MSV: DIAGNOSTICO PRELIMINAR MSV

Fidel CASTRO CAYLLAHUA

2014
SISTEMICA:
METODOLOGIAS SISTEMICAS
CIBERNETICA ORGANIZACIONAL:
MODELO DE SISTEMA VIABLE
M.S.V.: INTRODUCCION
En la mayora de las empresas tradicionales la tarea de la gestin
se llevar a cabo por "la alta direccin" - tpicamente directores.
(Walker Jon. The Viable Systems Model a guide for co-operatives and federations. 2010)
PASO 1: DEFINIR EL SISTEMA A DIAGNOSTICAR
FINALIDAD: Para clarificar los lmites del sistema de
atencin.
Es indispensable iniciar el diagnstico preliminar con
una clara declaracin de la organizacin (o las partes
de la organizacin) que se est visualizando. A travs
de esta gua, esto se conoce como el sistema de foco.
1.1 Bosquejo de algunas recursiones.
La mayora de los ejercicios que siguen la forma de sta
depender totalmente del contexto. Un pequeo grupo de
trabajo se describe mejor con un simple diagrama. La
economa social de Chile participa 14 recurrencias y semanas
de trabajo. Por lo menos es esencial para asignar las
recurrencias de trabajo inmediatamente por encima y por
debajo de su sistema de enfoque.
1.2 Definir el sistema de enfoque.
Mirar el diagrama de las diferentes recurrencias. El
sistema de enfoque podra ser su todo, coperativa o un
departamento o puede ser una propuesta de
federacin de cooperativas. Pero lo que sea, hay que
ser claro sobre lo que se est concentrado. Ms tarde
puede haber un montn de diagramas en los distintos
niveles y ser fcil distraerse en los detalles de
cualquiera de estos. Lo ideal ser tener un tablero con
un montn de anuncios (por ejemplo).
Sistema de enfoque: Co-op Federacin, puestas a su
alcance para asegurarse que est claro acerca de su
enfoque actual de atencin.
1.3 Anote el propsito del sistema de enfoque.
Elaborar un informe del propsito para el sistema de enfoque, debe ser
escrito por debajo de su nombre. Esto ayudara a aclarar varias
cuestiones como el diagnostico continuo. En la actualidad esto se
conoce como la Declaracin de la misin aunque Metas y Objetivos es
una manera clara de expresarlo.
Una vez ms el punto de esto es la claridad. Una vez que el sistema de
enfoque se define con un nombre y un propsito, es mucho ms fcil
para mantener su atencin en las cuestiones pertinentes. (La cuestin
de la finalidad no es tan simple como parece a primera vista y para
aquellos de ustedes que deseen leer ms hay un poco de evocacin del
Corazn de la empresa en las que discute sus ideas).
La esencia es que el propsito solo puede ser definido como: Qu hace
realmente un sistema?. De nada sirve tener el propsito de Derribar al
mounstro capitalista, si lo que hacen realmente es sentarse a tomar
caf todo el da. Lo que importa es lo que realmente sucede, por lo tanto
concluye que la finalidad del sistema ferroviario es de disuadirlo de
viajar en tren.).
1.4 LISTE LAS DISTINTAS PARTES DE SU SISTEMA DE ENFOQUE.
Antes de iniciar el diagnstico y la identificacin de los sistemas necesarios para la
viabilidad, debe enumerar todas las partes del sistema de enfoque como usted los
ve. La lista debe ser exhaustiva, ya que se har referencia a lo largo del Diagnostico
Preliminar. Que contendr los aspectos operativos, las funciones de contabilidad,
las funciones de gestin y as sucesivamente.
En la elaboracin de la lista, mantenga un ojo alerta en el bosquejo de la
recursividad pertinente que los elementos de la lista se refieran al sistema de
enfoque. Es probable que su primera lista sea necesario revisar y que uno o dos
artculos pertenezcan a otra recursin. Revise con cuidado.
A medida que avanza el diagnstico preliminar, usted ser capaz de tomar los
elementos de su lista y asignarlos a uno de los 5 sistemas dentro del Modelo de
Sistemas Viables. Por lo tanto, la lista desaparecer gradualmente.
