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SESION III
Descripcin deProcesos
3. Caracterizacin de Procesos
NOMBRE DEL PROCESO
Responsable del Proceso
ENTRADA
IMPACTO EN
STAKEHOLDER
SALIDA SIN VALOR
AGREGADO
SALIDA CON VALOR
AGREGADO
CONTROL
AUTORIZACIN
MTODOS /
PROCEDIMIENTOS
POLTICA DE LA
ORGANIZACIN
RESPECTO A
STAKEHOLDER
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Caracterizacin de Procesos:
COMPRA DE INSUMOS
Jefe de Logstica
Requerimientos
de usuarios.
Lista de
proveedores
calificados.
10% DE MEJORA EN
LA SATISFACCIN.
Lista de
proveedores
descartados.
Bien o servicio
adquirido.
CONTROL
AUTORIZACIN
MTODOS /
PROCEDIMIENTOS
Insumos sin
elementos
contaminantes ni
desperdicios.
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Requerimientos del plan de
compras.
Lista de proveedores actuales y
nuevos.
Lista de precios anteriores
CONTROL
COTIZACIN Y CONTROL DE PRECIOS
Jefe de Compras

Seleccin de
proveedores
calificados por
calidad/precio.

AUTORIZACIN
MTODOS /
PROCEDIMIENTOS
Reduccin mayor al 3%
del presupuesto de
plan de compra.
Eficiencia de nuestros
proveedores mayor
al 60%.



Lista de proveedores no
seleccionados.

Lista de los posibles
proveedores.
Artculos cotizados y listos para
la adquisicin.
Lista de precios actualizada.
Lista de nuevas marcas de
artculos.

Caracterizacin de Procesos (Ejemplo):
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Hoja de caracterizacin de Procesos:
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GESTIN DE PROCESOS
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Matriz de Priorizacin de
procesos crticos

En el encabezado de la tabla se representarn los factores crticos
que tengan relacin o impacto con los procesos.
En la parte izquierda de la matriz, figurarn los procesos. Para cada
proceso se decidir el efecto en los distintos factores crticos. De
este modo, dependiendo de la relacin existente entre el proceso
y el factor crtico se definir la misma como fuerte, media, dbil o
inexistente, si no hubiera ningn tipo de relacin entre ambos, en
cuyo caso se dejara la correspondiente casilla en blanco.
Posteriormente, se puntuar cada casilla en funcin de la relacin
atribuida. Se debe establecer una escala y definir claramente los
criterios de valoracin. Por ejemplo si la relacin es fuerte se
otorgarn 3 puntos, media le correspondern 2 y dbil 1 punto.
Finalmente se sumarn todas las puntuaciones obtenidas por cada
proceso y se clasificarn stos segn su puntuacin total.
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Matriz de Priorizacin de procesos crticos
(Ejemplo)
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Matriz de Priorizacin de procesos crticos
(Ejemplo)
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Anlisis de un proceso
Para poder gestionar un proceso es necesario primero, conocerlo.
Con este fin, se realiza un anlisis del mismo haciendo uso de
herramientas existentes para su normalizacin.
Es importante en esta tarea, recordar que:
Las cosas las hace el que sabe (diseo de procesos)
Para normalizar algo, ese algo tiene que ser normalizable (repetitivo)
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Diagrama de Afinidad
Conocido tambin como el mtodo KJ.
Herramienta que agrupa un conjunto de datos verbales (ideas, opiniones,
temas, expresiones, ) en funcin de la relacin que tienen entre s.
Es til cuando:
Se pretende abordar un problema de manera directa.
Se quiere organizar un conjunto amplio de datos.
El tema sobre el que se quiere trabajar es confuso.
Ventajas
Promueve la creatividad de todos los integrantes del equipo de trabajo en todas las
fases del proceso.
Derriba barreras de comunicacin y promueve conexiones no tradicionales entre
ideas / asuntos.
Promueve la "apropiacin" de los resultados que emergen porque el equipo crea
tanto la introduccin detallada de contribuciones como los resultados generales
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Diagrama de Afinidad
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Diagrama de rbol
Conocido tambin como diagrama sistemtico.
Tcnica que permite obtener una visin de conjunto de los medios necesarios para
alcanzar una meta o resolver un problema de forma gradual.
Es til cuando:
Se desea descomponer una meta general de modo grfico, en fases u objetivos concretos.
Se desean determinar acciones detalladas para alcanzar un objetivo.
Ventajas
Exhorta a los integrantes del equipo a ampliar su modo de pensar al crear soluciones.
Mantiene a todo el equipo vinculado a las metas y submetas generales de una tarea.
Mueve al equipo de planificacin de la teora al mundo real
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Diagrama de rbol
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4. Diagrama de Flujo
Herramienta que utiliza smbolos grficos para representar el flujo y las fases
de un proceso. Es bsico en la gestin de los procesos.
Es til:
Al inicio de un plan de mejora de procesos, al ayudar a comprender cmo stos se
desenvuelven
Ventajas
Facilita la comprensin del proceso. Al mismo tiempo, promueve el acuerdo, entre
los miembros del equipo, sobre la naturaleza y desarrollo del proceso analizado.
Supone una herramienta fundamental para obtener mejoras mediante el rediseo
del proceso, o el diseo de uno alternativo.
Identifica problemas, oportunidades de mejora y puntos de ruptura del proceso.
Pone de manifiesto las relaciones proveedor - cliente, sean stos internos o
externos.
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Diagrama de Flujo en BIZAGI
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Diagrama de Flujo en BIZAGI
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Diagrama de Relaciones
Herramienta que proporciona una visin de conjunto sobre todos los
elementos que influyen en los objetivos o en los efectos bajo estudio, y de la
relaciones de causalidad existentes entre todos ellos.
Es til para:
Identificar y priorizar problemas.
Guiar el anlisis e identificacin de causas raz del problema.
Considerar soluciones alternativas e identificar efectos secundarios y posibles
sinergias en su implantacin.
Ayudar a identificar y tratar la resistencia al cambio.
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Diagrama de Relaciones
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Fuentes de Referencia
[LIB] Gestin por procesos, 2da. Ed.
Jos Antonio Prez Fernndez de Velasco
ESIC EDITORIAL, Espaa, 2007

[LIB] Organizacin basada en procesos, 2da. Ed.
Jorge Macazaga y Alejandra Pascual
ALFAOMEGA GRUPO EDITOR, S.A. DE C.V., Mxico, 2007

[SEP] Administracin de procesos de Negocio
Carlos Felipe Culquichicn Cceres
Maestra en Ing. de Sistemas, mencin en Gerencia de SI., UPN, Per 2008
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Referencias
http://www.ecured.cu/index.php/Diagrama_causa_efecto


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