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Unidad 5. Sistema de Gestin en seguridad y salud

Ocupacional. OHSAS 18001:2007.
Clase 1. La norma OHSAS 18001



















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La norma OHSAS18001

Este mdulo describe la manera de establecer, implementar, mantener y mejorar
un sistema de gestin de salud ocupacional y seguridad industrial en una
organizacin. Este modelo est basado en la norma internacional producida por la
organizacin OHSAS (Occupational Health & Safety assessment series emitido por
la empresa Occupational Health & Safety Advisory Services que vende servicios de
asesora en seguridad industrial y salud ocupacional y tiene su sede principal en la
ciudad de Londres (Inglaterra). Esta norma permite crear un modelo reconocido
internacionalmente, certificable dentro del esquema de la norma ISO17021 y que
garantiza buenas prcticas de industria en dos temas fundamentales para una
organizacin: la salud de sus trabajadores y la administracin de la seguridad
industrial de sus procesos.
El primer tema est constituido por la salud ocupacional, que se origina con el
anlisis de la epidemiologa de la empresa suministrada por el mdico de la
entidad que realiza los exmenes ocupacionales. Esta informacin permite
caracterizar la poblacin de la empresa y determinar el programa de higiene de la
entidad de acuerdo con las enfermedades ocupacionales identificadas, por lo
general implementando programas como por ejemplo el manejo de obesidad, el
programa cardiovascular, el programa de alcohol y drogas, entre otros.
El segundo tema est constituido por la seguridad industrial, que nace del anlisis
de peligros de los procesos identificados en la empresa, siguiendo una
metodologa basada en la norma internacional ISO31000, en la Gua 45 de
Colombia para establecer las matrices de riesgos, y con ella los respectivos
controles. Esta actividad permite consolidar el programa de seguridad industrial y
establecer los controles operacionales necesarios para prevenir accidentes
laborales y formar al personal en buenas prcticas de industria para los procesos
misionales. Tambin se espera que la empresa cuente con una metodologa para
controlar los riesgos de las actividades no rutinarias de los procesos como es el
caso de las tareas de mantenimiento preventivo, por ejemplo mediante el uso del
esquema de permisos de trabajo.


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En el caso de Colombia existe la necesidad de contar con un programa de
prevencin de riesgos que complementa los requisitos anteriores y que contribuye
a eliminar riesgos y controlar las actividades rutinarias de la empresa, realizadas
por los empleados o los contratistas. Tambin permite mejorar el conocimiento de
los procesos mediante programas como control de ruido, que requieren mejorar la
medicin de ruido para poder determinar mejores formas de prevenir sus efectos
nocivos en la salud humana.
Como todo sistema promulga por un establecimiento, implementacin, mejora y
mantenimiento, un sistema de gestin de la salud ocupacional y la seguridad
industrial apropiado para la organizacin, aplica modelos de gestin de riesgos
compatibles con la norma ISO31000 y que permiten controlar riesgos reales en el
proceso, mediante un control operacional permanente, el manejo de situaciones
de emergencia en caso de que se presenten y naturalmente; la investigacin de
incidentes que busca divulgar las lecciones aprendidas y el monitoreo que termina
con la mejora continua de procesos y controles. La norma OHSAS18001 es
compatible y posee la misma estructura de la norma ISO14001 lo cual facilita su
aplicacin y documentacin.
Finalmente, en Colombia, los programas mencionados anteriormente forman parte
del programa de salud ocupacional por la resolucin 1016 de 1989 y debe ser
actualizados anualmente. El programa de salud ocupacional es una herramienta
que incluye los subprogramas de higiene, seguridad y prevencin para asegurar la
prevencin y tratamiento del riesgo. A nivel internacional son conocidos como
programas, pero dentro de nuestra legislacin son mencionados como
subprogramas, pero basta hacer en el manual integral la relacin que se convierte
ms en un problema de semntica, que de fondo.

Anexo norma OHSAS18001:2007
Este es un resumen con los principales requisitos de la norma OHSAS18001 con el
objeto de que el lector pueda definir los entregables que debe de elaborar. La
norma aparece en letra itlica y los comentarios en formato normal.


