1 El Proceso de Control Tema 13: El Proceso de Control: Principios; El control como proceso; Herramientas de Control Asignatura: Teora Administrativa Profesor: Gonzalo Muoz Abella Escuela Universitaria de Administracin y Negocios Universidad de Tarapac Arica - Chile Proceso de Control 2 Objetivos de aprendizaje 1. Describir los pasos del proceso bsico de control. 2. Explicar los principios bsicos para el control. 3. Describir el proceso de control. 4. Describir de qu modo se utilizan los presupuestos como herramientas de control. 5. Explicar el anlisis de razones financieras como elemento de control. 6. Explicar cmo se realiza la determinacin de la cantidad econmica de pedido ms econmica. 7. Aplicar los conceptos aprendidos a casos de empresas. Proceso de Control 3 Competencias gerenciales Lo que se requiere para ser GERENTE Fuente: Hellriegel, 2009, pp 5 Proceso de Control 4 El eslabn Planificacin-Control Planificacin Misin Objetivos Metas Estrategias Planes Organizacin Estructura Administracin de Recursos Humanos Direccin Motivacin Comunicacin Liderazgo Comportamiento Individual y de grupo Control Estndares Mediciones Comparaciones Acciones Universidad de Tarapac Escuela Universitaria de Administracin y Negocios 2 El Proceso de Control Proceso de Control 5 Proceso de CONTROL LA NATURALEZA DEL CONTROL SE RELACIONA CON LA COMPROBACION DE LO QUE SE HA REALIZADO, Y LA COMPARACION DE ESTO CON LO PLANIFICADO, CON EL OBJETO DE ADOPTAR LAS MEDIDAS CORRECTIVAS QUE CORRESPONDAN. Planificado Realizado (Ejecutado) Proceso de Control 6 Funcin administrativa del CONTROL Es la medicin y correccin del desempeo a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos. Planeacin y Control estn estrechamente relacionados. (Objetivos, Metas, Polticas, etc.) Proceso de Control 7 Principios de Control Propsito y naturaleza del control 1. Principio del propsito de control 2. Principio de los controles dirigidos al futuro 3. Principio de la responsabilidad del control 4. Principio de la eficiencia de los controles 5. Principio del control preventivo Estructura de control 6. Principio de reflejo de los planes 7. Principio de la adecuacin organizacional 8. Principio de la individualidad de los controles Proceso de control 9. Principio de las normas 10. Principio de control de punto crtico 11. Principio de la excepcin 12. Principio de la flexibilidad de los controles 13. Principio de la accin Proceso de Control 8 Control como Proceso Universidad de Tarapac Escuela Universitaria de Administracin y Negocios 3 El Proceso de Control Proceso de Control 9 EL CONTROL COMO PROCESO (Pasos o etapas) a. ESTABLECIMIENTO DE NORMAS La mejor base para el control est dado por las metas y objetivos que la Organizacin y las distintas funciones se han propuesto. Determinacin de criterios o normas contra las cuales medir el Resultado. Las normas estn estrechamente vinculadas con los objetivos planteados. Las normas pueden ser: FISICAS: Cantidad de producto; Cantidad de servicio; horas hombre; velocidad; etc. MONETARIAS: Ingresos; Costos; Inversiones. Proceso de Control 10 b. MEDICION DEL DESEMPEO Determinar lo realizado segn una ponderacin. Puede ser Cualitativa o Cuantitativa. Debera posibilitar que se eviten desviaciones significativas. El control debe ser proactivo. Medir su grado de cumplimiento en el tiempo. c. COMPARACION DEL DESEMPEO REAL VERSUS LO PLANEADO O ESPERADO Lo hecho se ajusta o no a lo planeado ? La desviacin producida (si hay) es o no significativa ? d. CORRECCION DE DESVIACIONES El control debe conducir a la accin. Si hay desviaciones significativas, deben adoptarse las medidas correctivas pertinentes. El