INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLOGICO

PBLICO
JOAQUIN REATEGUI MEDINA
REVALIDADO RD N 077-2005 ED






ANALISIS DEL CONTROL DE INVENTARIO DE
LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE LORETO
NAUTA




Docente: PERCY ROJAS YEPES
Alumno: EDER MARTIN SHAPIAMA SILVANO


NAUTA LORETO - PERU
2013
















AGRADECIMIENTOS



En esta etapa de mi vida, al realizar tan importante informe quisiera agradecer a Dios por
estar junto a m en cada paso que he dado en vida y por obsequiarme dos personas
maravillosas, mis Padres.

A mis Padres, por todo su apoyo y compresin, ya que sin ellos no hubiese sido posible
cumplir mis metas y sueos que me propuse al comenzar mi carrera y durante mi vida.

A todas aquellas personas que de alguna u otra manera me brindaron su amistad y apoyo en
momentos difciles.

A mis abuelos que estarn siempre en mi corazn.






































INTRODUCCION



En el siguiente informe se describir el Anlisis del Control de Inventario de Software y
Hardware en la Unidad de Informtica de la Municipalidad Provincial de Loreto Nauta.

A travs de este informe, se detallarn los procedimientos y tcnicas
utilizadas para lograr un Anlisis que d solucin a la problemtica existente en
Municipalidad, en cuanto a la administracin de dispositivos y programas.

Para generar el Anlisis de Control de Inventario se ha empleado una metodologa de diseo
llamada Ciclo de Vida de Base de Datos, de los autores James Connolly y Carolyn Begg, la
cual contempla las etapas desde la definicin del Anlisis del sistema, Planificacin, Diseo
de la Base de Datos, Diseo de la Aplicacin y la Implementacin.

El objetivo principal que se presenta en este informe es dar una solucin automatizada, al
proceso de control de inventario de equipos y programas que actualmente se emplean en la
gestin administrativa dentro de la Unidad de Informtica de la Municipalidad Provincial de
Loreto Nauta.

Como resultado de este Informe, se podr contar con una herramienta de Anlisis para el
desarrollo de software posteriormente que permitir controlar los activos informticos
destinados a optimizar los flujos de informacin administrativa de la empresa,
de manera eficiente, confiable y segura.



















DATOS GENERALES.

Aspectos Generales de la Institucin.

Razn Social.

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE LORETO NAUTA.

Actividades que realiza.

La Municipalidad Provincial de Loreto Nauta, tiene como finalidad representar al
vecino, prestar servicios pblicos y administrativos en el mbito de su competencia,
planificar, promover y conducir el desarrollo socio econmico sostenible del mbito
provincial, fomentar el bienestar de los ciudadanos, propiciando la adecuada
prestacin de los servicios pblicos locales como: Saneamiento, salubridad y salud;
trnsito, circulacin y transporte pblico, educacin cultural, deporte y recreacin,
programas sociales, defensa y promocin de derechos de la mujer, de las personas
con discapacidad, seguridad ciudadana, abastecimiento y comercializacin de
productos y servicios, Registros Civiles, promocin del desarrollo econmico local y
otros servicios pblicos no reservados a entidades de carcter regional o nacional.

Ubicacin Geogrfica.

Pas : Per
Departamento : Loreto
Provincia : Loreto
Distrito : Nauta
Direccin : Calle Manuel Pacaya N 381.

Organigrama Funcional.





Unidad de
Informtica
rea donde se realiza el Informe.

Identificacin del rea donde se realiza el Informe.

Institucin : Municipalidad Provincial de Loreto Nauta.
rea : Unidad de Informtica.

Funciones del rea donde se realiza el Informe.

Unidad de Informtica de la Municipalidad Provincial de Loreto Nauta.
La Unidad de Informtica, depende de la Gerencia de Administracin, mantiene coordinacin
con la Unidad de Personal, Tesorera, Abastecimiento y Contabilidad y otros rganos del
municipio.
Funciones Especficas a Nivel de Cargos de la Unidad de Informtica.
1. Programar y coordinar el procesamiento de los datos requeridos por las diferentes
dependencias de la Municipalidad.

