Maria Celina Soares de Mello e Silva

Vera Lcia da Asceno Lopes Rego

GUIA BSICO PARA PRESERVAO
DE ARQUIVOS DE LABORATRIO
Museu de Astronomia e Cincias Afins
2010
Museu de Astronomia e Cincias Afins 2010
Presidente da Repblica
Lus Incio Lula da Silva
Ministro da Cincia e Tecnologia
Sergio Machado Rezende
Diretor do Museu de Astronomia e Cincias Afins
Alfredo Tiomno Tolmasquim
Coordenadora de Documentao e Arquivo
Lcia Alves da Silva Lino
Responsvel pelo Arquivo de Histria da Cincia
Everaldo Pereira
Diagramao
Luci Meri Guimares da Silva
Capa
Vitor Dulfe
FICHA CATALOGRFICA
2
S 586 Silva, Maria Celina Soares de Mello
Guia bsico para preservao de arquivos de laboratrio /
Maria Celina Soares de Mello Silva e Vera Lcia da Asceno
Lopes Rego. Rio de Janeiro : Museu de Astronomia e Cincias
Afins, 2009.
97p.


1. Arquivo de cincia e tecnologia. 2. Arquivos de
laboratrio. I. Rego, Vera Lcia da Asceno Lopes. II. Ttulo. III.
Museu de Astronomia e Cincias Afins.


CDU 930.25(083.82)
Sumrio
APRESENTAO................................................................................ 5
INTRODUO..................................................................................... 7
PARTE I RECOMENDAES PARA PESQUISADORES E EQUIPES
DE LABORATRIOS...........................................................
13
1. Normas internas ............................................................ 13
2. Sistemtica de preservao .......................................... 15
3. Tipos e suportes documentais ...................................... 19
4. Correspondncia............................................................ 21
5. Informtica..................................................................... 26
6. Instrumentos cientficos................................................ 30
7. Arquivos pessoais em laboratrio................................ 32
8. Documentos pessoais e institucionais ......................... 34
9. Documentos pblicos e privados ................................. 39
10. Importncia dos documentos ...................................... 48
11. Sugestes para conscientizao.................................. 51
PARTE II RECOMENDAES PARA DIRIGENTES DE
INSTITUIES.....................................................................................
55
12. Arquivo institucional ................................................... 59
13. Avaliao e seleo de documentos que sero
preservados..................................................................
61
14. Implantao de um Programa de Gesto de
Documentos .................................................................
63
15. Pesquisas cientficas e tecnolgicas............................ 66
16. Tecnologia da Informao........................................... 70
17. Arquivo pessoal e institucional................................... 71
18. Arquivo Tcnico ........................................................... 72
CONCLUSO ...................................................................................... 75
GLOSSRIO........................................................................................ 77
REFERNCIAS ..................................................................................... 81
ANEXO 1 MODELO DE FICHA DE MAPEAMENTO DE
DOCUMENTOS ................................................................
87
ANEXO 2 MODELO DE PLANILHA DE IDENTIFICAO DE
PROJETOS E PESQUISAS.................................................
89
ANEXO 3 LEI 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991............................. 91
3
4
Apresentao
A Coordenao de Documentao e Arquivo do Museu de
Astronomia e Cincias Afins (MAST), no ano em que a Instituio completa 25
anos de existncia, tem a satisfao de oferecer mais um instrumento de
trabalho visando a preservao de arquivos produzidos pela cincia e
tecnologia.
O presente guia fruto de pesquisa realizada pelo Arquivo de Histria
da Cincia buscando conhecer a realidade da produo de documentos em
laboratrios cientficos e tecnolgicos. Isto permitiu que as recomendaes
fossem baseadas nas prticas dos laboratrios pesquisados e nas suas
necessidades. Porm, mesmo baseadas nesse contexto especfico, as
recomendaes podem fornecer subsdios para outras instituies cientficas e
tecnolgicas no planejamento de suas aes voltadas para a preservao de
seu patrimnio documental.
Assim, o MAST mantm o compromisso de promover aes
estratgicas no sentido da preservao do patrimnio cientfico e tecnolgico
brasileiro. Desde a sua criao, o MAST tem a preocupao com a preservao
de acervos, seja arquivstico, museolgico, bibliogrfico ou arquitetnico,
neste sentido realiza vrias iniciativas como, por exemplo: cursos, palestras,
publicaes e eventos que disseminam conhecimento produzido ao longo de
sua trajetria.
Gostaramos de agradecer participao de Renata Silva Borges e
Bruno Trece na etapa inicial da pesquisa, e aos diretores e pesquisadores das
instituies que gentilmente colaboraram com este trabalho. Agradecemos
tambm equipe do MAST que contribuiu em todas as etapas da pesquisa,
tornando possvel o presente documento.
Lcia Alves da Silva Lino
Coordenadora de Documentao e Arquivo
5
6
Introduo
Um dos motivos que norteou a criao do Museu de Astronomia e
Cincias Afins foi a necessidade emergente de se preservar acervos
documentais e instrumentos cientficos, tendo em vista o reconhecimento de
seu valor para a histria da cincia. Materiais que no so mais de utilidade para
pesquisas cientficas podem se tornar fontes importantes de informao no
apenas para estudos histricos, mas tambm para a implementao de aes
educativas.
A experincia do Arquivo de Histria da Cincia do MAST na
organizao de arquivos pessoais de cientistas e instituies de fomento e
fiscalizao em diversas reas cientficas levou a muitos questionamentos sobre
quais documentos preservar. A questo emerge quando se observam os
documentos que foram preservados pelos pesquisadores em sua residncia
como seu acervo pessoal, e os documentos que permanecem nas instituies.
H lacunas e equvocos. De um lado, documentos que deveriam ser
encontrados nos arquivos pessoais no so localizados por no terem sido
preservados nem pelos pesquisadores nem por seus familiares. De outro,
comum encontrar documentos tipicamente institucionais como processos e
memorandos em arquivos pessoais.
Alm destas questes, outras desafiam o trabalho de arquivistas, como
identificao de documentos, acesso e uso de informaes, dentre outras.
Porm, uma fundamental: a interao entre arquivistas e pesquisadores para
uma melhor compreenso mtua das atividades de ambos e da colaborao
frutfera que da pode resultar.
As prticas cientficas realizadas no mbito dos laboratrios de cincia e
tecnologia apresentam um desafio a mais para arquivistas, principalmente sob
dois aspectos:
1) Falta de conhecimento especfico da rea cientfica a formao do
arquivista tcnica e ampla para que ele possa atuar com a documentao
7
oriunda de qualquer rea do conhecimento, sem que para isto ele precise fazer
cursos complementares. O arquivista, por formao, trabalha em colaborao
com especialistas da rea onde ir atuar, por que um campo de atuao
multidisciplinar. Assim, dificilmente o arquivista possui conhecimentos
especficos da rea cientfica do laboratrio; ele precisar atuar em parceria com
os pesquisadores para melhor compreenso de todo o processo de pesquisa. O
que o arquivista precisa entender como se desenvolve o processo da pesquisa
e no seu contedo.
2) Os tipos de documentos no apenas o contedo desafiador, mas
o tipo: a prtica cientfica produz documentos em suporte papel de carter
administrativo, tradicionais para os arquivistas, mas tambm produz: planilhas
eletrnicas, base de dados, programas de computador, prottipos, colees
diversas (plantas, minerais, animais...), grficos, mquinas, ferramentas,
instrumentos e muitos outros, apenas para citar alguns. O arquivista com
formao tradicional ter dificuldades para lidar com esses materiais, sobretudo
na identificao e classificao daqueles que podem ser considerados
documento de arquivo. E, ainda, dificuldades com relao s formas de
registros, e quais documentos testemunham as atividades mais importantes.
Porm, o que mais importa compreender que o contexto de produo
desses materiais fundamental para o trabalho do arquivista, especialmente os
que organizam arquivos oriundos da prtica cientfica e tecnolgica.
A trajetria do Arquivo de Histria da Cincia permite perceber a
complexidade das questes que envolvem a guarda e o acesso a documentos
produzidos pela C&T, especialmente o de organizao de arquivos pessoais de
cientistas. Tal complexidade diz respeito a: identificao das principais
atividades e dos documentos; legibilidade dos documentos; limites entre o
pessoal e o institucional; acesso aos documentos, dentre outros igualmente
importantes.
Tais desafios motivaram a elaborao de um projeto de pesquisa com o
objetivo de ir at o local de trabalho e conversar com cientistas e pesquisadores
8
para saber a opinio deles a respeito da documentao produzida no mbito
dos laboratrios. Este conhecimento fundamental para o papel do MAST
diante do grande desafio que lhe est sendo direcionado: auxiliar os demais
institutos do MCT na tarefa de preservao de sua memria cientfica. O MAST
tomou para si essa tarefa. Dentre as vrias iniciativas, destaca-se a elaborao
de documentos que traam diretrizes e normativas voltadas para a preservao
de acervos.
O presente documento fruto de estudo e foi baseado em uma
pesquisa realizada em diversos laboratrios cientficos e tecnolgicos do
Ministrio da Cincia e Tecnologia MCT, no perodo de 2004 a 2008, visando
conhecer os procedimentos de preservao dos documentos arquivsticos
produzidos no mbito dos laboratrios. O projeto teve por objetivo entrevistar
os pesquisadores para obter informaes sobre as atividades rotineiras dos
laboratrios e sua opinio acerca da documentao produzida sob sua
responsabilidade. A idia foi a de se levantar subsdios que permitissem a
elaborao de diretrizes para um programa de preservao documental dos
institutos de pesquisa do MCT.
As rotinas e prticas administrativas da instituio como um todo, bem
como a divulgao do conhecimento produzido, so comuns aos institutos, e o
seu gerenciamento documental faz parte das atividades tradicionais e rotineiras
dos arquivistas, no representando um desafio metodolgico. O arquivista est
preparado para atuar junto a administradores e historiadores, mas a figura do
cientista ainda uma experincia inovadora. Para que um programa de
preservao possa ser efetivo, h que se debruar sobre a tarefa de esmiuar um
laboratrio no que se refere s suas atividades, sua produo documental e a
relao que os profissionais de laboratrio mantm com esses documentos.
Os documentos produzidos pelos laboratrios cientficos e tecnolgicos
so importantes para a histria da cincia, pois refletem o ambiente no qual a
pesquisa foi desenvolvida e ajudam o historiador a entender as influncias
cientficas, polticas e sociais nas atividades cientficas e tecnolgicas.
9
A pesquisa teve como metodologia a realizao de entrevistas com
aplicao de questionrio. Foram entrevistados pesquisadores e tcnicos de 102
laboratrios cientficos e tecnolgicos de sete institutos do Ministrio da Cincia
e Tecnologia na cidade do Rio de Janeiro
1
.
A receptividade com relao pesquisa foi muito boa e o retorno foi
gratificante. Muitos entrevistados solicitaram receber o resultado da pesquisa,
entendendo que poderia ser de auxlio para sua prtica rotineira e para a
preservao da memria de seu trabalho. Alm disso, as entrevistas permitiram
uma interao entre ambos os profissionais, promovendo uma compreenso
mtua das atividades e interesses de ambos, modificando a noo, por parte
dos pesquisadores, do arquivista como um intruso no laboratrio. O que
motivou e incentivou a elaborao do presente documento foi a grande
receptividade dos pesquisadores s dicas e s perspectivas de guarda,
organizao e preservao dos documentos.
O objetivo deste guia o de fornecer recomendaes objetivas e
orientaes bsicas para cientistas, tcnicos e pesquisadores em geral quanto
preservao de documentos. O pblico alvo que este documento visa atingir
so os prprios cientistas e pesquisadores e as equipes que realizam trabalhos
em laboratrios, no sentido de conscientiz-los sobre algumas medidas bsicas
que podem ser tomadas para o controle e a preservao dos documentos, alm
dos dirigentes de instituies cientficas em geral. Porm, este tambm poder
ser de utilidade para arquivistas e historiadores que atuam na rea de cincia e
tecnologia.
Este documento foi redigido visando um cenrio onde no h
arquivistas ou profissionais treinados e qualificados para o trabalho arquivstico,
e tampouco h arquivos institucionais (que recolhem os documentos de todos
10
1 So: Instituto de Engenharia Nuclear (IEN/CNEN); Instituto Nacional de Tecnologia
(INT); Centro Brasileiro de Pesquisas Fsicas (CBPF); Instituto de Matemtica Pura e
Aplicada (IMPA); Observatrio Nacional (ON); Centro de Tecnologia Mineral (CETEM)
e Instituo de Radioproteo e Dosimetria (IRD/CNEM).
os setores institucionais). A estrutura dos tpicos est baseada na coleta de
dados, porm as recomendaes apresentadas so mais abrangentes que os
dados coletados na pesquisa.
Assim, o MAST torna disponvel este guia com o objetivo de fornecer
subsdios para que as instituies cientficas possam planejar aes no sentido
de preservar o patrimnio documental institucional, permitindo que a memria
das reas cientficas e tecnolgicas das instituies pesquisadas seja valorizada e
esteja disponvel. As recomendaes preliminares ora apresentadas pretendem
servir de base ao estudo para a complementao e a implementao de
diretrizes e polticas de ao. Este documento no se pretende exaustivo nem
abarca todas as questes envolvidas na preservao de acervos de cincia e
tecnologia, mas antes, serve como um incio de trabalho.
11
12
PARTE I RECOMENDAES PARA PESQUISADORES E EQUIPES
DE LABORATRIOS
As recomendaes aqui propostas esto voltadas para as instituies
que no possuem arquivo institucional implantado e so direcionadas s
equipes e aos responsveis pelos laboratrios de cincia e tecnologia, ou seja,
aos produtores diretos dos documentos. Como Arquivo Institucional
entende-se o local de guarda de documentos de carter permanente, que
recolhe os documentos de todos os setores da instituio. Apresentadas de
forma simples e objetiva, as recomendaes so de fcil compreenso, pois no
devem representar um peso a mais nas atividades rotineiras dos laboratrios. O
objetivo no o de sobrecarregar a equipe do laboratrio com atividades que
deveriam ser de arquivistas e documentalistas, mas sim de fornecer um guia que
pode ser consultado a qualquer momento para esclarecer dvidas sobre como
proceder. E, principalmente, as recomendaes objetivam ser um instrumento
de conscientizao para a importncia da preservao dos documentos.
1 - Normas internas
Um dos pontos fundamentais para se tratar a questo da preservao
de documentos a elaborao de normas e diretrizes a fim de regular tanto
seus procedimentos de produo e guarda, quanto seu destino final. A
existncia de normativas, se no garante, pelo menos minimiza os casos de
abandono, descaso e eliminao de documentos. Normas institucionais com o
objetivo de traar critrios e destinao para os documentos devem ser criadas e
estipuladas de acordo com os interesses da instituio, obedecendo legislao
vigente no mbito nacional e internacional.
