Clasificacin y Registro de la Informacin:

Este paso es de vital importancia ya que es la instancia en la que organiza,

clasifica y selecciona la informacin recopilada, de forma tal que los posteriores
pasos encuentren dicha observacin adecuadamente presentada y concentrada
para lo cual debern elaborarse formatos que permitan su manejo gil y claro.

Anlisis de la Informacin:
La informacin que ha sido recopilada, clasificada y registrada, deber someterse
a un anlisis para detectar, entre otros aspectos, posibles lagunas y
contradicciones en la misma.

Antes de dar una interpretacin personal aclaratoria, deber buscarse la
confirmacin de los datos que as lo requieran, por parte de los responsables de
las reas sometidas a estudio.
Una vez que la informacin haya sido analizada, interpretada y confirmada, se
proceder al diseo del organigrama.

Diseo del Organigrama:
Los elementos grficos que se utilizan para representar a las unidades que
componen la estructura orgnica, as como las relaciones existentes entre ellos,
son:

Figuras para representar los rganos.
Lneas de conexin para indicar las relaciones existentes entre ellos.
El elemento grfico esencial en el diseo del organigrama son las lneas de
conexin, ya que representan las relaciones entre los rganos y la
naturaleza de stas.

En el siguiente apartado, se sealan algunas de las principales reglas para el
diseo de los organigramas, debindose tener siempre encuentra que no existen
normas rgidas, puesto que el propsito, el contenido y el mbito de cada
organigrama, influyen de manera significativa en la representacin grfica.


DISEO DE ORGANIGRAMAS

Figuras usadas en los organigramas

Las unidades administrativas se representan por rectngulos y las relaciones por
lneas.

Los organigramas estructurales consisten en cierto nmero de rectngulos que
representan personas, puestos u otras unidades, los que estn colocados y
conectados por lneas, las cules indican la cadena de mando (la jerarqua de los
empleados); de tal manera pueden expresar grados de autoridad y
responsabilidad y clase de la relacin que los liga.

Los organigramas funcionales incluyen, adems, un texto que expresa las
principales funciones o labores de las unidades.

Las etiquetas o descripciones de los rectngulos indican las diferentes funciones o
reas de responsabilidad. La grfica indica el criterio con que se han dividido las
actividades; por ejemplo, aplicando un criterio funcional. (Agrupacin de los
segmentos de trabajo). La grfica indica no slo a los gerentes y subordinados
individuales, sino tambin toda la jerarqua gerencial. Todos los empleados que
estn bajo las rdenes de un mismo individuo se encuentran en un idntico nivel
gerencial, sin importar el sitio del organigrama donde aparezcan.

Representacin de las unidades

Para representacin de las unidades conviene usar siempre rectngulos. No es
recomendable el uso de crculos, rombos, elipses u otras figuras geomtricas que
hacen ms difcil la comprensin del organigrama.

No es necesario hacer unos rectngulos ms grandes que otros para destacar la
importancia de alguna unidad. sta se la da su colocacin en el organigrama y su
relacin con las dems unidades.

En el diagrama, adems de anotar el nombre del rgano dentro del rectngulo que
lo represente, conviene que est identificado con un nmero. En caso de que no
quepa el nombre completo en el rectngulo, se abreviar y se escribir completo
al pie del diagrama.

En los organigramas complementarios y analticos, en que se representan todos
los puestos, conviene anotar en el ngulo inferior derecho interno del rectngulo,
el nmero de plazas que integra el puesto.

Forma
Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar cada
elemento integrante del organigrama. Adems, en funcin de la facilidad para su
lectura, se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente, as como utilizar
rectngulos para representar las unidades.

Dimensin
Los rectngulos que forman parte de un organigrama deben ser de dimensiones
semejantes.

Colocacin de las figuras
La ubicacin de las figuras en el grfico debe apegarse a las siguientes
consideraciones:

En diferente nivel jerrquico
La disposicin de las unidades en el organigrama debe ordenarse de acuerdo con
los diferentes niveles jerrquicos que existan en la organizacin, los cuales varan
segn su naturaleza, funciones, sector, mbito, contenido y presentacin.


En el mismo nivel jerrquico
Numeracin empleada en la estructura orgnica. Se deben presentar primero las
unidades sustantivas u operativas, y a continuacin las adjetivas o de apoyo.
Normalmente las unidades sustantivas o de apoyo son a las que se les asignan
las funciones derivadas del instrumento jurdico de creacin, en tanto que a las
unidades adjetivas o de apoyo, las funciones de orden administrativo y/o de
carcter tcnico para soportar a las sustantivas.

Participacin o secuencia de actividades
Cuando la distribucin de unidades administrativas se hace conforme al
procedimiento general de trabajo de la organizacin o en relacin con los
procedimientos establecidos para atender en forma particular todas y cada una de
las funciones, de acuerdo con las prioridades establecidas.

Segn la cobertura de funciones
Cuando para el acomodo en el grfico se considera, adicionalmente a los criterios
citados, la posible sustitucin de rganos o funciones.