2. Coordinar la elaboracin, modificacin e implementacin de sistemas y programas
informativos a ser aplicados en la Municipalidad.

3. Recepcionar, revisar y distribuir la informacin a procesarse de distintos rganos de la
municipalidad.

4. Controlar el procesamiento de datos, as como el funcionamiento de las computadores y
equipos de cmputo.

5. Mantener actualizado los manuales de los usuarios, control de calidad, operacin y
digitacin.

6. Mantener la secuencia y el control de los documentos, fuentes que le sean entregados para
su digitacin.

7. Revisar la informacin a ser procesada, verificando que se ajuste a los formatos y pautas
establecidas.

8. Detectar errores en los reportes emitidos e informar a la Subgerencia, sugiriendo la
correccin respectiva.

9. Informar al Analista de Sistemas sobre cualquier desperfecto de las mquinas y equipos a
su cargo, como solicitar los suministros que utilizan, oportunamente.

10. Preparar los informes, cuadros estadsticos, y reportes que la Alcalda y Gerencia Municipal
requieran para evaluacin de la Gestin Municipal.

11. Mantener actualizado el portal Web de la Municipalidad, para facilitar el acceso a la
informacin pblica.

12. Apoyar a la Unidad Formuladora (Sub.- Gerencia de Estudios) en la formulacin de
proyectos de inversin pblica relacionados al mejoramiento de los sistemas
informticos de la institucin.

VISIN GENERAL DEL ANALISIS CONTROL DE INVENTARIO.

I. Identificacin de la Problema o Necesidad.

En la actualidad, el Anlisis de un proyecto que tenga como objetivo automatizar
todo el control de inventario de los Equipos de cmputo de la Unidad de
Informtica de la Municipalidad Provincial de Loreto Nauta, toma mayor fuerza en
estos das, debido a los cambios que se han producido en este tiempo.

Este cambio radica principalmente, en el hecho que la Municipalidad ha crecido en
cuanto a las reas de trabajo. Sin duda un cambio importante, si lo que se necesita es
obtener informacin referente a los equipos de la empresa en forma clara, rpida
y efectiva.

Tomando en cuenta, que el control de inventario de equipos es una
herramienta que permitir ordenar y controlar un activo importante de la
Municipalidad y recursos influyentes en el proceso de productivo.

Desde esta perspectiva, el enfoque de optimizacin y automatizacin de procesos
conduce a replantear los distintos requerimientos de los usuarios, dado
que aumenta el nmero de ellos y nacen nuevos necesidades.

Antes en la Unidad de Informtica de la Municipalidad Provincial de Loreto Nauta no
se hizo un Anlisis para tener un control de los activos con los que cuenta la unidad de
Informtica en las diversas reas de la Municipalidad. Posteriormente a este Anlisis
se podr desarrollar un sistema informtico que permitir registrar los equipos de
cmputos y realizar con mayor precisin las bsquedas de los equipos de cmputos,
ya sea por cdigo patrimonial serie marca modelo o la fecha de ingreso de los
equipos.

Siendo todo este proceso en la actualidad de forma manual lo que permite la demora
del registro al mismo tiempo la prdida de tiempo valioso para jefe de informtica y el
personal de operador tcnicos.

De esta manera se contara con un Anlisis de control de Software y Hardware el cual
permitir poder procesar la bsqueda de informacin, al mismo tiempo se podr
realizar los reportes de todos los equipos ya sea telfonos, Pcs, monitores, teclados,
etc. Tambin tener actualizados los mantenimientos que tuvieron las computadoras.

Teniendo as la informacin de los equipos de cmputos para fines institucionales y
otros.


II. Objetivos.

Objetivo General

Realizar el Anlisis del Sistema Control de Inventario Hardware y Software en la
Unidad de Informtica de Municipalidad Provincial de Loreto Nauta, de tal manera que
permita tener un control sobre los dispositivos y programas de la Municipalidad.
Tambin apoyar al Personal de Soporte en la deteccin de posibles fallas
de equipos y en la solucin de problemas detectados, optimizando el
traspaso de tareas entre los integrantes del personal de Soporte de la Unidad de
Informtica en la asignacin de tareas.


