Auditoria de inventarios:

Los inventarios son los bienes que poseen las empresas para su venta y para su proceso,
transformacin y venta posterior, tales como materias primas, material de empaque,
abastecimientos, productos en proceso y artculos terminados. Estos bienes, generalmente,
representan uno de los renglones ms importantes del activo de las empresas, siendo
fundamental en la determinacin del costo de ventas y de los resultados de ejercicios (NIC2).
Objetos de la auditoria de inventarios:
a) Comprobar su existencia fsica
b) Verificar que sean propiedad de la empresa
c) Comprobar su correcta valuacin
Procedimientos recomendados:
a) Inspeccin fsica o sea observacin en la toma de inventarios
b) Pruebasfsicas de las existencia
c) Revisin del corte de inventarios
d) Comprobacin aritmtica de los inventarios
Captulo I
AUDITORIA DE INVENTARIOS

Los inventarios son los bienes tangibles propiedad de la entidad, que se tiene para la venta y/o
para usarse en la produccin de bienes y servicios. Comprende las materias primas, material
de empaque, abastecimientos, productos en proceso y artculos terminados.
Los inventarios representan uno de los reglones ms importantes del activo de las empresas,
siendo de importancia fundamental en la determinacin de su costo y consecuentemente de
los resultados del ejercicio.
Considerando la complejidad con que en ocasiones es necesario determinar los costos en las
empresas, as como los problemas de perdida del valor a q pueden estar sujetos los
inventarios por obsolencia, adelantos tecnolgicos, cambios en la moda y estacionales, etc. Es
de vital importancia que el contador pblico use todo su juicio y diligencia profesional al revisar
el control interno y al determinar los procedimientos de auditoria a aplicar.

OBJETIVOS DE LA AUDITORA DE INVENTARIOS.

1. Asegurarse que las cifras que se muestran como inventarios estos efectivamente
representados por materiales, mercancas, suministros y productos que existan fsicamente y,
consecuentemente, el auditor debe satisfacer que el cliente ha tomado el cuidado razonable
para la determinacin de las cantidades fsicas y el estado de los inventarios.

2. Que los inventarios se hayan valuado de acuerdo a los principios de contabilidad
generalmente aceptados.

3. Que los inventarios estn aritmticamente correctos.

4. Que contengan solamente mercancas y materiales en buenas condiciones de uso o de
venta y que se excluyan las existencias obsoletas y defectuosas, o bien que se establezcan
provisiones adecuadas para posibles prdidas al disponerse de dichas existencias.

5. Que la presentacin de los inventarios en los estados financieros sea correcta, y se haga
una revelacin suficiente respecto
a:

Grupos de partidas q lo integran
Mtodo de Valuacin
Estimaciones por perdida de valor
Compras afiliadas
Gravmenes sobre los inventarios
Captulo II
CONTROL INTERNO

La revisin, estudio y evaluacin de la efectividad del control interno relativo a inventarios
deber dirigirse principalmente a los procedimientos relativos a los siguientes aspectos:

1. Control que se ejerce sobre la custodia fsica de los inventarios.

2. Control de las existencias fsicas y de sus movimientos por medio de registros adecuados
(preferiblemente) inventarios perpetuos.

3. La comparacin peridica de dichos registros con los saldos en las cuentas de mayor.

4. Planeacin y ejecucin de los inventarios fsicos, su recopilacin, valuacin y comparacin
con los libros y la investigacin de las diferencias como resultado de los inventarios fsicos.

5. La segregacin de funciones existentes en cuanto al registro, compra, recepcin y
embarque de los inventarios.

6. Registro oportuno de todo lo que se recibe y del pasivo correspondiente.

7. Control de que todo lo que se embarca se registra, y en su caso, se factura oportunamente
en el periodo que corresponde.

8. El control sobre la obtencin, manejo y custodia de la evidencia documental ampare las
entradas y salidas de inventarios propiedad de la empresa y aquellos recibidos en
consignacin.

9. Mtodos de valuacin de los inventarios incluyendo las bases seguidas para el registro y
acumulacin de los materiales, mano de obra directa y gastos indirectos en el caso de
empresas industriales.

10. La comparacin que efectan los empleados de la empresa de la correccin aritmtica de
los inventarios finales o peridicos.

11. Estudios investigaciones para determinar la posible existencia de inventarios daados,
obsoletos, o pasados de moda.

12. La existencia de seguros por montos adecuados para cubrir los riesgos inherentes al
manejo de los inventarios incluyendo las fianzas del personal que interviene en su manejo.