Si su organizacin es perfectamente viable, la lista va a desaparecer por completo
habr 5 sistemas bien definidos dando las bases para viabilidad. Si no es as, o sea:
Algunos puestos de trabajo que tenga que inventar, O
Algunos puestos de trabajo existentes no son necesarios para la viabilidad y por lo tanto
puede considerarse como redundante.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 1
Anotar los sub sistemas que
hacen cosas
(transforman),que compone
el sistema (Listar).
Dibujar una VSM de gran
tamao para identificar:
Las partes de la operacin.
Las partes que tienen el Ojo
Interno, y cul se ocupa de
estabilidad y optimizacin de
las Unidades Operacionales.
Las partes que tienen el Ojo
Externo y que hacen largos
planes de trmino a la luz de
informacin Medioambiental.
Los Sistemas de Poltica.
LISTAR:
Enumerar todas las partes del sistema
foco como usted ve.
La lista debera ser exhaustiva, ya que
se har referencia en todo el
diagnstico preliminar.
Esta debe contener la parte
operativa, las funciones de
contabilidad, las funciones de gestin
y as sucesivamente.
En la elaboracin de la lista, mantenga
un ojo en su bosquejo de los
diferentes recurrencias y garantizar
que los elementos de la lista se
refieren nicamente al sistema foco.
DIBUJO DEL VSM
2.1 Obtener la mejor hoja de papel que
puedas encontrar. He usado papel A1
de dibujo tcnico, pero ms
recientemente revestimiento de fondo
de pantalla que es ms barato por lo
que puede destrozar diagramas que no
te gusta y empezar de nuevo.
2.2 Escribir en letras grandes
SISTEMA DE ENFOQUE:
PROPSITO: (O si lo prefieresusa
MISIN, Metas y Objetivos)
2.3 Dibuje el Meta sistema (Gestin)
como un gran diamante y la operacin
como una elipse y el medio ambiente
como una forma amiboidea. Hacer que
todos sean grandes como sea posible.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 1
Al final de este proceso, usted
tendr un cuadro grande que da
una representacin de la
organizacin en su totalidad.
ste es el modelo bsico del cual el
resto de diagnstico seguir.
Usted puede encontrar que la
organizacin no tiene la forma para
llevar a cabo una cierta cantidad de
las funciones que son vitales para la
viabilidad. As, usted puede decidir
crear nuevos puestos de trabajo
para asegurar que estas funciones
obtienen desempeo. Usted
tambin puede encontrar algunos
trabajos aunque no parezca tener
cualquier cosa a hacer con los
Sistemas Viables. Usted puede
decidirse que no son necesarios.
PRIMERA CONCLUSION
Si los 5 sistemas estn
funcionando bien en su
organizacin, entonces se puede
decir que las funciones bsicas
necesarias para la viabilidad
estn presentes.
Si no es as, entonces su organizacin no es viable en los trminos
definidos en este modelo, y tendr que cambiar su organizacin
para garantizar la viabilidad.
Yo
Yo
Yo
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 2
El primer paso es la
Definicin del Sistema a
ser Diagnosticado.
Su propsito es clarificar
los lmites del Sistema
foco o de estudio.
Identificar el Propsito
de la Organizacin.
Yo
Nosotros
Hacer uso de la recursividad
Qu hace realmente el sistema
(Hacer uso: X,Y,Z)
Algunas veces tambin se puede
expresar el propsito como misin de la
organizacin.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 3 SISTEMA 1 OPERACION
Determinar el Sistema
Uno la Operacin.
Su propsito es
especificar las partes del
sistema foco que asumen
las actividades
(primarias) del Sistema
Uno.
Cada subunidad operativa
tiene su propia gestin y
entorno.
PASO 2: DIBUJAR EL ESQUEMA DE SISTEMA VIABLE.
OBJETIVO: Describir la visin general de su Sistema de Enfoque en su
totalidad.
El diagnstico de su organizacin proceder a la elaboracin de gran
tamao que representan a su Sistema de Enfoque como sistema
completo. En esta etapa, las lneas generales de las tres partes principales
de la VSM Operacin, meta sistema y Medio Ambiente. Entre ellos
representan la visin general de su sistema de enfoque en su totalidad.
