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INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR DE

TEZIUTLN
PROTOCOLO DE INVESTIGACIN
GESTIN DE LA PRODUCCIN II
INVESTIGACIN RECEPCIN O ABASTECIMIENTO DE
MATERIALES
DOCENTE:
ING. GABRIELA ALDAZABA JCOME
PRESENTA:
MARTNEZ MEJA VCTOR ISAID
ABASTECIMIENTO O APROVISIONAMIENTO
El abastecimiento o aprovisionamiento es la funcin logstica mediante la cual se
provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su
concepto es sinnimo de provisin o suministro.
Un correcto abastecimiento de productos y materiales en la empresa permite
disponer de:
Un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios
para el funcionamiento de la organizacin.
Mantener eistencias en cantidad suficiente para operar, fabricar o
comercializar nuestra oferta de productos y servicios.
!tender nuestra demanda en tiempo y forma y con un nivel de calidad
adecuado.
ABASTECIMIENTO DE ALMACN
"ara ello, necesitaremos:
#efinir t$cnicamente los productos y materiales %ue se necesitan.
&uscar y mantener relacin con proveedores competentes.
'omprar los elementos y los servicios necesarios al precio m(s bajo posible, sin
renunciar a una calidad mnima establecida.
En definitiva, necesitamos abastecernos, tener eistencias para operar con
normalidad, pero debemos conseguir )acerlo procurando %ue los costos
administrativos sean los m(s bajos posibles.
ALMACN
Entenderemos por almac$n el edificio o local donde se depositan g$neros de
cual%uier especie: materias primas, mercancas, )erramientas, materiales para
el mantenimiento y limpieza, productos semi*terminados o en proceso de
elaboracin, productos para su venta.
El almac$n debe ser un lugar especialmente estructurado y planificado para
custodiar, proteger y controlar los bienes de la empresa, mientras no son
re%ueridos para la administracin, la produccin o la venta de artculos,
mercancas o servicios.
Entenderemos g$nero y mercanca como sinnimos. +as mercancas son todos
los recursos materiales %ue necesita la empresa para operar, tales como:
Mobiliario, ma%uinaria
,erramientas, -tiles de trabajo, -tiles de oficina
+encera de )abitaciones y restaurante
"roductos para el mantenimiento y limpieza de instalaciones.
Materias primas para nuestra produccin
"roductos para realizar nuestros servicios
"roductos para la venta
"odemos )acer una clasificacin de las mercancas seg-n su tiempo de
permanencia en la empresa:
Art!"#$ %& "'r(' %!r')*+: /inmovilizado0 estos elementos aparece en el
momento en el %ue la empresa empieza su actividad y slo sale de la empresa a
medida en %ue crece su capacidad de produccin y1o venta y se repone la
ma%uinaria y mobiliario viejo u obsoleto por nuevos elementos, como son las
ma%uinarias, )erramientas, utensilios y mobiliarios. 2ormalmente estos artculos
est(n contabilizados como activo fijo.
Art!"#$ %& #rt' %!r')*+: /eistencias, consumibles0 estos elementos son
todos los artculos la empresa utiliza en su operacin, tanto para el
mantenimiento de sus instalaciones como para realizar sus productos o
servicios. 3ienen un movimiento fluido, r(pido, salen, se consumen y entran
nuevos. ,ablamos de %umicos, alimentos, bebidas, artculos de oficina /papel,
toner, lapiceros,...0 materias primas,...
STOC,
#esde el momento en %ue un g$nero o mercanca entra en nuestra empresa, se
incorpora a nuestro stoc4.
!s, entendemos por stoc4 de una empresa el conjunto de bienes, productos y
materiales de %ue dispone una empresa.
'on el objeto de conocer en detalle el stoc4 de nuestra empresa, todas las
mercancas o g$neros de una empresa se codifican /se identifican con un
cdigo, una lgica interna propia0 al entrar a la empresa, para %ue
su presencia y valor econmico pueda ser bien contabilizado /control financiero0
y bien almacenado y utilizado /control fsico0.