A implantao de normas internas para regular as rotinas do laboratrio
fundamental para o controle das atividades e produtos, bem como para os
documentos. As normativas respaldam decises, tornam mais transparente a
administrao da pesquisa e organizam as aes e os procedimentos, alm de
profissionalizar decises. Neste sentido, as recomendaes so:
13
1.1 Estabelecer normas institucionais, da hierarquia mais alta para a mais
baixa, que sejam simples, claras e objetivas, e de fcil assimilao para
que todas as unidades as cumpram.
muito mais efetivo quando as normas so reconhecidas e estipuladas
pela Direo da instituio, pois profissionaliza e refora o carter institucional
das decises, minimizando as vontades e vaidades individuais. Quanto mais
objetivas e de fcil compreenso, mais chances de serem assimiladas e
cumpridas. Normativas longas e complicadas tm um alto grau de rejeio e
tendem ao fracasso. Na ausncia de normativas institucionais, o responsvel
pelo laboratrio ou aquele que est na hierarquia mais alta dever traar as
normas internas quanto preservao dos documentos e produtos. As normas
devem prever sistemticas de rotina de guarda, tanto em curto quanto em
longo prazo, alm da prpria condio de guarda.
1.2 Despertar na equipe do laboratrio a conscincia para a importncia da
preservao dos documentos gerados no desenvolvimento das
atividades e dos processos de pesquisa.
A conscincia da importncia da preservao deve ser despertada em
toda a equipe, para que esta seja efetiva. O responsvel pelo laboratrio ou
pesquisa precisa ter esta conscincia e pass-la para a equipe. Do contrrio, a
ausncia de cobranas resulta num relaxamento dos procedimentos e, por
conseqncia, no abandono das prticas de preservao.
1.3 Criar uma sistemtica de preservao de documentos para os
laboratrios que no possuem Sistema da Qualidade implantado, nos
mesmos moldes dos que o possuem.
A vantagem do Sistema da Qualidade a de padronizar procedimentos
e criar rotinas de trabalho que favorecem tanto o bom desempenho das
atividades, como tambm a preservao dos documentos produzidos. A
implementao de rotinas pressupe a identificao dos documentos mais
significativos, aqueles que registram as etapas fundamentais de todo o processo
14
de pesquisa. Estes documentos devem ser classificados como documentos de
guarda permanente, com definio de mecanismos para sua guarda e
segurana. Mesmo no visando implantao de um Sistema de Qualidade, o
laboratrio pode e deve elaborar rotinas e normativas, o que traz como
conseqncia confiana, seriedade, transparncia e profissionalismo s
pesquisas e equipe.
1.4 Criar normativas de procedimentos para a guarda de documentos
sigilosos de forma a proteger a informao, estabelecendo os prazos de
sigilo e reteno.
Os responsveis pelos laboratrios e pelas pesquisas devero definir o
grau de sigilo dos documentos, definindo o seu prazo de restrio de acesso.
Mesmo quando o prazo de sigilo ainda est em vigor, os documentos podem
ser encaminhados ao Arquivo Institucional, com as restries de acesso
definidas e passadas ao Arquivo, as quais sero por este respeitadas.
1.5 Dar cincia equipe do laboratrio das regras e procedimentos para a
preservao dos documentos. Cobrar da equipe o seu cumprimento.
importante que o responsvel pelo laboratrio passe as normativas
para a equipe e que as faa cumprir. Quando as normas so cobradas
sistematicamente, a equipe acaba assimilando os procedimentos e
incorporando-os em sua rotina. Treinamento e capacitao podem ser
eficientes para a conscientizao da equipe, desde que lideradas pelos
responsveis.
2 - Sistemtica de preservao
A elaborao de uma sistemtica que seja rotineira no mbito do
laboratrio facilita o trabalho da equipe de pesquisa porque os documentos
sero rapidamente localizados e recuperados; tambm facilita o trabalho da
equipe do Arquivo Institucional, que ter informaes mais completas para o
recolhimento e tratamento dos documentos na guarda permanente.
15
Em geral, os pesquisadores adotam diferentes sistemticas para a
guarda e preservao dos documentos, desde a elaborao de sistemas de
guarda mais sofisticados at a completa ausncia de qualquer uma. A
preservao dos documentos dos laboratrios deve ser contnua e permanente,
no podendo ser espordica. Deve haver uma sistemtica ou uma rotina que
facilite a preservao.
2.1 Planejar e implantar uma sistemtica de guarda dos documentos e
registros produzidos pelo laboratrio.
Os seguintes passos podem ser adotados para a implantao:
a) Definir e providenciar local especfico para a guarda.
b) Estabelecer um cronograma anual para a guarda dos documentos
no local previamente definido.
c) Colocar uma identificao nos documentos com informaes
bsicas como: nome do projeto, responsvel, fontes de
financiamento, datas, contedo e a data da guarda. Sobre os dados
da pesquisa: nome do projeto que gerou os dados; tipo de dados
(brutos ou analisados, observados ou experimentais, numricos ou
descritivos); equipamento ou mtodo usado para gerar os dados;
forma fsica: fitas de computador, impresso de computador, folhas
de papel, CDs etc; quantidade de dados; disposio dos dados.
(Pode ser planejada uma planilha padro com as informaes de
identificao de cada projeto, para ser colocada como primeiro
documento do grupo (Ver ANEXO 1).
d) Numerar os grupos de documentos guardados, elaborando uma
listagem com a sua localizao.
e) Identificar, sempre que possvel, prazos de guarda e grau de sigilo,
criando critrios objetivos para controle e acesso.
f) No eliminar documentos sem consultar profissionais com potencial
interesse: cientistas, outros pesquisadores, administradores,
arquivistas, bibliotecrios, muselogos.
16
g) Definir a forma de guarda dos documentos digitais.
h) Definir quais documentos devero permanecer no laboratrio por
um prazo maior e quais podero ser encaminhados para o Arquivo
Institucional ou Biblioteca.
A sistemtica pode abranger apenas procedimentos, como tambm
incluir mobilirios, infra-estrutura fsica, local, materiais e equipamentos. Assim,
algumas recomendaes bsicas para auxiliar a equipe do laboratrio a
preservar os documentos podem ser destacadas:
Mobilirio
2.2 Escolher o mobilirio mais adequado para o tipo de material a ser
preservado.
Existem diferentes mobilirios que podem ser utilizados para a guarda
dos mais variados documentos. Os mobilirios tambm contribuem para uma
melhor preservao dos documentos. importante priorizar os mais seguros,
aqueles que podem ser trancados e que no causem dano ao documento.
Algumas medidas podem ser tomadas:
a) Adquirir mobilirio adequado para a guarda dos documentos, de
acordo com seu suporte fsico, para que fique bem acondicionado,
propiciando uma vida mais longa.
b) Utilizar mobilirios fechados que possam ser trancados e que
protejam os documentos do contato direto com luz, poeira, e ao
alcance fcil das mos.
c) Controlar o acesso a esses mobilirios registrando, por escrito, as
pessoas que podem utilizar suas chaves.
d) Manter o mobilirio em locais que no sejam de circulao de
pessoas e nem em reas de fcil acesso a pessoas no autorizadas ou
que no pertenam equipe do laboratrio.
17
Local de guarda dos documentos
2.3 Planejar o local de guarda dos mobilirios e documentos de forma a
melhor preserv-los.
O local de guarda dos documentos tambm deve ser planejado para
que propicie segurana e preservao aos documentos. Uma opo seria a
criao de um espao fsico separado para a guarda de documentos de carter
tcnico e dos dados brutos, que funcione como o Arquivo Tcnico do
laboratrio ou da Diviso/Coordenao. Algumas diretrizes devem ser
observadas:
a) Evitar a guarda dos mobilirios em espaos vulnerveis, ou perto dos
seguintes locais:
Cozinhas
Armazenamento de material perecvel ou inflamvel
Local passvel de inundao, entrada de gua da chuva ou com
muita umidade
Sem ventilao
b) Manter os documentos sigilosos em local seguro, criando critrios
claros para seu controle e acesso. Podem ser guardados no Arquivo
Tcnico.
c) Dar especial ateno aos cadernos de laboratrio, arquivando-os em
lugar seguro sempre que no estiverem mais em uso. As
informaes contidas nos cadernos so sempre consideradas
importantes, tanto sob o ponto de vista cientfico, quanto histrico.
Responsabilidades
O responsvel pela pesquisa ou pelo laboratrio tem papel relevante na
preservao dos documentos. Sua postura e liderana podem ser determinantes
para a preservao ou eliminao dos registros das pesquisas.
18
2.4 Definir as responsabilidades quanto preservao dos documentos,
tanto por parte do lder da pesquisa ou laboratrio, quanto da equipe.
O responsvel pelo laboratrio deve ser a pessoa indicada para assumir
esta tarefa de definir a metodologia de guarda, ou delegar quem o far,
seguindo as orientaes:
a) Registrar a metodologia de guarda e preservao dos documentos
da pesquisa, de forma que seja possvel a sua de recuperao. Toda a
equipe deve tomar cincia da metodologia e cumpri-la para que
alcance xito.
b) Cobrar da equipe do laboratrio que considere a importncia da
preservao dos documentos como um dever para geraes futuras
e tenham isto como uma preocupao rotineira.
3 Tipos e suportes documentais
O conhecimento da tipologia de documentos fundamental para o
domnio da produo documental sabendo em que fase da pesquisa ele
produzido e sua funo em todo processo. Isto facilita o trabalho de avaliao e
seleo dos documentos que devero ser preservados. Alm disso, este domnio
permite compreender a gnese e a funo dos documentos no seu contexto de
criao. Identificar quais so os documentos produzidos pelas etapas de uma
pesquisa cientfica, e seu papel, permite uma maior clareza da sua importncia e
possibilita ao arquivista planejar melhor a produo, avaliao, classificao e
descrio dos documentos.
Algumas sugestes podem ser indicadas para se conhecer a tipologia
dos documentos dos laboratrios.
3.1 Preservar os documentos que registrem os diferentes tipos de dados
brutos coletados: observacionais ou experimentais, numricos ou
descritivos.
19
Os dados brutos da pesquisa devem ser preservados como
comprovantes das pesquisas e como fonte para novas investigaes, tanto para
objetivos cientficos, como histricos ou outros. As informaes sobre o
contexto dos dados devem ser identificadas para garantir o acesso rpido e
confivel, tais como: nome do projeto; responsvel pela criao dos dados; tipo
de dado; equipamento e mtodos usados para criar/coletar os dados; forma
fsica (fitas de computador, relatrio impresso por computador, tiras de papel,
planilhas etc.); quantidade; disposio, alm de outras julgadas relevantes.
3.2 Definir os prazos de guarda para cada documento e sistematiz-los em
uma tabela.
Uma das principais vantagens de se conhecer a tipologia a fcil
identificao dos documentos produzidos, e previamente. Uma listagem com
os tipos documentais deve ser elaborada na forma de uma tabela. Ao lado de
cada documento, definir o prazo de utilizao no mbito do laboratrio e sua
guarda permanente ou eliminao futura. Uma vez produzida esta tabela, ela
servir como guia para todo o laboratrio e todas as pesquisas realizadas e
dever ser atualizada somente quando se julgar necessrio. um esforo que
ser feito uma vez s.
Esta tabela servir de embrio para a elaborao de uma Tabela de
Temporalidade dos documentos, que um dos instrumentos de gesto com o
qual ir trabalhar o Arquivo Institucional. A tabela poder ser elaborada
seguindo o modelo do ANEXO 2.
3.3 Acondicionar os documentos de forma segura sua conservao.
Todos os documentos devem ser guardados em embalagens seguras
que no interfiram na sua integridade fsica e no coloquem em risco as
informaes. Os documentos digitais nos seus diferentes suportes, como HD,
CD, DVD ou, ainda, em meios magnticos devem ser acondicionados em
invlucros especiais. Deve ser previsto um mobilirio adequado para essa
guarda, devidamente chaveado. O responsvel pelo laboratrio dever montar
20
uma sistemtica de controle de acesso a esse mobilirio. Os tamanhos e
formatos devem ser observados. O Arquivo Institucional dar apoio e subsdios
para a preservao.
4 - Correspondncia
A correspondncia tem um papel significativo para a atuao do
laboratrio e da instituio e para a memria cientfica, contribuindo para o
entendimento de muitas relaes profissionais, resultados de pesquisa e
intercmbio cientfico. As longas cartas narrando acontecimentos, impresses
pessoais e experincias, deram lugar a brevssimas mensagens por meio do
correio eletrnico. Diante disso, mais do que urgente a criao de normas para
sua preservao. Para o arquivista e o historiador, a disponibilizao de
mensagens pessoais e profissionais de pesquisadores via correio eletrnico
transforma-se em um material importante para a histria da cincia.
A crescente utilizao do correio eletrnico em substituio ao correio
tradicional preocupa historiadores que se utilizam dessa fonte para a
compreenso de fatos e trajetrias profissionais. O correio eletrnico, ao
mesmo tempo em que prtico, rpido e fcil, tambm instvel, voltil e
transitrio. A fragilidade do suporte faz com que a probabilidade de perda seja
maior do que a do tradicional papel. Com o avano rpido da tecnologia, as
mensagens eletrnicas, antes informais, esto cada vez mais assumindo as
necessidades de formalizao das instituies, justamente por seu carter
rpido, prtico e de baixo custo. A tendncia ao desaparecimento faz com que
seja emergente a necessidade de se criar mecanismos para a preservao da
correspondncia eletrnica, os chamados e-mails.
Em geral, a correspondncia formal tradicionalmente arquivada e
controlada pelos arquivos. A via correio eletrnico alvo de muitas dvidas, pois
ainda no amplamente tratada pelos arquivos e negligenciada pelas
instituies. A correspondncia formal arquivada como recebida e expedida,
pouco sofrendo uma avaliao criteriosa para descarte. J as mensagens via
21
correio eletrnico no so vistas como documento de arquivo. Os responsveis
pelos laboratrios devero elaborar critrios para a avaliao, seleo, descarte
e arquivamento da correspondncia.
Correspondncia tradicional
Para sua preservao, o ideal seria abrir pastas temticas no arquivo
corrente do laboratrio. Caso no haja esse arquivo providenciar um armrio
para a guarda de pastas suspensas. As pastas podem ser identificadas por
projetos, temas, parcerias, ou outras, de acordo com as necessidades de
controle ou de utilizao. To logo as pastas no sejam mais de uso corrente,
estas devem ser transferidas para o Arquivo Institucional.
4.1 Definir os critrios para a seleo da correspondncia considerando seu
contedo, a saber:
Criao e implementao do laboratrio
Primeiros projetos e pesquisas do laboratrio
Formao de equipes
Recursos financeiros e materiais para o laboratrio
As aes e atividades do laboratrio
Projetos e pesquisas, ativos ou concludos
Parcerias, acordos de cooperao tcnica e convnios
Outros julgados importantes.
Correspondncia eletrnica
to importante quanto a tradicional. No mbito das pesquisas, a
mais utilizada por pesquisadores para a troca de informaes. Sua preservao
para fins cientficos e histricos fundamental. Para tanto, alguns critrios
devem ser observados:
4.2 Treinar a equipe e usurios para o aplicativo do correio eletrnico, a fim
de melhor utilizar suas possibilidades e recursos oferecidos, objetivando
evitar perdas e enganos.
22
importante que os pesquisadores conheam os recursos oferecidos
pelas ferramentas do correio eletrnico, de modo a facilitar a organizao das
mensagens. Os responsveis pelo laboratrio devem solicitar um treinamento
ao setor de informtica. Se for o caso, um membro da equipe do laboratrio
pode ser designado responsvel pelo gerenciamento e arquivamento das
mensagens, de tal forma que o controle esteja sempre atualizado e faa parte
da rotina da equipe.
4.3 Disponibilizar um servidor de mensagens (mailserver) dedicado ao
recebimento e guarda de e-mails.
