FUNCIONES 2 Introducir Frmulas y Funciones 2 Insertar Funcin con el Asistente 3 Funciones Matemticas Funcin ENTERO 6 Funcin REDONDEAR 6 Funcin TRUNCAR 7 Funcin SUMA 7 Funcin SUMAR.SI 8 Funciones Estadsticas Funcin CONTAR 9 Funcin CONTARA 10 Funcin CONTAR.SI 11 Funcin MAX 11 Funcin MIN 12 Funcin PROMEDIO 12 Funciones Fecha Funcin HOY 13 Funcin AHORA 13 Funcin DIA 14 Funcin MES 14 Funcin AO 15 Funcin DIASEM 15 Funcin FECHA 15
Escuela Normal Superior Informtica II 5A, 5B, 5C, 5D
FUNCIONES EXCEL
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel para agilizar la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas. 1) INTRODUCIR FRMULAS Y FUNCIONES Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sintaxis de cualquier funcin es: nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Las funciones deben cumplir las siguientes reglas: Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejar espacios antes o despus de cada parntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C 1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Escuela Normal Superior Informtica II 5A, 5B, 5C, 5D
FUNCIONES EXCEL
2) INSERTAR FUNCIN CON EL ASISTENTE Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas. Si queremos introducir una funcin en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. Hacer clic en la pestaa Frmulas. Elegir la opcin Insertar funcin.
O bien, hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:
Escuela Normal Superior Informtica II 5A, 5B, 5C, 5D
FUNCIONES EXCEL
Excel nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta. Observar como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin. A final, hacer clic sobre el botn Aceptar. Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SUMA ().
En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas hacer clic con el botn izquierdo del mouse sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo.
Escuela Normal Superior Informtica II 5A, 5B, 5C, 5D
FUNCIONES EXCEL
En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar. Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5). En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn Autosuma que nos permite realizar la funcin SUMA de forma ms rpida. Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botn. Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la derecha: Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo). Adems de poder acceder al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones...
Escuela Normal Superior Informtica II 5A, 5B, 5C, 5D
FUNCIONES EXCEL
1) Funcin ENTERO Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo. Sintaxis: ENTERO (nmero), donde nmero es el nmero real que se desea redondear al entero inferior ms prximo. Ejemplo
2) Funcin REDONDEAR La funcin REDONDEAR redondea un nmero a un nmero de decimales especificado. Por ejemplo, si la celda A1 contiene 23,7825 y desea redondear ese valor a dos posiciones decimales, puede usar la siguiente frmula: =REDONDEAR (A1; 2) El resultado de esta funcin es 23,78.
Sintaxis:
REDONDEAR(nmero; nm_decimales),donde: nmero es obligatorio, y es el nmero que desea redondear. nm_decimales es obligatorio, y es nmero de decimales al que desea redondear el argumento de nmero.
Observaciones Si el argumento nm_decimales es mayor que 0 (cero), el nmero se redondea al nmero de lugares decimales especificado. Si el nm_decimales es 0, el nmero se redondea al nmero entero ms prximo. Si nm_decimales es menor que 0, el nmero se redondea hacia la izquierda del separador decimal.
Escuela Normal Superior Informtica II 5A, 5B, 5C, 5D
FUNCIONES EXCEL
3) Funcin TRUNCAR
Trunca un nmero a un entero, suprimiendo la parte fraccionaria de dicho nmero.
Sintaxis
TRUNCAR (nmero; nm_decimales) Nmero es el nmero que se desea truncar. Nm_decimales es un nmero que especifica la precisin del truncamiento. El valor predeterminado del argumento nm_decimales es 0.
Observacin
TRUNCAR y ENTERO son similares, ya que ambos devuelven enteros. TRUNCAR suprime la parte fraccionaria del nmero. ENTERO redondea los nmeros al entero menor ms prximo, segn el valor de la porcin fraccionaria del nmero. ENTERO y TRUNCAR son diferentes solamente cuando se usan nmeros negativos: TRUNCAR(-4,3) devuelve -4, pero ENTERO(-4,3) devuelve -5, ya que -5 es el nmero entero menor ms cercano.
