2010 SECRETARIA DE PLANIFICACION COMUNAL ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE LAS CABRAS TITULO I: FINES Y ORGANIZACION 1.1 OBJETIVOS El presente manual, tiene como objetivo definir en forma clara y precisa los pasos que se deben seguir, desde su origen, licitacin, contratacin, ejecucin y trmino de un proyecto o estudio de inversin que administre la I. Municipalidad de Las Cabras, como tambin la administracin y custodia de los epedientes y documentos que respaldan cada uno de los procesos. 1.2 NORMATIVA APLICABLE !or regla general, para la ejecucin de los proyectos o estudios, se deber"n tener presente las normas de la Ley #$.%&', (rg"nica Constitucional de Municipalidades, la ley #&.$$% d compras p)blicas y su reglamento, los instructivos de la contralor*a +eneral de la ,ep)blica y los procedimientos definidos en este manual. 1.3 ORGANIZACIN INTERNA Le corresponder" a la secretar*a Comunal de !lanificacin, en adelante -EC!L./, y a la direccin de (bras Municipales, las funciones ejecutivas principales definidas en este manual, sin perjuicio de aquellas que les correspondan a la direccin de .dministracin 0 1inan2as u otras3 y las de fiscali2acin general que ata4an a la 5ireccin de Control. TITULO II: ORIGEN DE LOS PROYECTOS O ESTUDIOS El proceso de formulacin de un proyecto de inversin, se inicia con6 la identificacin de un problema, y finali2a con la postulacin al fondo de inversin seleccionada para resolverlo. Las principales actividades desarrolladas en este proceso son6 a7 Elaboracin del diagnstico que permita identificar y dimensionar el problema. b7 Identificacin, seleccin y an"lisis de las alternativas. c7 Evaluacin tcnico8econmica de las alternativas, recopilando los antecedentes de respaldo necesarios para presentar la iniciativa a la institucin financiera 9cuando corresponda7, seg)n los requerimientos de la etapa a la cual se postula y de acuerdo con las /ormas, Instrucciones y !rocedimientos del -istema /acional de Inversiones. d7 -eleccin de la mejor alternativa e7 :erificar que la iniciativa de inversin no est duplicada en el sistema ;I! por parte de esa u otra institucin. En caso de duplicidad, verificar con la institucin responsable de la iniciativa, la condicin y el alcance que pudiera tener en trminos de complementariedad o sustitucin. f7 Crear y presentar la fic<a para postular el proyecto ya definido. 2.1 RECOMENDACIN TCNICA !ara la licitacin de cada proyecto o estudio de inversin, por regla general, deber" contarse previamente con la recomendacin o evaluacin tcnica de se que corresponde otorgar al ministerio de !lanificacin y Cooperacin, a travs de la -ecretar*a ,egional respectiva, -E,!L.C, salvo aquellos que estn eimidos d este requisito. 2.2 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA Luego de la recomendacin tcnica en los casos que corresponda, para la licitacin de cualquier proyecto o estudio se requiere contar previamente con la disponibilidad presupuestaria pertinente. Esta disponibilidad consiste en que estn considerados en el presupuesto municipal u otros fondos en administracin, los recursos necesarios para el financiamiento de los proyectos o estudios. 2.3 FORMACIN DE EXPEDIENTE !or cada proyecto o estudio deber" prepararse una carpeta o epediente, con el objeto de ir incorporando a sta toda la documentacin pertinente desde su inicio <asta su trmino. Los documentos que se deben incorporar en este epediente se detallan m"s adelante. Este epediente servir" adem"s para los tr"mites regulares de revisin, como tambin para la fiscali2acin posterior de la Contralor*a +eneral de la ,ep)blica. .dem"s de lo anterior se mantendr" una carpeta digital con las fic<as y oficios generadas por el proyecto en la -EC!L./. TITULO III: LICITACION DEL PROYECTO O ESTUDIO 3.1 DECRETO DE LLAMADO Contando ya con la recomendacin tcnica, en los casos que corresponda3 y adem"s con la disponibilidad presupuestaria, es posible el llamado a licitacin del proyecto o estudio. El llamado a licitacin deber" formali2arse a travs de un decreto, el cual contendr" a lo menos lo siguiente6 /ombre del proyecto o estudio y su formalidad de licitacin o contratacin3 El presupuesto oficial m"imo estimado, si correspondiera3 Los registros y categor*as de los contratistas o consultores que participen3 La formalidad y pla2os para retirar antecedentes, efectuar consultas y aclaraciones y presentacin de las ofertas3 La comisin de apertura de las ofertas3 y La comisin de estudio y evaluacin de las ofertas. Las bases administrativas generales, las bases tcnicas y las especificaciones tcnicas, cuando proceda. !or regla general, este decreto de llamado deber" ser preparando con los antecedentes que entregue la -EC!L./ a la -ecretar*a Municipal, salvo que se encomiende esta tarea a otra unidad municipal3 sometindose luego al proceso de revisiones y autori2aciones que corresponda. 