control retroalimenta al Sistema Empresa. EL CONTROL COMO PROCESO (Pasos o etapas) Proceso de Control 11 Tcnicas de Control Diagramas de Gantt Presupuestacin Anlisis de razones financieras Sistemas de Informacin Proceso de Control 12 Tcnicas de Control Diagramas de Gantt Muestra las relaciones temporales entre los eventos (actividades) de un determinado programa. La totalidad de las metas de un programa debe ser vista como una serie de planes de apoyo (o eventos) interrelacionados que los individuos puedan comprender y seguir. Id Nombre de tarea Duracin Comienzo 1 recibir aaaa 1 da lun 24-11-03 2 analizar 3 das lun 24-11-03 3 solicitar revisin a. 2 das mi 26-11-03 4 recibir antecedentes 1 da? jue 27-11-03 S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S 16 nov '03 23 nov '03 30 nov '03 07 dic '03 Universidad de Tarapac Escuela Universitaria de Administracin y Negocios 4 El Proceso de Control Proceso de Control 13 Presupuestacin: Es la formulacin de planes en trminos numricos para un perodo futuro dado. Tipos de presupuestos: Ingresos y Gastos De tiempo, espacio, materiales y productos De gastos de Capital De efectivo Tcnicas de Control Proceso de Control 14 Total Ingresos Producto n Producto 2 Producto 1 Vendedor n Vendedor 2 Vendedor 1 Zona n Zona 2 Zona 1 TOTAL Periodo n .. Periodo 2 Periodo 1 INGRESOS (Segn Concepto) FLUJONETO Total Egresos Gastos Variables Adm. Y Ventas Gastos Indirectos Produccin Material 3 Material 2 Material 1 Personal TOTAL Periodo n .. Periodo 2 Periodo 1 EGRESOS Presupuesto de Ingresos y Egresos Proyectados (Formulacin Presupuestaria) Proceso de Control 15 Total Ingresos Producto n Producto 2 Producto 1 Vendedor n Vendedor 2 Vendedor 1 Zona n Zona 2 150 750 100 250 300 1000 Zona 1 Percibir Ejecutar Percibido Devengado Comprometido P.Asignado INGRESOS (Segn Concepto) Ingreso por Saldo por FLUJONETO Total Egresos Gastos Variables Adm. Y Ventas Gastos Indirectos Produccin Material 3 Material 2 Material 1 230 180 120 350 620 800 Personal Pagar Disponible Pagado Devengado Comprometido P.Asignado EGRESOS Saldo por Presupuesto Ejecucin Presupuestaria Proceso de Control 16 Ecuacin Contable ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO Activo Circulante Activo Fijo Otros Activos Pasivo Circulante (Corto Plazo) Pasivo Largo Plazo Patrimonio (Capital y Reservas) Clasificacin: Universidad de Tarapac Escuela Universitaria de Administracin y Negocios 5 El Proceso de Control Proceso de Control 17 Tcnicas de Control: Anlisis de Razones Financieras Tipos de ratios o indicadores financieros: LIQUIDEZ EFICIENCIA O ROTACIN APALANCAMIENTO RENTABILIDAD Fuente u origen de los datos: Balance Estado de Resultados Proceso de Control 18 Ratios de Liquidez Razn de Circulante: Activo Circulante Pasivo Circulante Examina la posibilidad de la organizacin de cubrir sus obligaciones de C.P. Prueba Acida: Activo Circulante (-) Inventarios Pasivo Circulante Representa las veces en que el activo circulante ms lquido cubre al pasivo de corto plazo. Proceso de Control 19 Ratios de Eficiencia o Rotacin Rotacin de Inventarios: Costos de Ventas Inventario Promedio Cuanto ms alta es la razn, con mayor eficiencia se estarn usando los activos del inventario. Rotacin de Cuentas por Cobrar: Ventas anuales a Crdito Plazo Promedio de Cuentas por cobrar Representa las veces que el activo circulante ms lquido cubre al pasivo de corto plazo. Plazo promedio de Cuentas por Cobrar: 360 Promedio de Cuentas por cobrar Razn que indica la evaluacin de la poltica de crditos y cobros de la empresa. Proceso de Control 20 Ratios de Apalancamiento Razn de la Deuda : Deuda Total Total de Activos Muestra el