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Universidad de Tarapac

Escuela Universitaria de Administracin y Negocios


1 El Proceso de Control
Tema 13: El Proceso de Control:
Principios; El control como proceso;
Herramientas de Control
Asignatura: Teora Administrativa
Profesor: Gonzalo Muoz Abella
Escuela Universitaria de Administracin y Negocios
Universidad de Tarapac
Arica - Chile
Proceso de Control 2
Objetivos de aprendizaje
1. Describir los pasos del proceso bsico de control.
2. Explicar los principios bsicos para el control.
3. Describir el proceso de control.
4. Describir de qu modo se utilizan los presupuestos como
herramientas de control.
5. Explicar el anlisis de razones financieras como elemento
de control.
6. Explicar cmo se realiza la determinacin de la cantidad
econmica de pedido ms econmica.
7. Aplicar los conceptos aprendidos a casos de empresas.
Proceso de Control 3
Competencias gerenciales
Lo que se requiere para ser GERENTE
Fuente: Hellriegel, 2009, pp 5
Proceso de Control 4
El eslabn Planificacin-Control
Planificacin
Misin
Objetivos
Metas
Estrategias
Planes
Organizacin
Estructura
Administracin de
Recursos Humanos
Direccin
Motivacin
Comunicacin
Liderazgo
Comportamiento
Individual y de grupo
Control
Estndares
Mediciones
Comparaciones
Acciones
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Escuela Universitaria de Administracin y Negocios
2 El Proceso de Control
Proceso de Control 5
Proceso de CONTROL
LA NATURALEZA DEL CONTROL SE RELACIONA CON
LA COMPROBACION DE LO QUE SE HA REALIZADO, Y
LA COMPARACION DE ESTO CON LO PLANIFICADO,
CON EL OBJETO DE ADOPTAR LAS MEDIDAS
CORRECTIVAS QUE CORRESPONDAN.
Planificado Realizado (Ejecutado)
Proceso de Control 6
Funcin administrativa del
CONTROL
Es la medicin y correccin del
desempeo a fin de garantizar que se han
cumplido los objetivos de la empresa y los
planes ideados para alcanzarlos.
Planeacin y Control estn estrechamente
relacionados. (Objetivos, Metas, Polticas,
etc.)
Proceso de Control 7
Principios de Control
Propsito y naturaleza del control
1. Principio del propsito de control
2. Principio de los controles dirigidos al futuro
3. Principio de la responsabilidad del control
4. Principio de la eficiencia de los controles
5. Principio del control preventivo
Estructura de control
6. Principio de reflejo de los planes
7. Principio de la adecuacin organizacional
8. Principio de la individualidad de los controles
Proceso de control
9. Principio de las normas
10. Principio de control de punto crtico
11. Principio de la excepcin
12. Principio de la flexibilidad de los controles
13. Principio de la accin
Proceso de Control 8
Control como Proceso
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3 El Proceso de Control
Proceso de Control 9
EL CONTROL COMO PROCESO
(Pasos o etapas)
a. ESTABLECIMIENTO DE NORMAS
La mejor base para el control est dado por las metas y objetivos que la
Organizacin y las distintas funciones se han propuesto.
Determinacin de criterios o normas contra las cuales medir el
Resultado.
Las normas estn estrechamente vinculadas con los objetivos
planteados.
Las normas pueden ser:
FISICAS: Cantidad de producto; Cantidad de servicio;
horas hombre; velocidad; etc.
MONETARIAS: Ingresos; Costos; Inversiones.
Proceso de Control 10
b. MEDICION DEL DESEMPEO
Determinar lo realizado segn una ponderacin.
Puede ser Cualitativa o Cuantitativa.
Debera posibilitar que se eviten desviaciones significativas.
El control debe ser proactivo.
Medir su grado de cumplimiento en el tiempo.
c. COMPARACION DEL DESEMPEO REAL VERSUS LO PLANEADO
O ESPERADO
Lo hecho se ajusta o no a lo planeado ?
La desviacin producida (si hay) es o no significativa ?
d. CORRECCION DE DESVIACIONES
El control debe conducir a la accin.
Si hay desviaciones significativas, deben adoptarse las medidas correctivas
pertinentes.
El control retroalimenta al Sistema Empresa.