13. Informes que se prepara, su contenido, su oportunidad a quienes se distribuyen, a grado
de control que se ejerce a travs de ellos y de las distintas de ellos y de las distintas lneas de
autoridad.

Captulo III
INVENTARIO FISICO

El fin primordial de la observacin de los inventarios fsicos es satisfacer que los
procedimientos seguidos al efectuar los recuentos sean adecuados para determinar la
totalidad de los inventarios propiedad de la empresa y sus condiciones,

Considerando que normalmente el contador pblico independiente cubrir solamente una
parte del total de los inventarios (la que representen sus pruebas fsicas), es esencial para la
efectividad de los recuentos, la revisin previa conjuntamente con los empleados de la
empresa de los procedimientos para la toma de inventarios.

Si el contador se asegura de que los procedimientos que van a seguirse para la toma fsica de
inventarios es satisfactoria, podr reducir el numero y extensin de sus pruebas y podr
obtener una informacin mucha mas valiosa por el simple procedimiento de observar que la
toma fsica se esta efectuando de conformidad con los procedimientos convenidos
previamente con los funcionarios de la empresa.

El auditor deber dar especial atencin a procurar que las instrucciones para la toma de
inventarios se emitan por escrito, las cuales debern precisar los procedimientos a seguir y las
responsabilidades de los empleados a cuyo cargo queden los recuentos en los distintos
departamentos o localidades de la empresa.

Para un mejor control, debe procurarse que para la toma de inventarios no haya movimientos
en los almacenes o que este se reduzca al mnimo, as mismo debe establecerse un control
adecuado sobre los documentos que generan movimiento de mercancas.

Cuando no se presencien los inventarios fsicos, los papeles de trabajo del auditor debern
indicar claramente las razones para ello, as como los procedimientos supletorios aplicados
para satisfacer de sus cifras y condiciones,

A continuacin se mencionan algunos de los procedimientos supletorios de la observacin del
inventario:

1. Examen de la evidencia documental suficiente de que se practico un inventario y de que el
procedimiento seguido garantiza una correcta determinacin de las existencias.

2. Observar otro inventario o efectuar las pruebas fsicas que considere necesarias, lo cual
mediante el examen de la documentacin de movimientos de inventario y otros
procedimientos le permitir satisfacer de las cifras individuales del inventario examinado.

3. Confirmacin de existencias

4. Revisin de eventos subsecuentes que comprueben la existencia de inventarios a la fecha
de los estados financieros.

5. Examen documental de las comparas e informes de recepcin.

6. Revisin de reportes que se prepare para informacin interna y externa.

7. Si los estados financieros del ejercicio anterior haban sido examinados por otro contador
publico independiente, el auditor podr satisfacer del inventario inicial mediante una revisin
de sus papeles de trabajo que le satisfaga de los procedimientos seguidos por el cliente para
determinar las cifras condiciones delos inventarios.
Las existencias de mercancas de la empresa en poder de terceros tales como consignatarios,
almacenes de deposito, etc., deben confirmase por escrito por los depositarios obteniendo
adems informacin acerca de si estos inventarios esta o no gravados en alguna forma. En
algunos casos, por la importancia de las existencias en poder de terceros, el contador pblico
puede llegar a la conclusin de que es necesario efectuar una confirmacin por escrito.
Asimismo las existencias que la empresa tenga y que sean propiedad de terceros, debern
confirmar por escrito directamente con estos ltimos. Cuando la empresa que examine tenga
inventarios de mercancas o materiales en distintas fabricas o almacenes de su propiedad, el
contador publico deber decidir cuales localidades deber visitar en vista de la importancia
relativa de cada una de ellas y del grado de control interno que la empresa tenga sobre sus
inventarios.

Debe tenerse siempre presente que el contador publico no asume responsabilidad como
valuador ni como experto conocedor de la clase y condicin de los materiales y productos
inventariados, sin embargo, al presenciar los inventarios, el auditor deber tener informacin
sobre las existencias en mal estado, daadas, de lento movimiento u obsoletas, a travs de la
observacin de sus condiciones, de los movimientos en los registros, y mediante la
investigacin con los empleados de la compaa almacenador, etc. Con esta informacin en
sus papeles de trabajo, posteriormente el contador pblico podr satisfacer de la adecuada
valuacin de estos inventarios.

