CG Manual Instalacion Macro Contabilidad General

MANUAL DE INSTALACIN
MACRO DE
CONTABILIDAD
GENERAL

Versin 6.00

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Inversiones S.L. en Latinoamrica, Espaa y/u otros pases. Todas las dems marcas son
propiedad de sus respectivos fabricantes.

Activos Fijos ndice General i

ndice General
Nota Introductoria 3
Gua de Instalacin ....................................................................................................... 6
Introduccin del componente .......................................................................... 6
Licencia ........................................................................................................... 7
Usuarios .......................................................................................................... 8
Carpeta de instalacin ..................................................................................... 9
INSTALACIN ............................................. Error! Bookmark not defined.
Modificar ....................................................................................................... 12
Reparar .......................................................................................................... 13
Desinstalar ..................................................................................................... 16
Ambientes Microsoft Office 18
Office 2003 ................................................................................................................ 18
Office 2007 ................................................................................................................ 19
Office 2010 ................................................................................................................ 19
Conexin 20
Inicio de sesin.............................................................................................. 20
Conectarse ..................................................................................................... 20
Desconectarse................................................................................................ 21
Seleccionar Compaa 22
Acerca de 23
Funciones de Excel 25
Contabilidad General .................................................................................... 25
Presupuesto Financiero ................................................................................. 26
Funciones Almacenadas 27

ii ndice General Activos Fijos

Descripcin breve de las funciones almacenadas ...................................................... 29
ALcances de la Macro de Contabilidad General ....................................................... 31
Limitantes de la Macro de Contabilidad General ...................................................... 31

Control Bancario Nota Introductoria 3

CONSIDERACIONES GENERALES
Nota I ntroductoria
La creacin de la opcin Macro de Contabilidad General incluye como
principales caractersticas:
Integracin del Mdulo de Contabilidad General con Microsoft
Excel.
Utilizacin de funciones especiales desarrolladas por Exactus junto
a las de Microsoft Excel.
Autenticacin de usuarios.
Facilidad del manejo de la informacin contable para la toma de
decisiones.

4 ndice General Activos Fijos

PRERREQUISITOS DE INSTALACIN

Antes de iniciar una instalacin de la Macro de Contabilidad General deben
tenerse en cuenta los siguientes prerrequisitos:
Instalacin bsica de Exactus Impulso 6.00 R2 en adelante
incluyendo el mdulo de Contabilidad General (CG).
Utilizacin de la herramienta Microsoft Excel.
Instalacin de cliente de SQL Server o cliente de Oracle segn
corresponda
Que existan las funciones almacenadas en la BD y que estn
habilitadas.
Ser usuario administrador del computador.


INSTALACIN

Para la instalacin del componente, se tendr un instalador del mismo, el cual
se encontrar en la carpeta \\exsd-
nas1\FTP\exactus\Instaladores_ERP\Version_600\Release4\6.4.0.1\ERP
y se encontrar un ejecutable llamado Complemente de Excel para
Contabilidad General.

Pantalla de Preparacin de la Instalacin

Este ejecutable est en idioma Espaol, y le guiara en el transcurso de la
instalacin, a continuacin se muestran los pasos para la instalacin, reparacin
y eliminacin de la Macro de Contabilidad General.


GUA DE INSTALACIN
Descargar el archivo Macro de Contabilidad General.msi seguidamente dar
doble clic sobre el archivo y esperar a que la aplicacin muestre la pantalla del
proceso de aplicacin.

INTRODUCCIN DEL COMPONENTE

Se mostrar una pantalla de bienvenida, la cual informar acerca del producto
que se est por instalar. Se debe de dar clic en Siguiente para continuar a la
pantalla de Acuerdo de Licencia con la instalacin.

Pantalla de Bienvenida del Instalacin de Macro de Contabilidad General.


LICENCIA

Se mostrar un acuerdo para la licencia de Exactus, se debe de Aceptar el
acuerdo de la licencia seleccionando la opcin de Acepto los Trminos del
Contrato de la Licencia. Si no se acepta el proceso de instalacin no puede
continuar. Se debe de dar clic en Siguiente para continuar a la pantalla de
Informacin de Usuarios con la instalacin.

Pantalla de Contrato de Licencia


USUARIOS

Se digitara la informacin del Usuario y Organizacin del Cliente. Se debe de
dar clic en Siguiente para continuar a la pantalla de Carpeta de Instalacin con
la instalacin.

Pantalla Informacin del Cliente


CARPETA DE INSTALACIN

Por defecto se mostrar C:\Exactus\, la cual debe de ser cambiada por donde
se encuentra la instalacin de Exactus ERP o Softland ERP. Se debe de dar clic
en Siguiente para continuar con la instalacin.

