del XXX
Filiales, sociedades de apoyo y sucursales en el exterior a XX/XXXX: Filiales y Sociedades de Apoyo XXXX XXXX Total VPP Patrimonio (MM$) Participacin banco en Resultado (MM$) % participacin banco
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II. ANTECEDENTES CUANTITATIVOS Colocaciones y riesgo: El sistema financiero en Chile est compuesto por XX bancos, los que se encuentran clasificados en Multibancos Privados y Especializados, adems del Banco Estado. Los primeros se subdividen en Grandes y Medianos, y los segundos en Empresas y Personas; Tesorera; Consumo; Pequeas Empresas; Comercio Exterior y Banca de Inversiones. De acuerdo a lo anterior, el banco XXXX pertenece al grupo de. A diciembre XXX, las colocaciones totales de XXXX sumaban MM$ Formulario M1 Evaluaciones Individuales Evaluaciones Grupales Total Anlisis del modelo de Brechas: XXXXXX Anlisis del modelo Vintage: XXXXXX Colocaciones MM$ Dic-n-1 Dic-n Provisiones MM$ Dic-n-1 Dic-n % riesgo Dic-n-1 Dic-n
Indicadores financieros: Indicadores Eficiencia Gto. Apoyo op. Gto. Apoyo op. Activos Margen Op. Depurados Bruto Fech Fecha a Banco XXXXX Subdivisin correspondiente Sistema Financiero Respecto a XXXX
Fecha
Solvencia Resultados Patrimonio efect. Rentabilidad Activos sobre Cap.y res. ponderados Anualizada (ROE). Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha
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Participacin de mercado: Comentar las evoluciones de las siguientes partidas, u otras si se estima necesario, para los perodos que el jefe de Supervisin estime conveniente. Banco XXXX (MM$) Totales Comerciales Consumo Comex Vivienda Interbancarias Leasing Factoring Colocaciones venc. Otras Capital y Reservas .. Ao 1 .
Part Mcdo. (%) Totales Comerciales Consumo Comex Vivienda Interbancarias Leasing Factorage Colocaciones venc. Otras
Ao 1
..
Informacin sobre el control de archivos y otros reportes Encaje Reserva tcnica (C03) Basilea I (C04) Endeudamiento interbancario (C14) Lmite de inversiones Avales y fianzas Protesto de cheques (P1 y P2) Multas Mrgenes de Liquidez Riesgo de Mercado Pginas Web
III.
Publicaciones de liquidez y mercado. Reportes de la Unidad de Transparencia de Mercado Reportes de Unidad de Atencin de Clientes. RESUMEN EVALUACIONES ANTERIORES.
ltimas evaluaciones SBIF: Perodo Calificacin Gestin Solvencia Materias Adm. de Riesgo Crdito y Gestin Global del Proceso de Crdito Gestin de Riesgo Financiero y Op. de Tesorera Administracin de Riesgo Operacional y Tecnolgico Administracin de los riesgos de exposiciones en el exterior y control sobre las inversiones en sociedades Administracin de la Estrategia de Negocios y Gestin de Capital Funcin de Auditora Interna y rol del Comit de Auditora Gestin de Calidad de Atencin a Usuarios y Transparencia de Informacin Prevencin de Lavado de Dinero y Financiamiento del Terrorismo Ao xxx xx xx xx Evaluacin xxxx Cumplimiento xxx Cumplimiento xxx xxx Ao xxx xx xx xx Evaluacin xxxx Cumplimiento xxx Cumplimiento xxx xxx
Observaciones realizadas en la ltima visita. En funcin de las observaciones vigentes, resulta conveniente evaluar y seleccionar las debilidades de cada materia que impliquen mayor riesgo al banco. Cuadro con el estado de las observaciones de la visita anterior: . Obs. Por materia Respuesta Banco del
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Informe de recomendaciones de control interno por auditores externos a XXX: Se observ XXXXX Estrategia de supervisin: De acuerdo al anlisis de los antecedentes anteriores, se define la estrategia de supervisin para la presente visita, para cada tema a evaluar: Administracin de riesgo de crdito y gestin global del proceso de crdito: Revisin de la clasificacin Individual Comercial a travs de una Muestra de xx deudores. Seguimiento de las observaciones de las visitas anteriores (xxxx). Seguimiento sistema de garanta. Descripcin y evaluacin de las polticas y procedimientos para la administracin del riesgo crediticio de la Banca de Empresas y Corporativas. Gestin del riesgo financiero y operaciones de tesorera. Poltica de Liquidez, de valor razonable y de riesgo de mercado Sistema de soporte para operaciones de tesorera. Verificacin de precios Informes de auditora Administracin del riesgo operacional Administracin de los contratos con terceros que se encuentren vigentes. Seguridad de la informacin Adm. de los riesgos de exposiciones en el exterior y control sobre las inversiones en sociedades. Descripcin y evaluacin de los Controles ejercidos por la Matriz. Revisin constitucin de provisiones riesgo-pas Administracin de la estrategia de negocios y gestin de capital. Control del plan anual. Proceso de planificacin estratgica. Ejercicios de stress para el capital. Gestin de la calidad atencin a los usuarios y transparencia de informacin Aplicar el procedimiento especfico para la materia. Prevencin del lavado de activos y financiamiento del terrorismo Cumplimiento de la normativa atingente Evaluacin del conocimiento del cliente Verificacin de origen de fondos a travs de muestras
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Gestin de la funcin de auditora interna y rol del Comit de auditora. Funcin de la auditora interna. Revisin de las auditoras efectuadas el ltimo ao.
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ANEXO N4: Documento Tipo Informacin Requerida

BANCO XXXXX Visita xxxx FECHA DE CORTE DE EVALUACION: XX.XX.XXXX. INFORMACION GENERAL 1. Organigrama vigente a nivel de Gerencias y subgerencias. 2. Nmina de los Comits permanentes en los que participan los Gerentes Divisionales del banco, indicando participantes, periodicidad y objetivos. 3. Planificacin de las capacitaciones para el ao XXXX a la fecha, sealando para las efectuadas, participantes, contenido, tiempo de duracin, nmero de asistentes e instancia responsable de impartirlo. 4. Estado de avance a las observaciones y compromisos sealados por esta Superintendencia en cartas, N xxx del xx.xx.xxxx (visita xxx). Si fueron normalizadas, sealar las acciones correctivas especficas y su fecha de implementacin. Si por el contrario, an no estn solucionadas, indicar la etapa en que se encuentran, principales acciones pendientes y la fecha estimada para su regularizacin. PETITORIO INDIVIDUALES POR CADA MATERIA Por cada materia se solicita la informacin necesaria para evaluar los aspectos definidos en la estrategia de supervisin. Nota: Toda la informacin debe estar disponible a ms tardar el XXXX (1 semana despus de entrar al Banco). Toda la informacin entregada debe venir con nombre y firma del responsable de su confeccin. Durante la presente visita, se solicitar informacin adicional segn se requiera. Cualquier consulta sobre el contenido de esta informacin efectuarla a Sr/Sra. F: 8879xxx, xxx@sbif.cl GRUPO DE TRABAJO: Jefe de Supervisin Analistas Jefes Unidad Riesgo XXX : XXX : XXX : XXX
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ANEXO N5: Documento Tipo Carta de Entrada Visita

Santiago, Seor Gerente General BANCO Presente Seor Gerente General: Por medio de la presente, comunico a usted que este Organismo, continuando con sus revisiones peridicas efectuadas a los bancos e instituciones financieras, se constituir en la entidad de su cargo el da XX de marzo de 201X. Para tales efectos, se requiere una oficina que cuente con las condiciones que permitan el desarrollo normal de la revisin. As tambin, deber nombrar un ejecutivo con las atribuciones necesarias para coordinar los requerimientos de informacin de los profesionales de esta Superintendencia. Con el fin de dar inicio a la visita, en los prximos das se comunicar con usted la Sr/a. XXXXX., Jefe de Supervisin. Saludo atentamente a usted
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ANEXO N6: Documento Tipo Informe Final NOMBRE DEL BANCO

Indicadores financieros
(en millones de pesos de cada ao) Dic. 20XX Dic. 20XX Activos totales Colocaciones totales Colocaciones efectivas Colocaciones contingentes (e.c.) Capital y Reservas (individual) Patrimonio efectivo consolidado Resultado operacional consolidado (*) Resultado d/impuesto consolidado (*) Provisiones/Colocaciones (indiv M2) Monto provisiones adicionales Adecuacin de Capital Adecuacin de Capital Ajustada (**) Nivel de gestin (*): Cifras de resultados anualizadas para el ao 20XX. (**): Incluye riesgo de crdito y riesgo de mercado, para el periodo 20XX. Julio 20XX GESTIN
I.
ANTECEDENTES GENERALES 1. 2. 3.
II. OBJETIVOS DE LA REVISIN 4. La actual visita se enmarca en lo dispuesto en el Ttulo V de la Ley General de Bancos (LGB), referido a la clasificacin de gestin y solvencia. De acuerdo a la planificacin anual, las materias analizadas en la presente revisin fueron las siguientes4: III. Administracin del riesgo de crdito y gestin global del proceso de crdito. Gestin del riesgo financiero y operaciones de tesorera. Administracin del riesgo operacional. Otras materias.
CONCLUSIN GLOBAL
Perodo Calificacin Gestin Solvencia 200X 200X
Cabemencionar,queporlaampliavariedaddetemas quepudieranestarcontenidosencadauna delasmateriasdegestin, se ha definido, para efectos de anlisis, un mbito de evaluacin, el que por su nivel de relevancia puede afectar la calificacin de lamateriaentrevisitasdeestaSuperintendencia.
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Materias
Evaluacin 200X
Evaluacin 200X
Tendencia
Conclusin global evaluacin ao 200X:
IV. DESARROLLO Materia: Corresponde a las materias que seala el captulo 1-13 de la RAN 5.
mbito Evaluacin
Materia: Otros
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ANEXO N7: Documento Tipo Carta de Salida

