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PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Son procesos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones en los libros
contables. Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se detienen los procedimientos contables,
como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las
transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. Es la secuencia de actos
que se ejecutan de modo legal, progresivamente dentro de la actividad del estado, pero obteniendo un
procedimiento que se resuelve en acto administrativo, la resolucin administrativa. Procedimiento en el
sentido legal son unos actos consecutivos, que inicia un interesado con una solicitud ante una entidad
administrativa pblica o privada, y que es supervisado por la administracin de esa entidad, quien
finalmente resolver el problema en un documento que se llama resolucin, que genera un efecto de cosa
decidida, que significa que en la entidad se ha pronunciado finalmente sobre ese asunto y es la ltima
decisin, pero el interesado o afectado si cree que est afectado su derecho todava puede acudir ante los
juzgados para que se tramite el asunto en proceso judicial.
La organizacin administrativa en la empresa puede establecer a travs de la clasificacin de los
procedimientos en dos grandes grupos:
1. Procedimientos contables.- se definen los procedimientos contables como todos
aquellos procesos, secuencia de paso e instructivos que se utilizan para el registro de las
transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libro de contabilidad. Algunos ejemplos de
procedimientos contables son los siguientes:
- Recepcin de inventarios
- Cobro de facturas
- Adquisicin de inversiones
- Registro de estimaciones contables
2. Procedimientos no contables.- en contra posicin a los procedimientos anteriormente
mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los EE.FF. ; ejemplos de estos
tenemos:
- Procedimientos para cambiar datos de una cta. Corriente
- Procedimientos para contratacin de empleados
- Procedimientos para cambios de horario laboral
- Procedimientos para tramitar reclamos a clientes
FASES DEL PROCEDIMIENTO
En este apartado recogeremos los diversos pasos que debe seguir el contable para el registro de
operaciones de la empresa. El proceso se realiza en la sgtes. Fases:
a) Balance inicial.- refleja la situacin en la que se encuentra la empresa inmediatamente
antes del inicio del registro de las operaciones del ejercicio.
b) asiento de apertura.- se denomina as al asiento por el que se abren diversas ctas.
Quedando desde ese momento listas para el registro de operaciones.
c) Asientos de gestin.- son los asientos empleados por la empresa para registrar las
operaciones que va realizando a lo largo del ejercicio.
d) Asiento de ajustes y periodificacion.-son asientos mediante los cuales, la empresa
ajusta al final de su ejercicio aquellas operaciones, que de acuerdo al principio de devengo, deben
imputarse a varios ejercicios, adems de al presente.
e) Asiento de regularizacin.-es el asiento por medio del cual se determinan los resultados
del ejercicio.
f) Asiento de cierre.-mediante este asiento se cierran todas las ctas. , finalizando con este
ejercicio el registro de operaciones.
g) Balance final.- refleja la situacin patrimonial de la empresa inmediatamente despus de
finalizar el registro de operaciones.

FASES

Este proceso tiene las sgtes fases:
a- Saldar las cuentas de ingresos y gastos.- La regulacin del PCGE mantiene al elemento 8
denominado saldos intermediarios de gestin y determinacin del resulta del ejercicio disponindose
que la dinmica prevista en diversas cuentas de dicho elemento, permite el cierre paulatino de las ctas
de gastos acumulados por su naturaleza por lo cual, bajo el PCGE se efectuara similar proceso al fijado
en la opcin a de la resolucin conacev N 006-84-ef/94.10. Respecto a la opcin b N 252-85-EF/94.10
consideramos que ya no resultara aplicable POR CUANTO EL pcge no ha creado una cta. equivalente a al
cta. 87 saldos intermediarios de gestin del PCGR.
Respecto a la alternativa c resolucin conacev N 285-86-EF/94.10 no se ha dispuesto en el PCGE la
opcin de utilizar la cta. 89 determinaciones de resultado del ejercicio, para el proceso de cierre por
parte de las empresas econmicamente pequeas.

