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Teora General de los Sistemas
Informticos
Autor: Gloria
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Presentacin del curso
Podemos definir el desarrollo de sistemas informticos como el proceso mediante el
cual el conocimiento humano y el uso de las ideas son llevados a las computadoras;
de manera que pueda realizar las tareas para la cual fue desarrollada.
Para que esto sea utilizado debern, funcionar adecuadamente, ser de fcil manejo,
adecuarse a la empresa para la que fu diseada y debe ayudar al personal a realizar
su trabajo de forma eficiente
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5. 633
1. Introduccin
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Sistema: Conjunto de principios sobre una materia enlazados entre si, formando un
cuerpo de doctrinas
Conjunto ordenados de cosas que contribuyen a un fin.
Desarrollo de Sistema Informtico: El proceso mediante el cual el conocimiento
humano y el uso de las ideas son llevados a las computadoras; de manera que pueda
realizar las tareas para la cual fue desarrollada. Y para que el mismo sea utilizado
deber:
- Funcionar adecuadamente
- Ser fcil de manejar
- Adecuarse a la empresa para la cual fue diseada
- Debe ayudar al personal ha realizar su trabajo de forma eficiente
Anlisis y diseo de sistema: es el proceso de examinar una situacin de la
empresa, con la intencin de mejorarla mediante nuevos procedimientos y mtodos
Vista general del Anlisis y diseo de sistema: El desarrollo de sistemas puede
estructurarse en forma general mediante dos componentes principales:
- Anlisis de sistema
- Diseo de sistema
El Anlisis: Es el proceso mediante el cual sirve para recopilar e interpretar los
hechos, diagnosticar problemas y utilizar estos hechos a fin de mejorar el sistema,
en el anlisis se especifica que es lo que el sistema debe hacer y como alcanzar el
objetivo, este trabajo lo realiza el Analista de Sistemas.
El Diseo de sistema: Es el proceso de planeacin de un nuevo sistema dentro de
la empresa, para remplazar o complementar el existente; una vez que se halla
entendido el sistema anterior y determinar como se puede utilizar la computadora
en forma optima, debe especificar todas las caractersticas que se consideraran en el
producto terminado.
2. Ejemplo
[http://www.mai l xmai l .com/curso-teori a-general -si stemas-i nformati cos/ej empl o]
Considrese el almacn de una tienda de ropa; Con el objetivo de controlar mejor
sus inventarios y tener informacin mas actualizadas sobre los niveles de
inventarios y puntos de pedido, la empresa solicita computarizar las operaciones
del almacn:
Para ello debemos investigar primero, como maneja la tienda sus operaciones, por
ejemplo:
- Que forma se utiliza para almacenar la informacin en forma manual tales como requisiciones, ordenes de compras y facturas
requisiciones, ordenes de compras y facturas
- Que informes se producen ahora y para que se utilizan ( buscar toda la
informacin referente a dichos informes) lista de aviso de pedido , ordenes de
compras, inventario en existencias y etc.
- Buscar donde se originan estas informaciones ejemplo dpto de compra, dpto de
contabilidad, almacn
Debemos comprender la forma en que trabaja el sistema actual y mas
especficamente cual es el flujo de informacin por el que atraviesa el sistema.
Es importante conocer porque la tienda desea cambiar sus operaciones actuales:
Tiene problema al dar seguimiento a los pedidos, a la mercanca o al dinero?
Ha cado en muchos papeleos en manejo de sus inventarios?
Necesita un sistema mas eficientes antes de que ample sus operaciones?
Solo despees de recabar todos estos datos se puede comenzar a definir un sistema
de informacin basado en la computadora y que sirva a todos los usuarios del
sistema.
Esta acumulacin de informacin se llama: Estudio de sistema y debe presidir a
todas las actividades del anlisis.
Los analistas de sistemas no solo resuelven los problemas actuales. Frecuentemente
se les llama para ayudar a mejorar la expansin planeada de una empresa. En este
caso, el estudio del sistema se orienta hacia el futuro, dado que no existe ningn
sistema actual.
El analista considera tan cuidadosamente como sea posible, cuales sern las
necesidades de la empresa y en que rea deber considerar los cambios para que
coincidan con estas necesidades.
En este caso y en la gran mayora de las circunstancia los analistas pueden
recomendar formas alternas para mejorar la situacin normalmente es posible
aplicar mas de una estrategia.
3. Que es un sistema?
[http://www.mai l xmai l .com/curso-teori a-general -si stemas-i nformati cos/que-es-si stema]
En el sentido ms amplio, un sistema es simplemente un conjunto de componentes
que interactan para alcanzar un objetivo.
Un negocio es un sistema. Sus partes tienen nombres tales como: Mercadotecnia,
produccin, ventas, investigacin y personal. Estos componentes trabajan todos
juntos para crear una utilidad que beneficia a alguien. Ahora bien, cada una de
estas partes es un sistema en si mismo. El dpto de contabilidad puede consistir en
cuentas por cobrar por pagar, facturacin, auditoria, etc. Cuando se comienza a ver
lo abundante que son los sistemas no sorprende darse cuenta que cada sistema
del negocio depende de uno o ms entidades abstractas llamadas Sistemas de
Informacin, por medio de estos sistemas los datos pasan de una persona o
departamento a otro y puede realizarse cualquier cosa, desde comunicaciones entre
oficinas telefnicamente hasta un sistema de computadoras que genere
informaciones peridicas para diferentes usuarios.