El diagrama representa su sistema de enfoque que interacta con su
entorno.
La operacin lleva a cabo las actividades bsicas del sistema. Constar de
varias unidades operativas. Se trata de los msculos, las unidades de
produccin, las partes que generan riqueza.
El Meta sistema est ah para prestar un servicio a las unidades
operativas. Est ah para sostener a la organizacin. Es el cerebro,
regulador, la gestin.
Los detalles de lo que sucede en el interior de cada una de las tres formas
se completaran a medida que avanza el diagnstico.
El trabajo en este momento es dibujar el VSM en el esquema como una
visin general de su Sistema de Enfoque que interacta con su entorno.
Paso 3: SISTEMA UNO LA OPERACIN.
PROPSITO: Para especificar los elementos del Sistema de Enfoque
que llevan al cabo un Sistema de Actividades (primarias).
El primer sistema en el Modelo de Sistemas Viables es la operacin
entera, que se compone de varias unidades operativas.
Las unidades operativas emprendern las actividades del Sistema de
Enfoque bsico.
Todos ellos sern (ms pequeos) Sistemas Viables de por s, y por lo
tanto deben ser capaces de mantener una existencia separada.
Un solo sistema parece sencillo, pero en realidad es una de las reas
ms difciles de definir con claridad.
La pregunta es: son parte de lo organizacin en realidad o son copias
de seguridad, facilitadores o apoyo? Si la respuesta es lo segundo,
entonces no califica como un sistema.
Usted est ahora en condiciones de volver a la lista original de los
trabajos llevados a cabo por el sistema de enfoque y a la lista de los que
entre ellas forman un sistema.
Nota: Cada unidad operativa es un VSM, en la recursin
inmediatamente inferior y por lo tanto se incluyen tanto aspectos fsicos
y la gestin de un aspecto de la operacin.
DIBUJO DEL VSM desde el paso La adicin de las
Unidades Operativas.
Este diagrama muestra el VSM
con tres unidades operativas
destacadas.
No hay ninguna razn por la
cual debe tener tres, aunque es
poco probable que haya ms
ocho.
El diagrama tambin muestra
las partes del medio ambiente
que son especficas de las
unidades operativas
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 3
Tome de la lista inicial y
escriba los trabajos que son
actividades primarias del
sistema foco. Estos son los
elementos operacionales.
Trace unos pequeos MSVs
dentro de un gran elipse
Operacional uno por cada
unidad. Dibuje en pequeo
(uno por cada elemento
operacional) dentro del
entorno grande.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 3
Anote en el diagrama por ejemplo:
En la unidad operacional 1 escriba
almacn, y en el pequeo entorno
escriba "proveedores, mantenimiento
de maquinas, ingenieros de
almacenamiento".
Piense en las partes del entorno
externo que sean especficos para el
almacn.
Almacn
Importante: relacionar con
su entorno especfico
3.1 Lleve a lista de 1,3 y anotar los puestos de trabajo que
son las principales actividades del sistema de enfoque.
Estos son los elementos operativos. Pequeo boceto VSM
dentro de la elipse Operativo grandes, uno por cada
unidad.
3.2 Dibuja en pequeas formas superpuestas ambientales
uno por cada elemento operativo - en el entorno de gran
tamao.
3.3 Anotar el diagrama. Por ejemplo para la unidad
operacional una escritura en almacn, y en su entorno
pequeo escribir los proveedores, mantenimiento de
maquinaria, ingenieros. Piensa en aquellas partes del
entorno externo que son especficos de la bodega.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 4SISTEMA 2 COORDINACION
Determinar el Sistema Dos
Estabilidad y Resolucin de
Conflictos.
Cuyo propsito es identificar las
partes del sistema foco que
garanticen que las unidades
operativas interactan de una
manera estable.
Sin excepcin, todos los
sistemas con partes interactivas,
independientemente de su
naturaleza,
presentan problemas de
estabilidad.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 4
Las partes de un sistema
siempre tienen intereses en
conflicto.
Estos conflictos suelen dar
lugar a inestabilidades.
Las inestabilidades sin control
llegan a ser destructivas, y el
sistema empezar a oscilar.