EL CONTROL COMO PROCESO
(Pasos o etapas)
Proceso de Control 11
Tcnicas de Control
Diagramas de Gantt
Presupuestacin
Anlisis de razones financieras
Sistemas de Informacin
Proceso de Control 12
Tcnicas de Control
Diagramas de Gantt
Muestra las relaciones temporales entre los eventos
(actividades) de un determinado programa.
La totalidad de las metas de un programa debe ser
vista como una serie de planes de apoyo (o eventos)
interrelacionados que los individuos puedan
comprender y seguir.
Id Nombre de tarea Duracin Comienzo
1 recibir aaaa 1 da lun 24-11-03
2 analizar 3 das lun 24-11-03
3 solicitar revisin a. 2 das mi 26-11-03
4 recibir antecedentes 1 da? jue 27-11-03
S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S
16 nov '03 23 nov '03 30 nov '03 07 dic '03
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4 El Proceso de Control
Proceso de Control 13
Presupuestacin:
Es la formulacin de planes en trminos
numricos para un perodo futuro dado.
Tipos de presupuestos:
Ingresos y Gastos
De tiempo, espacio, materiales y productos
De gastos de Capital
De efectivo
Tcnicas de Control
Proceso de Control 14
Total Ingresos
Producto n
Producto 2
Producto 1
Vendedor n
Vendedor 2
Vendedor 1
Zona n
Zona 2
Zona 1
TOTAL Periodo n .. Periodo 2 Periodo 1 INGRESOS (Segn Concepto)
FLUJONETO
Total Egresos
Gastos Variables Adm. Y Ventas
Gastos Indirectos Produccin
Material 3
Material 2
Material 1
Personal
TOTAL Periodo n .. Periodo 2 Periodo 1 EGRESOS
Presupuesto de Ingresos y Egresos Proyectados
(Formulacin Presupuestaria)
Proceso de Control 15
Total Ingresos
Producto n
Producto 2
Producto 1
Vendedor n
Vendedor 2
Vendedor 1
Zona n
Zona 2
150 750 100 250 300 1000 Zona 1
Percibir Ejecutar Percibido Devengado Comprometido P.Asignado INGRESOS (Segn Concepto)
Ingreso por Saldo por
FLUJONETO
Total Egresos
Gastos Variables Adm. Y Ventas
Gastos Indirectos Produccin
Material 3
Material 2
Material 1
230 180 120 350 620 800 Personal
Pagar Disponible Pagado Devengado Comprometido P.Asignado EGRESOS
Saldo por Presupuesto
Ejecucin Presupuestaria
Proceso de Control 16
Ecuacin Contable
ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO
Activo Circulante
Activo Fijo
Otros Activos
Pasivo Circulante (Corto Plazo)
Pasivo Largo Plazo
Patrimonio (Capital y Reservas)
Clasificacin:
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5 El Proceso de Control
Proceso de Control 17
Tcnicas de Control:
Anlisis de Razones Financieras
Tipos de ratios o indicadores financieros:
LIQUIDEZ
EFICIENCIA O ROTACIN
APALANCAMIENTO
RENTABILIDAD
Fuente u origen de los datos:
Balance
Estado de Resultados
Proceso de Control 18
Ratios de Liquidez
Razn de Circulante: Activo Circulante
Pasivo Circulante
Examina la posibilidad de la organizacin de
cubrir sus obligaciones de C.P.
Prueba Acida: Activo Circulante (-) Inventarios
Pasivo Circulante
Representa las veces en que el activo circulante ms
lquido cubre al pasivo de corto plazo.
Proceso de Control 19
Ratios de Eficiencia o Rotacin
Rotacin de Inventarios: Costos de Ventas
Inventario Promedio
Cuanto ms alta es la razn, con mayor eficiencia
se estarn usando los activos del inventario.
Rotacin de Cuentas por Cobrar:
Ventas anuales a Crdito
Plazo Promedio de Cuentas por cobrar
Representa las veces que el activo circulante ms
lquido cubre al pasivo de corto plazo.
Plazo promedio de Cuentas por Cobrar:
360
Promedio de Cuentas por cobrar
Razn que indica la evaluacin de la poltica de crditos y cobros
de la empresa.