ASIENTOS DE CIERRE en Excel

LOS MANUALES
Un manual es un documento que describe con detalle y en forma ordenada y sistemtica, la informacin
y/o instrucciones sobre las polticas, organizacin, funciones, procedimientos, etc. De una entidad o
dependencia que se consideran necesarias para la ejecucin de las actividades y tareas.
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin
que permiten registrar y trasmitir en forma ordenada y sistemtica, informacin de una organizacin, as
como las instrucciones y lineamientos que se consideran necesarios para el mejor desempeo de sus
tareas.
OBJETIVOS:
- Presentar una visin d conjunto de la organizacin
- Presentar funciones asignadas a cada unidad administrativa para definir responsabilidades,
evitar duplicaciones y detectar omisiones
- Coadyuvar a la correcta realizacin de la labores encomendadas al personal y propiciar la
uniformidad del trabajo
- Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones y
directrices
- Agilizar el estudio de la organizacin
- Facilitar el reclutamiento, seleccione integracin del personal
- Sistematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y aplicacin de las modificaciones necesarias
en la organizacin
- Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto en relacin con el resto de la
organizacin
- Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles
jerrquicos que la componen
- Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos , materiales , financieros y
tecnolgicos disponibles
- Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones
TIPOS DE MANUALES.-
De acuerdo a su contenido, los principales tipos de manuales pueden ser:
a. De polticas y normas.- son los documentos que contienen en forma ordenada un conjunto
de orientaciones, preceptos y regulaciones dados por la autoridad competente en la empresa o
institucin para q se tomen en cuenta en la ejecucin de las actividades y programas de trabajo
interno.
Estos manuales pueden ser:
- generales.- cuando se refieren a la entidad como un todo
- Departamentales o especficos.- cuando se refieren a una dependencia de una entidad
descrita.
b. De organizacin.- estos manuales tienen informacin detallada referente a los antecedentes,
legislacin, atribuciones, estructura organizacional, funciones, organigramas niveles jerrquicos,
grados de autoridad y responsabilidad.
Los manuales de organizacin y funciones tienen como finalidad principal:
- Indicar las funciones bsicas de cada unidad delimitando la naturaleza y amplitud del trabajo.
- Indicar la ubicacin de cada cargo dentro de la estructura general de la dependencia y sealar
las funciones fundamentales de los mismos.
- Enmarcar la autoridad dentro los lmites pertinentes.
- Describir las inter relaciones formales y funcionales de la entidad y de los cargos asa el exterior
e interior.
c. De procedimientos.- constituyen un instrumento tcnico que incorpora informacin sobre la
sucesin cronolgica y secuencial de operaciones concatenadas entre s, que se constituyen en una
unidad para la realizacin de una funcin, actividad o tarea especfica en una organizacin.
Tienen como finalidad:
- Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y editar las alteraciones
arbitrarias.
- Facilitar las labores de inspeccin.
- Simplificar la determinacin de responsabilidades.
- Ensear el trabajo a los nuevos empleados.
- Aumentar la eficiencia de los empleados en servicio.
- Facilitar la elaboracin de la guas de servicio al ciudadano.
- Construir una base para el anlisis.
d. De presentacin institucional.- estos manuales son documentos que refieren la historia
de una organizacin, como su creacin, crecimiento, logros, evolucin de su estructura, situacin y
composicin.
e. De tcnicas.- documento que agrupa los principios y tcnicas necesarios para la realizacin de
una o varias funciones de forma total o parcial.
f. De ventas.- instructivo que integra informacin especfica para apoyar la funcin de ventas, tal
como:
- Descripcin de productos y/o servicios
- Mecanismos para llevarlas acabo
- Polticas de funcionamiento
- Estructura del equipo de trabajo
- Anlisis ambiental
- Divisin territorial
- Medicin del trabajo
g. De operacin o produccin.- elemento de soporte para dar direccin y coordinar
procesos de produccin en todas sus fases. Constituye un auxiliar muy valioso para uniformizar
criterios y sistematizar lneas de trabajo en reas de fabricacin.
h. De finanzas.- manuales que respaldan el manejo y distribucin de los recursos econmicos de
una organizacin en todos sus niveles, en particular en las reas responsables de su captacin,
aplicacin conservacin y control.
i. De trabajo.- identificados tambin como de relaciones industriales de reglas del empleado o de
manejo estos manuales bsicamente incluyen informacin sobre:
- Prestaciones
- Servicios
- Coordinacin de trabajo
j. De sistemas.- instrumento de apoyo que rene las bases para el funcionamiento ptimo de
sistemas administrativos, computacionales, etc. de una organizacin.


Tarea
Manual de una empresa de cualquier rea especifica
Tesorera
Ventas
Produccin
Finanzas

METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DE UN MANUAL

Se emplea los siguientes pasos:
a) PLANEAMIENTO.- En este paso se determina: Propsito del manual,
asignacin de la responsabilidad por su elaboracin. Los usuarios del manual,
designacin del personal responsable de su elaboracin.
Actividades a desarrollar.
Recursos materiales necesarios.
Establecer el mtodo a utilizarse en la redaccin de datos y anlisis de la
misma.
b) RECOPILACIN.- Se recopila informacin de acuerdo al mtodo fijado en la
fase de planeamiento. En el acopio de informacin necesaria para su
elaboracin mediante: Mediante la investigacin . Entrevista a empleados
para obtener datos de sus actividades y operaciones en que intervienen.
Entrevistas a los jefes o responsables de la dependencia para completar,
aclarar y aprobar la informacin obtenida. Observacin directa del
funcionamiento de la dependencia
c) ESTUDIO Y ANALISIS DE LA INFORMACION.- En esta etapa se hace el
examen concienzudo de la informacin obtenida y se analiza para eliminar
contradicciones, ambigedades, duplicaciones y cualquier otro defecto.
d) REDACCION DEL PROYECTO DE MANUAL.- Se confecciona un proyecto de
manual con la informacin obtenida y revisada, pero durante su redaccin
debe consultarse con jefe responsable y los usuarios acerca de dicho proyecto,
que debe reflejar la realidad exacta. En seguida se preparan las grficas
necesarias. El lenguaje a usar debe ser claro y sencillo, sin dar lugar a dudas o
diferentes interpretaciones, se emplea el infinitivo de los verbos al inicio de
cada prrafo, por ejemplo:
- Dirigir coordinar y controlar el funcionamiento de las diferentes dependencias.
- Coordinar la supervisin especializada de los organismos ejecutivos
perifricos.
e) REVISIN Y APROBACIN.- Redactado el proyecto del manual ser
presentado a la autoridad superior de la dependencia descrita para que haga
la correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento, con la
vizacin del jefe de la dependencia interesada y el visto bueno de la oficina de
racionalizacin, se formulara en coordinacin con la oficina de asesora jurdica
la norma que lo apruebe y lo ponga en vigencia, de acuerdo a los niveles de
desconcentracin de atribuciones.
f) PRESENTACION.- El manual aprobado se hace imprimir, para lo cual se
recomienda:
- Se haga en hojas sueltas, lo cual permite hacer modificaciones parciales sin
alterar todo el documento.
- En hojas de tamao A4 segn normas estandarizadas.
- Guardarlos en flderes que permitan su fcil manejo o intercambio.
- Utilizar clave para la numeracin, lo cual evitara trastornos mayores en la
sustitucin.
g) DIVULGACION.- el manual aprobado e impreso de repartirse entre el personal
de la dependencia con quien debe coordinarse, as mismo ejemplares a la
oficina de organizacin y mtodos o similares.
h) ACTUALIZACIN DEL MANUAL.- Desde el momento que el manual
comienza a ser utilizado, debe ser controlado continuamente para proceder a
estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el objetivo, que puntos hay
que mejorar o sustituirlos por otros etc.


CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL (CAP)
Es un documento de gestin institucional que contiene los cargos clasificados definidos y
aprobados de la entidad, sobre la base de una estructura orgnica vigente prevista en su
reglamento de organizaciones y funciones.
El CAP ordena las necesidades de cargos, que una entidad necesita para funcionar
adecuadamente durante un determinado periodo.
El CAP hace referencia a los cargos y no a las plazas ni las personas.
FINALIDAD Y AMBITO DE LA NORMA SOBRE EL CAP
FINALIDAD.- generar la aprobacin de un CAP que contenga una correcta definicin de
los cargos, acorde con la estructura orgnica de la entidad.
Los lineamientos debern ser aplicados por:
El gobierno nacional; ministerios y organismos pblicos descentralizados.
Las entidades de tratamiento empresarial.
Los gobiernos regionales
Los gobiernos locales, empresas municipales y organismos pblicos
descentralizados de gobiernos locales
Las empresas del estado que conforman la actividad empresarial del estado
CRITERIOS PARA LA FORMULACION CAP.- la elaboracin del CAP se efectuara de
acuerdo a los criterios y disposiciones que se detallan a continuacin:
a) Orientarse en funcin a las necesidades contempladas en sus planes
b) Realizar una adecuada clasificacin y calificacin de sus rganos y sus funciones,
as como de sus cargos y sus requisitos, evaluando de forma permanente su
actualizacin
c) Los cuadros contenidos en el CAP son clasificados y aprobados por la propia
entidad
d) Se formula a partir de la estructura orgnica debidamente aprobada por el ROF de
la entidad
e) Se permite incluir cargos previstos (no cubiertos) con un lmite del 10% del total de
cargos cubiertos contenidos en el CAP
f) Deber consignar los cargos de confianza de conformidad con las disposiciones
legales vigentes
g) Deben incluirse todos los cargos de las sedes u rganos desconcentrados de la
entidad

MODIFICACION DEL CAP.- las entidades de la administracin pblica debern modificar
el cuadro para asignacin de persona en los siguientes casos:
a) Cuando la entidad haya sufrido modificaciones en su ROF que conlleven
cambios sus funciones o en su estructura organizacional o por motivo de una
accin de racionalizacin o mejoramiento de procesos
b) Por motivo de reestructuracin o reorganizacin aprobadas conforme a la
normativa vigente
c) Por motivo de un reordenamiento de cargos que conlleva a una afectacin de su
presupuesto analtico de su personal

ASIGNACION DE CARGOS.- los cargos contenidos en el CAP son independientes de la
plaza contenida en el presupuesto analtico del personal.
La asignacin de cargos por personal de diferente nivel remunerativo, en ningn caso,
conlleva una afectacin del aspecto remunerativo

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