UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLAS DE HIDALGO

FACULTAD DE CONTADURIA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

De Rigoberto Chavez Rojas
AUDITORIA DE VENTAS
Prof. Joel Rene Soria Garsa
Luis Alberto Arteaga Loeza
Juan Mateo Garcia Cortes
Vicente Mondragon Lopez
Geovanni Sanchez Cortes
Ricardo Ooswaldo Escoboza
LICENCIATURA EN ADMINISTRACIN
8 Semestre
Seccin 24 Edif. A-IV 08
MORELIA, MICHOACAN A MAYO DE 2014
COMPUNET STRAMBERRY CIBER
AUDITORIA OPERACIONAL EN VENTAS
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PRESENTACIN
Este trabajo surge debido a la inquietud externada en forma sugerente y
recurrente de realizacin en equipo, conformado por alumnos dispuestos a la
colaboracin e investigacin en el sentido de contar y aumentar nuestra formacin
acadmica dentro de la Facultad de Contadura y Cs Administrativas, incluyendo
informacin clara y objetiva, recaudada con base a los conocimientos necesarios y
correspondientes al programa de la materia Auditoria Administrativa que se cursa
en el octavo semestre de la licenciatura en Administracin.
Se intenta dar a conocer el desarrollo de este trabajo para posibilitar el anlisis, la
discusin, la reflexin, la interpretacin, y la aplicacin del conocimiento de la
metodologa en su nocin general. Su finalidad por lo tanto, es que sea y sirva
como un instrumento auxiliar en el proceso de aprendizaje de cada uno de
nosotros, los universitarios, e interesados en el tema, quienes con acciones y
aportaciones construirn el conocimiento a partir de investigaciones, ideas,
experiencias propias, interacciones individuales y sociales que surjan a partir del
desenvolvimiento de este trabajo.
Es de aclararse, que existe en sentido personal y como equipo, un enorme inters
en revisar, corregir, actualizar y modificar en su caso, este material en funcin de
los cambios programticos que se presenten a fin de que no se pierda la
motivacin de su principio.
Alumnos
Luis Alberto Arteaga Loeza
Juan Mateo Garcia Cortes
Vicente Mondragon Lopez
Geovanni Sanchez Cortes
Ricardo Ooswaldo Escoboza

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INTRODUCCIN
La funcin del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar las
actividades. Debido a que durante la instrumentacin de los planes de ventas
ocurren muchas sorpresas, el departamento de ventas debe dar seguimiento y
control continuo a las actividades de venta, es de vital importancia satisfacer la
necesidad, muchas empresas que ya cuenta con la experiencia en los
procedimientos de control se han encontrado errores o simplemente son
inadecuados. Se han encontrado algunos hallazgos principales los cuales son los
siguientes:
- Las pequeas empresas tienen menos controles que las grandes. Realizan
un trabajo ms eficiente para fijar claramente objetivos y establecer
sistemas para medir la eficiencia de ventas.
- Menos de la mitad de las compaas conocen las utilidades de sus
productos individuales. Una tercera parte de las compaas no tiene
procedimientos regulares de revisin para localizar y eliminar productos o
servicios dbiles.
- Casi la mitad de las compaas no consigue comparar sus precios con los
de la competencia, analizar sus costos de bodega y de distribucin, analizar
las causas de la mercanca devuelta, realizar evaluaciones formales de
efectividad publicitaria, y revisar los reportes de su fuerza de ventas.

La auditoria de ventas se centra en el control de los objetivos de la organizacin
en paralelo con los resultados de rentabilidad de ventas. La auditoria identifica
zonas problemticas y recomienda acciones a mediano y corto plazo.



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OBJETIVO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS:
La auditora Operacional de Ventas, tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos
administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprenden el
concepto y alcance de la operacin de ventas, con el propsito de detectar
problemas o deficiencias en los controles operativos existentes o en la realizacin
misma de las operaciones de cuya solucin puedan surgir disminuciones de
costos y/o aumentos de la eficiencia operativa.