Los sistemas de informacin de hecho sirven a todos los sistemas de un negocio
como se vera mas adelante.
Ellos son el lazo que mantiene unidos a diferentes componente en forma total que
pueden trabajar de manera efectiva hacia el mismo objetivo.
4. Caractersticas importantes de los sistemas
[http://www.mailxmail.com/...eneral-sistemas-informaticos/caracteristicas-importantes-sistemas]
El objetivo de un sistema es la razona de su existencia para cumplir sus propsitos
los sistemas interactan con su medio ambiente, es decir cualquier entidad que se
site fuera de los limites del sistema.
Las fronteras separan los sistemas de su medio ambiente.
Los sistemas que interactan con su medio ambiente reciben entradas y producen
salidas Son Sistemas abiertos, en contraste con los sistemas que no interactan
con sus alrededores y que se conocen como sistemas cerrados.
El elemento de control se relaciona con la diferencia entre si los sistemas son
abiertos o cerrados.
Existen niveles aceptables de rendimientos llamados estndares. Los rendimientos
reales se comparan contra los estndares. Las actividades que estn muy por
encima o por debajo de estos estndares deben anotarse de manera que se puedan
estudiar y se logran los ajustes necesarios.
La informacin suministrada a travs de la comparacin de los resultados con los
estndares y el informe de los elementos de control sobre las diferencias, se
denominan retroalimentacin.
Para resumir, los sistemas utilizan un modelo de control bsico que consisten:
1. Un estndar para rendimiento aceptables
2. Un mtodo de medicin de ese rendimiento real
3. Una forma para comparar el rendimiento real contra el estndar
4. Un mtodo para retroalimentacin
Los sistemas que pueden ajustar sus actividades a niveles aceptables continuaran
funcionando, los que no pueden hacerlo se detienen.
El concepto de interaccin dentro de un medio ambiente que caracteriza a los
sistemas abiertos es esencial para el control por medio de la recepcin de la entrada
y la evaluacin de la misma un sistema puede determinar que esta bien operado.
Si un negocio por ejemplo, produce objetos o servicios caros o bajos en calidad la
gente probablemente no lo comprara. Las cifras de ventas bajas por la
retroalimentacin que le indica a la gerencia que necesita ajustar los productos y
la manera de produccin para mejorar el rendimiento y ajustarse a las expectativas.
5. Sistemas de Negocios
[http://www.mai l xmai l .com/curso-teori a-general -si stemas-i nformati cos/si stemas-negoci os]
Todos los sistemas de produccin tienen semejanzas: Su propsito es producir
bienes o productos que satisfagan las demandas que hay para ellos en el mercado.
Para alcanzar este objetivo los sistemas interactan con su medio ambiente para:
Adquirir los materiales necesarios, personal y conocimientos para producir bienes,
ningunas de estas entradas se pueden omitir para que pueda continuar la
produccin, los sistemas de produccin no podrn manufacturar muchos productos
o los trabajadores faltan. Los sistemas de produccin tambin producen salidas que
consisten en productos terminados, desperdicios, tecnologas de produccin, etc.
Para continuar con su funcionamiento los sistemas de produccin deben de estar
bajo control: por ejemplo cumplir con ciertos estndares de rendimientos. La
cantidad de productos manufacturados debe cumplir con cuotas ya presupuestadas y
alcanzar niveles aceptables de calidad y costos.
Los gerentes continuamente vigilan los rendimientos reales y los comparan con la
productividad planeada; si existen diferencias o la eficiencia estn por debajo de la
expectativas se realizan cambios en este sentido Los sistemas de produccin son
autorregula torios y auto ajustables: Remplazaran al personal, compraran nuevos
equipos o modificaran los procedimientos si no es satisfactorio el ajuste interno
esto significa que hay muchas fallas , la calidad esta peligrosamente baja o los
precios son poco razonables por lo tanto, las fuerzas reguladoras del medio
ambiente intervendrn.
Los sistemas de produccin son subsistemas dentro de las grandes empresas y
estn integradas por otros subsistemas para la adquisicin de materiales,
mantenimiento de equipos y capacitacin de los trabajadores.
Los sistemas de produccin son algunos de los muchas clases que existen aun
cuando las caractersticas generales de todos los sistemas son idnticas. Se puede
comenzar a examinar cualquier sistema con este marco de referencia en mente y
aadir los detalles especficos conforme se necesiten o se aprendan. Esta
flexibilidad que los conceptos de sistemas serian tiles para los negocios en general
y para los diseos de los sistemas de informacin en particular.
6. Sistemas de Informacin para los Negocios:
[ http://www.mai l xmai l .com/...eori a-general -si stemas-i nformati cos/si stemas-i nformaci on-negoci os]
Los sistemas de informacin son como cualquier otro sistema dentro de la empresa en
cuanto tiene propsitos de interactuar con otros componentes de la compaa.