#ependiendo de si las mercancas son de larga o corta duracin, marcaremos
un nivel de stoc4 mnimo para cada elemento, de manera %ue tengamos
suficiente para operar. "ero tambi$n es necesario establecer un nivel m(imo de
stoc4 pues de lo contrario la mercanca corre el riesgo de estropearse, caducar,
da5arse, %uedarse anticuada y nos ocupa un espacio y un dinero %ue podramos
estar utilizando de manera m(s productiva, m(s rentable.
INVENTARIO
Si el stoc4 lo componen fsicamente todas las mercancas, el inventario es el
listado ordenado de esos elementos o bienes. El inventario de stoc4s es
imprescindible para %ue la contabilidad registre nuestros recursos materiales de
forma ordenada y de acuerdo con la realidad.
PROVEEDORES
Entendemos por proveedores a las empresas o comerciales individuales %ue nos
venden las mercancas %ue usamos en nuestra empresa. +a relacin con los
proveedores es muy importante a la )ora de mantener un buen
aprovisionamiento y control de nuestros productos y materiales.
Es importante buscar proveedores %ue nos ofrezcan la calidad y la cantidad %ue
necesitamos para operar, en el momento m(s adecuado. "or eso muc)as veces
necesitaremos tener m(s de un proveedor para una misma mercanca.
,ay proveedores %ue nos sirven 6a domicilio7 /traen la mercanca )asta nuestro
local0 y otras veces somos nosotros los %ue vamos a su establecimiento /por
ejemplo, cuando compramos en el mercado0.
Es importante negociar y manejar el cr$dito con nuestros proveedores /a 89, :;,
<; o =; das0 cuando sea posible y conveniente. !un%ue, para algunos artculos,
puede interesar la compra de mayor volumen para obtener mejor precio,
debemos tener cuidado con el manejo de nuestros niveles m(imos de stoc4.
PRINCIPIOS BSICOS PARA EL ABASTECIMIENTO -
ALMACENAJE DE PRODUCTOS - MATERIALES
'onsideraremos cuatro principios b(sicos:
>rden y clasificacin
?otacin de stoc4s
Seguridad e )igiene
Supervisin y control

Estos cuatro principios no son los -nicos a tener en cuenta pero s son
fundamentales e imprescindibles para un correcto abastecimiento y control de
nuestros productos y materiales.
ORDEN - CLASI.ICACIN
+as mercancas de la empresa deben mantenerse ordenadas y clasificadas de
manera %ue se facilite su uso en la operacin del negocio.
Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificar esta
identificacin para todas las (reas /compras, control de inventario,
administracin, produccin, ventas0.
+a identificacin debe estar codificada.
'ada material o producto se tiene %ue ubicar seg-n su clasificacin e
identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su
localizacin.
Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas correspondientes
de registro y control.
+a disposicin del almac$n deber( ser lo m(s fleible posible para poder
realizar modificaciones con la mnima inversin.
El (rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del
almacenamiento propiamente dic)o, debe ser tan pe%ue5a como lo
permitan las condiciones de operacin.
'uando se establezca el orden y la ubicacin de cada producto debe
pensarse en cu(ndo y cmo se va a necesitar, para facilitar el movimiento
de mercancas.
'uando se reciben nuevas mercancas, deben estar el mnimo tiempo
posible sin ordenar en su lugar correspondiente
Una persona concreta debe ser responsable de mantener el orden y
clasificar las mercancas con sus cdigos correspondientes, tanto a la
entrada como a la salida del almac$n
3endremos fic)as de productos y fic)as de proveedores para identificar
las eistencias del almac$n, %ue ser(n actualizadas con las entradas y
salidas de productos y materiales.
ROTACIN DE STOC,S
El almac$n es por definicin un espacio improductivo, no a5ade valor a nuestro
producto o servicio. "ero nos es imprescindible para funcionar con normalidad,
para atender en tiempo y forma a nuestros clientes. "or eso es clave %ue lo
almacenado tenga un movimiento r(pido de entrada y salida, o sea una r(pida
rotacin: un ciclo (gil de compra, uso y renovacin de mercancas0.
3odo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo %ue eleva el
costo del producto final sin agregarle valor. !dem(s, aumentamos en riesgo de
perder o estropear la mercanca almacenada.