Ejemplo
4) Funcin SUMA
Suma todos los nmeros de un rango.
Sintaxis
SUMA(nmero1;nmero2; ...) Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros cuya suma desea obtener. Se toman en cuenta nmeros, valores lgicos y representaciones de nmeros que escriba directamente en la lista de argumentos. Consulte los dos primeros ejemplos. Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se contarn los nmeros de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error en esa matriz o referencia. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros causarn errores.
Escuela Normal Superior Informtica II 5A, 5B, 5C, 5D
FUNCIONES EXCEL
Ejemplos
SUMA(3; 2) es igual a 5 SUMA("3"; 2; VERDADERO) es igual a 6, ya que los valores de texto se traducen a nmeros y el valor lgico VERDADERO se traduce como 1.
A diferencia del ejemplo anterior, si A1 contiene "3" y B1 contiene VERDADERO, entonces:
SUMA(A1; B1; 2) es igual a 2, ya que las referencias a valores no numricos de las referencias no se traducen.
Si las celdas A2:E2 contienen 5; 15; 30; 40 y 50:
SUMA(A2:C2) es igual a 50 SUMA(B2:E2; 15) es igual a 150
5) Funcin SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Sintaxis SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Rango es el rango de celdas que desea evaluar. Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas". Rango_suma son las celdas que se van a sumar. Observaciones Las celdas contenidas en rango_suma se suman slo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio. Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango. Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basndose en una condicin. Por ejemplo, para contar el nmero de veces que aparece una cadena de texto o un nmero dentro de un rango de celdas, utilice la funcin CONTAR.SI. Para hacer que una frmula devuelva uno de dos valores basados en una condicin, como una bonificacin por ventas basada en un importe de ventas especificado, utilice la funcin SI.
Escuela Normal Superior Informtica II 5A, 5B, 5C, 5D
FUNCIONES EXCEL
Ejemplo
6) Funcin CONTAR
Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros, adems de los nmeros dentro de la lista de argumentos. Utilice CONTAR para obtener el nmero de entradas en un campo numrico de un rango o de una matriz de nmeros.
Sintaxis
CONTAR (ref1;ref2;...) Ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros.
Observaciones Los argumentos que son nmeros, fechas o representaciones textuales de nmeros se cuentan; los argumentos que son valores de error o texto que no puede traducirse a nmeros se pasan por alto. Se pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia. Utilice la funcin CONTARA si necesita contar valores lgicos, texto o valores de error.
Ejemplo
A 1 Datos 2 Ventas 3 08/12/2008 4 5 19 6 22,24 7 Ventas 8 #DIV/0! Escuela Normal Superior Informtica II 5A, 5B, 5C, 5D
FUNCIONES EXCEL
Frmula Descripcin (Resultado) =CONTAR(A2:A8) Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en la lista anterior (3) =CONTAR(A5:A8) Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en las ltimas 4 filas de la lista (2) =CONTAR(A2:A8;2) Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en la lista, adems del valor 2 (4)
7) Funcin CONTARA
Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y los valores que hay en la lista de argumentos. Use CONTARA para contar el nmero de celdas que contienen datos en un rango o matriz.
Sintaxis
CONTARA (valor1;valor2;...) Valor1, valor2, ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de informacin, incluyendo texto vaco ("") pero excluyendo celdas vacas. Se pasan por alto las celdas vacas que se encuentran en la matriz o en la referencia. Si no necesita contar valores lgicos, texto, o valores de error, use la funcin CONTAR.
Ejemplo A 1 Datos 2 Ventas 3 08/12/2008 4 5 19 6 22,24 7 Ventas 8
Frmula Descripcin (Resultado) =CONTARA(A2:A8) Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco en la lista anterior (6) =CONTARA(A5:A8) Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco en las ltimas 4 filas de la lista (4) =CONTARA(A1:A7;2) Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco en la lista anterior, adems del valor 2 (7) =CONTARA(A1:A7;"Dos") Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco en la lista anterior, adems del valor "Dos" (7)
Escuela Normal Superior Informtica II 5A, 5B, 5C, 5D
FUNCIONES EXCEL
8) Funcin CONTAR.SI
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado.