La tarea de los sistemas de informacin consiste en procesar la entrada, mantener archivos
de datos en relacin con la empresa y producir informacin informes y otras salidas.
Los sistemas de informacin estn integrados por subsistemas que incluye el hardware,
software y almacenamiento de los datos para los archivos y bases de datos. Procedimientos
especficos describen los sistemas utilizados.
El conjunto particular de subsistema, es decir, el equipo especifico, programa, archivos y
procedimientos, comprenden una aplicacin de sistema de informacin. Por lo tanto, los
sistemas de informacin pueden tener aplicaciones de compras, contabilidad o ventas.
Dado que los sistemas de informacin dan apoyo a otros sistemas de la empresa, los
analistas deben estudiar primero el sistema de la compaa como un todo y despus los
detalles de los sistemas de informacin
Con frecuencia el personal utiliza organigrama para describir las relaciones de los
componentes de la empresa, como divisiones, departamentos, oficinas y personal. Aunque
los organigramas pueden mostrar las relaciones formales entre los componentes con cierta
exactitud, no dicen como opera el sistema de negocios, dado que muchos detalles de
importancia no se ponen en las cajas del diagrama. Ejemplos de otros datos en relacin con
el sistema que son importantes para los analistas de sistemas incluye:
1.- Canales no formales: que interacciones existen entre el personal y los departamentos,
pero que no aparecen en el organigrama o en los procedimientos de operacin previamente
establecidos?
2.- Interdependencias: En que otros departamentos y componentes de la empresa se
encuentra una dependencia especifica?
3.- El personal clave y las funciones: Cuales individuos y elementos del sistema son mas
importantes para su existencia exitosa?
4.- Relaciones criticas de comunicaciones: Como circulas la informacin y las instrucciones
entre los componentes de la empresa y como interactan las diferentes arreas con las
dems?
7. Ejemplo de organigrama
[http://www.mai l xmai l .com/...curso-teori a-general -si stemas-i nformati cos/ej empl o-organi grama]

Este no es un conjunto exhaustivo de preguntas, pero marca la importancia de
investigar y analizar la forma en la que opera la compaa.
Durante el diseo, en cambio, los analistas son responsables de identificar las
caractersticas importantes que se necesiten en un nuevo sistema. Ellos especifican
como operaran los sistemas y sus subsistemas las entradas que se requieren y las
salidas que se producirn, as mismo, establecen en que trabajo se utiliza la
computadora y cual se hace manualmente.
Los analistas de sistemas tienen relacin con los sistemas de control en dos formas:
- Por un lado, describen los elementos de control como estndares y mtodos para
evaluar los rendimientos contra los estndares para los sistemas de informacin
que disee. Al mismo tiempo, los sistemas de informacin que especifican
proporcionan informacin a los gerentes y usuarios, de manera que puedan
determinar si los sistemas de negocios que administran operan apropiadamente.
- Desarrollar mecanismos de retroalimentacin en la empresa es un paso esencial
en el diseo para apoyar las actividades de ambos sistemas. Ninguno de los dos
funcionara si esta ausente un control adecuado.
En las empresas, los analistas desarrollan dos tipos diferentes de sistemas de
informacin: los sistemas de procesamiento de transacciones mejoran las
actividades diarias de las cuales dependen la compaa. Las aplicaciones normales
incluyen el proceso de datos contables, preparacin de nominas y manejo de
pedidos de ventas. Las actividades son de rutina, ocurren con frecuencia y en la
misma forma.
Los sistemas de procesamientos de transacciones automatizadas postulan con su
objetivo bsico la eficiencia la velocidad y exactitud en el procesamiento de grandes
cantidades de datos.
Los sistemas de decisin administrativos se utilizan para dar apoyo directo a los
gerentes responsables de la toma de decisiones dentro de la empresa, aunque los
sistemas de decisiones administrativas no les dicen a los gerente como tomar las
decisiones, les ayudan proporcionndoles informacin importante que servirn de
entrada al proceso de decisiones.
8. Tcnicas de Recopilacin de Datos
[http://www.mai l xmai l .com/...-teori a-general -si stemas-i nformati cos/tecni cas-recopi l aci on-datos]
El anlisis de sistema es el conocimiento de situaciones y no la solucin de los
problemas. Los buenos analistas, por lo tanto, hacen hincapi en la investigacin y
las preguntas para aprender como opera un sistema actualmente y para identificar
los requerimientos que los usuarios tienen para uno nuevo o modificarlo. Solo
despus de que los analistas han entendido por completo el sistema, son capaces de
analizarlo y conjuntar las recomendaciones para el diseo de sistema.
Estudiaremos el anlisis de sistemas y la determinacin de sus requerimientos y las
preguntas que estos incluyen. Adems se examinan con detalle los mtodos para
recabar datos en relacin con los requerimientos, lo que se conoce como tcnica
para encontrar datos.