Santiago, Seor Gerente General BANCO XXXXX Presente
Seor Gerente General: Concluida la revisin practicada a esa entidad, orientada a examinar aspectos especficos de su gestin, conforme con lo establecido en el Captulo 1-13 de la Recopilacin Actualizada de Normas, a continuacin detallo a usted las principales observaciones de los temas revisados que dan origen a la calificacin de cada una de las materias evaluadas:
1. ADMINISTRACIN DEL RIESGO DE CRDITO Y GESTIN GLOBAL DEL PROCESO DE CRDITO. mbito de Evaluacin: Calificacin: 1.1 La evaluacin 2. GESTIN DEL RIESGO FINANCIERO Y OPERACIONES DE TESORERA mbito de Evaluacin: Calificacin: 2.1 Si bien 3. ADMINISTRACIN DEL RIESGO OPERACIONAL mbito de Evaluacin: Calificacin: 3.1 Si bien
4. ADMINISTRACIN DE LOS RIESGOS DE EXPOSICIONES EN EL EXTERIOR Y CONTROL SOBRE LAS INVERSIONES EN SOCIEDADES. mbito de Evaluacin: Calificacin:
4.1 La institucin
5. ADMINISTRACIN DE LA ESTRATEGIA DE NEGOCIOS Y GESTIN DEL CAPITAL. mbito de Evaluacin: Calificacin:
5.1 La institucin
6. GESTIN DE LA CALIDAD DE ATENCIN A LOS USUARIOS Y TRANSPARENCIA DE INFORMACIN. mbito de Evaluacin: Calificacin: 6.1 La institucin 7. PREVENCIN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO. mbito de Evaluacin: Calificacin: 7.1 La entidad 8. GESTIN DE LA FUNCIN DE AUDITORA INTERNA Y ROL DEL COMIT DE AUDITORA. mbito de Evaluacin:
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Calificacin: 8.1 La funcin de la
CONCLUSIN
Saludo atentamente a Ud.,
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ANEXO N8: Pautas Utilizadas para la Evaluacin de las Materias