Sintaxis
CONTAR.SI (rango;criterio) Rango: es el rango dentro del cual desea contar las celdas. Criterio: es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas".
Ejemplo A B 1 Datos Datos 2 manzanas 32 3 naranjas 54 4 frutillas 75 5 manzanas 86 6 7 8
Frmula Descripcin (Resultado) =CONTAR.SI (A2:A5;"manzanas") Nmero de celdas con manzanas en la primera columna anterior (2) =CONTAR.SI(B2:B5;">55") Nmero de celdas con un valor superior a 55 en la segunda columna anterior (2)
9) Funcin MAX Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.
Sintaxis
MAX(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros para los que se desea encontrar el valor mximo. Puede especificar argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos o representaciones de nmeros en forma de texto. Los argumentos que sean valores de error o de texto que no se puedan traducir a nmeros causan errores. Si un argumento es una matriz o referencia, se usarn slo los nmeros de esa matriz o referencia. Las celdas vacas, valores lgicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasarn por alto. Utilice MAXA si no se deben pasar por alto los valores lgicos y el texto. Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0.
Escuela Normal Superior Informtica II 5A, 5B, 5C, 5D
FUNCIONES EXCEL
Ejemplos
Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27 y 2, entonces:
MAX(A1:A5) es igual a 27 MAX(A1:A5;30) es igual a 30
10) Funcin MIN
Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.
Sintaxis
MIN(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1;nmero2; ... son entre 1 a 30 nmeros cuyos valores mnimos desea encontrar. Puede especificar argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos o representaciones textuales de nmeros. Los argumentos que son valores de error o texto que no se puede traducir a nmeros, causan errores. Si un argumento es una matriz o referencia, slo se usan los nmeros de esa matriz o referencia. Las celdas vacas, valores lgicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Si los valores lgicos o el texto no deben pasarse por alto, utilice la funcin MINA. Si los argumentos no contienen nmeros, MIN devuelve 0.
Ejemplos
Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27, y 2:
MIN(A1:A5) es igual a 2 MIN(A1:A5; 0) es igual a 0
11) Funcin PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos.
Sintaxis
PROMEDIO(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1;nmero2; ... son de 1 a 30 argumentos numricos cuyo promedio desea obtener.
Escuela Normal Superior Informtica II 5A, 5B, 5C, 5D
FUNCIONES EXCEL
Observaciones Los argumentos deben ser nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo valor sea 0. Sugerencia Al calcular el promedio de las celdas, tenga en cuenta la diferencia entre las celdas vacas y las que contienen el valor cero, especialmente si ha desactivado la casilla de verificacin Valores cero de la ficha Ver (comando Opciones del men Herramientas. Las celdas vacas no se cuentan pero s los valores cero.
Ejemplos
Si A1:A5 se denomina Puntos y contiene los nmeros 10, 7, 9, 27 y 2:
PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11 PROMEDIO(Puntos) es igual a 11 PROMEDIO(A1:A5; 5) es igual a 10 PROMEDIO(A1:A5) es igual a SUMA(A1:A5)/CONTAR(A1:A5), que es igual a 11
Si C1:C3 se denomina OtrosPuntos y contiene los nmeros 4, 18 y 7: PROMEDIO(Puntos; OtrosPuntos) es igual a 10,5
12) Funcin HOY
La funcin HOY es til cuando necesita que se muestre la fecha actual en una hoja de clculo, independientemente de cundo se abre el libro. Adems es til para calcular los intervalos. Por ejemplo, si sabe que alguien naci en 1963, puede usar la siguiente frmula para buscar la edad de esa persona a partir de este ao de nacimiento: =AO(HOY())-1963 Esta frmula usa la funcin HOY como argumento para la funcin AO para obtener la fecha actual y, a continuacin, resta 1963 y devuelve la edad de la persona.
13) Funcin AHORA
Devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales.
