La gestin de la informacin se puede definir como el conjunto de actividades

realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar

adecuadamente la informacin producida, recibida o retenida por cualquier
organizacin en el desarrollo de sus actividades. En el centro de la gestin de
la informacin se encuentra la gestin de la documentacin (la informacin que
queda plasmada en documentos) y que pude ser de tres tipos:
Interna: hace referencia a aquella documentacin generada o recibida por la
organizacin en el ejercicio de sus funciones, es decir, son documentos que
surgen de la actividad diaria de esa institucin. En este grupo, encontramos
tanto la documentacin tpicamente administrativa: contabilidad,
correspondencia; como la documentacin de gestin: informes, actas de
reuniones, procedimientos de trabajo, y la documentacin tcnica que refleja la
propia actividad de la organizacin.
Externa: adems de la documentacin producida por la propia organizacin,
sta y las personas que trabajan en ella necesitan, a menudo, consultar y
manejar fuentes de informacin externas: libros, revistas, Bases de Datos,
Internet.
Pblica: es aquella documentacin que la organizacin produce de cara al
pblico, para comunicarles hechos, actividades, acontecimientos; por ejemplo,
las memorias, los catlogos de productos y servicios, pginas Web.
Los principios del manejo del conocimiento habilitan la creacin, consolidacin,
manejo, conservacin y continua actualizacin del conocimiento a travs de
sistemas de informacin
ADMINISTRACIN DEL CONOCIMIENTO
El mayor valor de las empresas del Siglo XXI ya no viene de activos fsicos
como edificios, terrenos u maquinaria. Es el conocimiento sistematizado acerca
de sus procesos, servicios y productos lo que cada da se convierte en el activo
ms importante.
El xito de las organizaciones en un mundo globalizado depende cada vez
ms de:
Su capacidad de sistematizar el conocimiento
Entrar en un entorno de mejora continua
Competir en un mundo globalizado
No basta con:
Tener informacin y datos
Tener procesos certificados
La administracin del conocimiento implica la conversin del conocimiento
tcito (el que sabe un trabajador especfico) en explcito (conocimiento
documentado y replicable) para convertirlo en un activo estratgico de la
organizacin.
MODELO ANDERSEN (ARTHUR ANDERSEN, 1999)
Andersen (1999) reconoce la necesidad de acelerar el flujo de la informacin
que tiene valor, desde los individuos a la organizacin y de vuelta a los
individuos, de modo que ellos puedan usarla para crear valor para los clientes.
Desde la perspectiva individual, la responsabilidad personal de compartir
y hacer explcito el conocimiento para la organizacin.
Desde la perspectiva organizacional, la responsabilidad de crear la
infraestructura de soporte para que la perspectiva individual sea efectiva,
creando los procesos, la cultura, la tecnologa y los sistemas que
permitan capturar, analizar, sintetizar, aplicar, valorar y distribuir el
conocimiento.
PROCESO DE CREACIN DEL CONOCIMIENTO (NONAKA, TAKEUCHI,
1995)
El proceso de creacin del conocimiento para Nonaka y Takeuchi (1995) es a
travs de un modelo de generacin de conocimiento mediante dos espirales de
contenido epistemolgico y ontolgico. Es un proceso de interaccin entre
conocimiento tcito y explcito que tiene naturaleza dinmica y continua. Se
constituye en una espiral permanente de transformacin ontolgica interna de
conocimiento, desarrollada siguiendo 4 fases:
La socializacin, es el proceso de adquirir conocimiento tcito a travs
de compartir experiencias por medio de exposiciones orales,
documentos, manuales y tradiciones y que aade el conocimiento
novedoso a la base colectiva que posee la organizacin;
La exteriorizacin, es el proceso de convertir conocimiento tcito en
conceptos explcitos que supone hacer tangible mediante el uso de
metforas conocimiento de por s difcil de comunicar, integrndolo en la
cultura de la organizacin; es la actividad esencial en la creacin del
conocimiento.
La combinacin, es el proceso de crear conocimiento explcito al reunir
conocimiento explcito proveniente de cierto nmero de fuentes,
mediante el intercambio de conversaciones telefnicas, reuniones,
correos, etc., y se puede categorizar, confrontar y clasificar para formas
bases de datos para producir conocimiento explcito.
La interiorizacin, es un proceso de incorporacin de conocimiento
explcito en conocimiento tcito, que analiza las experiencias adquiridas
en la puesta en prctica de los nuevos conocimientos y que se incorpora
en las bases de conocimiento tcito de los miembros de la organizacin
en la forma de modelos mentales compartidos o prcticas de trabajo

Nonaka y Takeuchi, mencionan que lo expresado por Peter Drucker de la
esencia de la direccin es, cmo se puede aplicar de la mejor forma un
conocimiento existente para poder crear otro conocimiento nuevo o reciclado,
es justificado ya que sus estudios en compaas japonesas respaldan el
proceso de creacin del conocimiento que ambos Japoneses han sostenido.
KNOWLEDGE MANAGEMENT ASSESSMENT TOOL (KMAT)
El KMAT es un instrumento de evaluacin y diagnstico construido sobre la
base del Modelo de Administracin del Conocimiento Organizacional
desarrollado conjuntamente por Arthur Andersen y APQC. El modelo propone
cuatro facilitadores (liderazgo, cultura, tecnologa y medicin) que favorecen el
proceso de administrar el conocimiento organizacional.
Liderazgo.- Comprende la estrategia y cmo la organizacin define su
negocio y el uso del conocimiento para reforzar sus competencias
crticas.
Cultura.- Refleja cmo la organizacin enfoca y favorece el aprendizaje y
la innovacin incluyendo todas aquellas acciones que refuerzan el
comportamiento abierto al cambio y al nuevo conocimiento.
Tecnologa.- Se analiza cmo la organizacin equipa a sus miembros
para que se puedan comunicar fcilmente y con mayor rapidez.
Medicin.- Incluye la medicin del capital intelectual y la forma en que se
distribuyen los recursos para potenciar el conocimiento que alimenta el
crecimiento.
Procesos.- Incluyen los pasos mediante los cuales la empresa identifica
las brechas de conocimiento y ayuda a capturar, adoptar y transferir el
conocimiento necesario para agregar valor al cliente y potenciar los
resultados.