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4.1 Requisitos generales
La organizacin debe establecer, documentar, implementar, mantener y
continuamente mejorar un sistema de gestin de SYSO de acuerdo con los
requerimiento de este estndar y determinar la manera como debe cumplir estos
requisitos. Este es un requisito general que no requiere un entregable en
particular, realmente el conjunto de documentos, registros y personal formado
son la evidencia del sistema.
La organizacin debe definir y documentar el alcance de su sistema de gestin de
SYSO (seguridad y salud ocupacional). El alcance se establece definiendo los
procesos que cubre el sistema, lo que normalmente se redacta conforme a la
norma ISO17021 para poder ser certificados. La norma ISO17021 se denomina
acreditacin de cuerpos certificadores y define que se pueden certificar los
procesos misionales integrales de una empresa, por ejemplo la elaboracin de
papas fritas comercializadas en envase individual.

4.2 Poltica de SYSO
La alta direccin debe definir y autorizar una poltica de SYSO para la organizacin
y asegurar que compatible con el alcance de su sistema de gestin en SYSO y:
Es apropiada con la naturaleza y escala de su organizacin y los riesgos de
SYSO
Incluye un compromiso de prevencin de daos y de enfermedades
ocupacionales al mismo tiempo que busca una mejora continua del la
gestin de SYSO y su eficacia.
Incluye el compromiso de por lo menos cumplir con los requisitos legales
aplicables y otros requerimientos en los cuales la organizacin tiene
compromiso de manejo de riesgos.
Provee un marco de referencia para las acciones y la revisin de los
objetivos de SYSO
Est documentada, implementada y mantenida
Es comunicada a las personas que laboran dentro del control la
organizacin con la conviccin de que son conscientes de sus obligaciones
individuales frente a SYSO

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Es acorde con los intereses de las partes interesadas; y,
Es revisada peridicamente para asegurar que se mantiene actualizada y
acorde con la operacin de la organizacin.

La poltica es un texto fundamental para poder presentar las creencias de la alta
direccin y la manera mediante la cual se comunica su pensamiento en forma
resumida a todo el personal propio y contratista que participa en la operacin de
los procesos misionales.

4.3 Planeacin
4.3.1 Identificacin, anlisis y controles de riesgos
La organizacin debe de establecer, implementar y mantener procedimientos para
identificar los riesgos, evaluarlos y determinar los controles necesarios.
Lo(s) procedimiento(s) para identificacin de los riesgos y su evaluacin debe tener
en cuenta:
Actividades rutinarias y no rutinarias.
Actividades de las personas que tienen acceso a los sitios de trabajo,
incluyendo contratistas y visitantes
Bienestar humano, capacidades y otros factores.
Identificar riesgos que puedan presentarse fuera de los sitios de trabajo
pero capaces de afectar adversamente la salud y la seguridad de las
personas cuando se encuentran bajo el control de la organizacin pero
fuera de sus sitios de trabajo.
Riesgos creados dentro de las cercanas a los sitios de trabajo relacionadas
con el trabajo y bajo el control de la organizacin. Nota puede ser ms
apropiado que tales peligros sean determinados como un aspecto
ambiental.
Infraestructura, equipos y materiales en los sitios de trabajo, cuando son
provedos por la organizacin.
Cambios o modificaciones propuestas en la organizacin, sus actividades o
materiales.

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Modificaciones al sistema de gestin de SYSO, incluyendo modificaciones
temporales y su impacto en las operaciones, procesos y actividades.
Cualquier obligacin legal aplicable relacionada con el riesgo de la
evaluacin y la implementacin de los controles necesarios.
El diseo de reas de trabajo, procesos, instalaciones, maquinaria y(o)
equipo, procedimientos de operacin y mtodos de trabajo, incluyendo su
adaptacin a las capacidades humanas. La metodologa para identificacin
de riesgos y anlisis de los mismos debe incluir.
a) Estar relacionada con el alcance, naturaleza y tiempos para asegurar
ser proactiva en lugar de reactiva; y
b) Proveer una identificacin, priorizacin y documentacin de los
riesgos; la aplicacin de controles si es apropiado.
c) Para el manejo del cambio, la organizacin debe de identificar sus
riesgos de SYSO y sus riesgos asociados con los cambios de la
organizacin, su sistema de gestin de SYSO, o sus actividades, previo
a la introduccin de esos cambios.

La organizacin debe de asegurar que los resultados de estas evaluaciones son
considerados cuando se determinan los controles. Cuando se determinar los
controles, o se consideran cambios en los controles existentes, consideraciones de
reducir el riesgo se tienen en cuenta siguiendo la jerarqua:
Eliminacin
Sustitucin
Controles de ingeniera
Sealizacin, advertencias y controles administrativos

La organizacin debe de documentar y mantener resultados de la identificacin de
los riesgos, sus evaluaciones y determinar las fechas de los controles. La
organizacin debe de asegurar que los riesgos de SYSO y los controles
determinados han sido tenidos en cuenta cuando se establece y se mantiene el
sistema de gestin de SYSO
Nota: Para mejor gua sobre la identificacin del riesgo, su evaluacin y controles
del riesgo, se sugiere consultar la OHSAS18002.



