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Tabla de contenido
Manual de procedimiento del departamento de Compras ...................................................... 2
Introduccin y objetivo ................................................................................................................... 2
Alcance de este manual .................................................................................................................. 3
Organigrama de la empresa ............................................................................................................ 3
Organigrama Departamento ........................................................................................................... 4
Polticas de compras: ...................................................................................................................... 4
Proceso para compra, entrada y salida de productos de almacn. ................................................ 5
Anexos: .......................................................................................................................................... 11
Firmas de conformidad ................................................................................................................. 12


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Manual de procedimiento del departamento de Compras

Introduccin y objetivo
Se presenta el manual de procedimiento del departamento de compras
donde se presentaran todos los procedimientos que se tienen que llegar a hacer
para tener el rea en completo funcionamiento y si hubiera alguna emergencia
supiera que hacerse sin necesidad de entrar en un momento de inestabilidad
dentro del rea.
El manual de procedimiento se crea para tener un funcionamiento total del
rea de compras y que ante un imprevisto el rea sepa cmo responder a su vez
las personas encargadas de cada rea tenga las facultades para llegar a hacer lo
que sea necesario ante una contingencia, este manual tambin tiene definido los
organigramas y como anexos las hojas de requerimiento de materiales que
tendrn que ser llenadas por las personas encargadas de cada rea y por las
personas que estn requiriendo el material.
El presente manual tiene que ser ledo, estudiado y aplicado por todos los
miembros del rea, para la elaboracin de este manual se llevaron a cabo tareas
especficas donde se analizaron las reas de oportunidad del rea y as poder
tener un rea con los requisitos de calidad para sustentar la operacin de la
empresa.
El presente manual es desarrollado por el director del rea en conjunto con
sus subordinados con la finalidad de dar el mejor servicio en el menor tiempo
posible y as llevar a cabo las tareas diarias de la empresa y en especfico del rea
sin ningn contratiempo, en el presente manual estn designadas algunos de los
problemas ms comunes y alguna posible solucin que no es necesario que se
sigan al pie de la letra, el presente manual tiene una vigencia de 1 ao, esto quiere
decir que el manual se tiene que estar actualizando 1 vez por ao de preferencia
al inicio para que est completamente actualizado en precios y normas de calidad.


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Alcance de este manual
El presente manual comprende el proceso de compras para los recursos
que son asignados a los departamentos: Administrativos, Recursos Humanos,
Soporte, Operaciones, Produccin y Ventas de acuerdo a lo establecido en el plan
de gastos o proyeccin de gastos del ao en curso. Manual debe ser estudiado
por todos los encargados de emitir rdenes de compras debido a que en este se
agregan los formatos correspondientes para cada ocasin.

Organigrama de la empresa






CEO
Director
Operativo
Gerente
Mercado
Gerente
Compras
Director
Administrativo
Gerentes
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Organigrama Departamento

Polticas de compras:
1. Al trmino de cada ao (Noviembre Diciembre) se deber efectuar un
presupuesto donde los jefes y encargados de cada departamento
debern de hacer el pedido correspondiente de los tiles o utensilios
que sern utilizados durante el ao y en que poca de debern de
otorgar a las distintas reas, este presupuesto deber estar autorizado
por el Director General de la empresa debido a que si este no tiene esta
autorizacin el presupuesto ser nulo.
2. El encargado de cada rea deber pasar el listado de los utensilios que
se utilizaran durante el prximo ao para hacer la correspondiente
cotizacin y que los precios mostrados en el presupuesto de fin de ao
para el ao entrante sean los precios exactos y no se entre en
contingencia dentro de la empresa.
3. Se determina quienes debern hacer las ordenes de compras al
departamento antes mencionado de cada rea
a. Produccin: Jefe de Produccin
Gerente de
Compras
Sub Gerente
compras
Departamentos
Equipo de
Trabajo
Sub Gerente
Compras Activos
e Importaciones
Equipo de
Trabajo
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b. Ventas: Jefe de Ventas
c. Operaciones: Coordinador de Operaciones
d. Sistemas: Jefe de sistemas.
4. No se podr llevar a cabo una compra por parte del departamento de
compras hasta que no se tenga la autorizacin correspondiente de cada
jefe de rea, esta deber ser expedida 3 das hbiles antes de que se
requiera el material. Sin la firma y sello del rea no se podr dar
seguimiento a la compra requerida.
5. Toda orden compra deber ser ingresada en el sistema y toda orden en
el caso especfico de nuestra empresa deber ser enviada por correo
electrnico donde se da la autorizacin correspondiente para la compra
de los productos. Toda requisicin se debe de dar de alta en la
plataforma correspondiente y habilitada por el rea de sistemas. Nota: el
departamento no tiene nada que ver con soporte a esta plataforma.
6. Las compras tienen un lmite y estas compras debern estar auditadas
en los siguientes niveles
a. 0 5,000 audita el comprador
b. 5,001 10,000 audita el jefe de compras
c. 10,001 30, 000 audita el gerente
d. 30,001 en adelante audita el director.
Proceso para compra, entrada y salida de productos de almacn.
I.- Orden de Compra.

