El estudio se present mediante anlisis de informacin el procedimiento de

compras requerido para la buena gestin. Se analiz la documentacin generada

por la Direccin Tcnica de Bienes y Servicios de la Gerencia de Logstica, como
ente regulador de sistema de compras de la institucin y responsable de la
ejecucin del sistema de compras de la cadena de abastecimiento.

Se define como una investigacin descriptiva, por cuanto se intenta identificar las
acciones llevadas a cabo actualmente por el departamento mediante la revisin
de documentos, la normativa vigente en gestin de compras y otra documentacin
relacionada con el tema, as como la elaboracin de un cuestionario planteado a
los funcionarios involucrados de manera directa e indirecta en procesos de
compra.

Fuentes de informacin

Primarias
Se procedi a la obtencin de informacin relevante mediante el planteamiento de
cuestionarios tanto a los funcionarios de la Direccin de Servicios Institucionales
como de sus reas y Subreas las cuales presentan dentro de su labor, procesos
de gestin de compra.

Inicialmente se ejecuta una entrevista que consta de 31 preguntas a los tres
funcionarios actualmente involucrados en la gestin de compras de la Direccin.
Estas se segregaron en cinco principales aspectos: sobre sus funciones, la
organizacin, sobre el equipo tecnolgico utilizado, sobre mecanismos de control y
otros requisitos de la gestin.

Por otro lado, se entrevista a funcionarios de las reas y Subreas que tienen la
labor de iniciar y promover ante la Direccin las compras requeridas para realizar
sus procesos. Se elaboraron 8 preguntas y un espacio para comentarios, lo cual
permiti obtener mejor opinin respecto a la gestin llevada a cabo por la
Direccin segn los involucrados de manera indirecta en la mayor parte del
proceso.

Secundarias
Se realiz un anlisis de una muestra de 28 expedientes de compra de
un total de 109 ejecutados en el periodo 2008 en la Direccin de
Servicios Institucionales.

Se realiz revisin y valoracin de normativa en contratacin administrativa y
administracin de recursos pblicos, adems de teora sobre gestin de compras
vigente que afectan a la CCSS, especficamente a la Direccin en estudio.

1.9.3. Investigacin bibliogrfica

Se revis la Ley General de Contratacin Administrativa y su Reglamento, as
como el Modelo de Facultades y Niveles de Adjudicacin por Instancia
Administrativa aprobado por Junta Directiva en el 2007, se analiz el documento
Manual de Normas y Procedimientos para uso de las unidades facultadas para
adquirir bienes y servicios elaborado por el rea Tcnica de Bienes y Servicios de
la Gerencia de Logstica y actualmente en revisin para su aprobacin a nivel
institucional.

As mismo, se consider en la estrategia lo estipulado en el Modelo de
Funcionamiento del rea de Gestin de Bienes y Servicio en los establecimientos
de salud de la CCSS, adems de otros documentos relacionado con la
contratacin administrativa y el control interno en las
instituciones gubernamentales existentes en Costa Rica, especficamente para
la gestin en la Caja Costarricense de Seguro Social.

Se analiz alguna teora relevante respecto al tema en internet, algunas tesis
sobre gestin de compras en otras institucionales como Poder Judicial as como
en otros pases como Chile, adems de circulares vigentes relacionadas con la
contratacin administrativa a nivel institucional.
1.9.4. Investigacin de campo

Para obtener investigacin en campo, se realizaron entrevistas con
cuestionarios a los funcionarios involucrados en el proceso de compras
institucionales tanto en la Direccin de Servicios Institucionales como en sus
unidades adscritas.

Se definieron dos diferentes cuestionarios para las dos reas entrevistadas, una
ms compleja para la gestin en la Direccin, la cual se divide en funciones,
organizacin, tecnologa, control y otros requisitos y otra para los tramitadores
de las compras en cada rea y subrea, relacionada con sus funciones y sobre
todo de opinin respecto a la gestin en la Direccin de Servicios
Institucionales.