Objetivos Especficos


Los principales tpicos a cumplir por el Anlisis Sistema Control de
Inventario Hardware y Software, se detallan a continuacin:

Llevar a cabo consultas como stock de equipos, sus caractersticas,
ubicacin, estado y usuario responsable, software por computadoras entre
otras.
Auditora de cada software y Hardware de la empresa, como por ejemplo
estado de Licencias.
Emitir un catastro mensual de equipos.
Optimizar la informacin contable referente al activo fijo en mquina dada
de baja.
Apoyar al rea de produccin en el estado de Balanzas y etiquetadoras.



III. Identificar los Recursos.


La Unidad de Informtica de Municipalidad Provincial de Loreto Nauta posee una
gran cantidad de computadoras con diferente software instalados en ellos.

Los PC estn distribuidos en diferentes reas, secciones y locaciones, como rea de
Seguridad, oficinas, laboratorios, etc., y pueden estar destinados a un rea
para determinadas tareas y poseen un usuario responsable de l.

Cada PC tiene ciertas caractersticas tcnicas que es importante tener en cuenta,
como marca, modelo, tipo y velocidad del procesador, tamao del disco duro,
cantidad de memoria RAM, nmero de serie, ltimo inventario, monitor,
Mouse, teclado, sistema operativo, software instalado, etc.

Por otro lado, todas los PC poseen en su interior cierto nmero de
tarjetas internas, como tarjetas de video, fax mdem, tarjeta de red, multimedia, etc.,
cada una con sus propias caractersticas tcnicas que es conveniente
controlar y mantener.

Adems de computadores, la Unidad de Informtica de Municipalidad Provincial
de Loreto Nauta cuenta con dispositivos perifricos, como impresoras
(Inyeccin de tinta, lser, matriz de punto), etiquetadoras, scanner, UPS, etc.

La Unidad de Informtica de Municipalidad Provincial de Loreto Nauta cuenta tambin
con una variedad de aplicaciones de software, los cuales pueden estar instalados en
algunas computadoras para la disponibilidad de usuarios, o cuando ellos lo soliciten.

Estos software tienen sus propias caractersticas como compaa, nombre del
software, categora (SO, procesador de texto, lenguaje de programacin,
etc.), versiones disponibles, requisitos tcnicos del computador donde debe
instalarse, nmero de licencias, etc.

Finalmente tanto las computadoras como perifricos, pueden ser
enviados a reparar si se encuentran en mal estado, dados de baja, o pueden sufrir
una mantencin preventiva con el fin de evitar fallas.

Tambin un computador puede ser cambiado de lugar, o se
pueden cambiar sus componentes internos o los perifricos que tiene
asociado, o instalar nuevos componentes.



Actualmente el procedimiento de ingreso, modificacin y actualizacin de equipos y
dispositivos, es llevado a cabo por el Personal de soporte Tcnico de la Unidad de
Informtica.

Esto se realiza mediante planillas de Excel, donde se registran los computadores y sus
caractersticas ms relevantes.

Se registran adems los movimientos de equipos entre distintos departamentos y
locaciones, equipos que se encuentran disponibles para su reasignacin,
equipos que sern dados de baja, balanzas y etiquetadoras, finalmente dispositivos
de comunicacin.

Con respecto a planes de Internet, se registra (tambin mediante planillas
electrnicas) toda la configuracin de los planes de Internet que
poseen los usuarios.

Referente al Software, se registran los programas adquiridos y sus
respectivas licencias.

Al ingresar un equipo nuevo se deben anotar todas sus caractersticas, actualizar la
planilla concerniente al mes y enviar una copia al departamento de contabilidad,
departamento en el cual, se maneja todo el activo fijo para su
actualizacin.

Se repite el procedimiento, difiriendo en algunos casos, para el traslado,
eliminacin de un equipo o dispositivo.

En relacin a los informes, stos son remitidos a jefatura del departamento y
Gerencia, en forma mensual a travs de correo electrnico, para su
conocimiento.