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La presente orden de compra deber ser llenada y autorizada por el jefe de
cada rea especificado en el apartado anterior, por la parte de atrs deber
contener la firma del auditor correspondiente y se podr dar seguimiento a
la orden. Los precios de cada artculo mencionado dentro del rea de precio
unitario los dar el departamento de compras, es decir por correo
electrnico se enviara la solicitud de los productos y en base a la solicitud
se har una cotizacin con los proveedores y despus de que se lleve a
cabo la cotizacin se enviara un correo con la forma llena y deber ser
autorizada por el encargado de rea o responsable y auditada en su caso
por el personal correspondiente.
II.- Coti zacin del Producto requerido
Por polticas de la empresa y en particular del rea se tiene que tener un
buzn completamente transparente donde se pondrn lo que quieran dejar
cotizacin de sus productos y verificar que se ocuparan alguno de los
servicios o productos.
Se harn cotizaciones por parte de la empresa donde se hablara a la
empresa y se pedir que enven todo por correo electrnico donde se
especifica el precio unitario las piezas que estamos pidiendo y el total de la
cuenta, de este tipo de documentos se tendrn que pedir 3 al menos para el
uso exclusivo del rea.
III.- Concurso de coti zaciones
El concurso de cotizaciones se har 1 vez por ao, es decir que todos los
productos que se tengan que comprar se tendrn que cotizar al menos 1
vez al ao para verificar que en efectivo siguen siendo los precios ms
bajos y que no se estn haciendo compras desinformadas siendo esto el
principal problema de los departamentos de compras.
Se analizara a todos los concursantes y quien se decida ser el precio ms
bajo este ser el producto que se compre, siempre y cuando este dentro de
la calidad y precios que se busquen. Se dar a conocer al proveedor
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ganador del concurso mediante correo electrnico y llamadas telefnicas
donde se le dar a conocer lo necesario para darse de alta como proveedor
en la empresa, este proveedor deber entregar documentacin requerida
por el departamento.
IV.- Compra de Mercanca
Se har la compra de la mercanca requerida con el proveedor ganador
durante el tiempo estipulado que se requiera la mercanca, a menos que
sean productos especficos que se debern tener en stock y estos artculos
se solicitaran desde inicio de ao y se deber de pedir las cantidades
exactas para tener en stock, cada rea ser responsable de lo que solicite y
en los tiempos que lo solicite.
La orden de compra emitida por el rea deber tener la firma y autorizacin
del responsable para poderse llevar a cabo la compra de lo contrario no se
podr dar seguimiento, se tendr que respetar el presupuesto aprobado del
cual se habl al inicio del manual
Se llevara a cabo la compra de la mercanca y el encargado de hacer la
compra tendr que poner atencin en la forma que se har la compra
(Crdito, contado, parcialidades, consignacin) y agendar los pagos
necesarios en sistema para que el pago salga correspondiente a lo que
requiere el proveedor que se le liquide la deuda. (No se podr tener una
deuda mayor a 90 das hbiles)
V.- Entrega de la compra
Para la recepcin de la compra, el auxiliar de compra provee de una copia
de la OC al encargado de depsito a modo de control de las cantidades y
caractersticas del/los artculos adquiridos.
Con la copia de la OC este deber verificar que el contenido de la factura
recibida del proveedor coincida con la cantidad fsica de mercaderas de
acuerdo a la OC y confirmando la informacin debe dar ingreso a las
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mercaderas en el stock del sistema informtico y archivar con su firma de
visto bueno. La factura con sello al dorso lo remitir a compras para
completar el legajo de compras.
El encargado del depsito se encarga de comunicar a los sectores
solicitantes que las mercaderas ya se encuentran en el depsito para pasar
a retirar los pendientes, segn firma de conformidad o recibido en la OP
original
VI.- Despus de la compra
1 - El Dpto. de compra tiene la responsabilidad de verificar que las facturas
contengan la fecha, el tipo de comprobante (de crdito /contado),
vencimiento del timbrado, que no tengan tachaduras ni enmiendas y en
caso de que sea una compra a crdito, consignar la fecha de vencimiento.
2-El Encargado de Compras remite a Contabilidad segn cronograma de
fechas estipuladas por contabilidad los legajos de compra (En un tiempo
aproximado a 48 horas despus). Como resguardo, Compras llevar un
libro donde registrar todas la documentacin que entreg a Contabilidad
(nombre proveedor y nmero de factura), en donde firmar Contabilidad por
cada retiro.
3- En caso que Contabilidad registre algn faltante de documentacin o
irregularidad, deber devolver a Compras para su regularizacin.
4- Contabilidad se encargara del registro de las facturas de compras en el