1. ADMINISTRACIN DEL RIESGO DE CRDITO Y GESTIN GLOBAL DEL PROCESO DE CRDITO Criterios de Aspectos a evaluar Evaluacin 1. 1 Directorio 1. Gobierno y Supervisin Aprueba y revisa polticas. Promueve cultura de riesgos en la Organizacin a travs de sanas estructuras de control. Lmites de riesgos, tales como concentracin. Involucrado en la gestin de los riesgos, recibe informacin peridica de los riesgos asociados a las carteras de crditos. Participa en los comits de crdito. En forma anual, el directorio aprueba la suficiencia de provisiones. 1.2 Comits Existe un comit de alto nivel que apruebe operaciones de crdito sobre cierto monto. Existencia de comits segn atribuciones para la aprobacin y seguimiento de operaciones. 1.3 Funciones Comercial Conoce y cumple las polticas y procedimientos. Realiza sus funciones a partir del marco de definicin del mercado objetivo. Personal Capacitado. Riesgos Reporta al ms alto nivel. Cuenta con personal idneo y suficiente. El personal que cumple est funcin es permanentemente capacitado. Tiene jerarqua e independencia suficiente para ser contraparte del rea comercial. Opinin validada en la Organizacin, participa en los comits de crditos y sus opiniones son reconocidas y tomadas en consideracin en la decisin de aprobar o rechazar un crdito. Su gestin involucra todas las etapas del proceso de crdito. Participa en la creacin de todas las nuevas polticas de crdito. Efecta reportes de riesgos Operaciones Posee independencia de las reas comerciales. Efecta controles previos al desembolso Su gestin es validada en la Organizacin Genera informacin para el control de las excepciones.
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2. Marco de gestin del riesgo
2.1 Polticas Aspectos Generales Formalizadas en un manual. Actualizadas. Proceso formal de difusin y capacitacin de polticas. Sealan responsables. Deben ser consistentes con el volumen y complejidad de las operaciones, as como con el mercado objetivo definido. Instancia independiente que las verifique y se informe del grado de cumplimiento a instancias superiores. Polticas a evaluar: Polticas de Otorgamiento Define el mercado objetivo, lo que deben ser coherentes con la estrategia general de la entidad. Define mercados restringidos. Define requisitos mnimos de evaluacin Define parmetros de aceptacin de riesgos, es decir quin puede tener acceso al crdito a que montos, que tipos de crdito y bajo qu condiciones. Define atribuciones acorde con los riesgos tanto para el otorgamiento como para la aprobacin de excesos. Poltica de otorgamiento a partes vinculadas. Clara poltica de excepciones Seala responsables. Las polticas son cumplidas. Poltica de seguimiento: Define informacin que se debe solicitar en forma peridica para el seguimiento (financiera, tributaria, etc) Define el proceso formal de revisin de los deudores. Define seales de alerta (condiciones que permitan estimar un cambio en el perfil de riesgo del cliente) Define comits de seguimiento. Define planes de accin. Define poltica de clasificacin de cartera. Las polticas son cumplidas. Poltica de Administracin de crditos problemas y renegociacin Se define cuando un deudor entra como problema y cuando sale. Poltica de renegociacin de clientes Se establecen atribuciones de crditos especiales Las polticas son cumplidas. Poltica de Cobranza y recuperacin Definicin de las etapas de cobranza Polticas diferenciadas segn los tipos de producto. Atribucin para condonaciones. Definicin de controles a abogados externos Informacin peridica a instancias superiores. Responsables de realizar la cobranza. Las polticas son cumplidas.
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2.2 Procedimientos Aspectos Generales Formalizadas en un manual. Actualizados. Proceso formal de difusin y capacitacin. Sealan responsables. Instancia independiente que los verifique y se informe del grado de cumplimiento a instancias superiores. Los procedimientos son cumplidos. Procedimientos a evaluar Procedimientos para nuevos productos. Procedimientos para el otorgamiento, deudores individuales, grupos econmicos, vinculados. Procedimientos para control de operaciones, previo al desembolso. Procedimiento para seguimiento. Procedimiento de clasificacin de cartera. Procedimientos para administracin de crditos problemas. Procedimientos de cobranza en cada una de las etapas de sta. 2.3 Soporte de sistemas La institucin cuenta con el sistema de apoyo para el desempeo de sus labores tanto en las reas de negociacin, operacin, seguimiento y control, como por ejemplo: La institucin maneja un sistema que le permita conocer consolidadamente el comportamiento histrico de los clientes, que sirvan de input para el anlisis de los clientes refinanciados. La institucin cuenta con las herramientas necesarias para controlar consolidadamente todas las operaciones de crditos de los deudores. La institucin cuenta con el soporte necesario para el control consolidado del margen del artculo 84, previo al desembolso. La institucin cuenta con sistemas de apoyo que permiten un monitoreo permanente de la cartera de crditos, tanto a nivel individual como a nivel global, para detectar desviaciones a la poltica o exposiciones no deseadas. Las metodologas o modelos de provisin residen en una aplicacin con un adecuado ambiente de control de acuerdo al volumen y complejidad de las operaciones. La institucin cuenta con el soporte tecnolgico adecuado para el manejo eficiente y adecuado de la totalidad de las garantas de la institucin. 3. Medicin y monitoreo continuo del riesgo 3.1 Cuantificacin de riesgos La institucin ha desarrollado modelos o metodologas que permitan cuantificar adecuadamente la exposicin al riesgo de crdito. Dichos modelos se encuentran debidamente documentados y sustentados que expliquen su construccin. Los modelos o metodologas cuentan con todas las variables relevantes para medir el riesgo crediticio. Dichos modelos o metodologas son revisados por lo menos una vez al ao. La entidad ha realizado ejercicios de back-test que le permitan validar los resultados del modelo. La entidad ha desarrollado pruebas de stress a la cartera evaluando los posibles efectos de cambios en las condiciones econmicas. 38
La entidad mantiene provisiones por sus carteras, acorde a los riesgos que presenta. 3.2 Seguimiento La institucin cuenta con alertas tempranas que permitan detectar riesgos. Existe un proceso continuo de revisin de los clientes que se alejen de los parmetros establecidos por la entidad, en el que participa activamente personal de la gerencia de riesgos. La entidad cuenta con un proceso de clasificacin de su cartera el que considera todos los aspectos normativos para calificar a un deudor. 3.3 Sistema de informacin de riesgo La estructura de reportes debe dar cuenta a las necesidades de los distintos niveles de la organizacin y, cumplir con criterios de independencia, oportunidad y calidad. La informacin de gestin utilizada por la institucin proviene de los sistemas fuentes, la cual es validada. 4. Revisin Independiente 4.1 Funcin de auditora Posee independencia. Personal capacitado para desarrollar su funcin. Adecuada cobertura en la evaluacin de la calidad del control interno en todas las reas y etapas del proceso de crdito. Evala el cumplimiento de la normativa y polticas internas. Los modelos o metodologas cuentan con revisiones para verificar que realizan lo definido. Opinin reconocida y considerada por los distintos niveles en la organizacin. El rea de auditora cuenta con soporte tcnico adecuado que le sirven de apoyo para desarrollar sus labores.
2.
GESTIN DEL RIESGO FINANCIERO Y OPERACIONES DE TESORERA Aspectos a evaluar 1.1 Directorio El directorio debe promover y aprobar formalmente: Polticas de riesgo financiero (mercado y liquidez). Lmites de riesgo financiero y liquidez. La orientacin metodolgica de las mediciones de riesgo. El directorio debe recibir peridicamente informacin que le permita: Evaluar la aplicacin y cumplimiento de las polticas de riesgo financiero. Evaluar la aplicacin y cumplimiento de los lmites de riesgo financiero. Tomar conocimiento de la observancia de lmites normativos. Tomar conocimiento de los resultados de las pruebas de tensin. Tomar conocimiento y sancionar mejoras significativas a realizar a modelos. Tomar conocimiento de los nuevos productos financieros. 1.2 Comits Comit de administracin financiera (CAPA, ALCO u otra denominacin) Las responsabilidades de dicha funcin deben considerar al menos:
Criterios de Evaluacin 1. Gobierno y Supervisin
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La aprobacin de los productos de tesorera u otros que puedan tener impacto en el nivel de riesgo financiero asumido por la entidad. La toma de decisiones sobre las estrategias comerciales y el nivel de riesgos asumido. La revisin del cumplimiento de las polticas y lmites internos asociados a los riesgos financieros. La revisin del cumplimiento de mrgenes normativos asociados a los riesgos financieros. La revisin de la adecuacin de los lmites asociados a los riesgos financieros. La toma de conocimiento y anlisis de estudios sobre el efecto de condiciones inusuales de mercado sobre la situacin del riesgo de liquidez y mercado (pruebas de tensin). La sancin previa al directorio respecto de aspectos relacionados con las metodologas de medicin de riesgo. El comit debe formalizar adecuadamente en actas sus decisiones y discusiones, a modo de facilitar su seguimiento y control. 1.3 Funciones Las funciones de operaciones (back-office), riesgos (middle-office), comit administracin financiera global (CAPA) y comercial (front-office), deben satisfacer criterios adecuados de: Segregacin funcional. Capacidad tcnica y experiencia en conformidad al cargo. Suficiencia de estructuras (adecuada planta y organizacin de la misma). Claridad y formalidad en su asignacin de roles y responsabilidades. Funcin de riesgo de mercado (middle-office) Las responsabilidades de dicha funcin deben considerar al menos: La identificacin de riesgos de mercado y liquidez en la operatoria de la entidad. La participacin en la aprobacin de nuevos productos de tesorera u otros que puedan tener impacto en el nivel de riesgo de mercado o liquidez asumido por la entidad. La definicin y reevaluacin de criterios de medicin La documentacin metodolgica de modelos y pruebas (tensin y bondad) La documentacin operativa de modelos. La proposicin de lmites a los riesgos y su posterior seguimiento. 2. Marco de Gestin del riesgo 2.1 Polticas La institucin debe mantener polticas referidas a: Administracin riesgo de mercado (*). Administracin riesgo de liquidez (*). Administracin del riesgo de crdito inherente a operaciones de tesorera. Nuevos productos. Derivados. Valorizacin instrumentos financieros (*). Conducta o actuacin de los funcionarios de tesorera frente al mercado. Las polticas deben estar adecuadamente compendiadas, haber sido debidamente implementadas y, deben existir responsables de su actualizacin y difusin. El alcance de las polticas definidas debe ser consistente con el volumen y complejidad de los instrumentos utilizados, como tambin con la filosofa de negocio y riesgo de la institucin. Actualizado: 07/Marzo/2014 40
(*)Particular relevancia merece la evaluacin de su consistencia con las definiciones normativas (Cap. 1-13 y 7-12 RAN). 2.2 Procesos, procedimientos y sistemas de soporte La entidad debe presentar adecuados procesos operativos en las reas relacionadas con temticas inherentes a riesgos financieros y operaciones de tesorera, destacando en este sentido los siguientes: Back-Office Control de lneas crediticias Control de atribuciones Control de lmites internos Control de mrgenes normativos Control operaciones a precios mercado Emisin, recepcin y control Confirmaciones contratos Registro de operaciones Liquidacin y pago de operaciones Middle-Office Control de lmites internos Clculo de fair value Clculo de riesgo bajo metodologas internas. Clculo de riesgo bajo metodologas normativas. Los diversos procesos deben estar soportados en sistemas tecnolgicos adecuados al volumen de operacin y complejidad de los productos. Los manuales de procedimientos que formalizan dichos procesos, deben encontrarse debidamente compendiados, existiendo claridad respecto de los responsables de su actualizacin permanente y difusin. Los procesos deben estar debidamente implementados y ser consecuentes con lo establecido en los manuales de procedimientos. 3. Medicin y monitoreo continuo del Riesgo 3.1 Cuantificacin de riesgos Los modelos para cuantificar las exposiciones a riesgo (liquidez y mercado) debe considerar adecuadamente todas las fuentes materiales a que est expuesta la entidad. La institucin debe haber documentado y formalizado los criterios y fundamentos asociados a los modelos. La institucin debe haber documentado y formalizado los procedimientos operativos asociados a los modelos. La institucin debe realizar permanentemente pruebas de bondad a los modelos. La institucin debe realizar peridicamente pruebas de tensin. 3.2 Seguimiento de riesgo a travs de lmites La institucin debe presentar una estructura formal y comprensiva de lmites, que acote al menos los riesgos ms relevantes y cuente con los debidos anlisis y fundamentos. La institucin debe haber establecido actividades que permitan reevaluar permanentemente los lmites. La institucin debe haber definido procedimientos y responsables para el adecuado, oportuno e independiente control de los lmites. 3.3 Sistema de informacin de riesgos Actualizado: 07/Marzo/2014 41
El sistema de informacin debe permitir conocer con adecuada desagregacin la evolucin de los negocios de tesorera y el efecto de los mismos en el nivel de riesgos y los resultados de la entidad. El sistema de informacin debe otorgar particular relevancia a la actividad en derivados cuando esta tiene significancia en las estrategias comerciales de la entidad, permitiendo al menos identificar y controlar: Instrumentos Carteras Estructuras Coberturas, objetos cubiertos y eficiencias La estructura de reportes debe dar cuenta a las necesidades de los distintos niveles de la organizacin y, cumplir con criterios de independencia, oportunidad y calidad 4. Revisin Independiente 4.1 Funcin de auditora Evaluar la calidad del control interno en procesos relacionados con la administracin de riesgos financieros y operaciones de tesorera, tanto en front como en back y middle-office. Evaluar el cumplimiento de las polticas y lmites definidos por la entidad. Evaluar el cumplimiento de las instrucciones normativas.
