Valery

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Software Administrativo.
Editor de Reportes Editor de Reportes Editor de Reportes Editor de Reportes
La informacin contenida en este documento representa el punto de vista actual de
Cybernetix de Venezuela, C.A. en los temas discutidos en la fecha de publicacin. Debido
a que Cybernetix debe responder a las fluctuantes condiciones del mercado,
no se debe interpretar como un compromiso de Cybernetix, y Cybernetix no puede
garantizar la exactitud de cualquier informacin presentada despus de la fecha de
publicacin.
Todas las marcas nombradas en este documento son marcas comerciales o registradas
de sus respectivos fabricante.
Este documento tiene nicamente fines informativos.
Editado por : J orge A. Frasser e-mail: jfrasser@cantv.net
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Todos los Derechos Reservados.-
Introduccin.
El trmino "reporte" puede describirse como la impresin de registros (conjunto de datos) de una
base de datos (o archivo de datos). Este reporte define la apariencia de la impresi: estructura, tipo de
letra, campos a mostrar, etc. Por ejemplo: usted utiliza un reporte para indicarle al sistema cules
campos de la base de datos de productos quiere imprimir y en qu orden. En un reporte se pueden
imprimir los datos como una lista, pgina por pgina o de cualquiera otra forma que usted quiera que
sus datos sean impresos.
Ahora bien. En los reportes de Valery, cada uno de estos segmentos o bandas est perfectamente
definido:
1. La Banda Encabezado contiene el texto que encabeza cada hoja del reporte.
2. La Banda Encabezado de datos contiene el texto que encabeza los items o renglones del reporte.
3. La Banda de Detalle. El contenido de esta banda se imprime por cada registro o item de la base de
datos que se est utilizando: en este ejemplo, los productos de la base de datos de Inventario.
4. La Banda Pi de Pgina contiene el texto que ser impreso en el pi de pgina.
En Valeryusted podr cambiar la apariencia de los reportes a travs del Editor de reportes.
El siguiente grfico muestra
en un reporte sencillo, los
productos de una empresa
modelo.
El reporte se compone de
varios segmentos o bandas: un
encabezado de pgina, un
encabezado de datos, el cuerpo
del reporte o Detalles, y el pi
de pgina.
Los detalles no son ms que
los registros de mis archivos,
tales como: los registros del
archivo de Inventario los
registros del archivo de clientes,
entre otros.
Un registro es un conjunto de
datos relacionados entre s, y
referidos a un objeto.
Los Items o productos del
inventario de nuestra empresa,
poseen campos comnes como:
cdigo, descripcin, cantidad,
proveedor, costo, precio
mximo, precio mnimo, etc.
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EDITOR DE REPORTES.
ABRIR UN REPORTE EXISTENTE.
Para abrir un reporte existente elija la opcin Archivo\Abrir. Usted deber seleccionar el reporte
que desee abrir, ya sea para ver o modificar su contenido. Recuerde tener precaucin con las
modificaciones a los reportes ya que podra ocasionar que no pueda verse la informacin.
El editor de reportes se activa a
travs de la opcin del men
principal Reportes\Editor de
Reportes.
Una vez seleccionado usted ver
una pantalla como se muestra en
el grfico.
Usted podr accesar las diferentes
opciones del men para realizar
cualquier operacin que desee.
Al pulsar la opcin
Archivo\Abrir, aparecer
en pantalla una ventana
como muestra el grfico a
la derecha, aqu podr ver
los reportes disponibles
en el sistema
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En el grfico de abajo mostramos las bandas que forman el reporte: Factura de Venta de Contado.
La banda #1 forma el encabezado y su contenido se repite en tantas pginas como sean impresas. Esta
banda no se expande.
La banda #2 forma el encabezado de ttulos de los items o renglones de la factura.
La banda #3 es quizs la banda ms importante de este reporte: los items o renglones de la factura.
Esta banda si se expande de acuerdo a su contenido.
Las bandas #4,5,6,7 son bandas subdetalle de la banda #3. Tambin son bandas que se expanden.
La banda #4 muestra los seriales de aquellos productos que posean esta cualidad. Se expande.
La banda #5 muestra las partes de los productos compuestos. Se expande.
La banda #6 muestra los seriales de las partes de los productos compuestos. Se expande.
La banda #7 muestra los comentarios agregados a la factura a travs de la tecla de funcin [F2]. Se
expande.
Las bandas #8 y 9 forman el pi de pgina. La banda #9 es una banda subdetalle de la banda #8. Esto
significa que si la factura tiene ms de una pgina, entnces se imprimir el subtotal por pgina (banda
#8) al final de cada pgina. Cuando llegue a la ltima pgina se imprimir la banda #9, que contiene: el
subtotal general de la factura, el impuesto, el total , forma de pago, etc. Estas bandas no se expanden
Es conveniente aclarar a este nivel, que las bandas tienen la propiedad de expandirse o aumentar su
tamao de acuerdo a el tipo de banda que sea.
