El intercambio electrnico de datos (EDI) surge por la necesidad de integrar los

documentos comerciales de una empresa, desde la alineacin de datos, orden de compra

y envo de mercancas, hasta la factura y el pago de la misma directamente a sus
sistemas administrativos con intervencin mnima o nula del ser humano; de esta forma,
las empresas disminuyen costos y tiempos haciendo ms productivas sus transacciones
comerciales. En Mxico ms de 7,000 empresas pequeas, medianas y grandes de
diferentes sectores, intercambian informacin a travs de EDI, como Sears,
General Motors, Gigante, Marzam, Nadro, Farmacias del Ahorro, Procter & Gamble, Casa
Cuervo, Kimberly Clark, etc.

EDI (Electronic Data Interchange) es el intercambio electrnico de
datos estructurado de computadora a computadora y de aplicacin
a aplicacin, utilizando un formato estndar para los documentos
comerciales.

EDI puede tener niveles de impacto diferentes segn las necesidades de cada
organizacin. Para entender un poco ms el concepto de EDI y los alcances que puede
tener dentro de su organizacin, es necesario entender cmo funciona EDI y qu
elementos lo componen.
Empezaremos por mencionar, adems de la computadora, los componentes bsicos que
intervienen en un sistema EDI.
1. Actores: Son las empresas, instituciones o entidades que intercambian los
documentos comerciales.
2. Medios de Transmisin: Es el medio por donde se transportan los documentos
comerciales (llmese protocolo3 de comunicacin y/o medio fsico). Tradicionalmente se
utilizaban redes de valor agregado (VAN) por la seguridad que provee; sin embargo, con
el avance de la tecnologa, se ha podido agregar la seguridad -que a Internet le faltaba
como es el protocolo AS2, etc.
3. Formatos de la Informacin. As como hoy en da el lenguaje internacional para
comunicarse con cualquier persona es el ingls, en EDI debe existir un "lenguaje"
internacional para asegurar que la informacin que enve a cualquier socio comercial
(independientemente del pas donde se encuentre) pueda ser interpretada correctamente.
Los formatos de informacin son una serie de especificaciones acerca de la forma, la
estructura y el lenguaje que debe llevar la informacin antes de ser intercambiadas
(comnmente llamados "mensajes estandarizados"), esta informacin debe estar bajo
estndares internacionales, como lo son: ANSI, ASC,
X12, UN/EDIFACT y XML.
4. Traductor de mensajes. Debido a que el "lenguaje" utilizado para intercambiar los
mensajes o transacciones en EDI es complejo y no es fcil de comprender, se requiere el
uso de un programa de cmputo o software para que haga la funcin de un "intrprete".
Este software "intrprete" deber traducir un mensaje estndar a un formato entendible
para el usuario y viceversa; esto le permitir integrar la informacin que recibe o enva a
sus socios comerciales, directamente a los sistemas administrativos de su empresa y sin
necesidad de recapturar informacin.
5. Sistemas Administrativos. Llamado ERP (Enterprise Resource Planning). Es la
herramienta o herramientas de cada empresa que almacena, administra y permite
consultar la informacin de todo el negocio. Este elemento puede ser desde un sistema
propietario; es decir, un sistema hecho por la misma empresa o bien, hasta un ERP
robusto desarrollado por un tercero. Cabe mencionar que la funcin de "traductor" de
mensajes estandarizados puede estar dentro de su mismo ERP, por lo que se omitir la
compra de otra aplicacin para esta funcin y se tendr el elemento 4 y 5 en una sola
aplicacin o software.
Generalmente un tercero, comnmente llamado proveedor de EDI, proporciona estos dos
elementos en un solo producto. Existen dos formas de obtenerlos: comprando el software,
instalarlo y administrarlo dentro de sus oficinas, o contratar a una empresa (bur de
servicio) que lleve toda esa administracin por usted.












VENTAJAS del EDI
Costos
Reduccin en costos de inventarios.
Reduccin en costos administrativos.
Reduccin en costos de transportacin.
Reduccin en costos de oficina.
Reduccin en costos de operacin.
Tiempo
Reduccin directa en todo el ciclo de negocio.
Intercambio de informacin a cualquier hora.
Menor tiempo en aclaraciones.
Reduccin de tiempo en el proceso para dar de alta la informacin en los
sistemas administrativos.
Menor tiempo dedicado a la conciliacin de diferencias / errores.
Disminucin de tiempo administrativo


Eficiencia
Reduccin de los niveles de inventarios y faltantes.
Mejor planeacin para recepcin / embarque.
Mejor utilizacin de espacios en almacn.
Proyeccin ms exacta de inventarios.
Reduccin de errores en los mensajes y las acciones correctivas resultantes.
Menores situaciones de rdenes pendientes y devoluciones.
Incremento en el nivel de servicio a clientes y proveedores.
Automatizacin de informacin.
Incremento en la productividad
Mejores decisiones del comprador.
Tiempo para que los vendedores "vendan" (en lugar de recoger pedidos).
Menos tiempo en la solucin de discrepancias de rdenes / Facturas.
Mejor Informacin sobre el estado de los documentos.
Ms oportunidad en compras alternativas.
Aumento en la productividad del personal
Debido a la existencia de varias claves para un proyecto exitoso de EDI, a continuacin le
proporcionamos una metodologa