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4.3.2 Legal y otros requerimientos
La organizacin debe establecer, implementar y mantener procedimiento (s) para
identificar y determinar los requisitos legales y otros requerimientos de SYSO que
son aplicables.
La organizacin debe asegurar que esos requerimientos legales y otros en los
cuales la organizacin tenga suscritos acuerdos son tenidos en cuenta al
establecer, implementar y mantener el sistema de gestin SYSO.
La organizacin debe mantener informacin actualizada y debe de comunicar la
informacin relevante sobre aspectos legales y otros aspectos a las personas que
trabajan en la organizacin y a las otras partes interesadas.
Los aspectos legales se espera que la organizacin este en capacidad de identificar
los requisitos legales, analizarlos y posteriormente poderlos cumplir como se
solicita en un requisito ms adelante. Por lo general las empresas establecen un
procedimiento y un resumen legal denominado normograma que el lector puede
consultar para poder determinar el requisito legal, se entere sobre la forma de
aplicarlo y los registros que debe diligenciar para evidenciar su cumplimiento.

4.3.3 Objetivos y programa
La organizacin debe de establecer, implementar y mantener documentados los
objetivos de SYSO, a nivel de las funciones relevantes y los diferentes niveles de la
organizacin.
Los objetivos deben ser medibles, cuando aplique, ser consistentes con la poltica
de SYSO incluyendo los compromisos de prevencin de accidentes y de salud,
asegurando que cumplan con los requisitos legales y los otros requisitos que la
organizacin suscriba, buscando una mejora continua.
Cuando se establecen y se revisan los objetivos, la organizaron debe tener en
cuenta los requisitos legales y otros requisitos suscritos por la organizacin, al
igual que los riesgos de SYSO. Igualmente, debe de considerar las opciones de

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tecnologa, financieras y operacionales al igual que los requerimientos, y el punto
de vista de las partes interesadas.
La organizacin debe establecer, implementar y mantener un programa para
lograr alcanzar esos objetivos. El programa debe de incluir como mnimo:
Designacin de responsabilidades y autoridad para alcanzar los objetivos en
las funciones relevantes y en los diversos niveles de la organizacin, y
El significado y tiempo esperado para el cumplimiento de los objetivos que
deben ser alcanzados.

El programa debe ser revisado a intervalos regulares planeados y ajustado si es
necesario, para asegurar que los objetivos pueden ser alcanzados.

4.4 Implementacin y operacin
4.4.1 Recursos, roles, responsabilidades, contabilidad y
autoridad
La alta direccin debe de tener la responsabilidad de tomar las decisiones y
administrar el sistema de gestin de SYSO.
La alta direccin debe de demostrar su compromiso con:
Asegurar la viabilidad de los recursos esenciales requeridos para establecer,
implementar, mantener y mejorar el sistema de gestin de SYSO
Nota: recursos incluyen personas, especialistas, infraestructura
organizacional, tecnologa y recursos financieros.
Definir roles, determinar responsabilidades y medicin, al mismo tiempo
que delega autoridad, facilita efectividad en la gestin de roles de SYSO,
responsabilidades, medicin y autoridades deben de estar documentadas y
comunicadas.

La organizacin debe de nombrar a un represente (s) de la alta direccin como
responsable de SYSO, sin importar sus otras responsabilidades, y definir roles y
autoridad para:


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Asegurar el manejo de SYSO est establecido, implementado y mantenido
de acuerdo con el estndar de SYSO establecido.
Asegurar reportes de eficacia del sistema de gestin de SYSO son
presentados a la direccin para sus revisiones y usados como base del
mejoramiento del sistema de gestin de SYSO.
Nota 2: El representante de la alta direccin puede delegar algunas tareas
en un subordinado del representante, pero es responsable de los
resultados. (En grandes empresas un comit o un miembro ejecutivo).
El representante de la direccin debe ser una persona que est disponible
para todo el personal relacionado con el trabajo de la organizacin. Todos
los miembros de la alta direccin deben de demostrar su compromiso con
la mejora del sistema de gestin de SYSO.

