PLANILHA PARA CONTROLE DE FROTAS

MANUAL
Em primeiro lugar, obrigado por adquirir nossa Planilha, esperamos que seja muito til
para seus negcios e auxilie no planejamento financeiro da sua empresa.
Na verdade, trata-se de uma Pasta de Trabalho, que um conjunto de planilhas.
Esta Pasta de Trabalho composta das seguintes planilhas:
1. Cadastro para Motoristas;
2. 120 Planilhas (uma para cada veculo)*;
3. Planilha Consolidado;
4. Planilha Grficos.

SUMRIO

Habilitao das Macros...........................................................................Pg 2
Cadastro de Motoristas...........................................................................Pg 3
Controle de Pneus...................................................................................Pg 4
Controle de leo Lubrificante e Filtros...................................................Pg 5
Custos Variveis (CV)..............................................................................Pg 6
Custos Fixos (CV) e Custos Totais...........................................................Pg 7
Consumo de Combustvel.......................................................................Pg 8
Indicadores Financeiros e Parmetros dos Indicadores.........................Pg 9
Consolidado............................................................................................Pg 10
Grficos...................................................................................................Pg 11




* Dependendo do Modelo da Planilha.
Antes de comear a operar a Planilha, necessrio habilitar as Macros existentes na mesma.
Proceda conforme as figuras 1 e 2, abaixo:

Figura - 1
Figura - 2
OBSERVAO IMPORTANTE: Todas as clulas marcadas com a cor amarelo claro devero ser
preenchidas pelo operador da planilha. As clulas em branco esto com as frmulas, elas
sero preenchidas pelo programa.
1. CADASTRO DE MOTORISTAS
Voc poder cadastrar todos os motoristas da empresa. Cada motorista est associado
placa do seu veculo e esta placa ir no seu veculo correspondente. Veja os exemplos
(figuras 3 e 4):

Figura - 3
Figura - 4
Observao: Se a Carteira de Habilitao (CNH) do Motorista estiver vencida, ir
aparecer uma mensagem na planilha correspondente ao veculo dele. Observe o exemplo do
motorista Ricardo, cuja habilitao venceu em 25/01/2014:


Veja o aviso na Planilha relativa ao Veculo do motorista Ricardo:



2. CONTROLE DE PNEUS
Esta tabela dispensa explicaes, s observar os campos e fazer os lanamentos. Na
ltima coluna da tabela ser fornecido a Vida til Total dos pneus (em Km).


Figura - 6
Figura - 5
Todas as planilhas possuem a data atualizada (de hoje).
Figura - 7
3. CONTROLE DE LEO LUBRIFICANTE E FILTROS
A planilha emitir um aviso quando estiver prximo da troca de leo lubrificante e filtros.
Tambm poder ser registrada a quantidade de km rodados para a prxima troca.
O limite para troca de leo lubrificante fica a critrio do gestor da planilha. A ttulo de
exemplo, esse limite poder ser entre 1.000 e 2.000 km. Na figura abaixo, colocamos a troca
do leo a cada 10.000Km e o aviso (Limite Km p/ Troca) com 2.000Km, ou seja, quando
faltarem 2.000Km para chegar ao limite de 10.000Km, a planilha emitir um aviso (em
vermelho) TROCAR LEO E FILTROS. Veja:

Depois que a troca for realizada, devero ser preenchidos os campos REALIZADO EM e KM
(que foi com quantos Km a troca foi realizada). Quando a troca do leo for feita e lanada na
tabela, no campo STATUS aparecer a palavra OK. Veja:

Figura - 8
Figura - 9
4. CUSTOS VARIVEIS (CV)
Antes da tabela dos CV devero ser colocados os valores correspondentes ao
Faturamento (com dia e ms correspondente).
Nessa tabela sero lanados todos os Custos Variveis (CV) da empresa. Custos
Variveis, como o prprio nome diz, so aqueles que acompanham as operaes da
empresa e variam conforme as atividades. Regra geral, se o veculo rodar muito, os CV
aumentaro, se rodar pouco, esses custos sero menores.
Ao final da tabela dos CV (na parte de baixo) teremos os totais de todos os gastos
variveis, por item (combustvel, leo lubrificante, pneus, filtros, etc).
Veja, na imagem abaixo, o preenchimento dessa tabela:


Na tabela acima (Figura 9), os itens: DESCRIO DOS SERVIOS, DESCRIO PEAS
e DESCRIO PNEUS trazem uma lista de opes para o usurio escolher, dependendo da
operao. Veja:


Figura - 10
Figura - 11
5. CUSTOS FIXOS(CF) E CUSTOS TOTAIS (CF) + (CV)
Nessas tabelas teremos o total gasto com Custos Fixos (que devero ser somados e
colocados na tabela correspondente). Os Custos Fixos (CF) so aqueles que, mesmo que a
empresa deixe de operar por algum(ns) dia (s) eles devero ser pagos, ex.: Salrio dos
motoristas, Seguros, Licenciamento, FGTS, etc.