3.2 MECANISMOS DE LICITACION O CONTRATACIN6 La Licitacin !)blica, es el procedimiento administrativo que constituye la regla general para la celebracin de los Contratos Municipales de -uministro o prestacin de -ervicios, cuyo monto sea igual o superior a #== >?M. 5ependiendo de los montos involucrados, la licitacin o contratacin para el caso de los proyectos3 es decir, aquellos que implican la ejecucin de obras, se puede efectuar por los siguientes mecanismos6 a). CON AL MENOS 3 PRESUPUESTOS Cuando el presupuesto oficial del proyecto o estudio no supere las @== >.?.M. !). PROPUESTA PRIVADA Cuando el presupuesto oficial del proyecto o estudio sobrepase las #== >.?.M y no supere las @== >.?.M. "). PROPUESTA P#BLICA Cuando el presupuesto oficial del proyecto o estudio supere las @== >.?.M. 3.2.1L$"$%a"$&' "(' a )( *+'(, %-+, .-+,/./+,%(,. Ecepcionalmente se podr" invitar en forma selectiva a un m*nimo de tres 9A7 proveedores. En este caso los proveedores deber"n estar directamente involucrados en negocios relacionados con los ;ienes y -ervicios objeto de los trminos de referencia. -e deber" elegir proveedores con los cuales se tenga cierta epectativa d recibir respuesta. 3.2.2 La )$"$%a"$&' .-$0a1a 2 +) %-a%( ( C('%-a%a"$&' D$-+"%a -lo procede con el car"cter de ecepcional en los casos que epresamente as* determina la ley /B #&.$$% y el ,eglamento. En el caso de las contrataciones iguales o inferiores a #== >?M, las municipalidades podr"n acudir al ?rato o Contratacin directa. La propuesta privada obliga a la unidad municipal a cargo de la licitacin, a preparar bases administrativas y especificaciones tcnicas3 para luego invitar a A o mCs oferentes o contratistas, y estos deben prsentar sus ofertas en las condiciones se4aladas en las propias bases. Las municipalidades podr"n contratar a travs de una licitacin privada o ?rato o contratacin directa, slo cuando concurran las causales establecidas en el art*culo $B de la Ley de Compras p)blicas o en el art*culo #= del ,eglamento, y siempre que se cuente con una resolucin fundada en tal sentido. Las circunstancias en lo que respecta a las municipalidades son las siguientes6 #. -i en las licitaciones p)blicas respectivas no se <ubieren presentado interesados. En tal situacin, proceder" primero la licitacin o propuesta privada y, n caso de no encontrar nuevamente interesados, ser" procedente el ?rato o Contratacin 5irecta. @. -i se tratar" de contratos que correspondieran a la reali2acin o terminacin de un contrato que <aya debido resolverse o terminarse anticipadamente por falta de cumplimiento del contratante u otras causales y cuyo remanente no supere las #.=== >?M. A. En casos de emergencia, urgencia o imprevisto, calificados mediante resolucin fundada del jefe superior de la entidad contratante 9alcalde7, sin perjuicio de las disposiciones especiales para los casos de sismo y cat"strofe contenida en la legislacin pertinente. D. -i se trata de contrataciones reguladas por la Ley /B #&.$$%, se rigen *ntegramente por las normas de dic<o teto legal, por lo que la calificacin de urgncia la rali2a el jefe superior del servicio, el que en el caso d las municipalidades es el .lcalde sin que dic<o cuerpo normativo de intervencin alguna en la materia al Concejo Municipal. '. -i slo eiste un proveedor del bien o servicio. En este caso cabe slo el procedimiento del ?rato o Contratacin 5irecta. -i se trata de convenios de prestacin de servicios a celebrar con personas jur*dicas etranjeras que deban ejecutarse fuera del territorio nacional. %. Cuando por la naturale2a de la negociacin eistan circunstancias o caracter*sticas del contrato que <agan del todo indispensable acudir al trato 5irecto, de acuerdo a los casos y criterios indicados en el Manual Eur*dico de Compras !)blicas para las Municipalidades. F. Cuando las contrataciones sean iguales o inferiores a #== >?M. En este caso se deber"n aplicar las disposiciones de los art*culos '# y %A del reglamento relativas a las contrataciones menores 3.2.3 La )$"$%a"$&' .(- .-(./+,%a P3!)$"a -er" siempre obligatoria cuando las contrataciones superen las #.=== unidades tributarias mensuales 9>?M7. Es similar a la propuesta privada, con la diferencia que se invita a participar a todos los que se interesen, sin limitaciones, siempre que cumplan con los requisitos eigidos en las bases. 3.3 PREPARACION DE BASES ADMINISTRATIVAS Y TCNICAS En los casos de licitaciones a travs de propuestas p)blicas o privadas, la unidad municipal a cargo del proceso deber" preparar las correspondientes bases administrativas, ya sea generales y especiales3 como tambin las bases o especificaciones tcnicas3 y cualquier otro antecedente complementario relacionado con el proyecto o estudio. Las bases administrativas deber"n ajustarse a lo se4alado en el presente manual de procedimiento y deber"n ser aprobadas en el mismo decreto que convoca a propuesta. Lo anterior, es sin perjuicio de las modificaciones y ajustes posteriores que se efect)en a travs del proceso de consultas y aclaraciones quedar"n como definitivas, sin que puedan modificarse. Las bases administrativas deber"n contener, en general, todas las regulaciones en cuanto a las formalidades para participar en estas licitaciones, incluyendo materias referidas a 6 requisitos de los oferentes, formalidades y pla2os para presentar las ofertas, presupuestos disponibles y pla2os m"imos de ejecucin, criterios para evaluar las ofertas, formalidades de contratacin, inspecciones tcnicas, sistemas de pagos y retenciones, aplicaciones de multas, resoluciones de contratos entre otras. 3.4 EXCEPCIONES Ecepcionalmente, atendiendo a ra2ones de urgencia y de especialidad o confiabilidad tcnica, se podr" liberar del procedimiento se4alado en la letra a7 del numeral A.