Pantalla Carpeta Instalacin


INSTALACIN

Al tener configurado la instalacin de la Macro de Contabilidad solo queda
instalarla, para ello se debe dar clic sobre el botn Instalar.

Pantalla de Instalacin.


MODIFICACIN, REPARACIN O
DESINSTALACIN

Al tener instalada la Macro de Contabilidad General en su computador, y se
desee modificar, reparar, o desinstalar se debe de dar doble clic sobre el archivo
Complemente de Excel para Contabilidad General y esperar a que la
aplicacin muestre la pantalla del proceso de aplicacin. Se mostrar la
siguiente pantalla informando lo que se va a realizar. Para continuar se debe de
dar clic sobre el botn de Siguiente.

Pantalla Mantenimiento del Programa


MODIFICAR
Al seleccionar la opcin de modificar, el usuario podr personalizar la
instalacin de la Macro de Contabilidad General en su computadora.

Pantalla Instalacin Personalizada

En esta ventana se puede seleccionar entre varias opciones de
instalacin al hacer click en el botn al lado de nombre del
componente. Esto despliega un men donde el usuario podr seleccionar
dentro de las siguientes opciones:


Finalmente, una vez que se haya seleccionado una de las opciones anteriores, se
debe dar click en siguiente y el sistema se preparar para realizar la
instalacin personalizada.

Pantalla Instalacin Personalizada
REPARAR
Esta opcin le permite al usuario poder reparar la aplicacin desde asistente de
la instalacin de la Macro de Contabilidad. Para esto solo hace falta seleccionar


la opcin de Reparar del men del Mantenimiento del Programa al inicial el
Complemente de Excel para Contabilidad General.


Para realizar la correspondiente reparacin, se debe dar click en Instalar y el
sistema se encargara de reparar la aplicacin.


Pantalla Instalacin de Reparacin


DESINSTALAR
Si se desea eliminar el programa, solo es necesario hacer click en el botn
Eliminar del men que aparece en el Mantenimiento del Programa y el sistema
se encargar de borrar la aplicacin de equipo.



Pantalla Eliminar Macro de Contabilidad


INICIO DE LA MACRO DE CONTABILIDAD
GENERAL

Ambientes Microsoft Office
OFFICE 2003
Para Microsoft Office 2010 se tiene en el men un campo llamado Exactus, el
cual tendr los botones de Conexin, Seleccin de Compaas, Acerca
de... y Refrescar ser un sub men con Refrescar Libro y Refrescar
Hoja.

Pantalla Hoja de Excel 2003

Control Bancario Ambientes Microsoft Office 19

OFFICE 2007
Para Microsoft Office 2010 se tiene un Tab en el men llamado Exactus Add-
Ins, el cual tiene los botones Conexin, Seleccin de Compaas, Acerca
de... y Refrescar ser un sub men con Refrescar Libro y Refrescar
Hoja.
Office 2007

OFFICE 2010
Para Microsoft Office 2010 se tiene un Tab en el men llamado Softland, el
cual tiene los botones Conexin, Seleccin de Compaas, Acerca de... y
Refrescar ser un sub men con Refrescar Libro y Refrescar Hoja.

Office 2010


Conexin
INICIO DE SESIN
Para iniciar sesin en la Macro de Contabilidad General el usuario debe
identificar con los siguientes dos botones, los cuales conectaran o
desconectaran la conexin actual ya sea por la hoja o por el libro Activo de
Excel.

Botones para iniciar o terminar una conexin

CONECTARSE

Al hacer click en el botn de conectarse el sistema muestra un dialogo similar
al de la conexin a Exactus ERP.
Dentro de este dialogo de conexin se tiene la opcin la cual si se
tiene marcada conectar todas las hojas del libro a la conexin que estoy
tratando de abrir. Si ya se tiene conectada alguna hoja entonces esta opcin
saldr deshabilitada .
Tambin se tiene la conexin de compaas donde en la casilla
se puede seleccionar las compaas que se deseen y se el
sistema har la conexin.

Control Bancario Seleccionar Compaa 21

Dialogo de Conexin de la Macro de CG

DESCONECTARSE

Al oprimir el botn Desconectarse aparecer un mensaje el cual le preguntar
al usuario si desea desconectarse o no de la aplicacin, si se oprime que Si o
"Yes" (dependiendo del idioma de Office) est se desconectar de la conexin
que tenga, ya sea por hoja o por libro.


Mensaje de Desconexin

Seleccionar Compaa
Para empezar a utilizar las funciones de la Macro de Contabilidad General es
necesario seleccionar una compaa. Se identifica con el siguiente botn, este
solo estar habilitado cuando se haya conectado la hoja o Libro.