Proceso de Control 20
Ratios de Apalancamiento
Razn de la Deuda : Deuda Total
Total de Activos
Muestra el porcentaje de activos que se adquirieron mediante
prstamos. Cuanto ms alta sea la razn, tanto ms
apalancamiento tendr la organizacin.
Razn de Capital: Capital Total
Total de Activos
Es lo contrario de la razn de deuda. Es la parte de los activos
de la empresa financiada por los accionistas.
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6 El Proceso de Control
Proceso de Control 21
Ratios de Rentabilidad
RENTABILIDAD O RENDIMIENTO SOBRE
INVERSIN O ACTIVOS TOTALES. ROA
Utilidad neta
Activos totales Promedio
Se expresa en: Razn o Por ciento
Mide el retorno obtenido por cada peso invertido en activos.
RENTABILIDAD O RENDIMIENTO SOBRE EL
CAPITAL CONTABLE. ROE
Ingreso neto
Capital contable promedio
Se expresa en: veces
Mide el retorno obtenido por cada peso que los inversionistas o
dueos del Capital han invertido en la empresa
Proceso de Control 22
Sistemas de Informacin Gerencial
Es un sistema formal para la recopilacin,
integracin, comparacin, anlisis y
dispersin de informacin interna y externa
de la empresa de manera oportuna, eficaz y
eficiente . (Koontz, Administracin V.11 Cap 19, pg. 686)
Tcnicas de Control
Proceso de Control 23
Cliente
Sistema
Finan.
Proveedor
Acreedor
A. Fijo
Bodega
Proveedor
Logstico
Distribucin
Ventas
Recaudacin Egresos
Tesorera
Contab-
Presup
Fondos
Fijos
Cobranza Facturac
Orden Entrega
Prod.Entregados
Pagos
Pagos Clientes
Pagos
Depsitos
Accin
Cobranza
Pagos a Proveedores
Pagos a Proveedores
Pagos a Proveedores
Cobranza,
Factura
Cotiz - OC
OC
Insumos
G.Desp-Fact
G.Desp
Factura
OC
Consulta Disp
Fondos
Autoriz.
Compra
Solic. Inf.
Cobranza
Solic.
Compra
Solicit.
Crdito
Decis.Credito
Orden Despacho-Fact
Orden Despacho - Fact
Factura
Producto-Factura
Pagos
Rendicin
Adquisic.
Rendiciones
Centralizacin
Ingresos-Egresos, Ajustes
Cargos
Cta. Cte.
Inf.
Cobranza
Crdito
Inf.
Cobranza
Sistema Contable Financiero
Gonzalo Muoz, 2003
Proceso de Control 24
Pronstico y
Planeacin
Adm. Compras
Y materiales
Adm. Almacn
e Inventarios
Distribucin de
Productos
Contabilidad
y Finanzas
Planeacin de
Recursos
Empresariales
(E.R.P)
Tendencia al uso de
aplicaciones integradas
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7 El Proceso de Control
Proceso de Control 25
Funcionalidades del Centro de
Informacin y Gestin (CIG)
Supervisin
Transantiago
Informacin Usuarios
Workstation Workstation Workstation
IBMCompatible
Laser printer
Sistema de
Operacin de
Flota (Operador)
Centro de Informacin y
Gestin
Acceso
Remoto
Informacin en
Paraderos
Informacin
Telefnica
Prxima Parada: Sta. Rosa
Prxima Parada: Sta. Rosa
Informacin Dinmica en Buses
Proceso de Control 26
Tcnica para equilibrar los costos de compra, pedidos,
mantenimiento de inventarios y faltantes, con el fin de calcular la
cantidad ptima para una orden de compra.
q = 2 * Co * Q
Cm * T
t = 2 * Co * T
Cm * Q
CT = 2 * Co * Cm * Q * T
Instrumentos y tcnicas para mejorar productividad:
Planeacin y control de inventario
Lote Econmico
de Wilson
Proceso de Control 27
325 170 100 80 82 116 208 CT = Costo Total
5 10 20 40 50 100 200 Cm = Costo total de Mantencin
320 160 80 40 32 16 8 Co = Costo de Ordenamiento
25 50 100 200 250 500 1000 q/2 = Inventario Promedio
50 100 200 400 500 1000 2000 q = Cantidad de unidades por pedido
40 20 10 5 4 2 1 Q/q = Cantidad de Pedidos
SOLUCION POR ENUMERACIN
COSTO DE MANTENER INVENTARIOS
Proceso de Control 28
Costos de Inventario
208
116
82 80
100
170
325
0
50
100
150
200
250
300
350
1 2 4 5 10 20 40
Nmero de Pedidos
Co = Cost o de Ordenamient o
Cm = Cost o t ot al de Mant encin
CT = Cost o Total
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8 El Proceso de Control
Proceso de Control 29
La ACT supone el compromiso a largo plazo de una
organizacin con la mejora continua de la calidad a fin de
cumplir y sobrepasar las expectativas de los clientes.