Establecer unos niveles correctos de stoc4s mnimos y m(imos aumentar(
nuestros beneficios. "ero no )ay frmulas m(gicas. 'ada empresa debe
estudiar su ciclo de produccin y venta y calcular estos m(imos y mnimos.
3ambi$n depender( muc)o de la disponibilidad de los proveedores %ue
necesitamos.
SEGURIDAD E /IGIENE
El mantenimiento de las edificaciones, e%uipos, estanteras y utensilios de una
bodega o almac$n, es parte muy importante en la organizacin del mismo, por lo
%ue el responsable debe vigilar %ue la mercanca se conserve en ptimas
condiciones, para lo cual debe velar por el cumplimiento de las siguientes
normas generales:
?evisin peridica del sistema el$ctrico.
?evisin del funcionamiento de los e%uipos con la periodicidad re%uerida.
?evisin peridica de las estanteras y arreglo de las mismas si fuera
necesario.
?evisin de paredes, tec)os, ventanas, puertas, pisos e instalaciones
sanitarias, realizando las reparaciones necesarias.
?evisar los etintores contra incendios con la periodicidad re%ueridos por
los mismos y recargarlos inmediatamente despu$s de usarlos.
+os pasillos de la bodega o almac$n y los de acceso deben mantenerse
despejados, limpios y en buen estado.
+impieza y desinfeccin peridica del local.

Una bodega o almac$n limpio y bien cuidado produce un buen efecto sobre la
moral y el comportamiento de todo el e%uipo de trabajo. +a suciedad y el
desorden es muestra de descuido y apata y no eiste ecusa para tolerarlo en el
almac$n. Si eisten, reflejan directamente el car(cter del responsable. Se debe
fijar un plan definido de limpieza y mantenimiento y un )orario concreto para
estos trabajos, en lugar de depender de m$todos ocasionales.
ABASTECIMIENTO DE ALMACN
+os alimentos y bebidas tienen unos controles especficos de manipulacin,
conservacin e )igiene, seg-n su naturaleza, su envasado, su caducidad, la
temperatura a la %ue debe mantenerse.
SUPERVISIN - CONTROL
+os tres principios anteriores tienen su complemento en este cuarto principio: se
debe establecer una supervisin y control continuo para garantizar %ue los
procedimientos y formatos se cumplen en tiempo y forma: el orden, la
clasificacin, la rotacin, las medidas de seguridad, la limpieza.
Esta tarea de supervisin normalmente la asume la persona encargada del
almac$n. 2o es conveniente %ue el acceso a la mercanca sea desorganizado,
%ue entren y salgan diferentes personas al almac$n@ es muc)o m(s conveniente
%ue sea slo una persona %uien tiene llave del mismo y es responsable de
entrar, organizar, controlar y sacar la mercanca %ue se mantiene almacenada.
!lgunas reglas comunes a tener en cuenta sobre la supervisin y control de
almac$n e inventarios:
3oda operacin de entrada o salida del almac$n re%uiriere
documentacin autorizada seg-n sistemas eistentes.
+a entrada al almac$n debe estar pro)ibida a toda persona %ue no est$
asignada a $l, y estar( restringida al personal autorizado por la gerencia
o departamento de control de inventarios.
+a custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe
encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada
almac$n.
El personal de cada almac$n debe ser asignado a funciones
especializadas de recepcin, almacenamiento, registro, revisin,
despac)o y ayuda en el control de inventarios.
#ebe eistir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de
salida /ambas con su debido control0.
,ay %ue llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almac$n /entradas y salidas0 y a programacin de y
control de produccin sobre las eistencias.
Es recomendable %ue los inventarios fsicos /recuento peridico para
cuadrar con la contabilidad0 los )aga personal ajeno al almac$n.
EL MOVIMIENTO DE PRODUCTOS - MATERIALES
'omo estamos viendo, el abastecimiento, almacenaje y control de mercancas
debe ajustarse a unas normas y principios pero estar( en funcin del espacio
disponible, del sistema de produccin de cada empresa y de la disponibilidad de
proveedores en su mercado en concreto.