@ anterior, eimindote de los A presupuestos por solo @, o reempla2"ndolo por trato directo con un oferente o contratista. ?ambin se podr" autori2ar la liberacin del procedimiento que se4alan las letras b7 y c7 del numeral A.@ anterior, si convocada la propuesta privada o p)blica no se presentaren oferentes interesados el d*a de la apertura. En este caso, se podr" autori2ar su reempla2o por el mecanismo de a lo menos A presupuestos, o bien mediante trato directo. .simismo, se podr" autori2ar la liberacin del procedimiento que se4ala la letra c7 del numeral A.@ anterior, cuando concurran imprevistos u otras circunstancias debidamente calificadas por el Concejo, en sesin especialmente citada para ese efecto. En este caso, se reempla2ar" por propuesta privada. En los casos de los incisos primero y segundo de este numeral, la eimisin de los procedimientos ser" una facultad eclusiva y privativa del .lcalde, la que se epresar" en el correspondiente decreto de llamado. Espec*ficamente cuando se disponga de trato directo sin coti2aciones, el decreto deber" ser fundamentado. ,especto al inciso tercero, se recurrir" el acuerdo previo del concejo, que luego se oficiali2ar" tambin en el correspondiente decreto. 3.5 PUBLICACIONES EN EL PORTAL C6ILE COMPRA. En general, todos los procesos de difusin, comunicaciones y notificaciones de las licitaciones deber"n efectuarse a travs del sistema C<ile Compra, conforme a los protocolos definidos por ese portal. 3.5.1P/!)$"a"$&' 1+) ))a*a1( Estando totalmente tramitado el 5ecreto de llamado a licitacin, se deber" publicar en el sistema C<ile compra, de acuerdo a los protocolos de dic<o portal, conjuntamente con los dem"s antecedentes de la licitacin, seg)n sea el procedimiento adoptado, conforme a las modalidades que se se4alaron en el numeral A.@ anterior. En general el proceso de publicacin de las licitaciones en el portal C<ile compra, implica que todos los antecedentes est"n disponibles gratuitamente para los interesados en participar3 es decir, no <ay venta de bases por parte de la municipalidad. 3.5.2V$,$%a a %+--+'( Las bases administrativas podr"n o no considerar una visita a terreno3 dependiendo de la licitacin, de fijarse una visita, se indicar" el d*a, <ora y lugar en el llamado a licitacin publicado en el portal C<ile Compra, para interiori2arse m"s en detalle del objetivo y alcance de los proyectos o estudios. Esta visita podr" ser obligatoria u opcional, lo que ser" determinado en las bases administrativas. En el caso que sea obligatoria, los oferentes interesados estar"n obligados a participar, asistiendo personalmente o por representante designado, en el d*a y <ora definido en la bases administrativas. 5e esta visita la unidad tcnica municipal a cargo de la licitacin deber" levantar un acta, dejando constancia de los asistentes. Las ofertas de los oferentes que no asistan a las visitas obligatorias quedar"n al margen del proceso de postulacin. 3.5.3. C(',/)%a, 2 a")a-a"$('+, En los casos de propuestas p)blicas o privadas, luego del periodo de publicacin y conocimiento de las bases por los interesados en participar, se considerar" un lapso de tiempo para consultas y aclaraciones, las cuales se deber"n efectuar slo a travs del portal C<ile compra. El tiempo para este periodo de consultas por parte de los interesados en participar, ser" definido en el propio portal C<ile Compra, al momento de publicar el llamado a licitacin. Las respuestas a estas consultas ser"n entregadas por la unidad tcnica municipal a cargo de la licitacin, dentro de los pla2os definidos por el portal c<ile compra, y utili2ando slo este portal para este fin. La )nica ecepcin son aquellas licitaciones fuera del portal C<ile compra, en los casos que <aya sido autori2ada formalmente a eimirse. En estos casos, las consultas de los oferentes deber"n formularse por escrito o v*a E. mail a la unidad tcnica municipal, las que deber"n ser respondidas tambin por escrito o por E mail con copia a todos los participantes. .mbas comunicaciones se efectuar"n en las formalidades y pla2os previstos en las bases administrativas respectivas. 3.5.4 P-+,+'%a"$&' 1+ )a, (7+-%a, Los interesados en participar deber"n presentar sus ofertas slo a travs del portal c<ile compra, de acuerdo a los protocolos definidos en dic<o portal, dentro del pla2o previsto en el llamado a licitacin, agregando todos los antecedentes eigidos en las bases administrativas. /o obstante ello, las bases podr"n considerar la entrega de antecedentes f*sicos complementarios en soporte de papel, cuando el volumen de ellos <aga dificultoso subirlos al portal de C<ile compra. Especialmente, en los casos de licitaciones efectuadas fuera del portal C<ile compra a que se refiere el inciso final del numeral anterior, las ofertas deber"n presentarse en el lugar, d*a, <orario y formalidades de presentacin se4aladas en las bases administrativas y llamado a licitacin. 3.5.5 A.