Esta mejora continua ha evolucionado en las normas ISO
9000 que son un conjunto de normas sobre calidad y gestin
continua de calidad, establecidas por la Organizacin
Internacional para la Estandarizacin (ISO).
El ISO 9000 especifica la manera en que una organizacin
opera, sus estndares de calidad, tiempos de entrega y
niveles de servicio.
Los requerimientos de la norma son genricos, por tanto, los
mismos deben ser aplicables a cualquier empresa,
independientemente de factores tales como: tamao,
actividad, clientes, planificacin, tipo y estilo de liderazgo, etc.
Instrumentos y tcnicas para mejorar productividad:
Administracin de la calidad total (ACT)
Proceso de Control 30
Auditoria Operacional (Auditoria Interna)
Es la evaluacin regular e independiente, por
parte de auditores internos, de las
operaciones de contabilidad, financiera, y de
otra clase de una empresa.
Se evalan polticas, procedimientos, uso de
autoridad, calidad de la administracin,
eficacia de los mtodos, problemas
especiales y otras fases de las operaciones
(Koontz, Administracin V.11 Cap 19, pg. 670)
Herramientas de Control
Proceso de Control 31
Auditoria Operacional (Auditoria Interna)
Auditoria de marketing
Auditoria Financiera
Auditoria de Recursos Humanos, etc
Herramientas de Control
Proceso de Control 32
Auditora Financiera
Cules son los objetivos del Area Financiera ?
La empresa posee Solvencia ?
La empresa posee Liquidez ?
La empresa cumple con sus estndares de rentabilidad
Se cumple con los niveles de actividad planificados ?
Cul es la poltica de Endeudamiento ?
Cul es la poltica de Inversin ?
Cules son las principales inversiones que realiza la empresa ?
Se invierte en Capital de Trabajo ?
Se realizan inversiones en nuevos proyectos ?
Cul es la tasa de Costo de Capital que utiliza la empresa
Cmo se evalan los nuevos proyectos ?
Cul es la poltica de Crditos ?
Cul es la poltica de Proveedores ?
Cules son las tcnicas de Planificacin Financiera que emplea la institucin ?
Cul es el Punto de Equilibrio de la empresa ?
La empresa emplea Presupuesto de Caja ?
Cmo se determina el Saldo Mnimo de Caja ?
Los Estados Contables reflejan fielmente los sucesos econmicos de la empresa ?
Cules son los principales resultados que arrojan los Indices de: Liquidez, Actividad,
Solvencia, Rentabilidad ?
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9 El Proceso de Control
Proceso de Control 33
Otros mbitos para el Control
Bioseguridad: Evaluacin de posibles riesgos asociados
a los productos biotecnolgicos. Sus campos de aplicacin son la salud
humana, ambiental y efectos socioeconmicos.
Normas de Bioseguridad:
En Hospitales. En empresas alimenticias.
El Protocolo de Cartagena de Bioseguridad
es el primer acuerdo internacional que reconoce que los organismos
genticamente modificados (OGM) son diferentes a los convencionales
y otorga a los pases miembros la potestad de decidir sobre el ingreso
de OGM a sus pases, utilizando el Principio de Precaucin.
http://www.biodiv.org/doc/meeting.aspx?mtg=MOP-02
Proceso de Control 34
Referencias
Koontz & Weilrich (2004); Administracin: una perspectiva global;
Captulo 18: Sistema y Proceso de Control.
Captulo 19: Tcnicas de Control y TICs
Captulo 20: Productividad, administracin de operaciones y administracin de
la calidad total.
Robbins:
Captulo 17: Fundamentos del Control.
Captulo 19: Herramientas y tcnicas de Control.
Hellriegel:
Captulo 10: El control organizacional