Para poder cumplir con este requisito se sugiere emplear la red de la empresa, los
sistemas de comunicacin interna, carteleras, programa de induccin que hagan
muy visible el nombre, cargo, localizacin, correos y telfonos tanto fijos como
mviles del representante de la direccin que normalmente en las empresas
modernas es el gerente de HSEQ, el director HSEQ o el jefe de HSEQ segn
organigrama de la empresa. Una carta de nombramiento relaciona ese cargo con
la representacin de la direccin: Por otra parte no se debe confundir con el
representante legal que es el cargo que figura en cmara de comercio como
gerente y tiene la autoridad para firmar los contratos de la empresa, aunque si es
necesario que sea una persona que el organigrama dependa de l, es decir sea
miembro del grupo directivo.
La organizacin debe asegurar que las personas en los lugares de trabajo tienen la
responsabilidad de los aspectos de SYSO sobre los cuales deben tener control,
incluyendo su adherencia a las polticas de la organizacin y a los requerimientos
aplicables.

4.4.2 Competencia, formacin y toma de conciencia
La organizacin debe asegurar que cualquier persona (s) dentro de su control, que
lleve a cabo actividades sea competente bajo las bases apropiadas de educacin,
formacin o experiencia y se disponga de los registros correspondientes.

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Para poder cumplir con este requisito es necesario contar con el organigrama, la
descripcin de cargos y las hojas de vida del personal que soporten los requisitos
de la descripcin de cargos: copia de los diplomas, copia y registro de la
confirmacin de los certificados de experiencia entregados por el aspirante al
cargo, un programa anual de formacin con sus respectivos soportes de ejecucin.
La formacin debe cubrir los temas de salud ocupacional, seguridad industrial y si
el sistema es integral, cursos sobre buenas prcticas de medio ambiente acordes
con el programa ambiental de la empresa y finalmente, formacin en calidad y
cumplimiento de los requisitos del cliente.
La organizacin debe identificar necesidades de entrenamiento asociadas con los
riesgos y el manejo del sistema de SYSO. Debe proveedor el entrenamiento o
llevar a cabo las acciones necesarias para satisfacer esas necesidades, evaluar la
efectividad del entrenamiento y dejar los registros pertinentes.
La formacin normalmente se lleva a cabo en la charla de seguridad presentada en
el segundo captulo de este documento, pues resulta la forma ms sencilla y rpida
de poder presentar los temas al personal operativo en un sistema de bajo costo y
que permite interiorizar los conceptos, pues los temas se repiten varias veces
durante el ao laboral. En otras empresas existe un mecanismo llamado El ciclo
bsico que consiste en hacer dos das de curso cada ao o cada seis meses de
obligatoria asistencia y en el cual se presentan los temas y talleres sobre las
buenas prcticas de la empresa en materia de salud ocupacional, seguridad
industrial y si es sistema es integral, medio ambiente y calidad. Los temas se
repiten en algunas ocasiones, cada dos aos para asegurar que el personal lo
pueda asimilar mejor y se convierta en una verdadera cultura de empresa.
La organizacin debe de establecer, implementar y mantener procedimientos para
el trabajo de las personas dentro de condiciones de control que incluyen
conciencia de las consecuencias de desviaciones de la normas de SYSO, actuales y
potenciales, sobre su bienestar y los beneficios de mantener la eficacia del sistema
de gestin de SYSO;
sus roles y responsabilidades y la importancia de alcanzar la conformidad de la
poltica de SYSO, sus procedimientos y los requisitos del sistema de gestin de
SYSO, incluyendo la preparacin para emergencias y la respuesta a las mismas.

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Incluye las consecuencias potenciales de alejarse de los procedimientos
especificados.
Los procedimientos de entrenamiento deben de incluir en sus diversos niveles:
Responsabilidad, habilidades, lenguaje requerido y conocimiento;
Riesgos.