MODIFICANDO LAS PROPIEDADES DE LAS BANDAS.
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Para ver o modificar las propiedades de las bandas usted puede pulsar botn derecho sobre la banda, y
escoger dos posibles alternativas: Editar y Opciones.
Pulsando Opciones usted puede hacer ajustes
como: alto y ancho de la banda. Previo a esto
debe desactivar las casillas: No cambiar, No
Mover, No borrar.
Recuerde que las bandas no deben ser
eliminadas, y en caso de que no necesite el
contenido de una, por ejemplo: los ttulos de los
detalles, simplemente coloque en alto de la
banda el valor cero (0).
Al pulsar Editar usted podr colocar lneas en
la banda, forzar cambio de pgina bajo ciertas
condiciones.
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CAMBIANDO EL TAMAO DEL PAPEL.
Para cambiar el tamao del papel en el reporte usted deber especificar a travs de la opcin
Reporte\Opciones, el tamao del papel que desea y los mrgenes (superior, inferior, izquierdo y
derecho).
Vamos a suponer que usted desea cambiar el tamao de la Factura de Venta de Contado a media
carta. Usted deber seguir los siguientes pasos:
1. Abra el reporte Factura de Venta de Contado, a travs de la opcin Archivo\Abrir.
2. Pulse la opcin Reporte\Opciones del Men del Editor de Reportes.
Por defecto los reportes vienen
definidos para hojas tamao carta.
En el grfico derecho observaremos
una vista previa del formato de
Factura de Venta de Contado.
Al aparecer la pantalla Configuracin
del Reporte cambie el tamao del
papel de tamao carta, a la opcin
custom size coloque los valores
Ancho: 215.9 y Largo: 139.7 mm.
Guarde el Reporte.
Luego haga una
prueba y el reporte
debe verse as:
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CAMBIANDO LOS MRGENES DEL REPORTE.
Para cambiar los mrgenes de un reporte, abra el reporte en cuestin y simplemente ubquese en las
casillas del mrgen deseado y coloque el valor que considere necesario. Por ejemplo, la mejor manera
de saber cul es el margen superior adecuado es midiendo con una regla la forma preimpresa (formato
donde se har la impresin) desde el margen superior hasta la lnea desde donde se comienza a
imprimir. Veamos como cuadrar los mrgenes para una factura modelo, segn el siguiente grfico:
Para este ejemplo observemos el
modelo de factura: es un formato
preimpreso de media pgina (8" 2
x 5.50") lo que es igual
[215.9mm x 139.7mm].
Hemos tomado las medidas del
encabezado y el pi de pgina:
4cm y 2cm respectivamente.
Esto significa que en el margen
superior usted deber colocar
como mnimo de 40mm que es lo
mismo que 4cm (4cm x 10 =
40mm ).
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MANEJO DE ETIQUETAS Y CAMPOS EN UN REPORTE.
Una etiqueta es un ttulo que generalmente antecede al campo para identificarlo. Un campo es un dato
que forma parte del conjunto de un registro. Es decir, el cdigo de un producto es un campo, al igual
que la descripcin, el costo, el proveedor, la existencia de dichos producto. Veamos los siguientes
grficos:
BORRANDO ETIQUETAS Y/O CAMPOS.
Nota: El campo (Nombre de la Empresa) no debe ser eliminado del reporte, en contraparte usted
puede reducirlo de tamao, moverlo entre las bandas, etc.
Si desea eliminar una
etiqueta o un campo,
seleccinelo con el
mouse ratn y luego
presione la tecla de
borrado [SUPR]
[DEL].
Para cambiar la posicin
de una etiqueta o de un
campo, usted slo tiene
que seleccionarlo con el
mouse y colocarlo en el
sitio que crea ms
conveniente.
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INSERTANDO ETIQUETAS Y/O CAMPOS DE DATOS.
Utilice la opcin Edicin\Nuevo\Campo Edicin\Nuevo\Etiqueta para insertar campos, etiquetas,
expresiones matematicas, imgenes, etc.
En el caso de insertar campos de datos utilice la opcin Edicin\Nuevo\Campo de datos y especifique
que campo quiere insertar y de qu tabla de datos proviene dicho campo.
Una vez que usted ha
borrado un campo una
etiqueta, y quiere cambiar
el tamao de otro campo u
otra etiqueta, deber
seguir los pasos que se
mencionan en el grfico
de la izquierda.
Una de las razones por las
cuales usted hara esto, es
por que el contenido de
dicho campo se muestra
incompleto en pantalla.