Botn de Seleccin de Compaa

Al hacer click en el botn anterior el sistema mostrar la siguiente ventana
donde el usuario puede seleccionar la o las compaas con que va a trabajar.
Esta ventana despliega una lista donde se tienen todas las compaas que tenga
la base de datos, se tiene que seleccionar aunque sea alguna compaa.

Control Bancario Acerca de 23

Ventana de Seleccin de Compaas

Acerca de
Se identifica con el siguiente botn, el cual estar habilitado en todo momento.

Botn Informacin de la Macro

Este botn muestra informacin muy general acerca de la Macro de
Contabilidad General como la siguiente:


Ventana Acerca de la Macro de Contabilidad General.

Se muestra un dialogo similar al del ERP, pero con la diferencia que est traer
la siguiente informacin:
Versin de Microsoft Office Excel
Base de datos
Compaas
Usuario
Libro
Hoja
Versin de la Macro CG

Control Bancario 25

FUNCIONES DE LA MACRO DE
CONTABILIDAD GENERAL

Funciones de Excel

A continuacin se mencionan las funciones que ofrece actualmente la Macro de
Contabilidad General R4 asociadas al mdulo de Contabilidad General y para el
mdulo de Presupuesto Financiero

CentroCostos: Cdigo del centro de costo
Descripcion_Centro_Costo: detalle del centro de costo
Compaas: compaa seleccionada
Crditos: monto de crditos correspondientes a una cuenta contable
Crditos_ Fase: monto de crditos correspondientes a la fase de un proyecto
Creditos_Nit: monto de crditos correspondientes a un tercero que se
identifica con el Nmero de Identificacin Tributario (NIT)
CuentasContables: cdigo de la cuenta contable
Descripcion_Cuenta_Contable: detalle acerca de la cuenta contable
Debitos: monto de dbitos correspondientes a una cuenta contable
Debitos_Fase: monto de dbitos correspondientes a la fase de un proyecto.


Debitos_Nit: monto de dbitos correspondientes a un tercero que se identifica
con el Nmero de Identificacin Tributario (NIT)
Fase: subdivisin o etapa de un proyecto.
Descripcion_Fase: detalle acerca de la fase de un proyecto.
Nit: Cdigo fiscal con que se identifican terceros (proveedores y clientes) con
los que se relaciona la empresa.
Descripcion_Nit: detalle acerca del tercero que se identifica con ese nmero
de identificacin tributario.
Movimiento: monto neto de dinero que se movi en una cuenta contable en
un periodo determinado.
Movimiento_Fase: monto neto de dinero que se movi en una fase de un
proyecto dentro de un periodo determinado.
Movimiento_Nit: monto neto de dinero que se movi en relacin con un
tercero en un periodo determinado.
Proyectos: Cdigo con que se identifican los proyectos en el Sistema.
Saldo: Monto de dinero neto que se registra en una cuenta contable despus
de realizar movimientos durante un periodo de tiempo determinado.
Saldo_Fase: Monto de dinero neto que se registra en una fase de un proyecto
despus de realizar movimientos durante un periodo de tiempo determinado.
Saldo_Nit: Monto de dinero asociado a un tercero despus de realizar
movimientos durante un periodo de tiempo determinado.

PRESUPUESTO FINANCIERO
Presupuesto: cdigo con el que se identifica el presupuesto financiero en la
Base de Datos.
Descripcin Presupuesto: detalle acerca del presupuesto seleccionado.
PresupuestoPR: obtiene el monto del presupuesto

Control Bancario 27

Descripcion Partida: descripcin de la partida centro-cuenta (00-00-00|1-
01-001-001).

REQUERIMIENTOS TCNICOS

Funciones Almacenadas
Para que la macro de Contabilidad General funcione correctamente,
tienen que existir las siguientes funciones por cada compaa creada,
cuando se ejecute el actualizador de estructuras del SP1 se crearan las
siguientes funciones:

1) GETDESCRIPCION
2) GETMONTO
3) GETSALDO
4) GETDEBITOS
5) GETCREDITOS
6) GETMOVIMIENTOS
7) GETSALDONIT
8) GETDEBITOSNIT
9) GETCREDITOSNIT
10) GETMOVIMIENTOSNIT


1) GETDESCRIPCIONPARTIDA
2) GETPRESUPUESTO
Sino lo que se tiene que hacer es correr los siguiente modis, para
ejecutarlos solo se tiene que reemplazar $$COMPANIA$$ por la
compaa a la cual se van a instalar las funciones almacenadas.
Contabilidad General
799-01cg
799-04cg
Presupuesto Financiero
799-02pr
799-05pr
Si no se tiene instalado el mdulo de Contabilidad General o
Presupuesto Financiero, al momento de instalarse en la compaa se
instalaran las funciones almacenadas, sino se han instalado entonces
revise su carpeta de instalacin en la seccin de Setup\SQLSrv o
Setup\Oracle dependiendo de su motor de base de datos.

