PROCESO DE PLANIFICACION ESTRATEGICA

Por: ALCIDES CERRUD C.

USMA marzo 2002
1. Introd!!"#n
2. Pro!$%o d$ P&an$a!"#n E%trat'("!a%: Eta)a%
*. La P&an$a!"#n E%trat'("!a Pr+!t"!a
,. F"-ar O.-$t"/o%
0. F"-ar E%trat$("a%
1. E-$!!"#n d$ E%trat$("a%
2. E/a&a!"#n d$ E%trat$("a%
1. Introd!!"#n
A medida que crece una institucin, una empresa se hace cada vez ms compleja
y las tcnicas tradicionales utilizadas en las operaciones administrativas tienden a ser
inadecuadas. Las autoridades universitarias ya no se pueden dar el lujo de dejar que las
cosas transcurran por mucho tiempo, sin antes tomar decisiones. Por eso, hay que disear
nuevas formas de manejar este proceso. es a travs de la Planeacin !strat"ica,
preparada de manera fle#i$le, el instrumento ms adecuado para este fin, pues las
decisiones de$en ser tomadas $asndose en los mejores datos disponi$les.
La Planeacin !strat"ica es un proceso que permite a una or"anizacin ser activa
en la formulacin de su futuro% es el movimiento planeado desde un presente
incompletamente comprendido hasta el futuro deseado y pro$a$le, con un o$jetivo, a
varios aos% es la formulacin, ejecucin y evaluacin de acciones que permitirn que
una or"anizacin lo"re sus o$jetivos% es un intento por or"anizar informacin cualitativa
y cuantitativa, que permiten tomar decisiones efectivas en circunstancia de incertidum$re.
&e reconoce ampliamente que hoy en d'a se est viviendo a un ritmo acelerado y
una complejidad de cam$ios que afectan a las or"anizaciones. !l proceso de Planeacin
!strat"ica est $asado en la creencia de que una empresa de$er'a verificar en forma
continua los hechos y las tendencias internas y e#ternas.
(na empresa de$e tratar de llevar a ca$o estrate"ias que les permitan o$tener
$eneficios de las fortalezas internas, aprovechar las oportunidades e#ternas, que la
conduzcan a reducir las de$ilidades internas y a evitar el impacto de las amenazas
e#ternas. !n este proceso descansa o radica la esencia de la Planeacin !strat"ica.
)odos los ne"ocios son sistemas vivos que crecen, o declinan, proliferan y
evolucionan, para proporcionar productos y servicios. Para poder so$revivir, hoy en d'a,
las empresas de todo tipo y tamao de$en estar capacitadas para identificar la necesidad
de cam$ios y poder adaptarse a ellos.
Actualmente se ha lle"ado a la conclusin de que el proceso de la Planeacin
!strat"ica es de vital importancia para el #ito de las distintas or"anizaciones con y sin
fines de lucro. *e all' la importancia de la formulacin y ejecucin de estrate"ias.
2. Pro!$%o d$ P&an$a!"#n E%trat'("!a: $ta)a%.
!l proceso de planeacin consta de tres "randes etapas, que son+
,. -ormulacin de !strate"ias +
!sta primera etapa conduce a la fijacin de la misin de la firma o empresa, que
conlleva a una investi"acin, con el o$jeto de esta$lecer las de$ilidades, fortalezas,
oportunidades, amenazas y fijar o$jetivos y estrate"ias para la empresa. Las
estrate"ias que se seleccionan de$en aprovechar de forma efectiva las fortalezas de la
empresa, tratando de vencer las de$ilidades, sacando provecho de sus oportunidades
e#ternas y evitando las amenazas e#ternas. Para lo"rar la formulacin de estrate"ias
se requiere de tres actividades importantes+
a. /nvesti"ar a nivel interno de la empresa con el o$jeto de identificar de$ilidades y
fortalezas claves en las reas tales como, la administracin, la acadmica, la
financiera, la investi"acin y desarrollo.
/nvesti"ar a nivel e#terno con el o$jeto de verificar las posi$les oportunidades y
amenazas para la empresa.
