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CIERRE CONTABLE MERCANTIL

El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar
su resultado a las cuentas de balance respectivas.

Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para
determinar el resultado econmico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una prdida o
una utilidad.

Recordemos que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y
costos de produccin y las de balance son el activo, pasivo y patrimonio.

El resultado final de la cancelacin de las cuentas de resultados, se debe llevar a la respectiva
cuenta de patrimonio. Si el resultado es una prdida se disminuir el patrimonio, y caso contrario,
si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementar.

No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y gastos, y la
prdida cuando los costos y gastos superan los ingresos.

Antes de proceder a cancelar las cuentas de resultado, se debe proceder a realizar los ajustes y
conciliaciones del caso.

Entre los ajustes ms importantes que se deben hacer est la depreciacin de los activos fijos, la
amortizacin de los activos intangibles y diferidos, la provisin de cartera y los ajustes necesarios
en los inventarios. [Consulte: Depreciacin, Mtodos de depreciacin, Provisin de cartera, y
Amortizacin de activos intangibles]

Es importante tambin la conciliacin de las cuentas bancarias lo que le permitir realizar los
ajustes necesarios a dichas cuentas.
Ejercicio fiscal
Un ejercicio fiscal es un perodo de tiempo en el que se basa el cierre de ejercicio. Los ejercicios
fiscales generalmente son de 12 meses. Si el ejercicio fiscal es de menos de 12 meses, se
denomina ejercicios fiscal corto.

CIERRE EXTRAORDINARIO
Son estados financieros extraordinarios, los que se preparan durante el transcurso de un
perodo como base para realizar ciertas actividades. La fecha de los mismos no puede ser
anterior a un mes a la actividad o situacin para la cual deban prepararse.
Salvo que las normas legales dispongan otra cosa, los estados financieros extraordinarios
no implican el cierre definitivo del ejercicio y no son admisibles para disponer de las
utilidades o excedentes.
Son estados financieros extraordinarios, entre otros, los que deben elaborarse con ocasin
de la decisin de transformacin, fusin o escisin, o con ocasin de la oferta pblica de
valores, la solicitud de concordato con los acreedores y la venta de un establecimiento de
comercio.

DEPRECIACIN
Es la reduccin del valor histrico de las propiedades, planta y equipo por su uso o cada en
desuso. La contribucin de estos activos a la generacin de ingresos del ente econmico
debe reconocerse peridicamente a travs de la depreciacin de su valor histrico ajustado.
Con el fin de calcular la depreciacin de las propiedades, planta y equipo es necesario
estimar su vida til y, cuando sea significativo, su valor residual.
La depreciacin peridica se debe determinar en forma sistemtica y por mtodos de
reconocido valor tcnico como el de lnea recta, suma de los dgitos de los aos, unidades
de produccin o aquel que mejor cumpla con la norma bsica de asociacin.
Causas de la depreciacin
1.- La duracin fsica del activo; se incluyen las causa por:
Agotamiento
Desgaste
Envejecimiento
2.- La duracin econmica del activo; se incluyen las causas por:
Explotacin por tiempo limitado
Envejecimiento tcnico
Envejecimiento econmico
3.- La duracin del activo segn la contabilidad; se incluyen las causas por:
Consolidacin
Poltica de dividendos
Polticas tributarias
El activo se retira por dos razones: factores fsicos (como siniestros o terminacin de la
vida til) y factores econmicos (obsolescencia).
Los factores fsicos son desgaste, deterioro, rotura y accidentes que impiden que el activo
funcione indefinidamente.
Los factores econmicos o funcionales se pueden clasificar en tres categoras: insuficiencia
(el activo deja de serle til a la empresa), sustitucin (reemplazo del activo por otro mas
eficiente) y la obsolescencia del activo.
Clculo de la depreciacin
Para poder calcular la depreciacin hay que tener en cuenta:
El valor a depreciar
El valor de residual o de salvamento
La vida til
El mtodo a aplicar
Valor a depreciar:
Es bsicamente el costo de adquisicin, pero no se debe ignorar, el valor que el bien pueda
tener para la empresa al dejar de ser til en su actividad (posible valor de recupero).
El valor a depreciar surge de la siguiente operacin:

Costo de adquisicin del bien
- Valor de desecho

Valor a depreciar

Valor de vida til:
Es la duracin que se le asigna a un bien como elemento de provecho para la empresa. Para
determinarla es necesario conocer ciertos factores como las especificaciones de la fbrica,
el deterioro que sufren por el uso, la obsolescencia por avances tecnolgicos, la accin de
algunos factores naturales y los cambios en la demanda de bienes y servicios a cuya
produccin o servicio contribuyen.
Las bases utilizadas para la determinacin de la vida til son:
Tiempo: aos
Capacidad de produccin: produccin total
La eleccin de la base depender de la caracterstica del bien y del uso que se le dar.
Valor residual o valor de salvamento:
Es la estimacin del valor que el bien tendr para la empresa una vez finalizada su
utilizacin o vida til. Surgir de la diferencia entre el precio de venta estimado y todas las
erogaciones necesarias para retirar el bien de servicio.
Mtodos de Depreciacin
Los siguientes son algunos de los principales mtodos de reconocido valor tcnico para
depreciar las propiedades, planta y equipo:
Mtodos basados en la Vida til
Lnea Recta
Decreciente o Acelerada
o Suma de nmeros dgitos
o Doble cuota sobre valor en libros
o Reduccin de saldos
Mtodos basados en la actividad
Unidades de produccin
Horas de trabajo
Mtodo de la Lnea Recta
Es el mtodo de depreciacin ms utilizado y con este se supone que los activos se usan
ms o menos con la misma intensidad ao por ao, a lo largo de su vida til; por tanto, la
depreciacin peridica debe ser del mismo monto. Este mtodo distribuye el valor histrico
ajustado del activo en partes iguales por cada ao de uso. Para calcular la depreciacin
anual basta dividir su valor histrico ajustado entre los aos de vida til.
El clculo que debe efectuarse es el siguiente:
Valor a depreciar
= Cuota de depreciacin
Vida til estimada

