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Documentaci n tcni ca
S
e
m
a
n
a

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Presentacin
P
ara la redaccin tradicional, las unidades bsicas de informacin son la ora-
cin y el prrafo. Sin embargo, debido a las nuevas necesidades de informa-
cin breve, concreta y de rpida consulta, la estructura del prrafo no brinda un
instrumento preciso y til que permita organizar y comunicar informacin tcnica
compleja.
Dado que las unidades bsicas crearn la estructura de un documento, el p-
rrafo impone una organizacin y una presentacin imprecisas para muchos docu-
mentos tcnicos.
Para la documentacin tcnica entonces, se vuelve imprescindible el concep-
to de unidades de informacin, las cuales a su vez tienen varias caractersticas y
especifcaciones, mismas que se retomarn en los siguientes prrafos.
III.3 Unidades de informacin
II.
Mapeo de informacin
Tema y subtemas
III
Objetivos especfcos
El alumno identifcar las unidades de informacin, los elementos, caractersticas,
ventajas y reglas del mapeo de informacin.
III.4
Mapeo de Informacin
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Uni dad I I I . Mapeo de i nformaci n
III.3 Unidades de informacin
El mtodo de Mapeo de Informacin reemplaza al prrafo con unidades de infor-
macin defnidas estrictamente, a las cuales se les llama bloques. A un grupo de
bloques reunidos bajo reglas estrictas se le llama mapa.
Cabe sealar que el uso de la oracin se conserva en la documentacin tcnica
en tanto que es una unidad de comunicacin efectiva y bien defnida. La oracin se
defne como una estructura formada por sujeto, verbo y complemento.
Un bloque de informacin est compuesto de una o ms oraciones (o un
diagrama, una tabla, una lista, etc.) acerca de un tema determinado. En el mtodo
de Mapeo de Informacin el bloque reemplaza al prrafo. Su contenido se basa en el
propsito y funcin de la informacin para el lector.
El bloque de informacin consta de tres elementos:
Una unidad de informacin que contiene una sola idea principal relevan-
te dirigida a lograr un propsito especfco.
Una etiqueta colocada en un lugar destacado que describe el propsito,
funcin, clase de informacin o contenido del bloque.
Divisiones visibles (generalmente lneas horizontales) que separan cada
bloque de los dems.
Cada unidad de informacin de esta pgina y de cualquier otra de estas notas
es un ejemplo de un bloque de informacin. Cada bloque contiene un fragmento
relevante de informacin y una etiqueta apropiada.
Los bloques de informacin pueden estar organizados de varias formas, por
ejemplo:
nicamente oraciones.
una oracin y un diagrama.
una oracin y una tabla.
A continuacin se presentan algunos bloques de informacin de una compaa
acerca de las Polticas para uso del estacionamiento.
Concepto de mapa
Defnicin de bloque de
informacin
Elementos del bloque
de informacin
Defnicin de oracin
Organizacin de los
bloques de informacin
Ejemplo de bloques de
informacin
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Documentaci n tcni ca
Situacin actual La compaa Espacios, S. A. recibi la semana pasa-
da un nuevo lote de espacios del estacionamiento
de Keys.
Nueva poltica Como usted sabe, el largo perodo de construccin
forz a Espacios a reducir el nmero de autos per-
mitidos por departamento, en los estacionamien-
tos interiores. A partir del 20 de abril, todos los
empleados con tres aos o ms en Espacios, deben
tener una calcomana en la ventanilla del lado iz-
quierdo, para estacionarse en los niveles A, B y C.
Colocacin de la calcomana Coloque la calcomana en la ventanilla posterior
izquierda, como se muestra en la imagen:
Dnde estacionarse Estacinese nicamente en el lugar indicado por su
calcomana:
Si su calcomana es... Estacinese en el nivel...
Azul A
Roja B
Negra C
Existen algunas reglas que se deben aplicar al desarrollar bloques de informa-
cin. Estas reglas aseguran que los bloques no sean meros prrafos separados por
lneas y espacios blancos.
Si se siguen dichas reglas pueden crearse bloques que aprovechen la forma en
que la gente lee y entiende la informacin.
1. Incluir nicamente informacin que tenga un slo propsito o funcin
para el lector.