OBJETIVO
Realizar una verificacin, evaluacin y promover el cumplimiento y apego al
correcto funcionamiento de las fases del proceso de ventas. Adems de
proporcionar un anlisis, recomendaciones, e informacin concerniente a las
actividades revisadas.
El auditor requiere una preparacin adicional y prctica en las operaciones que va
a revisar; y en consecuencia, en este caso deber contar con experiencia y
conocimientos especficos de ventas.
Las ventas constituyen una operacin de primordial importancia dentro de las
empresas. El costo y abastecimientos de los artculos que se adquieren para su
reventa es factor determinante en los resultados de la empresa.






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PLANTEAMIENTO
Se realizara la auditoria al proceso de ventas de la compaa COMPUNET
STRAWBERRY CIBER por el periodo comprendido entre unos das de febrero,
marzo y abril, con el fin de determinar:
Que en la actualidad, se est presenciando un conjunto de transformaciones
econmico-sociales, generadas en gran medida por la globalizacin y el gran
progreso en la tecnologa de la informacin, lo que obliga a que haya una gran
demanda y exactitud de la informacin respecto al desempeo de las empresas,
adems, de existir otro factor irrevocable, el tiempo, el cual obliga a cambiar
numerosas cosas, la industria, el comercio, los servicios pblicos, entre otros. Al
crecer las empresas, la administracin se hace ms complicada, adoptando mayor
importancia la comprobacin y el control interno, debido a una mayor delegacin
de autoridades y responsabilidad de los directivos.
Debido a todos los problemas administrativos que se han presentado con el
avance del tiempo han surgido nuevas dimensiones en el pensamiento
administrativo. Una de estas dimensiones es la auditora ventas, la cual es un
examen detallado del proceso administrativo, es decir, es una nueva herramienta
de control y evaluacin para examinar integralmente una empresa con el propsito
de descubrir reas de oportunidades para mejorar su administracin.
Verificar el cumplimiento de los objetivos a corto plazo, desarrollo efectivo de un
plan de ventas para la implementacin del logro de la visin y la misin para saber
para donde se va y actuar buscando el cumplimiento de las metas propuestas.
A travs de las ventas crear valor en el mercado que se desenvuelve para crear
ventajas competitivas sobre la competencia.



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CONOCIMIENTOS DE LA EMPRESA




TELFONO: 2991277


SITUACIN ACTUAL DE LA EMPRESA


Actualmente en el negocio est en un lugar pequeo, donde es difcil ampliar
para la venta de otros productos y/o servicios de esta manera en un futuro con
una posible expansin se pueden aumentar las ventas y maximizar las
utilidades.

Solamente se cuenta con clientes como estudiantes y transentes, se piensa
en un futuro aumentar los clientes ofrecindole servicio de copia masivo a
colegio y universidades.

Actualmente solo se ofrecen y se comercializan los productos ms requeridos,
en el futuro se espera llegar tambin a ofrecer productos ms tecnolgicos y
una telecomunicacin ms futurista.

En estos momentos es una micro empresa con metas de ser una empresa.

La empresa tiene la necesidad de tener mejor control sobre las ventas.

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PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE OFRECE:

El Negocio es perteneciente al sector de las telecomunicaciones, para satisfacer
las necesidades de comunicacin de los estudiantes de colegios cercanos y de
dos universidades pertenecientes a la localidad, ms los transentes.

Internet
Fax,
Fotocopias (Color y B/N),
Scanner
Transcripciones
Recargas telefnicas
Reparacin y mantenimiento de computadoras.
Papelera

SERVICIOS Y PRODUCTOS FUTUROS

Anillado y laminado.
Servicio tcnico de celulares.
Recarga de cartuchos.
Servicio tcnico de celulares.
Venta de celulares.
Venta de planes, sim card prepago y post pago.
Servicio tcnico especializado para pc`s de mesa y porttiles.
Instalacin y venta de programas
Venta de accesorios tecnolgicos. (partes para PC, memorias, cmaras
digitales etc.).




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MISIN

COMPUNET STRAWBERRY CIBER es una empresa que presta servicios de
comunicacin, su filosofa es la actualizacin tecnolgica de sus clientes,
ofreciendo una atencin de calidad, comprometidos con el desarrollo de la
comunidad brindando asesoras a todos los clientes que lo necesiten haciendo de
esta una mejora para los usuarios, en bsqueda del desarrollo de nuestro equipo
de trabajo.


