Perfil Proyecto 5S

331
MARTES 22 DE NOVIEMBRE
Sesin 4:
Buenas prcticas de gestin en la
Administracin Pblica
Ponentes: Gerardo Gorostiza
Jess M Imaz Manzanos
Rafael Romn Garca
Pablo Brcenas Gutirrez
28 PONENCIA jesus maria imaz 16/11/05 09:12 Pgina 331
EXPERIENCIA DE LA APLICACIN DE LA METODOLOGA 5S
EN EL AYUNTAMIENTO DE VITORIA-GASTEIZ
28. PONENCIA: Jess M Imaz Manzanos
Servicio de Gestin de la Calidad del
Departamento de Funcin Pblica del
Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz
333
I- Qu son y para qu sirven las 5S?
La metodologa 5S tiene como objetivo el mejorar y mantener las condiciones de orga-
nizacin, orden y limpieza en el lugar de trabajo. Se puede aplicar en cualquier tipo de orga-
nizacin, bien sea en el mbito de taller o en el de oficina.
Se trata de mejorar las condiciones de trabajo, la seguridad, el clima laboral, la motiva-
cin de las personas, la eficiencia y eficacia de la actividad desarrollada.
Esta metodologa tiene su origen en Japn, en concreto en la compaa Toyota. Las 5S
son las iniciales de cinco palabras japonesas que nombran cada una de las cinco fases que
componen la metodologa:
Organizacin (Seiri). Consiste en identificar, clasificar, separa y eliminar del puesto de
trabajo todos los materiales innecesarios, conservando todos los materiales necesarios que
se utilizan.
Orden (Seiton). Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse
los materiales necesarios, de manera que sea fcil y rpido encontrarlos, utilizarlos y repo-
nerlos.
Limpieza (Seiso). Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando
que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado de uso. La limpieza impli-
ca identificar y eliminar las fuentes de suciedad, los lugares difciles de limpiar, los apaos
y las piezas deterioradas o daadas, para ello se deben establecer y aplicar procedimientos
de limpieza. Se trata de utilizar un enfoque preventivo, no es tanto limpiar como evitar que
se ensucie.
Control Visual (Seiketsu). Consiste en distinguir fcilmente una situacin normal de otra
que no lo es, mediante normas sencillas y visibles para todos. Para que este control sea efi-
caz se requiere que se establezca tambin como actuar en caso de desviacin. Esta fase
ayuda a mantener las tres anteriores y trata de identificar con rapidez las situaciones o el
funcionamiento no deseado
Disciplina y Hbito (Shitsuke). Consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con
las normas establecidas, asumiendo el compromiso de todos para mantener y mejorar el
nivel de organizacin, orden y limpieza en la actividad diaria. Disciplina es actuar de acuer-
do a lo que haya acordado de forma consensuada
Las tres primeras fases (organizacin, orden y limpieza) son operativas. La cuarta fase
(control visual) ayuda a mantener el estado alcanzado en las fases anteriores mediante la
estandarizacin de los procesos seguidos. La ltima fase (disciplina y hbito) permite adqui-
rir el hbito de su prctica y la mejora continua.
335
Las cinco fases componen un todo integrado y se abordan de forma sucesiva.
En resumen las 5S se podran definir como un estado ideal en el que:
Los materiales y tiles innecesarios se han eliminado.
Todo se encuentra ordenado e identificado.
Se han eliminado las fuentes de suciedad.
Existe un control visual, gracias al cual se evidencian las desviaciones y los fallos.
Todo lo anterior se mantiene y mejora continuamente.
Para conseguir que los espacios y medios materiales necesarios en el trabajo,
Se mantengan permanentemente en el estado de orden y limpieza optimos para ser uti-
lizados eficazmente de manera compartida.
Organizar, ordenar y limpiar,, no es pagar a un subcontratista o pedir al personal que
limpie, es un planteamiento sistemtico de gestin Profesor Y.Tsuda.
II- Experiencia piloto de implantacin de la Metodologa 5S en el
Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz.
Para llevar a cabo esta experiencia en el Ayuntamiento contamos con la colaboracin de
la empresa Bekaert Consulting. Quien nos form en su propia metodologa OOL , centra-
da en las tres primeras fases operativas de las 5S. Se identificaron dos reas (una de taller
Unidad de Parques y Jardines y otra de oficinas Departamento de Intervencin Social).
Las dos experiencias piloto se desarrollaron durante un perodo de cuatro meses en el
ao 2004.
336
El proyecto tena como lnea clave de actuacin el aprender haciendo siguiendo un
