UNIVERSIDAD MINUTO DE DIOS

GESTION BASICA DE LA INFORMACION

Tutor Alex Manchabajoy
FUNCIONES QUE SUMAN y CUENTAN (algunas de acuerdo a una condicin)
FUNCION SUMA
La funcin suma es una de las mas usadas, prueba de esto es que Excel tiene un icono especial para efectuar sumas rpidas, con esto quiero
decir que no hace falta poner =SUMA() para efectuar la suma de un cierto rango, lo que por cierto ahorra tiempo y evita errores, este icono se
llama autosuma y para usarlo basta con seleccionar el rango que queremos sumar hacer clic en y el resultado aparece en la celda
inmediatamente inferior al rango, aunque si queremos el resultado en otro lado basta con seleccionar la celda, luego el rango que queremos
sumar, Enter y listo( Excel 2003 y 2007)

fijmonos en la barra inferior de Excel y veremos siempre la suma ,el promedio y cuantas celdas se seleccionaron para efectuar la suma(Excel
2007).

Si tenemos varias columnas, seleccionamos esas columnasdejando espacio para poner los totales

y luego aplicamos autosuma

Si no seleccionamos nada Excel interpreta que lo que queremos sumar es la secuencia de nmeros puesta verticalmente u horizontalmente(
tiene que estar activa una cela en la columna o fila respectivamente), en estos casos inserta automticamente la funcin suma con los rangos
que interpreta querenos sumar, para obtener la suma solo nos falta apretar ENTER, para aclarar las cosas veamos los siguientes grficos.

apretamos ENTER y obtenemos la suma

y si la secuencia es horizontal
apretamos ENTER y obtenemos la suma

Tambin podemos utilizar la autosuma para obtener subtotales por ejemplo si tenemos la siguiente tabla

seleccionando los rangos de cada subtotal apretando la tecla control

y obtenemos los subtotales apretando e icono de autosuma

Si hubiramos una gran cantidad de subtotales, hacerlo as sera muy engorroso entonces lo que hacemos es seleccionar el rango adecuado y
usar "ir a" apretando F5( O) con lo que aparece

luego oprimimos Especial y vamos al siguiente pantalla en la que tildamos solo constantes y nmeros

esto hace que se seleccionen solamente los nmeros de los subtotales


luego apretamos en autosuma y obtenemos los subtotales


En Excel 2007 aparece en la solapa Inicio y en Excel 2003 en la barra iconos.
Pero la funcin suma es mucho mas que una suma rpida, esta entrega la suma de los valores que estan en las celdas a que hacen referencia los
argumentos y estos pueden ser: un valor numrico, la referencia o el nombre de una celda, la referencia o el nombre de un rango, una frmula
matemtica o una funcin, en este ltimo caso estariamos ante unAnidamiento de funcines , por otro lado los parmetros pueden ser todos lo
que nos hagan falta, o sea
=SUMA(parametro-1, parametro-2,parametro-3,.............,parametro-n..)
Veamos el siguiente ejemplo

donde se ve que la expresin =SUMA(A1:C4;E1;230;E4*F4) ubicada en la celda A7 devuelve la suma de las celdas
1- A1,B1,C1,A2,B2,C2,A3,B3,C3.A4,B4,C4
2- La celda E1
3- El nmero 230
4- El producto de las celdas E4 y F4
Por ltimo veanos un ejemplo mas prctico
Se tiene una tabla con las ganancias semestrales por cereales

Se quieren los totales anuales por granos, los totales por semestre y el total final descontando los impuestos de un 36%


Los totales se hacen con autosuma y el total final con =SUMA(d4;-E4). Los impuestos se calcularon con una frmula (=D4*$A$11) pero esto es
otro tema

FUNCION CONTAR
Para contar valores numricos Y fechas en un rango o lista de argumentos, se utiliza la funcin CONTAR, veamos la siguiente tabla

como se ve la funcin est en la celda C9 de valor 8 que es el resultado de contar los nmeros y fechas del rango C1:D5 y de las referencias C7 Y
D7 , se puede apreciar que se ignoran en la cuenta los blancos , los valores lgicos , lo errores y las cadenas de caracteres.
Para contar celdas en blanco disponemos de funcin CONTAR .BLANCO.
FUNCION CONTAR.BLANCO
Cuenta los espacios en blanco que hay en un rango

como se ve la funcin CONTAR.BLANCO que est en la celda C9 cuenta las celdas en blanco que estn en el rango C1:D7 que son 3.

Para contar celdas que no estn vacas CONTARA
FUNCION CONTARA
Cuenta todas las celdas que no estn vacas de un rango, veamos este ejemplo

en este caso el rango C1:D7 tiene 12 celdas pero como CONTARA no cuenta la vaca, el resultado de la funcin, que est en la celda C9 es 11.