Custos Totais (CT) a soma dos Custos Variveis (CV) com os Custos Fixos (CF).
Esses Custos Totais iro tambm aparecer no resumo dos ganhos do veculo,
juntamente com o Faturamento e o Resultado (diferena entre o Faturamento e os Custos
Totais) conforme figura - 12:

Figura - 12
Figura - 13
O resumo acima tambm visualizado, em cada veculo, atravs de um grfico. Veja:

6. CONSUMO DE COMBUSTVEL
Nessa tabela existem alguns detalhes importantes:
KM Registre, de acordo com o hodmetro do veculo, a quilometragem inicial;
LITROS Registre com quantos litros o veculo foi abastecido;
PARMETRO MDIA CONSUMO - As clulas que contm os nmeros 1,5 e 3,5
definem o intervalo aceitvel para o consumo do veculo. Abaixo de 1,5 e acima de 3,5 poder
ser um indicativo de alguma alterao no veculo, digna de verificao. Esse parmetro poder
ser modificado pelo operador da Planilha.
KM RODADO No precisa ser preenchido, a planilha fornecer automaticamente os
Km rodados.
LITROS POR KM Tambm no precisa ser preenchido. Esse campo trar uma mdia de
consumo do veculo (que dever estar dentro do intervalo definido, que o PARMETRO
MDIA CONSUMO);
DESEMPENHO Aparecer uma carinha feliz quando o consumo estiver dentro do
PARMETRO, e uma carinha triste quando o mesmo estiver fora do intervalo previsto.
Veja o exemplo abaixo:

Figura - 14
Figura - 15

Ao final da Tabela Consumo de Combustvel teremos os totais de: Combustvel utilizado
(em Litros), distncia percorrida (em Km), Consumo Mdio (litros por Km) e o Desempenho
Mdio Geral. Veja:


Observao: Na primeira linha da tabela Consumo de Combustvel, os campos Km
Rodado, Litros por Km e Desempenho no estaro preenchidos, isso normal, pois
necessrio o registro da quilometragem de chegada para que os clculos sejam efetuados.
7. INDICADORES FINANCEIROS E PARMETRO DOS INDICADORES

Nessa tabela, teremos as seguintes informaes:

INVESTIMENTO INICIAL Informe qual o Capital Inicial investido no veculo. Este capital
composto do valor aplicado na compra do caminho/carreta mais as despesas pr-
operacionais necessrias para o veculo iniciar suas atividades.
LUCRATIVIDADE o resultado da diviso entre o Resultado e o Faturamento. Traz
uma ideia de quanto sobra para o empresrio aps serem deduzidos todos os custos. No
exemplo abaixo (7,5%), quer dizer que a cada R$ 100,00 recebidos, R$ 7,50 ficam livres para
o empresrio. Quanto maior esse ndice, melhor.
RENTABILIDADE o retorno sobre o Investimento Inicial. o resultado da diviso
entre o Lucro Mensal (Estimado) e o Investimento Inicial. Quanto maior esse ndice, melhor.
PARMETRO Traduz o intervalo em que a LUCRATIVIDADE e a RENTABILIDADE
estaro dentro dos padres estabelecidos pelo empresrio. No exemplo abaixo, colocamos
uma Lucratividade ideal entre 6% e 10% (mensal) e uma Rentabilidade entre 2% a 4%. Se os
valores estiverem nesse intervalo (ou acima) aparecer a palavra ATRATIVO, se estiver abaixo
desse parmetro, aparecer NO ATRATIVO. Veja na figura - 15:
Figura - 16


PAYBACK - Traz uma ideia sobre o tempo em que o empresrio recuperar o valor
investido no negcio (para cada veculo). o resultado da diviso entre o Investimento Inicial
e a Estimativa de Lucro Mensal. Para esse ndice, quanto menor, melhor.

BOTES: Consolidado e Grficos
A qualquer momento, se o usurio desejar ir para a Planilha Consolidado ou
Grficos poder faz-lo de forma dinmica, apenas clicando no boto correspondente. Veja:





8. CONSOLIDADO

Esta planilha de suma importncia para o controle da frota. Ela traz, de forma
consolidada, o Faturamento, as Despesas e o Resultado (geral e mensal) de todos os veculos.
Observe que no exemplo abaixo o ms de maro apresentou resultado negativo, pois as
despesas (totais) superaram as receitas (faturamento):



Figura - 17
Figura - 18
Figura - 19
Se o operador quiser saber o total de cada veculo, basta ir para o final da tabela que
encontrar todos os valores. Observe:



Ainda na planilha Consolidado, temos duas opes prticas para o usurio:
1) A qualquer momento, se desejar mudar para a planilha Grficos, s clicar no
boto correspondente;
2) Se o usurio desejar verificar qualquer veculo (do 1 ao 120, dependendo da verso
da planilha), ele poder faz-lo clicando na figura do caminho azul, que fica na frente dos
veculos. Veja:



9. GRFICOS

Esta planilha traz um resultado consolidado, em forma de grficos, dos seguintes itens:

1 Resultado Financeiro Traz o lucro (ou prejuzo) de todos os meses do ano (de
todos os veculos);
Figura - 20
Figura - 21
2- Lucratividade: Retorno financeiro que o empresrio alcanou, em termos
percentuais, com o seu negcio. Traz os ndices de lucratividade de todos os veculos.

Observe, a ttulo de exemplo, os grficos apresentados na Figura 20. Verifique que nos
meses de maro e dezembro as despesas suplantaram as despesas, trazendo como resultado
o prejuzo. Em conseqncia disto, no grfico da Lucratividade os meses de maro e dezembro
tiveram seus resultados abaixo de zero (consequncia do prejuzo).
interessante ressaltar que no ms de agosto, tanto o resultado quanto a lucratividade
foram baixos (a lucratividade ficou abaixo de 2%, tornando o negcio, naquele ms, No
Atrativo). Veja todos esses detalhes na figura abaixo:



Qualquer dvida, sugesto, reclamao ou elogio, favor entrar em contato:

macielangelo@hotmail.com
sandro_napole@hotmail.com

Um forte abrao e que Deus te abenoe.


Se com a tua boca confessares ao Senhor Jesus, e em teu corao
creres que Deus o ressuscitou dentre os mortos, sers salvo.
Rom 10.9






Figura - 22