9. Determinacin de los requerimientos
[ http://www.mai l xmai l .com/...teori a-general -si stemas-i nformati cos/determi naci on-requeri mi entos]
La determinacin de los requerimientos es el estudio del sistema actual del negocio a fin de
encontrar como trabaja y donde debe mejorase. Los estudios del sistema son el resultado
de una evaluacin para conocer como funcionan los mtodos actuales o si son necesarios o
posibles algunos ajustes; elaborar preguntas en relacin con los sistemas manuales y los
computarizados.
Dado que los analistas de sistemas no trabajan como gerentes o empleados en los
departamentos para usuarios (como mercadotecnia, contabilidad, venta, compra o
produccin), no tienen los mismos conocimientos sobre hechos y datos que los gerentes y
usuarios de esas reas; por lo tanto un paso inicial en la investigacin es entender la
situacin.
Existen ciertos tipos de requerimientos tan fundamentales que son comunes a todas las
situaciones. Contestar los grupos especficos de preguntas que analizan esta secciones,
permitir comprender estos requerimientos bsicos.
10. Requerimientos bsicos
[ http://www.mai l xmai l .com/...curso-teori a-general -si stemas-i nformati cos/requeri mi entos-basi cos]
Los analistas estructuran su investigacin y buscan respuestas a las siguientes 4 preguntas
principales.
1.- Cul es el proceso bsico?
2.- Qu datos se utilizan o se producen durante este proceso?
3.- Cuales son los limites impuestos por el tiempo y cantidad de trabajo?
4.- Qu controles de rendimientos se utilizan?
Entender al Proceso.
Se harn preguntas que proporcionaran un antecedente de los datos fundamentales y de la
descripcin del sistema.
Cul es el propsito de esta actividad?
Cuales son los pasos que se realizan?
Dnde se realizan?
Quin los ejecuta?
Cunto tiempo consume?
Conque frecuencia se realizan?
Quin utiliza la informacin resultante?
Tcnicas para hallar datos:
Los analistas utilizan una variedad de mtodos a fin de recopilar los datos sobre una
situacin existente, como entrevistas, cuestionarios, infeccin de registros (revisin en sitio)
y observacin. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente se utilizan dos o tres
para complementar el trabajo de cada una y ayudar asegurar una investigacin completa.
11. Entrevista
[http://www.mai l xmai l .com/curso-teori a-general -si stemas-i nformati cos/entrevi sta]
Las entrevistas se utilizan para recabar informacin en forma verbal, a travs de
preguntas que propone el analista, quien responde puede ser gerentes o empleados,
los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del
sistema propuesto o aquellos que proporcionaran datos sern afectados por la
aplicacin propuesta.
Las entrevistas pueden ser de forma individual o en forma de grupo y no siempre
son la mejor fuente de datos de aplicacin.
La entrevista es una forma de conversacin no dei interrogacin, En las
investigaciones de sistemas las formas cualitativas y cuantitativas de la informacin
son importante.
La informacin cualitativa esta relacionada con opiniones, polticas y descripciones
narrativas de actividades o problemas.
La informacin cualitativa trata con nmeros, frecuencias o cantidades.
Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencias en relacin a como se
podra hacer el trabajo.
La entrevista a veces es la mejor forma para conocer la actividad de la empresa.
12. Determinacin del tipo de entrevista
[http://www.mai l xmai l .com/...eori a-general -si stemas-i nformati cos/determi naci on-ti po-entrevi sta]
Entrevistas no estructuradas: Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir
informacin general, es conveniente elaborar una serie de preguntas sin
estructuras, con una sesin de preguntas y respuestas libres.
Entrevistas estructuradas: Sin embargo cuando los analistas necesitan adquirir
datos ms especficas sobre las operaciones o desean asegurar una alta
confiabilidad en las respuestas a las preguntas que han propuesto a su
entrevistado, las entrevistas estructuradas son mejores
Ventajas y desventajas de las entrevistas estructuradas y no estructuradas

13. Seleccin de entrevistados
[http://www.mai l xmai l .com/...urso-teori a-general -si stemas-i nformati cos/sel ecci on-entrevi stados]
Seleccin de entrevistados
Se debe tener cuidado de seleccionar aquellas personas que tienen informacin que
no se pueda conseguir de otra forma.
La informacin recogida en las entrevistas deber ser verificada por los otros
mtodos de bsqueda de datos.
En la primera etapa la entrevista solo se aplica a gerentes o personal de supervisin,
En la investigacin detallada donde el objetivo es descubrir hechos especificar
opiniones y conocer como se manejan las operaciones desempeadas actualmente
las entrevistas se aplican a todos los niveles gerenciales y de empleados y depende
de quien pueda proporcionar la mayor parte de la informacin til para el estudio.
Realizacin de la Entrevista:
La habilidad del entrevistador es vital para el xito en la bsqueda de hechos por
medio de la entrevista. Las buenas entrevistas dependen del conocimiento del
analista tanto de la preparacin del objetivo de una entrevista especifica como de
las preguntas por realizar a una persona determinada.
El tacto la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una
entrevista exitosa.
14. Como llevar a cabo una entrevista exitosa
[ http://www.mai l xmai l .com/...general -si stemas-i nformati cos/como-l l evar-cabo-entrevi sta-exi tosa]
Como llevar a cabo una entrevista exitosa.