!s, el empresario o empresaria debe estudiar con su e%uipo de trabajo cu(l es
eactamente el movimiento o flujo %ue se necesita para cada tipo de mercanca
y, en funcin de eso, establecer sus polticas, procedimientos y formatos para
regular, organizar, el correcto movimiento de productos y materiales:
Una vez tengamos claro cual es el movimiento o flujo %ue sigue cada tipo de
mercanca, seg-n su valor /alto, bajo, fijo o variable0, su disponibilidad en el
mercado /muc)os o pocos proveedores0, su perodo de caducidad.
Estableceremos nuestras polticas de aprovisionamiento, almacenaje y control
de productos y materiales. Estas polticas son las grandes directrices %ue
guiar(n todo el proceso del gr(fico anterior, nuestras prioridades, pensando en la
naturaleza del negocio, en nuestro local o lugar de almacenaje y en el
funcionamiento de nuestro mercado /proveedores y clientes0.
PROCEDIMIENTOS
Una vez establecida la poltica establecemos los procedimientos o las normas
concretas %ue regulan cmo se )ace el movimiento y almacenaje de
mercancas: las reglas, las tareas, los tiempos, la manera de organizarnos para
cumplir con las polticas. +os procedimientos pueden cambiar si nuestras
necesidades o nuestro local cambian sustancialmente.
+os procedimientos de almacenaje y manipulacin de alimentos y bebidas son
muy especficos y eisten normas y t$cnicas muy concretas %ue garantizan el
mantenimiento de su calidad alimenticia y sus propiedades.
2ormalmente, merecer(n especial cuidado y estar(n separados de otras
mercancas.
ABASTECIMIENTO DE ALMACN
+os %umicos y productos ticos tienen tambi$n %ue ser tratados de manera
especfica para %ue se garantice la seguridad de los %ue manipulan las
mercancas y, tambi$n, %ue no contaminen o estropeen otros bienes.
.ORMATOS
'uando tenemos claros los procedimientos, dise5amos los formatos para
registrar ordenadamente los movimientos: fic)as de productos y proveedores,
vales de pedido, vales de devolucin, )ojas de control de mantenimiento, )ojas
de c)e%ueo de inventarios,... Aeremos todos estos detalles en las dos unidades
siguientes: la unidad B se dedica al almac$n y la unidad : al inventario de stoc4s.
.IC/AS DE REGISTRO.
+a entrada y salida de productos y materiales al almac$n: procedimientos
y formatos
"or pe%ue5o %ue sea nuestro negocio, siempre debe definirse la persona
concreta %ue realizar( las funciones de organizacin y control del almac$n.
Es aconsejable, por razones de control interno, %ue la persona %ue gestiona el
almacenamiento no sea la misma persona %ue compra o %ue vende. #e la
misma manera, tambi$n es aconsejable %ue sea una persona diferente a la %ue
realiza las funciones contable*administrativas.
Si )ay coincidencia, el1la gerente del negocio debe establecer los suficientes
mecanismos de control cruzado para %ue cual%uier irregularidad sea detectada
lo antes posible /robos, malas compras, p$rdidas por mal almacenamiento,...0.
+as mercancas almacenadas tienen un movimiento de entrada y salida
inevitable /si no, no deberan estar almacenadas0. "ero las entradas y salidas
deben )acerse de manera ordenada y sistematizada. Un almac$n no puede ser
6barra libre7: necesito algo, lo agarro. +as mercancas deben registrarse,
codificarse y ubicarse al entrar y, de la misma manera, deben ordenarse su
salida.
!dem(s, cada cierto tiempo /seis meses, anualmente, depende del negocio0,
aprovec)ando un momento de poca actividad, )aremos un recuento fsico
completo, unidad por unidad, para corregir posibles errores cometidos en los
procedimientos de entrada y salida cotidianas /esto es lo %ue llamamos el
inventario fsico, %ue veremos en profundidad en la unidad :0. Este recuento
minucioso podemos aprovec)arlo para realizar una limpieza minuciosa.
BIBLIOGRA.A
C>?3ED!, 'armen.
!provisionamiento y control de productos y materiales.
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