La objecin principal al mtodo de lnea recta es que se apoya en suposiciones muy sutiles
que en muchos casos no son realistas. Los supuestos fundamentales son (1) que la utilidad
econmica del activo es la misma cada ao y (2) que los gastos por reparaciones y
mantenimiento son en esencia iguales en cada perodo.
EJEMPLO:
Torres e Hijos adquiri el 2 de enero del presente ao un activo por $12.600.000. se estima
que este activo tendr una vida til de 5 aos y un valor residual no significativo. El clculo
de la depreciacin anual es el siguiente:
Depreciacin anual = $12.600.000 = 2.520.000/ao.
5
La depreciacin anual, la depreciacin acumulada y el valor en libros del activo al final de
cada uno de los 5 aos de vida til, se pueden apreciar en la siguiente tabla:
Ao
Depreciacin
anual ($)
Depreciacin
acumulada ($)
Valor en libros
($)
1
2
3
4
5
2.520.000
2.520.000
2.520.000
2.520.000
2.520.000
2.520.000
5 040 000
7.560.000
10.080.000
12.600.000
10.080.000
7.560.000
5.040.000
2.520.000
0
Mtodos de Cargo Decreciente
Suma de los dgitos de los aos
Estos mtodos permiten hacer cargos por depreciacin ms altos en los primeros aos y
ms bajos en los ltimos perodos. Al equilibrar los gastos peridicos de depreciacin y
mantenimiento de los activos a lo largo de su vida til, en los primeros aos se presentaran
altos montos de depreciacin y bajos gastos de mantenimiento, mientras que los ltimos
aos la relacin ser inversa. Con el avance tecnolgico, algunos activos tienden a hacerse
obsoletos rpidamente, lo cual justifica tambin la necesidad de depreciarlos en forma mas
acelerada.
EJEMPLO:
Para el caso del activo de Torres e Hijos, cuya vida til es de cinco aos, la suma de los
dgitos de los aos es: 5 + 4 + 3 + 2 + 1 = 15
Algebraicamente, con el fin de obtener la suma de los dgitos de los aos, debe aplicarse la
siguiente formula:
S = n (n+1) donde:
2
S = suma de los dgitos de los aos
n = aos estimados de vida til
Para el caso del ejemplo, la suma de los dgitos es:
S = 5 (5+1) = 5 (6) = 15
2 2
La fraccin que se aplicara sobre el valor por depreciar para el primer ao ser entonces
5/15, para el segundo ao ser 4/15 y as sucesivamente. Las depreciaciones para cada uno
de los 5 aos de vida til, en el caso del activo de Torres e Hijos. Sern:
Ao Depreciacin anual ($)
1 5/15 x 12.600.000 = 4.200.000
2 4/15 x 12.600.000 = 3.360.000
3 3/15 x 12.600.000 = 2.520.000
4 2/15 x 12.600.000 = 1.680.000
5 1/15 x 12.600.000 = 840.000
En la siguiente tabla se presentan la depreciacin anual, la depreciacin acumulada y el
valor en libros del activo para cada uno de sus 5 aos de vida til.
Ao
Depreciacin
anual ($)
Depreciacin
acumulada ($)
Valor en libros
($)
1
2
3
4.200.000
3.360.000
2.520.000
4.200.000
7.560.000
10.080.000
8.400.000
5.040.000
2.520.000
4
5
1.680.000
840.000
11.760.000
12.600.000
840.000
0
Como se puede observar, por este mtodo se deprecian los activos en mayores montos en
los primeros aos de vida, que bajo el mtodo de lnea recta, mientras que en los ltimos
aos sucede lo contrario.
Doble cuota sobre valor en libros
Otro mtodo de cargo decreciente es el doble cuota sobre valor en libros, el cual usa una
tasa de depreciacin que viene a ser el doble de la que se aplica en lnea recta. A diferencia
de lo que ocurre en otros mtodos, el valor de desecho se pasa por alto al calcular la base de
la depreciacin. La tasa de doble cuota se multiplica por el valor en libros que tiene activo
al comenzar cada perodo. Adems, el valor en libros se reduce cada perodo en cantidad
igual al cargo por depreciacin, de manera que cada ao la doble tasa constante se aplica a
un valor en libros sucesivamente ms bajo.
EJEMPLO:
Para el caso del activo de Torres e Hijos, suponiendo que este procedimiento pudiera
utilizarse para este de tipos de activos y puesto que la tasa de depreciacin anual por el
mtodo de lnea recta es del 20% (5 aos de vida), debera tomarse como porcentaje de
depreciacin anual el 40%, el cual se aplicara al valor no depreciado.
La depreciacin se calcula de la siguiente forma:
Ao
Valor NO
depreciado ($)
Depreciacin anual ($)
1 12.600.000 0.40 x 12.600.000 = 5.040.000
2 7.560.000 0.40 x 7.560.000 = 3.024.000
3 4.536.000 0.40 x 4.536.000 = 1.814.400
4 2.721.600 0.40 x 2.721.600 = 1.088.640
5 1.632.960 0.40 x 1.632.960 = 653.184
Ao
Depreciacin anual
($)
Depreciacin
acumulada ($)
Valor en libros ($)
1 5.040.000 5.040.000 7.560.000
2 3.024.000 8.064.000 4.536.000
3 1.814.400 9.878.400 2.721.600
4 1.088.640 10.967.040 1.632.960
5 653.184 11.620.224 979.776
Cuando se utilice este sistema, el valor de la depreciacin correspondiente al ltimo ao de
vida til comprender el monto total del saldo pendiente por depreciar.
Reduccin de saldos
Este mtodo consiste en la aplicacin de una tasa sobre el valor no depreciado del activo. El
calculo de la tasa se lleva a cabo mediante la siguiente formula:
Tasa de depreciacin = 1- n
Valor residual
Valor histrico
Donde n es el nmero de aos de vida til del activo
EJEMPLO:
Para el caso de Torres e Hijos, y suponiendo que el activo tiene un valor residual estimado
por la empresa igual a $3.150.000, la tasa de depreciacin anual por este mtodo se calcula
de la siguiente manera:
Tasa de depreciacin = 1- 5
3.150.000
12.600.000
Esta tasa debe de aplicarse para cada ao sobre el valor no depreciado del activo. La
depreciacin para cada uno de los aos de vida til del activo en el ejemplo es la siguiente:
Ao
Valor NO
depreciado ($)
Depreciacin anual ($)
1 12.600.000 0.242142 x 12.600.000 = 3.050.896
2 9.549.104 0.242142 x 9.549.104 = 2.312.236
3 7.235.868 0.242142 x 7.235.868 = 1.752.346
4 5.484.522 0.242142 x 5.484.522 = 1.328.032
5 4.156.490 0.242142 x 4.156.490 = 1.006.460
Ao
Depreciacin anual
($)
Depreciacin
acumulada ($)
Valor en libros ($)
1 3.050.896 3.050.896 9.549.104
2 2.312.236 5.363.132 7.236.868
3 1.752.346 7.115.478 5.484.522
4 1.328.032 8.443.510 4.156.490
5 1.006.460 9.450.000
Valor Residual
3.150.000
Si el valor residual no es significativo, este mtodo no puede usarse, porque al aplicar la
frmula la tasa de depreciacin sera 1, lo que significara una depreciacin del 100% para
el primer ao.
Mtodos basados en la actividad
El mtodo basado en la actividad (mtodo de cargo variable) presupone que la depreciacin
est en funcin del uso o de la productividad y no del paso del tiempo. La vida del activo se
considera en trminos de su rendimiento (unidades que produce) o del nmero de horas que
trabaja.
Para algunos activos como mquinas, equipos y vehculos, su vida til est estrechamente
relacionada con la capacidad de produccin, la cual se expresa en horas de trabajo,
kilmetros recorridos, unidades producidas, etc. Para estos activos se utiliza este mtodo de
depreciacin que consiste en calcular el monto de depreciacin peridica, de acuerdo con el
volumen de actividad alcanzada.
La depreciacin por unidad de produccin se calcula de la siguiente manera:
Valor histrico
= Depreciacin por unidad
Capacidad de produccin