Caso o laboratrio no tenha estrutura para disponibilizar um servidor
de mensagens, deve ser providenciado um computador com boa capacidade de
armazenamento. Alm disso, devem ser desenvolvidos programas especficos
para gerenciamento de mensagens (aplicativos) que ofeream um sistema de
arquivamento simples, permitindo a gravao em outro sistema que no o
original, mantendo por exemplo, suas caractersticas originais como formato,
estilo, diagramao e anexos.
4.4 Criar e administrar critrios de armazenamento da correspondncia
recebida, por longo prazo, especialmente aqueles que se referem s
reas fins do laboratrio.
Utilizar os mesmos critrios para a correspondncia tradicional,
conforme item 4.1; alm destes, devem ser preservadas as mensagens que:
a) Servem como prova de uma ao ou atividade;
b) Contm informao tcnica;
c) Trocam informaes sobre a pesquisa;
d) Enviam texto de interesse;
e) Mudam o rumo de uma pesquisa;
f) Alteram responsabilidades;
g) Informam uma tomada de deciso.
23
4.5 Implementar uma poltica de arquivamento de correspondncia como
componente de um programa de gerenciamento de arquivos, com sua
prpria poltica e procedimentos de arquivamento tradicional,
determinando quais correspondncias e anexos devem ser salvos, por
quanto tempo e quando apagar.
Esta poltica deve:
a) Referenciar e reforar outras polticas institucionais, tais como:
poltica de Tecnologia da Informao TI no que se refere ao uso
aceitvel e confivel; e polticas de Recursos Humanos no que se
refere a: cdigo de conduta e polticas, e procedimentos legais
relativos a processo de custdia. Ser considerada de uso aceitvel a
correspondncia pessoal casual ou ocasional para propsitos no
oficiais/institucionais como, por exemplo, transaes financeiras e
contatos pessoais.
b) Criar uma poltica de arquivamento que defina as funes e
responsabilidades dos usurios, dos gerentes, da equipe da TI, da
equipe de gesto de documentos e da Administrao no que se
refere aos aspectos jurdicos para o reforo da poltica.
c) Prever diretrizes para a definio dos dados considerados privados,
para o gerenciamento e reteno de mensagens, alm de
penalidades para a no obedincia s polticas e normativas.
d) Determinar como e onde a correspondncia via correio eletrnico
ser gerenciada, protegida e retida de acordo com a poltica de
guarda da instituio e do calendrio de atualizao de cpias. As
opes podem incluir sistemas de arquivamento automtico de
correio eletrnico, procedimentos manuais ou hbridos: manual e
eletrnico.
e) Conjugar os mtodos tradicionais de arquivamento de
correspondncia em papel, com os atuais sistemas informatizados
de gerenciamento de correspondncia eletrnica, de maneira
24
integrada e complementar. Os documentos em meio digital podem
receber o mesmo sistema de arquivamento da correspondncia em
papel (por ordem cronolgica, alfabtica ou por assunto). As
mensagens via correio eletrnico (e-mails) tambm podem ser
impressas e arquivadas no sistema tradicional para papel.
Preservao de convites
Atualmente, grande parte dos convites chega via correio eletrnico. Os
convites virtuais, que so visualizados na tela do computador, em geral, no so
guardados. So lidos e descartados. Quando muito, so conservados aqueles
em papel e que chegam via correio tradicional. Na maioria dos casos, as
informaes so passadas para outros documentos e os convites so
eliminados. Algumas diretrizes podem ser observadas:
4.6 Estabelecer critrios de avaliao para a preservao de convites.
A equipe do laboratrio deve definir quais convites devero ser
preservados, avaliando a participao da equipe, do laboratrio, da pesquisa.
Aqueles que registrarem a importncia do trabalho realizado devero ser
priorizados. Os convites descartados devero ter suas informaes registradas
nos relatrios anuais do laboratrio.
4.7 Registrar os convites nos currculos dos pesquisadores.
Assim, a instituio tem as informaes reunidas para avaliao de
desempenho. Alm disso, as informaes devem ser mantidas atualizadas no
currculo do pesquisador. Preferencialmente, deixar uma cpia na instituio
para comprovao.
5 - Informtica
O uso de equipamentos informticos e de programas especficos
essencial para as atividades realizadas em todas as reas do conhecimento.
25
Muitos laboratrios necessitam de programas especializados para o
desenvolvimento dos trabalhos, enquanto que outros desenvolvem seus
prprios programas. A informtica pode estar ligada s atividades-fim ou ser
utilizada apenas como um meio.
Existem duas questes importantes para a Histria da Cincia: a
preservao dos dados da pesquisa e a preservao das informaes sobre o
funcionamento dos equipamentos informticos e de programas de
computador. Esta ltima avaliada pela preservao dos manuais e das
instrues de uso.
Estes documentos descrevem a utilizao dos equipamentos e
programas e so importantes para o conhecimento do funcionamento das
mquinas e das pesquisas. Sua preservao por longo prazo permitir uma
reconstituio histrica da pesquisa cientfica, tanto para a prpria cincia
quanto para a histria da cincia.
O uso de equipamentos informticos (hardware) e sua forma de
utilizao na pesquisa, bem como a migrao de dados das pesquisas para
novas tecnologias, devem ser observados pelos produtores desses documentos.
Alguns critrios devem ser tomados para se preservar a forma de utilizao,
tanto dos dados da pesquisa, quanto das instrues de uso.
5.1 Selecionar hardware, software e formatos de arquivos que melhor
assegurem que os materiais digitais permanecero facilmente acessveis
com o passar do tempo.
Os dados das pesquisas devem estar acessveis por longo prazo, para
que possam ser utilizados por futuras equipes realizando novas pesquisas. O
prejuzo da perda dos dados brutos da pesquisa difcil de ser avaliado. Significa
refazer todo um conhecimento ou toda uma trajetria, o que nem sempre
possvel. Alm disso, h o prejuzo financeiro com recursos perdidos.
26
5.2 Adotar programa de computador compatvel com verses anteriores e
com futuras verses, de maneira que os programas conversem com
outros softwares e sistemas
2
.
importante que os novos programas adotados possam conversar
com os antigos. Caso isso no ocorra, corre-se o risco da perda de dados
importantes da pesquisa; assim, convm evitar que se percam informaes
fundamentais de uma pesquisa ou projeto. Tambm importante que o
programa utilizado seja compatvel com sistemas de um modo geral e capaz de
atualizaes futuras. Ao se adquirir ou planejar um sistema, deve haver a
garantia de que ele possa ser atualizado com as novas verses.
5.3 Manter as especificaes do software utilizado.
Documentar bem todos os softwares construdos por uma pesquisa ou
utilizados por ela, bem como a construo do sistema como um todo para
garantir sua acessibilidade. As informaes sobre os programas utilizados e/ou
produzidos devem ser mantidas junto com os documentos da pesquisa,
enquanto forem teis prpria pesquisa. Depois, encaminhar para o Arquivo
Institucional.
5.4 Assegurar que os documentos digitais sejam estveis e fixos, ambos em
seus contedos e nos seus formatos.
Para ser considerado um documento preciso que haja uma
estabilidade de contedo e formato, e que a informao esteja fixada em um
suporte. Enquanto a informao est sendo manipulada e passvel de sofrer
alteraes, ainda no pode ser considerada como documento, o que se dar
27
2 Ver do cu men tos pro du zi dos pelo Pro je to Inter pa res: Inter na ti o nal Re se arch on
Per ma nent Aut hen tic Re cords in Elec tro nic Systems (InterPARES), que tem como
ob je ti vo o de sen vol vi men to de co nhe ci men to es sen ci al para a pre ser va o de
do cu men tos au tn ti cos por lon go pra zo, cri a dos ou man ti dos em meio di gi tal.
Infor ma es dis po n ve is em: <www.interpares.org>.
somente aps sua estabilidade e fixao em um suporte. Uma vez documento,
ele deve ser considerado na sistemtica de guarda.
5.5 Assegurar que os documentos digitais sejam prontamente
identificados.
Dentre as informaes principais, destacam-se: nome do autor; origem
e endereamento; ttulo ou assunto; espcie e tipologia documental (relatrio,
carta, contrato); nome do projeto, objetivo, patrocinadores; formato; datas de
criao e transmisso; entre outros. As informaes sobre os documentos
digitais que o identificam e permitem sua recuperao so os metadados, que
devem ser preservados sob pena de se perder o contedo e o contexto dos
documentos.
5.6 Assegurar que o documento digital leve as informaes que ajudaro a
verificar sua integridade.
Isto quer dizer que o documento deve estar intacto e incorrupto, e a
mensagem, que tem o significado de comunicar para alcanar seu propsito,
deve estar inalterada. Se os documentos se referirem a projetos de pesquisa,
relacionar todas as informaes que identifiquem o referido projeto.
5.7 Providenciar cpias de segurana em duplicidade, protegendo materiais
digitais de perda acidental ou de serem corrompidos.
Vrios meios disponveis podem ser utilizados. Todas estas medidas so
vlidas para no se perder os dados de uma pesquisa cientfica. Podem ser feitos
utilizando-se CD, DVD, disco rgido, ou outros meios disponveis e compatveis.
O melhor caminho para se evitar tais perdas fazer cpias regulares e com
freqncia. As cpias devem ser armazenadas em outro local,
preferencialmente fora da instituio, oferecendo uma proteo adicional
contra fogo e roubo de equipamento. Muitas tcnicas de cpia (backup),
pacotes de software e servios so disponveis, inclusive alguns que criam
automaticamente as cpias e as transmite para um local seguro e fora da
28
instituio. Alm disso, o acesso aos equipamentos tambm deve ser
controlado de maneira rigorosa.
5.8 Manter a proteo antivrus na rede institucional sempre atualizada.
O antivrus desempenha um papel importante o sistema de gesto e
armazenamento de dados em rede, e o investimento na sua aquisio e
manuteno deve ser garantido.
5.9 Manter cpias atualizadas e com freqncia pr-definida.
A freqncia para a realizao de cpias deve ser definida baseada em
critrios a serem elaborados pela equipe do laboratrio. Por exemplo, realizar
cpias sempre que houver:
a) Inovao tecnolgica.
b) Atualizao no projeto ou nos dados.
5.10 Estabelecer sistemtica institucional para realizao de cpias de todos
os computadores em rede e tambm para aqueles que no esto em
rede.
O laboratrio deve seguir as normativas institucionais para cpias em
rede. Caso no haja, estabelecer uma prpria para o laboratrio. Por uma
questo de precauo extra, pode e deve ser feita uma cpia de segurana fora
da rede institucional.
5.11 Criar sistemtica para a guarda dos manuais dos equipamentos
informticos.
Os manuais devem ser preservados em local seguro e com acesso
controlado. Preferencialmente podem ser encaminhados ao Arquivo
Institucional aps seu uso corrente ter sido concludo. Caso no haja Arquivo
Institucional, providenciar local especfico e seguro para a sua guarda. Adotar
29
um Livro de Registro para controlar o emprstimo ou a sada, do laboratrio,
dos manuais e instrues de uso.
5.12 Migrar os documentos de suporte e formato sempre que for preciso.
Atualizar os documentos sempre uma boa opo de preservao no
mundo atual, onde os suportes e os meios sofrem constantes mudanas de
suporte e formato. Os suportes mais frgeis no duram por longo tempo e so
suscetveis obsolescncia tecnolgica e, conseqentemente, perda de
informao. Migrar para um suporte mais seguro e de vida til mais longa a
opo utilizada para garantir o acesso informao por mais tempo.
6 Instrumentos cientficos
H uma discusso conceitual na rea museolgica com relao ao
termo instrumento cientfico, pois existem muitos objetos utilizados nas
pesquisas em laboratrios com diferentes funes. Outros termos tambm
podem ser adotados, como: dispositivos, ferramentas, aparatos dentre outros.
Estes termos ainda esto em discusso na rea museolgica e no so
consensuais, pois nem sempre fcil ou possvel determinar seus limites. O
MAST tem adotado o termo objetos de cincia e tecnologia, definido como
aqueles que so o resultado ou so oriundos de pesquisas de desenvolvimento
cientfico e tecnolgico ou que tenham sido utilizados nas mesmas.
Os instrumentos cientficos tm um significado importante em um
museu de cincia e tecnologia. Por ser um museu tambm voltado
preservao de instrumentos cientficos, o MAST tem especial interesse no
tratamento dado aos objetos que testemunham o avano e os processos
cientficos e tecnolgicos. A preservao de instrumentos e equipamentos, bem
como seus manuais de operao e instrues de uso, so fontes importantes
para o estudo da histria da cincia. Para que estas informaes e objetos no
se percam, algumas atitudes podem ser tomadas.
30
Instrumentos e equipamentos
6.1 Criar uma sistemtica para a guarda da documentao relativa ao
instrumento/equipamento.
A sistemtica refere-se aquisio, manuteno, utilizao, concesso,
alienao, qualificaes exigidas na operao etc. Preservar, ainda, documentos
que registrem os instrumentos, tais como: desenhos, esboos, fotografias,
manual de operao, bem como correspondncia com fornecedores e outros
pesquisadores.
6.2 Estudar o destino a ser dado para os instrumentos aps a obsolescncia.
O destino deve ser avaliado considerando:
Se permanecer na instituio, providenciar local especfico para
guarda, que esteja em boas condies de acesso e preservao.
Se for alienar, buscar uma instituio onde o instrumento cientfico
ainda possa ser utilizado para a pesquisa cientfica, histrica ou
educativa.
Evitar a canibalizao para utilizao das peas em outros
equipamentos. Caso no seja possvel, registrar os instrumentos
cientficos por meio de fotos, plantas, desenhos etc., e encaminhar
para guarda permanente no Arquivo Institucional.
Manuais ou instrues de uso
6.3 Estabelecer, como critrio, a guarda dos originais dos manuais ou
instrues de uso no Arquivo Institucional.
Os manuais, em geral, so de guarda permanente e, portanto, sua
guarda definitiva deve ser no Arquivo Institucional. O ideal providenciar uma
cpia para o uso do laboratrio, preservando o original de um manuseio
constante e mantendo-o em local seguro.
31
6.4 Criar regras e normativas nos laboratrios, aos moldes do que ocorre no
Sistema da Qualidade.
A organizao dos documentos exigida pelo Sistema da Qualidade um
bom exemplo de controle a ser seguido, mesmo pelos laboratrios que no tm
este sistema implantado. Alguns pontos podem ser empregados, a saber:
a) Adotar uma planilha, caderno ou livro para o registro de todas as
manutenes ocorridas nos equipamentos e as condies de uso dos
equipamentos.
b) Abrir uma pasta para cada instrumento com o objetivo de arquivar
todos os documentos referentes ao instrumento, tais como: notas
fiscais, manuais, registros de manutenes, certificado de garantia,
roteiro de uso etc.
c) Deixar registrada a forma de utilizao do instrumento na pesquisa.
7 - Arquivos pessoais em laboratrios
Os pesquisadores que atuam nos laboratrios produzem documentos
no decorrer de suas atividades e sob sua responsabilidade. Em muitos casos,
estes documentos so vistos como pessoais do pesquisador, e no como
registro das atividades institucionais. A existncia de arquivos pessoais em
laboratrios relativamente comum, tanto em laboratrios ativos quanto nos j
desativados, especialmente naqueles com dcadas de existncia. Refere-se a
pesquisadores que no esto mais na ativa, por aposentadoria ou falecimento,
mas que deixaram seus documentos nos laboratrios onde atuaram.