$. &e requiere de un anlisis o tcnicas como es la matriz *0-A, con el o$jeto de
comparar las de$ilidades y fortalezas internas. 1on las oportunidades y amenazas
e#ternas, esencial para la formulacin de una estrate"ia.
c. !s importante la toma de decisiones, se de$en tomar decisiones con respecto a
los o$jetivos por fijar y las estrate"ias por se"uir.
2. !jecucin de !strate"ia s+
2
3 *espus de formuladas las estrate"ias se procede a la ejecucin de las mismas, es
una etapa de accin. &i"nifica que de$e movilizarse todo el personal para llevar a
ca$o las estrate"ias ya formuladas.
!n esta etapa se dice que es la ms dif'cil en el proceso porque se requiere de la
disciplina del personal% es necesario un tra$ajo en equipo, que e#ista una fuerza
motivadora que involucre a todo el personal. !s el momento de fijar las metas,
las pol'ticas y la asi"nacin de recursos.
4. !valuacin de !strate"ias +
3 Para evaluar efectivamente las estrate"ias se de$en analizar los factores internos y
e#ternos que influyen en las estrate"ias actuales.
3 &e de$e medir el desempeo de la empresa.
3 &e de$en tomar medidas correctivas para mejorar la posicin estrat"ica de la
or"anizacin.
*. La P&an$a!"#n E%trat'("!a Pr+!t"!a:
!l proceso de la Planeacin !strat"ica comienza con la etapa de formulacin,
donde se identifican las estrate"ias, o$jetivos y la misin de la or"anizacin 5(&6A.,
este es el punto de partida l"ico.
)oda or"anizacin o empresa, 3 y, por supuesto, la (&6A 3 poseen unas
estrate"ias, o$jetivos y misiones, aunque no han sido diseadas, comunicadas o escritas
en forma consciente, razn por la cual nos proponemos implementar una planeacin
estrat"ica de la (&6A a cinco aos.
!s vital para una empresa la identificacin de estos tres elementos, misin,
o$jetivos y estrate"ias, con el o$jeto de formular, ejecutar y evaluar futuras estrate"ias en
forma fruct'fera. !stos elementos nos suministran direccin para realizar anlisis del
entorno e#terno de la empresa identificando y evaluando tendencias y hechos sociales,
pol'ticos, econmicos y tecnol"icos, que afectan a la empresa y que no podemos
controlar. !ste anlisis nos conduce a identificar nuestras oportunidades ms importantes
en las que se de$e $asar la empresa para el futuro y las amenazas que de$emos tratar de
eludir o impedir. *e tal manera que podemos identificar los factores e#ternos y
aprovecharnos de las oportunidades e#ternas y poder reducir al m'nimo el impacto de las
amenazas y lo"rar esta$lecer una $uena estrate"ia.
!l otro anlisis que de$e ser identificado claramente por la empresa es interno,
con la intencin de ver y aprovechar sus fortalezas internas y vencer o minimizar el
efecto de sus de$ilidades y poder corre"irlos. /dentificar las fortalezas y de$ilidades es
de "ran importancia porque van a influir en el futuro de la or"anizacin.
4
(na vez realizados los anlisis de las fortalezas y de$ilidades internas,
3com$inados con las oportunidades y amenazas e#ternas y con una clara formulacin de
la misin 3 , se procede a fijar las estrate"ias y o$jetivos de la empresa.
,. F"-ar &o% O.-$t"/o%:
Los o$jetivos son los resultados espec'ficos a lar"o plazo, ms de un ao, que la
empresa $usca lo"rar mediante su misin. !s necesario aclarar que los o$jetivos a lar"o
plazo van a permanecer "eneralmente esta$les por el per'odo considerado que a$arca la
Planeacin !strat"ica. &in em$ar"o, las metas son mucho ms espec'ficas en cuanto a
tiempo, y facti$les de cuantificar% son $lancos a alcanzar anualmente% por ello las metas
se cam$ian o modifican con mayor frecuencia que los o$jetivos.