2. Excluir toda informacin irrelevante al propsito o funcin para el lector,
como grfcos excesivos, transiciones o animaciones.
3. Asegurarse de que la etiqueta del bloque refeje con exactitud el propsi-
to, funcin o contenido del mismo.
4. Separar visualmente todos los bloques para reforzar la percepcin de que
cada uno de ellos es una unidad diferente de informacin.
5. Siempre que sea posible, evitar separar un bloque en dos.
Reglas para desarrollar
bloques de informacin
65
Uni dad I I I . Mapeo de i nformaci n
Las transiciones son tambin importantes puesto que sirven para pasar de un
tema a otro o para introducir un nuevo aspecto. Por ello requieren de su propio blo-
que con etiquetas tales como:
Introduccin
Visin general
Antecedentes
Comentario
Nota
Cada una de estas etiquetas indica al lector la funcin o clase de informacin
incluida en el bloque.
Las transiciones en los
bloques de informacin
Cules podran ser las consecuencias al no utilizar
bloques de transiciones?
Al igual que sucede en una oracin o en un prrafo, los bloques pueden re-
sultar demasiado grandes y, por lo tanto, ser difciles de leer y entender. Los es-
critores que empiezan a usar el mtodo de Mapeo de Informacin tienen a veces
problemas para determinar qu tan grande debe ser un bloque, esto es compren-
sible ya que un bloque puede incluir desde una simple oracin hasta un diagrama
elaborado o una tabla.
Un bloque puede constar de:
Una a nueve oraciones
Un diagrama y sus etiquetas
Una ilustracin
Una tabla
Una lista
Una combinacin de los anteriores
Existen tres opciones para manejar el tamao de los bloques cuando stos son
demasiado extensos:
1. Crear bloque(s) nuevo(s): cuando el bloque contenga ms de una idea
principal o cuando no toda la informacin tenga relacin directa con la
etiqueta.
2. Insertar subttulos: cuando la informacin est ntimamente relaciona-
da y no se pueda dividir lgicamente en nuevos bloques.
3. Agregar espacio en blanco: cuando no se pueda dividir.
Los subttulos se escriben subrayados y deben dar una informacin adicional
acerca de la etiqueta del bloque. Las separaciones entre prrafos deben ser de me-
dio rengln, de esa forma se romper la monotona de la lectura al alternar los ren-
Manejo del tamao
de los bloques de
informacin
Opciones para el
tamao de los bloques
de informacin
Reglas de formato del
bloque de informacin
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Documentaci n tcni ca
glones con estos espacios de dimensin diferente. Si bien no hay reglas estrictas
acerca de esto, es conveniente procurar que todos los bloques sean ms o menos
del mismo tamao ya que la gente asocia un contenido de mayor profundidad o
importancia a un bloque ms extenso. Sin embargo, de ningn modo debe am-
pliarse o reducirse la informacin nicamente por este aspecto.
III.4 Mapeo de informacin
Como el bloque, el mapa es una unidad de informacin nica del Mtodo de
Mapeo de Informacin. Un mapa de informacin es una coleccin de bloques
de informacin relevantes acerca de un tema determinado. En algunos casos un
mapa puede estar formado solamente por un bloque.
Un mapa de informacin consta de dos elementos:
Bloques relacionados acerca de un tema en particular o un aspecto de un
tema.
Un ttulo que describe el contenido.
La mayor ventaja del mapa de informacin es que representa una unidad e in-
formacin de tamao intermedio que no se encuentra en la escritura tradicional:
un tamao entre el prrafo y el captulo o seccin. Esto le da al escritor mucha ms
fexibilidad, tambin le da al documento una estructura modular ms amplia que
facilita la actualizacin.
Adems, cuando el lector ve la informacin presentada en un mapa se benef-
cia de las siguientes caractersticas:
CARACTERSTICAS VENTAJA
El ttulo identifica el tema y el propsito
del mapa.
El ttulo aparece en la parte superior
izquierda y destaca ms que cualquier
otra cosa escrita en la pgina, excepto
un ttulo de mayor jerarqua.
El lector identifica inmediatamente el
contenido de la pgina y el motivo del
autor para escribirla.
La etiqueta del bloque proporciona una
visin preliminar del tema de la pgina
o indica el propsito y contenido de la
informacin.