Sin embargo usted puede
recurrir a las propiedades
de un campo o una
etiqueta pulsando el botn
derecho del ratn, y
escogiendo la opcin
Editar\Ajustar a lo alto.
Esto hace que cuando el campo complete el tamao que usted haya elegido, salte a la prxima
lnea y as sucesivamente hasta completar el largo de dicho campo.
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Ahora bin, para poder visualizar a travs del reporte cualquier campo, el reporte debe estar enlazado a
una base de datos. En el caso de etiquetas o ttulos, estos simplemente deben ser definidos y colocados
a criterio dentro del reporte.
Una vez seleccionado el campo que se desea insertar presione Aceptar y ste aparecer en el reporte en
cuestin.
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INSERTANDO FORMULAS EN UN REPORTE.
Para insertar una frmula en un reporte utilice la opcin Edicin/Nuevo/Expresin el cono de
acceso directo que aparece en el men de conos.
Veamos el siguiente grfico:
Una frmula puede componerse de constante, campos de datos y/o concatenadores lgicos o
matemticos, o ambos inclusive. Para ello utilizar el Constructor de frmulas que se muestra en la
siguiente pgina.
La razn por la usted insertara una frmula sera para realizar algn calculo en el reporte, con el fin de
obtener una informacin determinada.
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Pantalla del Constructor de Frmulas Expression Builder.
Para usarlo proceda de la siguiente manera:
1. Tenga bien claro lo que desea hacer.
2. Si la frmula va a contener una funcin, seleccinela y presione Add, luego escoja el campo al que
le va a aplicar dicha frmula y presione igualmente Add.
3. Contine as hasta que complete su frmula, la cual puede incluir constantes y operadores lgicos y
aritmticos.
4. Una vez que finalice presione [OK].
5. Si desea eliminar algo presione [CLEAR].
Desde esta pantalla, usted puede
elaborar expresiones o frmulas
matematicas que le ayuden a
visualizar la informacin como la
necesite.
Para llegar a esta pantalla usted
debe insertar en el reporte un
campo expresin, a travs de la
opcin de men:
Edicin/Nuevo/Expresin.
Usted puede construir frmulas
que incluyan costantes,
funciones, campos de datos, y
usar operadores lgicos como:
and, or y Not
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ALINEANDO ETIQUETAS, CAMPOS O FRMULAS.
Usted tiene la opcin de alinear etiquetas o campos de datos a travs de las opciones: Edicin\Alinear,
Edicin\Centrar Elementos , Edicin\Centrar en la Banda.
INSERTAR UNA IMAGEN EN EL REPORTE.
Para insertar una imagen cualquiera en el reporte usted deber utilizar la opcin Nuevo\ Imagen y con
el asistente seleccionar la imagen que desea insertar. Las extensiones permitidas son *.bmp, *.wmf,
*.emf, *.ico, *.jpg.
INSERTAR FIGURAS EN EL REPORTE.
Si desea insertar figuras en su reporte use la opcin Edicin\Nuevo\Figura y escoja la forma que desea
insertar. Puede escoger las propiedades de esta figura pulsando botn derecho y seleccionado la opcin
Editar.
INSERTAR UN CAMPO DE CDIGOS DE BARRA.
Para insertar campos de cdigos de barra utilice este icono de acceso directo ubicada en la barra de
elementos.
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A continuacin usted podr definir las caractersticas de dicho cdigo:
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Ttulo: se imprime una vez al principio del reporte.
Encabezado: esta banda est al inicio del reporte y su
contenido ser mostrado en todas las pginas del reporte en
la parte superior de la hoja.
Detalle: esta banda muestra las lneas de la tabla de datos
que se est utilizando en el reporte, como por ejemplo,
todos los productos del inventario. Tome en cuenta que el
contenido de esta banda se repetir tantas veces como
registros posee la tabla de datos en cuestin (si utilizamos
como tabla principal la tabla de Productos de Inventario
la cantidad de registro viene dada por el nmero de
productos existentes en el inventario de su base de datos).
Ahora, )cuntas lneas pueden imprimirse en una hoja
carta?, tantas veces como quepan en la hoja carta tomando
en cuenta el espacio ocupado por las bandas Encabezado
y Pie de pagina. Esto significa que entre mas tamao
tengan el encabezado y el pie de pagina en el reporte,
menos espacio queda libre para ser ocupado por la banda
detalles establecida en el reporte y viceversa.
INSERTANDO BANDAS EN UN REPORTE.
Para insertar Bandas en un reporte usted podr utilizar la opcin Edicin\Nuevo\Banda,
Sumatoria: presenta totales al final del reporte, o sea, en la ultima hoja.
Pie de Pgina: esta banda se imprime en la parte inferior de cada hoja que emita el reporte.
Hija: esta banda puede ser definida en cualquiera de las anteriores bandas y sirve para extender la
informacin de una banda ya establecida.