Los o$jetivos son los ideales y los sueos via$les de los empresarios. *e all' la
importancia de fijar un o$jetivo primario o "lo$al de la institucin y formular o$jetivos
$sicos por las distintas actividades o funciones.

Los o$jetivos proporcionan coherencia en el proceso de toma de decisiones%
adems indican las prioridades de la or"anizacin y presentan la $ase para la seleccin de
estrate"ias. &in o$jetivos, una empresa quedar'a a la deriva, sin propsito conocido.
0. F"-ar E%trat$("a%:
Las estrate"ias son los medios, los caminos por los cuales una or"anizacin
pretende lo"rar sus o$jetivos.
7in"una or"anizacin posee recursos ilimitados% por lo tanto, se de$en tomar
decisiones estrat"icas para eliminar ciertas acciones y poder asi"nar recursos de la
empresa.
!#isten diversas alternativas de estrate"ias por las cuales una empresa pudiera
optar o fijar. La formulacin correcta de las mismas no "arantiza su ejecucin acertada.
)erminada la etapa de la formulacin de estrate"ia, el proceso no culmina con la fijacin
de los o$jetivos y las estrate"ias% se pasa entonces a la etapa de la ejecucin, donde es
necesario fijar metas, determinar pol'ticas y asi"nar recursos. 8ay diferencias claras en
cuanto la formulacin y la ejecucin de estrate"ias% la formulacin es una actividad que
requiere de $uenas destrezas conceptuales, inte"radoras y anal'ticas, y demanda
coordinacin entre pocas personas, en cam$io la ejecucin es de carcter operativo, se
necesita de ha$ilidades en cuanto a motivacin y admiracin del personal y requiere de
una coordinacin entre muchos individuos.
1. E-$!!"#n d$ E%trat$("a%
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*espus de formulados los o$jetivos y estrate"ias, se pasa a analizar las
actividades $sicas de ejecucin de estrate"ias+
3 -ijar 6etas + Las metas son resultados a corto plazo 5anuales.. &on fundamentales
para la ejecucin acertada de estrate"ias de$ido a que forman la $ase para la
asi"nacin de recursos, constituyen un instrumento para controlar el avance hacia
el lo"ro de los o$jetivos y fijan prioridades de la empresa.
Las metas de$en ser $ien formuladas, que sean coherentes con los o$jetivos
sealados y que sirvan de respaldo a la ejecucin de las estrate"ias.
Las metas de$en ser medi$les, coherentes, razona$les, estimulantes, claras y que
se conozcan dentro de la or"anizacin. *e$en informar so$re cantidad, costo
tiempo y ser verifica$les.
3 -ijar Pol'ticas + &e de$en fijar pol'ticas para resolver los pro$lemas de la
or"anizacin que sur"en de los cam$ios en la direccin de estrate"ias. Por lo que
es necesario esta$lecer las partidas, mtodos, procedimientos, re"las, formas
administrativas espec'ficas para darle apoyo al tra$ajo que $usca las metas que se
han fijado.
Las pol'ticas son instrumentos para la ejecucin de estrate"ias, fijan las re"las de
accin que de$en tomarse para lo"rar las metas y o$jetivos de la empresa. !n
definitiva, las pol'ticas vendr'an a ser las re"las del jue"o necesarias para lo"rar
los o$jetivos esta$lecidos. 8ay diferentes tipos de pol'tica dentro de una empresa.
3 Asi"nacin de :ecursos + *espus de la formulacin de metas y pol'ticas, se
procede a la asi"nacin de recursos. !ste proceso de$e realizarse de acuerdo con
las prioridades fijadas en las metas apro$adas% son stas las que imponen la forma
en que se asi"narn los recursos.
)odas las empresas disponen, por lo menos, de cuatro tipo de recursos que son
utilizados para lo"rar las metas deseadas, estos son+ financieros, f'sicos, humanos
y tecnol"icos.