porcentaje de activos que se adquirieron mediante prstamos. Cuanto ms alta sea la razn, tanto ms apalancamiento tendr la organizacin. Razn de Capital: Capital Total Total de Activos Es lo contrario de la razn de deuda. Es la parte de los activos de la empresa financiada por los accionistas. Universidad de Tarapac Escuela Universitaria de Administracin y Negocios 6 El Proceso de Control Proceso de Control 21 Ratios de Rentabilidad RENTABILIDAD O RENDIMIENTO SOBRE INVERSIN O ACTIVOS TOTALES. ROA Utilidad neta Activos totales Promedio Se expresa en: Razn o Por ciento Mide el retorno obtenido por cada peso invertido en activos. RENTABILIDAD O RENDIMIENTO SOBRE EL CAPITAL CONTABLE. ROE Ingreso neto Capital contable promedio Se expresa en: veces Mide el retorno obtenido por cada peso que los inversionistas o dueos del Capital han invertido en la empresa Proceso de Control 22 Sistemas de Informacin Gerencial Es un sistema formal para la recopilacin, integracin, comparacin, anlisis y dispersin de informacin interna y externa de la empresa de manera oportuna, eficaz y eficiente . (Koontz, Administracin V.11 Cap 19, pg. 686) Tcnicas de Control Proceso de Control 23 Cliente Sistema Finan. Proveedor Acreedor A. Fijo Bodega Proveedor Logstico Distribucin Ventas Recaudacin Egresos Tesorera Contab- Presup Fondos Fijos Cobranza Facturac Orden Entrega Prod.Entregados Pagos Pagos Clientes Pagos Depsitos Accin Cobranza Pagos a Proveedores Pagos a Proveedores Pagos a Proveedores Cobranza, Factura Cotiz - OC OC Insumos G.Desp-Fact G.Desp Factura OC Consulta Disp Fondos Autoriz. Compra Solic. Inf. Cobranza Solic. Compra Solicit. Crdito Decis.Credito Orden Despacho-Fact Orden Despacho - Fact Factura Producto-Factura Pagos Rendicin Adquisic. Rendiciones Centralizacin Ingresos-Egresos, Ajustes Cargos Cta. Cte. Inf. Cobranza Crdito Inf. Cobranza Sistema Contable Financiero Gonzalo Muoz, 2003 Proceso de Control 24 Pronstico y Planeacin Adm. Compras Y materiales Adm. Almacn e Inventarios Distribucin de Productos Contabilidad y Finanzas Planeacin de Recursos Empresariales (E.R.P) Tendencia al uso de aplicaciones integradas Universidad de Tarapac Escuela Universitaria de Administracin y Negocios 7 El Proceso de Control Proceso de Control 25 Funcionalidades del Centro de Informacin y Gestin (CIG) Supervisin Transantiago Informacin Usuarios Workstation Workstation Workstation IBMCompatible Laser printer Sistema de Operacin de Flota (Operador) Centro de Informacin y Gestin Acceso Remoto Informacin en Paraderos Informacin Telefnica Prxima Parada: Sta. Rosa Prxima Parada: Sta. Rosa Informacin Dinmica en Buses Proceso de Control 26 Tcnica para equilibrar los costos de compra, pedidos, mantenimiento de inventarios y faltantes, con el fin de calcular la cantidad ptima para una orden de compra. q = 2 * Co * Q Cm * T t = 2 * Co * T Cm * Q CT = 2 * Co * Cm * Q * T Instrumentos y tcnicas para mejorar productividad: Planeacin y control de inventario Lote Econmico de Wilson Proceso de Control 27 325 170 100 80 82 116 208 CT = Costo Total 5 10 20 40 50 100 200 Cm = Costo total de Mantencin 320 160 80 40 32 16 8 Co = Costo de Ordenamiento 25 50 100 200 250 500 1000 q/2 = Inventario Promedio 50 100 200 400 500 1000 2000 q = Cantidad de unidades por pedido 40 20 10 5 4 2 1 Q/q = Cantidad de Pedidos SOLUCION POR ENUMERACIN COSTO DE MANTENER INVENTARIOS Proceso de Control 28 Costos de Inventario 208 116 82 80 100 170 325 0 50 100 150 200 250 300 350 1 2 4 5 10 20 40 Nmero de Pedidos Co = Cost o de Ordenamient o Cm = Cost o t ot al de Mant encin CT = Cost o Total Universidad de Tarapac Escuela Universitaria de Administracin y Negocios 