Por otro lado, se realiz un anlisis y verificacin de cumplimiento de requisitos
bsicos segn el RGCA a una muestra de expedientes de contrataciones
efectuadas en la Direccin durante el periodo 2008.

Para el desarrollo de la investigacin, se tomaron algunos elementos de la
estadstica matemtica de forma elemental, con el propsito de que pueda ser
asimilada por el lector de manera sencilla, obteniendo los resultados esperados.

Se realiz un muestreo a la poblacin total de expedientes ejecutados en el
2008 en la Direccin de Servicios Institucionales en compras directas de menor
cuanta y concursos de licitacin abreviada, los cuales suman 109 expedientes.

Algunos de los trminos bsicos a considerar para la obtencin de la muestra
se definen para su interpretacin

Poblacin: refiere a aquel conjunto de individuos o elementos al que se le
puede observar o medir una caracterstica o atributo. En este caso se define
como un conjunto de expedientes de compra ejecutados durante el periodo
2008.

Muestra: consiste en medir solo una parte de la poblacin y tomar los
resultados medios en la muestra como una aproximacin del verdadero
resultado medio de la poblacin.

Error muestral: Es una medida de la variabilidad de las estimaciones de
muestras repetidas en torno al valor de la poblacin, nos da una nocin clara de
hasta dnde y con qu probabilidad una estimacin basada en una muestra se
aleja del valor que se hubiera obtenido por medio de un censo completo.

Siempre se comete un error, pero la naturaleza de la investigacin nos indicar
hasta qu medida podemos cometerlo.

Nivel de Confianza: Es la probabilidad de que la estimacin efectuada se
ajuste a la realidad. Cualquier informacin que se quiere recoger est
distribuida segn una ley de probabilidad, es la probabilidad de que el intervalo
construido en torno a un estadstico capte el verdadero valor del parmetro.

Varianza Poblacional: Cuando una poblacin es ms homognea la varianza
es menor y el nmero de entrevistas necesarias para construir un modelo
reducido de la poblacin, ser ms pequeo. Generalmente es un valor
desconocido y hay que estimarlo a partir de datos de estudios previos.

Para determinar el tamao de la muestra cuando los datos son cualitativos, es
decir para el anlisis de fenmenos sociales o cuando se utilizan escalas
nominales para verificar la ausencia o presencia del fenmeno a estudiar, se
recomienda la utilizacin de la siguiente frmula:
Luego de obtener el dato de los expedientes a analizar, se realiz una eleccin
aleatoria del total de expedientes mediante la utilizacin de una calculadora
fx95MS,

se tom un nmero al azar (shift ran#), obteniendo 0,335; del cual se
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tomaron los dos primeros dgitos, obteniendo como nmero de inicio el
expediente #33. En programa Excel, se determin tomar en adelante los
expedientes correspondientes a cada 3 dgitos (36, 39etc) llegando hasta el
109 y regresando al expediente #1 y sucesivos hasta obtener los 28
expedientes.

Se analizaron los expedientes No. 2, 5, 8, 33, 36, 39, 42, 45, 48, 51, 54, 57, 60,
63, 66, 72, 75, 78, 81, 84, 87, 90, 93, 96, 99, 102, 105, 108.

1.9.5. Procesamiento de la informacin

Se procedi a la consolidacin y digitalizacin de la informacin obtenida, tanto
en la revisin de los expedientes como de las entrevistas en sitio con los
funcionarios involucrados en el tema, creando una serie de resultados muy
concretos y de fcil interpretacin, a fin de proceder con el anlisis
correspondiente de los datos alcanzados.

A ello se suma la interpretacin y anlisis que se realiza a los documentos
relacionados con el tema a fin de que pueda ser consolidada y permita con
resultados de las herramientas aplicadas, crear estrategias reales para la buena
gestin en la Direccin de Servicios Institucionales.

1.10. LIMITANTES DE LA INVESTIGACIN

Disponibilidad de tiempo de los funcionarios de la Direccin de Servicios
Institucionales, de las reas y Subreas, encargados de la gestin diaria
de los procesos de compra, para las entrevistas y solicitud de
informacin, requeridas para el estudio.