4.4.3 Comunicacin, participacin y consulta
4.4.3.1 Comunicacin
Teniendo en cuenta los riesgos y la gestin del sistema de SYSO, la organizacin
debe establecer, implementar y mantener procedimiento (s) para
La comunicacin interna entre los diversos niveles y funciones de la
organizacin.
La comunicacin interna es la mayor fuente de fallas en las organizaciones,
pues los empalmes de turno no se hacen en forma completa, no se informa
al personal entrante sobre problemas, fallas de maquina o cambios de
implementos de proteccin, lo cual lleva a situaciones de riesgo directas.
Por eso la norma espera que exista una forma tcnica de comunicacin.
Comunicacin con contratistas y otros visitantes a los sitios de trabajo.
Los sistemas deben contemplar a los contratistas que ya superan el 50% del
personal en las organizaciones modernas. Para ello se espera que se cuente
con herramientas para poder comunicar a estos agentes econmicos la
forma de realizar las operaciones en forma segura y difundir las lecciones
aprendidas. En cuanto a los visitantes se hace necesario que se cuente con
un control para asegurar que tengan sus pagos de salud vigentes, se sepa
en dnde se encuentran y podamos reportar cualquier incidente que
tengan mientras estn en nuestras instalaciones. Normalmente, las
empresas tienen implementado un control de ingreso de visitantes con un
diario de ingreso y las instrucciones de seguridad en el carnet de visitante.
Recibir, documentar y responder las comunicaciones externas relevantes
relacionadas con las partes interesadas.
Las partes interesadas corresponden a los vecinos, localidades por las cuales
se desplaza los sistemas de transporte de la empresa, familiares de los
empleados y contratistas para solo mencionar algunos. Se espera que la
empresa tenga una manera de comunicarse con ellos para poder
suministrar informacin de seguridad y comunicaciones de sus polticas.

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4.4.3.1 Participacin y Consulta
La organizacin debe establecer, implementar y mantener procedimiento (s) para:
La participacin de sus trabajadores en:
Involucrarlos en forma apropiada en la identificacin de riesgos,
evaluacin y determinacin de los controles.
Involucrarlos apropiadamente en la investigacin de incidentes.
Involucrarlos en el desarrollo y revisin de las polticas y los objetivos
Consultarlos cuando hay cambios que afectan su SYSO
Su participacin en otras actividades relacionadas con SYSO
Los trabajadores deben de estar informados sobre su participacin, los
acuerdos, incluyendo quien es su representante frente a las actividades
de SYSO.
Consultar a los contratistas cuando se presentan cambios que afectan sus
SYSO.
La organizacin debe asegurar cuando sea apropiado, intereses externos
importantes con partes interesadas en SYSO sean consultados.

4.4.4 Documentacin
La documentacin del sistema de gestin de SYSO debe incluir:
La poltica de SYSO y sus objetivos,
Descripcin del alcance de su sistema de gestin de SYSO,
Descripcin de los elementos principales del sistema de gestin de SYSO y
su interaccin y referencias con otros documentos relacionados.
Documentos, incluyendo registros requeridos por este estndar, y
Documentos incluyendo registros definidos por la organizacin como
necesarios para asegurar la efectiva planeacin, operacin y control de los
procesos relacionados con el manejo de los riesgos de SYSO.

Nota: Es importante que la documentacin sea proporcional al nivel de
complejidad peligros y riesgos relacionados y que se mantenga en la mnima
requerida por eficacia y eficiencia.
Este elemento no se documenta en este material, debido a que el lector cuenta
con el mdulo de documentacin en el cual se detalla los tipos de documentos
empleados en los sistemas de gestin, la manera de controlarlos y administrarlos.

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4.4.5 Control de la documentacin
Los documentos requeridos por el sistema de gestin de SySO y por esta Norma
OHSAS se deben controlar. Los registros son un tipo especial de documento y se
debe controlar de acuerdo con los requisitos establecidos en el apartado 4.5.4 La
organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios
procedimientos para:
Aprobar los documentos con relacin a su adecuacin antes de su emisin
Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos
nuevamente
Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisin actual
de los documentos
Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables
estn disponibles en los puntos de uso
Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente
identificables
Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo que la
organizacin ha determinado que son necesarios para la planificacin y
operacin del sistema de gestin de SySO y se controla su distribucin, y
Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una
identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier
razn.

4.4.6 Control operacional
La organizacin debe de determinar las operaciones y las actividades que son
asociadas con los riesgos identificados cuando la implementacin de los controles
es necesaria para administrar los riesgos. Esto incluye la gestin del cambio (ver
4.3.1).
Para esas operaciones y actividades, la organizacin debe implementar y
mantener:
Control operacional, cuando aplicable a las actividades de la organizacin;
la organizacin debe integrar esos controles operaciones dentro de su
sistema de gestin de SYSO.
Controles relacionados con la adquisicin de bienes, equipos y servicios.