La confirmacin escrita de los tcnicos encargado de la produccin y de la administracin de
la empresa, son un complemento necesario a las otras tcnicas q aplique el contador publico
para obtener evidencia sobre las condiciones de los inventarios. Esta confirmacin podr
variar de acuerdo con las caractersticas de los inventarios pero generalmente ser suficiente
con incluir en la carta confirmatoria al cliente (carta de gerencia), un prrafo similar al
siguiente: Se han registrado en libros provisiones necesarias para reducir el importe de las
existencias sin movimiento, daadas, obsoletas o descontinuadas, a los precios a los que
estimamos poder realizarlas.

Captulo IV

PROCEDIMIENTOS PARA EL AUDITOR

Es necesario para el auditor estar presente en el momento del conteo, y que mediante la
observacin adecuada, realice pruebas y consultas para sentirse satisfecho en cuanto a la
efectividad del mtodo utilizado por la compaa para realizar el inventario, teniendo en cuenta
que con base en este inventario sern ajustados los estados financieros y sobre los cuales el
contador pblico emitir su dictamen.

A continuacin enumeramos algunos de los procedimientos que el contador pblico debe
ejecutar al momento de la ejecucin del inventario fsico:

1. Efectuar una revisin del instructivo del procedimiento de inventario fsico de la compaa
para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras.

2. Verificar que la administracin de la compaa comunic a los participantes del inventario el
instructivo del procedimiento de inventario fsico con anterioridad al conteo.

3. Realizacin del recorrido por las instalaciones de la compaa para determinar lo adecuado
del alistamiento de las existencias en las diferentes ubicaciones previa iniciacin del conteo.

4. Verificacin de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas ubicaciones dentro
de la planta.

5. Verificacin de la existencia de equipos contra incendio vigentes.

6. Verificar la eficacia de los procedimientos utilizados para realizacin de la toma fsica de los
diferentes tems de inventario y considerar si existe una adecuada segregacin de funciones
entre las personas responsables de controlar las tarjetas de conteo, de realizar el conteo fsico
y de ingresar en los registros de inventario las tarjetas de conteo utilizadas.

7. Verificar que no existan espacios vacios entre los tems que se estn contando

8. Cuando el inventario est empacado, el Revisor Fiscal puede solicitar la apertura de
algunos tems (los ms valiosos) para confirmar que dentro del empaque se encuentra el tem
referenciado.

9. Acompaamiento en larealizacin del corte de documentos por parte del cliente y
verificacin de lo adecuado del mismo.

10. Verificar que se suspendi la entrada y salida de inventario. (De no ser as, describir los
procedimientos utilizados para controlar el movimiento de inventario)

11. Seleccin de los tems ms representativos del inventario, conteo fsico de las existencias
y cruce con los conteos del cliente.

12. Identificacin y cuantificacin del inventario obsoleto, daado o de lenta rotacin.
13. Verificacin de la conciliacin del conteo fsico vs el Krdex, solicitando las explicaciones
de las diferencias importantes.

14. Verificacin del ajuste de las diferencias presentadas entre el Krdex y el inventario fsico
en los estados financieros.

15. Verificacin de la conciliacin del Krdex valorizado y el libro mayor.

Capitulo V
REVISIN DE CORTES DE INVENTARIOS

Para poder determinar la adecuada relacin entre el inventario fsico y el inventario segn
libros, as como la determinacin del costo de ventas del ejercicio, es indispensable revisar el
corte de movimientos de mercancas. Al comprobar el corte de recepcin deber determinarse
que todos los materiales recibidos hasta la fecha del inventario, inclusive, han sido
inventariados fsicamente y que ha sido creado el pasivo correspondiente. Al comprobar el
corte de embarques deber determinarse que todos los artculos embarcados hasta la fecha
del inventario han quedado excluidos del inventario fsico y que contablemente las cuentas del
costo y ventas han ido afectadas por esos embarques dentro del periodo terminado a la fecha
del inventario.

La prueba de corte se efecta en dos etapas, una de ellas al momento del inventario fsico
tomando nota de los movimientos fsicos de unidades, normalmente mediante el examen de
las notas de entrada, remisiones de almacn y cualquier otra forma que origine movimientos
de inventarios, y laotra al verificar el correcto registro en los libros de los documentos antes
mencionados.

Si al trata de verificar contra registros el corte efectuado durante el inventario fsico se observa
que este no fue respetado, el auditor debe investigar en forma muy cuidadosa cada omisin
para determina su efecto y estar en posibilidad de proponer los ajustes necesarios en su caso.