+-%/-a +)+"%-&'$"a 1+ )a )$"$%a"$&' La apertura de la licitacin se efectuar" en el d*a y <ora fijado en el portal C<ile compra para la denominada apertura electrnica, para lo cual se proceder", seg)n sea la modalidad de contratacin adoptada, como sigue6 a7 !ara el caso de las licitaciones a travs de trato o contratacin directa, la unidad tcnica proceder" directamente a la apertura electrnica de las ofertas, determinando en el acto si los oferentes califican de acuerdo a lo requerido. b7 !ara el caso de las licitaciones a travs de propuesta p)blica o privada, el procedimiento de apertura electrnica ser" como sigue6 - 5eber"n participar los funcionarios designados en la Comisin de .pertura de las ofertas, a travs del decreto de llamado. participara adem"s el secretario municipal, en calidad de ministro de fe. - El d*a y a la <ora prevista, la comisin de apertura proceder" primeramente a eaminar los acontecimientos obligatorios aneos solicitados en soporte papel, por cada uno de los oferentes. Luego, proceder" a cotejar con la informacin y antecedentes agregados en el portal, respecto al cumplimiento de los requisitos obligatorios de cada uno de los oferentes. :erifica conforme los antecedentes de cada oferente, se declara aceptada la oferta, solo respecto al cumplimiento de requisitos, sin que ello implique evaluacin de estas. En caso contrario, si no est"n conforme los antecedentes de los oferentes, se rec<a2ada la oferta respectiva. - -e deber" levantar acta de la apertura, se4alado a lo menos, los oferentes, montos de las ofertas, pla2o de ejecucin, garanti2a de seriedad de la ofertas de cada participante y nombre de los funcionarios municipales presentes. -er" firmado por los funcionarios y luego autori2ado por el secretario municipal. En acta ser" obligatorio considerar a todos los oferentes, ya sea que <ayan participado en la etapa inicial de visita a terreno o de aquellos que presentaron ofertas en el portal. - Concluido el acta de apertura, la unidad encargada de la licitacin, deber" remitir por oficio a la tesorer*a municipal, las garant*as de seriedad de las ofertas, para mantenerlas en custodia en esa unidad. - ?odos los antecedentes de la ofertas quedaran en custodia de la unidad municipal a cargo de la licitacin para proceder a su proceso se evaluacin. 3.5.8 L$"$%a"$&' 1+")a-a1a 1+,$+-%a -i concluido el proceso de apertura electrnica se verifica que no se recibi ninguna oferta, corresponde que la licitacin sea declarada desierta, para lo cual se deber" levantar una acta por la comisin de apertura dejando constancia del <ec<o y agregando como respaldo el reporte de la apertura del portal c<ile compra. Luego de apertura, para culminar el proceso formal, corresponde que a travs de un decreto alcaldicio, que deber" dictar la unidad a cargo de la licitacin, se declara desierta la licitacin. En este mismo decreto, o bien en otro independiente, se puede disponer la continuidad del proceso de licitacin. El declarar desierta la licitacin, permite continuar el proceso de licitacin por algunas de las siguientes alternativas6 a7 convocar a un nuevo proceso de licitacin, ya sea publico o privada 3 para lo cual deber"n repetirse los procedimientos antes epuestos3 b7 convocar mediante el mecanismo de contratacin directa, de conformidad a las facultades que entrega el articulo $B, inciso seto de la ley #$.%&', org"nica constitucional de municipalidades3 en cuyo caso, se contrata directamente al contratista que ejecutara la obra6 o bien, si se estima conveniente, se pueden tres coti2aciones o presupuesto a contratista del rubro objetivo de la licitacin. 3.8 A.+-%/-a +' ,(.(-%+ .a.+) 1+ )a )$"$%a"$&'
En el caso de las licitaciones en soporte papel, se efectuaran en el d*a y <ora fijada, seg)n esa la modalidad de contratacin adoptada, como sigue6
a7 !ara el caso de las licitaciones a travs de trato o contratacin directa, la unidad tcnica proceder" directamente a la apertura de las ofertas, determinado el acto si los oferentes califican de acuerdo a lo requerido. -e podr" levantar un acta para dejar constancia de las ofertas recibidas, se4alando a lo menos6 el proponente, monto ofertado y pla2o de ejecucin. b7 !ara el caso de las licitaciones a travs de propuesta publica o privada, el procedimiento de apertura es esencialmente formal, debiendo cumplirse algunas solemnidades b"sicas. - 5eber*an participar los funcionarios designado en la comisin de apertura de las ofertas, a travs del decreto de llamado. !articipara adem"s el -ecretario Municipal, en calidad de ministro de 1e. - El d*a a la <ora prevista, la comisin de apertura proceder" primeramente, mediante anuncio en vo2 alta, invitando a pasar a la sala a los oferentes asistentes, para luego cerrar la puerta de esta, no permitindose el ingreso posterior de ning)n otro oferente que llegue atrasado. Luego, proceder" a eaminar los antecedentes obligatorios solicitados en las bases administrativas, por cada uno de los oferentes, verificado su adecuado cumplimiento. :erificado conforme los antecedentes de cada oferente, se declarara aceptada la oferta, solo respecto al cumplimiento de requisitos, sin que ello implique evaluacin de estas. - -e deber" levantar acta de la apertura, se4alando a lo menos, los oferentes, montos de las ofertas, pla2o de ejecucin, garant*as de seriedad de la ofertas de cada participante y nombre de los funcionaros municipales presentes. Esta acta ser" firmada por los funcionarios y oferentes presentes y luego autori2ado por el -ecretario Municipal. En el acto obligatorio considerar a todos los oferentes, ya sea que <ayan participado comprando antecedentes complementarios de las bases o de aquellos que presentaron ofertas. - Concluido el acto de apertura, la unidad de la licitacin. 