El lector identifica inmediatamente el
propsito o contenido de cada bloque
de informacin en el mapa.
Las lneas horizontales o espacios en
blanco enmarcan a los bloques de
informacin en la pgina.
El lector sabe de antemano dnde em-
pieza y dnde termina el tema. As, el
lector puede enmarcar la informacin
mientras la lee.
Defnicin de mapa de
informacin
Componentes del mapa
de informacin
A continuacin se presenta un ejemplo de mapa de informacin:
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Uni dad I I I . Mapeo de i nformaci n
El mtodo Mapeo de Informacin es una manera estructurada de analizar, or-
ganizar y presentar informacin. Tambin representa una propuesta estructurada
para el propio proceso de escribir. Los pasos son:
1. Analizar el proyecto y a los lectores.
2. Identifcar temas de conocimiento.
3. Identifcar tipos de informacin.
4. Capturar el contenido.
5. Presentar visualmente la informacin.
6. Secuenciar la informacin.
7. Proporcionar medios de acceso.
Los mapas de informacin son diferentes a otras formas de escribir. Esto se
debe a que el mtodo de Mapeo de Informacin aplica las siguientes reglas de
formato, basadas en la investigacin.
1. El ttulo del mapa debe ser lo ms destacado. El ttulo del mapa debe
estar en la parte alta y con tipografa grande. Al menos debe tener cuatro
puntos ms que el cuerpo del texto para que la diferencia sea notable.
Justifcacin: Los ttulos de mapas destacados permiten al lector identif-
car la estructura bsica del tema mediante un vistazo rpido.
2. Las etiquetas en el margen deben ser el segundo elemento ms desta-
cado. Las etiquetas de los bloques deben ser el segundo elemento ms
destacado de las pginas, despus del ttulo del mapa. Deben ser ms no-
tables que el cuerpo general del texto.
Justifcacin: Las etiquetas de los bloques son importantes para dar una or-
ganizacin preliminar al lector y para facilitar la bsqueda de informacin.
Comentario: No se deben subrayar las etiquetas de los bloques ni escribir-
las en maysculas. El subrayado y muchas maysculas difcultan la lectura.
En este documento En cualquier pgina de este documento puedes encontrar
un mapa de informacin. Por lo general, los mapas deben
ocupar una sola pgina, aunque en algunos casos es necesa-
rio ocupar ms.
Observaciones Observa que en todas las pginas hay un ttulo principal.
Adems, hay etiquetas que identifican cada bloque, el cual
est dividido por lneas y se procura que el mapa quepa en
una pgina.
Cuando el mapa no cabe en una pgina, se indica en la parte
inferior que contina en la siguiente pgina. Cuando esto
sucede, en la siguiente pgina se pone el ttulo y se especi-
fica que contina.
Ejemplo de un mapa de
informacin
Reglas de formato
de un mapa de
informacin
Proceso para mapear
informacin
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Documentaci n tcni ca
3. Cuando sea posible, el mapa debe quedar en una sola pgina. Organiza
cada mapa en una sola pgina, siempre que esto sea posible.
Comentario: Los lectores han sido unnimes en su preferencia por los temas
presentados en una sola pgina. Les gusta la sensacin de que toda la informa-
cin est contenida en la pgina. Esto, adems, facilita la actualizacin.
4. Si es necesario, indicar que el mapa contina. Si el mapa contina en
una segunda pgina, su ttulo debe aparecer en la parte ms alta de esa p-
gina con la palabra contina despus de ste. Las palabras contina en
la siguiente pgina tambin deben aparecer en la parte baja de la primera
pgina.
Justifcacin: El lector puede ver rpidamente que el tema contina de la
pgina anterior o que se extiende por varias pginas.
5. Evitar llenar la pgina. Conserva mrgenes anchos (una pulgada o 2.5 cm.
en toda la pgina). Deja sufciente espacio a la izquierda para las etiquetas
de los bloques.
Justifcacin: En general, si llenas una pgina no ganas nada y pierdes le-
gibilidad.
6. Orientar todas las pginas en la misma direccin. Las pginas deben
ser verticales, siempre que sea posible. Casi todas las tablas horizontales
pueden hacerse en forma vertical o bien dividirse en dos pginas.