FUNCION SUMAR.SI
La funcin SUMAR.SI permite sumar valores de un rango de acuerdo a un criterio o condicin.
La funcin SUMAR.SI tiene 3 parmetros:
El primero es la referencia o el rango que contiene los valore sobre los que se evaluar la condicin.
El segundo es el que contiene el criterio a aplicar con el objeto de determinar que se suma y que no
El tercero es opcional, esto quiere decir que si la condicin esta en el mismo rango donde se efecta la suma, no hace falta el tercer parmetro,
pero si el criterio esta en un rango y donde se hace la suma en otro (u otros )rangos, entonces tiene que colocarse el tercer parametro.
Para aclarar las cosas que mejor que un ejemplo: Supongamos que una inmobiliaria tiene un listado con el valor de las propiedades que se
vendieron en Enero y quiere saber la suma de aquellas que superaron los $160.000, para obtener la respuesta se emplea la funcin SUMAR.SI
como se muestra en el grfico

En este caso con dos parmetros alcanza puesto que el criterio esta en la rango E2:E5, que el mismo rango donde se efecta la suma con la
condicin dada y no hace falta poner =SUMA(E2:E5;">160000";E2:E5)..Si en cambio tenemos esta otra tabla

aqu si hace falta el tercer parmetro ya que el rango donde se efecta el criterio (D2:D5) no es el mismo que el rango donde se efecta la suma
(E2:E5).
Dejo como ejercicio averiguar las comisiones que se cobran al vendedor por propiedades cuyo costo es inferior a $ 400.000.
FUNCION SUMAR.SI.CONJUNTO
Excel 2007 incorpora una funcin nueva, SUMAR.SI.CONJUNTO, que es parecida aSUMAR.SI, que suma celdas teniendo en cuenta un solo
criterio, en tanto que SUMAR.SI.CONJUNTO, suma celdas teniendo en cuenta mltiples criterios.
SINTAXIS:
SUMAR.SI.CONJUNTO(rango de sumas; criterio_rango1; criterio1; criterio rango2;criterio2..)
donde:
rango de sumas: es un argumento obligatorio, en el que se suman una o mas celdas.
criterio_rango1: es un argumento requerido que es el primer rango en el que se evala el criterio asociado ( criterio1).
criterio1: argumento obligatorio que es un criterio asociado a criterio_rango1 en la forma de nmero, expresin, referencia de celda o texto, que
define en cual celda, en el rango de sumas, se adicionar debido al criterio_rango1.
Los otros argumentos son opcionales.
Veremos un ejemplo donde se consideran 3 criterios:
Un negocio de artculos de computacin y electrodomsticos cuenta con la siguiente tabla

y se quiere saber cual fue la suma de las ventas de Juan Lpez, en el sector
Electrodomsticos con montos que superaron los 200 $.
Como se ve los criterios son:
1. "Juan Lpez"
2. "Electrodomsticos"
3. ">200
Entonces para responder a lo que el negocio quiere saber , se introduce la tabla en
una Hoja de Excel y se usa la frmula ( en la tabla se resaltan las filas que cumplen
los 3 criterios)
que insertamos en la celda D24, dando
el resultado 4200$, como se puede ver

FUNCION CONTAR.SI
Esta funcin es una combinacin de las funcines CONTAR y SI , tiene dos argumentos, el primero es el rango cuyas celdas se desean contar y el
segundo es el criterio que determina que celda sera contada o no

con esta misma tabla podramos preguntar cuntos hombres hay


FUNCION CONTAR.SI.CONJUNTO
Excel 2007 incorpora una funcin nueva, CONTAR.SI.CONJUNTO, que es parecida aCONTAR.SI, que cuenta celdas teniendo en cuenta un solo
criterio, en tanto que CONTAR.SI.CONJUNTO, cuenta celdas teniendo en cuenta mltiples criterios.
SINTAXIS:
CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1; criterio1; rango2; criterio2)
pudiendo especificarse mas de 127 rangos/criterios.
donde :
rango1: es el rango donde se cuentan las celdas, debido al criterio1, criterio2, etc.
Los primeros dos argumentos son obligatorios.
Veremos un ejemplo donde se consideran 3 criterios:
Un negocio de artculos de computacin y electrodomsticos cuenta con la siguiente tabla

y quiere saber cuantas veces el vendedor Juan Lopez aparece en la misma, en el sector
Electrodomsticos con ventas que superan los 200 $.
Como se ve los criterios son:
1. "Juan Lpez"
2. "Electrodomsticos"
3. ">200
entonces para responder a lo que el negocio quiere saber , se introduce la tabla en una
Hoja de Excel y se usa la frmula ( en la tabla se resaltan las filas que cumplen los 3
criterios)




que insertamos en la celda D23, dando el resultado 3, como se puede ver

FUNCION CONTAR.BLANCO
Cuenta los espacios en blanco que hay en un rango

como se ve la funcin CONTAR.BLANCO que est en la celda C9 cuenta las celdas en blanco que estn en el rango C1:D7 que son 3.
FUNCION CONTARA
Cuenta todas las celdas que no estn vacas de un rango, veamos este ejemplo

En este caso el rango C1:D7 tiene 12 celdas pero como CONTARA no cuenta la vaca, el resultado de la funcin, que est en la celda C9 es 11.

FUNCION SI
La funcin SI sirve para tomar decisiones de acuerdo a una condicin, por eso podramos decir que es una funcin condicional,siendo la condicin
el resultado de la evaluacin de una proposicin lgica ( VERDADERO o FALSO), es decir; si el resultado es VERDADERO se hace una cosa, y si es
FALSO se hace otra..
Esta funcin tiene 3 argumentos

Ejemplo:
De acuerdo a un informe volcado a una tabla una empresa quiere saber en que meses tuvo prdidas o ganancias

para lo cual estos datos se ponen en una Hoja de Excel y se usa la funcin SI de la siguiente manera


arrastrando la funcin hasta completar, el resultado final es

A esta empresa no le fue demasiado bien-