5eber" remitir por oficio a la tesorer*a municipal, las garant*as de seriedad de las ofertas, para mantenerlas en custodia en esa unidad - ?odos los acontecimientos de las ofertas quedaran en custodia municipal a cargo de la licitacin para proceder a su proceso de evaluacin. Titulo IV: Evlu!i"# $ A%&u%i!!i"#. 4.1 COMISIONES DE EVALUACIONES Luego de concluido el proceso de apertura de las propuestas, se constituir" la comisin de estudio y evaluacin de stas designada en el decreto de llamado, para que proceda a su an"lisis tcnico y econmico. !or regla general, la comisin de estudio y evaluacin estar" integrada por el -EC!L./, 5irector de (bras y otro profesional o tcnico a cargo del proyecto o estudio. .dem"s se podr" integrar a otros funcionarios especialistas en el tema, o tambin a epertos eternos, seg)n lo amerite el proyecto o estudio. !ara el caso especifico de proyectos o estudios con presupuesto oficial inferior a #== >.?.M, la comisin de estudio u evaluacin podr" estar integrado solo por dos profesionales o tcnico de la unidad encargada de la licitacin. 4.2 PROCESO DE EVALUACIN . En el proceso de evaluacin de las ofertas, la comisin deber" efectuar un an"lisis cr*tico de la viabilidad tcnica y econmica de cada una de las ofertas recibidas. En todo caso, este an"lisis deber" ajustarse a las eigencias previstas en las correspondientes bases administrativas, especifica tcnica y dem"s antecedentes de la licitacin. La evaluacin debe traducirse en la entrega de puntajes ordenados de mayor a menor para cada uno de las ofertas presentadas, los cuales se basaran en los criterios y factores de ponderacin fijados en las correspondientes bases administrativa. En esta materia, solo es posible considerar puntaje por los criterios prefijados las bases administrativas, sin que puedan agregarse otras consideraciones ajenas no previstas en ellas. 4.3 CRITERIOS O FACTORES DE EVALUACIN Los criterios o factores de evaluacin de ofertas, deben siempre estar fijados al momento de disponerse la licitacin, ya sea a travs de trato directo o en propuestas p)blicas o privadas. En esta materia debe actuarse con absoluta transparencia, fijando los criterios o factores de ponderacin sobre bases objetivas y que adem"s permitan su adecuada medicin al momento de evaluar ofertas. /o resulta procedente considerar criterios o factores de evolucin que no <ayan sido fijadas al momento de disponerse la licitacin6 como tampoco se deben modificar las ponderaciones y a su forma de medicin una ve2 ya establecidas. Evaluadas las ofertas de acuerdas a los criterios y factores definidos y <abiendo oferentes que califican para su adjudicacin, no resulta procedente proponer su rec<a2o. Los criterios o factores de evaluacin que se pueden considerar en los procesos de licitacin son6 P-+"$( definiendo en rangos o escalas graduales un mayor puntaje al menor precio3 T$+*.( 1+ +'%-+9a: definiendo en rangos o escalas graduales un mayor puntaje al menor tiempo3 Ca)$1a1 1+ )a (7+-%a: definiendo en rangos o escalas graduales la forma como se asignara un mayor puntaje a las ofertas de mayor calidad. E;.+-$+'"$a 1+) "('%-a%$,%a ( "(',/)%(-: definiendo en rangos o escalas graduales un mayor puntaje a quienes tengan mayor eperiencia en el rubro de la licitacin. -in perjuicio de los criterios o factores de evaluacin antes se4alados, se pod*an establecer otros espec*ficos para la naturale2a de la licitacin, siempre que sean establecidos al inicio del proceso y que estos sean fijados y medibles. 4.4 INFORME DE EVALUACIN El resultado del estudio y evaluacin se traducir" en un informe o acta por escrito con los puntajes obtenidos por cada una de las ofertas recibidas, debidamente ponderadas en los criterios y factores fijados en las bases administrativas. En este informe o acta, adem"s debe agregarse como conclusin una propuesta de adjudicacin o rec<a2o, con sus correspondientes fundamentos, la cual se presentara al .lcalde para su resolucin final. La fundamentacin debe ser objetiva y racional3 y adem"s, respaldarse congruentemente con los puntajes asignados a cada una de las ofertas evaluadas.
4.5 RESOLUCIN MUNICIPAL Emitido el informe y proposicin de adjudicacin o rec<a2o, le corresponder" al .lcalde resolver sobre ello. La resolucin del alcalde se materiali2ara a travs de un decreto de adjudicacin o rec<a2o, sin perjuicio de lo anterior, en los casos de adjudicaciones que involucren un monto igual o superior a '== >?M, antes de dictarse el decreto deber" solicitarse la aprobacin del Consejo Municipal, para firmar el respectivo contrato cuando se trate de fondos que comprometan el patrimonio municipal. El decreto de adjudicacin deber" se4alar siempre como fundamento el informe de evaluacin de la comisin3 y adem"s, el acuerdo del consejo, en los casos de contratos de obras superiores a '== >?M. Luego en su parte resolutiva deber" considerar a lo menos lo siguiente6 - /ombre del proyecto o estudio adjudicado3 - (ferentes adjudicado3 - Monto adjudicado3 - !la2o de ejecucin3 - Inspeccin tcnica municipal3 - 1ormalidad de contrato3 - Imputacin del gasto3 - !ublicacin del decreto. 