Pie de grupo: muestra el total de un grupo especfico. Por ejemplo, totales por categora de
productos.
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INSERTANDO TABLAS EN UN REPORTE.
Si usted desea insertar una nueva base datos utilice la opcin Reporte\Base de datos\Nueva tabla e
indique el nombre de la nueva tabla.
Una vez seleccionada, la
base de datos aparecer
en pantalla como se ilustra
en la figura.
Seleccione a continuacin
la tabla que desea insertar.
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ENLAZANDO BASES DE DATOS.
Este procedimiento de enlace en necesario en caso de establecer una relacin entre dos tablas que
conceptualmente estn ligadas. Esta relacin entre tablas se explicar a continuacin.
Existen dos figuras en el proceso de enlace; la Tabla Maestro que determina quien es el principal y la
Tabla Detalle que determina la tabla dependiente o hija de la tabla maestra. Las uniones se efectan
mediante equiparacin de campos entre las dos tablas, tanto en la tabla maestra como en la tabla
detalle, las cuales deben tener campos similares que garanticen un perfecto enlace entre ellas, como por
ejemplo:
Tabla maestra: Tabla de inventario (TBINVENT.db)
Tabla detalle: Tabla de Categoras de Productos (TBCATEGO.db)
Si definimos como tabla principal para nuestro reporte la Tabla Maestra y hacemos el enlace con la
tabla detalles, podremos obtener el listado de los productos por Categora.
Es posible imprimir diferentes reportes a diferentes impresoras conectadas a la red.
R: S. Usted tiene la posibilidad de definir en cada reporte a que impresora instalada en la red debe
imprimir. Para elegir a que impresora imprimir abra el reporte especifico en el editor de reportes y
seleccione la opcin Reporte/Opciones.
1.- Utilizar la impresora
predeterminada de Windows,
2.- Utilizar la impresora. Haga
clic aqu y selecciones a que
impresora de la red o el sistema
desea imprimir el reporte actual.
Nota: La impresora debe estar
instalada en MS- Windows.
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Cmo imprimo ms rpido en Impresoras Matriciales tales con la EPSON LX-300 o la CITIZEN
GSX-190?
R: Para imprimir, Valery7 utiliza letras o fuentes TRUE TYPE que son las que WINDOWS utiliza por
defecto. Este tipo de impresoras tarda al imprimir ya que el mecanismo de impresin que aplica es
dibujar cada letra TRUE TYPE.
Para resolver este problema habilite la opcin "Imprimir en Modo MS - D.O.S" en cada reporte por
medio de la opcin Reporte\Opciones\Impresora\Utilizar Impresin rpida por defecto.
Nota: Si desea que todos los reportes se impriman de esta forma, debe aplicarles la misma
modificacin a todos.
Porque no imprime un reporte determinado cuando seleccione la opcin de imprimir en Modo
Texto (D.O.S.)?
R: Esto generalmente ocurre cuando se intenta imprimir en modo texto (D.O.S.) desde una estacin
que comparte la impresora y se debe a la compatibilidad entre la Impresin modo texto y el Formato de
datos de la Cola de Impresin. La solucin es cambiar el formato de cola EMF a RAW en la estacin
que tiene la impresora compartida.
Siga los pasos siguientes para resolver el problema:
1. Haga clic en inicio/configuracin/impresoras.
2. Seleccione el controlador de la impresora que esta utilizando.
3. Haga clic en el men Archivo/Propiedades.
4. Seleccione la carpeta Detalles y haga clic en la opcin configuracin de cola.
5. Seleccione en la lista Formato de Datos de Cola la opcin RAW.
6. Haga clic en el Botn ACEPTAR de la pantalla configuracin de cola.
7. Haga clic en el Botn ACEPTAR de la pantalla de Propiedades de la impresora.
Esta opcin permite Emular
los estndares de impresin
EPSON ESC/P IBM
PROPRINTER, que
permiten que los reportes se
impriman mucho ms rpido.
En caso de que los reportes no
se imprima correctamente
usted debe asegurarse que su
impresora este programada
para Emular el estndar que
usted haya seleccionado.
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Si an persiste el problema, puede
ser que su impresora no soporte el
modo de impresin MS-DOS.
En este caso reporte el problema a
Soporte tcnico para tratar de
buscar una solucin viable.
Es Posible que Valery Imprima ms rpido los reportes utilizando letras TRUE TYPE en
impresoras matriciales?
R: S. Existen 2 mtodos.
1. Utilizando impresoras matriciales que soporten el estndar ESC/P2. Este estndar generalmente es
soportado por las impresoras matriciales de 24 PINES, tales como la EPSON LQ-570.
2. Disminuyendo la resolucin de impresin en las propiedades de la impresora. Seleccione la opcin
Grficos en las propiedades de la impresora.