3.
ADMINISTRACIN DEL RIESGO OPERACIONAL Aspectos a evaluar 1.1 Directorio El directorio debe promover y aprobar formalmente: Polticas que entreguen lineamientos en cada una de las materias del riesgo operacional. Estrategia para administrar estos riesgos. Estructura organizacional y gerencial que apoyar la gestin de estos riesgos. Los roles y responsabilidades para toda la empresa en lo referente a estos riesgos. El nivel de tolerancia al riesgo que la entidad est dispuesta a asumir. El directorio debe recibir peridicamente informacin que le permita: Evaluar la aplicacin y cumplimiento de las polticas previamente aprobadas. Tomar conocimiento de la aparicin de nuevos riesgos derivados de factores que surgen de mercados externos. Tomar conocimiento de la aparicin de nuevos riesgos derivados de la implantacin de nuevos productos y sistemas. Tomar conocimiento de los mayores riesgos a los que est expuesta la institucin en cada una de las materias que se abordan en riesgo operacional. 1.2 Comits El Comit de Riesgo Operacional, tendr la responsabilidad de: Revisar y proponer al Directorio, para su aprobacin, las polticas y procedimientos que conforman el marco de gestin del riesgo operacional de la entidad. Revisar y aprobar el marco metodolgico adoptado por la institucin para la gestin de estos riesgos.
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Asegurar que la institucin cuente con una estructura de gobernabilidad adecuada para soportar la administracin del riesgo operacional, y con una dotacin de recursos humanos, tcnicos y logsticos, consistente con el volumen y complejidad de sus actividades. Aprobar y controlar la planificacin de las materias que son de su competencia. Definir el nivel de tolerancia aceptado en cuanto a mitigacin de riesgos operacionales el cual debe ser aprobado por el Directorio. Incentivar la gestin del riesgo operacional para conducir el nivel de riesgo de la entidad hacia el fijado previamente. Informarse peridicamente sobre la evolucin de los riesgos operacionales monitoreados en la entidad. Aprobar la contratacin de empresas externas que prestarn servicios, que a juicio de la institucin, son estratgicos y de alto riesgo operacional. Revisar y aprobar las metodologas y procedimientos relacionados con los riesgos provenientes de las actividades entregadas a terceras partes (proveedores). Informarse de las incidencias importantes ocurridas tanto en los procesos realizados en la institucin como aquellos que se encuentran externalizados, verificando que se realicen planes de accin. Asegurar que la institucin cuente con un plan permanente de difusin y capacitacin formal que permita generar conciencia en la organizacin respecto de este tipo de riesgo. Formalizar adecuadamente en actas sus decisiones y discusiones, a modo de facilitar su seguimiento y control. Sancionar o proponer los planes de accin que se llevaran a cabo para mitigar riesgo operacional. 1.3 Funciones La funciones encargadas de apoyar la gestin de las materias que componen el Riesgo Operacional deben satisfacer criterios de: Segregacin funcional. Capacidad tcnica y experiencia en conformidad al cargo. Suficiencia de estructuras (adecuada planta y organizacin de la misma). Claridad y formalidad en su asignacin de roles y responsabilidades. Las responsabilidades de las funciones encargadas de apoyar la gestin de las materias que componen el Riesgo Operacional deben considerar al menos: Desarrollo de estrategias destinadas a identificar, evaluar, monitorear y reducir el riego operacional en todas las lneas de negocio. Disear y aplicar la metodologa de evaluacin de estos riesgos que se aplicar en la institucin. Disear y aplicar un sistema para transmitir la informacin sobre estos riesgos. Participar en la aprobacin de nuevos productos, sistemas o de externalizaciones que puedan tener impacto en el nivel de riesgo operacional asumido por la entidad. Monitorear los riesgos relacionados a los procesos que se encuentran externalizados. Coordinarse con las otras reas de riesgo y auditora interna.
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2.1 Polticas La institucin debe mantener polticas referidas a: Riesgo Operacional y Tecnolgico, Continuidad del negocio, Seguridad de la informacin, Calidad de los servicios y Externalizacin de servicios. Las polticas deben estar adecuadamente compendiadas, haber sido debidamente aprobadas e implementadas y, deben existir responsables de su actualizacin y difusin. El alcance de las polticas definidas debe ser consistente con el volumen y complejidad de los negocios, como tambin con la filosofa de negocio y riesgo de la institucin. 2.2 Procesos, Procedimientos y Sistemas de Soporte La entidad debe presentar adecuados procesos operativos en todas las lneas de negocio de manera de mantener controlado o mitigado los riesgos operacionales que se puedan producir. Los diversos procesos deben estar soportados y apoyados por sistemas tecnolgicos y de comunicaciones adecuados al volumen de operacin y complejidad de los productos. Los manuales de procedimientos que formalizan dichos procesos, deben encontrarse debidamente compendiados, existiendo claridad respecto de los responsables de su actualizacin permanente y difusin. Los procesos que han sido levantados deben estar centralizados y automatizados y debidamente implementados y ser consecuentes con lo establecido en los manuales de procedimientos.
3. Medicin y monitoreo continuo del riesgo
3.1 Cuantificacin de riesgos: La entidad cuenta con herramientas y metodologas que permiten identificar, evaluar y medir el riesgo operacional (autoevaluaciones, matrices y mapas de riesgo, indicadores claves de riesgo, anlisis Business Impact Analysis-BIA, anlisis de riesgo, entre otros). Las herramientas utilizadas permiten una adecuada identificacin y evaluacin de los riesgos considerando todas las fuentes materiales a que est expuesta la entidad La institucin ha implementado los mecanismos necesarios para capturar las prdidas operacionales internas y conformar una base de datos histrica con informacin detallada, la que debe ser peridicamente cuadrada con la contabilidad. Se debe mantener un registro de los eventos de riesgos operacionales que no constituyen perdidas efectivas pero que tienen efectos significativos sobre las personas, sistemas y procesos de la institucin. Se debe efectuar permanentemente pruebas de bondad a las estrategias de administracin de riesgo implementadas. En continuidad del negocio la entidad debe efectuar pruebas de de los planes operativos y del plan de recuperacin de desastres (DRP). Los proveedores de servicio deben realizar mediciones de sus riesgos de acuerdo a pautas entregadas por la institucin contratante. 3.2 Monitoreo del Riesgo Operacional Los indicadores de riesgo definidos por la entidad deben tener umbrales de tolerancia definidos. Debe existir un monitoreo independiente de la fuente generadora del riesgo, respecto al cumplimiento de los lmites establecidos para cada uno de estos indicadores.
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Deben definirse planes de accin ante incumplimiento de los lmites establecidos. 3.3 Sistemas de Informacin de Riesgos Debe existir un sistema peridico que informe sobre la exposicin al riesgo operacional, que este dirigido a las unidades de negocio, la alta administracin y al directorio. Este informe debe incluir las prdidas operativas e incidencias ms importantes, riesgos operacionales relevantes, estado de planes de mitigacin, indicadores de riesgo, informacin de los proveedores de servicio crticos. Resultados de los ejercicios de clculo de capital, cuando corresponda, entre otros. El banco debe contar con procedimientos que permitan adoptar las acciones necesarias de acuerdo con la informacin de los sistemas de gestin. El sistema de informacin debe ser consistente con la definicin que el banco ha dado de riesgo operacional, creando para esto la base de datos pertinente. 4. Revisin Independiente 4.1 Funcin de Auditora Las responsabilidades de la funcin auditora deben considerar al menos: Evaluar las funciones encargadas de la administracin de cada una de las materias que componen el riesgo operacional. Evaluar el cumplimiento de las polticas y procedimientos e instrucciones normativas definidos por la entidad para la administracin del riesgo operacional. Velar porque la capacitacin del rea de auditora interna contenga aspectos relacionados a las materias de riesgo operacional.
4.
ADMINISTRACIN DE LOS RIESGOS DE EXPOSICIONES EN EL EXTERIOR Y CONTROL SOBRE LAS INVERSIONES EN SOCIEDADES Aspectos a evaluar 1.1 Directorio Exposiciones en el Exterior El Directorio y la alta administracin definen y aprueban el mercado objetivo y la estrategia comercial para los negocios en los cuales invierte, los que son coherentes con las polticas y procedimientos. El Directorio aprueba las polticas con respecto al uso de los recursos para crditos, depsitos, e inversiones en el exterior, fijando una adecuada diversificacin e imponiendo, sin perjuicio de los lmites legales y reglamentarios, lmites crediticios y de inversiones por pas. El Directorio aprueba las polticas y procedimientos para mantener permanentemente evaluados y clasificados segn riesgo a los pases en los cuales ha colocado recursos, de acuerdo a una metodologa que se ajusta a la normativa de la SBIF. El Directorio aprueba, al menos una vez en cada semestre calendario, la categora de riesgo que, segn la metodologa establecida por el banco y que es concordante con la normativa SBIF, la institucin le asigna a cada pas con el cual operar. Adems, debe definir los pases (o niveles) con los cuales operar. El Directorio garantiza que exista una evaluacin continua del riesgo de cada pas, efectuada por profesionales calificados para su anlisis y seguimiento permanente. 45
El Directorio y/o la Gerencia General toma conocimiento en forma peridica de las exposiciones en el exterior (acorde al volumen de negocios) El Directorio se informa de las provisiones por riesgo pas y provisiones especiales para crditos hacia el exterior. El Directorio aprueba y analiza, al menos semestralmente, los lmites de los distintos riesgos que enfrenta en los pases en que tiene exposicin. Inversiones en sociedades y sucursales en el exterior El Directorio y la alta administracin del banco definen y aprueban el mercado objetivo y la estrategia para las inversiones en sociedades y sucursales en el exterior. Los miembros de los Directorios de las sociedades que representan inversiones para el banco, estn conformados por ejecutivos de primer o segundo reporte dentro de la entidad. El Directorio y la alta administracin del banco reciben informacin relevante, oportuna y peridica sobre la gestin de las inversiones en sociedades y sucursales en el exterior. El Directorio y la alta administracin del banco reciben informacin para monitorear en forma peridica las inversiones en sociedades y sucursales en el exterior (acorde al volumen de los negocios). El Directorio del banco aprueba las polticas para el desarrollo de las actividades y gestin de los riesgos de las sociedades en las cuales el banco mantiene inversiones y sus sucursales en el exterior. El Directorio del banco, al menos una vez al ao, aprueba la suficiencia de provisiones para riesgo de crdito de las sociedades filiales y sucursales en el exterior, que lo ameriten. El Directorio del banco aprueba y analiza, al menos anualmente, los lmites de los distintos riesgos que enfrenta en sus inversiones en sociedades y sucursales en el exterior. 1.2 Comits Para efectos de un adecuado gobierno corporativo, es necesario que tanto para las exposiciones en el exterior como para las inversiones en sociedades, y sucursales en el exterior, existan en el banco comits ad-hoc para revisar la situacin de estos negocios. Asimismo, las filiales y sucursales en el exterior cuentan con comits para la gestin de los riesgos, de acuerdo a sus negocios. Los comits cuentan con estatutos aprobados por el Directorio, que sealen sus responsabilidades, el quorum para sesionar y tomar decisiones, la periodicidad de sus sesiones e integrantes. Los comits cuentan con actas que informan de los temas tratados, acuerdos definidos, seguimiento de stos y sus participantes. 1.3 Estructura Organizacional La entidad debe mantener una adecuada administracin del riesgo pas. Para esto, debe contar con una apropiada estructura organizacional y con una debida segregacin de funciones para: Evaluar el riesgo pas. Aprobar y monitorear las exposiciones. Controlar los lmites aprobados por el Directorio. Calcular las provisiones. Generar informacin de gestin sobre la evolucin de los negocios. La entidad cuenta con una estructura adecuada para el control sobre inversiones en sociedades y sucursales en el exterior, y con una debida Actualizado: 07/Marzo/2014 46