4.8 PUBLICACIN Y NOTIFICACIN DE LA ADJUDICACIN Cursado conforme el 5ecreto la unidad a cargo de la licitacin deber" proceder a su publicacin en el sistema c<ilecompra, de acuerdo a los protocolos de ese portal. . travs de la publicacin en el, portal c<ilecompra se deben entender informados todos los oferentes interesados en la licitacin3 y adem"s, notificado el oriente adjudicacin. 4.< TRASLADO DE EXPEDIENTE Cumplido el proceso de publicacin, notificacin del 5ecreto de adjudicacin, se proceder" confeccionar el respectivo contrato, debiendo trasladarse posteriormente una copia del epediente a la inspeccin tcnicas de obras 9I?(7. TITULO V CONTRATACION DEL PROYECTO O ESTUDIO 5.1 PREPARACION DEL CONTRATO Cursado y publicado el 5ecreto de adjudicacin la -EC!L./, proceder" a preparar el contrato del proyecto o estudio, dentro de las formalidades y pla2os previstos en las bases administrativas correspondientes. 5.2 FIRMA DE CONTRATO El contrato ser" firmado por el .lcalde en presentacin de la Municipalidad y por el representante legal del oferente o contratita adjudicado. .ntes de la firma del contrato, el contratista deber" entregar la boleta de garant*a de fiel cumplimiento de este, lo cual deber" ser enviada a custodia a la tesorer*a municipal. En este mismo acto, se proceder" a la devolucin de la garant*a de seriedad de la oferta del contratista adjudicado, como tambin de los dem"s oferentes que participaron en la licitacin, para lo cual la unidad de accesoria jur*dica deber" autori2ar por oficio a la tesorer*a municipal. TITULO IV. EJECUCION DEL PROYECTO O ESTUDIO 8.1 INICIO DEL PROYECTO O ESTUDIO -uscrito conforme el contrato, la unidad de -EC!L./ proceder" trasladar una copia del epediente completo del proyecto o estudio a la inspeccin tcnica municipal que sea designada. -olo una ve2 suscrito el contrato y obtenido el 5ecreto .lcaldicio de .djudicacin, la I?( podr" dar inicio al proyecto o estudio3 por consiguiente, el pla2o de inicio ser" contabili2ado siempre a contar de la fec<a de entrega de terreno u obtencin del 5ecreto .lcaldicio de .djudicacin. -in perjuicio de lo anterior, si as* lo contemplan las bases administrativas correspondientes, la fec<a de inicio precisa, en el caso de proyectos, deber" quedar consignado en un libro de obras, que llevara la inspeccin tcnica municipal, siempre que sea posterior a la fec<a de suscripcin del contrato. En este libro se registran todas las vistas, observaciones, sugerencias, y en general todas las comunicaciones entre contratista y la inspeccin tcnica. El libro de obras se llevara en duplicado, quedando el original en la obra y la copia para la inspeccin. 8.2 INSPECCION TECNICA DE LA OBRA =ITO) Eistir" dentro de la actual estructura organi2ativa municipal una instancia especiali2ada que cumplir" las funciones espec*ficas de inspeccin tcnica de obras que depender" de la direccin de obras municipales, con el objetivo de fiscali2ar la ejecucin de los proyectos que sean ejecutados yGo administrativa por el municipio. Esta unidad especiali2ada se denominada inspeccin tcnica de obras y su funcin principal ser" la fiscali2acin de todos los proyectos de obras adjudicaos por el municipio, ya sea que sean ejecutados directamente por terceros. El ejercicio de las funciones de inspeccin tcnica que reali2ara esta unidad ser" con autonom*a tcnica en sus determinaciones e informes, sin perjuicio de la supervisin administrativa que le corresponde efectuar a las dem"s unidades municipales. En general las determinaciones y aprobaciones que entregue esta I?( deber*an por la unanimidad de sus integrantes. En caso que no <ubiere unanimidad se resolver" por simple mayor*a, sin prejuicio de dejar constancia de las opiniones disidentes . Huedan comprendidos dentro de las funciones de fiscali2acin de esta unidad, entre otras , las siguientes6 a7 1iscali2acin en terreno de las obras, dejando constancia de las observaciones yGo recomendaciones en el libro de control de obras3 b7 ,evisin en terreno de los avances de obras que sirven de base para cursar estados de pago3 c7 ,evisin y aprobacin de los estados de pagos que sean presentados por los contratistas3 d7 !ronunciamiento tcnico sobre solicitudes de ampliacin de pla2o yGu obras que sean requeridas 3 e7 Informes tcnicos que sean solicitudes referidos a las obras fiscali2ada3 f7 .dministracin y custodia del epediente administrativo y tecnico referido a cada obra fiscali2ada3
En aquellos casos en que la municipalidad no realice el pago de los proyectos directamente, los estados de pago de las obras, ser"n remitidas a los organismo respectivos mediante un oficio del .lcalde, que prepara la -EC!L./, previa recepcin de un certificado con :isto ;ueno de la I?(. Los informes o determinaciones que adopte esta unidad tcnica, ser" con la participacin de todos los integrantes designados al efecto. Esta participacin deber" ser efectiva, <acindose plenamente responsable de lo resuelto, para cuyo objetivo consignaran los nombres y firmas en los documentos que sean emitidos ,especto a los estudios, se aplicar"n las mismas normas anteriores referidas a la I?(, con las adecuaciones que correspondan. 8.3 AUMENTO DE PLAZOS> DE OBRAS Y CAMBIOS DE PARTIDAS ,especto a los aumentos de pla2os, stos ser"n solicitados y fundamentados por escrito por el contratista ante la I?