IV. Disear la Solucin.

Considerando todo un Anlisis control de inventario previo, es importante crear un
sistema que apunte a automatizar el proceso de control de inventario de equipos y
software de la empresa, que permita acceder a informacin ms reciente.

La solucin propuesta es realizar el Anlisis control de Inventario para
posteriormente desarrollar un Sistema de Control de Inventario de Software y
Hardware, orientada a Base de datos y basada en la arquitectura
Cliente Servidor, la cual se construir sobre una plataforma
Windows NT; SQL SERVER R2 , como Gestor de Base de Datos; y la
programacin del Cliente a cargo de la herramienta de programacin Visual
Studio.net 2010.


V. Planificar y Ejecutar.

El periodo de Anlisis de control de Inventario se realizar teniendo en cuenta el
siguiente cronograma:



TAREAS

SEMANAS
Setiembre Octubre Noviembre Diciembre
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
I. PRINCIPAL TAREA
Anlisis de Control y Gestin
de Inventario de equipos de
cmputos de la MPLN.

II. SUB TAREAS
Revisin Bibliogrfica.
Definir los Requerimientos del
Usuario.

Anlisis y Diseo del Software.
Implementacin del Software.
Pruebas del Software.
Redaccin de Manuales e
Informe Final.


VI. Evaluar Especificaciones.

En este tiempo, en la Unidad de Informtica de la Municipalidad Provincial de
Loreto Nauta no se hizo un Anlisis de Control de Inventario y tampoco cuenta con
un sistema informtico que permita controlar su inventario que conforman la
plataforma computacional.

Por lo expresado en secciones anteriores se evala realizar el Anlisis previo para
posteriormente desarrollar dicho sistema informtico que permita optimizar el acceso a
la informacin de los equipos en forma rpida, eficiente y sobretodo con informacin
reciente.

Al analizar la factibilidad de llevar a cabo el Anlisis y desarrollo de un
Sistema de Control de Inventario, evaluando costo versus beneficio, como
tambin, presentar dos diferentes escenarios en la Municipalidad; una
situacin con el proyecto y otra sin proyecto.

La Unidad de informtica de la Municipalidad, cuenta con tecnologa para su gestin.
Existe un Servidor con una funcin especfica para ejecucin de sistemas de gestin,
administracin de sistema, servidor destinado a la comunicacin de datos.

Con respecto al software, la Municipalidad Provincial de Loreto Nauta ha
adquirido programas para el funcionamiento de su red computacional,
sistemas operativos, herramientas para el procesamiento de textos, con
sus respectivo licenciamiento.

En este sentido, y desde el punto de vista informtico, los recursos existentes, no
son un problema a la hora de crear nuevos proyectos.

En vista de tales garantas, es totalmente factible proponer un nuevo proyecto sobre
todo, si su objetivo fundamental es maximizar los flujos de informacin.







VII. Representacin del Proyecto.

Debido al proceso de expansin de la Municipalidad Provincial de Loreto Nauta,
deber optimizar toda las reas de administracin, para gestionar de
mejor forma el flujo de informacin y sus canales de comunicacin.

Esta misin ser cubierta en gran parte por la Unidad de Informtica, ya que, este
departamento es el responsable de la parte neurlgica de la Municipalidad en cuanto
al tratamiento de informacin se refiere, ya sea en sus sistemas contables, ventas,
comunicaciones de datos y reas de procesamiento entre otros.

La Municipalidad Provincial de Loreto Nauta cuenta actualmente con la Unidad de
Informtica compuesto por reas como: Desarrollo de Sistemas, Base de Datos y el
rea de Soporte tcnico, reas que en conjunto permiten el correcto funcionamiento de
los sistemas computacionales de la Municipalidad.

El alumno es miembro del Personal de Soporte tcnico. Su funcin radica, en el
Analizar el control de inventario y mantenimiento de la operatividad de la plataforma
computacional.

VIII. Implementacin del Proyecto.

En la actualidad, la Unidad de Informtica de la Municipalidad Provincial de Loreto
Nauta, est desarrollando una serie de proyectos e Implementando nuevas
tecnologas de informacin, con el principal objetivo de optimizar las comunicaciones
interdepartamentales y el hacer ms expedito el acceso a la informacin.