Entrevistar es un arte, as como una habilidad que se da a travs de la practica y el
conocimiento del sistema que esta investigando. Aquellos que tienen xitos y son efectivos
al utilizar los mtodos de entrevistas, durante los estudios de sistemas, estn de acuerdo
con las etapas que los analistas deben seguir.
Para asegurar que la entrevista sea til, el analista debe seguir los siguiente indicadores.
1.- Realcese una cita por anticipado con quienes valla a entrevistar. Las entrevistas son
exitosas solo si se ha planeado y arreglado con cuidado por anticipado. Entrar a una
oficina de un alto ejecutivo sin anunciarse antes era un error. Avsele a los entrevistados la
naturaleza de la entrevista. Planese mantener una entrevista comn por no mas de una
hora.
2.- Preparase conociendo de antemano a los individuos que va a entrevistar. Familiarcese
con el tema de la entrevista y preprese un conjunto apropiado de preguntas que debe
contestarse durante las conversaciones planeadas.
3.- Durante la entrevista:
- Comience por preguntar subrayando el tema de la entrevista y estableciendo la
naturaleza del proyecto sobre el cual se trabaja.
- Comience por preguntas generales que establecern el marco de trabajo con el cual se
conducir el resto de la entrevista.
- Continese con los temas y aspectos que surjan de quienes responden. Asegrese de
encontrar por que quienes responden creen que es tan importante el tema como para
comentarios.
- Limitase las notas que se escriban para evitar distraer a quienes respondan.
- Cuando todos los temas vistos con los entrevistados se hayan discutidos realcese otras
preguntas especificas que se crean deban discutirse.
- Al final de la entrevista resmase la informacin recabada durante la misma. Si se
considera apropiado indquese que se preparara para quienes respondan un resumen escrito
de la entrevista para que puedan examinarlo. Considrese la posibilidad de continuar con
las entrevistas despus.
15. Cuestionarios:
[http://www.mai l xmai l .com/curso-teori a-general -si stemas-i nformati cos/cuesti onari os]
Cuestionarios:
Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy til para las entrevistas sin
embargo, existen ciertas caractersticas que pueden ser apropiadas en algunas
situaciones e inapropiadas en otras. Al igual que las entrevistas deben disearse
cuidadosamente para una mxima efectividad.
Recabacion de datos mediante cuestionarios.
Para los analistas los cuestionarios pueden ser la nica forma posible de
relacionarse con un gran numero de personas para conocer varios aspectos del
sistema.
Cuando se lleva a cabo un estudio se puede distribuir a todas las personas el
cuestionario apropiadas para recabar hechos en relacin con el sistema.
Las preguntas estandarizadas pueden proporcionar datos ms confiables.
Se pueden reunir grupos de trabajos para responder el cuestionario.
Las tasa de respuestas pueden mejorar pero rara vez llegan a tener una respuesta
total .
Seleccin de formas para cuestionarios.
Existen dos formas de cuestionario para recabar datos: Cuestionarios abiertos y
Cerrados y se aplican dependiendo de s los analistas conocen de antemano todas
las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlas
Cuestionarios abiertos: Se aplica cuando se quieren conocer los sentimientos,
opiniones y experiencias generales, son tiles cuando se quiere explorar el
problema bsico, proporcionan una amplia posibilidad para quienes responden.
Cuestionarios cerrados: Limita las respuestas posibles del interrogado por medio
de un cuidadoso estilo de preguntas el analista puede controlar el marco de
referencia. Es el mejor mtodo para obtener informacin sobre los hechos.
Etapas en el desarrollo de un cuestionario.
Seleccin de quienes recibirn el cuestionario
16. Revisin de registros
[http://www.mai l xmai l .com/...curso-teori a-general -si stemas-i nformati cos/revi si on-regi stros]
Revisin de registros
Con frecuencia en muchas empresas la informacin ya se encuentra disponible para
que los analistas conozcan la actividad u operaciones con las cuales no esta
familiarizados.
Los analistas examinan datos y descripciones que ya estn escritos o registradas en
relacin con el sistema y departamento de usuarios.
Recuperacin de datos por medio de la inspeccin de registros.
El termino de registro se refiere a los manuales escritos sobre poltica, regulaciones y
procedimientos de operaciones estndares que la mayora de las empresas mantienen
como gua para gerentes y empleados. Los manuales que documentan o describen las
operaciones para los procesos de datos existentes, o sistemas de informacin que
entran dentro del rea de investigacin, tambin proporcionan una visin sobre la
forma en que el negocio debera conducirse. Normalmente muestran los
requerimientos y restricciones del sistema (como cantidad de transacciones o
capacidad de almacenamiento de datos) y caracterizaciones del diseo (controles y
verificaciones del procesamiento)
Seleccin de los registros para revisin.
En la mayor parte de las empresas los manuales y estndares sobre procedimientos
de operacin usualmente son obsoletos, a menudo no se mantienen al corriente lo
suficiente para sealar los procedimientos existentes. Los diagramas de organizacin
muestran como as diferentes unidades deberan relacionarse con otras, pero muchas
no reflejan las operaciones actuales.