VALUACIN DE INVENTARIOS

Los procedimientos de auditora que ponga en prctica en contador pblico para satisfacerse
de que los inventarios estn valuados de acuerdo con principios de contabilidad aplicados
consistentemente con los del ao anterior, debern fundamentarse en el conocimiento
adecuado del sistema de costo de la empresa examinada. Con relacin a los artculos
comprobados deber revisarse la documentacin comprobatoria respectiva, preferentemente
la de compras ms recientes, cuyos costos debern ser comprobados con los mostrados en la
relaciones de inventarios a la fecha de su revisin. En caso de diferencias de importancia
debern investigase y juzgar su posible efecto en la valuacin de los inventarios.

En los casos en los que se observe que se incurrir en una perdida al disponer de los
productos terminados , el auditor deber cerciorarse de que exista una provisin suficiente
para absorber estas prdidas no solamente con respecto a las existencias de productos
terminados, sino tambin con respecto a las de productos semi-terminados y en proceso de
fabricacin. Estas provisiones debern responder siempre a necesidades reales del negocio y
a las condiciones del mercado.

REVISIN DE INVENTARIOS EN TRNSITO

Los Estados Financieros debern incluir dentro del inventario todas aquellas mercancas en
camino a los almacenes de la empresa.

Es conveniente vigilar cuidadosamente que a la fecha del inventario fsico se hayan deducido
de inventarios en trnsito, todas la mercancas que se hayan recibos en las bodegas de la
empresa, aun cuando se haya recibo la factura del proveedor, con el objeto de revisar ajuste
indebidos a los inventarios fsicos.

La mejor comprobacin de los inventarios en trnsitos a la fecha del balance, es verificar su
recepcin posterior en los almacenes de la empresa; de no ser posible, deber examinarse la
documentacin correspondiente que se considere necesaria.

Un auxiliar de importancia para el contador pblico, mediante el cual se determina posibles
partidas no registradas, son las partidas de conciliacin en las confirmaciones de los
proveedores; en estos casos debern examinarse los pedidos y las condiciones de compra
para determinar si deben o no ajustarse las partidas no correspondidas consideradas por los
proveedores a cargo de la empresa.

OBSERVACIN DE INVENTARIO FSICIO

1. Antes el inventario fsico :

a. Obtenga una copia de las instrucciones de la compaa referente al inventario fsico. Si no
se han preparado investigue los procedimientos que van a seguir la compaa.

b. Asegrese que los procedimientos proveen todos los pasos necesarios para un adecuado
recuento.

c. Observe la colocacin fsica de la mercanca y los procedimientos que se van a usar para
controlar el recuento.

2. Durante la toma del inventario fsico:

a. Observe el trabajo de los empleados de la compaa y asegrese de que estn cumpliendo
los procedimientos.

b. Haga recuentos selectivos de las existencias en la forma y alcance determinados por el
encargado de la auditoria. Liste sus recuentos selectivos asegurndose que estn de acuerdo
con los de la compaa e indicando los procedimientos de conteo, unidad de peso, medida,
etc. De ser posible, algunas de las partidas a contar, deben seleccionarse de los registros de
los inventarios perpetuos. (no es necesario pasar en limpio las cedulas de nuestros recuentos
fsicos). c. Anote los nmeros de documentos que amparen los ltimos recibos y embarques
de mercancas anteriores a la iniciacin de la toma del inventario.

d. por medio de observacin, examen de documentos y discusin con los empleados de la
compaa, determine que se han tomado las medidas necesarias para asegurar un corte
adecuado de las entradas, salidas, etc.

d. Basndose en observacin y en discusin con empleados de la compaa, anote cualquier
cantidad importante de mercancas obsoletas, daadas o de poco movimiento.

e. Asegrese que se han excluido del inventario las mercancas que no pertenecen a la
compaa.

f. Por medio de observacin y discusin con empleados de la compaa asegrese de que se
han inventariado todas las mercancas.

g. Llene el anexo 1, lo que hace innecesario preparar un memorndum sobre el inventario
fsico.(pg.18)

3. Solicite confirmacin de cualquier cantidad importante de mercancas en poder de
cosignatarios, proveedores, maquilladores, etc.

Captulo VI

DIVULGACIONES OBLIGATORIAS:

1. Mtodo y base de valuacin.

2. Inconsistencia en mtodo y base de valuacin. Efecto en los resultados del ejercicio.

3. Restricciones provenientes de garantas prendarias, litigios, retenciones oficiales, etc.

4. Inventarios obsoletos, descontinuados o en mal estado

5. Deficiencia en la cobertura de seguros.

CONCLUSIONES

La toma de inventario es un proceso que consiste en verificar fsicamente los bienes, a una
fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real. sta, permite contrastar los
resultados obtenidos con los registros contables, a fin de establecer su conformidad,
investigando las diferencias que pudieran existir, y proceder a realizar los ajustes necesarios,
segn sea el caso.