Muitas vezes estes documentos permanecem no prprio laboratrio,
porm sem qualquer interferncia da instituio ou da equipe atual do
laboratrio, de maneira no integrada. Podem permanecer esquecidos,
guardados de maneira inacessvel ou deixados de lado. uma questo que gera
controvrsia e precisa ser mais bem explorada e compreendida pela instituio.
Para sanar esta questo, a instituio deve se posicionar com relao sua
32
produo documental, no sentido de legitimar sua propriedade. Algumas
recomendaes so bsicas:
7.1 Encaminhar para o Arquivo Institucional os documentos considerados
pessoais, de pesquisadores que no atuam mais na instituio.
O laboratrio no deve manter documento de ex-pesquisadores sob sua
responsabilidade, a menos que contenham dados brutos e informaes ainda
teis para a pesquisa cientfica e tecnolgica. Encaminhados ao Arquivo
Institucional, os documentos ficaro sob sua guarda e conservao, ficando
disponveis para a consulta. Caso haja casos de restries de acesso, esta
informao dever ser passada ao Arquivo Institucional, que se responsabilizar
pelo controle do acesso. A grande vantagem para o laboratrio que ele no
precisar arcar com o nus da preservao, deixando os pesquisadores mais
concentrados em suas pesquisas.
7.2 Determinar que a instituio tenha prioridade na aquisio dos arquivos
pessoais de seus pesquisadores, entendendo que este material tem
ligao estreita com os documentos produzidos pela instituio.
Mesmo sendo considerados pessoais, os documentos foram produzidos
no mbito do laboratrio e tm relao estreita com as pesquisas realizadas.
Quando os pesquisadores ou seus familiares resolvem se desfazer destes
documentos, a prioridade deve ser da instituio onde os documentos foram
gerados.
7.3 Arquivar, de forma permanente, todos os documentos referentes
criao e implantao do laboratrio/unidade.
Todos os documentos de criao do laboratrio devem ser arquivados,
tais como: projetos de implantao, portarias, normas internas, atas de reunio,
primeiras pesquisas. Estes documentos devem ser preservados em carter
permanente no Arquivo Institucional. Tal medida, alm de garantir sua
sobrevivncia, livra o laboratrio do nus de se ocupar da guarda dos
33
documentos. A principal vantagem a de que ser possvel recuperar os
registros para reconstruir a histria do laboratrio, da rea de conhecimento e
do papel da pesquisa na instituio. Tambm igualmente importante arquivar
os documentos significativos referentes a laboratrios j desativados,
reformulados ou que tenham sido incorporados a outros laboratrios.
8 - Documentos pessoais e institucionais
importante verificar o quanto se tem de pessoal e de institucional nos
documentos produzidos pelos laboratrios, sob o ponto de vista dos
pesquisadores. A experincia do Arquivo de Histria da Cincia do MAST na
preservao de arquivos pessoais de cientistas de diversas reas demonstra que,
em geral, chegam ao arquivo documentos que os arquivistas consideram que
deveriam estar na instituio de origem do cientista, e no sob sua guarda como
acervo pessoal. preciso compreender porque isto ocorre e quais as razes dos
pesquisadores para estabelecer os limites. Os documentos pessoais podem se
confundir com os profissionais, produzidos pelos pesquisadores em outras
instituies ou associaes cientficas, e serem mantidos por ele na instituio
onde atua. relativamente comum encontrar documentos tipicamente
institucionais na residncia de pesquisadores.
A importncia da relao entre pessoal e institucional na documentao
produzida pelos laboratrios est na possibilidade de se obter maior clareza no
processo de avaliao de documentos e para o estabelecimento de sistemticas
de organizao, preservao e eliminao de documentos.
O limite entre pessoal e institucional no mbito dos laboratrios uma
temtica onde no h consensos de opinies. Em muitos casos, os limites so
estabelecidos a critrio do pesquisador, uma deciso mais pessoal do que
institucional. Isto representa uma fragilidade para a preservao dos registros
institucionais na sua rea fim. Para minimizar os desentendimentos, algumas
aes devem ser tomadas.
34
8.1 Estabelecer critrios para determinar quais documentos sero
considerados pessoais no mbito do laboratrio, e quais sero
considerados institucionais, que sero encaminhados para a guarda
permanente no arquivo institucional.
A equipe do laboratrio deve decidir sobre a institucionalidade dos
documentos e, em especial, dos dados brutos. Aqueles que podero ser
reutilizados em outras pesquisas, mesmo por outras equipes, e ainda, aqueles
que foram obtidos com recursos oramentrios e oriundos de fundos pblicos,
devem ser considerados institucionais. Os documentos definidos como pessoais
podero ficar sob a responsabilidade dos pesquisadores. Sejam quais forem os
critrios, eles devero ser registrados por escrito e comunicados ao Arquivo
Institucional.
8.2 Realizar um trabalho de conscientizao interna com a equipe do
laboratrio, no sentido de incentivar os pesquisadores para a criao de
critrios de avaliao dos documentos que sero considerados pessoais
e institucionais.
A conscientizao pode ser mais efetiva do que apenas uma normativa.
Entender a importncia favorece a iniciativa do responsvel pelo laboratrio no
treinamento de sua equipe e na criao de critrios de avaliao dos
documentos. Os critrios devem levar em considerao a importncia da
pesquisa no que se refere ao ineditismo e aos impactos dos resultados, a equipe
envolvida, a relevncia na rea de pesquisa, os objetivos estratgicos
institucionais, dentre outros. E, sobretudo, dever ser avaliado o que de fato
pode ser considerado pessoal no mbito do laboratrio.
8.3 Definir as regras que ditaro os limites entre os documentos que podem
ser considerados pessoais e institucionais.
Os documentos pessoais so aqueles dos quais os pesquisadores
podero dispor e os institucionais so os que passaro a fazer parte do acervo
documental como patrimnio da instituio e que, portanto, devero ser
35
preservados. Para a definio dos limites necessrio que o laboratrio tenha
clareza de sua misso institucional e do papel que exerce na instituio.
Entretanto, igualmente necessrio que a instituio compreenda a produo
do laboratrio como uma produo institucional. Assim sendo, h que se ter a
real noo dos produtos dos laboratrios como patrimnio da instituio.
Quando a instituio for plenamente consciente de seu patrimnio, ser mais
fcil a conscientizao de seus pesquisadores para a preservao da
documentao.
8.4 No estabelecimento desses limites, o pesquisador e sua equipe devero
ser ouvidos sobre o significado dos documentos e o seu valor para a
instituio, para o pesquisador, para outras equipes e para a histria da
cincia.
Ningum melhor que prprio pesquisador para compreender o valor da
documentao produzida, tanto para o prprio uso cientfico, quanto para
outros usos no futuro. Nestes casos, podem ser consultados historiadores da
cincia, educadores, jornalistas e outros profissionais que podero utilizar
informaes para a histria da cincia, divulgao cientfica, educao para a
cincia, dentre outras possibilidades.
8.5 Implantar um programa de preservao consistente, elaborado com
critrios fundamentados em uma reflexo com a participao de
pesquisadores, administradores, arquivistas, diretores e historiadores.
Um programa de preservao amplo, com treinamento de profissionais
qualificados, e com a participao efetiva de todos os setores institucionais, ter
mais chances de obter sucesso. Algumas diretrizes podem ser recomendadas:
a) Estabelecer os prazos de guarda e reteno dos documentos nos
laboratrios e os prazos para sua guarda permanente no Arquivo
Institucional ou sua eliminao. To logo a pesquisa esteja concluda
e os documentos no sejam mais de uso corrente, eles podem ser
encaminhados ao Arquivo Institucional para a guarda permanente.
36
Os documentos que podero ser descartados devero ser entregues
para o arquivista, que providenciar os trmites legais para o
descarte de documento pblico.
b) Disponibilizar consulta os documentos encaminhados ao Arquivo
Institucional, indicando os que podero ter acesso restrito ainda por
um tempo, desde que devidamente justificado e com o prazo de
abertura estipulado. Alguns documentos ainda podem exigir um
carter restrito consulta, o que no invalida sua guarda no Arquivo
Institucional, que tem a estrutura necessria para o controle do
acesso. Quanto aos demais documentos, o acesso j pode ser
liberado, seja para outras equipes ou para interesses externos.
c) Estabelecer critrios para definir o carter pessoal e institucional de
alguns documentos mais polmicos, como:
I. Teses possuem ambas as caractersticas. Prever que a tese seja
encaminhada para a biblioteca porque uma produo
intelectual com vocao pblica. Encaminhar um exemplar para
o arquivo. Encaminhar os documentos intermedirios que deram
origem tese, ao Arquivo Institucional. Se o projeto de tese
possui dados inditos que podero ser reaproveitados para
outras pesquisas, tais dados devero ser mantidos nos
laboratrios enquanto forem teis e, mais tarde, encaminhados
para o Arquivo Institucional. Caso haja rascunhos que no
surtiram resultados, estes documentos podem ser considerados
pessoais e permanecer com o seu autor. O importante que a
instituio trace critrios fundamentados nas necessidades das
pesquisas e reconhecendo o valor do documento como
registro/testemunho da trajetria institucional.
II. Artigos situao semelhante anterior. Se os documentos que
deram origem ao artigo possurem dados inditos, como
medidas observadas ou produzidas, os dados originais so
institucionais e o pesquisador tambm poder ter uma cpia dos
37
dados se estes respaldarem seu trabalho ou forem utilizados para
outras pesquisas.
III. Dados eletrnicos atribuir autoria/responsabilidades aos dados.
Quando em rede, a instituio deve estabelecer maneiras de
identificao de autoria e responsabilidades quanto
manipulao, utilizao e atualizao para no gerar dvidas.
Deve, tambm, definir os limites entre o pessoal e o institucional
com base na:
possibilidade de impresso em papel ou outro meio para uma
preservao de longo prazo.
possibilidade de fornecer cpia aos pesquisadores, dos dados
considerados institucionais, porque so facilmente
transportveis.
previso de infra-estrutura para preservao dos dados
eletrnicos quando no for mais de uso corrente para a
pesquisa cientfica, permanecendo sob a responsabilidade do
Arquivo Institucional ou da rea de informtica da instituio.
IV. Patente Reservar ao pesquisador ou equipe responsvel, por
razes de segredo, os documentos gerados por uma pesquisa
que visa uma patente. Porm, finda a pesquisa e a patente
alcanada, a instituio dever avaliar o prazo necessrio para
que a documentao possa ser aberta consulta no Arquivo
Institucional. Os documentos que deram origem patente sero
considerados institucionais.
V. Correspondncia Estabelecer critrios para a avaliao da
correspondncia que ser preservada, seja tradicional ou via
correio eletrnico, e determinar que se preserve toda e qualquer
correspondncia que:
refira-se ao andamento do projeto de pesquisa.
registre ou altere um compromisso assumido.
38
registre a participao da equipe e dos participantes do
projeto.
encaminhe resultados ou observaes relevantes para a
pesquisa.
altere o rumo ou andamento da pesquisa.
encaminhe documentos relevantes em anexo, como, por
exemplo, atas de reunies, dados de pesquisa, relatrios de
acompanhamento, entre outros.
8.6 Considerar o interesse institucional dos documentos julgados pessoais,
para uma futura prioridade de aquisio.
Trata-se dos documentos encaminhados para a casa do pesquisador por
serem considerados pessoais. Quando o pesquisador ou a famlia quiser
desfazer-se dos documentos, a instituio onde o cientista atuou deve ter
prioridade na aquisio. Tanto os documentos institucionais quanto os pessoais
so de interesse para a histria da cincia (ver tambm item 7).
9 Documentos pblicos e privados
O limite entre pblico e privado uma questo sempre presente em
vrias reas do conhecimento, sobretudo no caso dos arquivos. Os documentos
produzidos pelas etapas intermedirias
3
de uma pes qui sa re a li za da em
la bo ra t rio cos tu mam ser um de sa fio para ar qui vis tas por di ver sas ra zes: tm
ca r ter al ta men te tc ni co, so de di f cil aces so, es to sob a guar da dos
pes qui sa do res e, mu i tas ve zes, so con si de ra dos por eles como de ca r ter
pri va do. A re fle xo so bre esta do cu men ta o, sob o pon to de vis ta da pes qui sa
his t ri ca, fun da men tal para a com pre en so dos pro ce di men tos ado ta dos
pe los la bo ra t ri os, bem como so bre me to do lo gi as, ro ti nas, in fra-es tru tu ra,
participao da equipe, dentre muitos outros.
39
3 So os do cu men tos que re pre sen tam to das as eta pas de um pro ces so, o
pas so-a-pas so da pes qui sa, an tes da pro du o dos do cu men tos fi na is.
O que se observa de uma maneira geral que os documentos
produzidos pelas etapas intermedirias de um processo de investigao
cientfica so considerados privados do pesquisador. Como controverso o
entendimento de que esses documentos fazem parte do contexto da pesquisa,
e que esta faz parte do contexto da produo institucional, como um todo
orgnico, algumas recomendaes podem ser consideradas.
9.1 Estabelecer que a documentao intermediria produzida pela pesquisa
cientfica e tecnolgica patrimnio institucional e, portanto, um bem a
ser protegido.
Como j foi visto, a instituio deve entender os dados e documentos
produzidos durante todo o processo de pesquisa como patrimnio institucional.
So eles que comprovam e registram a produo cientfica da instituio, e no
apenas os artigos e relatrios finais. Os documentos das etapas intermedirias
permitem a compreenso do andamento das pesquisas, as decises tomadas,
os rumos da pesquisa, do ambiente do laboratrio, da participao das equipes,
de infra-estrutura, dentre muitas outras.
9.2 Estabelecer critrios para a preservao desses documentos de tal forma
que a deciso sobre seu destino no fique inteiramente sob a
responsabilidade do pesquisador.
As decises devem ser fruto de um amadurecimento interno da equipe
e da instituio. No deve ser uma deciso individual baseada em vontades
pessoais. Quanto mais as decises forem tomadas de acordo com critrios
estudados e estipulados pela instituio, menos riscos haver de decises
unilaterais que privilegiem vontades, vaidades, interesses pessoais etc.
9.3 Estabelecer diretrizes e normativas para a preservao desses
documentos.
Para tal, deve-se definir:
40
a) Os documentos que sero considerados privados e pblicos, por
funo, com as devidas justificativas. Para nortear as decises, os
Quadros 1 e 2 apresentam algumas propostas:
Quadro 1 Proposta de critrios para avaliao dos documentos intermedirios
por tipo de projeto ou atividade
Documentos sobre Pblico Privado Acesso Observao
Prestao de servio X
Mediante
autorizao
Prestao de servio com
informao manipulada
4 X
Aps o prazo
de sigilo
A ser estipulado
junto empresa o
prazo de sigilo
Patente X
Aps obteno
do ttulo
Reunidos para tese X
A critrio do
pesquisador
A tese pblica
Melhoria ou otimizao do
processo de pesquisa
X
Inovao tecnolgica X
Mediante
autorizao
Informao manipulada X
A critrio do
pesquisador
Projeto com financiamento
pblico
X
Aps a
concluso
Projeto com financiamento
privado
X
Aps a
concluso
Pesquisa acadmica
X
Relatrios de andamento X
Restrito
equipe at a
concluso
41
4 O termo "informao manipulada" refere-se aos dados e s informaes que ainda
esto sendo trabalhados, ainda esto sendo manipulados.