segregacin de funciones: Pueden existir en el banco estructuras centralizadas (donde el control de las inversiones en sociedades y/o sucursales en el exterior est radicado en una sola gerencia) o descentralizadas (cada gerencia del banco tiene bajo su reporte la gestin de las sociedades filiales, sociedades de apoyo al giro o sucursales en el exterior) para el control en temas comerciales, operativos, tecnolgicos, de riesgo, entre otros. El banco cuenta con las descripciones de funciones de los distintos roles y procedimientos asociados; los que se encuentran formalmente establecidos. 2. Marco de gestin del riesgo 2.1 Polticas y procedimientos Polticas El banco cuenta con polticas atingentes a los negocios, riesgos en el exterior, y sociedades en inversiones. Asimismo, en el caso que corresponda, el banco dispone de polticas respecto a las operaciones que realice con entidades relacionadas en el exterior. Las polticas comprenden a lo menos la definicin de niveles de atribuciones, segregacin de funciones y tratamiento de excepciones y adems, en el caso de las exposiciones en el exterior, los tipos de productos. Deben estar revisadas por los comits respectivos y aprobadas por el Directorio. Deben estar actualizadas, compendiadas y ser de fcil acceso para el personal involucrado, y ser coherentes con la importancia de los riesgos que la entidad est dispuesta a asumir. Procedimientos La entidad debe tener implementados adecuados procedimientos para identificar, medir, monitorear y controlar los riesgos de las exposiciones en el exterior e inversiones en sociedades, acordes con el volumen y complejidad de las operaciones. Deben ser compatibles con las polticas definidas e indicar tanto los controles operativos como a los responsables de ejercerlos. Deben encontrarse actualizados, compendiados, y ser de fcil acceso. Deben ser conocidos, respetados y aplicados por el personal involucrado en este tipo de operaciones. Deben considerar la administracin del riesgo legal derivado de sus negocios internacionales, compatibles con las polticas respectivas. 2.2 Lmites La entidad identifica y define lmites individuales y/o consolidados para los distintos riesgos que est dispuesta a asumir (riesgos de crdito, financiero, operacional y tecnolgico, riesgo pas, entre otros) en cada una de sus inversiones en sociedades y/o exposiciones en el exterior por tipo de producto y pas. Los lmites globales como los definidos individualmente para las inversiones en sociedades y/o exposiciones en el exterior, son analizados peridicamente. 3. Medicin y monitoreo continuo del riesgo Monitoreo de los riesgos La entidad debe mantener un monitoreo continuo de las exposiciones en el exterior, las inversiones en sociedades, identificando, midiendo y controlando los riesgos asociados. Debe existir un adecuado control de los lmites, tanto de exposiciones en el exterior como de inversiones en sociedades y sucursales en el exterior, de 47
acuerdo a las polticas internas y normativa vigente. La estructura de lmites definidos para las exposiciones en el exterior, riesgo pas, provisiones asociadas, las inversiones en sociedades y sucursales en el exterior deben contar con reportes de control que se enven a la alta administracin, con una periodicidad definida. Deben existir informes de gestin de riesgos y de resultados para las inversiones en el exterior, inversiones en sociedades y sucursales en el exterior, y que sean enviados a la alta administracin del banco, con una periodicidad definida. Para los servicios que se prestan entre las filiales y el banco, deben existir contratos y/o acuerdo de servicio vigentes y actualizados. Estos deben contar con el detalle de los servicios contratados y las tarifas asociadas. 4. Revisin Independiente Funcin de auditora La funcin de auditora interna cumple un rol activo en la supervisin del ambiente de control interno de los negocios en el exterior, de las inversiones en sociedades y en el cumplimiento de las polticas y la normativa vigente. La funcin de auditora interna es desarrollada por personal idneo y permanentemente capacitado para evaluar los distintos negocios. La auditora interna cuenta con programas de trabajo que describen en detalle los puntos a abordar en las revisiones de los riesgos asociados a los negocios en el exterior y las inversiones en sociedades. La auditora interna revisa en forma peridica la metodologa para la constitucin de provisiones por riesgo pas, provisiones especiales para crditos hacia el exterior y de las sociedades filiales que lo ameriten. Los informes de auditora incorporan el alcance y cobertura de las revisiones a la materia y los hallazgos realizados.
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ADMINISTRACIN DE LA ESTRATEGIA DE NEGOCIOS Y GESTIN DEL CAPITAL Aspectos a evaluar 1.1 Directorio El Directorio debe promover y aprobar formalmente: La estrategia global de la entidad y de las reas de negocios, incluida sus filiales. Los lineamientos generales (o poltica) para la administracin del capital en funcin del perfil de riesgo asumido por el banco, la estructura de lmites internos, el nivel de capital deseado y la poltica de dividendos. El plan de capital (proyeccin de aumento o disminucin de capital para perodos futuros), con una perspectiva de mediano plazo y en lnea con los planes de negocio, respetando los lineamentos (o poltica) aprobados. Adems, este debe contener la composicin del mismo y un detallado anlisis econmico de las distintas fuentes internas y externas de capital. La realizacin de pruebas peridicas de tensin del capital. El Directorio debe recibir peridicamente informacin que le permita: Tomar conocimiento del grado de cumplimiento de la estrategia, aprobando, cuando corresponda, las adecuaciones a la misma. Tomar conocimiento del grado de cumplimiento del plan de capital. Asegurar que el capital mantenido (capital efectivo) sea suficiente en relacin con los niveles de riesgo asumidos por el banco (capital econmico) y el cumplimiento regulatorio (capital regulador). Informarse de los resultados de las pruebas de tensin que afectan al capital
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1.2 Alta administracin La alta administracin debe: Aprobar los lineamientos para la formulacin de la estrategia de negocios (EN). Promover e implementar la EN aprobada por el Directorio. Definir planes y presupuestos anuales, en lnea con la EN. Definir y proponer el plan de capital. Establecer y aprobar las herramientas y/o metodologas utilizadas para la formulacin de la EN, as como para su control posterior. Establecer y aprobar los modelos y/o metodologas utilizados en la administracin del capital. Definir e implementar las acciones correctivas necesarias para cumplir los planes de negocio y presupuestos anuales. La alta administracin debe recibir peridicamente informacin que le permita: Controlar el grado de cumplimiento de planes y presupuestos. Controlar el grado de cumplimiento del plan de capital. Mantener una evaluacin permanente de los riesgos, necesidades de capital, cumplimiento de lmites, situacin interna y externa de mercado y ejercicios de estrs. 1.3 Funciones (reas responsables) La planificacin estratgica, administracin del capital y gestin de los riesgos son procesos integrales que afectan a toda la organizacin. Estos deben satisfacer criterios adecuados respecto de: Segregacin e independencia de funciones. Capacidad tcnica y experiencia acorde al cargo. Adecuado nivel organizacional. Claridad y formalidad en su asignacin de roles y responsabilidades. Funcin de planificacin y control de gestin Las responsabilidades de dicha funcin (rea) deben incluir al menos: Promover la existencia de un proceso formal de planificacin y de control posterior. Proponer y aprobar la definicin de criterios de medicin (precios de transferencia, asignacin de costos, etc.) Proveer de la informacin relevante para disear la EN y para controlar peridicamente su grado de cumplimento. Entregar un diagnstico actualizado del entorno y de la posicin comparativa en el mercado de la entidad (oportunidades y amenazas), as como de su condicin interna (fortalezas y debilidades). Efectuar la consolidacin de los objetivos a nivel banco y para las distintas reas de negocios y de soporte, incluyendo adems sus respectivas filiales. Formalizar las metas y presupuestos anuales proyectados para el perodo bajo anlisis. Asegurar la documentacin operativa de herramientas y metodologas. Funcin de administracin del capital La funcin de administracin del capital, en la prctica, no est centralizada en una sola rea sino que en ella intervienen distintas gerencias, entre las que destacan, la gerencia de riesgos (crdito, mercado, operacional), la gerencia de finanzas, la gerencia de planificacin, etc.
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Las responsabilidades de esta funcin deben incluir al menos: Proponer una poltica sobre administracin del capital. Velar por un correcto diseo e implementacin del plan de capital. Velar por la correcta identificacin, limitacin, medicin y control de los riesgos asumidos por el banco y que afectan la exigencia de capital. Monitorear la suficiencia de capital, analizando todas sus definiciones (efectivo, econmico y regulatorio), el cumplimiento de la estructura de lmites internos y reglamentarios y efectuando comparaciones con la industria. Monitorear e incorporar el resultado de las pruebas de tensin (normalmente ejecutadas por la gerencia de riesgos) a la gestin de capital. Alertar a la organizacin de situaciones que comprometan la situacin patrimonial y/o el cumplimiento regulatorio. 2. Marco de gestin del riesgo 2.1 Polticas y Lineamientos Deben estar formalizados en un documento que describa el proceso de formulacin de la EN, as como su control posterior. Deben ser evaluados y aprobados por la alta administracin. Deben conducir a que la EN se implemente a travs de planes y presupuestos. Deben propiciar que la EN sea formulada a nivel global y para cada rea de negocio y/o de apoyo. Deben promover la incorporacin de metas cuantitativas y cualitativas. Deben establecer que la EN sea transmitida al interior de la organizacin. Deben fomentar la preparacin de proyecciones de balance y presupuestos de ingresos y gastos. Deben sealar claramente las responsabilidades en el proceso de formulacin de la EN. Deben indicar las diferentes instancias de control y monitoreo de la EN. Poltica para la administracin de capital Debe ser evaluada y aprobada anualmente por el Directorio. Debe establecer la evaluacin permanente y rigurosa de la suficiencia de capital en funcin del perfil de riesgo de las lneas de negocio, estrategia de negocios y requerimientos regulatorios. Debe contener la estructura de lmites internos de utilizacin del capital. Debe incluir los estndares metodolgicos utilizados en la gestin de capital. Debe referirse a la identificacin, medicin y control de los riesgos asumidos por el banco. Debe indicar los criterios para determinar el nivel y composicin del capital efectivo y regulatorio. Debe contener el tratamiento de las pruebas de tensin. Debe ser consistente con el volumen y complejidad de las operaciones. 2.2 Procesos, procedimientos y sistemas de soporte La entidad debe presentar adecuados procesos operativos en las reas relacionadas con la formulacin de estrategia de negocio y su control posterior, as como en aquella dedicada a la administracin del capital. Los diversos procesos deben estar soportados en sistemas tecnolgicos adecuados al volumen de actividad y complejidad de las operaciones. Los manuales de procedimientos que formalizan dichos procesos deben encontrarse debidamente compendiados, existiendo claridad respecto de los responsables de su actualizacin permanente y difusin. Actualizado: 07/Marzo/2014 50
Los procesos deben estar debidamente implementados y ser consecuentes con lo establecido en los manuales de procedimientos. 3. Medicin y monitoreo continuo del riesgo: 3.1 Cuantificacin Las metodologas para cuantificar las necesidades de capital y el grado de avance de la estrategia de negocio deben, a lo menos: Encontrarse debidamente documentadas y sustentadas. Ser revisadas peridicamente. Ser acordes al volumen y complejidad de los negocios, as como tambin a su nivel de riesgo. Considerar la realizacin de pruebas de tensin. 3.2 Seguimiento El seguimiento de la estrategia de negocios, as como de la administracin del capital, debe: Estar inserto en un proceso formalmente establecido al interior de la organizacin, que se ocupe, especialmente, de efectuar el monitoreo y control de la estrategia, planes y presupuestos. Efectuarse por una instancia independiente a las reas que realizan los negocios. Considerar el grado de cumplimiento, desviaciones y acciones correctivas, lo cual ha de estar documentado en reportes de gestin con periodicidad adecuada. Permitir que la entidad conozca la rentabilidad sobre el capital que obtiene en las distintas lneas de negocios. Permitir monitorear la evolucin del capital efectivo, econmico y normativo. Permitir identificar alertas tempranas frente a eventos que comprometan el cumplimiento de los niveles de capital establecidos. 4. Revisin Independiente 4.1 Funcin de auditora Debe evaluar la calidad del control interno en procesos relacionados con la administracin del capital y/o formulacin de la estrategia de negocio. Debe evaluar los procesos operativos, contables y tecnolgicos asociados al sistema de informacin de gestin.
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GESTIN DE LA CALIDAD DE ATENCIN A LOS USUARIOS Y TRANSPARENCIA DE INFORMACIN Aspectos a evaluar 1. 1 Directorio: Calidad de Atencin a los Usuarios (Banco y Filiales) Promueve una cultura de excelencia en calidad de atencin integral de clientes. Aprueba y revisa las polticas sobre calidad de atencin integral de clientes al menos una vez al ao. Analiza peridicamente la aplicacin y cumplimiento de las polticas sobre calidad de atencin integral de clientes. Aprueba los objetivos y funciones de la(s) unidad(es) especializada(s) en calidad de atencin integral de clientes. Analiza la informacin de gestin emitida por la(s) unidad(es) especializada(s) a objeto de mejorar los procesos y sustentar la toma de 51