Los documentos y forman que se utilizan a travs del sistema (Aun los que estn en
blanco), pueden proporcionar conocimientos al analista sobres el sistema,
Al comparar las formas en blanco con el procedimiento y los manuales de operacin
se muestra al analista como debe llenarse; por lo tanto recabar y comparar las formas
ya completas y los informes permiten sealar cualquier variacin entre los usos de
hechos y el prescrito en los documentos.
Puede ser muy revelador "Muestrear" algunos de los documentos o formas utilizadas
en el proceso. Los analistas pueden obtener copias para observar que hay y que falta.
Analizar un conjunto de copias seleccionada al alzar permite el calculo de porcentajes
de error y las estadsticas que describen en forma completa una situacin.
17. Recopilacin de datos mediante observacin
[ http://www.mai l xmai l .com/...ori a-general -si stemas-i nformati cos/recopi l aci on-datos-observaci on]
Recopilacin de datos mediante observacin
Ver es creer, Observar las operaciones les proporcionan al analista hechos que no podra
obtener de otra forma.
Recuperacin de datos por medio de la Observacin.
La observacin proporciona informacin de primera mano en relacin con la forma en se
llevan a cabo las actividades.
Un analista que desea conocer lo que hace el gerente de alto nivel cuando decide si aceptara
una oferta de fusin recibida en la maana, debe observar el tipo de informacin requerida
y que tan pronto le llega y de donde vienen; tambin es importante si esta informacin se
utiliza o no.
Cuando Observar.
La observacin es muy til cuando el analista necesita ver de primera mano como se
manejan los documentos, como se llevan a cabo los procesos y si ocurren los pasos
especificados. La observacin es un arte en si misma. Saber que se busca y como guiar su
significado tambin requiere de experiencia. Los observadores con experiencias captan
quienes utilizan los documentos y si encuentran dificultades: tambin estn alertas para
detectar documentos o registros que no se utilizan; por ejemplo, si un vendedor no utiliza
un libro de precio para completar un pedido grande Eso significa que esta seguro del
precio correcto del articulo, aun cuando existan mas de 10 000 artculos diferentes en el
libro? Como se sabe, muchas veces la memoria puede fallar. Confiar en eta puede ser una
de las causa del problema investigado por el analista (Incluso si el vendedor recuerda el
ultimo precio este pude haber cambiado)
Siempre deben identificar las tareas problemticas que llevan a los empleados a cometer
errores con frecuencias al completarlas as como aquellas que tienden a retardar el
procedimiento. Los cuellos de botellas son lugares en un sistema de proceso en donde las
cargas de trabajo se incrementan debido a que no pueden realizarse tan rpido como legan.
No solo son un problema de operacin; los cuellos de botellas tambin se presentan en
niveles de alta gerencia (como aquellos que se requieren firmas para aprobaciones
formales). La observacin puede ayudar a detectar la causa y revelar si el cuello de botella
se rompe de vez en cuando ( Y como?) o si continua incrementndose.
18. ANALISIS Y DISENO DE CODIGOS Y FORMAS
[ http://www.mai l xmai l .com/...ori a-general -si stemas-i nformati cos/anal i si s-di seno-codi gos-formas]
Diseo de documento fuente.
El documento fuente es la forma en la cual los datos se captan inicialmente, es decir estn
registrados, por ejemplo la forma del Presupuestos en Divisas - PLAN 2002 en la figura es
el documento fuente para registrar los datos de transacciones que sern introducidos al
sistema de informacin. Para decidir como se disearan los documentos fuentes para captar
los datos que sern introducidos al sistema, el analista se hace las siguientes preguntas:
1.- Estn los datos anotados de forma que sean tiles y legible al sistema?
2.- Que mtodo es mejor para introducir los datos, mientras se reduzcan la cantidad de
entrada, l numero de errores en los datos y el tiempo requerido para prepararlos e
introducirlos?.
Con el objetivo de disear el documento fuente el analista necesita decir primero que datos
se deben captar, entonces se debe desarrollar un formato de documento mostrando que
aspectos van a incluirse y donde se colocaran. El documento no solo incluye un lugar para
los datos, sino tambin lugares para captar informacin e indicarle al usuario como
completar la forma y que informacin proporcionar.

19. Formatos
[http://www.mai l xmai l .com/curso-teori a-general -si stemas-i nformati cos/formatos]
Formatos
El formato organiza el documento colocando la informacin importante en
ubicaciones en que es mas notoria, e instruye al usuario acerca de cmo proceder
estableciendo una secuencia de aspectos.
Los documentos generalmente se llenan de izquierda a derecha y de arriba hacia
debajo de manera que el formato del documento fuente se debe disear para
utilizarlo en esta misma forma. Debe ser posible por el usuario proporcionar la
informacin siguiendo una secuencia lgica, en vez de tener que saltar a diferentes
ubicaciones dentro del documento.
Los encabezados y la informacin de identificacin se proporcionan en la parte
superior de la forma. Los resultados y totales se ubican en la zona inferior, la
informacin mas utilizada debe ir en la parte superior y hacia el lado izquierdo.
