CRCULOS DE CALIDAD

Introduccin

El objetivo de este trabajo es dar una visin general acerca de los Crculos de Calidad de forma que
quede claro para qu sirven y cmo llevar a cabo una estrategia para su implantacin en una empresa.

Definicin

Es un pequeo grupo de empleados que realizan un trabajo igual o similar en un rea de trabajo comn,
y que trabajan para el mismo supervisor, que se renen voluntaria y peridicamente, y son entrenados
para identificar, seleccionar y analizar problemas y posibilidades de mejora relacionados con su trabajo,
recomendar soluciones y presentarlas a la direccin, y, si sta lo aprueba, llevar a cabo su implantacin.

Atributos del Crculo de Calidad

- La participacin en el Crculo de Calidad es voluntaria.

- Son grupos pequeos, de 4 a 6 personas en talleres pequeos, de 6 a 10 en talleres medianos y de 8
a 12 en talleres grandes.

- Los miembros del Crculo de Calidad realizan el mismo trabajo o trabajos relacionados lgicamente, es
decir, suelen formar parte de un equipo que tiene objetivos comunes.

- Los Crculos de Calidad se renen peridicamente para analizar y resolver problemas que ellos
mismos descubren o que le son propuestos a su jefe.

- Cada Crculo de Calidad tiene un jefe que es responsable del funcionamiento del Crculo. Dicho jefe es
por lo general, un supervisor que recibe formacin especial relativa a las actividades del Crculo.

- La junta de gobierno de la direccin establece los objetivos, poltica y pautas de las actividades de los
Crculos de Calidad, y sustenta el sistema de los crculos mediante los recursos adecuados y el inters
de la direccin.

Todo aquel que participa en un programa de Crculos de Calidad recibe formacin o informacin acorde
con el grado de participacin que tenga en el sistema.

Propsitos de los Crculos de Calidad

- Contribuir a desarrollar y perfeccionar la empresa. No se trata nicamente de aumentar la cifra de
ventas sino de crecer en calidad, innovacin, productividad y servicio al cliente, crecer cualitativamente,
en definitiva, es la nica forma de asentar el futuro de la empresa sobre bases slidas.

- Lograr que el lugar de trabajo sea cmodo y rico en contenido. Los crculos aspiran a lograr que el
lugar de trabajo sea ms apto para el desarrollo de la inteligencia y la creatividad del trabajador.

- Aprovechar y potenciar al mximo todas las capacidades del individuo. El factor humano es el activo
ms importante y decisivo con que cuenta la empresa. Su potenciacin constante provoca un efecto
multiplicador cuyos resultados suelen sobrepasar los clculos y estimaciones ms optimistas.

Principios de los Crculos de trabajo

- Reconocimiento a todos los niveles de que nadie conoce mejor una tarea, un trabajo o un proceso que
aqul que lo realiza cotidianamente.

- Potenciacin de las capacidades individuales a travs del trabajo en grupo.

- Referencia a temas relacionados con el trabajo.

Condiciones de los Crculos de trabajo

- Participacin voluntaria. El trabajador debe involucrarse libre y decididamente.

- Trabajo en grupo. El espritu de equipo favorece una sana competencia entre los distintos crculos, y
sta se traduce en una superacin constante tanto en las ideas como en las soluciones aportadas.

- Respeto al compaero, mritos colectivos y nunca individuales. Las ideas y mejoras surgidas como
fruto del trabajo de los crculos son patrimonio del equipo, y no de un individuo aislado.

- Grupo reducido. Funcionan mejor aquellos crculos compuestos por pocos individuos.

- Reuniones cortas y en tiempo de trabajo.

- Respetar el horario, una vez fijado ste.

- Reconocimiento explcito y formal, por parte de la empresa.

- Apoyo de la alta direccin.


Actividades de un Crculo de Calidad

Solucin de problemas. Fundamentalmente el crculo es un grupo solucionador de problemas. El
proceso de solucin de problemas se convierte en una secuencia integrada de acciones y empleo de
tcnicas. Para solucionar dichos problemas hay que pasar por unas etapas:

1. Identificar una lista de posibles problemas a tratar. Se suele emplear la tcnica de "brainstorming",
para obtener un listado lo suficientemente amplio que permita dar una visin ajustada del estado actual
del rea de trabajo.

2. Seleccionar un problema a resolver. De la lista previamente elaborada el crculo elige un problema
que tratar de solucionar; se puede comenzar reduciendo la lista previa llegando a un consenso sobre
los problemas ms importantes.

La evaluacin de los problemas muchas veces requiere que previamente se realice una recogida y
anlisis de informacin y el empleo de algunas tcnicas como el anlisis de Pareto.

3. Clarificar el problema. Se trata de que todos los miembros comprendan por igual el significado e
implicaciones del problema seleccionado. Con tal fin puede ser til responder a cul es el problema, y
dnde y cundo se produce.