mtodo estructurado:
a) Conocer
b) Analizar y planificar acciones
c) Ejecutar acciones
d) Establecer indicadores de medida.
Con tres etapas de implantacin:
Fases operativas: Organizacin, Orden y Limpieza
Estandarizacin: Control Visual
Mantener y Mejorar: Disciplina y Hbito
Para cada una de las 5 fases se aplicaron los siguientes 7 pasos:
Paso 1: Formacin
Paso 2: Preparacin del paseo
Paso 3: Realizacin del paseo
Paso 4: Anlisis de mejoras
Paso 5: Ejecucin de las acciones de mejora
Paso 6: Acciones de consolidacin
Paso 7: Indicadores
Papel del Facilitador.
El facilitador pertenece al rea dnde se van a aplicar las 5S. Dinamiza y apoya a los
Equipos de Proyecto del que forma parte y tiene las siguientes labores encomendadas:
Formar a los miembros del Equipo de Proyecto en la metodologa.
Asegurar la disponibilidad de los medios logsticos para la realizacin de los pase-
os, las reuniones y cualquier otra actividad de grupo.
Coordinar la ejecucin de tareas y revisar el ritmo de ejecucin.
Aportar orientacin y gua, actuando como un consultor interno.
Motivar y apoyar a los miembros del equipo en la realizacin de las tareas asig-
nadas.
Aportar los documentos e informacin necesarios para el desarrollo del proyecto.
Dirigir las reuniones que realice el equipo de proyecto.
Velar por el seguimiento de la metodologa.
337
Informar al Servicio de Gestin de Calidad del Departamento de Funcin Pblica,
sobre la evolucin del proyecto.
Asegurar la permanente actualizacin de la situacin alcanzada tras el proceso de
implantacin.
Transferir la experiencia a otras reas, guiando en el proceso de extensin de la
metodologa y canalizando el conocimiento sobre 5S en la organizacin.
Criterios para la seleccin del Facilitador.
La seleccin del facilitador tiene una importancia clave en el xito de la implantacin de
5S. Adems de la disponibilidad de tiempo, la persona que se elija debe reunir un doble
perfil:
Ser un experto conocedor de la Metodologa OOL , ser la clula del conoci-
miento de las 5S y actuar con:
- Enfoque sistemtico y disciplina en la aplicacin de la metodologa.
- Espritu crtico y creativo, cuestionndose el status-quo y buscando la mejora.
- Dedicacin, ilusin y constancia.
Y especialmente ser un buen dinamizador de equipos, lo que implica tener:
- Enfoque sistemtico y disciplina en la aplicacin de la metodologa.
- Capacidad de liderazgo, sin asumir el protagonismo
- Facilidad para establecer relaciones constructivas y fluidas con los dems.
- Capacidad de comunicacin, oral y escrita.
Papel del Equipo de Proyecto:
Conocer los conceptos y la metodologa.
Programar la ejecucin de cada fase y preparar los paseos.
Ayudar al facilitador en la formacin al resto del personal del rea.
Participar en los paseos.
Reunir informacin y analizar en equipo la situacin actual.
Proponer ideas de mejora y decidir en grupo las soluciones a implantar
Establecer los planes de accin y ejecutar las acciones acordadas en cada fase del
proceso de implantacin.
Dar seguimiento y analizar los indicadores del panel de 5S.
Proponer acciones correctoras ante las desviaciones o evoluciones negativas del
nivel de organizacin, orden y limpieza.
338
339
Papel del personal del rea dnde se implantar la metodologa 5S.
Formarse en los conceptos bsicos necesarios para la ejecucin de tareas.
Participar en los paseos.
Analizar las situaciones de falta de Organizacin, Orden y Limpieza y proponer
soluciones, cooperando con el Equipo de Proyecto.
Poner en prctica las acciones que les corresponda.
Cumplir las normas y procedimientos que se establezcan.
Papel del Servicio de Gestin de la Calidad.
Acta como representante del Dpto. de Funcin Pblica, reforzando el convenci-
miento sobre la importancia de las 5S como disciplina bsica de la actividad diaria.
Liderar el Proyecto de 5S
Mantener un compromiso activo.
Promover la participacin de todos los implicados.
Mantener una visin global del grado de avance de cada una de las reas de
implantacin.
Labores de asesora y formacin con los dos equipos de proyecto.
Mediacin y facilitacin con otras reas municipales que puedan dar soporte a este
proyecto.
Criterios para la seleccin del rea piloto.
Seleccionamos un rea piloto con el objetivo de concretar los esfuerzos para asegurar el
xito y disponer de un claro ejemplo de mejora, criterios bsicos para su eleccin:
1. rea representativa de la actividad de la organizacin.