CRITERIOS GENERALES PARA SU ELABORACION EN EL SECTOR
PBLICO
Por lo general, en este mbito, los cambios de estructura orgnica se derivan de
una propuesta que puede partir de:
El presidente de la repblica.
El titular de la institucin.
Una dependencia globalizadora (institutos oficiales que tienen la facultad de
dictar lineamientos de carcter normativo para todo un sector administrativo
o de actividad).
Una cabeza de sector (secretario de Estado responsable de la coordinacin
de las entidades paraestatales agrupadas en un sector de actividad).
La autoridad administrativa de la institucin.
Un rea especfica de trabajo.
1. Mecnica
El procedimiento para modificar estructuras de organizacin en esta instancia es
muy claro, ya que por su naturaleza eminentemente jurdica se apega a las
siguientes fases:

Determinacin del cambio especfico a realizar.
Justificacin tcnica.
Fundamentacin legal.
Presentacin de la propuesta de cambio.
Anlisis interno y/o ajuste.
Integracin del documento final.
Autorizacin del titular de la institucin.
Envo de la propuesta a la secretaria de Hacienda y Crdito Pblico.
En caso de aprobarse, se autoriza la modificacin de la estructura.
La validacin de la propuesta se remite a la institucin para su implantacin.
2. Responsables
Titular de la institucin
Gira instrucciones para que se efecten las modificaciones a la estructura, y
una vez realizadas las autoriza.
Funcionario designado
Persona a la que se le encomienda el seguimiento de los cambios
propuestos.
Responsable del rea administrativa
Funcionario que realiza los movimientos relativos a la reestructuracin de
unidades administrativas y puestos.
Responsables del rea jurdica
Actualiza el reglamento interno y otras disposiciones jurdicas que inciden el
funcionamiento de la institucin.
Responsable del rea afectada
La reestructuracin de organigramas y funciones. En caso de existir una
unidad de mejoramiento administrativo, sta puede brindar soporte tcnico
al resto de los encargados de los cambios estructurales.

3. Fuentes de cambio
Por lo general, los procesos de reestructuracin en el sector pblico obedecen a
directrices dictadas por el titular del Ejecutivo Federal, de los secretarios de
Estado o de los responsables de las entidades para estatales, con base a
aspectos tales como:
Fusin, cancelacin o liquidacin de instituciones.
Cambio de adscripcin sectorial.
Creacin de instituciones.
Reagrupacin o redireccionamiento de funciones.
Cambio en las polticas de gobierno.
CRITERIOS GENERALES PARA SU ELABORACION EN EL SECTOR
PRIVADO
La mayora de las organizaciones privadas llevan acabo revisiones ms o menos
peridicas de su estructura y mtodos de trabajo, las que traen como
consecuencia modificaciones, las cuales pueden ser desde simples variaciones en
la distribucin de cargas de trabajo hasta la preparacin de una nueva estructura
administrativa.



1. Mecnica
Este aspecto depende de la magnitud de los cambios organizacionales, del tipo de
respuesta que debe de darse en materia de tiempo, recursos y nivel tcnico para
su instrumentacin.
Convencionalmente, los cambios de esta naturaleza pueden agruparse en:
Bsicos
stos implican ajuste a operaciones, actividades o funciones en mnima medida,
que pueden producir cambios en el organigrama no ms all de nivel
departamental o de oficina.
Slo se necesita una propuesta bien fundamentada y autorizada, que incluya la
referencia funcional y de la estructura orgnica que se afecta, as como las
ventajas que el cambio reportar a la organizacin.
De alcance medio
Estos cambios implican variantes funcionales y estructurales que afectan a la
organizacin hasta el nivel gerencial.
En este caso se aplica el procedimiento general para la elaboracin y/o
actualizacin de organigramas.
Globales
Estas modificaciones se refieren a decisiones que cambian por completo la
estructura de una organizacin, las cuales varan de acuerdo con los recursos
tcnicos y econmicos que se destinen a este fin.
La decisin de llevar a cabo una modificacin estructural de esta magnitud
conlleva la ejecucin de un anlisis organizacional que si bien debe basarse en el
procedimiento especfico para la elaboracin de organigramas, tambin debe
considerar la integracin de variables metodolgicas de mayor alcance.

2. Responsables
De cambios bsicos
Personal del rea que hace la propuesta.
De alcance medio
Personal del rea afectada, personal de otras reas relacionadas con ella y
personal tcnico interno especializado en la materia.
Globales
Personal de todas las reas de organizacin, apoyados en un cuerpo
tcnico y de decisin altamente calificado, el cual puede utilizar los servicios
de consultores externos.

3. Poltica general
Cambio del objeto de la institucin.
Integracin de nuevos socios.
Aumento del capital.
Reestructuracin de funciones con motivo de la creacin, desaparicin o
readscripcin de unidades administrativas.
Tratados, convenios o acuerdos nacionales e internacionales.
Factores ambientales.