decisiones. Transparencia de la Informacin (Banco) Promueve una cultura de excelencia en transparencia de la informacin. Aprueba y revisa las polticas sobre transparencia de la informacin al menos una vez al ao. Analiza peridicamente la aplicacin y cumplimiento de las polticas sobre transparencia de la informacin. Aprueba los objetivos y funciones de la(s) unidad(es) especializada(s) en transparencia de la informacin. Fija los principios y criterios sobre el cobro de intereses y comisiones y establece las instancias responsables de la debida observancia de los mismos, verificando su cumplimiento. Analiza la informacin de gestin emitida sobre la materia a objeto de mejorar los procesos y sustentar la toma de decisiones. 1.2 Comits: Los Comits deben contar con participantes idneos, pertenecientes a reas relacionadas a la materia y con suficiente poder de decisin. Calidad de Atencin a los Usuarios Comprende y aplica el concepto de calidad para el cliente externo as como transversal para el cliente interno. Sesiona al menos trimestralmente. Emite actas que dan cuenta de las decisiones surgidas de esta instancia. Monitorea la calidad de servicio, establece polticas y procedimientos y define estndares de calidad, entre otros. Revisa el cumplimiento de polticas y procedimientos sobre la materia. Promueve y monitorea las acciones correctivas en los procesos o reas cuando se detectan reclamos de alta repeticin. Cuenta con facultades para resolver controversias con los clientes. Cuenta con informacin de gestin adecuada para la toma de decisiones, relacionada con el cumplimiento de estndares, de mejora de procesos, de resolucin de controversias y de gestin de reclamos. Transparencia de la Informacin Comprende y aplica el concepto de transparencia de la informacin tanto al interior de la entidad como hacia el pblico general. Sesiona al menos trimestralmente. Emite actas que dan cuenta de las decisiones surgidas de esta instancia. Establece y monitorea polticas y procedimientos sobre la materia. Revisa el cumplimiento de polticas y procedimientos sobre la materia. Promueve y monitorea las acciones correctivas en los procesos detectados como sujeto de mejoras. Cuenta con facultades para resolver controversias con los clientes. Cuenta con informacin de gestin adecuada para la toma de decisiones. 1.3 Funciones (Unidad de Calidad de Atencin a los Usuarios y Unidad de Transparencia de la Informacin) Para llevar a cabo sus funciones, ambas unidades deben contar con personal idneo adems de tamao, estructura, tecnologa y jerarqua acordes a la complejidad de la institucin. Velar por una adecuada calidad de atencin integral de clientes en el banco y filiales. Velar por una adecuada transparencia de la informacin hacia los clientes y Actualizado: 07/Marzo/2014 52
pblico en general. Emitir, actualizar, conocer y cumplir con las polticas y procedimientos sobre la materia. Contar con personal idneo y suficiente para llevar a cabo sus funciones. Capacitar permanentemente al personal que atiende pblico y a la unidad de atencin de clientes. Capacitar permanentemente a los funcionarios del banco acerca de la transparencia de la informacin. Promover el cumplimiento de estndares establecidos sobre la materia, los que forman parte de la consecucin de metas y/o de la evaluacin de desempeo del personal. Fiscalizar el cumplimiento cabal de las medidas contempladas en la poltica. Contar con informacin de gestin adecuada y oportuna que permita mejorar los procesos y sustentar la toma de decisiones. Reportar peridicamente los acontecimientos relevantes acerca de las materias al Comit de Calidad y de Transparencia, respectivamente. Reportar peridicamente al Directorio sobre su gestin. 2. Marco de Gestin del riesgo 2.1 Polticas Calidad de Atencin a los Usuarios (Banco y Filiales) Existen polticas formales de calidad de atencin integral a los clientes, acordes a la naturaleza de los negocios y al tamao de la organizacin. Dichas polticas se encuentran formalizadas en un manual. Existe un proceso formal de actualizacin, difusin y capacitacin acerca de estas polticas tanto al interior de la entidad como en filiales y sociedades de apoyo, al menos anualmente. La entidad ha definido un cdigo de buenas prcticas comerciales que incluyan principios para la atencin de clientes. Las polticas de calidad de atencin se encuentran incorporadas en el proceso de nuevos productos. Las polticas se encuentran aprobadas por el Directorio. Transparencia de la Informacin (Banco) Existen polticas formales sobre transparencia de la informacin acorde a la naturaleza y complejidad de los negocios de la organizacin. Se encuentran formalizadas en un manual. Existe un proceso formal de actualizacin, difusin y capacitacin acerca de estas polticas tanto en el banco como en filiales y sociedades de apoyo, al menos anualmente. Las polticas de transparencia de la informacin se encuentran incorporadas en el proceso de nuevos productos. La poltica establece los estndares mnimos que debe cumplir la informacin puesta a disposicin al pblico (claridad, completitud, relevancia, oportunidad, comparabilidad, fiabilidad, de fcil acceso y gratuita) Existe un cdigo de buenas prcticas, que contenga principios para la transparencia de la informacin y que sea conocido por el personal. Las polticas se encuentran aprobadas por el Directorio. 2.2 Procedimientos y Sistemas de Soporte Procedimientos (Calidad de Atencin a los Usuarios y Transparencia de la Informacin) Existe un proceso formal que seala todas las etapas que debe seguir un requerimiento (consulta, reclamo o solicitud) dentro de la entidad hasta su Actualizado: 07/Marzo/2014 53
resolucin, a travs de los distintos medios o canales por los que se recibe. Existe un procedimiento formal desde filiales y sociedades de apoyo al giro hacia el banco, donde se informan los reclamos de los clientes y las acciones emprendidas. Existe un procedimiento formal para difundir a los clientes, los pasos que debe seguir para efectuar un reclamo ya sea a travs de medios escritos, folletos, pgina Web u otros. Existe un procedimiento formal para difundir a los clientes, a travs de los distintos canales, acerca de la existencia del Sistema de Defensora del Cliente, su rol, funciones y procedimientos bajo los cuales opera. Existe un proceso formal y expedito para entregar una respuesta oportuna a las consultas derivadas de la SBIF. Existe un proceso formal de anlisis de reclamos con el cual, entre otros, detectar posibles fraudes y derivarlos a las reas pertinentes para su evaluacin (Contralora y Gerencias de rea). Existen procedimientos para la publicacin de la informacin en pizarras en las sucursales. Existen procedimientos establecidos para la actualizacin de la informacin de las tarifas al pblico tanto en pizarra como en el sitio Web del banco. Existen procedimientos establecidos para la publicacin de otros tarifarios a disposicin del pblico. Existen procedimientos referidos a un programa (calendario) para el envo de informacin sobre caractersticas y tarifas de productos a los clientes sobre los productos contratados. Existen procedimientos establecidos para la ejecucin de encuestas de calidad sobre la entrega de informacin a los clientes y pblico en general. Existen procedimientos enfocados a mantener constante actualizacin de la informacin personal y datos de contactos de los clientes, de manera de velar por una efectiva comunicacin con los mismos, garantizando un canal efectivo de informacin. Sistemas de Soporte Cuenta con un sistema computacional o manual para gestionar los requerimientos (consultas, reclamos o solicitudes), el que es acorde al nmero de presentaciones recibidas. Adems, estos requerimientos se encuentran tipificados con el objeto de obtener estadsticas. 3. Medicin y monitoreo continuo del Riesgo 3.1 Cuantificacin de riesgos Se definen estndares mnimos de atencin a los clientes. Se definen tcnicas para evaluar la calidad de servicio a los clientes (encuestas de calidad, cliente incgnito) Se establecen roles y responsabilidades sobre el proceso global de revisin y actualizacin de tarifas. Se define un plazo mximo para solucionar las consultas o reclamos de los clientes. 3.2 Seguimiento Se monitorea en forma permanente que los estndares mnimos se cumplan y sean informados a instancias superiores. Los resultados de las tcnicas para evaluar la calidad de servicio a los clientes se traducen en acciones concretas para mejorar el proceso de atencin de clientes. Se monitorea que la informacin sobre productos, servicios y tarifas asociadas, sea entregada tanto al inicio de la relacin comercial, como durante toda la vigencia del contrato. Se monitorea que la informacin sobre productos y tarifas al pblico Actualizado: 07/Marzo/2014 54
mantenga las condiciones de claridad, oportunidad, fiabilidad, relevancia, permita realizar comparaciones, sea completa, de fcil acceso, gratuita y cumpla con la normativa definida por esta Superintendencia sobre la materia. Se mantiene un registro separado de los reclamos que se originen en el uso de tarjetas o dispositivos electrnicos y se cumple con lo establecido al respecto en la Carta Circular emitida por esta Superintendencia. La entidad cuenta con una evaluacin positiva, de acuerdo a los parmetros establecidos por la Direccin de Conducta de Mercado de esta Superintendencia. 3.3 Sistema de informacin de riesgo El sistema de informacin permite obtener informes de gestin respecto a las consultas y/o reclamos en funcin de la evolucin mensual, productos afectados, canales de ingreso, plazos de respuesta, tipos de reclamos, casos recurrentes, etc., con el objeto de identificar claramente las reas o procesos donde existen debilidades. 4. Revisin Independiente 4.1 Funcin de auditora Realiza auditoras enfocadas a la revisin de la gestin de la unidad de atencin de clientes. Realiza auditoras enfocadas a la revisin de la gestin de la unidad de transparencia de la informacin. Realiza auditoras enfocadas a la revisin y cumplimiento de las polticas y procedimientos de calidad de atencin de clientes tanto en reas centrales como en sucursales. Realiza auditoras enfocadas a la revisin y cumplimiento de las polticas y procedimientos de transparencia de informacin tanto en reas centrales como en sucursales. Realiza auditoras enfocadas a la revisin de la calidad de la informacin de gestin emanada de las distintas reas que participan en estos procesos. Realiza auditoras enfocadas a la revisin y cumplimiento de las polticas de deteccin de fraudes. Estas auditoras se efectan con una periodicidad adecuada al nivel de riesgo. Realiza auditoras al funcionamiento del comit de calidad. La auditora del banco a sus filiales considera la revisin de la gestin de reclamos en dichas empresas. El Comit de Auditora informa al Directorio acerca del debido cumplimiento de los principios y criterios establecidos en la entidad acerca del cobro de intereses y comisiones.
7.
PREVENCIN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO (PLAFT) Aspectos a evaluar 1.1. Directorio Promueve y aprueba formalmente el Sistema de Prevencin de Lavado de Activos, tanto para el banco como para filiales y/o Sociedades de Apoyo. Este sistema es acorde al volumen y complejidad de las operaciones del Grupo, cuando corresponda. Facilita y/o promueve que el sistema de PLAFT se mantenga actualizado al menos anualmente. 55
Recibe informacin peridica sobre el grado de cumplimiento de las polticas y procedimientos internos, e instruye las medidas necesarias en caso de observar desviaciones a su cumplimiento. Recibe informacin de gestin peridica sobre estadsticas de operaciones inusuales en proceso de anlisis, concluidas e informadas a la UAF. 1.2.Comit de Alto Nivel Est conformado por los miembros adecuados (de acuerdo a lo sealado en el Captulo 1-14 de la RAN). Sus funciones se encuentran formalizadas por escrito y sesiona con una periodicidad adecuada. Las sesiones quedan registradas en actas, de manera de constatar los acuerdos tomados y efectuar seguimiento a stos. Aprueba las polticas y el plan de capacitacin relacionado. Aprueba el plan de revisin efectuado por la unidad de cumplimiento, toma conocimiento de la labor desarrollada y operaciones analizadas por el oficial de cumplimiento y decide respecto de las mejoras a las medidas de control. Toma conocimiento de las operaciones sospechosas. 1.3. Funcin Oficial de Cumplimiento Es un funcionario independiente de las reas tomadoras de riesgo, operativa y de auditora interna, tiene un nivel gerencial adecuado y comunicacin directa con la Administracin Superior y el Directorio. Cuenta con suficiente capacitacin relativa al tema. El oficial efecta revisiones peridicas y con una cobertura adecuada al cumplimiento de polticas y procedimientos (independientes a la funcin de auditora y de delegarlo en la funcin de auditora interna opera en forma coordinada con esta rea) Participa en el proceso de revisin de nuevos productos. Cuenta con una Unidad de Prevencin de Lavado de activos acorde al tamao, naturaleza y riesgos de la entidad y cuenta con recursos humanos y tecnolgicos adecuados para desempear bien su funcin. El rea cuenta con un manual que define los procedimientos internos del rea. 1. 4. Proceso de capacitacin interno Existe un plan de capacitacin integral que considera objetivos, evaluaciones y periodicidad para todo el personal del banco. Este se aplica en forma regular. El plan de capacitacin es diferenciado de forma de instruir en los aspectos especficos atingentes a cada cargo o funcin. El personal del banco conoce las polticas y procedimientos internos. Se evala la efectividad del plan de capacitacin. 1. 5. Proceso de Seleccin de Personal Las polticas y procedimientos de seleccin de personal y de seguimiento de ste, incluyen criterios de seleccin y monitoreo del mismo. Se ha desarrollado un cdigo de tica para el personal, el que incluye valores y principios de la entidad, normas de relacin entre los empleados del banco y los clientes, responsabilidad de los empleados, confidencialidad de la informacin, entre otros. El cdigo es entregado a todo el personal, lo conocen y lo aplican. 2. Marco de gestin del riesgo 2.1 Existencia Polticas formales sobre PLAFT Existen polticas de prevencin de lavado de activos acordes al tamao, complejidad y naturaleza de las operaciones de la entidad 56