Quadro 2 Critrios para avaliao dos documentos intermedirios
Documentos Pblico Privado Acesso Observao
Relatrio tcnico X
Mediante
autorizao As duas opes so
vlidas, dependem da
avaliao institucional
Aps a
concluso
Documento com
informao
manipulada
X
A critrio do
pesquisador /
empresa
Em pesquisas
encomendadas por
empresas, o acesso
restrito empresa e
equipe
Dados brutos no
analisados (dados
coletados, observados
ou produzidos)
X
Mediante
autorizao at
a concluso
Os dados podem gerar
m interpretao ou
concluses erradas
Clculo intermedirio
ou em fase de
discusso
X
A critrio do
pesquisador
Rascunho manuscrito X
A critrio do
pesquisador
Base de dados X
Mediante
autorizao
Memria de clculo X
Aps a
concluso
Processo
administrativo
X
Inclui documentos
administrativos e
tcnicos
Caderno de
laboratrio
X
Mediante
autorizao
Quando o caderno
nico para o
laboratrio, todos os
membros da equipe
fazem anotaes no
mesmo caderno
Quando o caderno
individual, mas os dados
so de interesse da
instituio
x
A critrio do
pesquisador
Quando de utilizao
individual
Planilha eletrnica X
Mediante
autorizao
Prottipo virtual X
A critrio do
pesquisador
Podem ser descartados
Construo de
modelos virtuais
X
A critrio do
pesquisador
42
b) Os prazos de guarda de cada um, tanto nos locais de produo (os
laboratrios), quanto no local de guarda permanente (o Arquivo
Institucional).
c) Os prazos de acesso tanto de outras equipes quanto do pblico em
geral.
d) A equipe que se responsabilizar pela guarda, controle e
preservao dos documentos.
e) Os recursos financeiros e materiais para a preservao.
9.4 Para avaliar os documentos, os pesquisadores devero ser estimulados
a refletir sobre vrios critrios.
Algumas sugestes podem ser apontadas:
a) A utilizao dos documentos para outras equipes ou futuras
equipes, no sentido de analisar se os dados sero relevantes para
outras abordagens.
b) A legibilidade, clareza e consistncia das informaes, para no se
preservar dados incompreensveis e inteis.
c) Se os documentos registram procedimentos, tcnicas, observaes
que possam revelar abordagens e comportamento dos
pesquisadores e das equipes.
d) O uso indevido dos documentos por outras equipes ou por leigos. O
pesquisador dever estipular o prazo de guarda dos documentos nos
laboratrios, considerando que uma informao ainda no
amadurecida ou no bem embasada pode causar problemas para a
instituio.
e) A utilizao dos documentos intermedirios para outros objetivos
que no a pesquisa cientfica (por historiadores da cincia, por
exemplo).
43
9.5 Definir, em parceria com os dirigentes, arquivistas e historiadores, quais
documentos sero dignos de preservao e de se tornarem pblicos
disposio de outros profissionais.
Outros profissionais podero ser consultados (ver item 8.4). Caso a
instituio no tenha arquivistas ou historiadores em seu quadro funcional,
buscar consultorias externas ou parcerias interinstitucionais para uma avaliao
mais embasada.
9.6 Consolidar as decises em documento, que pode ser um plano ou
programa de preservao, ou similar.
No programa ou plano de preservao devero constar os critrios que
nortearo a avaliao dos documentos produzidos nos laboratrios, no sentido
de se definir os limites entre institucional e pessoal. Como estes limites nem
sempre so fceis de determinar, os critrios tm a funo de minimizar
arbitrariedades ou inconsistncias, fazendo com que as decises sejam
respaldadas, evitando vontades ou vaidades pessoais. A importncia de
registrar as decises a de sistematizar os procedimentos e faz-los
tornarem-se rotina, dando visibilidade institucional para as atividades dos
laboratrios. Alm disso, facilita o trabalho de preservao dos documentos,
pois a equipe j ter um instrumento/ferramenta para se basear. Depois do
documento consolidado, aprov-lo na instituio.
9.7 Orientar os pesquisadores sobre a importncia dos documentos
oriundos das atividades intermedirias da pesquisa para a histria da
cincia.
A promoo de palestras e visitas de historiadores da cincia aos
laboratrios pode ser frutfera. A interao entre profissionais objetiva
conscientizar pesquisadores sobre a importncia dos documentos para a
memria cientfica, para a rea do conhecimento em questo e, sobretudo,
para a cincia brasileira. Alm disso, a interao com arquivistas possibilitar a
identificao dos documentos e a elaborao de sua temporalidade.
44
9.8 Orientar os pesquisadores a tratar o conjunto dos documentos
produzidos pela pesquisa como um todo orgnico.
Arquivistas tm um papel fundamental neste processo, orientando
sobre procedimentos arquivsticos e passando a noo da relao orgnica
entre os documentos. fundamental o entendimento de que os documentos
das etapas intermedirias, bem como os das fases iniciais e de planejamento, e
da divulgao dos resultados, formam um todo orgnico que contextualiza a
pesquisa. Desmembrar esse contexto ou eliminar documentos que formaro
lacunas ser prejudicial para a compreenso e, conseqentemente, para a
pesquisa histrica.
9.9 Promover treinamento a pesquisadores, por meio de palestras, visitas
tcnicas, cursos de curta durao, ou outros meios, orientados por
arquivista, no sentido de entender noes arquivsticas como
organicidade, integridade, autenticidade, provenincia, contexto de
criao e, principalmente, o valor de testemunho de uma atividade e o
valor de prova.
bvio que o pesquisador no precisa compreender a fundo estes
conceitos (ver Glossrio). O importante que se perceba que muitas questes
devem ser consideradas antes da deciso de se eliminar ou guardar
documentos. Alm de contextualizar pesquisas e resultados, os documentos
so os testemunhos das atividades que o geraram, so as provas dos resultados.
O valor de prova deve ser um dos principais critrios a ser considerado.
9.10 Tornar os pesquisadores aptos para avaliar um documento e atribuir um
valor de guarda estabelecido de maneira mais consistente e consciente.
A reflexo sobre a sua produo documental ser um ganho qualitativo
no apenas para o pesquisador, como tambm para o trabalho do
arquivista.
A conscientizao permitir que o prprio pesquisador compreenda a
dimenso da importncia dos documentos aps finda a pesquisa. Assim, as
45
decises certamente sero embasadas na reflexo e apoiadas
institucionalmente. Alm de favorecer o trabalho do pesquisador, tambm
facilitar o trabalho do arquivista, que no ter dificuldade na compreenso e
definio dos documentos a serem preservados.
9.11 Mapear as atividades, listando todas aquelas realizadas durante a
pesquisa, no mbito do laboratrio. Cada atividade pressupe, ou no,
a criao de documentos que devero ser igualmente mapeados. Para
cada documento, o pesquisador dever informar o prazo de
preservao e quem tem acesso a ele. Tais informaes sero de
extrema utilidade na elaborao de uma tabela de temporalidade para
os documentos do laboratrio.
O mapeamento (ver modelo no ANEXO 1) poder ser feito por meio de
um quadro para levantamento, com as atividades, os documentos produzidos,
local e prazo de guarda, a forma e autorizao de acesso. As atividades a serem
listadas so todas as rotineiras do laboratrio ou da pesquisa e, como
conseqncia, os documentos que registram o passo-a-passo da pesquisa. Uma
vez listados os documentos, indicar o prazo de utilizao ou de preservao de
cada um e, depois, como o acesso a estes documentos. A montagem do
mapeamento dar ao pesquisador um panorama dos documentos produzidos
sob sua responsabilidade, alm de permitir o controle e a definio da guarda.
Para o arquivista, este mapeamento representa a compreenso, de forma clara
e objetiva, das etapas da pesquisa e poupa um esforo extra na coleta de dados.
Alm disso, o mapeamento servir de base para a elaborao da Tabela de
Temporalidade de Documentos, de mbito institucional.
9.12 Avaliar as atividades que representam etapas relevantes de um processo
de pesquisa como atividades que tero seus testemunhos preservados.
Uma vez definidas quais as atividades a serem preservadas, seus
documentos sero considerados pblicos e seus prazos de acesso sero
definidos pelo pesquisador e oficializados pela instituio. Os que no forem
considerados pblicos podero ser definidos como privados e ficar a critrio do
46
pesquisador. As decises tomadas devero ser registradas em documento,
divulgadas entre a equipe e ser do conhecimento da Direo e do Arquivo
Institucional.
9.13 Estabelecer critrios para que o pesquisador conduza a avaliao.
O prprio pesquisador dever ter condies de avaliar os documentos
de interesse da instituio. Como exemplo, alguns critrios podem ser
sugeridos, como a preservao de documentos que:
a) Indiquem a relevncia da pesquisa para a rea de conhecimento.
b) Registrem a participao da equipe.
c) Representem as etapas relevantes do processo de pesquisa.
d) Registrem as mudanas de rumo da pesquisa.
e) Sejam considerados dados brutos.
f) Registrem o processamento dos dados.
g) Registrem a metodologia.
9.14 Definir os documentos que sero considerados pblicos e privados,
determinando as restries de acesso ( equipe ou ao pblico), e os
devidos prazos de reteno.
O acesso mediante autorizao significa que restrito equipe e
necessria sua autorizao para se ter acesso aos documentos. As informaes
ali contidas no devem ser de acesso a leigos, pois podem no ser
compreendidas e dar margem m interpretao. Isto no significa que as
informaes sero sempre restritas. preciso que o pesquisador estabelea os
prazos de reteno e permita o acesso aps o final do prazo. Estas informaes
devem ser registradas em documentos e ser do conhecimento do Diretor e do
Arquivo Institucional.
47
9.15 Encaminhar ao Arquivo Institucional os documentos considerados
pblicos. No caso da inexistncia de um arquivo que abranja toda a
instituio, a documentao dever ser mantida em um local de guarda
permanente, onde ser preservada.
O local de guarda permanente, se no for o Arquivo Institucional,
dever ser um local reservado, com boas condies climticas e que seja muito
limpo. O local deve ter o acesso controlado e os documentos ordenados para
fcil identificao. Se os documentos forem armazenados com as devidas
informaes que os identifiquem, o encaminhamento futuro ao Arquivo
Institucional ou aos cuidados do arquivista ser muito mais facilitado,
poupando tempo, esforos e recursos.
9.16 Estabelecer que os documentos produzidos pelos laboratrios so
documentos de arquivo porque so gerados no decorrer das atividades
desempenhadas para a realizao das pesquisas, como testemunho de
cada etapa do processo de pesquisa e desenvolvimento cientfico e
tecnolgico.
Os documentos devem ser tratados como parte de um todo
institucional, pois outros setores igualmente produzem documentos de
arquivo, que iro fazer parte do Arquivo Institucional. Eles so testemunhos e
provas de todas as atividades realizadas pela instituio, no apenas aquelas
voltadas pesquisa. preciso que a equipe do laboratrio e a instituio
reconheam estes documentos como seu patrimnio.
10 - Importncia dos documentos
A importncia dos documentos produzidos pelos laboratrios uma
pergunta emergente para os arquivistas, acostumado a lidar com historiadores,
mas com rara interao com cientistas e pesquisadores de laboratrios.
preciso que os prprios pesquisadores produtores dos documentos tenham
48
clareza sobre importncia dos documentos para outros usos que no o
cientfico como, por exemplo, a pesquisa histrica.
A importncia dos documentos produzidos pelos laboratrios, aps a
concluso de uma pesquisa, nem sempre reconhecida. No basta que os
pesquisadores admitam a importncia dos laboratrios, preciso tomar
iniciativas para a preservao dos documentos. O reconhecimento da
importncia dos documentos o primeiro passo, aquele que alavancar
medidas visando sua preservao. Assim, os responsveis pelos laboratrios
devem estar sensveis a essa questo. Para se avaliar a importncia dos
documentos, algumas diretrizes so indicadas:
10.1 Conscientizar pesquisadores e engenheiros para o entendimento da
importncia de seus documentos para a pesquisa histrica, e no
apenas de sua vida e trabalho, mas para a histria da instituio dentro
da qual sua pesquisa desempenhada.
Uma opo seria a organizao de um ciclo de palestras de historiadores
da cincia nos institutos, voltados para os pesquisadores, sobre as fontes
utilizadas pela Histria da Cincia. Conhecer o potencial de utilizao dos
documentos dos laboratrios como fonte histrica ser um ganho considervel
para uma poltica de preservao. Alm disso, pode ser considerado, ainda, o
uso dos documentos para a prpria pesquisa cientfica. Sem dvida que os
documentos podem ser teis para a vida e o currculo do pesquisador, o que d
origem tendncia de se levar documentos para casa. Mas, a utilidade para
outras equipes e pesquisadores e, sobretudo, a origem institucional e a
infra-estrutura que gerou os documentos, devem ser levadas em conta. Os
documentos no podem ser reduzidos a um trofu, e ser simplesmente
levados para casa. Alm disso, muitos documentos podem ser utilizados,
ainda, para atividades de educao para a cincia, estimulando a compreenso
dos processos cientficos e tecnolgicos, despertando o interesse de crianas e
jovens para a cincia.
49
10.2 Avaliar a importncia dos documentos segundo o seu valor para uma
guarda permanente.
So considerados de guarda permanente os documentos que tm valor
legal, fiscal, de prova ou histrico. A lei prev a guarda de certos documentos
comprovantes de transaes. Mas a preservao dos documentos produzidos
pelos laboratrios no contemplada na legislao, definida pela instituio.
Em muitos casos, pelos procedimentos padronizados nos Sistemas de
Qualidade em diversas reas do conhecimento. Assim, os critrios para a guarda
permanente devem considerar o valor dos documentos para o laboratrio, para
a pesquisa histrica, para a pesquisa cientfica da prpria equipe e de outras
equipes e equipes futuras para a histria da instituio, da rea do
conhecimento e para a memria cientfica nacional. Assim, para a avaliao dos
documentos deve-se levar em conta os possveis valores dos documentos, a
saber:
a) O valor cientfico que representem dados brutos, coletados ou
produzidos; que tenham referncia a trabalhos anteriores; que
sirvam de aprendizado para novos pesquisadores; e que permitam o
treinamento de equipe;
b) O valor histrico que registrem a histria do laboratrio, da
instituio, e da rea de conhecimento;
c) O valor administrativo que registrem a administrao da pesquisa:
i. Comprovando a aquisio de instrumentos;
ii. Garantindo um compromisso assumido;
iii. Permitindo que a instituio seja auditada;
iv. Proporcionando uma reavaliao do sistema;
v. Testemunhando a infra-estrutura da pesquisa e da instituio;
vi. Comprovando um projeto, seja financeiramente, seja por meio
de resultados.
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d) O valor arquivstico que sejam capazes de atribuir autenticidade,
provenincia, legibilidade, organicidade e valor de prova,
caractersticas dos documentos de arquivo.
e) O valor educativo que ilustrem o funcionamento de um processo
de pesquisa, mostrando como funcionam princpios e tcnicas, e
estimulando nos jovens o interesse para a cincia e tecnologia,
demonstrando o progresso das reas cientficas.
11 - Sugestes para conscientizao
Conscientizar pesquisadores sobre a importncia dos documentos
produzidos nos laboratrios para a histria da cincia uma medida
fundamental para a preservao desses registros. Sem essa conscincia poder
no ser efetiva qualquer ao, e tambm poder no haver o esforo necessrio
para a preservao por parte os pesquisadores. Para tal, algumas
recomendaes so destacadas:
11.1 Criar um espao nico para guarda dos documentos dos laboratrios,
que pode ser um Arquivo Tcnico.