La depreciacin por tiempo de uso se calcula de la siguiente manera:
Valor a depreciar x horas de uso en el ao
= Cargo por depreciacin
Total de horas estimadas

EJEMPLO:
El activo de Torres e Hijos tiene una capacidad de produccin de 100.000 unidades, al final
de las cuales se espera que quede totalmente depreciado. La produccin por ao a lo largo
de su vida til fue la siguiente:
Ao
Unidades
producidas
1 20.000
2 40.000
3 25.000
4 15.000
Depreciacin por unidad = $12.600.000 = $126/unidad
100.000 unid
El gasto por depreciacin para cada uno de los 4 aos se calcula de la siguiente manera:
Ao Depreciacin anual ($)
1 20.000 unid x 126/unid = 2.520.000
2 40.000 unid x 126/unid = 5.040.000
3 25.000 unid x 126/unid = 3.150.000
4 15.000 unid x 126/unid = 1.890.000
Ao
Depreciacin
anual ($)
Depreciacin
acumulada ($)
Valor en libros ($)
1 2.520.000 2.520.000 10.080.000
2 5.040.000 7.560.000 5.040.000
3 3.150.000 10.710.000 1.890.000
4 1.890.000 12.600.000 0
AGOTAMIENTO
Los recursos naturales, a menudo llamados bienes agotables, comprenden el petrleo, los
minerales y la madera. Presentan dos caractersticas principales:
1. Son susceptibles de una eliminacin (consumo) total.
2. Solo se pueden reponer mediante un acto de la naturaleza.
A diferencia de la planta y el equipo, los recursos naturales se consumen materialmente
durante el perodo de utilizacin y no conservan sus caractersticas fsicas. En su mayora,
los problemas contables asociados con los recursos naturales son similares a aquellos con
que se tropieza en el rea del activo fijo.
Clculo del agotamiento
Para poder calcular al agotamiento hay que tener en cuenta:
Establecimiento de la base del agotamiento
Cancelacin del costo del recurso
Establecimiento de la base del agotamiento
Los costos de los recursos naturales se pueden dividir en tres categoras:
Costos de adquisicin del depsito: Es el precio que se paga para obtener el derecho de
buscar y encontrar un recurso natural oculto, o el que se paga por una fuente ya descubierta.
Costos de exploracin: Costos asociados a la localizacin del recurso, una vez obtenido
el derecho de usar la propiedad.
Costos de desarrollo: Los cuales comprenden los costos del equipo tangible (Equipo
pesado y de transportacin) y los costos intangibles (partidas tales como perforaciones,
tneles y pozos) que se requieres para la produccin del recurso natural.
Cancelacin del costo del recurso
El agotamiento se calcula normalmente por el mtodo de las unidades de produccin
(mtodos basados en la actividad), lo que significa que el agotamiento es funcin del
nmero de unidades retiradas durante el perodo. Cuando se adopta este mtodo, el costo
total del recurso natural se divide entre el nmero de unidades estimadas que contiene el
depsito, para obtener el costo por unidad de producto. El cual se multiplica por el nmero
de unidades extradas a fin de calcular el agotamiento.
Costo total
= Agotamiento cargado por unidad
Unidades disponibles estimadas

AMORTIZACIN
Se denomina as a la representacin contable de la depreciacin monetaria que en el
transcurso del tiempo sufren los activos inmovilizados.