Dentro de la zona se solicitan los datos en el orden esperado; por ejemplo los
usuarios esperan que primero se les pida su nombre, despus la direccin, ciudad y
cdigo postal,
En una forma bien diseada cada dato se escribe una sola vez, debe tener
suficiente espacio para ser escrito, adems debe considerarse como se introducir
el dato a la forma.
El formato real del documento muestra la ubicacin de cada dato y todos los
encabezados e instrucciones para los usuarios.
20. Ttulos y Captacin de datos
[http://www.mai l xmai l .com/...urso-teori a-general -si stemas-i nformati cos/ti tul os-captaci on-datos]
Ttulos y Captacin de datos.
Los ttulos de los documentos fuentes les dicen a los usuarios que datos
proporcionar y donde introducirlos. Deben ser breves e inteligibles con facilidad. Se
deben utilizar trminos estndares que conozca el personal que use la forma.
Evitase las abreviaturas. Incluir un ejemplo siempre ayuda a eliminar las preguntas
de quienes respondan sobre que informacin proporcionar, por ejemplo al
preguntar la fecha de nacimiento de la forma puede especificar como contestar
("Mes, Da , Ano" o "MM/DD/AA" o "MM/DD/20AA" ).
Un documento fuente bien diseando se llena con facilidad, el proceso de registrar
los datos debe ser rpido.
21. METODOS DE CODIFICACION
[http://www.mai l xmai l .com/...curso-teori a-general -si stemas-i nformati cos/metodos-codi fi caci on]
Dado que los proyectos de sistemas de informacin se disean teniendo en mente
ahorro de espacio, costo y tiempo, los sistemas de codificacin en los cuales las
condiciones, palabras ideas o relaciones se expresan a travs de un cdigo, se
desarrollan para reducir errores de control y acelerar el proceso en su totalidad. Un
cdigo es un numero breve, titulo o smbolo utilizado en vez de descripciones mas
largas o ambiguas. Cuando ocurre un suceso los detalles del mismo se resumen a
menudo mediante un cdigo. Son necesarios menos detalles en la entrada y no se
tienen como resultado ninguna perdida de informacin. Los seis tipos de mtodos
de codificacin presentados en esta seccin son:
1.- Cdigo Clasificacin
2.- Cdigo Funcin
3.- Cdigo Tarjeta
4.- Cdigo Secuencia
5.- Cdigo Dimito significativo
6.- Cdigomnemotcnico.
Cdigo Clasificacin
Los Cdigo Clasificacin colocan entidades separadas, como hechos, personas y
objetos en grupos distintos llamados clases. Un cdigo se utiliza para distinguir una
clase de otra. El usuario registra el cdigo en un documento fuente o puede
teclearlo directamente al sistema a travs de la terminal en un sistema en lnea. El
usuario (Ya sea que haya aprendido los cdigos o los consulte) clasifica el hecho en
una de varias de varias categoras posibles y registra el cdigo.
Ejemplo:
Para confeccionar las nominas de la Empresa de Servicios Informticos se requiere la
categora ocupacional de cada trabajador, ya que se debe informar al departamento
de estadsticas el aporte que debe realizar la empresa a la ONAT por concepto de la
seguridad social por categora ocupacional, para ello se crea un clasificador de
categora ocupacional
Los Cdigo Clasificacin simplifican el proceso de entrada porque solo se requiere
un cdigo de un solo dgito. La necesidad de anotar descripciones largas o realizar
juicios se eliminan, en una palabra es mas sencillo.
22. Cdigo de funciona
[http://www.mai l xmai l .com/curso-teori a-general -si stemas-i nformati cos/codi go-funci ona]
Los codillos de funcin establecen las actividades o el trabajo que han de llevar a
cabo sin tener que anotar todos los detalles en forma descriptiva. Los analistas
utilizan este tipo de cdigo en forma frecuente en los datos de transaccin para
sealar al sistema como procesar los mismos.
Ejemplo:
El diseo para el proceso de archivo puede especificar:
- Adicionar los registros en una transaccin por medio de una "A" de un "1" o de
cualquier otro esquema de codificacin que el analista seleccione.
- Borrarlos registros, el cdigo de funcin puede ser "D" 0 "2"
- Modificar datos almacenados (cambiar o actualizar) el codillo de funcin puede ser
"M" o "C" o "3".
El cdigo de funcin en particular puede determinar el contenido del registro de
entrada; por ejemplo, para que el sistema aada un registro, todos los elementos
de datos del registro se deben incluir en los datos de entrada. Por otro lado, para
borrar un registro solo se especifica el cdigo de borrado y los nmeros de
identificacin o llave del regidor que va a desaparecer. Si se va a cambiar un campo
en el registro, la entrada debe incluir el cdigo del cambio, una indicacin de que
campo se va a modificar y los datos para ese campo.
Cdigo Tarjeta
Se utilizan aun para el procesamiento por lote (Muy poco)
23. Cdigo Secuencia
[http://www.mai l xmai l .com/curso-teori a-general -si stemas-i nformati cos/codi go-secuenci a]
Los cdigos secuenciales son nmeros o letras asignado en serie. Sealan el orden
en el cual han ocurrido los hechos: por ejemplo un sistema bancario debe ser capaz
de mantener un seguimiento del orden de las transacciones, de manera que sea
claro que transaccin procesar primero, cual despus y as sucesivamente; por lo
tanto se debe especificar el numero de secuencia en el diseo con el propsito de
ordenar las transacciones.
