Capitulo V.

Procesamiento de pedidos y sistemas de informacin

El procesamiento del pedido esta representado por el numero de actividades
incluidas en el ciclo del pedido del cliente, especficamente cuando incluyen la
preparacin, la transmisin, la entrada, el surtido y el informe sobre el estado del
pedido.
En la preparacin del pedido este se refiere a las actividades de recopilar la
informacin necesaria sobre los productos y servicios deseados, asi como a la
requisiscion formal de los productos que se vallan a comprar.
Despus de la preparacin del pedido, la transmisin de la informacin del mismo
es la siguiente actividad dentro del ciclo de su procesamiento que incluye tranferir
la solicitud del pedido, desde su punto de origen hasta el lugar donde pueda
manejarse su entrada. La transmisin del pedido se realiza de dos maneras:
manual, que puede incluir el envio por correo de los pedidos o que el personal de
ventas los lleve fsicamente hasta el punto de entrada del pedido, y electrnica,
este medio es mas popular ya que tiene un amplio uso de nmeros telefnicos
gratuitos.
En la entrada del pedido nos referimos a las muchas tareas que tienen lugar antes
de efectuar el levantamiento real del pedido. Se incluye:
1. Comprobacin de la presicoin de la informacin del pedido, como
descripcin del articulo y numero, cantidad y precio.
2. Comprobacin de la disponibilidad de los artculos solicitados
3. Preparacin de la documentacin de ordenes atrasadas o de
cancelaciones, solo si esto fuera necesario
4. Comprobacin del estado de crdito de los clientes
5. Transcripcin de la informacin del pedido segn sea necesario
6. Facturacin
Para la actividad de entrada de pedido se puede utilizar cdigos de barras,
lectores pticos y computadoras, ya que estos han incrementado la productividad
de esta actividad.
El tiempo del ciclo del pedido se afecta mediante la carga del sistema de
procesamiento y levantamiento de pedidos, el mtodo de recopilacin de pedidos,
las restricciones en el tamao del pedido y el momento adecuado de la entrada del
pedido, esta ultima deber incluir los mtodos que se usan para introducir la orden
de ventas en el sistema de informacin de pedidos.
El surtido de pedido se representa por las actividades fsicas requeridas para:
1. Adquirir los artculos mediante la reuperacion de existencias, la produccin
o la compra
2. Empacar los artculos para el envio
3. Programar el envio para su entrega
4. Preparar la dodumentacion del envio
Las prioridades al procesar pedidos pueden afectar la rapidez con la que todos los
pedidos se procesan o la velocidad con la que se manejan los mas importantes.
Algunas reglas que se podran tomar en cuenta son:
1. Primero en ser recibido, primero en ser procesado (orden de antigedad).
2. Tiempo mas corto de procesamiento
3. Numero especificado de prioridad
4. Primero los pedidos mas pequeos, menos complicados
5. Fecha de entrega prometida mas prxima
6. Pedidos que tengan el menor tiempo antes de la fecha prometida de
entrega.
Sistema logstico de informacin
Un sistema logstico de informacin puede describirse en trminos de su
funcionalidad y de su operacin interna.
El propsito principal de reunir, retener y manipular datos dentro de una emoresa
es la toma de descisiones, desde las estrategias hasta las operativas, y facilitar las
transacciones del negocio.
.-sistema de manejo de pedidos (OMS): esta dirige el contrato inicial con el cliente
en el momento de preguntar por el producto y hacer el pedido. El OMG se
comunica con el sistema de administracin del almacen para comprobar la
disponibilidad del producto, bien desde los inventarios, bien desde los programas
de produccin.
.-sistema de manejo del almacen (WMS): tiene al menos que ligarse de nuevo al
OMS para que el departamento de ventas sepa que productos hay disponibles
para la venta. Los elementos claves pueden identificarse como: 1)
recepcin;entrada o punto de registro para informacin dentro del WMS. 2)
salvaguarda; almacenamiento temporal en almacen. 3) manejo de inventarios; el
WMS vigila los niveles del producto en cada ubicacin de exitencias en el
almacen. 4) procesamiento y recuperacin del pedido; planear para la
recuperacin de existencias en el almacen, es decir, tomar los artculos requeridos
en un pedido. 5) preparacin del envio.
.-sistema de manejor de transporte (TMS): se enfoca en el transporte de llegada y
de salida de una empresa y es parte intergal del LIS. Igual que el WMS comparte
informacin con otros componentes del LIS, como contenido de los pedidos, peso
y volumen del articulo, cantidad, fecha prometida de entrega y programacin de
envio del vendedor. Su propsito es ayudar en la planeacin y control de la
actividad de transporte de la empresa. Esto implica; 1) Seleccin de la modalidad;
2) Consolidacion del flete; 3) Ruta y programacin de embarques; 4)
Procesamiento de quejas; 5) Rastreo de envos.
Inventario manejado por el vendedor/proveedor (VMI)
Cuando un articulo en las existencias se reduce al nivel del punto reorden, se
enva una orden de compra a un vendedor/proveedor para reaprovisionar el
articulo.