Um espao especfico para a guarda dos documentos tcnicos
propiciaria um incentivo maior para que pesquisadores encaminhassem os
documentos para a preservao. Um local nico mais fcil de ser
administrado, pois poupa esforos e recursos para sua manuteno. Alm disso,
permitir a implantao de uma estrutura adequada. O Arquivo Tcnico deve
ser usado como arquivo corrente e intermedirio. Aps a concluso da pesquisa
e a no mais utilizao dos documentos, estes devem ser encaminhados para o
Arquivo Institucional.
11.2 Investir em trabalhos na rea de divulgao cientfica.
Os pesquisadores devem divulgar os dados da pesquisa, de forma que a
populao em geral compreenda o trabalho de cientistas. Os pesquisadores
51
devem passar ao pblico a importncia de seu trabalho, para ter, por
conseqncia, o devido reconhecimento. Os laboratrios deveriam pensar em
aes que pudessem favorecer a divulgao dos dados das pesquisas para o
grande pblico. Textos em linguagem de fcil compreenso, publicao,
material didtico para professores de 1 e 2 graus, e exposies, seriam
algumas aes que poderiam ser implementadas. Outra ao poderia ser abrir
as portas dos laboratrios para que alunos fizessem visita guiada instituio
mediante contato direto com escolas. Ou ainda, abrir espao fsico na
instituio para o recebimento de grupos previamente agendados, com
exposies sobre a importncia das pesquisas realizadas na instituio e como
os produtos destas pesquisas chegam ao dia-a-dia das pessoas.
11.3 Investir na conscientizao de recursos humanos por meio de
seminrios, cursos e campanhas temticas.
No apenas pesquisadores, mas todo o corpo funcional deve tomar
conhecimento da importncia da preservao dos documentos institucionais.
No havendo pessoal interno qualificado na rea de preservao de acervos, a
instituio poder realizar uma parceria com outras instituies que tenham
estes profissionais em seu quadro, para assessoramento e promoo de cursos.
Outra opo seria a contratao de empresas especializadas para a elaborao e
implantao de projeto na rea de preservao documental. Cursos e
campanhas podem ser temticos e espordicos, o que no atrapalharia a rotina
de trabalho do laboratrio, nem seria cansativo para o pesquisador. Alm disso,
tambm se poderia investir na assessoria de historiadores da cincia para a
promoo de palestras e trabalhos em parceria, visando o registro da histria do
laboratrio, da rea de conhecimento em questo e da instituio.
11.4 Criar normativas e procedimentos bsicos para a preservao de acervos
de laboratrios.
52
Alm de espao fsico apropriado, divulgao, conscientizao,
igualmente importante a criao de normas e regras bsicas para a preservao
dos documentos. Qualquer normativa deve vir acompanhada de um
entendimento sobre sua necessidade, sob pena de no ser efetiva. Uma vez
estabelecidas as regras e os procedimentos que devem ser adotados, estes
devem ser alvo de treinamento para que passem a ser rotineiros. Desta forma a
preservao poder ser efetiva.
53
54
PARTE II DIRETRIZES PARA DIRIGENTES DE INSTITUIES
As diretrizes aqui propostas so voltadas para os dirigentes das
instituies, pois se referem a uma viso global de todas as reas e atividades, e
no apenas s pesquisas realizadas nos laboratrios. A primeira questo a ser
observada que a instituio deve enxergar a produo documental como um
todo orgnico que no deve ser dividido em partes, de forma estanque. A
instituio precisa entender que para cumprir sua misso e alcanar seus
objetivos, executa uma srie de atividades. Cada atividade produz
necessariamente documentos que a comprova e que so seus testemunhos. O
arquivo o conjunto de documentos produzidos pelas atividades institucionais
todas elas que juntos comprovam e testemunham estas atividades. Portanto,
h que ser visto como um todo e no ser desmembrado em partes no
interligadas, independentes.
A criao de um Arquivo Institucional que rena todos os documentos
de carter permanente, de todos os setores e no somente daqueles ligados s
atividades administrativas, fundamental para a preservao documental. A
implantao desse arquivo deve ser uma meta institucional. A equipe do
Arquivo Institucional pode e deve controlar a gesto de documentos. Enquanto
a instituio no tiver condies de implant-lo, um grupo gestor deve ser
designado pelo diretor, com o objetivo de estudar e implementar um sistema de
gesto de documentos.
O mais importante que a gesto da documentao seja centralizada e
o controle seja efetivo de tal forma que o grupo gestor ou o profissional
responsvel seja capaz de responder por todos os documentos classificados
como de valor permanente na instituio. Este grupo dever ter conhecimento
sobre a produo documental, ser capaz de controlar o trmite e o destino final
dos documentos.
A instituio deve, tambm, elaborar critrios para a preservao destes
documentos e, mais importante ainda, criar meios para sua preservao. Um
espao fsico nico, com uma estrutura nica e no setorial, demandaria menos
55
recursos e mais facilidade de acesso e guarda. Um espao que recolhesse a
documentao que no est mais em uso corrente, com prazos de guarda j
pr-determinados, independente da documentao ser de carter
administrativo, tcnico ou cientfico. Esse local nico que centralize o controle e
a guarda de documentos que garantir a preservao dos documentos para a
memria e a histria do instituto.
A instituio deve pensar, ainda, numa maneira de preservar os arquivos
pessoais de cientistas e pesquisadores, formados pelos documentos
considerados de carter pessoal, pelo menos durante o desenvolvimento da
pesquisa e que, aps sua concluso, em geral so deixados de lado. Para estes
documentos, a instituio dever pensar e estabelecer critrios para
consider-los pessoais ou institucionais e no deixar a deciso somente a critrio
do pesquisador. Depois de estabelecidos estes limites, a instituio deve
providenciar a avaliao e a infra-estrutura de guarda desses documentos,
inclusive em suporte eletrnico ou virtual. Tal guarda poder ser compartilhada
com o Arquivo Institucional, respeitando-se cada uma das provenincias
setoriais separadamente, sem mistur-las. uma soluo absolutamente aceita
e adotada em vrias instituies, pois centraliza e facilita a administrao
documental.
Outra questo importante para ser pensada a preservao dos
softwares e equipamentos produzidos pela instituio. Geralmente as regras ou
critrios para estes documentos limitam-se ao seu prazo de utilizao. Quando
ficam obsoletos ou sem uso, no podem ser simplesmente abandonados ou
deixados de lado, o que pode ocasionar perda. Este material valioso para a
pesquisa histrica. A instituio deve pensar em diretrizes para este material, no
que se refere ao espao para guarda. igualmente importante a preservao
dos manuais ou instrues de uso dos equipamentos e softwares para melhor
compreenso de sua estrutura, funcionamento e utilizao.
Uma questo relativamente comum a confuso que muitas pessoas
fazem sobre as funes das bibliotecas e dos arquivos. A funo da biblioteca
56
divulgar o conhecimento para todos, dos produtos gerados pela pesquisa
cientfica e tecnolgica, mas no o de abrigar documentos que comprovam as
atividades institucionais. O papel do arquivo envolve a guarda de documentos
com prazos de acesso pblico restrito por algum tempo, dependendo do caso, e
a biblioteca objetiva a divulgao ampla. O fato de o relatrio final ir para a
biblioteca e se tornar disponvel consulta uma tentativa institucional de
preservao da memria cientfica e que tem surtido efeito no que se refere
exclusivamente ao produto final da pesquisa ou atividade. Pesquisadores
podem considerar que o relatrio seria o nico registro digno de ser preservado,
no havendo a preocupao ou a necessidade de se registrar todos os outros,
ou seja, aqueles que testemunham e comprovam a realizao de cada etapa de
uma atividade. A sugesto que os documentos intermedirios, das reas meio
e fim, sejam considerados dignos de uma avaliao criteriosa e preservao em
um Arquivo Institucional, como documento de arquivo, independente do
produto final da pesquisa ir para a Biblioteca. A avaliao para determinao
dos documentos que sero considerados de valor institucional, e que, portanto,
passaro a integrar o patrimnio da instituio, deve ser realizada em conjunto
com pesquisadores, engenheiros, quadro administrativo e a equipe em geral.
O arquivo um patrimnio que deve ser mais valorizado por parte dos
dirigentes de instituies cientficas. Vale lembrar o art. 1 da Lei n 8.159, de 8
de janeiro de 1991, que determina que dever do Poder Pblico a gesto
documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico
e como elementos de prova e informao (ver ANEXO 3).
O Conselho Nacional de Arquivos, ligado ao Arquivo
Nacional/Casa Civil da Presidncia da Repblica, responsvel pela elaborao
e publicao de Resolues que regulamentam a preservao da documentao
oriunda das instituies federais do Poder Executivo. Dentre essas resolues, a
57
de n 14/2001
5
im ple men ta uma Ta be la de Tem po ra li da de para a
do cu men ta o ad mi nis tra ti va, com exem plos de pra zos de va li da de e de
re ten o para do cu men tos da rea meio, qua is se jam, re cur sos hu ma nos,
ma te ri a is, fi nan ce i ros/or a men t ri os e ser vi os ge ra is. A par tir dela, as
ins ti tu i es so ca pa zes de ela bo rar as suas pr pri as ta be las e pro vi den ci ar um
es tu do para am pli-las para os do cu men tos da rea fim da ins ti tu i o, ou seja,
para os do cu men tos pro du zi dos pe los la bo ra t ri os e gru pos de pes qui sa, alm
das de ma is ati vi da des de ca r ter fi na ls ti co. No uma ta re fa sim ples, mas
mu i tas ins ti tu i es tm con se gui do re gu la men tar suas ta be las com gran de
su ces so. O Arqui vo Na ci o nal for ne ce apo io e apro va as ta be las de instituies
federais do Poder Executivo mediante anlise e publicao em Dirio Oficial.
importante lembrar que o Governo Federal instituiu o SIGA Sistema
de Gesto de Documentos de Arquivo - na administrao pblica federal, pelo
Decreto n 4.915 de 12 de dezembro de 2003, com o objetivo de organizar as
atividades de gesto de documentos no mbito dos rgos e entidades da
administrao pblica federal. A instituio do SIGA ser fundamental para o
acompanhamento das atividades de gesto de documentos nos institutos e
para criar diretrizes e normativas no que se refere preservao dos
documentos arquivsticos.
Com estes instrumentos, a instituio deve criar diretrizes para
regulamentar a preservao dos documentos intermedirios resultante do
trabalho cientfico, bem como dos produtos finais.
Algumas aes podem ser estudadas pelos dirigentes no sentido de
preservar a memria cientfica e institucional.
58
5 Dis po n vel em : <www.ar qui vo na ci o nal.gov.br>.
12 - Arquivo Institucional
A implementao do Arquivo Institucional representa o valor que a
instituio atribui preservao dos registros de sua histria, profissionalizando
as atividades. A funo a de recolher os documentos de carter permanente
produzidos por todos os setores da instituio. Os documentos so tratados
resguardando-se sua provenincia, sem mistur-los, e os prazos de sigilo
estipulados pelos seus produtores e pela legislao vigente.
12.1 Implementar a criao de um Arquivo Institucional, que seja central ou
geral na instituio, funcionando como um espao fsico nico e
centralizado que recolha a documentao que no est mais em uso
corrente.
A vantagem de ter um depsito nico ou uma coordenao nica a de
centralizar esforos em todos os sentidos: de material, de pessoal, de
infra-estrutura fsica e ambiental. Alm disso, qualquer membro das equipes
saber onde buscar as informaes necessrias, sabendo a quem solicitar e
quais as condies de guarda. Todos os documentos de carter permanente
sero encaminhados para um mesmo local, facilitando as providncias e o
controle. O Arquivo Institucional se responsabilizar por cronogramas de prazos
de recolhimento e gerenciar todos os processos de avaliao e seleo de
documentos, liberando os pesquisadores de se ocuparem desta
responsabilidade.
12.2 Estabelecer os prazos de guarda para a documentao.
O estabelecimento dos prazos de guarda dos documentos deve ser feito
em conjunto com os pesquisadores, arquivistas, historiadores e
administradores, e coordenado pelo Arquivo Institucional. Na ausncia destes
profissionais, a instituio deve solicitar a colaborao e a parceria de outras
instituies que tenham profissionais qualificados e experientes nesta tarefa,
que no nada trivial ou fcil. Portanto, deve ser fruto de uma reflexo interna e
59
de um amadurecimento profissional de todos os envolvidos. Algumas aes
podem ser feitas para auxiliar no processo, tais como:
a) Identificar todos os documentos produzidos independente do
suporte ou meio fsico no qual o documento foi produzido.
b) Elaborar uma listagem desses documentos.
c) Estabelecer o prazo de guarda de cada documento, definindo
quanto tempo eles ficaro nos laboratrios, e o prazo de
encaminhamento para o espao de arquivamento definitivo de
documentos da instituio.
d) Encaminhar para o Arquivo Institucional a listagem de documentos
com os prazos de guarda.
12.3 Facilitar o acesso aos documentos produzidos pelos laboratrios.
O acesso aos documentos fundamental; sem isso, todas as outras
aes se tornam sem sentido. Acesso no significa apenas o ato de poder ver o
documento, mas tambm saber onde eles esto e conseguir chegar at eles.
Algumas aes podem ser tomadas:
Criar uma listagem ou relao com as seguintes informaes:
descrio dos documentos, o projeto/atividade a que se refere, setor
responsvel, pesquisador responsvel, local de guarda e as
informaes julgadas relevantes para a identificao do documento
(Ver modelo do ANEXO 2).
Manter a listagem em local seguro e de fcil acesso.
Comunicar aos membros da equipe a existncia e localizao da
referida listagem.
Estas medidas que os pesquisadores podem tomar em relao
produo dos documentos parecem muito simples e bsicas. At mesmo
bvias. Mas no so. A identificao no ato de produo nem sempre feita,
pois na fase corrente os pesquisadores ainda se lembram da informao; o risco
maior quando os documentos deixam de ser de uso corrente e a pesquisa
60
caminha para a sua concluso, ou seja, prxima da fase permanente. Aps o
trmino, e com o incio de novas pesquisas, os pesquisadores no mais se
lembraro daquilo que no foi registrado. O momento de se buscar a
identificao dos documentos justamente na fase corrente.
13. Avaliao e seleo dos documentos que sero preservados
A seleo dos documentos e registros em geral que devem ser
preservados motivo de estudo e discusso interna na instituio. No entanto,
algumas contribuies podem ser dadas para a anlise:
13.1 Realizar um mapeamento da documentao produzida pelos
laboratrios, certamente com a participao de seus pesquisadores,
engenheiros, tcnicos, equipe e responsveis, com o objetivo de
conhecer e atribuir valores aos documentos.
A atribuio de valor deve ser avaliada levando em considerao alguns pontos:
a) No apenas os relatrios e artigos produtos finais da pesquisa so
importantes serem preservados, porque eles no so suficientes para
o amplo entendimento do funcionamento e estrutura dos
laboratrios. Tambm so importantes os documentos que
contenham informaes sobre a infra-estrutura e as equipes dos
laboratrios, sua atuao e desempenho, bem como documentos
sobre a histria, mudanas e reestruturao que possam ter
passado, suas prioridades e linhas de pesquisa.
b) A correspondncia sobre as pesquisas ou as atividades cientficas e
tecnolgicas que tragam algum resultado relevante, como uma
mudana de rumo ou procedimento, ou uma tomada de deciso,
devem ser preservadas.
c) Os dados brutos ou rascunhos devem ser preservados se eles
apresentarem as seguintes caractersticas: legibilidade,
61
autenticidade, raridade, atribuio de procedncia ou origem,
capacidade de guarda ou armazenamento (infra-estrutura, custos,
espao fsico, manuteno), possibilidade de re-utilizao e valor de
prova.