Para hacer frente a esto,
cualquier sistema viable debe
tener un sistema dos para: la
solucin de los conflictos hacer
frente a la inestabilidad
amortiguacin de las
oscilaciones.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 4
a) Mire su lista de elementos
Operacionales.
b) Piense en algn conflicto de
intereses o inestabilidades .
Liste las inestabilidades y
las maneras en que los
tratan.
c) Tome su diagrama MVS y
dibuje el Sistema Dos.
d) Anote en su diagrama:
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 4
Ejemplo de Sistema Dos: En una
empresa
El rol semanal asigna a los
miembros a diferentes trabajos
segn las necesidades
departamentales (de turnos en un
hospital)
Control de flujo de caja, as se
estabiliza la tendencia de enormes
excedentes y sobregiros.
Sistema de control de stock
estabiliza las existencias y evita
una oscilacin entre vastas
reservas y bienes que se van
agotando.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 SISTEMA 3 OPTIMIZACION
Relacionar con el Sistema Tres o de
Optimizacin.
Su propsito es Identificar aquellas
partes del Sistema foco que optimizan la
interaccin de las unidades
Operacionales, y actualizar el diagrama
de MSV.
Este arreglo tiene mucho ms en comn
con el Sistema Tres humano en el cerebro
bajo (que se ubica sobre la columna
vertebral y optimiza el funcionamiento de
los msculos y rganos).
El Sistema Tres supervisa la coleccin de
elementos Operacionales, buscando la
sinergia.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 SISTEMA 3 OPTIMIZACION
La generacin de sinergia es
la esencia del Sistema Tres.
Todo alrededor de los
elementos operacionales
estn preocupados con
satisfacer las exigencias de
sus propios entornos y la
interaccin el uno con el otro.
El Sistema Tres se encuentra
justo en medio de toda esta
actividad, pensando en los
modos de optimizacin de
todo esto.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 SISTEMA 3 (Para el estudiante)
El sistema viable humano, es sin
duda, la ms completa red para
demostrar que todo va bien.
Cada parte del cuerpo enva
continuos mensajes a la base del
cerebro que sabe lo que pasa en
tiempo real.
Durante los perodos de intensa
actividad, esta informacin es
utilizada por la base del cerebro
para modificar el flujo de
adrenalina a los rganos y los
msculos para optimizar su
funcionamiento.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 Reglas de Intervencin
Cuando alguna unidad operativa empieza a disfuncionar y pone en
peligro la cohesin de la organizacin.
Deben existir normas que se ocupen de esto y el Sistema Tres
pueda intervenir en el elemento operativo.
Por ejemplo, si la informacin muestra que la productividad baja, las
prdidas aumentan y la moral colapsa, entonces es esencial para el
Sistema Tres intervenir. La Intervencin significa la prdida de
autonoma y slo se permite cuando la cohesin del sistema en su
conjunto est en peligro.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 SISTEMA 3 Intervencin
Las normas de intervencin,
deben ser definidas claramente,
de manera que cada elemento
operativo sabe que se queda slo
a menos que transgreda las
normas acordadas. Todo esto
necesita un diseo cuidadoso.
Beer dice que la autonoma slo
se perder cuando en el sistema
est en riesgo la cohesin.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 SISTEMA 3 Reglas de Intervencin
As que, si las acciones de una
unidad operativa amenazan con
sacudir a todo el sistema de
separacin, su autonoma debe
ser confiscada. En todos los
dems casos se debe dejar la
funcin dentro de la negociacin
de recursos (sistema dos) que es,
despus de todo, diseado para
ser autnomo
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 SISTEMA 3 Requerimientos Legales
El enfoque utilizado aqu no es de
ninguna manera jerrquica y slo
utiliza la autoridad como ltimo
recurso.
Sin embargo, aqu tenemos un
caso en el que las unidades
operativas son concebidas con
trabajo con la mxima autonoma
y deben obedecer a una autoridad
superior.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 SISTEMA 3 Requerimientos Legales
El Sistema Tres garantizar que
paguen impuestos y se adhieren a
las directrices legales sobre (por
ejemplo) Salud y Seguridad en el
Trabajo y el empleo.