La amortizacin tiene un sentido econmico muy claro para la empresa, ya que si sta no
recogiera la prdida de valor experimentada por sus activos, el beneficio resultara ficticio y
la empresa se ira descapitalizando (no tendr recursos para renovar sus activos cuando sea
necesario).
Clasificacin de la amortizacin
Amortizacin ordinaria: es la desvalorizacin sistemtica del bien, determinada
previamente por la empresa.
Amortizacin extraordinaria: es la desvalorizacin imprevista total o parcial del bien, por
ejemplo, provocada por un siniestro.
Algunas formas de amortizacin son:
o Pago de una deuda mediante pagos consecutivos al acreedor.
o Extincin gradual en libros de una prima de seguros o bonos.
o Reduccin al valor en libros de una partida de activo fijo.
o Depreciacin o agotamiento
PERDIDA
La prdida contable representa una disminucin de una parte de los bienes y derechos de la
empresa (activos). El trmino prdida tambin se aplica a resultados negativos, que vienen
determinados por la diferencia entre los ingresos (ventas, prestacin de servicios, etc.) y los
gastos necesarios para generar dichas ventas (compras, gastos salariales, gastos generales,
etc.) durante un ejercicio.

No se deben confundir los conceptos de gastos y prdidas, ya que aunque ambos se agrupan
bajo la misma rbrica por tener el mismo efecto contable, los gastos representan recursos
empleados en servicios o bienes que se consumen con el fin de generar utilidades, mientras
que las prdidas representan gastos que no generan dichas utilidades.
I. Cuentas perdidas

1. Gastos generales: Comprenden los gastos de menor cuanta y que no ameritan
abrir una cuenta aparte. Entre estos se encuentran los recios de agua, telfono y
otros.
2. Gastos diversos: Comprende los gastos ocasionados por la administracin de la
empresa, tales como: viticos, honorarios y otros.
3. Gastos diversos ventas: Comprende los gastos ocasionados por el departamento
de ventas, tales como: fletes viticos y otros.
4. Compras: Registra el valor de las mercaderas adquiridas a precio de contado o
crdito.
5. Gastos sobre compras: Son los gastos ocasionados por la compra de mercaderas,
tales como: acarreos (seguros y otros).6. Devolucin y rebaja sobre ventas: Registra
las devoluciones o rebajas que se hacen a las mercaderas vendidas al contado a
crdito.
7. Publicidad pagada: Son los desembolsos efectuados a empresas que presentan el
servicio de publicidad, canales de televisin, radios y otros.
8. Propaganda pagada: Son los desembolsos efectuados para anunciar al negocio por
medio de volantes (afiches y otros).
9. Sueldos pagados: Son los desembolsos por pagos de sueldos al personal que
labora en la empresa.
10. Alquileres pagados: Son los pagos que se efectan por arrendamiento del
inmueble que ocupa el negocio.
11. Comisiones pagadas: Son los desembolsos efectuados poralgn motivo, Por
ejemplo: por la venta de mercaderas.
12. Intereses pagados: Desembolsos efectuados por algn motivo. Por ejemplo:
inters sobre un prstamo bancario.
13. Amortizaciones: Porcentaje que se amortiza en los activos diferidos.
14. Depreciaciones: Desgaste fsico que sufren los activos fijos por el uso de los
mismos. Para depreciar esos activos existen varios mtodos.
15. Descuentos concedidos: Como su nombre lo indica, son los descuentos que se
hacen en la venta de mercaderas, los motivos pueden ser diversos.
16. Ingresos por Ventas
17. Devoluciones en Ventas
18. Costo de Ventas
19. Utilidad Bruta
20. Pagos de Electricidad
21. Pagos de Agua
22. Pagos Propaganda
23. Ingresos por intereses
24. Fletes en compras
25. Pagos de Importacin
26. Comisiones a vendedores
27. Aportes del seguro Social
28. Gastos por alquiler
29. Gastos de Depreciacin
30. Prdidas por cuentas incobrables

GANACIA
Ganancia es la accin y efecto de ganar (adquirir caudal o aumentarlo, obtener un sueldo en
un trabajo, quedarse con lo que se disputa en un juego, conquistar una plaza). El trmino
suele referirse a la utilidad que resulta de un trato o una accin.

Ventas
Ingreso por Servicios
Alquileres cobrados o Ingresos por alquil
Comisiones Cobradas o Ingresos por comisiones
Intereses cobrados o Ingreso por intereses
Sobrante de caja
Patrimonio neto
Capital
Reservas
Resultados acumulados
Caja
Banco X cta/cte
Documentos a cobrar
Deudores por ventas/
o Clientes