VISIN

Estar posicionados en el 2015 en la mente de nuestros usuarios como su mejor
opcin para su comunicacin, por disponer de los equipos ms actualizados con
la tecnologa ms moderna, contamos con personal amable y capacitado, donde
nuestra preocupacin permanente es superar las expectativas de los clientes y
ampliar nuestro portafolio de productos

ORGANIGRAMA









GERENTE
RIGOBERTO ROJAS CHAVEZ
ANALISTA
ALBERTO CONTRERAS
MOSTRADOR
PABLO LOPEZ
G
LU
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FUNCIONES

GERENTE GENERAL

*Dirigir, coordinar, supervisar y dictar normas para el eficiente desarrollo de las
actividades de la empresa en cumplimiento de todo.

*Nombrar, dar posesin y remover a los empleados de la Empresa.

*Representante Legal

*Ordenar los gastos, reconocer y disponer los pagos a cargo de la Empresa.
Brindar al trabajador los instrumentos adecuados para la realizacin de sus
funciones.

*Ofrecer incentivos para el buen desempeo de las labores de cada uno de los
empleados.

*Entablar excelentes relaciones con los proveedores.

ANALISTA

*Atencin de reportes as como diagnostico

*Reparacin de equipo de cmputo, scanner, impresoras

*Actualizacin de programas.

*Instalacin de antivirus, formateada de equipos

*Instalacin de nuevos software.
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MOSTRADOR

*Atencin al pblico

*Encargado de ventas.

*Mantener contacto con los clientes

*Ver cules son las necesidades de los mismos

*Mantener informado a los clientes de nuevos productos

*Acompaar y estimular a los vendedores

















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DIAGNOSTICO

El diagnostico se fundamenta en la percepcin que nosotros como auditores
tenemos en este momento de la organizacin como producto de nuestro
conocimiento y visin. Si bien aun no existen los elementos de juicio
documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional,
la que es un tanto intangible, pero que se puede advertir en los supuestos
subyacentes que dan sentido a la forma de comportamiento y desempeo en el
trabajo. Con base en este conocimiento hemos preparado un marco de referencia
que se fundamenta a razn por la que surge la necesidad de auditar. Para ello,
hemos considerado los siguientes elementos:

A.- DE LA ORGANIZACIN

Creacin de la organizacin.
- La empresa est registrada en la cmara de comercio bajo la estructura de
una persona fsica como rgimen simplificado.
- Cambios en su forma jurdica.
- Seria de vital importancia que la empresa se cambiara a una SA.
Conversin del objeto en estrategias
- Falta de definicin, de objetivos para la operacin o de ventas y carencia de
polticas; falta de vigilancia.

B.- INFRAESTRUCTURA

Esquema de operacin.
- Fallas en la estructura orgnica del departamento de ventas.
- La organizacin cuenta con una infraestructura amplia para ser una
pequea empresa.
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- Modificaciones a la estructura organizacional. Cuenta con un organigrama
establecido pero no tiene unas tareas definidas para el cumplimiento del
logro y objetivos.
- Nivel de desarrollo tecnolgico. La empresa ha evolucionado pero aun no
cuenta con la licencia para todos los software.

C.- FORMA DE OPERACIN

Ausencia de estudios de mercadeo en el lanzamiento de nuevos servicios.
Prdida de penetracin en el mercado.
No llevan un estricto control en el proceso de ventas en cuanto a los
productos, no lleva control adecuado al manejo de inventarios.
No hay procedimientos escritos para los procesos de ventas.
No tienen un esquema donde se registren los alcances ni cumplimento de
los objetivos.
Presupuesto inexistente y/o inadecuados. Falta de explicacin de las
desviaciones.
Sistema de distribucin inadecuado.
Productos y/o lneas con mrgenes de utilidad poco satisfactorios.


D.- POSICIN COMPETITIVA

Poco conocimiento de la competencia.

- Tiene buena posicin competitiva frente a su competencia en el sector de
las telecomunicaciones.
- Le falta llevar un esquema sobre las competencias centrales de la
organizacin incentivando al cumplimiento de la visin y misin donde se
genere compromiso de los empleados.

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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Proceso auditado Evaluacin Riesgo nfasis
Recurso
humano
Fecha
inicial
Fecha
final
Fecha
Informe

VENTAS

* Saber cules son las
necesidades del cliente

* Mercadeo y
ofrecimiento de los
productos y servicios.

* Atencin de los
posibles compradores.

