SERVICO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA COMPLEJO TECNOLGICO PARA LA GESTIN AGROEMPRESARIAL TECNLOGO EN CONTABILIDAD Y FINANZAS YARUMAL 2009
CUESTIONARIO
Documentos Contables y No contables. En qu consisten cada uno de ellos?
SOLUCIN
Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Todas las operaciones econmicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuacin se presentan los principales papeles comerciales y ttulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definicin y sus principales caractersticas.
GENERALIDADES Todos los soportes contables deben contener la siguiente informacin general: Nombre o razn social de la empresa que lo emite. Nombre, nmero y fecha del comprobante. Descripcin del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.
Los documentos contables negociables son:
-- Cheque: Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario". De acuerdo con la manera como se diligencia el cheque, ste recibe diferentes nombres: Cheque cruzado. Cheque certificado. Cheque especialmente cruzado. Cheque se gerencia.
--Letra de cambio: a Este documento negociable o ttulo valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada. En el comercio se utiliza la letra de cambio como garanta de pago en compras y ventas a crdito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
-- Pagar: Es un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los crditos bancarios. --Libranza: Es un documento comercial, regularmente utilizado por cooperativos o empresas en las cuales labora el beneficiario de un prstamo a crdito. Mediante la libranza, el deudor autoriza a su patrono la deduccin de cuotas peridicas de su salario, honorarios o particiones a que tiene derecho, para la cancelacin de su obligacin crediticia. --Factura cambiaria: Es un ttulo valor, que el vendedor puede podr librar y entregar al comprador .No podr librarse factura cambiaria que no corresponda a una venta efectiva de mercaderas entregadas real y materialmente al comprador. La factura cambiaria incorpora la obligacin de pagar una suma de dinero y de ah que sea ttulo valor de contenido crediticio al cual le son aplicables en lo pertinente, las disposiciones sobre la letra de cambio. --Certificado de depsito: El certificado de deposito tiene su causa en la existencia de los almacenes generales de Depsito, cuyo fin radica en la guarda de bienes cuya entrega se respalda solemnemente a efecto de reconocer al titular del dominio por anticipado y facilitar su recuperacin. Dada la esencia del certificado de depsito se estima que este es un titulo causal, esto es, que contiene el negocio jurdico que la da origen. Se ha dicho que cuando el certificado de depsito es puesto en circulacin y ha adquirido por un tercero, las circunstancias que rodearon la celebracin del depsito y que dieron origen a las relaciones entre depositante y almacenista, no son oponibles a los adquirientes del derecho. El certificado de depsito es igualmente representativo de mercancas, de manera que la enajenacin de los objetos se cumple con la entrega material del ttulo. Los certificados de depsito incorporan los derechos del depositante sobre las mercaderas depositadas o sobre el dinero depositado y estn destinados a servir como instrumento de enajenacin, transfiriendo a su adquiriente los derechos. Por expresa autorizacin del Art. 763 del Cdigo del Comercio, el certificado de depsito puede ser expedido nominativo, a la orden del portador, de lo cual se deduce que su ley de circulacin se cumple con el traspaso firmado y registrado del ttulo en el primer caso. El vencimiento seala el momento en que la obligacin contenida en el certificado de depsito, se hace exigible. El certificado de Depsito en el que no se indique plazo para el pago, se considera Depsito a la Vista. El certificado de depsito en el que se indica una fecha de vencimiento determinada, ya sea por das, o meses o aos, se denomina Depsito a Trmino.
Los documentos contables no negociables son:
Los documentos o negociables sirven de informacin sobre las condiciones de una transaccin comercial y suministran datos necesarios para su registro contable; no tienen carcter negociable. Los principales son:
--Cotizacin: Es un documento expedido por el vendedor a solicitud del cliente. Este contiene informacin referente al bien o servicio que se ofrece y las condiciones como se plantea la negociacin.
Facilita informacin al cliente para la toma de decisiones, antes de realizar una negociacin.
--Pedido: Contiene informacin sobre el objeto que desea comprar y dejar constancia del compromiso del cliente de comprar un bien en determinadas condiciones.
--Remito o remisin: Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisin de los bienes vendidos. En l, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar. Sirve de base para la preparacin de la factura.
El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina ala seccin facturacin para que proceda ala emisin de la factura. Por ltimo el triplicado permanece en la seccin depsito par constancia de las mercaderas salidas.
--Factura de compra-venta: La factura comercial es un soporte contable que contiene adems de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripcin de los artculos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad. La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso). Numeracin en orden consecutivo. (Preimpreso). Apellidos y nombre o razn social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso). Apellidos y nombre o razn social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedicin. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados. El nombre o razn social y NIT del impresor de la factura. (Preimpreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
-- Recibo de caja: El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un dbito a la cuenta de caja y el crdito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
--Comprobante de pago: Llamado tambin orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.
--Recibo de consignacin bancaria: Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la mquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
--Nota Dbito: Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de sus obligaciones.
-- Nota Crdito: Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancas, para su contabilizacin se utiliza un comprobante llamado nota crdito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. --Tarjeta krdex: En el momento de efectuar una remisin, el auxiliar, la persona encargada o el almacenista procede a dar salida a la mercanca en la tarjeta de krdex, donde se lleva el control de existencias.
El objeto fundamental de la tarjeta de krdex es disponer de un control permanente de las entradas y salidas de cada uno de los artculos