Existen polticas de aceptacin e identificacin de clientes acordes a su nivel de riesgo, las que incluyen una debida vigilancia ms estricta para los clientes de alto riesgo (instituciones financieras no bancarias, casas de cambio, entre otras.). Existen polticas de seguimiento y actualizacin de la informacin de clientes acordes al nivel de riesgo de stos, con nfasis en los clientes de alto riesgo. En las polticas se definen clientes con los que existe restricciones para operar. Las polticas definen en forma expresa la documentacin requerida al inicio de la relacin comercial de acuerdo al tipo de cliente que se trate (persona natural o jurdica), y tambin en su etapa de seguimiento. Existe una adecuada poltica de seleccin, evaluacin y seguimiento de bancos corresponsales desde la perspectiva de PLAFT. Las polticas son reevaluadas y actualizadas en forma permanente de acuerdo a las modificaciones legales, normativas, deteccin de nuevas reas o productos de riesgo, etc. y se encuentran al alcance de todo el personal. En las polticas se identifican adecuadamente los roles y responsabilidades de cada una de las reas. Se monitorea en forma peridica el cumplimiento de dichas polticas. (rea de contralora y/o rea de cumplimiento). 2. 2 Existencia de procedimientos formalizados acordes a polticas Existen adecuados procedimientos operativos para todas las reas relacionadas con el proceso de aceptacin, identificacin y seguimiento de clientes. Estos procedimientos son diferenciados de acuerdo al nivel de riesgo de los clientes y acordes a las polticas internas. Estos procedimientos recogen todos aquellos aspectos exigidos en el captulo 1-14 de la RAN. Existe un procedimiento de verificacin peridica de los clientes contra listas negativas. Existe un proceso de actualizacin peridico de los procedimientos y stos son adecuadamente difundidos a todas las instancias correspondientes. El cumplimiento de procedimientos en verificado en forma permanente (rea de contralora y/o rea de cumplimiento). 3. Medicin y monitoreo continuo del riesgo 3.1 Herramientas de monitoreo de operaciones Se cuenta con software o aplicaciones computacionales acordes al tamao, naturaleza y complejidad de las operaciones con que opera la entidad, que permiten efectuar un adecuado monitoreo de las operaciones. Se cuenta con formularios KYC que contienen informacin suficiente para elaborar perfiles de clientes y estimar operaciones que los clientes efectuarn en el futuro. La cartera se encuentra adecuadamente perfilada de acuerdo a su nivel de riesgo y permite hacer monitoreos para detectar operaciones que se alejan de ese perfil. El software permite acumular transacciones, incluye todos los productos susceptibles de riesgo, e incorpora las operaciones de empresas filiales y/o sociedades de apoyo cuando corresponda (consolidado por RUT). Se cuenta con listados de seales de alerta a disposicin del personal de front office que le permita identificar posibles operaciones inusuales, acordes a los productos y tipo de operaciones de la entidad. Los parmetros de alerta son adecuados al tamao y naturaleza de las operaciones. Se analiza en forma peridica un porcentaje adecuado de las operaciones 57
inusuales rescatadas del software. El monitoreo es diferenciado de acuerdo al nivel de riesgo de los clientes, con un mayor nfasis en los clientes de alto riesgo. El software permite generar reportes peridicos: por da, semana, mes, etc. 3.2 Proceso de identificacin, anlisis y reporte de operaciones sospechosas El personal de front office dispone de un formulario diseado especialmente que permite informar operaciones inusuales. Este tiene el nivel de detalle suficiente y existe un plazo para informarlo. Existe un plazo para responder las consultas realizadas por la unidad de prevencin a las reas de front office, respecto de operaciones analizadas. Las consultas efectuadas por el oficial de cumplimiento al front office relativo a operaciones que estn siendo analizadas, son respondidas en tiempo y forma adecuados. Se explicitan en forma clara los canales de reporte interno de operaciones inusuales con la debida confidencialidad. Existe un procedimiento escrito que define todos los pasos que debe seguir una operacin inusual rescatada por el software o informada por las reas de front office el que es conocido y se cumple. Todos los anlisis efectuados quedan debidamente documentados. Todas las operaciones que se han identificado como sospechosas son informadas a la UAF. 3. 3 Sistemas de Informacin de Gestin Se han desarrollado informes peridicos que indican el nmero de operaciones rescatadas del software u otros sistemas manuales, las analizadas, las acciones tomadas y aquellas informadas a la UAF. Estos informes son oportunos, confiables, precisos para una adecuada toma de decisiones y se entregan a las instancias adecuadas. El proceso de generacin de estos informes ha sido revisado por el rea de auditora. 4. Revisin Independiente 4.1 Funcin de auditora Se hacen auditoras peridicas con la suficiente cobertura y profundidad que incluyan aspectos tales como: Evaluacin de la calidad del control interno de prevencin de lavado de activos en todas las reas que se relacionan con esta materia. Evaluacin de la funcin oficial de cumplimento Evaluacin de los sistemas de monitoreo. Evaluacin de la informacin que se manda a la UAF. Evaluacin de la materia en filiales y sociedades de apoyo al giro. Las reas auditadas establecen compromisos de solucin con responsables y fechas de implementacin, cuyo cumplimiento es monitoreado por auditora. El personal de auditora cuenta con capacitacin especfica en la materia.
8.
GESTIN DE LA FUNCIN DE AUDITORA INTERNA Y ROL DEL COMIT DE AUDITORA Aspectos a evaluar Directorio 58
Criterios de Evaluacin 1. Gobierno y Actualizado: 07/Marzo/2014
Supervisin
Debe promover y apoyar el rol independiente de la auditora. Debe definir la misin, recursos, objetivo, enfoque del rea de auditora y asignar la jerarqua necesaria para evaluar todas las reas del banco y filiales, sin restricciones. Peridicamente debe tomar conocimiento de las labores realizadas por la auditora, sus hallazgos, seguimientos y resultados. Comit de auditora Rol y composicin El banco o sucursales de bancos extranjeros debern poseer un comit de auditora o equivalente. Su accionar debe cubrir al banco y sus filiales. Debe reportar directamente al Directorio. El Comit de Auditora debe reforzar y respaldar la funcin de las contraloras internas como su independencia de la administracin, y servir a la vez de vnculo y coordinador de las tareas entre la auditora interna y los auditores externos, ejerciendo tambin de nexo entre stos y el Directorio del banco. Debe estar conformado por a lo menos 2 directores independientes, quienes darn a conocer al Directorio los temas tratados en el comit de auditora (o bien las gerencias directamente). Adems, se recomienda que participen el contralor y el fiscal. Las condiciones de independencia se refieren a que los directores no deben desarrollar funciones gerenciales o administrativas en el banco y filiales; ni participar en comits decisionales de riesgo o negocio. Los miembros del comit no pueden participar de los ingresos o utilidades del banco ms all de su dieta como director y participante del comit. Reuniones y actas El Comit fijar la frecuencia y qurum de sus reuniones ordinarias, debiendo efectuarse a lo menos una cada cuatro meses. De cada reunin del comit, sea sta ordinaria o extraordinaria, deber levantarse un acta en la que se dejar constancia pormenorizada de los temas tratados y acuerdos adoptados. Un ejemplar de las actas del comit deber entregarse al Directorio, el que deber tomar conocimiento en su ms prxima reunin y dejar constancia en las actas de su lectura y de las resoluciones que haya adoptado, cuando corresponda. Estatutos El Comit de Auditora debe contar con estatutos que indiquen a lo menos: Composicin Organizacin Objetivos que debe cumplir Funciones Alcance de sus actividades Informacin que debe entregar al Directorio Oportunidad o frecuencia de sus reuniones regulares Qurum de asistencia para funcionar y qurum para tomar decisiones Facultades de que dispone. El comit debe cumplir las siguientes funciones: Principales funciones permanentes: Tomar conocimiento y analizar los resultados de las auditoras y revisiones internas.
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Analizar los estados financieros intermedios y de cierre del ejercicio anual para informar al Directorio. Analizar los informes sobre las visitas de inspeccin y las instrucciones y presentaciones que efecte la Superintendencia. Conocer, analizar y verificar el cumplimiento del programa anual que desarrollar la auditora interna, incluyendo cualquier cambio que ste contemple. Dar conocimiento al Directorio de los cambios contables que ocurran y sus efectos. Tomar conocimiento de las observaciones no corregidas segn plazos comprometidos por las reas auditadas, estableciendo algunos mecanismos de accin cuando lo amerite. Principales funciones no permanentes Revisin de las polticas para detectar y sancionar las operaciones de lavado de dinero y su aplicacin. Recomendaciones para requerir la revisin de determinadas situaciones a auditores externos. Estructura y funciones del rea auditora. Rol asignado, misin y visin La funcin de auditora interna debe ser independiente de las actividades auditadas. Auditora interna debe tener una posicin de jerarqua al interior de la entidad financiera, y cumplir sus funciones con objetividad e imparcialidad. Estructura Dependencia del Directorio o Comit de Auditora. Es deseable que la estructura del rea cuente con especialistas para las evaluaciones de los riesgos de crdito, financiero, operacional y filiales. La dotacin del rea debe ser suficiente para cubrir todas las reas del banco y filiales. Se debe evaluar el apoyo de auditoras corporativas, cuando corresponda. La auditora interna debe cumplir con la evaluacin permanente de los siguientes aspectos: Ambiente de control interno. Procedimientos de administracin de riesgos y funcionamientos de sus metodologas (existencias de polticas y fundamentos, aprobaciones, procesamiento de la informacin, entre otros). Los sistemas de informacin, incluyendo los sistemas de informacin de gestin. Registros contables y estados financieros. Procesamiento de las operaciones. Cumplimiento de las leyes, regulaciones y cdigos de conducta. Seleccin y capacitacin El rea de auditora interna debe recibir capacitacin suficiente y permanente para evaluar adecuadamente los riesgos a que se enfrenta la institucin.
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Polticas y Procedimientos El rea debe contar con un manual formalizado de polticas y procedimientos que rijan su accionar general, debe ser de fcil acceso e incluir, aspectos tales como: Aprobacin por el comit de auditora y/o Directorio Estructura Descripciones de funciones Enfoque de revisin (de riesgos, de procesos, entre otros.) Responsabilidades Informes a emitir Sistema de calificaciones Actualizacin permanente La planificacin anual Debe incluir al banco, filiales y empresas relacionadas, si corresponde. La planificacin debe ser aprobada por una instancia superior (Comit de Auditora). El plan debe incluir: Las reas, procesos y materias a evaluar segn la evaluacin de los riesgos. El tiempo y la frecuencia del trabajo a realizar. Presupuesto de tiempo para otras actividades, tales como capacitacin y trabajos especiales. Seguimiento al cumplimiento de la planificacin. Programas de trabajo Las reas, procesos y materias a revisar deben contar con programas de revisin formales, los que deben ser actualizados permanentemente. Los programas incorporan aspectos de riesgo, operativos, de cumplimiento (polticas, procedimientos, normativa). Las revisiones deben entregar una opinin integral de la unidad auditada, de manera de incorporar los riesgos que la afectan, la eficiencia de los procesos llevados a cabo, el nivel de cumplimiento (polticas, procedimientos, normativa), y una evaluacin de su ambiente de control, etc. Herramientas Adecuadas al tamao y complejidad del banco, acordes al desarrollo de sus funciones, por ejemplo: flujogramas, cuestionarios operativos, paneles de luces, seleccin de muestras, matrices de riesgo, etc. Deben permitir un monitoreo a distancia de los riesgos, que sean seguras, confiables y que entreguen informacin en forma oportuna. Proceso de seguimiento El sistema de seguimiento debe abarcar todas las reas, procesos y materias auditadas, tanto del banco como de sus filiales, y se debe verificar que todas las observaciones han sido solucionadas efectivamente por las reas auditadas. El proceso de seguimiento debe incluir: Procedimientos de seguimientos. Prrrogas e incumplimientos Incorpora todas las observaciones levantadas por auditora interna, auditora externa, auditoras casa matriz, SBIF, u otro. Se deben identificar las respuestas de las reas auditadas, los planes de accin, los responsables y plazos de solucin.
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Generacin de informacin de gestin para evaluar el nivel de cumplimiento de los planes de accin que regularizarn las observaciones de auditora.
3. Medicin y monitoreo continuo del riesgo
Cobertura, alcance, profundidad La funcin de auditora es transversal en la institucin y abarca todos sus procesos y reas. Cobertura. La evaluacin del control interno se realiza a todos los procesos y reas relacionados con los riesgos relevantes o crticos de la institucin y sus filiales (riesgo crdito, financiero, operacional, lavado de activos, calidad de atencin de pblico, entre otras). El alcance y profundidad de las revisiones es apropiado al tamao y complejidad de sus riesgos; procesos; reas; cumplimiento normativo. Los aspectos antes mencionados deben ser realizados sobre la base de muestras suficientes, que permitan obtener un nivel de profundidad adecuado al tamao y estructura del banco; y a la naturaleza y complejidad de sus operaciones. Opinin validada en la organizacin Las opiniones de la auditora deben ser validadas por la entidad, por cuanto las observaciones levantadas deben ser atendidas por las reas auditadas y respondidas en los plazos comprometidos. La auditora es requerida y considerada en otras labores en la entidad (participacin en comits de alta gerencia y proyectos de relevancia). Informes Detalle de los requisitos mnimos de un informe: Objetivos, alcance, conclusiones y recomendaciones. Es deseable contar con un sistema de calificaciones de las auditoras para priorizar recursos sobre aquellas situaciones de mayor riesgo. Son enviados a la alta administracin, comit de auditora y reas auditadas. Las observaciones son claras, precisas y oportunas. Esto quiere decir que se identifica el origen de los problemas, priorizando las debilidades de manera que permita dimensionar el nivel de riesgo de las unidades (procesos, reas) auditadas.
62