8 El Proceso de Control Proceso de Control 29 La ACT supone el compromiso a largo plazo de una organizacin con la mejora continua de la calidad a fin de cumplir y sobrepasar las expectativas de los clientes. Esta mejora continua ha evolucionado en las normas ISO 9000 que son un conjunto de normas sobre calidad y gestin continua de calidad, establecidas por la Organizacin Internacional para la Estandarizacin (ISO). El ISO 9000 especifica la manera en que una organizacin opera, sus estndares de calidad, tiempos de entrega y niveles de servicio. Los requerimientos de la norma son genricos, por tanto, los mismos deben ser aplicables a cualquier empresa, independientemente de factores tales como: tamao, actividad, clientes, planificacin, tipo y estilo de liderazgo, etc. Instrumentos y tcnicas para mejorar productividad: Administracin de la calidad total (ACT) Proceso de Control 30 Auditoria Operacional (Auditoria Interna) Es la evaluacin regular e independiente, por parte de auditores internos, de las operaciones de contabilidad, financiera, y de otra clase de una empresa. Se evalan polticas, procedimientos, uso de autoridad, calidad de la administracin, eficacia de los mtodos, problemas especiales y otras fases de las operaciones (Koontz, Administracin V.11 Cap 19, pg. 670) Herramientas de Control Proceso de Control 31 Auditoria Operacional (Auditoria Interna) Auditoria de marketing Auditoria Financiera Auditoria de Recursos Humanos, etc Herramientas de Control Proceso de Control 32 Auditora Financiera Cules son los objetivos del Area Financiera ? La empresa posee Solvencia ? La empresa posee Liquidez ? La empresa cumple con sus estndares de rentabilidad Se cumple con los niveles de actividad planificados ? Cul es la poltica de Endeudamiento ? Cul es la poltica de Inversin ? Cules son las principales inversiones que realiza la empresa ? Se invierte en Capital de Trabajo ? Se realizan inversiones en nuevos proyectos ? Cul es la tasa de Costo de Capital que utiliza la empresa Cmo se evalan los nuevos proyectos ? Cul es la poltica de Crditos ? Cul es la poltica de Proveedores ? Cules son las tcnicas de Planificacin Financiera que emplea la institucin ? Cul es el Punto de Equilibrio de la empresa ? La empresa emplea Presupuesto de Caja ? Cmo se determina el Saldo Mnimo de Caja ? Los Estados Contables reflejan fielmente los sucesos econmicos de la empresa ? Cules son los principales resultados que arrojan los Indices de: Liquidez, Actividad, Solvencia, Rentabilidad ? Universidad de Tarapac Escuela Universitaria de Administracin y Negocios 9 El Proceso de Control Proceso de Control 33 Otros mbitos para el Control Bioseguridad: Evaluacin de posibles riesgos asociados a los productos biotecnolgicos. Sus campos de aplicacin son la salud humana, ambiental y efectos socioeconmicos. Normas de Bioseguridad: En Hospitales. En empresas alimenticias. El Protocolo de Cartagena de Bioseguridad es el primer acuerdo internacional que reconoce que los organismos genticamente modificados (OGM) son diferentes a los convencionales y otorga a los pases miembros la potestad de decidir sobre el ingreso de OGM a sus pases, utilizando el Principio de Precaucin. http://www.biodiv.org/doc/meeting.aspx?mtg=MOP-02 Proceso de Control 34 Referencias Koontz & Weilrich (2004); Administracin: una perspectiva global; Captulo 18: Sistema y Proceso de Control. Captulo 19: Tcnicas de Control y TICs Captulo 20: Productividad, administracin de operaciones y administracin de la calidad total. Robbins: Captulo 17: Fundamentos del Control. Captulo 19: Herramientas y tcnicas de Control. Hellriegel: Captulo 10: El control organizacional