Existencia real y expedita de los expedientes de compra ejecutados
durante el periodo en estudio.



El clsico enfoque del concepto estrategia est definido como un proceso a
travs del cual se abstrae del pasado para situarse en un estado futuro
deseado y desde esa posicin tomar las decisiones necesarias en el presente
para alcanzar dicho estado.

Es por ello que podemos destacar el trmino estrategia como un plan racional y
formal para modificar o dejar de hacer acciones del pasado que contribuyan al
estado esperado hacia el futuro.

Al igual que el riesgo, se debe entender que la estrategia no es un acto aislado
sino una cadena de elecciones que recorre toda la institucin o empresa
involucrando todos los aspectos que hacen que la misma funcione.

La naturaleza propia de la estrategia abarca:
Toma de decisiones
Rumbo de la organizacin
Adaptacin al cambio del entorno
Cumplimiento de metas y objetivos

Esta pautas son construidas a travs de un transcurso estratgico que
conforma 4 etapas imprescindibles, en este caso en la gestin de la
contratacin:

1. El anlisis estratgico, o sea la comprensin de la situacin actual de la
Direccin.

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Aunque existen mltiples conceptos de estrategia, se toman consideraciones de
personalidades en la gerencia estratgica como Henry Mintzberg y su enfoque
integrador.
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2. El planeamiento estratgico, que quiere decir la direccin del curso de
accin a seguir para alcanzar los objetivos o propsitos del rea de
gestin de compras.
3. La implementacin estratgica, es decir el proceso de confeccin de las
diferentes acciones previstas en los planes, y
4. El control estratgico o conjunto de ajustes y modificaciones a realizar
durante el proceso de implementacin para mantener el rumbo correcto.

Aunque existen varios niveles de estrategias, es este caso se aborda la
estrategia denominada corporativa, por cuanto es la estrategia que involucra
decisiones que alcanzan toda la direccin, y su finalidad es crear y mantener el
equilibrio en su razn de ser. En este nivel se establece como prioridad la
misin, visin de la institucin, de la Direccin y del rea en estudio, as como
sus polticas y objetivos para el desarrollo de su gestin.

Para este proyecto resulta necesario conocer de manera real las funciones que
en tema de contratacin administrativa ejecuta la Direccin de Servicios
Institucionales, mismas que se encuentran regidas bajo marcos normativos bien
marcados, para luego identificar el norte por el cual se debe continuar como
rea de gestin de compras con requerimientos importantes y relevantes a nivel
institucional.







Siguiendo lo establecido al inicio referente a las herramientas utilizadas en la
investigacin a fin de obtener informacin que permita analizar la gestin actual
del proceso de contratacin administrativa llevada a cabo por la Direccin de
Servicios Institucionales, se procede en este captulo a presentar en forma
clara y precisa, algunos resultados, quiz los de mayor relevancia, que
permitan contar con datos que ayuden a la administracin a tomar decisiones
en este proceso.

Resulta importante mencionar que la primer herramienta utilizada, entindase
los expedientes de compra analizados, deben cumplir una serie de requisitos
administrativos, tcnicos y legales que permitan orientar de manera eficaz el
concurso. Es decir, la administracin debe certificar que cada expediente
contenga una serie de requisitos que le aseguren una gestin ordenada del
concurso que conlleve a la adquisicin exitosa del bien o servicio.

Ms adelante, se obtienen los resultados de la aplicacin de la segunda
herramienta, es decir las opiniones de los funcionarios involucrados de manera
directa e indirecta en el proceso de compras ejecutado por la Direccin de
Servicios Institucionales.

A continuacin se reflejan algunos de los resultados luego de realizar la
valoracin a una muestra de expedientes la cual fue obtenida con ayuda de la
estadstica.

Se desarroll una gua que permiti verificar el cumplimento de aspectos
administrativos bsicos que requieren ser contenidos en los 28 expedientes
analizados, segn lo indica el Reglamento de Contratacin Administrativa.

La aplicacin de esta herramienta, permiti corroborar el estado de
cumplimiento de condiciones de forma fundamentales en la muestra estudiada.