Los cdigos secuenciales son utilizados tambin con el propsito de identificacin,
pero se asignan en el orden en el cual los clientes entran al sistema.
Los de secuencia asignados en un orden cuidadoso no permiten insercin de
nuevos miembros entre los ya existentes, Los analistas especifican la asignacin de
cdigos de secuencia a intervalos de 10 / 20, o algn otro rango a fin de permitir
expansiones posteriores.
Cdigo Dimito significativo
Un esquema de codificacin bien concebido que utilice subcodigos dentro de
cdigos ms grandes o nmeros, puede proporcionar una buena informacin a los
usuarios. Supngase que los nmeros de artculos se asignan a los diferentes
materiales y productos que una compaa almacena o vende. Una forma es asignar
nmeros en secuencia, comenzando por el primero y continuando hasta el ultimo,
o pueden aadir un prefijo para los nmeros de identificacin, de manera que
pueda describirse mas adelante el tipo de articulo: Acero tiene un prefijo "A",
plstico uno "P".
Los cdigos pueden dividirse en subconjuntos o subcdigos, caracteres que son
parte del numero de identificacin que tienen un significado especial. Los
subcdigos indican al usuario informacin adicional sobre el articulo, Ejemplo La
clase de producto, el proveedor, esta informacin se lleva a travs de dgitos
significativos.

24. Cdigo mnemotcnico
[http://www.mai l xmai l .com/...curso-teori a-general -si stemas-i nformati cos/codi go-mnemotecni co]
Cdigo mnemotcnico.
Los Cdigo mnemotcnico utilizan letras y smbolos del producto para describirlo
en una forma que comunique visualmente. Por ejemplo; para describir un televisor a
color de 21", un cdigo til es TV-CL-21", (en blanco y negro seria TV-BW-21"). Es
difcil confundir el mnemotcnico TV con el de otro producto, las universidades
siempre utilizan mnemotcnico para codificar a los estudiantes: Msc. Master en
ciencias, Dra. Doctores en ciencias.
La codificacin de los datos y las transacciones reduce la cantidad de datos que se
necesita introducir y simplifican el proceso, de manera que se reduce la probabilidad
de errores. La seleccin de un cdigo sobre otro depender` por su puesto, de los
datos y de los objetivos del analista.
Uso de dgitos de verificacin y correccin automtica de entrada (paginas
329- 330)
Existe forma para validar los datos y adems modificarlos, son dos metidos:
Correccin automatiza de errores y dgitos de autoverificacin en los campos de
llave.
Correccin automtica de entrada
A veces los analistas especifican que los programas se escriban para corregir
errores en los datos. Este mtodo de validacin de la entrada se utiliza a fin de
reducir el numero de pasos de correccin de errores por separado o rechazado de
las transacciones durante el procesamiento. Este modo requiere solo que el
programa detecte un error y realice la correccin en forma automtica, por ejemplo,
el personal de captacin de datos que esta tecleando los datos de un campo
numrico de 6 dgitos puede introducir nada mas 3, ademes todo el campo debe
contener numero (un blanco no es un numero) en vez de que el programa rechace la
transaccin debido a que faltan los ceros iniciales (los ceros en la posicin sin
utilizar al principio de los datos del campo ), puede disearse para insertarlo
automticamente. Solo se insertan los ceros iniciales, no los de arrastre.
25. Dgitos de verificacin
[http://www.mai l xmai l .com/...curso-teori a-general -si stemas-i nformati cos/di gi tos-veri fi caci on]
Dos de los errores ms comunes al manejar datos se cometen con los datos que se
captan correctamente pero se introducen en forma incorrecta. El error de
transaccin ocurre si la persona que introduce los datos los copia en forma
incorrecta, Ejemplo , el numero del cliente 24589 se transcribe incorrectamente y se
introduce como 24587 (el operador copio el ultimo dgito como un 7 en vez del
dgito correcto 9). Con los errores de transaccin, el otro tipo comn de error, dos
o mas dgitos se invierten de manera que su posicin en los datos es incorrecta. Se
ve que hay un error de transaccin si el numero del cliente se introdujo como
24598 en vez de 24589.
Dado que la posibilidad que estos errores ocurran es alta, se desarrollo un mtodo
especial para ayudar a detectar durante el procesamiento de computo. Este mtodo
se conoce como Mtodo de dgito verificador y aade un numero adicional al
elemento dato que se esta utilizando con propsitos de identificacin. El dgito de
verificacin se aade al numero original antes de que este entre en su uso. En otra
palabras al utilizar dgitos de verificacin con los nmeros de clientes se calcula y
aade el dgito de verificacin al numero de cliente convirtindolo en un numero de
cinco cifras antes de que sea asignado a cualquier cliente. De hecho los usuarios de
este numero necesitan saber que se incluyo un dgito de verificacin.
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