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Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras - Chile

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II.2 Pilares del enfoque de supervisin

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II.3 Pronunciamientos del Directorio

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II.4 Materias abordadas de acuerdo al Captulo 1-13 de la RAN

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Capacidad para Enfrentar Escenarios de Contingencia

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II.5 Calificaciones de las materias

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II.6 Categoras de Gestin y Solvencia

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III.1 Estructura de la Direccin de Supervisin

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A continuacin se presenta la estructura de la Direccin de Supervisin

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III.2 Planificacin anual de actividades

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III.3 Preparacin de visitas

III.3.1 Diagnstico Institucin Financiera

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III.3.2 Informacin requerida a la IFI

III.3.3 Carta entrada visita

III.3.4 Reunin de entrada con gerente general

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III.4 Desarrollo de las visitas

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III.5 Seguimiento continuo (supervisin ongoing)

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ANEXO N1: Planificacin Anual de Actividades

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ANEXO N2: Planificacin Anual con Actividades Extras

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ANEXO N3: Documento Tipo Diagnstico

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ANEXO N4: Documento Tipo Informacin Requerida

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ANEXO N5: Documento Tipo Carta de Entrada Visita

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ANEXO N6: Documento Tipo Informe Final NOMBRE DEL BANCO

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Conclusin global evaluacin ao 200X:

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ANEXO N7: Documento Tipo Carta de Salida

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5. ADMINISTRACIN DE LA ESTRATEGIA DE NEGOCIOS Y GESTIN DEL CAPITAL. mbito de Evaluacin: Calificacin:

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Calificacin: 8.1 La funcin de la