mdulo de compras del sistema para imputarlos, y pasara un informe
diario a la gerencia de todas las registraciones e imputaciones (Compras a
Crdito y Contado realizadas con O.C.) Asimismo la gerencia y contabilidad
debern sellar y firmar las facturas para indicar que fueron CARGADAS en
el sistema y verificadas.
5- Contabilidad se encargara del archivo por fecha y proveedor de estos
comprobantes.
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6- En la semana que se defina como semana de pago, el da martes, el
encargado del dpto. De compras propondr al jefe administrativo una lista
de posibles pagos del da viernes. Una vez aprobado la lista de pagos, el
encargado de compras pasara al tesorero un listado definitivo de pagos,
este a su vez solicitar a contabilidad (mircoles) el preparo de los legajos
para pagos, segn listado DEFINITIVO, que lo entregar a Tesorera
mximo el da jueves por la maana contra acuse de recibo del libro de
entregas de documentos de Contabilidad para la elaboracin de los
cheques.
7- El da 30 de cada mes, el Dpto. de compras, deber entregar una lista de
las Ordenes de Compras pendientes de regularizacin, o sea, que faltan
adjuntar las facturas del proveedor. Contabilidad por su parte registrar
como gastos devengados contra proveedor a confirmar, que luego ser
conciliado mes a mes.
VII.- Compras Urgentes
1- El Coordinador de Operaciones solicita va mail o telefnica al Jefe de
Soporte, la necesidad de comprar repuestos u otro tipo de insumo o
herramienta, el Jefe de Soporte, segn la urgencia del caso ya realiza la
bsqueda de los presupuestos para el efecto. El Jefe de Soporte elabora
la planilla de Orden de Pedido planilla y remite al Encargado de
Compras con el presupuesto aprobado que tendr la firma del mismo
atrs como una aclaracin cual es el presupuesto seleccionado. En caso
de reiterarse la misma compra se podr utilizar el mismo presupuesto,
siempre y cuando, la antigedad del presupuesto no sea superior a 30
das. Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras y,
la 2da copia va con legajo para compra.
2- El presupuesto debe ser verificado por el Jefe de Soporte y aprobado
por el Director Administrativo, para confeccionar la orden de compra que
debe contener; el proveedor, cdigo contable del proveedor y el cdigo
contable de la obra o gasto que corresponda.
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3- El punto 1 y 2, se considera en caso de que los repuestos excedan el
monto de la caja chica otorgada al Sector de Soporte Gs.300.000, y se
le da celeridad en el proceso, debe ser realizada en un mximo de 48
horas.
4- Los siguientes procedimientos siguen el curso de las compras normales.
5- La recepcin del producto comprado, se deriva segn Orden de compra
del jefe solicitante, previa firma de conformidad. No entra en depsito
cuando se trata de repuestos o piezas, ya que se trata de uso inmediato.
VIII.- Insumos para la operacin Diaria
1- El Jefe de Produccin debe llenar una planilla de Orden de Pedido,
argumentando la necesidad, y remitir al encargado de compras.
2- Para realizar dichas compras debe haber un mnimo de 3 presupuestos
El presupuesto aprobado tendr la firma del responsable que hizo el
pedido aclarando en el presupuesto el motivo de la eleccin (precio,
calidad, etc.), este presupuesto ser vlido hasta 30 das. En caso de
reiterarse la misma compra se podr utilizar el mismo presupuesto,
siempre y cuando, la antigedad del presupuesto no sea superior a 30
das. Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras y,
la 2dacopia va con legajo para compra.
3- Con el presupuesto aprobado se confecciona la orden de compra que
debe contener; el proveedor, cdigo contable del proveedor y el cdigo
contable de la obra o gasto que corresponda, y la firma autorizada.
4- El procedimiento se encuadra en las dems situaciones de compras,
con la diferencia de que cuando se recibe el insumo solicitado, se
entrega automticamente en el Sector de Produccin, y El Jefe de
produccin debe recibir, firmar conformidad e ingresar a su stock.
5- El Jefe de Produccin debe manejar el stock de materia prima, con
ayuda del Sistema, quien deber ingresar en el stock todas las compras
realizadas y segn reporte de los encargados de produccin las
descargas correspondientes
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Anexos:




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Firmas de conformidad

Autorizo el da 21 de Abril del 2014 a las 16:30 pm, en las oficinas centrales de la
empresa el:

_________________________________________________________________
-
Director General
_________________________________________________________________
-
Director Operativo
_________________________________________________________________
-
Director Administrativo
_________________________________________________________________
-
Gerente Mercado
_________________________________________________________________
-
Gerente de Compras