13.2 Estabelecer critrios de avaliao que auxiliem a instituio a identificar
arquivos de pesquisa e desenvolvimento (P&D) significativos, para
guarda permanente, bem como para seus pesquisadores mais
proeminentes.
A instituio deve prever critrios para identificar e avaliar os projetos
que sejam os mais relevantes para a instituio, e classific-los como, por
exemplo, significante, importante, ou outra denominao de preferncia
da instituio ou do laboratrio. Todos os experimentos ou projetos
identificados como significante devem ter seus documentos preservados no
Arquivo Institucional de forma permanente. A avaliao deve considerar que:
a) Os pesquisadores podem dar contribuio de diretrizes para a
identificao de projetos a serem considerados significativos, e
alertar arquivistas e responsveis pelas pesquisas. Eles so os
responsveis fundamentais pela preservao dos documentos.
b) As coordenaes acadmicas ou os laboratrios de cincia e
tecnologia devem estabelecer um comit de histria adhoc para a
identificao dos projetos e pesquisas significativos dentro de sua
rea de atuao, trazendo a informao para os responsveis e para
o arquivista.
c) A instituio dever prever local de guarda para assegurar a
preservao de projetos significativos. Antes mesmo de serem
recolhidos ao Arquivo Institucional, os documentos devem ser
mantidos em mobilirios e locais especficos durante a vigncia das
pesquisas.
62
14 - Implantao de um Programa de Gesto de Documentos
Um programa de gesto que englobe todos os documentos produzidos
pela instituio fundamental para o controle e o acesso, alm de organizar a
documentao e garantir sua preservao. Para sua implantao necessrio:
14.1 Reconhecer as necessidades e benefcios de a instituio apoiar
adequadamente a implantao de um Programa de Gesto de
Documentos.
O primeiro passo a instituio compreender o funcionamento e as
vantagens de um Programa de Gesto de Documentos. Os benefcios trazidos
so a melhor maneira de convencer dirigentes para a importncia e para o
esforo da implantao de um programa amplo e que trar implicaes em
todos os setores da instituio. Algumas vantagens da implantao de um
Programa de Gesto so:
Avaliao de documentos realizada com critrios
Agilidade e otimizao das atividades
Economia de recursos
Descarte desnecessrio de documentos e ganho de espao
Economia de espao fsico para guarda
Profissionalizao dos procedimentos
Localizao rpida e fcil de documentos
Aumento da eficincia institucional e visibilidade positiva.
14.2 Estudar, planejar e implantar um Programa de Gesto de Documentos
que contemple as reas fim e meio da instituio.
Esse programa deve englobar todas as medidas e sugestes j
apontadas neste relatrio, regulando-as. Um programa de gesto produz
normativas e instrumentos de ao e de acompanhamento, como:
a) Tabela de Classificao de Documentos atribui uma classificao
numrica para as atividades com o objetivo de controle e
63
arquivamento. Os documentos recebem o nmero correspondente
s atividades que o produziram, no momento em que criado. Essa
classificao poder ser aproveitada no SIGTEC, j que ele tambm
exige uma classificao para os documentos.
b) Tabela de Temporalidade lista as atividades da instituio e seu
correlato documental produzido, indicando o prazo de guarda nos
setores e a destinao final: descarte ou recolhimento ao Arquivo
Institucional para guarda permanente.
c) Manual de procedimentos relao das aes, normas, rotinas,
modelos e formulrios adotados para o controle e a gesto dos
documentos visando avaliao para guarda permanente ou
descarte.
14.3 Estabelecer que um Programa de Gesto de Documentos deve ter como
estatuto que os documentos produzidos pelos laboratrios so
testemunhos da atuao cientfica e tecnolgica da instituio.
O reconhecimento de que os documentos produzidos no mbito da
instituio so institucionais um ponto de partida fundamental para a
elaborao de um Programa de Gesto de Documentos. Em princpio, os
documentos produzidos nos laboratrios so fruto de uma infraestrura mantida
pela instituio para a realizao das pesquisas e atividades em geral. Sem as
condies fornecidas pela instituio, o pesquisador no poderia realizar seu
trabalho dentro das linhas e diretrizes institucionais. por meio dos
documentos produzidos que se poder testemunhar a atuao cientfica e/ou
tecnolgica da instituio, reconstruindo toda uma trajetria de atividades.
Um Programa de Gesto de Documentos pressupe o levantamento da
produo documental de toda a instituio reas meio e fim visando
elaborao de um Quadro de Classificao e uma Tabela de Temporalidade,
documentos estes que nortearo e controlaro a produo documental. Assim
sendo, a Tabela dever contemplar tanto os documentos institucionais, quanto
aqueles que sero considerados pessoais, indicando sua destinao final:
64
guarda permanente no Arquivo Institucional ou eliminao. Os documentos a
serem considerados pessoais devero constar como eliminao, que significa
a no entrada no Arquivo Institucional, sendo indicado como observao que
podero ser entregues ao responsvel pela sua produo.
14.4 Instituir uma equipe responsvel pela preservao, com profissionais
que defendam a gesto de documentos, reconhecendo suas fases
corrente, intermediria e permanente.
fundamental montar uma equipe especfica para esta tarefa, com
profissionais habilitados a execut-la. O arquivista seria o profissional indicado
para tal. Na sua ausncia, o profissional designado dever ser capacitado para
gerenciar este programa. A instituio deve empreender esforos para
contratao de arquivistas, via concurso pblico. Caso isto no seja possvel,
estabelecer parcerias com instituies que possam prestar assessoria para a
organizao dos documentos e na elaborao de projetos de implantao de
um programa de gesto institucional. Alm disso, fundamental o treinamento
e a capacitao de funcionrios que possam assumir esta responsabilidade, por
meio de cursos, visitas tcnicas ou estgios em outras instituies. Este
profissional poder treinar outros funcionrios para a gesto, atribuindo
responsabilidades.
14.5 Investir em atividades de conscientizao interna instituio para
acentuar a importncia e os benefcios da gesto de documentos e os
critrios para salvar os arquivos de cincia e tecnologia (ver tambm
item 11.3).
Conscientizao a palavra-chave para se tentar preservar arquivos
produzidos pela cincia e tecnologia. Muitas iniciativas podem ser tomadas
neste sentido, como palestras sobre histria da cincia junto a pesquisadores,
estabelecimento de programas com recursos voltados preservao da
memria institucional, da rea de conhecimento, dos laboratrios e pesquisas
mais relevantes. Alm disso, a elaborao de cartilhas com informaes bsicas
65
sobre o que preservar, como preservar e porque preservar podem funcionar
bem para despertar interesses e motivar aes.
14.6 Planejar o Programa de Gesto de Documentos de acordo com as
prticas e rotinas de seus laboratrios e centros de pesquisa
individualmente.
A forma de atuao dos laboratrios e das pesquisas realizadas deve ser
considerada no programa de gesto, de tal forma que ele reflita sua estrutura,
atividades, procedimentos e formas de atuao. O mesmo se aplica a centros de
pesquisa tanto internos instituio, quanto os que atuam de maneira
interinstitucional.
14.7 Identificar e avaliar arquivos de pesquisadores para guarda permanente.
O Programa de Gesto de Documentos deve considerar os documentos
produzidos pelos pesquisadores, tanto no decorrer de pesquisas realizadas no
mbito da instituio, quanto aqueles produzidos no mbito de outras
atividades relacionadas a outros trabalhos e vida pessoal. Esses documentos
tambm so de interesse institucional. Assim, a instituio deve avaliar quais
pesquisadores, pesquisas e documentos so de grande relevncia para
preservao permanente no Arquivo Institucional, como seu patrimnio.
15 - Pesquisas cientficas e tecnolgicas
Dos documentos produzidos pelas pesquisas, muitos so essenciais para
a histria da instituio e das reas de conhecimento envolvidas. A seleo de
quais preservar uma tarefa difcil e que deve ser feita criteriosamente. Dentre
os critrios a serem considerados, algumas sugestes podem ser analisadas.
15.1 Preservar, de maneira permanente, propostas, projetos iniciais e outros
documentos sobre a principal instalao de pesquisa e seus centros e/ou
laboratrios ou outra instalao relevante para a pesquisa, bem como
documentos significativos sobre sua manuteno.
66
Os documentos sobre as instalaes de pesquisa, como aceleradores,
usinas, telescpios, reatores etc., so fundamentais para a compreenso do
progresso ou fracasso de uma pesquisa, bem como, evidentemente, para a
histria da cincia. Muitos documentos registram as etapas principais dos
processos e das atividades, permitindo o seu rastreamento e entendimento dos
resultados. Documentos sobre a manuteno de determinados instrumentos e
equipamentos podem ser fundamentais para o bom desempenho e
confiabilidade das pesquisas, alm de poder atestar, eventualmente, problemas
de fabricao e/ou mau uso. Produtos inadequados utilizados na manuteno
podem interferir nos resultados e na confiabilidade dos dados. A instituio
deve analisar muito cuidadosamente os documentos sobre manuteno de
equipamentos e instrumentos, selecionando criteriosamente aqueles que sero
abrigados no Arquivo Institucional.
15.2 Preservar os documentos que registram as instalaes do laboratrio.
Devem ser preservados no Arquivo Institucional os documentos que
registram as instalaes e a infra-estrutura para a pesquisa, tais como projetos
de implantao, plantas, desenhos, esboos, oramentos, dentre outros. A
instituio deve estabelecer critrios para a preservao desses documentos:
a) Preservando documentos referentes ao estabelecimento dos
laboratrios, das disciplinas e reas de atuao na instituio, bem
como aqueles que registram as prioridades de pesquisa.
b) Preservando documentos sobre pesquisas que no obtiveram
sucesso ou sejam controversas, tanto quanto as de sucesso. As
histrias de fracasso tambm so significativas para a compreenso
da instituio e at das polticas pblicas para as instituies e reas
de pesquisa cientfica e tecnolgica.
15.3 Prever, na elaborao dos projetos de pesquisa, oramento para a
organizao dos documentos produzidos durante todo o processo.
67
O oramento deve prever recursos materiais, como mobilirio
especficos e equipamentos, e material de consumo voltados para a
preservao, bem como contratao de pessoal especializado para o
tratamento arquivstico, quando possvel. Tal atitude facilitar a preservao
dos documentos, retirando do pesquisador esta tarefa e delegando-a a um
profissional qualificado, sem custos para a instituio.
15.4 Preservar documentos referentes prestao de contas dos projetos,
em especial aqueles com recursos extra-oramentrios.
Projetos de pesquisa via edital, contratos e parcerias devem ter seus
documentos preservados, quais sejam: oramentos, relatrios financeiros,
recibo de compra de equipamentos, manuais adquiridos e/ou elaborados,
dentre outros. A instituio dever ser capaz de ter de maneira organizada
todos os projetos de todos os anos.
15.5 Eleger, na elaborao dos projetos de pesquisa, um membro da equipe
que se responsabilizar pela organizao e preservao dos
documentos gerados pela pesquisa.
Encarregar um representante da equipe do laboratrio e trein-lo para
ordenar e guardar os documentos da pesquisa, quer sejam de carter
administrativo ou tcnico. Seria um ganho muito importante para a instituio.
Ele se responsabilizar pelo encaminhamento dos documentos para o Arquivo
Institucional to logo o projeto esteja concludo, de forma a manter um
histrico da pesquisa.
15.6 Unificar os procedimentos de guarda da documentao em toda a
instituio, objetivando a adoo de uma conduta nica para todos os
laboratrios, facilitando a avaliao e o recolhimento da documentao
de carter permanente.
Procedimentos padronizados facilitam a identificao e o conhecimento
do universo a ser tratado, permitindo maior controle administrativo sobre os
68
laboratrios. A definio dos documentos que devero ser de guarda
permanente primordial para a preservao e facilitar o recolhimento ao
Arquivo Institucional. A grande vantagem para os pesquisadores que os
documentos ficaro organizados e acessveis, permanecendo disponveis a
consulta sempre que solicitados. O pesquisador no precisar se ocupar com a
preservao dos documentos aps a concluso da pesquisa, esta tarefa ser
delegada ao Arquivo Institucional e ao arquivista responsvel.
15.7 Selecionar e preservar os arquivos dos cientistas, pesquisadores,
tcnicos e engenheiros do quadro funcional no Arquivo Institucional,
em carter permanente.
A seleo destes documentos deve considerar a importncia da
pesquisa, do pesquisador e da rea de conhecimento. E, ainda, a participao
da equipe e de lideranas. Os registros das autorias e do papel da equipe em
todas as etapas, alm de fundamental para os prprios e para a instituio,
fortalecem o reconhecimento profissional e a relao dos pesquisadores com a
instituio. O recolhimento destes documentos legitima a importncia que a
instituio d a seus pesquisadores, profissionalizando procedimentos e
relacionamentos.
15.8 Assegurar, de maneira permanente, a preservao dos arquivos dos
responsveis pelas pesquisas, quando estes no forem funcionrios e
sim admitidos mediante contrato, no que se refere aos contatos
estabelecidos no mbito da pesquisa (correspondncia, minutas de
contrato, relatrios, atas de reunies).
As pesquisas cujos lderes no so do quadro efetivo da instituio
devem ser igualmente preservadas. A instituio deve considerar que toda
pesquisa realizada que se utiliza da sua infra-estrutura fsica e administrativa
de sua responsabilidade. Assim, a pesquisa considerada como atividade
institucional e, portanto, de interesse para preservao. Conseqentemente, os
documentos produzidos sob a liderana de pesquisadores temporrios devem
ser includos nos interesses institucionais.
69
15.9 Proporcionar o trabalho conjunto de arquivistas e pesquisadores com o
objetivo de compreenso mtua de ambas as tarefas, permitindo uma
noo ampla da atividade de pesquisa e desenvolvimento (P&D).
A inteno a de que os pesquisadores entendam o trabalho do
arquivista e deixem de encar-lo como um intruso no laboratrio. O papel do
arquivista o de tomar para si a incumbncia de preservar os documentos
considerados fundamentais e relevantes da pesquisa cientfica, liberando o
cientista desta preocupao. Afinal, a tarefa dos pesquisadores a de produzir
conhecimento na rea cientfica e tecnolgica, e a do arquivista a de garantir
sua preservao e acesso. Para tanto, preciso um dilogo e um entendimento
de ambas as partes, para a complementao das atividades. A boa relao entre
pesquisadores e arquivistas trar bons frutos para a memria institucional.
16 - Tecnologia da Informao
16.1 Implementar uma poltica institucional para a rea de tecnologia da
informao, incluindo diretrizes para o correto uso de equipamentos
computacionais, recursos de rede, aplicaes, sistemas de intranet e de
correspondncia eletrnica.