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Controles relacionados con los contratistas y otros visitantes a los sitios de
trabajo.
Procedimientos documentados, para cubrir las situaciones cuando en
ausencia de ellos puedan presentarse desviaciones a la poltica de SYSO y
sus objetivos.
Criterios de operacin documentados cuando en su ausencia se pueden
presentar desviaciones a la poltica de SYSO y sus objetivos
Este es el numeral ms importante de la norma porque permite a la organizacin
llevar a cabo inspecciones muy frecuentes de acuerdo con su programa de
auditora e inspecciones en el cual se puede evidenciar el control del riesgo de
las actividades de la empresa: cumplimiento por ejemplo en el empleo de los
elementos de proteccin personal (EPP) en todos los puestos de trabajo, en todos
los turnos y el nivel de consciencia de las personas tanto empleados como
contratistas, sobre la necesidad de emplearlos.

4.4.7 Preparacin y respuesta ante emergencias
La organizacin debe establecer, implementar y mantener procedimientos:
Identificar las situaciones de emergencia potenciales
La respuesta a situaciones de emergencia.

La organizacin debe de responder a las situaciones de emergencia y prevenir y
mitigar las consecuencias asociadas adversas de SYSO.
Planeando la respuesta a emergencias, la organizaron debe de tener en cuenta las
necesidades de las partes interesadas, por ejemplo los servicios de emergencia con
los vecinos.
La organizacin debe peridicamente probar los procedimientos de situaciones de
respuesta a emergencias, cuando sea aplicable, involucrando a las principales
partes interesadas, si es posible.
La organizacin debe peridicamente revisar, cuando sea necesario, la
preparacin ante emergencias y monitorear los procedimientos de respuesta a las
mismas, en particular, despus de la ocurrencia de situaciones de emergencia.


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Para atender las emergencias se espera que la empresa cuente con un documento
llamado anlisis de vulnerabilidad que permite a las personas determinar cules
son sus peligros, la mejor manera de manejarlos mediante un plan de emergencias
que permite realizar simulacros y entrenamiento de brigadistas. La empresa tiene
que tener los implementos de atencin inmediata como botiquines y camilla,
conocer los hospitales y centros de ayuda ms cercanos que permiten remitir a los
pacientes a esos lugares y finalmente, se cuenta con un documento denominado
medevac que indica la manera de atender un empleado, contratista o visitante
que se sufra un ataque en instalaciones de la empresa, mientras llegan los
paramdicos y lo llevan al centro de salud correspondiente.

4.5 Verificacin
4.5.1 Eficacia. Medicin y monitoreo
La organizacin debe de establecer, implementar y mantener los procedimientos
para monitorear y medir la eficacia de SYSO con base en medidas comparables.
Los procedimientos deben de incluir:
Medidas apropiadas a las necesidades de la organizacin de tipo cualitativo
y cuantitativo.
Monitoreo del cumplimiento de los objetivos de la organizacin de SYSO
Monitoreo de la efectividad de los controles de salud ocupacional y
seguridad industrial
Medidas proactivas de eficacia de conformidad con los programas de SYSO
y sus criterios de control y efectividad
Medidas reactivas de eficacia de las enfermedades ocupacionales,
incidentes (incluyendo accidentes y cuasi accidentes) y otra evidencia
histrica de efectividad del SYSO;
Registros de datos y resultados de monitoreo y medicin suficiente para
facilitar las acciones correctivas y preventivas dentro del anlisis.
Si se requiere equipos de monitoreo o de medicin, la organizacin debe
establecer y mantener los procedimientos de calibracin y mantenimiento
de esos equipos, segn sea apropiado. Registros de las actividades de
calibracin y mantenimiento y sus resultados deben de ser mantenidos.



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La medicin permite medir los resultados alcanzados por los programas para
poder valorar el impacto de las actividades en la empresa y poder tomar las
decisiones de seguimiento que permitan que el sistema sea mejorado en forma
continua. Se hace un llamado compatible con el mdulo de calibracin de equipos
de la norma ISO9001, numeral 7.6, buscando que los equipos de medicin sean
calibrados conforme a los procedimientos internacionales reconocidos y de
acuerdo con el esquema de la norma ISO17025.

4.5.2 Eficacia. Medicin y monitoreo
4.5.2.1 Para ser consistente con su compromiso de cumplimiento (Ver 4.2c), la
organizacin debe establecer, implementar y mantener procedimientos peridicos
para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales (Ver 4.3.2)
La organizaron debe mantener registros de los resultados de las evaluaciones
peridicas.
Nota: La frecuencia de la revisin peridica puede variar para los diversos tipos de
requerimientos legales.
4.5.2.2. La organizacin debe evaluar el cumplimiento de otros requisitos que haya
suscrito (Ver 4.3.2). La organizacin puede combinar la evaluacin del
cumplimiento legal referida en el numeral 4.5.2.1 con la revisin de los requisitos
suscritos y establecer un procedimiento conjunto o separado.
La organizacin debe mantener registros de los resultados de las evaluaciones
peridicas.
Nota: La frecuencia de la evaluacin peridica puede variar de acuerdo con los
requisitos que la organizacin suscriba.