(. La inspeccin tcnica de las obras municipales los anali2ara y si los aprueba, solicitara por escrito al .lcalde para que este ordene dictar el decreto alcaldicio correspondiente. Cursado el decreto que autori2a el aumento de pla2o, se incorporar" al contrato esta ampliacin de pla2o. En cuanto a los aumentos de obras y por ende de presupuesto, estos podr"n ser solicitados y fundamentados por escrito por el contratista. La inspeccin tcnica de obras los anali2ara y si estima que son procedentes, lo informara al .lcalde quien podr" solicitar la factibilidad presupuestaria y financiera a la unidad de .dministracin y finan2as, si lo estima pertinente. -olo si es otorgada la factibilidad presupuestaria y financiera, se proceder" a preparar el decreto para formali2ar el aumento de obras y se proceder" a incorporar al contrato dic<a modificacin. En el caso que sea necesario reali2ar un cambio de partidas en beneficio del proyecto u obra, stas deber"n ser propuestas por la I?(, y deber"n evaluarse adecuadamente de tal suerte de que nunca pueden ser inferiores en su costo a las partidas originales, debiendo cautelarse los fondos p)blicos y el erario municipal. En todos los casos se deber"n confeccionar los correspondientes aneos de contratos3 y actuali2ar o reempla2ar las garant*as caucionadas a favor del municipio, cuando proceda. Las mismas normas anteriores se aplicaran para los aumentos de pla2os y de contenidos, en los casos de estudios, con las adecuaciones que correspondan. 8.4. ANTICIPOS DE PAGO -e podr" considerar el pago de los proyectos o estudios a travs de anticipos, siempre que estos estn contemplados en las correspondientes bases administrativas. !ara girar los anticipos, el contratista o consultor deber" siempre entregar una garant*a a favor del municipio por el mismo monto de dic<o giro. Esta garant*a podr" consistir en boleta de garant*a o vale vista bancario. Las garant*as deben estar entregadas en el municipio antes de cursarse los anticipos a favor de los contratistas o consultores. .dem"s antes de pagar los anticipos, deber" verificarse la autenticidad de las garant*as con el correspondiente banco que las emiti. Los anticipos entregados deber"n devolverse en los estados de pago que se contemplen para pagar los proyectos o estudios, seg)n las formalidades de montos y pla2os definidos en las correspondientes bases administrativas. 8.5 ESTADOS DE PAGO En general, la formalidad para pagar los proyectos o estudios ser" conforme al avance efectivo de estos, los que se liquidar"n a travs de estados de pago. El estado de pago ser" el documento tcnico de cobro que el contratista o consultor debe presentar a la I?( para su revisin y aprobacin. En el proceso de revisin y aprobacin la I?( deber" verificar que el avance en cuanto a porcentajes y montos se ajuste a la situacin real del proyecto o estudio. Luego de aprobado el estado de pago en cuanto a su avance, la inspeccin tcnica proceder" a revisar la aplicacin de retenciones , multas o devoluciones por anticipos, en los casos que corresponde, para visar su liquidacin financiera. 1inalmente , el estado de pago totalmente aprobado, se adjuntar" la factura o boleta visada al reverso y dem"s antecedentes eigidos en las bases administrativas, entreg"ndolos al 5epartamento de .dministracin y 1ina2as. El 5epartamento de .dministracin y 1inan2as revisar" y verificar" la pertinencia presupuestaria y financiera del estado de pago, para proceder a autori2ar su pago. TITULO VII: RECEPCION Y LI'UIDACI(N <.1 TRMINO DEL PROYECTO O ESTUDIO ?erminado el proyecto o estudio, el contratista o consultor deber" solicitar por escrito a la I?( la recepcin de ste. El inspector tcnico a cargo del epediente del proyecto o estudio, proceder" a fijar d*a y <ora de la inspeccin en terreno, para lo cual citar" a todos los integrantes de inspeccin tcnica, a que se refiere el punto %.@ de este manual, a quien le corresponder" efectuar la recepcin provisoria y definitiva. . esta Comisin se puede invitar adem"s al Eefe de control. <.2. RECEPCIN PROVISORIA El d*a y <ora se4alado, en presencia del contratista o su representante, la I?( proceder" a 4a recepcin provisoria. El inspector tcnico levantar" un acta, la cual ser" firmada por todos los funcionarios presentes y el contratista o su representante. -i <ay observaciones a la recepcin, deber"n quedar consignadas en el acta con el pla2o estimado para subsanarlas, lo que deber" luego ser verificado en la recepcin definitiva. -i el contratista o consultor no <a dado cumplimiento satisfactorio a todas las partidas contratadas, la I?( deber" rec<a2ar la recepcin provisoria, y de inmediato fijar una nueva fec<a para ello, todo lo cual se registrar" en el libro de obras. -olo contra la recepcin provisoria conforme se podr" cursar el )ltimo estado de pago. ?ambin, si el contratista o consultor as* lo solicita, el )ltimo estado de pago podr" ser cursado contra la recepcin definitiva. <.3? RECEPCIN DEFINITIVA 5entro del pla2o otorgado en la recepcin provisoria y subsanadas todas las observaciones all* formuladas, el contratista deber" solicitar a la inspeccin tcnica la recepcin definitiva. La I?