Justifcacin: El lector no debe tener que voltear el documento de lado
para leer un diagrama.
Al aplicar los principios y reglas requeridos para crear bloques y mapas de
informacin se obtiene un resultado importante. Este resultado es una estructura
visible de informacin, lo que permite al lector conocer la estructura del tema
antes de leer la pgina.
La estructura visible de este mtodo es lo que le da el nombre de Mapeo de
Informacin. Cuando se observa un mapa de carretera, puede verse un rea gran-
de que incluye el lugar donde se encuentra y el lugar a donde va. Cuando se est en
la carretera, slo puede verse lo que le rodea. No se tiene la perspectiva necesaria
para encontrar la ruta ms corta para llegar al destino.
Lo mismo sucede con la informacin, cuando se est dentro de un prrafo,
con frecuencia no se sabe hacia dnde va, no se sabe si encontrar la informacin
que necesita ni dnde est.
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Uni dad I I I . Mapeo de i nformaci n
El mtodo Mapeo de Informacin ofrece ttulos de mapa, etiquetas para blo-
ques y una jerarqua consistente que permite localizar la informacin necesaria de
forma rpida y directa.
Por qu crees que los bloques deben tener etiquetas?
70
Documentaci n tcni ca
Reactivos de autoevaluacin
Instrucciones: Escribe en la lnea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero.
1. En el mapeo de informacin se usan bloques en lugar de prrafos. _____
2. El uso de la oracin como unidad de comunicacin se ha eliminado en el mapeo
de informacin y se ha sustituido por la etiqueta. _____
3. Un bloque de informacin consta de: unidad de informacin, etiqueta y
divisiones visibles. _____
4. Cada bloque contiene un fragmento relevante de informacin y una
etiqueta apropiada. _____
5. Los bloques de informacin pueden estar organizados solamente de oraciones. _____
6. Entre las 5 reglas para desarrollar bloques de informacin se encuentra el excluir
toda informacin irrelevante, incluso transiciones o animaciones de texto. _____
7. Las transiciones entre la informacin de bloques (pasar de un tema a otro) no son
relevantes, as que pueden omitirse. _____
8. Un bloque preferentemente no debe tener ms de 9 oraciones. _____
9. Un mapa de informacin es una coleccin de bloques de informacin relevante
acerca de un tema determinado. _____
10. Un mapa de informacin consta de bloques relacionados acerca de un tema en
particular y de un ttulo que describe el contenido. _____
11. Son siete los pasos del proceso para elaborar mapas de informacin. _____
12. Una de las siete reglas de formato indica que las etiquetas de los bloques siempre
deben elaborarse en letras maysculas. _____
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Uni dad I I I . Mapeo de i nformaci n
Gonzlez, M. (2005). Documentacin. Mxico: UNID.
Fuentes de informacin
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Documentaci n tcni ca
V
F
V
V
F
V
F
V
V
V
V
F
Panel de verifcacin
Instrucciones: Escribe en la lnea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero.
1. En el mapeo de informacin se usan bloques en lugar de prrafos. _____
2. El uso de la oracin como unidad de comunicacin se ha eliminado en el mapeo
de informacin y se ha sustituido por la etiqueta. _____
3. Un bloque de informacin consta de: unidad de informacin, etiqueta y
divisiones visibles. _____
4. Cada bloque contiene un fragmento relevante de informacin y una
etiqueta apropiada. _____
5. Los bloques de informacin pueden estar organizados solamente de oraciones. _____
6. Entre las 5 reglas para desarrollar bloques de informacin se encuentra el excluir
toda informacin irrelevante, incluso transiciones o animaciones de texto. _____
7. Las transiciones entre la informacin de bloques (pasar de un tema a otro) no son
relevantes, as que pueden omitirse. _____
8. Un bloque preferentemente no debe tener ms de 9 oraciones. _____
9. Un mapa de informacin es una coleccin de bloques de informacin relevante
acerca de un tema determinado. _____
10. Un mapa de informacin consta de bloques relacionados acerca de un tema en
particular y de un ttulo que describe el contenido. _____
11. Son siete los pasos del proceso para elaborar mapas de informacin. _____
12. Una de las siete reglas de formato indica que las etiquetas de los bloques siempre
deben elaborarse en letras maysculas. _____