Em geral, as instituies de cincia e tecnologia j possuem uma boa
infra-estrutura em informtica. A equipe de Tecnologia da Informao deve
estar atenta s necessidades dos pesquisadores no que se refere capacidade
de guarda de informaes, periodicidade de elaborao de cpias de
segurana das informaes, necessria para cada pesquisa ou atividade. Alm
disso, tambm importante o treinamento de pesquisadores para a utilizao
das ferramentas informticas disponveis, a fim de facilitar, agilizar e garantir o
melhor aproveitamento possvel, visando preservao dos dados e das
informaes.
16.2 Estabelecer cronograma e sistemtica para a realizao de cpias
(backup) dos documentos eletrnicos, alm de uma infra-estrutura de
preservao destes documentos.
70
O setor de Tecnologia da Informao deve se responsabilizar pelas
cpias de segurana e realizar um trabalho de levantar as necessidades de
guarda de documentos e dados brutos de cada laboratrio. Junto com os
pesquisadores, deve analisar e estabelecer as rotinas de cpias e procedimentos
para armazenagem. Os pesquisadores devem ser treinados para a utilizao dos
softwares e de outras ferramentas que se fizerem necessrias para melhor
preservar as informaes sobre as pesquisas e projetos.
16.3 Estudar a implantao de um sistema de Gesto de Documentos
Eletrnicos.
Este sistema permitir que os documentos criados e mantidos em meio
eletrnico sejam passveis de uma avaliao criteriosa, que inclua a
identificao, descrio, destinao e sua preservao. Alm disso, os
laboratrios que produzem dados essencialmente em meio eletrnico, devem
pensar no desenvolvimento de uma poltica de preservao de documentos
digitais, que contenha as normas, padres, modelos, ambientes, equipes,
responsabilidades e procedimentos para cada rea. Toda a equipe do
laboratrio deve estar envolvida na poltica e deve saber acompanh-la.
17 - Arquivo pessoal e institucional
Os limites entre os documentos a serem considerados institucionais e
aqueles que podero ser pessoais dos pesquisadores devem ser traados como
fruto de reflexo e anlise interna, por parte no apenas das equipes dos
laboratrios, mas de toda a instituio. Algumas diretrizes so indicadas para
facilitar e direcionar as atividades neste sentido.
17.1 Assumir a institucionalidade dos documentos, definindo aqueles que
sero considerados como patrimnio da instituio.
Os documentos classificados como institucionais devero ser
considerados como patrimnio da instituio e, como tal, receber o tratamento
dado a um bem a ser preservado. A instituio dever criar condies de guarda
71
e armazenamento, bem como condies oramentrias para a infraestrutura
necessria, quais sejam: espao fsico apropriado, mobilirio adequado,
climatizao, equipe tcnica treinada e qualificada.
17.2 Realizar um trabalho de conscientizao junto s equipes dos
laboratrios, no sentido de incentivar os pesquisadores ao
estabelecimento dos critrios a serem utilizados para a avaliao dos
documentos que sero considerados pessoais e institucionais.
A realizao de palestras e cursos de treinamentos poder ajudar na
conscientizao de pesquisadores. Parcerias institucionais para a realizao de
palestras e oficinas tambm podero ser teis. Alm disso, visitas de arquivistas
e conservadores aos laboratrios para interao com pesquisadores podero
ajudar a quebrar barreiras e estabelecer um incio de dilogo entre os
profissionais, que poder resultar em bons frutos para ambos os lados. A
apresentao de Tabelas de Temporalidade, elaboradas por instituies na rea
de cincia e tecnologia, poder servir de exemplo para pesquisadores, que tero
a oportunidade de visualizar o trabalho do arquivista e de entender seus
propsitos. As tabelas ressaltam as escolhas feitas pelas instituies a respeito
de seu patrimnio documental.
18 - Arquivo Tcnico
A criao de um Arquivo Tcnico uma opo de algumas instituies
para preservar os documentos oriundos das pesquisas na rea cientfica e
tecnolgica. Este Arquivo, em geral, utilizado nas instituies que no
possuem um Arquivo Institucional, que deveria manter a guarda dos
documentos de carter permanente. A opo institucional pela criao de um
Arquivo Tcnico deve ser feita com a orientao do Arquivo Institucional, que
trabalhar em parceria para as diretrizes de guarda, manuteno, utilizao e
acesso.
72
18.1 Considerar o Arquivo Tcnico como aquele que abriga documentos das
fases corrente e intermediria da pesquisa. Ao final de seu ciclo de
utilizao, encaminhar os documentos para o Arquivo Institucional.
Todo Arquivo Tcnico deve receber o acompanhamento do Arquivo
Institucional, j que ele abrigar documentos que posteriormente sero
recolhidos, quando alcanarem a fase permanente. Tal acompanhamento
permitir o tratamento dos documentos em suas fases corrente e intermediria,
deixando-os preparados para o recolhimento ao Arquivo Institucional,
facilitando o trabalho de ambos. Alm disso, permitir que os documentos
produzidos pela pesquisa permaneam o tempo necessrio junto aos
laboratrios e pesquisadores, sem prejuzo para a pesquisa cientfica e/ou
tecnolgica.
73
74
CONCLUSO
A preservao da memria cientfica um tema recorrente e que ainda
carece de muitos estudos acerca de seu potencial. As recomendaes aqui
apresentadas, mesmo sendo fruto de um estudo exploratrio, fornecem
subsdios suficientes para a reflexo e elementos que podero vir a contribuir
para a preservao da memria cientfica brasileira. O projeto de pesquisa
realizado pelo MAST proporcionou um amplo conhecimento sobre as questes
que envolvem a preservao dos documentos produzidos pelos laboratrios
cientficos. A experincia da equipe sobre esta questo baseava-se na prtica da
organizao de arquivos pessoais de cientistas, especialmente no que se refere
aos documentos que so entregues ao Arquivo de Histria da Cincia pelos
pesquisadores, como seus documentos pessoais.
O conhecimento adquirido e que resultou neste guia deve ser posto
disposio de outros profissionais interessados na preservao da memria
cientfica e tecnolgica. Este estudo no se pretende exaustivo, pois foi
realizado com base em um universo delimitado, mas que pode servir de
referncia para outros trabalhos. Alm disso, tambm poder contribuir para a
conscientizao de pesquisadores e arquivistas sobre a importncia da guarda
de uma documentao negligenciada muitas vezes pelos prprios
pesquisadores e, at, por arquivistas e documentalistas.
A pesquisa que deu origem a este guia permitiu um incio de reflexo
sobre o assunto entre os pesquisadores, ainda sem lideranas e sem exemplos
concretos a serem seguidos. Contudo, pode-se perceber que o caminho est
aberto, o terreno frtil para discusses e debates intensos. Embora receptivos
reflexo sobre o tema preservao de documentos, os pesquisadores tambm
se mostraram rfos de informaes e de orientao de especialistas no
assunto, no mbito de muitos laboratrios. A necessidade de se ter um
arquivista no laboratrio orientando pesquisadores surgiu nas entrevistas.
Alguns citaram o trabalho que o MAST realiza com outras instituies cientficas
voltadas para a preservao de seus acervos histricos, tanto arquivsticos
quanto museolgicos, como uma iniciativa vlida.
75
O presente documento sugere que a preservao deveria ser estudada e
fomentada por parte do MCT, que atuaria junto s agncias de fomento no
sentido de incluir em seus editais os custos para tratamento dos arquivos
produzidos pelas pesquisas, como custos permitidos.
Alm disso, o MCT poderia retomar o estudo visando a implantao da
Poltica nacional de memria da cincia e da tecnologia: relatrio da comisso
especial constituda pela Portaria 116/2003 do presidente do CNPq, em 4 de
julho de 2003. preciso que o MCT, depois de ter reconhecido sua
responsabilidade sobre a preservao dos acervos produzidos pela C&T, tome a
iniciativa de implementar polticas e diretrizes de preservao.
Neste sentido, o MAST implantou o Curso de Especializao Lato Sensu
em Preservao de Acervos de Cincia e Tecnologia com o objetivo de capacitar
profissionais para a preservao, com aulas prticas e tericas. Esta iniciativa
vem ao encontro dos objetivos institucionais do MAST e com compromissos
assumidos junto ao MCT visando disseminao da importncia da elaborao
de programas de preservao.
Um programa de preservao no pode atuar sobre perdas passadas,
mas poder criar mecanismos que evitem perdas futuras, e deve ser elaborado
conjugando os interesses institucionais com os dos pesquisadores. Dever partir
de um diagnstico da situao, com uma caracterizao das instituies e seu
funcionamento, mostrando a complexidade das questes que ele abrange.
Por fim, espera-se que este guia apresente informaes que possam ser
teis para laboratrios de diversas reas cientficas e tecnolgicas.
76
GLOSSRIO
Arquivo corrente conjunto de documentos que se encontram na fase de uso
e tramitao, cumprindo os objetivos para os quais foram criados, sendo
conservados juntos aos setores institucionais que os produziram.
Arquivo institucional Local de guarda dos documentos de carter
permanente da instituio. O termo equivale ao arquivo permanente, que tem
como principal atribuio recolher, preservar e dar acesso aos documentos
produzidos pelas atividades institucionais e que devem ser guardados pelo seu
valor fiscal, legal, de prova, histrico, cultural ou educativo.
Arquivo tcnico Local de guarda dos documentos tcnicos produzidos pelas
atividades-fim da instituio, como: desenhos, plantas, fotografias, grficos etc.
Autenticidade Uma das caractersticas do documento de arquivo. Um
documento autntico quando criado e mantido de acordo com as regras e
normativas do produtor. So autnticos no que diz respeito a seu criador; os
documentos de arquivo so criados e mantidos de acordo com regras e
normativas do produtor, tendo-se em mente a necessidade de agir atravs
deles, de maneira que os procedimentos de criao podem ser comprovados.
Documentao intermediria Refere-se documentao produzida nas
etapas e atividades intermedirias de uma pesquisa, que registra o passo a
passo de um processo, antes da produo dos resultados finais ou parciais.
Documento de arquivo So aqueles que, produzidos e/ou recebidos por
uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no exerccio de suas
atividades, constituem elementos de prova ou de informao.
Espcie documental a configurao que assume um documento de acordo
com a disposio e natureza das informaes nele contidas. Ex.: memorando,
ofcio, processo, relatrio, guia, requisio.
77
Instrumento cientfico termo utilizado para designar todo e qualquer
objeto, seja instrumento, equipamento, aparato, ferramenta etc., produzido
pelas atividades cientficas e tecnolgicas.
Integridade Uma das caractersticas dos documentos de arquivo, segundo a
qual um arquivo deve ser preservado sem disperso, mutilao, alienao,
destruio no autorizada ou acrscimo indevido.
Organicidade uma das caractersticas dos documentos de arquivo. Refere-se
relao orgnica que os documentos mantm entre si, onde o entendimento
completo se faz pela anlise do todo. O documento de arquivo s tem sentido
se relacionado ao meio que o produziu, levando idia de provenincia.
P&D Pesquisa e desenvolvimento. Refere-se pesquisa propriamente dita, e
ao seu processo dinmico de melhoria, que implica uma mudana, uma
evoluo, crescimento e avano e sua elaborao.
Pesquisador Termo adotado para designar no apenas os pesquisadores
enquadrados como tal, independentes da formao acadmica ou tcnica, mas
tambm em substituio a termos como cientista, engenheiros,
tcnicos ou outros.
Preservao Termo que abrange todas as aes que possibilitem a garantia
da integridade das informaes e dos significados de um documento, por meio
de sua gesto e proteo. Engloba a organizao, conservao fsica e acesso.
Programa de Gesto de Documentos Programa que engloba o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao,
uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Provenincia Instituio ou pessoa legitimamente responsvel pela
produo, acumulao ou guarda de documentos. A identificao da
provenincia atesta a autenticidade do documento.
78
Quadro de Classificao de Documentos Esquema pelo qual se processa a
classificao dos documentos de um arquivo em classes.
Roteiro simplificado Traduo sintetizada dos manuais dos equipamentos e
instrumentos de trabalho, com os principais comandos, visando simplificao
do manuseio e a preservao do original. Em geral, so mantidos ao lado dos
respectivos equipamentos/instrumentos.
Soft wa re Pro gra ma de com pu ta dor.
Tabela de Temporalidade de Documentos instrumento arquivstico de
destinao de documentos, aprovado pela autoridade competente, que
determina prazos para transferncia, recolhimento, eliminao e reproduo de
documentos.
Tipologia documental Configurao que assume uma espcie documental,
de acordo com a atividade que a gerou. Ex.: Relatrio de progresso, relatrio de
viagem, boletim de anlise, guia de recolhimento.
79
80
REFERNCIAS
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85
86
ANEXO 1
MODELO DE FICHA DE MAPEAMENTO DE DOCUMENTOS
Atividades
rotineiras
Documento
produzido
preservado? Onde?
Por quanto
tempo?
Como o
acesso?
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88
ANEXO 2
MODELO DE PLANILHA DE IDENTIFICAO DE PROJETOS E PESQUISAS
INFORMAES GERAIS DO PROJETO / PESQUISA
Nome do
projeto/pesquisa
Responsvel
Nome do
laboratrio/setor
Apoio financeiro
Data de incio e
trmino
DADOS DA PESQUISA
Tipo de dados
brutos ( ) observados ( ) analisados ( ) experimentais ( )
numricos ( ) descritivos ( ) de campo ( ) bibliogrficos ( )
Equipamento
Mtodo
Forma fsica
Quantidade
Disposio dos
dados
Prazo de guarda
sugerido
Equipe
Observao
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90
ANEXO 3
LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados
e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e
eu sanciono a seguinte lei:
CAPTULO I
Disposies Gerais
Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio
administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de
prova e informao.
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter
pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades
especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da
informao ou a natureza dos documentos.
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao,
uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de
seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em
documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel
91
segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade,
da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos
pblicos na forma desta lei.
Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou
moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e
administrativa.
CAPTULO II
Dos Arquivos Pblicos
Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de
mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas
funes administrativas, legislativas e judicirias.
1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas
encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades.
2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter
pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica
pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.
Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes,
intermedirios e permanentes.
1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,
mesmo sem movimentao, constituam de consultas freqentes.
92
2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo
de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo,
aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor
histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies
pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio
arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia.
Art. 10. Os documentos de valor permanente so inalienveis e
imprescritveis.
CAPTULO III
Dos Arquivos Privados
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas
atividades.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder
Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como
conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico
nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e
social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade
documental, nem transferidos para o exterior.
Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer
preferncia na aquisio.
93
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados
como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao
de seu proprietrio ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e
social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies
arquivsticas pblicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos
anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse
pblico e social.
CAPTULO IV
Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas
Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter
pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito
Federal e municipais.
1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os
arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm,
do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das
Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do
Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o
Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo
do Poder Legislativo.
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5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com
sua estrutura poltico-jurdica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e
implementar a poltica nacional de arquivos.
Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo
Nacional poder criar unidades regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e
o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo
Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso
aos documentos sob sua guarda.
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e
o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio
Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de
cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos
sob sua guarda.
Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os
critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem
como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na
Constituio Federal e nesta lei.
CAPTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos
Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos
pblicos.
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Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser
obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles
produzidos.
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da
sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das
pessoas so originariamente sigilosos.
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da
sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a
contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma
nica vez, por igual perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem
das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da
sua data de produo.
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a
exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel
defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser
interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
Disposies Finais
Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na
forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de
valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo
vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos,
como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
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1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral
do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas
e acadmicas, pblicas e privadas.
2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero
estabelecidos em regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
[Dirio Oficial da Unio, de 09 janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro
de 1991]
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