4. Identificar y evaluar causas. Hay que atacar al origen de ste; dirigido a eliminar la causa que lo
produca. Las posibles causas se organizan en un diagrama causa-efecto. Esta tcnica permite ver
grficamente de qu modo y desde qu rea del trabajo pueden actuar las posibles causas. Para
evaluar la probabilidad de que una de stas sea la responsable del problema se necesitar informacin
adicional. Toda esta informacin ayudar al crculo a llegar a un consenso sobre cul es la causa ms
probable del problema.

5. Identificar y evaluar soluciones. El crculo tratar de confeccionar un listado de soluciones potenciales
que, posteriormente, sern evaluadas por el grupo en funcin de determinados criterios.

6. Decidir una solucin. Con todos los datos disponibles, el crculo inicia una discusin para llegar a un
consenso sobre qu solucin parece en principio mejor que las dems.

7. Desarrollar un plan de implantacin de la solucin. Este plan debe explicar cmo ser ejecutada la
solucin elegida.

8. Presentar el plan a la direccin. Es recomendable incluir un clculo aproximado de los beneficios que
se esperan conseguir con el plan propuesto.

9. Implantar el plan. Si la direccin aprueba el plan presentado, los miembros del crculo se
responsabilizarn de su implantacin en su rea de trabajo.

10. Evaluar los resultados de la solucin propuesta. Desde su implantacin el crculo recoge y analiza
informacin sobre los resultados que el plan de implantacin de la solucin depara. No se trata de
averiguar si a corto plazo la solucin funciona, sino que es conveniente realizar un seguimiento a largo
plazo de sus efectos.

11. Optimizar los resultados de la solucin. No se trata de nicamente de solucionar problemas, sino de
prever su ocurrencia en zonas que an no los han sufrido.

12. Vuelta a identificar una lista de problemas. Con la solucin de un problema previo se da paso a un
nuevo ciclo de actividades encaminadas hacia el mismo fin.

Aspectos tcnicos de los Crculos de Calidad

Las tcnicas principales y bsicas que se utilizan en este contexto son:

- "Brainstorming" o generacin espontnea de ideas. Esta es una tcnica donde se procura que
los participantes den el mximo nmero de ideas sobre un tema propuesto, importando no la
calidad de las mismas sino su cantidad, y procurando que las ideas sean originales y creativas.

- Tcnicas de registro de la informacin, principalmente la hoja de registro ("checksheet") y el
muestreo. Hoja de registro. Este instrumento permite al crculo organizar la informacin
obtenida en un formato que puede ser fcilmente entendido y analizado. En la parte izquierda
se anotan los elementos, tems, caractersticas o medidas a observar. La columna siguiente
sirve para tabular; esto es, para anotar una marca cada vez que se contraste el fenmeno
correspondiente. La ltima columna se destina a las frecuencias totales de cada tem.

- Muestreo. Sirve para economizar al trabajar con una muestra representativa, en lugar de con
toda la poblacin de elementos. Existen dos tipos de muestreo: simple y sistemtico.

- Tcnicas de anlisis de la informacin, donde incluimos las tablas resumen de informacin,
diversos tipos de grficas (barras, lineales, circulares,...) y el anlisis de Pareto. Conseguimos
obtener los datos en un formato visualmente atractivo. Este marcado nfasis en lo visual es uno
de los principios bsicos del Control de Calidad.

- Tcnicas de anlisis de problemas, donde sobresale el diagrama causa-efecto. Este diagrama
es una representacin grfica de la relacin que existe entre las causas potenciales de un
problema o efecto y el problema o efecto mismo. Tambin se suele utilizar el diagrama de las
seis palabras que es un mtodo para explorar "lo que el problema es y lo que no es".




Puntos focales de los Crculos de Calidad

- Calidad. Se puede considerar como el gran objetivo de los Crculos; los mercados son cada vez ms
competitivos y los clientes tienen un mayor nivel de educacin y exigencia lo que provoca que la calidad
sea una preocupacin central para la mayor parte de las empresas.

- Productividad. Los crculos pueden colaborar a incrementar la productividad en un sentido ms amplio
y en todas las reas de la empresa. Viene a ser la resultante de una correcta aplicacin del conjunto de
los recursos de la empresa, un ndice fiable de que todos los recursos estn bien dirigidos y
administrados.

- Mejora de costes. El conocimiento de los costes evita el despilfarro y la mala administracin de los
recursos. Los Crculos de Calidad pueden colaborar decisivamente a la hora de reducir los costes de
todo tipo: administrativos, comerciales, transportes, entre otros.

- Motivacin. Gracias a los Crculos de Calidad se puede conseguir motivar de una forma constante a
los trabajadores, ofrecindoles oportunidades de participar en los objetivos de la empresa, y de sentirse
valorados por el trabajo bien hecho.

- Integracin. Los Crculos de Calidad facilitan y permiten que sus integrantes conozcan el trabajo de los
dems y comprendan mejor sus necesidades y problemas.

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