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4.5.3 Investigacin de incidentes, acciones correctivas y
preventivas
4.5.3.1 Investigacin de incidentes
La organizacin debe establecer, implementar y mantener procedimiento (s) para
registrar, investigar y analizar incidentes para:
Determinar las debilidades de SYSO y los factores que pueden causar o
contribuir a la ocurrencia de incidentes.
Identificar las necesidades de acciones correctivas.
Identificar las oportunidades de prevenir acciones.
Identificar oportunidades de mejora continua.
Comunicar los resultados de esas investigaciones.

Las investigaciones de incidentes permiten a la empresa adquirir experiencia en las
debilidades de su sistema y por ello es importante divulgar las lecciones
aprendidas entre las personas que estn expuestas a los mismos niveles de riesgo.
Un incidente se reporta, se atiende a la o las personas involucradas, se remiten al
centro hospitalario ms cercano y posteriormente se inicia la investigacin de los
hechos buscando lograr determinar la verdadera causa de la falla para poder
iniciar un plan de accin que erradique ese riesgo detectado. Se espera que el
personal involucrado en el accidente explique en detalle los hechos, no para
buscar culpables, sino para lograr modificar los documentos y mtodos de trabajo
para evitar que se repita en un futuro y poder formar al personal en las lecciones
aprendidas.
Las investigaciones deben de llevar a cabo con una metodologa que identifique
una accin correctiva requerida o las oportunidades de acciones preventivas para
que sean tratadas de acuerdo con los intereses de las partes interesadas.
Los resultados de la investigacin de incidentes deben ser documentados y
mantenidos.




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4.5.3.2 No conformidad, accin correctiva y accin preventiva
La organizacin debe de establecer, implementar y mantener procedimiento (s)
para tratar actuales o potenciales no conformidades y para llevar a cabo las
acciones correctivas y preventivas. Los procedimientos deben tener en cuenta:
Identificar y corregir las no conformidades y realizar acciones para mitigar
sus consecuencias de SYSO.
Investigar las no conformidades, determinar sus causas y tomar acciones en
orden para prevenir nuevas ocurrencias.
Evaluar la necesidad de acciones preventivas para eliminar las no
conformidades o implementar las acciones apropiadas para eliminar nuevas
ocurrencias.
Registrar y comunicar los resultados de las acciones correctivas y
preventivas que son tomadas, y
Revisar la efectividad de las acciones correctivas y preventivas tomadas.

Cuando las acciones correctivas y preventivas identifican riesgos nuevos o
modificados o la necesidad de nuevos controles, el procedimiento debe de incluir
la actualizacin de los anlisis de riesgo correspondientes, previo a la
implementacin.
Cualquier accin correctiva o preventiva que se lleve a cabo para eliminar causas
de una actual o potencial no conformidad debe de ser apropiada para la magnitud
del problema y medible con relacin a los riesgos de SYSO.
La organizacin debe de asegurar los cambios necesarios para llevar a cabo la
accin correctiva o preventiva dentro de la documentacin del sistema de gestin
de SYSO
Este requisito corresponde a un requerimiento comn en todos los sistemas de
gestin en el cual es necesario contar con un procedimiento para atender las
acciones correctivas y preventivas siguiendo la metodologa explicada en el libro
de Juran Manual de Calidad relacionado en la bibliografa y debidamente
explicado y desarrollado en el mdulo de mejoramiento.



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4.5.4 Control de registros
La organizacin debe de establecer y mantener registros necesarios para
demostrar la conformidad de los requisitos del sistema de gestin de SYSO y este
estndar, reflejando los resultados alcanzados.
La organizacin debe establecer, implementar y mantener los procedimientos de
identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, retencin y disposicin
final de los registros.
Los registros deben permanecer legibles, identificables y trazables.
Este es un requisito comn con las otras normas y se requiere para poder
demostrar el cumplimiento de los documentos mediante los soportes
denominados evidencias objetivas que pueden ser pelculas, grabaciones, formatos
debidamente diligenciados que se conocen como registros. Por ejemplo una
historia clnica es un formato (una plantilla) antes de que ingrese el paciente. Una
vez que el mdico de salud ocupacional lo atiende, se crea una historia clnica con
el nombre del paciente y anamnesis lo cual permite demostrar que fue atendido y
adems corresponde a un documento de orden legal.
Este elemento no amerita explicaciones debido a que esta tratado en el mdulo
de control de documentos del curso.