( nuevamente concurrir" a terreno para verificar conforme su cumplimiento y si as* ocurre, otorgar" la recepcin definitiva. !ara ello, el inspector tcnico levantar" un acta que ser" firmada por los funcionarios presentes y el contratista o su representante. .l otorgarse la recepcin definitiva, el contratista podr" solicitar la devolucin de las retenciones a los estados de pago y las garant*as vigentes al fiel cumplimiento del contrato. Las devoluciones anteriores solo se cursar"n un ve2 que el contratista o consultor <aga entrega de la nueva garant*a de correcta ejecucin, por un pla2o de % mese o aquel que se4alen las bases administrativas, lo que debe producirse conjuntamente con la entrega del acta de recepcin definitiva. Cumplido todo lo anterior, la inspeccin tcnica deber" cursar los antecedentes mediante Memor"ndum al 5epartamento de .dministracin y 1inan2as, adjuntando los documentos de respaldo pertinentes, para que proceda a la devolucin de retenciones y garant*as. 1inalmente, la 5ireccin de .dministracin y 1inan2as proceder" a cursar el decreto de pago con la devolucin de las retenciones. .l mismo tiempo, la ?esorer*a Municipal <ar" la devolucin al contratista o consultor de la garant*a del fiel cumplimiento del contrato y recibir" en custodia de la correcta ejecucin de obra. <.4 LI@UIDACIN FINAL DE CONTRATO ?ranscurrido el pla2o fijado en las bases administrativas o los % meses desde la recepcin definitiva y sin que eistan observaciones o reclamos pendientes por el proyecto o estudio, el contratista o consultor podr" solicitar por escrito la liquidacin final del contrato. -olo en el caso de eistir observaciones o reclamos sin que <ayan sido subsanados por el contratista o consultor, se deber" <acer efectiva la boleta de garant*a de correcta ejecucin de obras, o en su defecto, solicitar otra por un nuevo pla2o, siempre y cuando el referido contratista o consultor se comprometa a su solucin dentro de esta prrroga. La liquidacin de contrato ser" preparada por la inspeccin tcnica y firmada por el contratista o consultor y el alcalde en base al contrato original. Conjuntamente con esto, se proceder" a la devolucin al contratista o consultor de la garant*a de correcta ejecucin de obras, para lo cual la inspeccin tcnica autori2ar" por Memo a la tesorer*a municipal, con esta autori2acin , la tesorer*a municipal proceder" a la entrega de la garant*a al contratista o consultor. 1inalmente la inspeccin tcnica dictar" un decreto de aprobacin de la liquidacin final del contrato. TITULO VIII EXPEDIENTES DEL PROYECTO O ESTUDIO -in perjuicio de las normas anteriores que se <an se4alado sobre el epediente de cada proyecto o estudio, la unidad municipal y en especial el funcionario a cargo de su administracin yGo custodia , deber" dar cumplimiento a las instrucciones que sobre la materia considera la Contralor*a +eneral de la ,ep)blica, especificaciones su Circular /B F@'# de fec<a #D de 1ebrero de @==$ u otra que la reemplace posteriormente. En las funciones de administracin y custodia de los epedientes, los funcionarios asignados a estas tareas deber"n adoptar todas las medidas de resguardo para que estos estn siempre en lugares adecuados y seguros, garanti2ando su integridad y estado de su conservacin. En la conformacin del epediente de cada proyecto u obra, deber"n contenerse los antecedentes que luego se indican, sin perjuicio que tambin se apliquen para los estudios, en los casos que sean pertinentes. A.1 A'%+"+1+'%+, .-+0$(, a) ))a*a1( a )$"$%a"$&' - ;ases administrativas y tcnicas3 - Legajo de planos y especificaciones tcnicas, - !resupuesto oficial - A.2 A'%+"+1+'%+, 1+ )a a.+-%/-a 1+ .-(./+,%a, - !ublicacin del llamado - .cta de apertura - (fertas presentadas A.3 A'%+"+1+'%+, 1+ )a a1B/1$"a"$&' - Evaluacin de las propuestas, - Contrato - !resupuesto compensado, si procediere - +arant*as constituidas A.4 A'%+"+1+'%+, 1+) 1+,a--())( 1+ )a (!-a - 5esignacin de la I?( - 5esignacin del profesional que se <ar" cargo de la inspeccin de la obra - .cta de entrega de terreno - Copia del libro de obra - !rogramacin y avance de obra - Certificaciones - Modificaciones de obra y pla2o, con la respectiva justificacin tcnica - -anciones a contratistas y consultores - ?raspaso de contrato A.5. A'%+"+1+'%+, 7$'a'"$+-(, - Estados de pago, - 5ocumentacin relativa a retenciones - ,eajustes y anticipos - !ago de indemni2aciones y gastos generales A.5 A'%+"+1+'%+, 1+ )a %+-*$'a"$&' 1+ )a (!-a, - .cta de recepcin de obras, - Constancia de devolucin de garant*a y retenciones, - Liquidacin y finiquito BIBLIOGRAFCA Ley #$.%&', (rg"nica Constitucional de Municipalidades. Ley #&.$$% de compras p)blicas y su reglamento. 5ecreto supremo /B @'= de @D de septiembre d @==D, del ministerio de Iacienda, que aprueba el ,eglamento de la Ley /B #&$$%. MINISTERIO DE PLANIFICACIN DIVISIN PLANIFICACIN> ESTUDIOS E INVERSIN MIDEPLAN D%%.EE,'$.*$1+.)a'.")E1("/*+'%(,E$'$"$a%$0a,F$'0+-,$( 'E*a'/a)F,'$..17 ->;-EC,E?.,I. 5E 5E-.,,(LL( ,E+I(/.L 0 .5MI/I-?,.?I:( 5ivisin de 5esarrollo ,egional6 D%%.EEGGG.,/!1+-+.9(0.")E151HEa-%$")+,? 8A<52F-+"/-,(F1..17 GGG."D$)+"(*.-a,.") D%%.EEGGG."D$)+"(*.-a.")E,+""$('+,E)+9a)E1("/*+'%( ,EMa'/a)FB/-$1$"(F"(*.-a,F*/'$"$.a)$1a1+,..17
El informe de la Administración Concursal: Determinación de la masa activa y pasiva en el concurso de acreedores y su impugnación. Contiene formularios.