* Realizacin y cierre de
la venta.
* No existe un mtodo
o una estrategia en el
cual se conozcan las
necesidades de los
clientes.
* No hay un plan
publicitario para el
producto y servicio.
* No existe un diseo
de pronstico de
ventas.
* No existen
procedimientos de
ventas.
* No se maneja un
manual de funciones.
*No existe un diseo
de planeacin de las
actividades
*No existe un control
interno.
Se requiere verificar con
mayor nfasis:

* Buscar una estrategia
publicitaria que aumente
las ventas.

* Instalacin de un
programa que arroje un
pronstico de ventas.

* Elaborar un manual de
funciones.

* Elabora un
cronograma de
actividades.

*Implementar un
sistema de control
interno
General






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INTERVENSIN
1. GERENCIA

a) La compaa carece de polticas en cuanto al registro que se presenta en la
cmara de comercio en la ciudad, carece de registro mercantil, utilizando el del
establecimiento de comercio inicial.

b) Recomendacin: la compaa debe proceder a cambiar su registro en la
cmara de comercio y establecerse como una SOCIEDAD POR ACCIONES
SIMPLE ya que se tienen las siguientes ventajas: Su estructura ser establecida
libremente por lo que decidan los accionistas en los estatutos, sin necesitar todos
los rganos de administracin: basta con que tenga al menos un representante
legal, con la posibilidad que esta representacin pueda estar a cargo de una
persona fsica o de una persona jurdica.

2. GERENCIA VENTAS

a) DISEO DE UN PLAN DE VENTAS La empresa carece de un plan de ventas,
en nuestra auditoria observamos que no hay un plan establecido con detalle de
objetivos y logros por cumplir.

b) No tener un plan de ventas dificulta como calcular las proyecciones de ventas
de una manera rpida y confiable, utilizando como fuentes de datos, ya sea las
transacciones de inventarios o la facturacin de ventas realizadas.
Tambin no permite estimar la demanda hacia el futuro, basndose en informacin
histrica generada por el movimiento de los servicios y productos del mdulo.

c) Recomendacin: la empresa debe proceder a la elaboracin de un plan de
ventas que permita apoyo a la toma de decisiones por parte de las Gerencias de
Mercadeo, Ventas y Produccin al proveerlos con informacin congruente y
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exacta, la cual se calcula utilizando modelos matemticos de pronstico, datos
histricos del comportamiento de las ventas y el juicio de los ejecutivos
representantes de cada departamento involucrado de la empresa.

Mayor seguridad en el manejo de la informacin relacionada con las ventas de la
empresa.

Gran flexibilidad en la elaboracin de pronsticos y para la creacin y comparacin
de mltiples escenarios para efectos de anlisis de ventas proyectadas.

3. GERENCIA VENTAS

a) CARACTERSTICAS DE VENTA DE LOS COMPETIDORES, durante la
auditoria observamos que la compaa carece de conocimiento acerca de las
caractersticas de venta de sus competidores.

b) No tener conocimiento sobre los competidores, no permite tener un anlisis
de la competencia y no pueden identificar los beneficios y desventajas que
los clientes encuentran en sus productos o empresa.

c) Recomendacin: la empresa debe proceder a la elaboracin de un anlisis de
Benchmarking este proceso de obtener informacin til que ayude a la
organizacin a mejorar sus procesos. Benchmarking no significa espiar o slo
copiar. Est encaminado a conseguir la mxima eficacia en el ejercicio de
aprender de los mejores, y ayudar a moverse desde donde uno est, hacia donde
quiere esta.





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4. GERENCIA VENTAS

a) AUSENCIA DE PROGRAMA DE CAPACITACIN durante la auditoria logramos
observar que no la empresa no cuenta con un programa de capacitacin para los
empleados.

b) La empresa no tiene un programa de capacitacin que lleve al xito en ventas a
la compaa y esto depende en gran medida del talento del equipo. Es por esto
que para cada nueva contratacin, resulta indispensable asegurarnos que tenga
todas las herramientas y conocimientos necesarios para desempear
correctamente su labor, esto puede generar un mal servicio al cliente.

c) Recomendacin: La empresa puede emplear convenios con entidades y
enviarlos a una capacitacin, donde el nfasis sea en el servicio al cliente, esto
ayuda a la empresa a tener un personal dispuesto y que se puede desempear
de una manera optima.










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