-recuentemente, la demanda de recursos es ms "rande que la totalidad de
los recursos disponi$les. Por lo tanto, es necesario utilizar un enfoque sistemtico
para la asi"nacin de recursos% este enfoque incluye ciertas etapas que podemos
mencionar+
3 !fectuar un inventario de todos los recursos que estn a disposicin de la
empresa.
3 *esarrollar un inventario de recursos de cada departamento.
3 :ealizar solicitudes de recursos.
3 Asi"nar en forma apropiada los recursos para cada departamento y poder preparar
los presupuestos operativos anuales de la institucin.
;
2. E/a&a!"#n d$ E%trat$("a%
Pasamos ahora a la <ltima etapa del proceso de la Planeacin !strat"ica que es la
evaluacin de las mismas. A medida que suceden cam$ios internos y e#ternos en la
empresa, las estrate"ias formuladas y ejecutadas se vuelven o$soletas. Por ello es
necesario que en forma sistemtica se revise, se eval<e y controle la ejecucin de
estrate"ias. !s frecuente que los pro$lemas internos y e#ternos impidan el lo"ro de las
metas y los o$jetivos propuestos.
A nivel interno es posi$le que se hayan formulado estrate"ias errneas o que se
hayan formulado $uenas estrate"ias que no se han ejecutado en forma efectiva, o que se
hayan fijado metas y o$jetivos demasiado am$iciosas.
A nivel e#terno, es posi$le que las acciones de los competidores, los cam$ios en
la demanda, los cam$ios tecnol"icos o las acciones "u$ernamentales sean o$stculos
para la realizacin de las metas y o$jetivos.
Las actividades de la evaluacin de estrate"ias estn encaminadas a resolver
pro$lemas potenciales internos y e#ternos. Primero, se revelan las fortalezas y
de$ilidades internas y las amenazas y oportunidades e#ternas que constituyen las $ases de
las estrate"ias actuales.
La se"unda actividad de la evaluacin consiste en medir el desempeo
or"anizativo. /ncluye la comparacin de los resultados esperados con los resultados
reales producto de la ejecucin de estrate"ias.
La tercera actividad de evaluacin es la ejecucin de medidas correctivas que
requieren hacer cam$ios para el futuro% es necesario tomar en cuenta nuevos enfoques de
ejecucin y la reevaluacin de las estrate"ias.
=isto en forma resumida lo que es anal'ticamente el proceso de una planeacin
estrat"ica, es posi$le representarlo o ilustrarlo en el si"uiente esquema+ 5ver pa". > .
:esumiendo, los pasos a se"uir en la preparacin de la Planeacin !strat"ica de
una 0r"anizacin ser'an los si"uientes+
,. :edactar una declaracin de misin de la empresa 5si ya e#iste, verificar si se puede
mejorar..
2. /dentificar las oportunidades y amenazas e#ternas 5Anlisis !#terno..
4. /dentificar las fortalezas y de$ilidades internas 5Anlisis /nterno..
9. -ormular estrate"ias y fijar o$jetivos.
?
;. -ijar metas y pol'ticas.
?. Asi"nar recursos 5presupuestos anuales..
@
PROCESO DE PLANEACION ESTRATEGICA
!)APA *! -0:6(LA1/07 *! !&):A)!A/A !)APA *! !B!1(1/C7 *! !)APA *!
!&):A)!A/A !=AL(A1/07
!&):A)!A/1A
Anlisis
/nterno
/dentificar
de$ilidades
/dentificar
fortalezas
/dentificar
6isin
0$jetivos y
!strate"ias
Actuales
-ijar
6isin
*e la
!mpresa
Anlisis
!#terno
/dentificar
0portunidad
/dentificar
Amenazas
-ijar
0$jetivos
-ijar
!strate"ias
-ijar 6etas
,. Admn.
2. Acadmicas
4. -inancieras
9./nvesti"acin
;. *esarrollo
-ijar Pol'ticas
,. Admn.
2. Acadmicas
4. -inancieras
9. /nvesti"acin
;. *esarrollo
Asi"nar
:ecursos
6edir
!valuar
:esultados