2. rea claramente delimitada por una frontera natural.
3. Que no haya previsin de cambios de la distribucin organizativa o de planta.
4. Clara necesidad de mejora.
5. Alta probabilidad de xito: actitud de las personas y disponibilidad de tiempo.
6. rea sin excesiva complejidad en cuanto al n de actividades diferentes que all se
realicen.
7. rea que no sea cuello de botella
Una vez concluida la experiencia piloto, deben extraerse las lecciones aprendidas y deci-
dir el ritmo y secuencia de extensin a otras reas del Departamento.
340
Condiciones para la implantacin eficaz.
Estudio y lectura detallada de la Gua y del Manual del Equipo:
- Compromiso claro de la organizacin. Responsables.
- Relaciones fluidas y de confianza entre las personas.
- Seleccin adecuada del rea piloto.
- Implicar a todos.
- Atender las ideas de las personas que trabajan en el rea.
Respeto al mtodo de implantacin, siguiendo todos los pasos, con:
- Voluntad firme de cambiar la situacin, con sentido autocrtico.
- Implicacin visible de los responsables.
- Cultura de trabajo en equipo
- No escatimar recursos para la mejora.
- Celeridad en la ejecucin de las acciones.
III- Alcance y evaluacin del proyecto.
Los resultados conseguidos en la implantacin de 5S se presentan a travs de:
a) La evaluacin del grado de avance de cada rea en la aplicacin de la metodologa
atendiendo a los siguientes criterios:
- Realizacin de los trabajos descritos en la metodologa:
- Aplicacin de la metodologa, pasos 1 a 7 de cada fase.
- Ejecucin de las acciones derivadas de cada una de las fases.
- Participacin del personal.
- Implicacin de la Direccin.
- Aplicacin de la metodologa
- Dedicacin de tiempo al proyecto.
b) Valoracin por parte de las personas participantes de los resultados de su partici-
pacin en el programa por cada una de las etapas:
341
342
343
Otros aspectos de inters:
344
345
Valoracin por parte de las personas asistentes (de otras reas municipales) a la presen-
tacin de los resultados del programa de implantacin de la 5S:
Conclusiones Generales aportadas por la consultora Bekaert :
La experiencia de implantacin de las 5S mediante la metodologa 5S en dos reas
del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz: Intervencin Social (rea de oficinas) y Parques
y Jardines (rea e taller) ha sido muy positiva, habindose conseguido una autntica
transformacin de las reas de trabajo.
Con el proyecto realizado, el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz cuenta con dos buenas
experiencias de implantacin, tanto en taller como en oficinas, que han de servir de
referencia para otros servicios, departamentos que tengan inters y necesidad de
emprender iniciativas de mejora.
Los resultados alcanzados en las dos reas piloto dnde se ha realizado la implanta-
cin, demuestran el esfuerzo y la implicacin de los equipos de proyecto y son de
un nivel similar y en algunos aspectos incluso superior a los alcanzados en otras enti-
dades al realizar proyectos de similares caractersticas.
El Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz es pionero dentro de la Administracin Pblica,
en el desarrollo de un proyecto para la implantacin de las 5S. Por ello, debe difundir
la experiencia dentro de la organizacin municipal para conseguir el efecto multipli-
cador oportuno. Y tambin fuera de la misma para llegar a ser un referente en la
puesta en prctica de iniciativas de gestin que constituyen pasos slidos en el cami-
no de la excelencia.
346
Las personas participantes valoran muy positivamente la metodologa OOL para la
implantacin de las 5S, aunque como es habitual, han experimentado una fuerte difi-
cultad en compaginar el proyecto de mejora de la organizacin del entorno de tra-
bajo con las actividades del da a da. Esto es debido fundamentalmente a la falta de
hbito de las personas para dedicar parte de su tiempo de trabajo a la mejora y hacer-
lo compatible con la actividad diaria.
A pesar de lo dicho en el punto anterior, el desempeo alcanzado durante el pro-
yecto desarrollado, invita a abordar nuevas iniciativas de mejora, ms all de las 5S,
que permitan progresar en la excelencia operacional a las reas de Intervencin
Social y de Parques y Jardines.

Perfil Proyecto 5S

Загружено:

Сведения о документе

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

Perfil Proyecto 5S

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

331

Вам также может понравиться