La toma del inventario deber considerar, adems de la comprobacin de la presencia fsica,
su estado conservacin y condiciones de utilizacin y de seguridad.

La correcta implementacin de un sistema de toma fsica de inventarios es de vital importancia
a lo largo de la cadena de suministros y su importancia debe ser entendida por cada una de
las partes involucradas (compras, logstica, ventas, produccin y finanzas).

RECOMENDACIONES

Para efectuar una adecuada toma fsica de inventarios, es necesario que la gerencia
administrativa, emita previamente por escrito, procedimientos claros y sencillos, de manera
que puedan ser comprendidos fcilmente por el personal que participa en el proceso.

Recomendamos que la toma fsica de inventario debe realizarse por lo menos una vez en
cada periodo fiscal.

Se recomienda que la evidencia de la toma fsica del inventario debe constar en un acta de
Inventario en donde todos los miembros del comit de Inventario que asistieron, firmen de
conformidad con la informacin recolectada.

Una vez obtenido el inventario fsico, se recomienda reportarlo a Contabilidad para su
respectiva inclusin en el Balance General.

Realizar el conteo del inventario para dar cumplimiento a las normas legales vigentes.

Durante el desarrollo del inventario se deben suspender todas las actividades en relacin
con compras y ventas.

BIBLIOGRAFIA

Auditoria de una empresa comercial, activos, pasivos y patrimonios y resultados tomo 1;
Autora Zoila Esperanza de morales paginas de 150 a 163.

}

EMPRESA COMERCIAL, S.A.
Programa de Auditoria
INVENTARIOS
General

|No. |P R O C E D I M I E N T O S |Hecho por: |Observaciones |
|1. |Procedimientos obligatorios: | | || | | |
| |Revisar correccin aritmticas de listados finales y cotejar mayor. | | |
| | | | |
| |Revisar la valuacin de inventarios | | |
| |-consistencia y precio de mercado- | | |
| | | | |
| |Revisar movimiento entre inventario fsico y el fin de ao. | | |
| | | | |
| |Inventarios fsicos. | | |
| | | | |
| |Corte de inventarios. | | |
| | | | |
| |Comparar partidas contadas con listados finales. | | |
| || |
| |Preparar resumen y revisar contabilizacin de los ajustes resultantes de los inventarios| | |
| |fsicos. | | |
| | | | |
| |Revisar los inventarios obsoletos o de poco movimiento. | | |
| |Prueba de costo de produccin. | | |
| | | | |
| |Prueba de precios de materiales comprados | | |
| | | | |
| |Revisar contabilizacin de mercanca en consignacin. | | |
| | | | |
| | | | |

Hecho por ______________________________________________ Fecha
_________________
Revisado por ____________________________________________ Fecha
_________________ Autorizado por __________________________________________
Fecha _________________

INVENTARIO FISICO
DATOS DEL INVENTARIO FISICO
Anexo 1

Fechas en que lo prctico la compaa: __________________________________
Fechas de nuestras pruebas:

PRODUCTOS TERMINADOS ( ) _________________________________
MANUFACTURERA EN PROCESO ( ) _________________________________
MATERIA PRIMA ( ) _________________________________

Empleados de la empresa responsable:
Nombre Puesto
_______________________________ ______________________________

Personal nuestro que intervino:
Nombre Puesto
______________________________ ______________________________
_____________________________ ______________________________

Colocacin fsica de la mercanca:
Buena ( )
Deficiente ( )

La c colocacin de deficiente (amontonamiento, desorden, falta de separacin de mercancas
propias y de terceros, etc.) Fue tal que haga dudar de la correccin de los conteos?

SI ( )
NO ( ) Por qu? _________________________________

Se considero el problema de las mercancas obsoletas, daadas o de poco movimiento?
SI ( ) Qu se hizo? ___________________________________________
NO ( ) Por qu? ____________________________________________
NO HABIA ( ) Segn el seor _________________puesto___________________

Escriba brevemente su conclusin sobre:
a. Calidad del trabajo desarrollado por los empleados de la compaa:
b. Condicin aparente de los inventarios:
c. Cualquier otro aspecto interesante observado:
____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

__

Iniciales de quien lleno esta hoja:
__________________________________________________
-----------------------
1