4.5.5 Auditora interna
La organizacin debe asegurar que las auditoras internas al sistema de gestin de
SYSO son realizadas a intervalos planificados que incluyen:
Conformidades planeadas de mejoras para el sistema de gestin de SYSO
incluyendo el estndar OHSAS, y
Han sido propiamente implementadas y mantenidas, y
Son efectivas conforme a las polticas y objetivos de la organizacin.
Provee informacin efectiva para el cumplimiento de la poltica y sus
objetivos.
Provee informacin sobre los resultados de auditoras de gestin anteriores.


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El programa de auditora debe planearse, establecerse, implementarse y
mantenerse por parte de la organizacin, basada en resultados de las evaluaciones
de riesgo y de las actividades de la organizacin, y los resultados de auditoras
previas.
Debe establecerse un procedimiento de auditoras internas, implementarse y
mantenerse incluyendo:
Las responsabilidades, competencias, y requerimientos de planeacin y
protocolo de auditora, reportando resultados y reteniendo registros
asociados.
La determinacin de los criterios de auditora, alcance, frecuencia y
mtodos.

Seleccin de auditores y su participacin debe de asegurar objetividad e
imparcialidad en el proceso de auditora.
Este elemento no amerita explicaciones debido a que esta tratado en el mdulo
de auditora interna del curso.

4.6 Revisin por la direccin
La alta direccin debe revisar el sistema de gestin de la SYSO de la organizacin a
intervalos planificados para asegurar su continuidad, adecuacin y efectividad.
La revisin por la direccin corresponde a una actividad corta, de un da en la cual
los altos directivos de la empresa definen si la poltica de SYSO debe ser
modificada o si se mantiene. De la misma manera se pueden modificar los
objetivos, la asignacin de recursos y modificaciones a los documentos cuando se
considere necesario.
Las revisiones deben incluir las oportunidades de mejora y las necesidades de
cambios en el sistema de gestin de SYSO, incluyendo la poltica de SYSO y los
objetivos de SYSO. Registros de esas revisiones deben ser mantenidos.
Se describe en la norma el detalle de documentos que es necesario preparar para
realizar este trabajo de revisin por la direccin:

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Entradas para la revisin por la direccin deben incluir:
Resultados de auditoras internas y evaluaciones de conformidad con la ley
vigente.
Resultados de la participacin y de la consulta (4.4.3)
Comunicacin relevante de las partes externas interesadas incluyendo las
quejas.
EL desempeo de la organizacin de SYSO.
Los soportes de los objetivos alcanzados.
EL estado de las investigaciones de incidentes, acciones correctivas y
preventivas.
Registros de revisiones anteriores y acciones pendientes.
Cambios en el medio ambiente incluyendo nuevas regulaciones legales u
otro tipo de requerimientos relacionados con SYSO, y
Recomendaciones para la mejora.

Estos documentos presentados en la reunin de revisin por la direccin deben ser
breves, muy ejecutivos, sin detalles, pues resulta muy complejo por ejemplo
presentar 15 quejas y su tratamiento, a la alta direccin de la compaa. Por ello
resulta mejor llevar un diagrama de Pareto, unas estadsticas muy grficas sobre
los hechos y las soluciones impartidas, para no entrar en detalle e iniciar un
desgaste administrativo.
Las conclusiones de la revisin por la direccin se espera que queden resumidas
como sigue:
Las salidas de las revisiones por la direccin deben ser consistentes con el
compromiso de la direccin, la mejora continua y deben de incluir cualquier
decisin y accin relacionada con posibles cambios.
La eficacia de SYSO.
La poltica de SYSO y sus objetivos.
Los recursos, y
Los otros elementos del sistema de gestin de SYSO.

Decisiones importantes de la revisin por la direccin deben de estar disponibles
para la comunicacin y la consulta. (4.4.3)


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Las conclusiones de la reunin deben ser cortas, muy enfocadas hacia objetivos,
indicadores, presupuesto y programas que debern en los siguientes meses
formular una mejora en el sistema de gestin de la empresa. Estas decisiones
deben de venir acompaadas de un detallado seguimiento mediante indicadores y
breves reuniones para garantizar el cumplimiento de las conclusiones de la
revisin por la direccin en los siguientes meses.
Nota: Final de la traduccin del documento original de OHSAS realizada por el
autor, del ingls. Diciembre de 2007.













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