Comunicado I-Recomendaciones

Proceso de Cierre de Actas de Notas 2013-2014

30-Octubre-2013
Estimados Sostenedores, Directores y Encargados de Actas:
Con motivo de la cercana de los procesos de Elaboracin de Actas de Registro de
calificaciones y Promocin Escolar de alumnos, y que se inicia con los 4tos de
Enseanza Media, que finalizan su ao escolar aproximadamente el da 19 de Noviembre
del 2013 se envan a continuacin algunas recomendaciones para que este proceso sea lo
mas efectivo posible y as disminuir o evitar las rectificaciones posteriores, causadas por
acciones evitables.
RUN de alumnos extranjeros; Si su establecimiento posee alumnos extranjeros
con RUN provisorios (mayor a 100 millones) que ya regularizaron su situacin
migratoria obteniendo un RUN vlido nacional, enve los cambios a la brevedad a
travs de Consultas SIGE. No espere fin de ao, ya que este cambio es necesario
para que estos alumnos puedan ser incorporados en Actas finales, de lo contrario
no se certificarn sus estudios.
Si al finalizar el proceso de Actas algn alumno extranjero no ha obtenido su
RUN vlido en Chile, igualmente se deben completar todos los datos y etapas del
proceso de actas Paso a 1 al 5, incluida la pre matrcula, para que una vez obtenido
el RUN chileno se actualice slo el RUN y se vuelva a generar el acta donde
aparecer dicho alumno.

Casos de alumnos extranjeros o chilenos matriculados dos veces:
Revise si algn alumno extranjero o chileno se encuentre matriculado dos veces en
un mismo curso con distinto RUN. Si se presenta alguna situacin, enve su
consulta por SIGE, a la brevedad para dar la solucin correspondiente a su caso,
antes del proceso de actas.

Alumnos extranjeros en calidad de asilo: debe informar a travs de Consultas
SIGE los alumnos que se encuentren en calidad de asilo, para que puedan ser
incorporados en el Acta de acuerdo a la normativa vigente.

Alumnos hijos de diplomticos: para este caso, los RUN sobre 49 millones que son
entregados por el Ministerio de Relaciones Exteriores se deben ingresar al SIGE
desde el nivel central del MINEDUC. Para ello, debe enviar los datos actuales en

SIGE (RUN provisorio) y en archivo digital el RUN del alumno entregado por el
Ministerio de Relaciones Exteriores, al correo soporte.sige@mineduc.cl .


Establecimientos de Educacin Tcnico Profesional:
En el Paso 2 del Proceso de Actas sobre actualizacin de cursos, debe fijarse que
aparezca la especialidad que corresponda al sector econmico y al curso
correspondiente.Cada curso puede tener solo una especialidad, el sistema no
permite dos o ms. Si tiene cursos en que matricul alumnos de otras
especialidades, se indica la necesidad de una correccin inmediata, creando un
curso para cada especialidad distinta a la original
Clave de actas: para poder generar actas, el Director debe ingresar su clave (clave
de actas). Si no recuerda esta contrasea, puede recuperarla en SIGE, men
Datos Generales, haciendo click en Recuperar Contrasea. Esta clave ser
enviada al correo electrnico registrado en los datos del Director.

Cierre anticipado: Si contempla alumnos que sern promovidos con esta opcin,
estos debern permanecer matriculados en SIGE y no ser retirados, mrquelos
como ausentes al registrar la asistencia mensual. Si por alguna razn usted retir
un alumno en esta circunstancia, deber eliminarlo y volver a matricularlo como
corresponda originalmente. Si el Establecimiento es Municipal, Particular
Subvencionado o 3166, adems deber registrar la asistencia y declararla
nuevamente en el siguiente periodo de declaracin; en el caso de un
Establecimiento Particular Pagado solamente debe volver a realizar la matricula.
Recuerde hacer esto a la brevedad, para no interferir con el Proceso de Actas.
La solicitud de des retiros es vlida slo para la rectificacin de actas de los aos
2009 a 2012

Colisiones: regularice las situaciones pendientes de alumnos colisionados; antes
de iniciar el proceso de, dado a que afecta la matricula de ambos establecimientos
y puede provocar la promocin o reprobacin del alumno en ambos colegios.

Planes de Estudio indicativos Vigentes: Este ao se public en la Unidad de
Currculum y Evaluacin los planes vigentes ao 2013. Revise con anticipacin esta
informacin para evitar errores al momento de realizar el proceso de Actas y
Prematrcula.






Planes Propios:
Si usted cuenta con plan propio autorizado, en alguna asignatura o en el plan
completo de algn nivel de enseanza, debe tener el nmero y fecha de la
resolucin, adems de claridad en el nombre de la o las asignaturas.
Registre prolijamente la informacin relacionada con las caractersticas de la
asignatura (ej. escala de evaluacin conceptual o numrica, cursos en que se dict
la asignatura, alumnos asignados a asignaturas electivas etc.). La informacin
incompleta o mal registrada en esta etapa no le permitir generar actas correctas.

Decretos de Evaluacin: Estos decretos se mantienen vigentes. Las observaciones
a los decretos para promover o reprobar ya estn registrados en el sistema, slo
debe seleccionar la opcin mas relevante. No se deben agregar otras
observaciones.

Generar Actas: a veces el sistema no le permite generar las actas porque faltan
notas en alguna asignatura, revise paso a paso todo antes de generar actas.
Al generar actas no olvide cerrar el curso, de lo contrario seguir pendiente y
abierto.
Si ya cerr un curso y se dio cuenta que debe rectificar algn dato, deber solicitar
la reapertura del curso al DEPROV, el cual abrir el curso para hacer las
modificaciones pertinentes y volver a cerrarlo.

Archivos de importacin de notas: Si usted cuenta con software de gestin
escolar propio, deber subir los archivos en formato indicado en el manual de
importacin de archivos. Sin embargo, siempre deber ingresar de forma manual
la situacin final de cada alumno.

Adelantar plazos de elaboracin del Proceso de Actas: Se solicita anticipar esta
tarea para no retrasar el proceso general en el sistema y evitar la concentracin de
establecimientos que realizan el proceso cercano al plazo final. Los documentos
del sitio de manuales se encuentran vigentes y solo se actualizar el ao en curso.
Pueden consultarlos desde pgina de manuales del SIGE.
http://manuales.mineduc.cl/sige_proceso_actas.html




Ministerio de Educacin