El Sistema Tres tambin har
posible que los elementos
operativos se adhieran a la
poltica de la empresa,
independientemente de las
ventajas financieras.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 SISTEMA 3* AUDITORIAS
El eslabn final entre el Sistema
Tres y las unidades operativas se
llama Sistema 3 *, y va
directamente a las partes
Operativas del Sistema Uno.
Es inevitable que del sistema tres
encuentre situaciones en las que
simplemente no tiene suficiente
informacin para saber qu est
pasando.
Independientemente del tipo de
informacin que pueda necesitar,
este es el trabajo del sistema de 3 *
El Sistema 3 * se denomina a menudo
buscador de signos de estrs.
En el modelo original del sistema
fisiolgico 3 * se bas en el nervio
llamado vago, que informa a la base
del cerebro las seales de estrs en los
msculos y rganos.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 SISTEMA 3* AUDITORIAS
Tome su diagrama de MSV y dibuje
en la caja del sistema tres en la
parte inferior de la Gestin.
Dibuje dos lneas desde esta caja a
travs de todas las Unidades
operativas.
La primera lnea es el canal de
comandos. Se refiere a cuestiones
de mando del sistema tres, con las
cuestiones que los elementos
operativos que deben obedecer.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 SISTEMA 3* AUDITORIAS
La segunda lnea se refiere a los
programas de negociacin de
recursos y con los mtodos
utilizados para garantizar que las
unidades operacionales hacen la
rendicin de cuentas, es decir,
cmo demostrar al sistema tres de
que estn haciendo el trabajo que
se acord cuando los recursos
fueron asignados.
Dibuje las lneas del Sistema 3* de
el lado izquierdo del diagrama.
Escriba dentro de la caja del
Sistema Tres las personas o
departamentos que realizan estas
funciones.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 SISTEMA 3* EJEMPLOS
La Oficina de Finanzas y el Comit
de Finanzas asignan presupuestos
sobre una base anual.
Los presupuestos del personal se
deciden de una manera similar.
La rendicin de cuentas es muy
irregular. Estndares del sistema
departamental para dar cuenta de
cmo se gastan los presupuestos.
Establecer la presentacin de
informes peridicos cuantificados
ya ha sido establecido.
Las auditorias.
Las normas de intervencin.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 6 SISTEMA 4 INTELIGENCIA
Su propsito es identificar las
partes del sistema foco que se
ocupen de los planes del futuro, y
estrategias en el contexto de la
informacin del entorno.
A lo largo de este proceso, el
Sistema 4 deben referirse
constantemente al Sistema 3, para
garantizar que se consideran las
limitaciones operacionales .
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 6 SISTEMA 4 INTELIGENCIA
Listar las actividades del Sistema 4
bajo los siguientes Encabezados:
ACTIVIDAD, RESPONSABILIDAD,
ESCALA DE TIEMPO y PRIORIDAD
Actividad: Que clase de
planificacin?
Responsabilidad: Quien ha
hecho? (hace)
Escala de Tiempo: En el presente.
Prioridad: A, B, C, D o E (A es el
mas urgente)
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 7 SISTEMA 5 POLITICA
El propsito es identificar las partes del
sistema foco que se interesan de la
poltica.
La poltica se refiere a las normas que
afectan a todos en una organizacin.
Puede ser descrito como "Ethos de
nivel superior", y su papel es el de
participar en las complejas
interacciones entre los sistemas 3 y 4.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 7 SISTEMA 5 POLITICA
El Sistema 5 tiene dos funciones
principales:
En primer lugar, para suministrar
"cierre lgico": El lazo entre los
sistemas 3 y 4 es potencialmente
inestable y debe ser supervisado
sistmicamente.
En segundo lugar, supervisar los
tejemanejes en toda la organizacin.
Estos deben ser limitados por la
poltica. No hay, por supuesto, nada
para detener al Sistema 5 ejercer su
propia autoridad.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR 7 SISTEMA 5 POLITICA
Dibuje la caja del Sistema 5.
Escriba a las personas o
departamentos que son
responsables por los asuntos
de poltica del Sistema 5.
Defina una funcin, busque los pedazos de su propia
empresa y escribirla en la parte correspondiente del
diagrama.
Usted ver la cartografa su propia organizacin en
un diagrama VSM.
DIAGNSTICO PRELIMINAR COMO FUNCIONA?