Con esta poltica se hace cada vez ms preciso mantener toda la informacin,
ordenada, confiable, consistente y al alcance de todas las personas que integran la
Municipalidad.

El Anlisis control y gestin de inventario, permitir conocer la informacin referente a
todos los equipos y programas existentes en la Municipalidad por cualquier
empleado de sta, como tambin el software y licenciamiento que ella posee.

La Unidad de Informtica actualmente lleva esta informacin mediante planillas
Electrnicas, siendo el personal de soporte del Informtica el encargado de recopilar
la informacin y generar los informes en el momento que son solicitados, dado esta
situacin, el usuario final que va a dar uso de esa informacin deber esperar
hasta que los datos estn a su disposicin, lo que implica una prdida de tiempo y una
engorrosa actualizacin de los datos.

La implementacin de este sistema permitir no slo apoyar a la Unidad de Informtica
en el control de sus equipos y programas, sino tambin al rea de Contabilidad en sus
registros de activo fijo.

IX. Evaluacin y Perfeccionamiento del Proyecto


El Anlisis del Control de Inventario Hardware y Software, cubrir las etapas de diseo
(Lgico y Fsico) hasta la implementacin del proyecto. Puesto que la recopilacin
y tratamiento de los datos son tareas que realiza la Unidad de Informtica, la
conversin de los datos y la carga de los mismos no los cubrir este proyecto, por ser
ste la primera alternativa automatizada de esta problemtica.

Tambin cabe sealar, que en primera instancia, es el personal de Soporte de
Informtica es el encargado de introducir la informacin a la base de datos, su
mantenimiento y posterior actualizacin.

Posteriormente se har un nuevo Anlisis para habilitar mdulos de ingreso de datos
para aquellos tpicos donde se hace necesario que el usuario efecte el ingreso.

El Sistema a desarrollar controlar slo los dispositivos que son necesarios de ser
inventariados, obviando a aquellos que su participacin en el proceso es menor o que
su costo no amerita reflejarlo.

Tambin ms adelante, se har un nuevo anlisis para implementar un mdulo de
servicios, que permita agregar a la Unidad de Informtica las comunicaciones y
telefona, de manera tal que se pueda consultar que servicio tiene asociado una
persona que pertenece a la Municipalidad.










X. Conclusin


Tal es la importancia hoy en da de contar con la informacin para optimizar la
gestin administrativa de la Municipalidad Provincial de Loreto Nauta, que cada
vez se hace imprescindible el Anlisis y diseo de programas que faciliten dicha
administracin.

Ver como una problemtica se va desglosando para ser Analizada, luego traducida a
un lenguaje de mquina, para finalmente ser automatizada, es lo que se
ha mostrado y explicado en este informe.

Analizando los objetivos planteados derivados de la toma de requerimientos, la
solucin planteada ha logrado cumplir las metas establecidas satisfactoriamente.

Esto es, que el previo Anlisis facilita el desarrollo de un Sistema de Control de
Inventario permite registrar los diferentes dispositivos y programas que operan
actualmente en la Municipalidad, adems de un registro de las cuentas de Internet que
se han contratado a los usuarios y un ordenado registro de las licencias de los
software que participan en el proceso.

La disposicin de recursos con que cuenta la Municipalidad, sin duda,
ha facilitado el desarrollo del proyecto al contar con herramientas poderosas tanto para
la fase de Anlisis, la fase de diseo, como para la fase de implementacin.

Sin duda factor importante a la hora de realizar y planificar un estudio de factibilidad
del informe, para verificar si realmente se puede llevar a cabo un proyecto que
permita dar solucin a la problemtica existente.

Finalmente, mediante el Anlisis de control realizado se recomienda establecer
un esquema de seguridad en la base de datos, mediante la creacin de
grupos personalizados de usuarios.

Labor que debe ser diseada en conjunto con el administrador de base de datos de
la Municipalidad para asegurar el acceso fiable a la base de datos.