Sintaxis
AHORA( )
Escuela Normal Superior Informtica II 5A, 5B, 5C, 5D
FUNCIONES EXCEL
Observaciones Excel almacena las fechas como nmeros de serie secuenciales para que se puedan usar en clculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el nmero de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el nmero de serie 39448, porque es 39.447 das posterior al 1 de enero de 1900. En los nmeros de serie, los dgitos a la derecha del separador decimal representan la hora; los nmeros a la izquierda representan la fecha. Por ejemplo, el nmero de serie 0,5 representa la hora 12:00 del medioda. Los resultados de la funcin AHORA slo cambian cuando se realiza un clculo en la hoja de clculo o cuando se ejecuta una macro que contiene la funcin. No se actualiza constantemente.
Ejemplos
14) Funcin DIA Devuelve el da de una fecha, representada por un nmero de serie. El da se expresa como un nmero entero comprendido entre 1 y 31. Sintaxis DIA (nm_de_serie)
Nm_de_serie es la fecha del da que intenta buscar. Las fechas deben especificarse utilizando la funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.
15) Funcin MES Devuelve el mes de una fecha representada por un nmero de serie. El mes se expresa como nmero entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre). Sintaxis MES (nm_de_serie) Nm_de_serie es la fecha del mes que intenta buscar. Las fechas deben introducirse mediante la funcin FECHA o como resultados de otras frmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el da 23 de mayo de 2008.
Escuela Normal Superior Informtica II 5A, 5B, 5C, 5D
FUNCIONES EXCEL
16) Funcin AO Devuelve el ao correspondiente a una fecha. El ao se devuelve como nmero entero comprendido entre 1900 y 9999. Sintaxis AO (nm_de_serie) Nm_de_serie es la fecha del ao que desee buscar. Las fechas deben introducirse mediante la funcin FECHA o como resultados de otras frmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el da 23 de mayo de 2008.
17) Funcin DIASEM Devuelve el da de la semana correspondiente al argumento nm_de_serie. El da se devuelve como un nmero entero entre 1 (domingo) y 7 (sbado). Sintaxis DIASEM(nm_de_serie;tipo) Nm_de_serie es un nmero secuencial que representa la fecha del da que intenta buscar. Las fechas deben especificarse mediante la funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el da 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.
18) Funcin FECHA La funcin FECHA devuelve el nmero de serie secuencial que representa una fecha determinada. Por ejemplo, la frmula =FECHA(2008;7;8) devuelve 39637, el nmero de serie que representa la fecha 8/7/2008. Nota Si el formato de celda era General antes de especificar la funcin, el resultado tendr formato de fecha y no de nmero. Si desea ver el nmero de serie o cambiar el formato de la fecha, seleccione un formato de nmero diferente en el grupo Nmero de la ficha Inicio.
Sintaxis
FECHA(ao; mes; da) La sintaxis de la funcin FECHA tiene los siguientes argumentos: ao Obligatorio. El valor del argumento ao puede incluir de uno a cuatro dgitos. Excel interpreta el argumento ao segn el sistema de fechas que usa el equipo.
Escuela Normal Superior Informtica II 5A, 5B, 5C, 5D
FUNCIONES EXCEL
mes Obligatorio. Nmero entero positivo o negativo que representa el mes del ao, de 1 a 12 (de enero a diciembre). Si el mes es mayor que 12, mes suma esa cantidad de meses al primer mes del ao especificado. Por ejemplo, FECHA(2008;14;2) devuelve el nmero de serie que representa el 2 de febrero de 2009. Si el mes es menor que 1, mes resta la magnitud de esa cantidad de meses, ms 1, del primer mes del ao especificado. Por ejemplo, FECHA(2008;-3;2) devuelve el nmero de serie que representa el 2 de septiembre de 2007. da Obligatorio. Nmero entero positivo o negativo que representa el da del mes, de 1 a 31. Si el da es mayor que la cantidad de das del mes especificado, da suma esa cantidad a los das del primer da del mes. Por ejemplo, FECHA(2008;1;35) devuelve el nmero de serie que representa el 4 de febrero de 2008. Si el da es menor que 1, da resta la magnitud de la cantidad de das, ms uno, del primer da del mes especificado. Por ejemplo, FECHA(2008;1;-15) devuelve el nmero de serie que representa el 16 de diciembre de 2007.