Control Bancario Funciones Almacenadas 29

DESCRIPCIN BREVE DE LAS
FUNCIONES ALMACENADAS

Ests funciones almacenadas tendrn la lgica para obtener el resultado
requerido.
o GETDESCRIPCION
Obtiene la descripcin del centro de costo, cuenta contable, NIT, o
presupuesto.
o GETMONTO
Obtiene el monto solicitado, ya sea saldo, dbitos, crditos y/o
Movimientos
o GETSALDO
Obtiene el saldo de acuerdo a los parmetros que se le hayan
pasado( centro de costo, cuenta contable, fecha, contabilidad,
Moneda, Antes del cierre, Consolidado)
o GETDEBITOS
Obtiene el dbito de acuerdo a los parmetros que se le hayan
pasado( centro de costo, cuenta contable, fecha inicial, fecha Final,
contabilidad, Moneda, Antes del cierre, Consolidado)
o GETCREDITOS
Obtiene el crdito de acuerdo a los parmetros que se le hayan
pasado( centro de costo, cuenta contable, fecha inicial, fecha final,
o GETMOVIMIENTOS
Obtiene el movimiento de acuerdo a los parmetros que se le hayan
pasado( centro de costo, cuenta contable, fecha inicial, fecha final,
o GETSALDONIT
Obtiene el saldo por NIT de acuerdo a los parmetros que se le
hayan pasado( centro de costo, cuenta contable, NIT, fecha,


o GETDEBITOSNIT
Obtiene el dbito por NIT de acuerdo a los parmetros que se le
hayan pasado( centro de costo, cuenta contable, NIT, fecha inicial,
fecha final, contabilidad, Moneda, Antes del cierre, Consolidado)
o GETCREDITOSNIT
Obtiene el crdito por NIT de acuerdo a los parmetros que se le
hayan pasado( centro de costo, cuenta contable, NIT, fecha inicial,
fecha final, contabilidad, Moneda, Antes del cierre, Consolidado)
o GETMOVIMIENTOSNIT
Obtiene el movimiento por NIT de acuerdo a los parmetros que se
le hayan pasado( centro de costo, cuenta contable, NIT, fecha
inicial, fecha final, contabilidad, Moneda, Antes del cierre,
Consolidado)
o GETDESCRIPCIONPARTIDA
Obtiene la descripcin de la partida(centro de costo, cuenta
contable)
o GETPRESUPUESTO
Obtiene el presupuesto de acuerdo a los parmetros que se le hayan
pasado( catalogo, presupuesto, centro de costo, cuenta contable,
Fecha, Periodo, Moneda)

Control Bancario Funciones Almacenadas 31

ALCANCES Y LIMITACIONES
ALCANCES DE LA MACRO DE
Se podr conectar hasta mil conexiones dentro de un libro de Excel, esto quiere
decir que se pueden tener mil hojas de Excel y cada una puede estar conectada
por diferentes bases de datos y/o compaas.
Se tienen funciones almacenadas las cuales hacen que todo el procesamiento de
las consultas para obtener los datos sea gran parte de la base de datos, con esto
se logra que el tiempo de informacin se reduzca.
Se podr filtrar por uno o varios centros de costo, cuentas contables o NITs de
la siguiente forma:
Ejemplo para Centros de Costo:

LIMITANTES DE LA MACRO DE

Al eliminar una hoja, se recomienda desconectarse de la conexin y la hoja
pasarla al final de todas las hojas antes de ser eliminada, ya que si hay alguna
hoja siguiente conectada est pierde la conexin y toma la de la hoja que se
estara eliminando.


No se pueden abrir o crear nuevos archivos de Excel en una misma instancia de
Excel. Es decir, si se quiere abrir otro documento de Excel, se debera abrir una
instancia Excel como si fuera un documento nuevo, esto porque si hay dos
archivos de Excel dentro de una misma instancia la macro se confunde y
mantiene la conexin del archivo anterior. Instancia se refiere a darle click al
icono de Excel o ,
para saber cuntas instancias de Excel se tienen activas solo se tiene que
acceder al administrador de Tareas o Task Manager, en este caso se tienen dos
instancias activas.

Administrador de Tareas de Windows 7

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